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Índice

1 Herramientas Tecnológicas .................................................................................................................................. 3

1.1 Herramientas de Gestión de Proyectos ......................................................................................... 3
1.2 Herramientas PPM (Project & Portfolio Management) ......................................................... 6
1.3 ¿Hacia Dónde Evolucionará el Mercado? ..................................................................................... 9
2 Cuadro de Mando Integral ................................................................................................................................... 10
3 Conclusiones .................................................................................................................................................................. 13
4 Referencias Bibliográficas .................................................................................................................................... 13

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cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados.

Una de las decisiones más importantes que
deben ser tomadas al implantar una Oficina
de Gestión de Proyectos es el soporte
tecnológico que se proporciona
Objetivos
• Conocer con detalle los tipos de herramientas tecnológicas que existen, y que
apoyarán en su tarea diaria tanto a los miembros de la PMO como a los Jefes de
Proyecto. Familiarizarse con la interfaz.
• Estudiar el concepto de cuadro de mando integral.
1 Herramientas Tecnológicas
Una de las decisiones más importantes que deben ser tomadas cuando se implanta una
Oficina de Gestión de Proyectos es el soporte tecnológico que se va a proporcionar
tanto a los miembros de la PMO como a los Jefes de Proyecto para apoyarles en su
tarea diaria.
Existen dos tipos de herramientas tecnológicas para la Gestión de Proyectos:
• Herramientas de Gestión de Proyectos: son aplicaciones que están diseñadas
para la Gestión de Proyectos de forma individual. Este tipo de herramientas
permiten identificar y gestionar el alcance, coste y tiempo del proyecto.
• Herramientas PPM (Project & Portfolio Management): este tipo de herramientas
integra la gestión de proyectos, programas y portafolios, permitiendo que la
organización alinee mejor sus recursos e inversiones con las prioridades del
negocio al mismo tiempo que se incrementa el control sobre todos los tipos de
trabajo y se monitoriza el desempeño de forma más sencilla a través de informes
de cartera.
Cuando se va a seleccionar una aplicación de soporte se deberán de tener en cuenta
algunos aspectos que son claves para su éxito como la madurez organizativa, la
metodología seguida o las herramientas ya implantadas.
1.1 Herramientas de Gestión de Proyectos
Este tipo de herramientas son las más habituales en las empresas. Son más sencillas de
utilizar y tienen un menor coste de implantación. Sirven para definir y gestionar el
alcance, el cronograma y los costes del proyecto.
Estas herramientas pueden clasificarse en dos tipos:
• Herramientas de Software As A Service (SAAS): La información de estas
herramientas se almacena en un servidor diferente al del usuario. Generalmente
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 se paga un coste mensual en función del número de usuarios de la aplicación
siendo adecuadas cuando la empresa no tiene una gran infraestructura informática.

• Herramientas de escritorio: Son aquellas que ejecuta información almacenada en

el propio ordenador del usuario.

Las herramientas SAAS comerciales más habituales en el mercado son:

• Basecamp (www.basecamphq.com). Se la considera una de las mejores

herramientas para la administración de proyectos al permitir hacer listas, compartir
archivos, registro de tiempo, etc. Está aconsejada para pequeñas, medianas
empresas.

Interfaz Basecamp

• Central Desktop (www.centraldesktop.com). Se trata de una herramienta más

compleja que la anterior. Ofrece la posibilidad de crear conversaciones privadas,
proteger la extranet a través de passwords, gestionar contenidos y hacer un
seguimiento de los proyectos con los clientes en un entorno seguro y reservado.

• Redmine (www.redmine.org). Es una herramienta para la Gestión de Proyectos de

código libre. Permite gestionar varios tipos de proyectos en función de diferentes
roles con permisos determinados. Además se establece un sistema de
notificaciones para los usuarios mediante correo electrónico ya sea porque le
han asignado una tarea o porque una parte del proyecto ha cambiado o se ha
actualizado.

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 • Zoho Projects (www.zoho.com/projects). Zoho Projects es un software de gestión
de proyectos, colaboración y rastreo de incidencias que permite que los equipos
colaboren. Cuenta con integración de google docs.

