– Cree una entidad y una tarjeta del encargo en Atlas

Actividad en Atlas (20 minutos):

 Actividad individual
 Recuerde al público que pueden utilizar Zendesk para ayudarles a comprender cómo hacerlo – o no
diga nada, para ver si el público ha retenido correctamente la capacitación del módulo de soporte
(que debería impartirse antes del actual).

El capacitador debería ayudar cuando sea necesario (estos puntos están incluidos en la tarjeta del encargo):

 Deben seleccionar Servicios de auditoría como tipo de encargo

 Deben seleccionar Auditoría de cuentas estatutarias como tipo de servicio
 Deben seleccionar las NIIF como marco de contabilidad
 Avise a los participantes de que deben añadirse como parte del encargo o no tendrán acceso al
archivo del encargo después de confirmar la independencia.

El objetivo de la actividad no es asegurar que todos puedan comprender el ejercicio, sino evaluar su habilidad
de utilizar Zendesk como herramienta de apoyo.

Al terminar la actividad, muestre cómo crear la tarjeta de la entdiad y la tarjeta del encargo.

Acciones de demostración (Nota para el capacitador: puede crear una tarjeta de la entidad desde cero o
acceder al archivo de capacitación creado por su equipo de capacitación local. Póngase en contacto con
ellos para confirmar si se ha hecho)
1. Consulta la página de inicio de Atlas para crear una tarjeta de la entidad

a. La configuración inicial del cliente se realiza mediante la tarjeta de la entidad en su página

de inicio.

b. Resalte las funciones de la parte superior de la página:

i. «Entity Name» (Nombre de la entidad)
ii. «Entity Lead Partner» (Socio principal de la entidad)

c. Indique que todos los niveles del equipo pueden crear una tarjeta de la entidad

2. Muestre un ejemplo de campo obligatorio en la pestaña General (p. ej. ciudad) Explique al público
que deben rellenar todos los campos marcados como obligatorios (con asterisco)

a. Destaque las funciones de la pestaña General

i. Datos de la entidad, como la dirección
ii. Información legal de la entidad y representación
iii. Características de la entidad, como la descripción de las actividades

3. Haga clic en «yes» (sí) en «Does the entity have a national registration number?» (¿tiene la entidad
un número de registro nacional?).
a. El Número de registro nacional no tiene ningún formato específico; será el número de
registro de empresa de su país.
b. Nota: los usuarios NO deberían introducir espacios en el número de registro

4. Haga clic en «No» para responder la pregunta y se generará un número único automáticamente.
a. La plataforma genera un número único global que evita la duplicación dentro del sistema.
b. Las formas jurídicas que se pueden seleccionar dependen del país seleccionado
anteriormente. La herramienta presenta múltiples condiciones y filtros para mejorar la
eficacia general. El objetivo es orientar a los auditores por todo el proceso de auditoría.

5. En «Legal Representative(s)» (Representante/s legal/es), añada un nombre, apellidos y cargo.

a. La tarjeta de la entidad no se puede enviar en Atlas si no se ha completado esta información.

6. Resalte los 3 campos siguientes: Sector/Sub-Sector/Listed Company (sector/subsector/empresa

cotizada).
a. Seleccione una de las opciones emergentes.

7. Haga clic en «yes» (sí) en Listed Companies («Empresas cotizadas») y PIE

a. Para mostrar un ejemplo de una pregunta con una condición: si declaran que su sociedad
cotiza, pedirá el país de cotización.
b. PIE: Entidad de interés público. Si se selecciona «yes» (sí), debe especificarse el
mercado.
Nota: Actualmente, los únicos mercados disponibles son los del país específico de la
entidad. Si los usuarios exigen añadir un nuevo país, deberán contactar con su
administrador local, que a su vez se pondrá en contacto con el Equipo central para
añadir esta opción.
 Por ejemplo, una entidad con sede en Reino Unido que cotice en Nueva York. El
usuario puede solicitar que se añada Nueva York a las opciones del Reino Unido.
Deberá corregirse en la futura versión para que se pueda seleccionar cualquier país.

