Actividad.

1 Estructura orgnica y operativa del departamento de Recepcin

ALUMNO

SEPTIMO CUATRIMESTRE L.AE.T.

Mapa conceptual y estructura orgnica del Departamento de Recepcin:

Viene del latn receptum, que significa dar acogida
ES El filtro que canaliza las solicitudes del husped a los dems departamentos del hotel.
FUNCIONES SU OBJETIVO

CONSTA DE

GERENTE DE RECEPCIN
CUALIDADES Capacidad de Planeacin, Visin; Buen manejo de recursos humanos; Liderazgo; Observacin Capacidad de resolver imprevistos.

Es controlar, monitorear y dirigir todos los servicios que son proporcionados al husped por el hotel FUNCIONES
* Define funciones de pue stos

Recibir a los huspedes, Dar la bienvenida, registrar a los huspedes y asignarles habitaciones, Recibir y enviar mensajes y diversas comunicaciones a los Huspedes, Realiza el cierre o cobro de cuentas a los huspedes, Elaborar el Reporte de turno de recepcin, Elabora el sobre de concentracin de efectivo

Interviene en el proceso de reclutamiento de personal. Supervisa el trabajo de sus subalternos Participa en las reuniones diarias con los dems jefes de departamentos Elabora los horarios de trabajo del personal de recepcin Revisa la facturacin de las cuentas de los huspedes. Mantiene actualizada la capacitacin del empleado.

ES EL RESPONSABLE
Del servicio de la operacin de las reas de recepcin, caja de recepcin, telfonos, etc.

REPORTA

FUNCIONES

FUNCIONES

REPORTA

SUPERVISOR 1er TURNO

DEPENDEN

DEPENDEN

SUPERVISOR 2 TURNO

GERENTE DE RECEPCIN NOCTURNO

FUNCIONES FUNCIONES REPORTA AL FUNCIONES

Coordina y supervisa las labores del personal de recepcin Asegura que se logre la satisfaccin total del cliente Mantiene informado al personal de las actividades y disposiciones de la gerencia Se asegura de que las tarifas aplicadas sean las correctas Apoya al personal en la solucin de problemas Revisa los reportes para asegurar que sean correctos

ES EL RESPONSABLE

Toma de decisiones en ausencia del Gerente General Atender la recepcin y cualquier requerimiento de los huspedes Realizar el registro (check in) y el cobro de salida (check out), Checa y verifica que todas las habitaciones tengan la tarifa correspondiente. Verifica los descuentos y habitaciones en cortesa que estn autorizadas En el caso de hoteles que ofrezcan tarifas con planes de alimentos, verificar que se est aplicando en el sistema el valor correspondiente al plan de alimento.

REPORTA AL

RECEPCIONISTAS

CAJEROS

CONSERJES

SUPERVISOR DE TELEFONOS
FUNCIONES

CAPITN DE BOTONES

ES EL RESPONSABLE
Es el responsable del equipaje del husped y en algunos casos, de que los vehculos sean estacionados. Dependiendo del tamao del hotel, el capitn supervisa a los botones, a los porteros y a los valets. Es responsable de supervisar a los botones durante la ejecucin de sus tareas para asegurar un servicio pronto y eficiente a los huspedes

FUNCIONES FUNCIONES FUNCIONES

Recibe a los huspedes * Vende y asigna habitaciones * Da informacin general del hotel * Hace el registro de entrada del husped * Revisa el reporte de habitaciones hecho por ama de llaves * Lleva el control de entrada/salida de huspedes * Reporta a ama de llaves las habitaciones check out para fines de limpieza * Lleva el control de las llaves de la habitacin

BOTONES
TELEFONISTA

Apertura y cierre de las cuentas Realizar cargos Cuadrar las cuentas Emitir facturas o boletas. Hacer cortes de caja. Cambio de divisas Reportes al departamento de contabilidad

Acompaamiento a huspedes a las habitaciones. Llevar autos de huspedes a la cochera. Controlar equipaje de huspedes y grupos. Guardar en custodia el equipaje de los huspedes. Controlar accesos y ascensores. Llevar mensajes de huspedes a las habitaciones. Conocer de primeros auxilios. Realizar compras de entradas para espectculos.

