INSTRUCCIONES 56º CONGRESO SAC, 3-5 MAYO 2023

Vais a trabajar en el 56º Congreso Andaluz de enfermedades Cardiovasculares. Asisten tanto médicos
como enfermeros. Veréis, que hay actividades comunes a ambos que se realizan en la Sala Plenaria
(Colón II + III), y otras específicas aparte para los enfermeros en la Sala Pinta II.

Es importante que sepáis quienes son:

https://congresosacardiologia.com/index.php?seccion=comites&subSeccion=comites&id=
BXFm4nAyNUNayuhhvsxGEL7p6zM_sSlMcoXAOG7BoEw

PRESIDENTE COMITÉ ORGANIZADOR. Dr. D. Antonio Enrique Gómez Menchero

Hospital Universitario Juan Ramón Jiménez. Huelva.

PRESIDENTE COMITÉ CIENTIFICO: Dr. D. José Antonio Ramírez Hernández

Hospital Universitario Virgen de las Nieves. Granada

NUESTRO CLIENTE: FASE20 Congresos (organizador profesional de congresos).

PERSONA DE CONTACTO: Esther Garzón 699626586

SEDE: Hotel Barceló Punta Umbría, Huelva

Dirección: Av. del Decano, s/n, 21100 Punta Umbría, Huelva.

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SECRETARIA TECNICA: estará ubicada en el Hall de entrada del Hotel.
Durante el Congreso, la Secretaría Técnica se encargará, entre otras, de las siguientes funciones:

➢ Entrega de documentación.
➢ Registro y control de inscripciones.
➢ Asistencia a ponentes y comités.
➢ Atención a expositores.
➢ Ayuda a asistentes al Congreso para sus desplazamientos y alojamiento.

Horario de atención al público de la Secretaría Técnica:

Miércoles 3 de mayo: 17.00 a 20.15h.
Jueves 4 de mayo: 07.30 a 14.30 y de 16.00 a 19.15h.
Viernes 5 de mayo: 07.30 a 14.30 y de 16.30 a 21.00h.

ENTREGA DOCUMENTACIÓN (FILA CONGRESISTAS Y PONENTES Y COMITES).

➢ FILA DE CONGRESISTAS:
CÓDIGO DE BARRAS: Buscar tarjeta por orden alfabético, usar el lector de código de barra y
entregar documentación consistente en:
● Acreditación: están ordenadas por orden alfabético.
● Indicar que deberán llevarla puesta siempre en el palacio y que dentro están los tickets
del cóctel de bienvenida y pre-invitación cena (que deberán canjear por tarjetón
definitivo en el mostrador de “Reserva de cena”
● Bolsa: 1 por congresista inscrito.
● Cinta / Landyard para colgar la acreditación.
● Hay que informar a los congresistas de:
o Tienen los tickets para el cóctel de bienvenida y preinvitación cena dentro de
la tarjeta de acreditación su documentación. OJO NO INCLUYEN ALMUERZOS
o Recordar a los congresistas que deben hacer el canje de la invitación para la
cena de clausura antes del día y hora que os indique la organización
● No hay listados de inscritos, en cada puesto de entrega de documentación hay un
lector de códigos de barras el cual registra que se ha recogido esa documentación. Hay
que leer el código de barras antes de entregar la documentación.
● En ningún caso se puede dar el dato de la documentación recogida ni ningún tipo de
información.
● BAJO NINGÚN CONCEPTO, salvo autorización firmada con copia de DNI, podemos
entregar la documentación de compañeros, amigos, familiares… HABRÁ QUE AVISAR
A al responsable de la secretaria de FAESE20 en caso de que traigan autorización. En
estos casos lo enviáis a incidencias.
● La documentación será entregada a cada asistente tras presentación de documento
de identidad.
● Si no se encuentra la tarjeta, la responsable de la secretaría valorará si se trata de una
incidencia o no y el/ella se encargará de solventarlo.
●

• FILA DE PONENTES Y COMITÉS. Puede que la responsable os de documentación específica,

aparte de lo ya descrito en el punto anterior y de que probablemente haya que entregar un
Regalo, de acuerdo con un listado que os proporcionen.

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CERTIFICADOS
Todos los certificados estarán disponibles accediendo a la sección "Área personal", en la página web
del Congreso en el apartado de “Descarga de certificados".

