VICE PRESIDENCIA DE SEGURIDAD CORPORATIVA

REGISTRO Y CONTROL
 PUERTO VIRTUAL - MODULO
SOLICITUDES PERMISO DE INGRESO
AL PUERTO
Contratistas/Proveedores
Para ingresar al Sistema, usted deberá primero acceder
al Portal Web de Puerto de Santa en la dirección
www.spsm.com.co. Una vez ahí, de clic sobre el menú
“En Línea >> Puerto Virtual”. O directamente por el
icono Puerto Virtual que aparece en la pagina
principal.
COMO INGRESAR A LA PLATAFORMA
A los Proveedores y/o Contratistas se le habilitó un
formulario externo.
 
Dar clic en el botón de color azul [Ingreso al Puerto
-Usuarios no Registrados] que se encuentra debajo de
Registro de Empresa a mano derecha
Una vez haya ingresado, inmediatamente saldrá una ventana con
una lista de condiciones las cuales deberá leer detenidamente y
tener en cuenta para la elaboración de la solicitud de permiso,
además encontrará las ultimas notificaciones para las empresas
que generan solicitudes y de los horarios de tramite.
Una vez leída las condiciones Darle Aceptar.
Al Aceptar las condiciones le aparecerá el
formulario de la solicitud que consta de cinco
(5) paneles para diligenciar en su totalidad,
con:

1. La Información Básica
2. Las Personas a Autorizar
3. Los Vehículos Particulares y Operativos
4. Los Vistos Buenos
5. Los Documentos Requeridos

Veamos la siguiente imagen.

Este es el formulario y los paneles:

1. Información Básica

2. Personas a Autorizar

3. Vehículos Particulares
y Operativos

4. Vistos Buenos

5. Documentos Requeridos
1. INFORMACION BASICA DE LA EMPRESA
En el primer panel de la solicitud de permiso de ingreso digitar la
información que aparece en el formulario, tal como:
1. Fecha de ingreso inicio y fin (tiempo en que realizará la actividad dentro
de la instalación)
2. Datos básicos de la empresa solicitante (Razón social y Nit en caso de
empresa, Nombres, apellidos completos y cédula en caso de ser persona
independiente)
3. Tipo de Actividad (Contratista si hace obra civil o Proveedor si presta/vende
algún servicio o bien)
4. Tipo de permiso que solicitará (ingreso o retiro)
5. Motivo de permiso (Escoger de la lista una actividad que va a realizar)
6. Justificación (detallar/ampliar/especificar esa actividad-operación a realizar,
sea lo mas claro posible, indique además qué área le solicita la labor en que sitios
del puerto va a realizarla)
7. Área donde se realizará la actividad/operación.
8. Identificación del solicitante (Datos de quien elabora la solicitud)
9. Nombre del solicitante (Datos de quien elabora la solicitud)
10. Correo electrónico (Datos de quien elabora la solicitud)
11. Teléfono (Datos de quien elabora la solicitud, para comunicarnos con la
persona en caso de necesitarlo)
Digitada la información ingresar la imagen que aparece
debajo del formulario y guardar.
Al Guardar se genera un número consecutivo de
Solicitud de Ingreso
Inmediatamente llegará un mensaje al correo electrónico registrado en mismo panel,
con un link donde podrá acceder a la solicitud elaborada, seguir diligenciando el
documento y/o hacer seguimiento de la misma.
El mensaje llegará desde los correos electrónicos:
puertosantamarta@spsm.com.co
puertosantamarta01@spsm.com.co
puertosantamarta02@spsm.com.co

Dar Click en la palabra Aquí

2. PERSONAS A AUTORIZAR
Panel de Personas Autorizadas

Una vez ha guardado el primer panel y genera el consecutivo se activa el panel de

Personas Autorizadas, aquí digite los datos del Personal a quien le va a solicitar el
ingreso al Puerto, relacione la información que pide la plataforma:

1. Identificación (C.C.#, pasaporte, C.E. #, Tarjeta de Identidad)

2. Nombre (digite los nombres y apellidos tal como aparecen en la cédula de ciudadanía o
documento de identificación)
3. Profesión
4. Fecha de Nacimiento
5. Grupo Sanguíneo
6. Teléfono
7. Dirección
8. Cargo
9. Número de Camisa del uniforme (hace referencia al número del uniforme de su
personal, esto aplica para las actividades/operaciones que lo requieran, si para su
empresa no puede colocar 0)
10. Seguridad Social inicial (fecha de pago que tiene la planilla que va adjuntar) y
11. Seguridad Social Final (fecha del próximo pago de su empresa de acuerdo con su
número de Nit)
Panel de Personas Autorizadas

12. Tipo de documento: Afiliación – Planilla, (hace referencia al tipo de soporte que
va adjuntar)
Afiliación (aplica para las personas nuevas ARL, Eps Pensión y Cajas )
Planilla (aplica para las personas a las que le hacen los aportes de seguridad social )

13. Foto (adjuntar foto de la persona a quien va autorizar)

Las fotos debe ser tipo documento, en fondo claro, reciente, sin casco, sin gafa,
sin gorras, que no sean fotos de cédulas. que se visualice bien el rostro de la persona
(rostro ampliado), que no sea de medio cuerpo, que no esté oscura, que sea nítida,
que sea de frente y en sentido vertical.

