Almacenes sanitarios.

Gestión de existencias e inventarios

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OBJETIVOS DE ESTE TEMA:

• Analizar las funciones de un almacén y describir los materiales que se depositan

en él, así como sus condiciones de almacenamiento.

• Controlar las mercancías de un almacén utilizando diferentes modalidades de

registro.

• Gestionar las cantidades de productos que serán más adecuadas en cada caso.

• Valorar las existencias de un almacén empleando diferentes métodos.

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ÍNDICE:

1. EL ALMACÉN

2. CONTROL DE EXISTENCIAS EN EL ALMACÉN

3. GESTIÓN DE EXISTENCIAS EN EL ALMACÉN

4. VALORACIÓN DE LAS EXISTENCIAS EN EL ALMACÉN

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Cualquier centro sanitario puede ser considerado una empresa, como tal, va a
necesitar una serie de productos, materiales y equipamiento para desempeñar sus
funciones y prestar asistencia a los pacientes

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1. EL ALMACÉN
Un almacén es el espacio físico que alberga los artículos necesarios para la prestación de un
servicio.
FUNCIONES

Solicitar mercancías a proveedores.

Recibir mercancías y controlarlas

Conservar los diferentes productos

Abastecer a los diferentes servicios

Registrar las entradas y salidas

Revisar caducidades

Documentar todos los procedimientos

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Clasificación de el almacén sanitario

Almacén central

Cantidad de material Almacén general

Almacén pequeño

Almacén de comida

Tipo de producto almacenado Almacén de farmacia

Almacén de lencería

Almacén cerrado
Funcionamiento
Almacén abierto

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Clasificación en cuanto a la cantidad de material:

1. ALMACÉN CENTRAL:
- Gran cantidad de espacio
- Material diverso
- Distribuidor de un área del territorio
- Puede suministrar a varios centros sanitarios

2. ALMACÉN GENERAL:
- En el interior de un centro sanitario
- Facilita material a todos los servicios o dependencias del centro
- Tamaño variable en función del espacio disponible y del volumen e
pacientes
3. ALMACÉN PEQUEÑO:
- Localizado en cada planta de un hospital.
- Escaso material
- Asegura la prestación de un servicio para un corto período de tiempo
- Reposición frecuente del material
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Clasificación en cuanto al tipo de producto almacenado

1. ALMACÉN DE COMIDA:
- Situado cerca del servicio de cocina
- Almacena alimentos y bebidas más o menos perecederos
- Puede almacenar tanto productos estables a temperatura ambiente como
otros que requieran refrigeración o congelación

2. ALMACÉN DE FARMACIA:
- Productos farmacéuticos
- Gran variedad
- Productos para tratamiento de los pacientes atendidos

3. ALMACÉN DE LENCERÍA:
- En un hospital suele haber uno por cada planta
- Almacena ropa de cama y ropa de aseo para los pacientes
- Puede haber un servicio central
- Puede almacenar y preservar el vestuario del personal sanitario
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Clasificación en cuanto al funcionamiento

1. ALMACÉN CERRADO:
- De acceso restringido
- Control total de los artículos

2. ALMACÉN ABIERTO
- De acceso no limitado
- No requiere un control exhaustivo de los productos

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Materiales en un centro sanitario

Criterios de clasificación

Productos tipo A Reutilizable

Fungible
Principio de Pareto Productos tipo B Uso y duración Desechable
Inventariable
Productos tipo C
Termolábil

Lábil Fotosensible
Condiciones especiales
Condiciones de almacenamiento Estéril Higroscópico
Sin condiciones especiales

Corrosivos
Peligrosos
Riesgo que producen Tóxicos
No peligrosos

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PRINCIPIO DE PARETO

1. PRODUCTOS TIPO A: Materiales de alto coste. El número de unidades

almacenadas suele ser bajo. Son productos que requieren un mayor control. Por
ejemplo: recambios de un equipo de radiología.

2. PRODUCTOS TIPO B: Mercancías de precio medio. El número de unidades

disponibles en el almacén suele ser intermedio. Es necesario un control medio.
Por ejemplo: básculas electrónicas de precisión

3. PRODUCTOS TIPO C: artículos de coste bajo, que se necesitan en grandes

cantidades. El control de estos productos es menos exhaustivo. Por ejemplo:
gasas.

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USO Y DURACIÓN
DESECHABLE: un solo
uso. PE: guantes
estériles
1. MATERIAL
Se consume con su uso
FUNGIBLE
REUTILIZABLE:
permite varios usos.
PE: instrumental
médico quirúrgico.

2. MATERIAL No se consume con el uso, pero puede

INVENTARIABLE deteriorarse con el tiempo. PE: equipos
informáticos, mobiliario

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CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO

LÁBIL: puede Termolábil: sensible a la

1. NECESITAN verse alterado si acción del calor. Pe: vacunas
CONDICIONES se modifican sus
ESPECIALES condiciones de Fotosensible: sensible a la
almacenamiento acción de la luz directa. PE:
frascos color topacio

Higroscópico: sensible a la
humedad. Pe: medicamentos
efervescentes.

2. SIN CONDICIONES ESPECIALES

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RIESGO QUE PRODUCEN

TÓXICOS: puede
producir la muerte. PE:
la muerte
Su manipulación exige unos cuidados
especiales, para evitar riesgos que
1. PELIGROSOS pueden ser de 2 tipos
CORROSIVOS: en
contacto con tejidos
vivos pueden
destruirlos. PE: HCl.