La asistencia se controla telemáticamente. No es necesario informar a las actividades que participe,

ya que el control está automatizado.

• Certificado de inscripción: Se encuentra disponible desde el momento que realiza su

inscripción.
• Certificado de asistencia: Se encontrará disponible una vez finalice el Congreso y podamos
comprobar la asistencia de cada inscrito.
• Certificado de comunicación: Podrán descargarse una semana después de la finalización del
Congreso. Tras verificar la correcta defensa de los trabajos.
o Aquellos trabajos que no sean defendidos, Oral o Póster en cualquiera de los tipos,
no obtendrán certificación de presentación de comunicaciones ni serán publicados.
o Se limita al día 22 de noviembre de 2023 las reclamaciones correspondientes a la no
descarga del certificado de comunicación por una no realización de defensas en el
Congreso. Pasada esta fecha no se tendrán en cuenta ninguna petición.
• Certificado de acreditación científica: La acreditación de las actividades está solicitada a la
Comisión de Formación Continuada de las Profesiones Sanitarias.
o Una vez que esta entidad resuelva la misma, se habilitará la descarga de certificados
a la actividad/es a las que solo podrán tener acceso aquellos congresistas que
realizaron su asistencia en la sala (presencial) al 100% de duración de cada actividad.
o Deberá cumplimentar obligatoriamente la encuesta de satisfacción de cada una de
las actividades previamente a la descarga del certificado de acreditación. En caso de
no cumplimentarla no podrá descargar el certificado.
• Certificado de colaboración: Estarán disponible para ponentes y moderadores una semana
siguiente de la fecha de finalización del Congreso.

RESERVA CENA DE CLAUSURA:

Imprescindible que lleven a la cena el tarjetón que se les entregue.

Para asistir a la Cena de Clausura, deben canjear la pre-invitación que encontrarán en la hoja de tickets
de su documentación personalizada antes de las 12:00h del jueves 4 de mayo, en los mostradores
destinados a la reserva en la sede del Congreso.
Importante: la pre-invitación no será aceptada en los accesos a la Cena.

EN ESTE TARJETÓN NO SE PUEDE ESCRIBIR NADA, SOLO PEGAR LA PEGATINA CON EL NÚMERO DE
MESA. NO SE PUEDE ESCRIBIR NOMBRES, NI NÚMERO DE PERSONAS. NADA.

ENTREGA PRESENTACIONES: que sea ágil para tema de informática (descargar los power
point en el ordenador en la carpeta correspondiente del día y sesión que corresponda)
Que no vaya vestido de azafat@, ósea vaqueros y camiseta negra

La entrega de presentaciones se realizará en espacio habilitado para ello en la Secretaría Técnica. Las
presentaciones deberán ser entregadas al menos 2 horas antes del comienzo de su exposición. Se
aconseja entreguen sus presentaciones (en un Pendrive) nada más llegar a la sede, aún incluso en el
caso de que su ponencia tenga lugar al día siguiente.

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Horario Entrega de Presentaciones:
Miércoles 3 de mayo: 17.00 a 20.15h.
Jueves 4 de mayo: 07.30 a 14.30 y de 16.00 a 19.15h.
Viernes 5 de mayo: 07.30 a 14.30 y de 16.30 a 21.00h.

EXPOSICION COMERCIAL
Acceso:
En cumplimiento de las instrucciones de Farmaindustria, el acceso a la zona de Exposición comercial
estará restringido solo a Congresistas Acreditados. Será imprescindible portar la tarjeta de
acreditación para entrar en la sede.

Es imprescindible que los expositores lleven su acreditación durante todo el Congreso ya que sin ella
no le permitirán el acceso. Esta tarjeta podrán recogerla en el lugar habilitado para ello en la
Secretaría Técnica.

Horario de visita a la zona comercial

Miércoles 3 de mayo: 17.00 a 20.15h.
Jueves 4 de mayo: 07.30 a 14.30 y de 16.00 a 19.15h.
Viernes 5 de mayo: 07.30 a 14.30 y de 16.30 a 18.00h.

PERSONAL DE SALAS
DEPARTAMENTO CIENTÍFICO: habrá personal de Fase20 encargados de las salas y necesidades de
talleres.