Por su parte, las herramientas de escritorio más comunes son:

• Microsoft Project (www.microsoft.com/project). Es la herramienta de gestión de

proyectos más popular comercializada por Microsoft. Sirve para desarrollar
planes de proyecto, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al
progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

Interfaz Microsoft Project

• Serena OpenProj (http://sourceforge.net/projects/openproj). Es la herramienta

de código libre alternativa a Microsoft Project, incluso en el interfaz y en las
funcionalidades. Esta herramienta permite abrir y gestionar archivos de Microsoft
Project. Existe versión en español que puede ser descargada de forma gratuita
en: http://sourceforge.net/projects/openproj/files/latest/download

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 Interfaz Openproj

• Oracle Primavera (www.oracle.com/us/corporate/acquisitions/primavera). Es la

herramienta de gestión de proyectos más común en el sector de la construcción
ya que fue diseñado por Oracle para estos ámbitos. Ayuda a los usuarios
gestionar proyectos, manejar sus carteras, evaluar el rendimiento, controlar los
costos y realizar un seguimiento del progreso.

1.2 Herramientas PPM (Project & Portfolio Management)

Las herramientas PPM integran la gestión de todos los aspectos relacionados con los
Las herramientas PPM integran la gestión
proyectos y los portfolios dentro de la organización. Por este motivo, para que cumplan
de todos los aspectos relacionados con los
proyectos y los portfolios dentro de la
esta función deberán de tener una serie de características específicas:
organización
• Generación de cronogramas a través del detalle de tareas e hitos interrelacionados.
• Planificar y controlar el presupuesto del proyecto a nivel de paquetes de trabajo.
• Apoyar el control de riesgos, supuestos, seguimiento de compromisos y puntos
abiertos.

• Facilitar las comunicaciones entre los interesados.

• Gestionar la documentación del proyecto incluso a través de flujos de aprobación.
• Generar cuadros de mando que informen sobre el avance de la cartera de proyectos,
programas y portafolios.

• Generar informes a nivel de proyecto.

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A continuación se detalla las herramientas de este tipo más comunes del mercado:

• Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM)

(http://www.microsoft.com/project/en/gb/solutions.aspx) integra productos de

gestión avanzada, tecnologías y servicios en una solución personalizable
enfocada en resolver desde proyectos puntuales hasta programas complejos a
lo largo de la vida del proyecto.

Es una solución de administración de proyectos empresariales diseñada para

trabajar con numerosos productos de Microsoft. A pesar de que puede manejar
equipos de cualquier tipo, es más adecuado para los equipos que están
buscando agregar herramientas avanzadas de gestión de proyectos a las
licencias de Microsoft que ya están utilizando.

Permite manejar presupuestos complejos, los costos y la priorización de

proyectos, además se adapta para aquellos que manejan varios proyectos y
equipos grandes. La solución puede manejar metodologías de gestión de
proyectos formales, así como procesos personalizados.

Interfaz EPM Microsoft

• CA Clarity PPM (http://www.ca.com/es/intellicenter/ca-clarity-ppm.aspx) ofrece

capacidades de administración de proyectos y portfolios para unificar y
simplificar la información y los procesos de PPM en un único sistema de registro.
Esta herramienta que fue incorporada al mercado en noviembre del 2008.

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 Permite a los líderes de negocios, instituciones de gobierno y organizaciones no
lucrativas obtener sencilla y rápidamente la visibilidad que ellos necesitan para
mejorar su portafolio, demanda y administración de proyectos, todo lo que ayuda
a alinear mejor a las Ti con los objetivos de negocio de la empresa

Interfaz CA Clarity

• HP Project Portfolio Management: (http://www8.hp.com/es/es/software-

solutions/software.html?compURI=1170491#.U5YPsvl_vWQ) integra y unifica las
actividades que gestionan la ejecución de proyectos - gestión financiera, gestión
de la demanda, gestión del tiempo y de los recursos, gestión del proyecto y el
programa, y gestión del portfolio. HP PPM software proporciona visibilidad en
tiempo real de todas sus inversiones en cualquier momento y desde múltiples
perspectiva

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 Interfaz de la herramienta HP-PPM

1.3 ¿Hacia Dónde Evolucionará el Mercado?

Con la incursión de las Tecnologías de Información en el mundo empresarial y el

La incursión de TI ha hecho indispensable
incremento de proyectos a nivel global dentro del Negocio, se hizo indispensable la
la adquisición de herramientas SW
adquisición de herramientas SW potentes para la Gestión de la cartera de proyectos .
potentes para la Gestión de la Cartera de
Proyectos
La evolución histórica que han seguido estas herramientas la podemos resumir de la
siguiente manera:

• Módulos independientes y a medida para la gestión de proyectos.

• Integración del módulo de gestión en el ERP empresarial.
• Centralización de todos los datos en un repositorio único, proporcionando un
mayor control, seguridad y estandarización de reglas para equilibrar la cartera de
negocio con la visión de la empresa a medio-largo plazo.

