Gestión de Proyectos

Trabajo Práctico N°2: Project Charter

“Depósito de luces apagadas para portal de e-commerce”

Integrantes: Josefina Juárez

Manuela Sorribes
Candelaria Carpinetti

Profesores: Marcos Giagnorio

Tomas Gonzalo

Fecha de Entrega: 4 de noviembre de 2019

Índice:

Objetivo del proyecto ………………………………………………………...……………. 2

Situación actual …………………………………………………………....………………. 2
Situación propuesta …………………………………………………………………..…… 2
Alcance
Requerimientos ……………………………………………………………….…… 3
Supuestos ………………………………………………………………………….. 3
Fuera de alcance ………………………………………………………………….. 3
Entregables …………………………………………………………………….… 3-4
Cronograma
Actividades………………………………………………………………………..… 4
WBS ………………………………………………………………………………… 4
Gráfico de Gantt …………………………………………………………………… 5
Gráfico de hitos ……………………………………………………………………. 5
PERT …………………………………………………………………………...…... 6
Costos ………………………………………………………………………………………. 6
Recursos requeridos
Recursos materiales ……………………………………………………………..... 6
Recursos humanos ……………………………………………………………...... 7
Recursos económicos …………………………………………………………….. 8
Recursos intelectuales …………………………………………………………..... 8
Análisis de factibilidad
Técnica …………………………………………………………………………..…. 8
Financiera y Económica ………………………………………………………...… 8
Legal …………………………………………………………………………...…… 8
Riesgos
Matriz de riesgos ………………………………………………………………...… 9
Plan de mitigación …………………………………………………………………. 9
Plan de acción ……………………………………………………………………... 9
Firmas de aprobación ……………………………………………………………………. 10

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 Project Charter:

Objetivo del Proyecto

La empresa busca construir un depósito de luces apagadas con el fin de poder reducir costos
de almacenamiento incorporando nuevas tecnologías para poder permanecer activo en el
mercado de e-commerce ante nuevas competencias y, además, desea aumentar las ventas.
Otra meta que tiene la organización es poder brindar un mejor servicio a los clientes para que
éstos estén cada día más satisfechos con el servicio.

Situación Actual

Actualmente la empresa cuenta con 30 depósitos distribuidos en todo el país, en los cuales
trabajan entre 10 y 30 empleados dependiendo del tamaño y actividad del depósito. Se realizan
entregas a todo el país utilizando el depósito más conveniente por cercanía y disponibilidad del
producto encargado. Además, realiza entregas a las capitales de los países del mercosur desde
el depósito central ubicado en Buenos Aires.
Estos depósitos están repartidos por áreas, las cuales se definen a partir de la cantidad de
clientes que residen en la zona. Actualmente contamos con 10 áreas.
También, la empresa cuenta con el 40% del mercado nacional de e-commerce.
La jornada de trabajo es de 8 horas y los horarios del mismo son de 9 a 18hs, donde hay una
hora para almuerzo y descanso.
Hoy día, la empresa está constantemente tratando de mejorar la calidad a través de la
identificación y eliminación de errores.
Caen las ventas un 35% debido a una devaluación. No ingresa un nuevo competidor al
mercado.

Situación Propuesta

Con este proyecto, se busca reducir el número de almacenes activos y, por lo tanto, disminuir el
costo que estos implican. Para esto, la organización quiere construir almacenes más eficientes,
los cuales se basan en la idea de depósitos de luces apagas. Este plan consiste en implementar
nuevas tecnologías disponibles para automatizar el proceso de almacenamiento y entrega de
productos.
Debido a la reciente caída de ventas, este proyecto solamente se implementará en las seis
zonas de mayor consumo, de manera que se mantenga el beneficio planeado del proyecto. Se
elegirán entre los depósitos existentes dentro de estas áreas los más adecuados para realizar la
transición a depósitos automatizados. El proceso de selección consistirá en tamaño y ubicación
de los mismos. Este cambio reducirá la mano de obra necesaria para esta parte del proceso,
por lo que disminuiría exponencialmente el costo.