Cuanto ya tenga toda la información relacionada dar clic en el botón verde

para que la plataforma grabe, una vez lo

haga aparecerá una fila debajo con los datos, si no no lo hace no tomará
la información.
Veamos la imagen
Ejemplo:

Nota: Si la persona se encuentra en la base de datos al

digitarle el número de cédula inmediatamente aparecerá la
información que se encuentra en la plataforma.

Digite la información faltante.

Puede incluir en una misma solicitud de 20 a 25 personas.
Si agregó a alguien que no va a ingresar puede eliminar
dando clic en la X del cuadro rojo.
Cómo cambiar una Foto:

Digite el número de la cédula, le aparecerá la información

que se encuentra en la plataforma, llene los datos que
aparecen en blanco, ubíquese en el campo de foto,
seleccione en nuevo archivo que va adjuntar, dele Agregar
Persona Autorizada. Una vez lo haga notará el cambio en
la parte posterior.

Ver el ejemplo en la diapositiva siguiente:

 Cómo cambiar una Foto:
Ejemplo:

Selecciona el archivo de la nueva

foto. Digitar Agregar persona
Autorizada, en la parte de abajo
notará el cambio.
 3. VEHICULOS

- A AUTORIZAR (PARTICULARES)
- OPERATIVOS A AUTORIZAR
Paneles Vehículos a Autorizar y/o Operativos a Autorizar:

Relacione los vehículos con los que cuenta su empresa para realizar la
actividad, la plataforma solo le permitirá solicitar ingreso para dos (2)
vehículos particulares dos (2) vehículos operativos por empresa (carros o
motos).

Vehículos a Autorizar (hace referencia a los particulares)

Digite: Número de placa, marca, modelo, color, vigencia del Soat, vigencia de la
tecnomecánica.

Operativos a Autorizar: (hace referencia a los operativos, equipos, maquinaria )

Digite: Número de placa, modelo, color.

Entiéndase que estos vehículos operativos son aquellos que no

permanecen mucho tiempo dentro del puerto, solo ingresan para la
operación/actividad específica.
Paneles Vehículos Particulares y/o Operativos a Autorizar:

De clic en el botón [Agregar Vehículo] o [Agregar Vehículo

Operativo]. Una vez lo haga aparece en una fila debajo, si no da clic
no se agregará a solicitud. Ver imagen:

Ver Imagen 1 para vehículos particulares.

Ver Imagen 2 para vehículos operativos.

Paneles Vehículos Particulares y/o Operativos a Autorizar:

Para los vehículos requiere adjuntar los siguientes documentos :

• Fotocopia del Soat Vigente

• Fotocopia del certificado de la Revisión Tecnomecánica (Vigente)
• Fotocopia Licencia de conducción al tipo de vehículo que requiere el
ingreso (Vigente)
• Tarjeta de propiedad de los vehículos.

Nota: agrupe todos los documentos en el ítems que corresponde cuando

son varios vehículos, ejemplo: todos Soat en un solo archivo.
 
4. VISTOS BUENOS
Panel de Vistos Buenos:

El área que le contrata deberá dar el visto bueno, verifique el nombre de la persona
que dará ese visto bueno, en este panel encontrará el listado. Seleccione el nombre y
espere a que cargue aproximadamente unos 3 segundos.
Si no espera ese tiempo entonces no tomará el nombre. Cuando ya vea que cargó,
continúe con el proceso. Ver ejemplo:

Despliega y
selecciona
Panel de Vistos Buenos:

Por ejemplo:

Despliega y
selecciona

Cuando es cargado el nombre debe aparecer así pasados los 3 segundos:

5. DOCUMENTOS REQUERIDOS
Documentos Requeridos:
El panel contiene el listado de documentos que deben ir anexos a las solicitudes
de acuerdo con el tipo de permiso, adjunte los necesarios para la actividad que
va a realizar. Seleccione el archivo y guarde en el disquete color verde a mano
derecha.

Si tiene varios documentos que tienen que ver con el mismo ítems, puede crear
una carpeta comprimida en .rar o .zip, o agrupar los archivos y luego adjuntar.

Guardar
COMO FINALIZAR
Envío de Solicitud de Ingreso de Personal
 
Finalizada la solicitud de permiso de ingreso, haga clic en el
botón [Enviar] para confirmar y enviar la solicitud a Registro y
Control para su revisión.
ESTADO DE LAS SOLICITUDES
Una vez se realiza el proceso de envío su solicitud debe quedar en un
estado PENDIENTE, cuando Registro y Control revisa la información en
REVISADO, para luego Protección Física autorizarla y quedar en estado
AUTORIZADO.

El sistema le notifica mediante correo electrónico a la persona que elabora

la solicitud que ha sido Autorizada y le llegará la fecha del vencimiento de
la misma.