• Conectividad y accesibilidad a la información desde cualquier punto. Acceso

Web.

Hasta este punto toda la gestión estaba centralizada en servidores y BBDD propias del
cliente, con la consiguiente inversión en tecnología y servicios.

Con la finalidad de reducir costes y maximizar el rendimiento de la inversión, el

mercado se está dirigiendo hacia:

• SaaS (Software as a Service), descentralizando todo el software hacia un

proveedor de servicios vía web. Se reducen tanto los tiempos de puesta en
marcha como la inversión realizada.

• Servicios en la “nube” que tiene que ver con el procesamiento y almacenamiento

masivo de datos en servidores que alojen la información del usuario.

Ejemplo. Se debe de seleccionar la herramienta tecnológica que dará soporte a la

Oficina de Gestión de Proyectos que se va a ser implementada en tu organización.
Como resultado de la Evaluación de Madurez se concluyó que la empresa apenas tenía
procedimientos de Gestión de Proyectos definidos aunque sí que se desarrollaban

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EL CMI es una herramienta que sirve para
medir la evolución de la actividad de una
compañía y sus resultados desde un punto de
vista estratégico
EL CMI se estructura en función de cuatro
perspectivas: cliente, financiera, procesos y
aprendizaje
cronogramas de proyectos pese a no estar estandarizados. ¿Qué herramientas
informáticas de gestión sugerirías?
Teniendo en cuenta el nivel de madurez de la organización no sería adecuado
implementar herramientas tipo PPM porque tienen un gran número de funcionalidades
que soportan procesos y operativas que ni siquiera serán asumidas en el día a d ía de la
PMO.
Lo recomendable sería utilizar aplicaciones de Gestión de Proyectos para elaborar la
planificación y hacer el seguimiento. En caso de ser una pequeña empresa y no
disponer de recursos podría utilizarse cualquiera de software libre.
2 Cuadro de Mando Integral
Un Cuadro de Mando Integral (CMI o Business Score Card) es una herramienta de
gestión empresarial que se utiliza para medir la evolución de la actividad de una
compañía y sus resultados desde un punto de vista estratégico y a través de una
perspectiva general.
En el número de Enero de la revista “Harvard Business Review” de 1992, Robert
Kaplan y David Norton hicieron referencia por primera vez a esta herramienta hablando
de ella como un sistema de supervisión y control empresarial cuya función principal
residía en la monitorización del cumplimiento de los objetivos a través de la medic ión
de indicadores de gestión.
Aunque son muchos los beneficios que supone el desarrollo de un Cuadro de Mando
Integral, los más destacables son:
• Proporciona una visión amplia para el seguimiento detallado a través de
múltiples variables del negocio.
• Contempla la evolución de la compañía a corto, medio y largo plazo generando
la información necesaria para llevar a cabo una gestión proactiva.
Esta herramienta puede elaborarse en función de varios criterios, uno de los más
habituales es dependiendo de la estructura organizativa y es ahí donde se relacionaría
el Cuadro de Mando Integral con la Oficina de Gestión de Proyectos.
El CMI se estructura en función de cuatro perspectivas o puntos de vista desde las
cuales se analiza y recopila la información que será medida posteriormente. Aunque
pueden variar, originalmente y de forma habitual estas cuatro perspectivas son:
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 • Perspectiva cliente. Se trata de definir cuál es la percepción que tienen nuestros
clientes de nuestra empresa. ¿Qué podemos mejorar para satisfacer mejor las
necesidades de los clientes? El principal indicador será la satisfacción del cliente
en función de la cual se reforzará o debilitará la percepción del valor de la
organización.

• Perspectiva financiera. Es la que más interesa a los accionistas y responde a la

pregunta. “¿Qué percepción tienen los accionistas de nuestra empresa?”. Lo que
se mide es la capacidad de generar valor por parte de la compañía y, por tanto,
de maximizar los beneficios y minimizar los costes.

• Perspectiva procesos. A través de esta visión se pretende analizar los procesos

internos que resultan clave para satisfacer a nuestros clientes para contestar a
“¿En qué áreas de la empresa debemos mejorar?” En este caso los indicadores
clave que pueden definirse son los relacionados con los procesos de innovación,
calidad o productividad.

• Perspectiva aprendizaje/crecimiento. Está referida a los recursos tanto

personales como tecnológicos que aportan valor a la organización. La
información que obtengamos de este punto de vista nos ayudará a responder a
“¿Qué hacer para seguir mejorando y creando valor?”