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 Alcance

Requerimientos:

● Realizar una prueba de factibilidad en uno de los depósitos. Una vez comprobado que
todo haya salido como esperado, implementar los siguientes pasos para el resto de los
depósitos.
● Información (datos, estadísticas, etc.) acerca de las distintas áreas para determinar en
cuáles se implementará el proyecto.
● Un galpón por área seleccionada que cumpla con los requisitos necesarios de espacio y
servicios electricos.
● Dos robots por depósito de menor tamaño y una cinta transportadora de 50 metros.
● Tres robots por depósito de mayor tamaño y una cinta transportadora de 90 metros.
● Capacitación de personal de planta.
● Capacitación de encargados del sector de informática de la empresa, para poder manejar
con facilidad tanto los robots como las cintas transportadoras en caso de presentarse
algún problema.
● Un encargado cada 2 áreas para instalación y puesta en marcha de robots y cintas
transportadoras.
● Tercerizar las instalaciones eléctricas necesarias para el funcionamiento de todo el
depósito.

Supuestos:

● Moneda constante: dólar

● Tipo de cambio del 16/09/2019 al 16/11/2019: 1USD = 63ARS
● Contar con garantía y servicio post venta de los robots.
● El área de recursos humanos se encargará del despido y relocación de cada uno de los
empleados que ya no sean necesarios en sus respectivos depósitos.
● El área de recursos humanos será la encargada de informar previamente al personal,
acerca de los cambios que se realizarán en la empresa.
● El proveedor entregará todos los equipos al depósito general. La empresa se encargará
de transportarlos al área en donde son necesarios.
● Se prevé una inflación nula durante la semana de compra de equipos.

Fuera de Alcance:

● Una reducción de personal, donde quedan insuficientes personas trabajando.

● Lo que sucederá con los depósitos que ya no sean necesarios.

Entregables:

● Contratos de finalización de compra de los robots y las cintas transportadoras.

● Planos de los dos tipos de depósitos (los de mayor y menor tamaño).
● Detalle de la distribución de los depósitos en el país.

3
 ● Planos de la instalación eléctrica de cada depósito.
● Capacitación del personal.

Cronograma

Actividades

WBS

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Gráfico de Gantt

Gráfico de hitos

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PERT

Camino crítico: A, B, D, E, F, I, J, K, L, N, O, P

Costos

Recursos Requeridos

Recursos materiales:

● Galpones
● Robots
● Cintas transportadoras

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 ● Computadoras
● Vehículos para el transporte de equipos

Recursos humanos:

Manager del proyecto: Los jefes de las distintas áreas se reportarán a el manager, se lo
mantendrá al tanto de todo lo que pasa con el proyecto, el avance y cualquier inconveniente.

Jefe de RRHH: Se encargará de todo lo relacionado con el personal existente de las plantas y el
nuevo que será contratado. Supervisa a: un encargado de selección de personal que buscará
dentro y fuera de la empresa a los empleados que trabajarán en los depósitos de luces
apagadas y un encargado de capacitación que será el responsable de que los nuevos
empleados entiendan y estén aptos para sus nuevas posiciones.

Jefe de compras: Supervisará todo el trato con los proveedores desde la selección hasta la
prueba de calidad una vez recibidos los equipos. Tendrá a su cargo un encargado de calidad y
un encargado de compras que será el que realice la búsqueda de proveedores y se encargue
de toda comunicación con ellos.

Jefe de IT: Estará a cargo de la puesta en marcha de los robots en la parte de software,
realizará la programación de los robots.

Jefe administrativo: Esta área manejará las finanzas del proyecto, se mantendrá al tanto de los
gastos realizados y los que están previstos, y además, de todos los requerimientos legales que
surjan durante la realización del proyecto.

Jefe de operaciones: Se encargará de la logística del proyecto, del transporte de los equipos a
los diferentes depósitos, y de la instalación de los robots en cada deposito.

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Recursos económicos:

● Capital inicial
● Garantía robots y cintas transportadoras

Recursos intelectuales:

● Microsoft Project
● Software
● Sistemas informáticos para la instalación de robots.
● Capacitación de los empleados

Análisis de Factibilidad

Técnica:

Los empleados serán seleccionados según las competencias requeridas. Luego, la empresa se
encargará de capacitarlos para poder tener las herramientas necesarias y realizar un trabajo
eficiente sin ninguna restricción. Cada uno de ellos estará encargado tanto del funcionamiento
de los equipos como del mantenimiento de estos.

