MAESTRÍA EN GERENCIA DE PROYECTOS

Contrataciones y Adquisiciones

Presentado por:
Dr. Luis Gaspar Crespo V.
PMP
luigcrespo@ulatina.edu.pa
Luis Gaspar Crespo
Maestría en Gerencia de Proyectos

Reglas de la casa
• Excelente actitud para aprender y criticar
• Respetar las opiniones
• Comunicación constante
• Minimizar la utilizacion de los celulares
• Modo virtual con cámara encendida durante la clase
• Receso a solicitud de los estudiantes
• Finalizacion con preguntas y respuestas
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Contrataciones y Adquisiciones

Conceptos Clave
01 • Qué?
02
Aplicaciones • Cómo?
• Cuándo?
•
03 Adquisiciones •
Dónde?
Cuánto?
04 • Quién?
Control y cierre
05
Preguntas
Maestría en Gerencia de Proyectos 4

Calendario de Clases
01 02 03 04
Conceptos Aplicación Simulación Trabajo Final

Acciones Acciones Acciones Acciones

8 de Junio: 15 de Junio: 22 de Junio: 29 de Junio:

Introducción y conceptos VIRTUAL Presentación grupo 3 y 4 Presentación grupo 5
Tipos de contratos, ciclo, y Plan final de contrataciones y Auditorías, controles, y
variaciones Pliego de cargos reclamos en los procesos de
adquisiciones.

13 de Junio: 20 de Junio: 27 de Junio: 4 de Julio:

Ley de contrataciones públicas, Presentación grupo 1 y 2. VIRTUAL Trabajo final (revisión y temas
ACP, y cambios 2019 Riesgos, mitigaciones, pliego, y Desarrollo de requerimientos y prácticos finales)
Entrega Asignación 1 monitoreo proceso de adquisición
Entrega Asignación 2 Entrega Asignación 3

“Al no prepararte te estás preparando para fallar

Benjamín Franklin”
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Clase 03 – Tipos de contratos

▪ Basado en lineamientos del Project Management Institute

Precio Fijo
01 Alcance y precio definido
Conceptos del PMI

Tipos de contrato con

beneficios para el comprador

Costo Variable
02 Costos administrativos variables y objetivos definidos

Estudios
Contratos especiales
03 Alcance no definido e incertidumbre en los objetivos Las preguntas de simulación
del PMI son para verificar su
capacidad de análisis y
evaluación situacional.

Asignaciones
04 Asignación 2.
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Contratos
▪ Acuerdo vinculante en donde el comprador/cliente se compromete a adquirir el
Equilibrio
producto que cumpla con los requerimientos indicados
Sea objetivo
Ganar – ganar
Transparente
▪ Rol del director de proyectos:
• Determinar el tipo de contrato
• Describir las necesidades y requerimientos
• Análisis de riesgos (garantías , mitigaciones)
Contratos de servicios
• Oportunidades (bonificación, control de modelos, derecho de autor) profesionales
• Términos y condiciones de protección al cliente Habilidades requeridas
Tiempo determinado
Gestión de los contratos
▪ Buenas prácticas en la dirección de proyectos
• Pensar en el beneficio del cliente
• Vinculante entre los requerimientos, calidad, y costos
• Apoyo interdisciplinario dentro de la organización
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Mapa Mental del Gerente de proyectos

EDT/WBS
Ejecutar y cerrar
❖ Visión clara del objetivo final del
proyecto
❖ Acciones para la firma, control y
❖ Revisión del EDT
cierre del contrato
❖ Complejidad en la obtención de los
❖ Interpretaciones y cambios
requerimientos
❖ Cierre y documentación final.

Contratos

Procesos

Objeto del contrato ❖ Verificación de los procedimientos

❖ Características requeridas para el
cumplimiento del contrato
❖ Elementos de análisis de riesgos
para protección del cliente
❖ Versiones revisadas y aprobadas
internos (apoyo legal y financiero)
❖ Creación o adopción de mejores
procesos en las adquisiciones
❖ Tiempos de ejecución
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Tipos de Contrato – Precio Fijo

▪ Precio Fijo Precio Fijo:
• Beneficio para el comprador (Cliente) – Precio fijo firme (FFP) Firme FFP
• Incentivo de tiempo y presupuesto (Cambios) – Precio firme con incentivo (Fixed Incentivo Fixed Price
Price award fee FPAF o Fixed Price incentive fee FIPF). La diferencia es que el de Ajuste económico
incentivo es basado en métricas de rendimiento mientras que el FPAF establece el Orden de compra
monto a recompensar y los plazos de entrega.
• Ajustes económicos establecidos (Inflación, riesgos, otros) – Fixed Price Economic
Price Ajustment FPEPA.
• Órdenes de compra (utilización y riesgos) – firmado unilateralmente y utilizado
para productos primarios.
▪ Riesgos
• Capacidad del equipo de generar lista de requerimientos
o Detalles funcionales y control de cambios - Crítico
▪ Utilización
• Negociaciones iniciales (Definido en las políticas de la organización)
• Altos niveles de controles de entrega de los requerimientos
• Debe contener cláusulas de salida y intercambio de información.
• Garantías y fianzas
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Tipos de Contratos
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Precio Fijo - Escenarios

▪ Escenarios
Preguntas
• Precios subvalorados.
• Renglones inexactos (diferencia en cantidades). ¿Qué hacemos en casos de
• Cambios en el mercado de recursos. emergencia?
¿Como decidimos la
• Anotar que herramientas les permite el contrato para reaccionar a diferentes utilización de los tipos de
contrato de precio fijo?
situaciones positivas o negativas.