8. Haga clic en la pestaña de «Group Hierarchy» (Jerarquía de grupo).

a. Resalte las opciones de la pestaña de Jerarquía de grupo:
i. Entidad dominante última del grupo
ii. Entidad dominante y dependiente
iii. Solo dependiente
iv. Entidad independiente

9. Haga clic en «Entity type» (Tipo de entidad) y seleccione «Standalone entity» (Entidad
independiente).
a. Si su entidad es independiente, no deberán responder a ninguna otra pregunta.

10. Haga clic en «Entity type» (Tipo de entidad) y seleccione «Subsidiary & Parent entity» (Entidad
dominante y dependiente)
a. Si su entidad es una filial o la empresa matriz, deberá responder varias preguntas
adicionales. Destaque de nuevo el formato condicional de la herramienta.

11. Después de seleccionar «Subsidiary & Parent entity» (Entidad dominante y dependiente), haga clic
en «Search entity» (Buscar entidad) y pruebe la función de búsqueda de entidades.
a. Atlas incorpora funciones de búsqueda. Para ahorrar tiempo, pueden utilizar la función
«search entity» (buscar entidad) para ver si los datos de su entidad dominante y/o
dependiente ya se han guardado en el sistema. Si se han guardado, el sistema rellenará
automáticamente la página con los datos existentes.

12. Pestaña Contacts

a. Destaque las funciones de la pestaña «Contacts» (Contactos).
b. Añada contactos – Haga clic a «Add Contact» (Añadir contacto) para añadir una nueva
entrada.
c. Borrar contactos – Seleccione cada entrada que desee borrar y haga clic en «Delete
Contact» (Borrar contacto). Avise a los participantes de que el elemento solo se borrará una
vez enviado el formulario. Solo lo está marcando para borrarlo.
 d. Avise al público de que esta pestaña no tiene campos obligatorios, por lo que este paso no
bloquea el proceso.

13. Pestaña «Governance» (Gobernanza)

a. Destaque las funciones de la pestaña «Governance» (Gobernanza)
i. Añadir juntas/comités
ii. Añada miembros de estas juntas o comités.
14. Muestre cómo añadir a una «Board/Committee» (Junta/comité) y a miembros haciendo clic en «New
Board/Committee Name» (Nuevo nombre de junta/comité) de la lista.
a. Si no se encuentra en la lista, haga clic en la opción «Add: Board/Committee Name»
(Añadir: nombre de junta/comité). Seleccione «Audit Committee» (Comité de auditoría)
como el tipo de comité a crear.
b. «TCWG» significa «los encargados de la gobernanza». Seleccione «yes» (sí) si la persona
listada se encarga de la gobernanza de la entidad.

15. Envío de la tarjeta de la entidad

a. Seleccione la marca verde para enviar la tarjeta de la entidad.
b. Avise a los participantes de que solo podrán enviar el formulario (marca verde) una vez
rellenados todos los campos obligatorios de todas las pestañas de la sección de «Entity
Card» (Tarjeta de la entidad).
c. Si surge cualquier problema, el sistema avisará al usuario mediante una alerta (emergente)
para corregir o rellenar el campo respectivo.

Acciones de demostración (Nota para el capacitador: puede crear una tarjeta del encargo desde
cero o acceder al archivo de capacitación creado por su equipo de capacitación local. Póngase en
contacto con ellos para confirmar si se ha hecho)
16. Haga clic en el icono «create Engagement Card» (Crear una tarjeta del encargo) en la página de
Inicio.
17. Rellene el campo «Engagement Name» (Nombre del encargo) y haga clic en el campo «Entity
Name» (Nombre de la entidad). Seleccione cualquier entidad o la entidad que ha creado.
a. Tras rellenar el nombre del encargo obligatorio, destaque las funciones del enlace a la
tarjeta de la entidad.
i. Muestra todas las entidades disponibles en Atlas.
ii. Pueden seleccionar su entidad respectiva.
iii. Rellenado automático de varios campos como socio, sector, etc.
iv. Se pueden crear múltiples encargos para una entidad específica.