2. NO PELIGROSOS: su manipulación no entraña riesgos. PE: agua destilada

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Condiciones de almacenamiento

A. Condiciones estructurales

• Edificio estable y sólido.

• Las dimensiones permitirán el almacenamiento y la circulación
del personal.
• Iluminación adecuada.
• Puertas y vías de salida permanecerán libres de obstáculos.
• Instalaciones generales bien conservadas.
• Identificación y señalización de áreas de material peligroso.
• Los suelos, las paredes y los techos serán lisos, no resbaladizos y
de fácil limpieza.
• El orden y la limpieza son fundamentales para una correcta
gestión y rotación de los productos almacenados.

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Condiciones de almacenamiento

B. Colocación del material

Existen diferentes modalidades de almacenamiento:

• En estanterías de metal o de material no inflamable, se colocarán
en los niveles inferiores los materiales de mayor peso y volumen
para dar más estabilidad a la estructura.
• En soportes de madera (palés) y/o formando bloques cuando el
material ocupe un volumen muy grande. Tener en cuenta las
instrucciones sobre el máximo número de niveles apilables.
• En contenedores de diferentes formas y tamaños según el material
que alberguen, generalmente para productos resistentes.
Los productos peligrosos, así como los caducados, estarán en áreas
correctamente identificadas y separadas del resto de materiales.
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2. CONTROL DE EXISTENCIAS EN EL ALMACÉN

En cualquier almacén es necesario saber en todo momento la cantidad y los tipos de artículos
disponibles; para cumplir este objetivo se deben controlar los movimientos de todos los
productos. Este control se puede llevar a cabo mediante fichas de almacén o realizando
inventarios.
La ficha de almacén

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Los inventarios

Un inventario es la revisión periódica de los artículos almacenados y un posterior recuento

manual de todos ellos; a continuación, se retiran los productos que están caducados o
deteriorados a un área específica del almacén para su posterior trámite de devolución y
reposición en caso de que fuera necesario.

• Una vez al año se revisan todas las existencias disponibles. Se

Inventario anual bloquean Los Movimientos del Almacén durante el tiempo que
dure el inventario.

Inventario • A diario se comprueban las existencias de aquellos materiales

permanente que han tenido movimientos a lo largo del día.

Inventario • Basado en el principio de Pareto, que tiene en cuenta el valor de

las existencias almacenadas. Será necesario un control más
rotativo exhaustivo de los artículos de mayor valor.

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4. Gestión de existencias en el almacén

La gestión de existencias es el proceso que permite calcular la cantidad y variedad

de los productos que deben ser almacenados.

Modelo de previsión perfecta

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DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
• DEPÓSITO MÁXIMO: es la cantidad máxima que podemos almacenar de un artículo si
tenemos en cuenta la capacidad máxima del almacén, los costes de su
almacenamiento (mantenimiento, seguros….) y los costes generados con cada
compra de ese producto.
• DEPÓSITO MÍNIMO: es la cantidad mínima que permite el suministro adecuado
evitando el desabastecimiento. Para calcularlo se ha de conocer el plazo de entrega
de los proveedores y la demanda de servicios por parte de los usuarios/as.
• DEPÓSITO ACTIVO: es el conjunto de productos que tienen movimiento en una
empresa. Es la diferencia entre el depósito máximo y el depósito mínimo.
• DEPÓSITO DE SEGURIDAD O DE RESERVA: constituido por un número de unidades
que permitirán no quedarse sin existencias cuando los proveedores no entregan en
los plazos establecidos o cuando las demandas de los pacientes son muy elevadas en
un momento no previsible, pe: brote de una enfermedad grave.
• PUNTO DE PEDIDO: es el momento en el que se deben pedir nuevas unidades de
producto.

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MODELO DE PREVISIÓN PERFECTA

Este modelo supone que, si se pudiera conocer con antelación la demanda de

los pacientes y si los plazos de entrega pactados se cumplieran siempre, se
podría saber exactamente cuándo se van a agotar las existencias y calcular así el
punto de pedido.
Pero lo que sucede en realidad es que, para ahorrar costes innecesarios y evitar
pérdidas elevadas por robos o incendios, la mayoría de las empresas ajustan al
máximo las cantidades de mercancías en almacén. Esta situación podría acabar
en una falta de mercancías en aquellos casos en los que la demanda creciera
puntualmente de forma exagerada y no esperada, tendría lugar una rotura de
inventarios o rotura de stock.

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4. Valoración de existencias en el almacén

La gestión de existencias es el proceso que permite calcular la cantidad y variedad

de los productos que deben ser almacenados.

Método FIFO

Las siglas proceden de la expresión

inglesa Fir st In, Fir st Out, que
significa «el primero en entrar es
el primero en salir». Según este
método, se consumirán primero
los productos que se adquirieron
antes en el tiempo, los más
antiguos.
Este método es adecuados si los precios
de los productos son estables en el tiempo
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Método LIFO

Su nombre procede de la expresión

inglesa Last In, First ut, que significa
«el último en entrar es el primero en
salir». Por tanto, según este método
se consumirán primero los últimos
productos que se adquirieron, los
más recientes. Este método es adecuado cuando los precios
van al alza
Método PMP

Es el precio medio ponderado. Valora las existencias del almacén calculando el

valor medio de todos los precios pagados por cada unidad en cada compra
realizada de un producto. De esta forma, las existencias que salen del almacén lo
hacen con ese valor promedio calculado. Por tanto, cada vez que tenga lugar una
nueva compra se deberá calcular de nuevo el precio medio ponderado para
consumos posteriores.

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