ATENCIÓN: En caso de que haya alguna incidencia relacionada con los talleres/ponencias – no llega
algún ponente, que llegue uno distinto al que aparece en el programa, que falte algún rótulo/o nombre
en el Ipad, que falte material de los ponentes. - dirigíos a la responsable de SALA. Para no abandonar
la sala, podéis comentárselo al técnico de sala para que le avise por el walkie. Para el resto de las
cuestiones, podéis dirigiros a vuestra compañera NURIA CASADO (aunque ella estará en Secretaría).

Deberéis de saber cómo colocar la mesa: micros, agua, copas, rótulos o iPads (en este congreso se
usaran Ipads en vez de rótulos en papel), interruptores de la luz para graduar durante la proyección de
ponencias (salvo de que por las características de la sala se encargan los técnicos). ATENCIÓN: en las
salas puede haber varios interruptores. Se recomienda familiarizarse con ellos antes del inicio de las
sesiones. Las salas nunca pueden quedar totalmente a oscuras para que la gente pueda tomar notas,
salvo que los ponentes lo indiquen.

➢ Puede que el personal de científico os dé “Autorización de grabación” en los casos en los que
corresponda. OJO, si os dan estas hojas, ya que en ese caso, siempre hay que preguntar al
ponente si autoriza ser grabado ANTES de la sesión.

➢ Saber e informar a quien pregunte que la obtención de certificados se hará tras la finalización
del congreso mediante descarga en la web.

➢ Os podéis sentar en ciertos momentos, pero estando pendientes todo el rato de la mesa de
ponentes por si necesitan algo, hubiera que cambiar agua, cambiar los rótulos, cuando vaya a
empezar los ruegos y preguntas… Si alguna puerta se quedara abierta, estar pendientes de
cerrarla.
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➢ IMPORTANTE: seréis responsables del pasador de diapositivas que cada día os entreguen a 1ª
hora y que deberéis devolver al acabar cada jornada. Tenéis que devolverlo completo: funda
+ mando + pincho USB. Son muy golosos y debéis tener mucho cuidado en cada cambio de
sesión para aseguraros de que ningún ponente “se lo lleva por error”.

➢ De todo lo relativo con megafonía y sonido se encarga el personal técnico de sala. Si tendréis
que estar atenta al pase de micrófonos en el caso de haber ruego y preguntas.

➢ ACCESO A ACTIVIDADES CIENTIFICAS

Los congresistas deberán llevar su acreditación en lugar visible para acceder a las sesiones
científicas.

Los congresistas pueden acudir a las actividades que no precisen inscripciones previas hasta
completar aforo (MESAS).

Además, podrán acudir a la lista de espera de actividades que cuenten con plazas disponibles
y no hayan cerrado la inscripción. La lista de espera de actividades se controlará por orden de
inscripción a la misma y posteriormente por orden de llegada hasta completar aforo.

Actividades con aforo limitado (TALLERES)

La entrada a las salas de actividades con inscripción previa se realizará a la hora indicada en
el programa científico o señalización que modifique este horario por necesidades
organizativas.

Si una vez transcurridos 5 minutos de la hora de inicio de la actividad las personas inscritas
en el mismo o en la lista de espera no se encuentran presente en el acceso a la sala, se dará
paso a aquellos congresistas que aun no estando inscritos tengan interés en asistir al mismo,
quedando anuladas todas las inscripciones que a la hora de comienzo de la actividad no se
encuentren presentes.

➢ IMPORTANTE RESPECTO A LOS TALLERES: han de inscribirse mediante la plataforma de

inscripción talleres.
MUY IMPORTANTE: Se os hará entrega de listado de:
1. Inscritos (se han ido inscribiendo previamente en la web).
2. Lista de espera de los inscritos

Vosotros deberéis anotar a continuación de la lista de espera, in situ aquellos interesados

que no aparezcan ya en el listado. Ir anotando los nombres para ganar tiempo y en el caso de
que quedasen plazas por no presentarse algunos de los inscritos, dejarles pasar.

Entre actividad y actividad, una vez desalojéis la sala, cerráis la puerta y hacéis el cambio de
rótulos, copas, aguas…y una vez tengáis todo preparado ya abrís la puerta y vais dejando
pasar a los inscritos siguiendo el listado.

