HERRAMIENTAS INFORMATICAS UTILIZADAS EN PROYECTOS:

A la hora de hablar de herramientas para la gestión de proyectos que ayudarán a

agilizar el trabajo, hay que tener en cuenta criterios esenciales. La gestión de proyectos
requiere aplicar conocimientos, habilidades y herramientas al proceso para garantizar
la consecución de los objetivos globales y específicos que se han marcado. Por eso,
los profesionales de la gestión de proyectos precisan de una serie de metodologías que
les permitirán minimizar los errores e incrementar su eficacia.
 Para administrar un proyecto de forma eficiente es necesario utilizar una metodología concreta
para cada etapa del mismo: inicio, planificación, ejecución, control y cierre. Algunas de las
metodologías más comunes para gestionar un proyecto son:

 El Diagrama de Gantt

Es una herramienta básica que sirve para planificar el flujo de trabajo de un

proyecto. Se compone de un diagrama de barras que muestra el origen y el final de las
distintas unidades y grupos de tareas que componen un proyecto. Esta herramienta
muestra de forma visual la relación de tiempos necesaria entre estas partes del
proyecto para lograr la consecución de los objetivos en plazo y presupuesto.

 El Método de la Cadena Crítica (CPM)

Esta metodología permite reducir el plazo en la ejecución de los proyectos y hacer un
seguimiento eficiente poniendo el foco en lo que es realmente importante para el
plan. Para su aplicación, es necesario definir la secuencia de elementos, sus
precedentes y consecuentes, y determinar cuáles de esos elementos son los que
evitarían completar el proyecto en el menor tiempo para asignar los recursos de
forma eficiente.
 La Gestión del Valor Ganado (Earned Value Management, EVM)
Esta metodología permite medir el desempeño de un proyecto a partir de la
comparación de su avance real frente al planeado, una visión que permitirá analizar
tendencias y formular pronósticos. Para implementar esta metodología será
necesario definir una línea base de medición del desempeño que integrará tanto la
descripción del trabajo a realizar como los plazos para ejecutarlo (cronograma) y
el cálculo de los costes y los recursos que requerirá.
Cada una de estas técnicas tiene sus ventajas e inconvenientes y un equipo de trabajo
puede engrandecer por una u otra a la hora de planificar y administrar los recursos de
la mejor forma para controlar la evolución de un proyecto. Además, los avances
tecnológicos han permitido integrar y combinar estas y otras metodologías en diversos
programas informáticos que facilitarán a los profesionales de la gestión de proyectos
desempeñar su labor con eficacia. 
5 herramientas de gestión de proyectos gratuitas:
En la actualidad, es fácil acceder a herramientas de gestión de proyectos gratuitas o
con algunos servicios ‘Premium’ o de pago, desarrolladas para su uso online o con
aplicación para los distintos sistemas operativos (Windows, Android, iOS) que se
apoyan y combinan estas metodologías para facilitar el trabajo de un equipo.
Se trata de una herramienta de gestión de proyectos colaborativa online y gratuita que
permite definir tareas, priorizarlas y trazar el camino que debe seguir un proyecto en un
tablero sencillo e intuitivo. En este tablero se pueden distribuir las tareas por fechas
concretas o ámbitos y ordenarlas visualmente para que todo el equipo tenga claro en
todo momento sus funciones, las prioridades y tiempos y el progreso del proyecto. Una
de sus ventajas es que permite integrar otras aplicaciones que ya se estén utilizando,
como las herramientas de Drive o los gestores de almacenamiento como Dropbox.

 Airtable
Este programa combina hojas de cálculo, bases de datos, calendarios y listas de
tareas para proporcionar las herramientas necesarias para coordinar un equipo y
asignar y gestionar las distintas tareas que componen un proyecto. Tiene una versión
gratuita muy flexible, con plantillas para crear cronologías de planificación, organizar
eventos, lanzamientos, inventarios, campañas… y opciones de pago con las que
ampliar su capacidad.
 Asana
Esta herramienta de gestión de proyectos permite a los equipos compartir, planificar,
organizar y seguir el proceso de las tareas de cada miembro para comprobar la
evolución y el cumplimiento de los plazos. Es una plataforma web, intuitiva y sencilla de
utilizar, que permite organizar en espacios de trabajo las distintas tareas y a quién le
corresponde ejecutarlas.
 Sinapps

Esta herramienta online permite planificar de forma automática tanto proyectos simples
como otros más complejos, facilitando la actualización constante de la planificación.
Combina metodologías de gestión de proyectos como CPM y PERT para priorizar
tareas automáticamente y facilita la creación de distintos escenarios para anticipar
cómo afectarían al proyecto distintas situaciones. La visualización es intuitiva,
siguiendo el modelo Gantt, y muestra los caminos críticos y posibles cuellos de botella
en la resolución de tareas.

 Slack
Esta aplicación se encarga de otra faceta fundamental en la gestión de los proyectos, la
comunicación. Se trata de una plataforma para gestionar trabajos de forma colaborativa
que permite crear canales de comunicación para los miembros de una empresa, tanto
grupales -toda la organización o sus distintos equipos- como individuales. Permite,
además, compartir archivos (PDF, imágenes, vídeos, etc.) sin necesidad de cambiar de
plataforma, agilizando el trabajo de todo el equipo. Al tratarse, principalmente, de
una plataforma de comunicación facilita la integración de otras aplicaciones de
gestión de proyectos que ya se estén utilizando como Asana, Trello, Drive…
Cada proyecto y equipo de trabajo se decantará por aquellos programas que ofrezcan
mejores soluciones a sus necesidades: desde las aplicaciones que permiten tener una
visión global del proyecto y dividir las tareas, hasta aquellas que se centran en
etapas específicas del proyecto. Lo importante es definir las necesidades del equipo y
elegir las herramientas que ayuden a dar un seguimiento fiable a las distintas tareas o
al proyecto global.
¿Qué son los recursos en un proyecto?
Los recursos en un proyecto es algo que se necesita para implementar el proyecto y
completar sus tareas. El ejemplo de los recursos de proyecto pueden ser personas, el
capital y otros bienes materiales que se utilizan para la ejecución y finalización exitosa
del proyecto

Tipos de recursos en un proyecto: recursos humanos, materiales y

financieros:

De allí viene otra pregunta, ¿qué tipos de recursos se puede distinguir? En general, en
un proyecto se necesitan recursos financieros, recursos humanos y recursos
materiales. En la gestión de proyecto estos recursos se dividen en 5 grupos:

 Equipo. A este grupo podemos atribuir cualquier herramienta necesaria para la

finalización del proyecto: desde software o hardware hasta martillo o taladro,
según la especialización de la empresa.
 Instalaciones. En este grupo está todo relacionado con el entorno para el
trabajo y la realización de proyectos: oficinas, espacios abiertos, salas de
reuniones, etc.
 Materiales. Es el material necesario para generar resultados: desde bolígrafos y
papel hasta materia prima para la construcción de viviendas.
 Presupuesto. Probablemente, es el recurso más importante que permite
obtener todo lo enumerado anteriormente.