18. Rellene los campos «Office», «Engagement Period end date» y «Management Unit», que están
indicados como obligatorios para el envío del encargo.
a. Destaque otros campos obligatorios (es posible que algunos se rellenen automáticamente).
i. Campo «Office» (Oficina)
ii. Campo de la unidad de gestión
iii. Campo de la fecha de fin del periodo del encargo: se trata de la fecha de fin de
ejercicio de su cliente (p. ej. 31/12/2017)
iv. Campo del nombre de archivo maestro (se puede rellenar automáticamente)

19. Rellene la «Date of first Engagement» (Fecha de su primer encargo) antes de continuar con la tarjeta
del encargo.
a. Avise al público de que este paso sirve para registrar el fin del primer periodo de auditoría
al cliente, que es un campo obligatorio para seguir su relación con sus clientes y utilizarlo
para detectar cuestiones repetitivas

20. Pestaña «General»

a. Destaque las funciones de la pestaña General.
i. Tipo de encargo – seleccione «Audit Services» (Servicios de audio)
ii. Tipo de servicio – seleccione «Statutory Accounts Audit» (Auditoría de cuentas
legales)
 iii. Auditoría del primer año (avise al público de que se trata de una cuestión
condicional – si es el primer año del cliente auditado por Mazars, aparecerá una
sección específica con preguntas obligatorias)
iv. Fecha de renovación (esta opción es para las situaciones en que la auditoría se
adjudica para X años de una vez y luego vuelve a someterse a un concurso. Sirve
para registrar cuándo se ganó el concurso por última vez y no cuando la auditoría
se someterá a rotación o concurso)
v. Auditor adjunto – seleccione «no» (avise al público de que se trata de una cuestión
condicional)
vi. Marco contable: Destáquelo al público para seleccionar el marco correcto. Así
se asegurará de que se muestre la correcta información de biblioteca cuando
quieran mapear las áreas de estados financieros durante las cargas de
balances de comprobación
vii. El campo «Document whether selected framework is acceptable»
(Registre si el marco seleccionado es aceptable) es obligatorio.

b. Junta de accionistas esperada: este campo se puede rellenar con la fecha del comité de
auditoría o la última fecha en la que se puedan presentar las cuentas. También pueden
añadir cualquier fecha importante relacionada con el encargo haciendo clic en «Add date»
(Añadir fecha).

c. Haga clic en el campo «Number of days before lockdown» (Número de días antes del
cierre) para editarlo
i. Número de días antes del cierre. Resalte que la fecha de cierre no está ligada a la
fecha estimada de la junta de accionistas. Es independiente y programada a 60 días
después de la fecha del informe de auditoría firmado (pero se puede editar si es
necesario).

21. Pestaña de «Engagement team/fees» (Equipo/precio del encargo)

a. Pueden seleccionar el «type of team» (tipo de equipo; p. ej. «Audit Team», equipo de
auditoría).
b. Resalte las funciones de la pestaña de «Engagement team/fees» (Equipo/precio del
encargo).
i. Añadir miembros del equipo
ii. Elegir su función dentro del equipo
iii. Precio acordado (parte inferior)

c. Avise a los usuarios de que deben asegurarse de añadirse a encargos, sino el encargo
no aparecerá en su página de Inicio

d. Funciones principales disponibles en el sistema

i. Ejecutor (junior)
ii. Supervisor (senior)
iii. Líder (gestor)
iv. Socio (individuo responsable)
v. Revisor independiente – si su archivo de auditoría exige un EQCR (p. ej. como
medida de seguridad, como sería el caso en el Reino Unido).

e. Los usuarios pueden desempeñar funciones diferentes en encargos diferentes (p. ej.
supervisor de un encargo y líder de otro encargo).
f. Rango de RR.HH.: «Partner» (Socio), «Audit Team Member» (Miembro del equipo de
auditoría) o «Superuser» (Superusuario) se configuran por defecto.

g. Conocimiento del sector y datos de la licencia: cuando trabajen con clientes que exijan una
cierta licencia, estos datos deben revelarse a los miembros del equipo que tengan esa
licencia (en general, al socio y líder del encargo). En caso contrario, podría ser algo
genérico, como «información general sobre la auditoría».