La entrada a las salas de los talleres con inscripción previa se realizará a la hora indicada en el
programa científico o señalización que modifique este horario por necesidades organizativas.
Si 5 minutos antes del inicio del taller las personas inscritas en el mismo o en la lista de espera
no se encuentran presente en el acceso a la sala, se dará paso a aquellos congresistas que aun
no estando inscritos tengan interés en asistir al mismo, quedando anuladas todas las
inscripciones que a la hora de comienzo de la actividad no se encuentren presentes.

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 DEFENSA DE LAS COMUNICACIONES (ORALES Y POSTER)

o Todas las defensas de las comunicaciones serán realizadas en formato presencial en

los días y horarios seleccionados previamente por el primer autor según la normativa.
o Os darán unos Varemos y hoja de firmas de las defensas de comunicaciones, que
han de rellenar los responsables. Las de científico os tendrán que aclarar si se las daís
a ellas o se las lleva el responsable de cada sesión.
o El acceso para dichas defensas deberá realizarlo en las salas y horarios establecidos en
el programa científico.

Normas sobre comunicaciones orales

o El tiempo de presentación será de 7 minutos para presentación y discusión.

o El tiempo de presentación de las Comunicaciones Orales que opten al Premio Pedrote
será de 8 minutos para presentación más 2 de discusión.
o La exposición tendrá que realizarse en proyección con sistema informático PowerPoint
PC. El material audiovisual necesario (USB portátil) deberá entregarse en la secretaría
de audiovisuales al menos dos horas antes de la exposición. Para la primera sesión de
cada jornada, podrá entregarse el material audiovisual durante la tarde anterior. No
se aceptarán presentaciones con ordenador portátil propio.

➢ Acreditación y Control de Acceso a las Salas

La acreditación de las sesiones se controlará en los accesos a las salas mediante Arcos de Control
de Acceso que detectan la entrada y tiempo de permanencia en sala de los congresistas mediante
su tarjeta de acreditación, la cual deben llevar en lugar visible para acceder a todas las salas donde
se realicen actividades científicas. Los dispositivos también informarán sobre la actividad que se
está desarrollando en la sala a la hora de consultarlos.
Para ello deberá llevar en lugar visible su tarjeta de acreditación. Sin ella, el sistema de seguridad
no registrará su acceso a las salas.
El arco controla el tiempo de estancia en sala.
Para recibir el certificado de Reconocimiento de Créditos de las diferentes actividades, el
congresista deberá permanecer al menos el 80% del tiempo de la sesión en la sala.

Si tiene cualquier duda o consulta, dispondremos azafatas desde 10 minutos antes del comienzo
y hasta 10 minutos después del mismo en las puertas de las salas.
Los certificados de Acreditación del Congreso podrán ser descargados por los asistentes que hayan
cumplido los requisitos exigidos en el Área Personal en la página web del Congreso, tras la
finalización de este.

ACREDITACIÓN:

Concedido el Reconocimiento de Interés Sanitario por la Dirección General de Investigación y

Gestión del Conocimiento de la Consejería de Salud y Familia de la Junta de Andalucía.

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 AGUA Y COPAS:

El hotel facilitará las copas y aguas, y vosotros os encargaréis del ponerlas y quitarlas. Tendréis
que preguntar a Esther Garzón, para que os indique el punto de recogida.

El primer día probablemente os las encontrareis en la sala colocadas para la primera sesión, y no
sé si para el resto de día. Lo preguntáis…..
Al final del día, al acabar las sesiones, deberéis llevar los vasos sucios al punto que se os indique y
coger limpios, así como botellas de agua para el día siguiente:

Antes de irnos a casa, la sala deberá quedarse montada el día anterior para la primera actividad
del día siguiente.
Igualmente, al acabar las sesiones de la mañana, antes de irse a comer, tenéis que dejar la sala
montada para la primera actividad de la tarde.

Deberéis, antes de iros, devolver:

✓ ¡Puntero completo, pincho incluido!
✓ Autorización de grabación (cuando corresponda), si no se los han llevado las de científico….
✓ Varemos y hoja de firmas de las defensas de comunicaciones, si no se los han llevado las de
científico….
✓ Deberéis reportar cualquier incidencia acaecida en vuestra sala durante el transcurso del día.
Si es algo urgente, hacedlo antes POR FAVOR.

COMIDAS
Se hace cargo el cliente, comeréis con el equipo de Fase20 en el hotel.

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