Además, la organización cuenta con personal del área de informática con conocimientos acerca
de la programación de las nuevas tecnologías incorporadas.

Financiera y Económica:

La empresa se encuentra en una posición económica en la que puede contratar nuevos

empleados para el manejo de los equipos en el caso de ser necesario, para asegurar el
crecimiento de la empresa.

Se espera que lo invertido en este proyecto será recuperado en los primeros cuatro meses,y
comenzará a dar ganancias luego de los seis meses.

Legal:

Recursos humanos se encargará de la indemnización de cada empleado que ha sido despedido

y de no infringir ninguna ley para evitar repercusiones legales.

Con respecto al personal seleccionado para permanecer en la empresa, se los reubicará en

puestos de necesidad dándoles la posibilidad de formar parte de este proyecto sin dejar de lado
la satisfacción de cada uno.

Con respecto a la compra de equipos, se realizará teniendo en cuenta todas la normas y

restricciones del estado. Todos los contratos de compras serán realizados y revisados por el
área de legales.

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 Riesgos

1. Demoras en los plazos de entrega de los equipos.

2. Error en la selección de áreas, lo que causaría menos ingresos.
3. Error en la selección de depósitos debido a que no es apto para el funcionamiento del
proyecto.
4. Insatisfacción de empleados en los nuevos puestos de trabajo.
5. Problemas con instalación y/o funcionamiento de las nuevas tecnologías.
6. Falta de capacitación en algunos empleados, lo que podría causar problemas en los
equipos o demoras en la entrega de productos.
7. Pérdida de equipos durante el proceso de control de calidad y distribución de los mismos.
8. Problemas en las instalaciones eléctricas y posible necesidad de cambiar depósitos
seleccionados.
9. Problemas legales por compra de los robots lo que impediría la instalación y utilización
de estos.
10. Pérdida aún mayor de ventas, debido a la devaluación.

Matriz de Riesgos

Plan de Mitigación:

1) Demoras en los plazos de entrega de los equipos: Se mantendrá una comunicación

constante y clara con los proveedores para estar informados del estado del pedido, evitando
atrasos.
3) Error en la selección de depósitos debido a que no es apto para el funcionamiento del
proyecto: Se realizará un detallado análisis de cada posible depósito para poder elegir el
más conveniente para la aplicación de este proyecto.
5) Problemas con instalación y/o funcionamiento de las nuevas tecnologías: Se asegurará de
que los encargados de la instalación estén bien capacitados para poner en marcha los
equipos de la manera más eficiente.

Plan de Acción:

1) Demoras en los plazos de entrega de los equipos: Se investigará la causa del atraso para
evitar que la fecha de entrega se siga prolongando. Además, se prepararán los lugares de
instalación antes de que lleguen los equipos para no aumentar el tiempo de espera.

9
3) Error en la selección de depósitos debido a que no es apto para el funcionamiento del
proyecto: En caso de que el proyecto ya esté puesto en marcha o cerca de estarlo, se verá
la posibilidad de tomar medidas para asegurar que se pueda continuar con el proyecto de
manera correcta. Por otro lado, si el proyecto se encuentra en las etapas iniciales, se
buscarán nuevos depósitos en el área que cumpla con los nuevos requerimientos
propuestos.
5) Problemas con instalación y/o funcionamiento de las nuevas tecnologías: Se buscará la
causa, se informará a los encargados de la instalación y si no son capaces de solucionarlo,
se buscará nuevo personal.
7) Pérdida de equipos durante el proceso de control de calidad y distribución de los mismos:
Se asegurará que el área de mayor consumo reciba equipos en condiciones. Al mismo
tiempo, se comunicará con los proveedores para arreglar una nueva entrega de equipos.
10) Pérdida aún mayor de ventas, debido a la devaluación: Dependerá de la etapa en la que
se encuentre el proyecto. Se considerará reducir la cantidad de depósitos, suspender
momentáneamente el proyecto, o en caso extremo, cancelar el proyecto.

Firmas de Aprobación

Firma del Project Manager Firma Gerente General

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