h. Si ha incluido un revisor independiente, en vez del conocimiento del sector y datos de la

licencia, el usuario debería introducir el motivo por el cual se requiere un revisor
independiente.

i. Seleccione «Audit team» (Equipo de auditoría), «add row» (añadir entrada) y haga clic en

«+» para seleccionar la función («Role»).

j. Como mínimo, deben añadir al socio (si no se ha rellenado automáticamente) y el nombre
se podrá rellenar automáticamente de la información de la tarjeta de la entidad.

k. Solo se dará acceso al encargo una vez los miembros del equipo añadidos al equipo del
encargo validen su independencia. Avise al público de que las preguntas también se
recogen en la pantalla de confirmación de independencia, en la página de Inicio de
cada usuario. Recuerde que necesitan asegurarse de estar incluidos como miembros
del equipo o no podrán ver los encargos.
l. Solo se puede establecer como responsables de la ejecución de procedimientos en los
Programas de trabajo a aquellos miembros del equipo que hayan validado su independencia.

m. Informe de que los miembros del equipo siempre pueden editarse mientras el encargo
esté «Open» (Abierto).
Una vez se añade a un miembro del equipo y se envía la tarjeta del encargo, es
imposible editarla y actualmente no está disponible ninguna función para borrarla.
Sin embargo, cabe mencionar que el líder del encargo o socio puede bloquear a alguien
para que no acceda al archivo cambiando el campo «acceso al archivo?» de «yes» (sí) a
«no» (no).
Puede añadir a la persona bloqueada haciendo clic en «Add row» (Añadir entrada) y
siguiendo los mismos pasos anteriores.

n. Indique que los campos «Independence confirmed» (Independencia confirmada), «Gift or

hospitality received from client» (Regalo u hospitalidad recibido del cliente), «Safeguard to
reduce risk» (Salvaguardia para reducir riesgos) y «Description of gifts & hospitality»
(Descripción de regalos y hospitalidad) se obtienen tras la confirmación de independencia
que cada miembro del equipo debe rellenar (se explicarán durante la capacitación).
 o. El campo «year appointed to team» (año asignado al equipo) se rellena automáticamente y
no se puede modificar (aunque las modificaciones estarán disponibles para futuras
ediciones).

22. Recuerde al público que si no se rellenan los campos obligatorios de la tarjeta del encargo (ambas
pestañas General y Equipo/precio del encargo) se detendrá el acceso a los próximos pasos de
creación del encargo.

23. Cuando los usuarios hayan rellenado todos los campos obligatorios de todas las pestañas de la
sección de «Engagement Card» (Tarjeta del encargo), podrán enviar el formulario.

24. Una vez hayan hecho clic a «submit» y no exista ningún problema con los datos rellenados, se crea
el encargo en el sistema para aceptación (pendiente).

25. Si surge cualquier problema, el sistema avisará al usuario mediante una alerta (emergente) para
corregir el campo respectivo.

26. Los usuarios también pueden añadir el precio acordado en la tarjeta del encargo en la parte inferior
del formulario.

27. Para poder acceder a su encargo mostrado en su página de Inicio, los usuarios deben validar su
independencia mediante la página de Inicio (o por el enlace recibido por correo electrónico) y así el
encargo estará «active» (activo).

28. Desplácese a la página de Inicio y actualice (en caso de creación en directo); muestre a los
participantes que un encargo cuya independencia no ha confirmado está negro y no accesible,
mientras que un encargo cuya independencia ha confirmado está azul y accesible.

29. Informe al público que antes de hablar sobre independencia, explicará cómo gestionar la lista de
entidades y de encargos de la herramienta.

30. Múltiples auditorías de entidad en un único paquete:

a. Resalte que solo se puede auditar una entidad por encargo. Por lo tanto, no puede trabajar
con múltiples entidades en un mismo encargo.

b. Los usuarios finales podrán clonar archivos del encargo, que luego se pueden adjuntar a
nuevas entidades, lo que significa que los usuarios solo deberán introducir la información
una vez.
Preguntas