La solicitudes que no cumplan con el proceso revisión de Registro y

Control, le serán devueltas para modificación y su estado es EDITANDO,
llegará una notificación para que puedan realizar las correcciones a que
haya lugar al correo electrónico anotado en el primer panel de a solicitud.

Favor tenga el cuenta los horarios para tramite de las solicitudes que se
encuentran descritos en las condiciones inicialmente aceptadas, para que
pueda realizar los ajustes que le sean solicitado.
Si su solicitud queda en estado DILIGENCIANDO debe asegurarse
de que todos los paneles se encuentren debidamente tramitados:

Datos de la Empresa
Las Personas a Autorizar
Los Vehículos
El Visto Bueno
Los Documentos requerido que debe Adjuntar
Luego de verificar darle Enviar.

Las solicitudes en estado DILIGENCIANDO no llegan para su

tramite, ya que no ha sido terminado el proceso de elaboración.
Lista de estados de las solicitudes

Diligenciando: Es el estado en que se encuentran las solicitudes sin

terminar ni enviar. Este NO llega para la revisión y tramite.

Pendiente : Es el estado en que quedan las solicitudes una vez es

enviada. Aquí encontramos:

Estado Pendiente Sin visto bueno: Esta solicitudes son aquellas que se
envían sin escoger el nombre de la persona que le dará el visto bueno o
que escogido el nombre no le han otorgado dicho visto bueno en ambos
casos la solicitud no se podrá dar el tramite.

Estado Pendiente Con visto bueno: Estas solicitudes una vez le dan el
visto bueno quedan disponibles para revisión y/o tramite durante el horario
o corte en que les dado.
Lista de estados de las solicitudes

Estado Editando : Es el estado en que quedan las solicitudes cuando es

devuelta para modificaciones y ajustes que le soliciten, los cuales es
necesario hacer durante el corte de revisión y volver a enviar para su
revisión y/o tramite.

Estado Revisado : Es el estado en que las solicitudes una vez validada la

información quedan a la espera del horario de autorización el cual está
descrito en las condiciones aceptadas. En este estado puede visualizar el
personal que será habilitado.

Estado Autorizado : Es el estado final de la solicitudes que son revisadas

y autorizadas por el área de Protección Física, con este estado el personal
podrá ingresar.
NOTAS GENERALES
La plataforma irá notificando el cambio de estado de la
solicitud. En caso de no recibir dichas notificaciones, el
Proveedor y/o Contratista, podrá monitorear/consultar la
solicitud entrando por el link que le llegó al momento de
generar el consecutivo.

Dar Click en la palabra Aqui

Se recomienda que una vez llegue la notificación de
REVISADO ingresar por este link a la solicitud y validar qué
personal quedará habilitado una vez sea autorizada la
solicitud el ingreso, esto con el fin de que si hay personal
rechazado tenga tiempo de enviar una nueva solicitud.
COMO INGRESA AL PUERTO
Ingreso al Puerto
 
Si su solicitud ha sido autorizada, presente su documento de
identificación, para que la entrada realice la verificación en el
sistema.

Validada la información podrá entrar a desarrollar sus actividades

sin inconvenientes.
SUSPENSIONES A EMPRESAS Y
SANCIONES A EMPLEADOS
Suspensiones a Empresa y Sanciones a Empleados
 
Las empresas que se encuentren suspendidas por cartera o
cualquier otra razón y no puedan prestar sus servicios, les
aparecerá un mensaje informándoles que no podrá realizar
solicitudes de ingreso en la plataforma, o si tiene solicitudes ya
autorizadas su personal no podrá ingresar hasta que sea
levantada la suspensión.

Los empleados que hayan cometido infracciones dentro de la

Instalación Portuaria y por esta causa tenga sanciones, la
plataforma no les permitirá realizar ninguna solicitud a nombre de
esa persona o si tiene solicitudes autorizadas no podrá ingresar
hasta que termine el periodo de sanción.
TENGA EN CUENTA
Recuerde que para el ingreso al puerto su personal debe contar
con:

1. Solicitud de permiso de ingreso Autorizada (puerto virtual), presentar

su documento de identificación en la Entrada. (Esta solicitud debe
ser tramitada con 24 horas de anticipación a la actividad/operación)
2. Tener el carnet Seguridad Integral.
3. Portar copia de la planilla de Seguridad Social vigente dentro de la
instalación
4. Llevar los Elementos de Protección Personal necesarios para el
desarrollo de las actividades dentro del puerto.

Solicitud Permiso de Ingreso

Virtual Autorizada
Hemos creado esta opción para facilitar y agilizar a nuestros
Proveedores y/o Contratistas, sus tramites de solicitudes de
permisos de ingreso de su personal, haciéndolo desde su lugar
de trabajo y sin necesidad de movilizarse hasta nuestras oficina.

Si tiene alguna inquietud o sugerencia háganosla saber a

nuestros correos:
fquinto@spsm.com.co
gpombo@spsm.com.co

O comunique a nuestro teléfono:

4368197 ext 1152, 1181
 Muchas gracias

REGISTRO Y CONTROL

Presentación elaborado por: Guadalupe Pombo Vargas

20 agosto 2015
Información tomada del manual del usuario elaborado por el equipo Pasión