Si queremos desarrollar un CMI deberemos completar los siguientes pasos:

• Diseñar la estrategia del área o de la empresa que sean alcance del CMI. Es
necesario identificar cuál es la situación de partida y cuál es la visión futura, por
este motivo el primer paso es realizar un análisis DAFO (Debilidades, Amenazas,
Fortalezas y Oportunidades).

• Se deberán de diferenciar los objetivos estructurales propios de las áreas

organizacionales de la empresa.

• Se deberá de comunicar la estrategia: una vez decididas las acciones que se

llevarán a cabo, se deberá de informar a la organización cuáles van a ser los
próximos pasos con el objetivo de que todo el mundo conozca hacia dónde se
va a orientar la organización.

• Alinear los objetivos. Es necesario que los objetivos de las áreas estén alineados
con los de la organización para lograr alcanzar la posición deseada.

• Trasladar los objetivos a presupuestos, para de esta manera trasladar la

importancia cualitativa de los planes a importancia cuantitativa dentro de los
presupuestos.

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 • Establecer métricas e indicadores para medir la evolución de la hoja de ruta y
evaluar el cumplimiento de la misma tanto en tiempo como en términos
económicos.

Ejemplo. Te solicitan como miembro de la Oficina de Gestión de Proyectos que realices

un cuadro de mando integral. Para ello es necesario que definas los indicadores de las
cuatro perspectivas habituales definidas por Kaplan.

Aunque existen muchos formatos para generar este tipo de cuadro de mandos,
podemos utilizar el siguiente:

Objetivos
Indicadores Frecuencia
estratégicos

1. Gastos fijos por producto

Perspectiva suministrado 1. Trimestral
OE1
Financiera 2. Porcentaje de beneficio sobre 2. Trimestral
ventas

1. Grado de satisfacción del

Perspectiva del cliente 1. Mensual
OE2
cliente 2. Número de reclamaciones 2. Mensual
mensuales

1. Grado de eficiencia en el uso

Perspectiva
OE3 de instalaciones, espacios, 1. Semestral
interna
servicios y recursos

1. Porcentaje de personas con

certificaciones

Perspectiva Internacionales 1. Anual

OE4
aprendizaje 2. Anual
2. Porcentaje de empleados que
han realizado cursos formativos
en el año

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3 Conclusiones

• Uno de los pilares de la implantación de una Oficina de Gestión de Proyectos es

el soporte tecnológico. Esto no significa que se deba de implementar o
desarrollar la herramienta de gestión más avanzada posible sino que se deberá
de utilizar aquella que esté alineada con la madurez de la organización.

• Desde el punto de vista informático existen dos tipos de herramientas: las que
sirven para gestionar específicamente un proyecto, planificando y controlando su
evolución, y las que se utilizan para gestionar de forma integral la cartera de
proyectos facilitando el reporte sobre la evolución del portfolio y la asignación de
recursos en función de su disponibilidad.

• Independiente de su tipología, en el mercado se pueden encontrar herramientas

muy variadas y con un coste muy diverso, algunas de ellas son la que se
denominan de “software libre” esto implica que no tienen un coste de licencia y
que pueden introducirse mejoras en la propia aplicación porque su código de
programación es abierto y todo el mundo puede acceder a él. Estas aplicaciones
suelen ser más sencillas que las que tienen que adquirirse por medio de una
licencia pero tienen prácticamente las mismas funcionalidades.

• Fuera del ámbito tecnológico pero dentro del de las herramientas de gestión que
pueden ser usadas por la PMO, está el Cuadro de Mando Integral, una
herramienta de control empresarial que permite establecer y monitorizar los
objetivos de una empresa o de un área concreta. Para generarlo se crean una
serie de indicadores financieros y no financieros vinculados con el control
operativo y con los objetivos estratégicos a corto y largo plazo respectivamente.

4 Referencias Bibliográficas

• EPM Microsoft:

http://office.microsoft.com/es-es/support/epmsolution/descripcion-general-
de-la-solucion-epm-enterprise-project-management-de-microsoft-office-
HA010165644.aspx

• Microsoft Project:

http://www.microsoft.com/project/en/gb/default.aspx

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 • HP-PPM:

http://www8.hp.com/us/en/software-solutions/project-portfolio-management-
it-portfolio-management/

• CA Clarity:

http://www.ca.com/es/project-and-portfolio-management.aspx

• Robert S. Kaplan y David P. Norton. Cuadro de Mando Integral.

• Francisco Amo Baraybar. El Cuadro de Mando Integral.

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