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ANEXO 1
ROL OPERATIVO FACILITADORES - EQUIPO ACREDITACIÓN

Actividad del Acreditación

cronograma

Horario en el 09:00-10.30 hrs

cronograma

Descripción La acreditación es la primera actividad en el cronograma del evento y constituye el primer

actividad punto de contacto con el participante.

En esta actividad el participante llega a la zona de acreditación -a una de las mesas de

acreditación- y una dupla de facilitadores va a registrar su asistencia, entregarle una
credencial y un kit, para luego invitarlos a la zona donde deberá tomar desayuno.

Roles El equipo de facilitadores de acreditación podrán ser anfitriones, acomodadores,

acarreadores, reponedores de kit o parte de las duplas acreditadoras.
Los roles y tareas a desempeñar son las siguientes:

ANFITRIONES
Son quienes le dan la bienvenida al participante y le indican la mesa en la que debe
acreditarse. El anfitrión debe preguntar al participante si se inscribió o no (y por tanto si
tiene su código QR o no) y dependiendo de eso, debe indicarle a qué mesa de acreditación
dirigirse. Los anfitriones serán los encargados de mantener el orden y el flujo del proceso
de acreditación.

DUPLAS ACREDITADORAS
Cada dupla estará compuesta por 1 Gatekeeper y 1 Encargado de Kit.

● GateKeeper: Responsable de realizar check-in de las personas mediante la App

Welcu y registrar el número de mesa AM y PM que le tocó al participante en la
credencial, que encontrará en la App Facilitadores.

● Encargado de Kit: Deberá hacer entrega del KIT y dar una breve explicación sobre
el voucher de almuerzo, la encuesta de satisfacción y las mesas AM y PM que
estarán en la credencial. Se hará una entrega del guión de lo que deberán decir en
la entrega de KIT y cualquier duda extra que puedan tener los participantes,
derivar a los acomodadores.

Esta dupla realizará el proceso clave de la acreditación, por lo que el resto de roles debe
procurar agilizar y facilitar el trabajo del GateKeeper y el Encargado de KIT.

ACOMODADORES
Son quienes le dan la bienvenida al participante luego de acreditarse y su deber será
guiar a las personas a la zona donde se realizará la siguiente actividad del cronograma
y en caso de ser necesario, responder cualquier otra duda que tengan los invitados sobre el
evento, cómo ubicación de baños, salidas de emergencia o cronograma.

ACARREADORES
Son los encargados y responsables de guiar a todos los participantes que lleguen en bus
desde la zona de estacionamiento hasta la zona de acreditación, evitando que estos
puedan ingresar al recinto sin ser acreditados y sin sus kits.
Por otra parte, son quienes nos ayudarán a que las personas lleguen de forma ordenada a
la zona de acreditación evitando así aglomeraciones en este punto.
* La zona de estacionamiento se encuentra en la parte posterior del recinto.

REPONEDORES de KIT
Tenemos más de 1200 KIT’s que entregar, por esta razón, para mantener el orden, cada
 dupla de acreditación deberá contar con un mínimo de 10 KIT y máximo de 15. Los
Reponedores de KIT serán los responsables de mantener el stock de KIT correspondientes
en cada mesa.
* El total de KIT’s se encontrarán armados en un punto cercano.

Proceso / Existirán dos tipos de filas de acreditación, unas para personas inscritas previamente en
Etapas Welcu y otra para personas nuevas (no inscritas). A continuación explicaremos sólo el
proceso de personas previamente inscritas ya que serán la mayor cantidad de filas de
acreditación:

1. El Participante, llega al lugar de acreditación o es acarreado a la zona de

acreditación.
2. El Anfitrión, preguntará al participante si está previamente inscrito.
En caso de que el participante lo esté, se le solicitará tener su invitación (código
QR) a mano y se le invitará a pasar a la fila correspondiente menos congestionada.
3. El Participante, se dirigirá a la fila indicada anteriormente.
4. El GateKeeper, preguntará el nombre al participante, o pedirá el código QR. En
caso de no tener código QR, buscará a la persona en la App Welcu y realizará el
check-in.
5. El GateKeeper, buscará al participante en la App Facilitadores para obtener los
números de sus mesas AM y PM, y las registrará en la credencial.
6. El Encargado KIT, entregará el KIT y explicará, el uso del voucher de almuerzo, la
encuesta de satisfacción y el significado de las mesas AM y PM que fueron
registradas en su credencial.
7. El Participante ingresará al recinto.
8. El Acomodador invitará al participante al desayuno, le indicará el lugar y
responderá cualquier duda que tengan.

* Los responsables de personas que no se han inscrito, serán del equipo Balloon. Por esta razón no es
necesario la explicación de estos pasos.

Materiales e Credenciales, lápices, kits armados, N° de mesa de acreditación, polera de facilitador,

insumos a acceso a internet, electricidad (alargadores).
disposición

Guardianes a Francisco Uribe, Constanza Pérez y Madelaine Wistuba

cargo
(Ballooners)

Observaciones ● Agilidad, evitar la conversación para así no generar atochamientos.

● Todas las personas deberán pasar por la zona de acreditación, de modo que todo
el equipo tendrá la indicación de enviar a cualquier participante que no tenga su
credencial a esta zona.
● Ante cualquier consulta, urgencia o necesidad de apoyo, el facilitador/a debe
dirigirse a los guardianes a cargo del grupo.
● Encargado de KIT, deberá procurar explicar todo de forma clara, ágil y ordenada
y derivar todo tipo de preguntas al acomodador.
● Los Anfitriones en caso de ver una congestión muy alta en el proceso de filas de
acreditación deben invitarlos a la zona de espera en la que podrán encontrar una
pizarra para escribir sus deseos.
● Para todos los roles, con el fin de agilizar, deberán señalar a los asistentes que
todas las instrucciones que se den en la acreditación, se repetirán durante el evento.
● Los Anfitriones deberán explicar a las todos los asistentes, que cualquier tipo de
pregunta, se las deben realizar a los Acomodadores que estarán ubicados
posterior de la acreditación. Con el fin de disminuir las preguntas que puedan
surgir hacia la dupla de acreditación.
● Los Encargados de KIT y los Acomodadores, deben procurar que todas las
personas que ingresen al recinto deban estar con su credencial visible.