▪ Revisión y negociación
Revisión financiera
• Negociación de bonos y precio inicial.
• Fianzas: Cumplimiento (30-50%), abono (100% del valor abonado), y retenciones. Cronograma de pago
• Garantías: 365 días o según requerimiento funcional. Recepción de reclamos
Pagos atrasados
• Jerarquía, controles, y aceptación. Pagos finales
▪ Utilización
• El cliente requiere menor recurso para la administración del contrato tipo FP
• Ambas partes conocen el precio final a alcanzar con recursos y métodos eficientes
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Tipos de Contrato – Costo Variable

▪ Costo Variable (Alcance desconocido y no se puede estimar con exactitud) Reembolso de costos:
• Costos más porcentaje adicional de los costos (CPPC) – No permitido por Costo + % de gasto
regulaciones del gobierno de Estados Unidos. Altamente riesgoso por la falta de Costo + Precio fijo adm CPFF
control en los costos incurridos. Control de los gastos y facturación. Costo + incentivo CPIF/CPAF
• Costos más tasa fija (Cost plus fixed fee CPFF): Se mantienen los costos de la
ganancia establecida por lo que resulta en poco incentivo para buscar ahorros
dentro del proyecto.
• Costos más incentivos (Cost plus incentive fee CPIF): Basado en métricas de
rendimiento establecidas al inicio del proyecto. Promueve ahorros en el proyecto
que serán compartidos entre el cliente y el vendedor. Similar al Cost plus Award
fee CPAF y el monto a recompensar se determina adelantadamente – requieren
recursos para administrarlos.
▪ Riesgos
• Equipo de auditoría para controlar las facturas y gastos
• Precio final desconocido
• Descontrol del incremento de costos
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Costo Variable - Escenarios

▪ Escenarios
Preguntas
• Expertos en servicios administrativos.
• Definir el tope de ganancia permitida y cambios permitidos. ¿Qué hacemos en casos
• El cliente describe funcionalmente o el rendimiento esperado del producto final. de ajuste del incremento
de los costos?
¿Como mitigamos los
riesgos de costos
▪ Revisión y negociación adicionales?
• Alta negociación para definir límites de gastos.
• Requiere un equipo de revisión y control por parte del cliente.
Revisión financiera
• Control de avance del proyecto CPI.
• Revisar la asignación de recursos que realmente brinden valor al proyecto. Auditoria de las facturas
Control de costos de
mercado
▪ Utilización Términos y condiciones con
• Utilizados en la industria de IT, investigación y otros. limitantes en la
funcionalidad del producto
• Si existe poco conocimiento del resultado final y se quiere proteger al cliente se final
debe utilizar los de costos con tasa fija CPFF.
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Tipos de Contrato – Especiales

▪ Tiempo y materiales T&M Tiempo y materiales
• Contrato hibrido que incluye precio fijo y costo variable.. Gastos controlables
No exceder en las cantidades
• Regulan la cantidad de horas o recursos disponibles para completar las tareas. de tiempo
• Ayudan a brindar soluciones y su ejecución al direccionamiento de los proyectos. Verificar la productividad

▪ Riesgos
• Ganancia fijada sin perdidas para el vendedor.
• Controles por parte del cliente (horarios, personal asignado y otros).
• No es una solución a largo plazo (Carácter financiero).

▪ Utilización
• Servicios principalmente (programación, modeladores, trabajos específicos y
otros).
• Establecen unidades de costos (Costo por hora, línea de programación, otros).
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Contratos Especiales - Escenarios

▪ Escenarios
Preguntas
• Necesario ejecutar un trabajo de poco costo con un tiempo definido.
• Costo comercial estándar disponible para ciertas actividades. Qué límites le ponemos a
los contratos de T&M?
¿Cómo verificamos la
▪ Revisión y negociación calidad de los entregables?
• Poca probabilidad de negociación ya que los precios pueden estar definidos por
diferentes medios o tipo de mercado.
Revisión financiera
▪ Utilización
• Rápido inicio de un trabajo esencial (Personal calificado, recursos específicos de Revisar el cambio de T&M a
programación, y otros). FFP para aumentar la
eficiencia financiera
• Aceleramiento de tareas específicas. (análisis de la complejidad
• Tareas sin previa experiencia de parte del equipo de proyecto. del entregable).
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Asignaciones
▪ Investigar:
• Riesgos y mitigaciones de contratos.
• Herramientas y técnicas para la planificación de la adquisición según el
Project Management Institute (PMI).

▪ Asignación 2:
• Investigación sobre los tipos, riesgos, y cambios en los contratos de su
proyecto. Entrega 20 de Junio. Por ejemplo: Contrato de publicidad será
basado en Costo fijo con incentivo y utilizará una métrica de vistas en la
plataforma de redes sociales X. El contrato contendrá una cláusula de
mitigación de riesgos mediante una fianza de pago retenido. Fin del
ejemplo.
• Revisar su WBS/EDT para identificar omisiones.
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Universidad Latina de Panamá

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