S Es el encargado de verifica que el equipo de trabajo se encuentre en perfectas condiciones y verifica que las lneas de entrada y salida del conmutador estn funcionando. As como del personal a su cargo tenga buen dominio del ingls

FUNCIONES
Es la primera imagen de servicio del hotel hacia el husped y tambin la ultima. A la salida del husped, bajar las maletas de la habitacin y acomodarlas en la movilidad en que se retira. Es el responsables de escoltar a los huspedes y sus pertenencias a las habitaciones. Tambin revisa en las habitaciones las luces, los tiradores de las cortinas, las unidades de calefaccin y de aire acondicionado y el televisor para ver si todo funciona bien. Los huspedes a menudo se dirigen a los botones para obtener informacin general, por lo cual estos deben estar preparados para describir el servicio de alimentos y bebidas o de lavandera

FUNCIONES
Tomar mensajes para los huspedes o personal del hotel, hacer vales de las llamadas telefnicas, e inclusive hacer labores de despertador.

Perfil competente del puesto del Gerente de Recepcin: El Gerente de recepcin se ocupa, principalmente, de organizar y controlar los servicios de recepcin,
telefona, portera, manejo de equipaje y servicios internos y externos relativos a las necesidades del husped. HABILIDADES: Es la destreza de una persona para realizar una tarea, es el saber hacer. a) Lectura y escritura clara para la elaboracin de informes gerenciales; b) memoria de corto y largo plazo; c) rapidez en solucin de problemas, principalmente relacionados a la atencin al cliente.

ACTITUDES: Disposicin de nimo manifestada exteriormente. a) Confiable. Establece relaciones fcilmente, sabe cmo actuar y qu decir, hace que otros se sientan cmodos b) Democrtico. Anima a los dems a expresar sus opiniones, consulta, escucha y toma en cuenta a los dems. c) Equilibrado emocionalmente. No transparentan emociones, reservado en sus sentimientos, controla explosiones temperamentales. d) Previsor. Planificador, programa con antelacin, disfruta fijando objetivos, proyecta tendencias y planea proyectos. e) Innovador. Con nuevas ideas, con imaginacin, plantea sugerencias, aporta soluciones. f) Razonador con datos. Le gusta trabajar con datos, se basa y acta sobre hechos, goza midiendo y evaluando. CONOCIMIENTOS: Nocin, idea, informacin, es el saber. a) Tcnicas de organizacin y planificacin de cronogramas de trabajo para das normales y feriados; definicin de tiempos y calidad de servicio; b) desarrollo de procedimientos operacionales; c) tcnicas de liderazgo, jefatura; coordinacin y supervisin de personas; d) mtodos para evaluar el desempeo del equipo humano de trabajo; e) control adecuado de higiene personal; f) reglas de etiqueta y protocolo; g) tipo, estructura y funcionamiento de las empresas de alojamiento, funciones y responsabilidades de los diversos servicios de la empresa de alojamiento; h) programas bsicos de computacin e internet; sistemas informticos aplicados; i) transacciones monetarias y manejo de tarjetas de crdito; j) relaciones humanas, tcnicas de manejos de conflictos; k) elaboracin de planes, presupuestos y grficos estadsticos para anlisis y control; l) informacin turstica del rea y de la regin; m) tcnicas de venta y servicio al cliente; n) tcnicas de tarifacin. IMAGEN A PROYECTAR. a) Asegurar que la apariencia del personal de recepcin est acorde con las polticas del establecimiento; b) asegurar un ambiente acorde a las actividades del establecimiento; c) dar cumplimiento a los aspectos legales.

Perfil competente del puesto del supervisor de Recepcin

http://angela842009.blogspot.es/i2010-03/