142 LA EMpRESA. PROCEDIMIENTOS SASICOS, CURSOGRAMAS y CONTROL INTERNO CAP.

V- NORMAS DE CONTROL INTERNO 14~1

I b) Algunos "tips" de control interno para el procedimiento

Ventas
de
Crédito a clientes
~ Quien concede los créditos no debe ser quien autoriza las ventas, cuando sea posible
la separación de funciones.
~ Controlar el límite de crédito del.cliente antes de aceptar nuevos pedidos de mercade-
rías, ayuda a evitar nuevos incobrables o al menos, a reducir la magnitud del daño. El
límite de crédito del cliente debe haber sido determinado siguiendo pautas explícita-
mente fijadas para tal fin. . .
" Imputar preventivamente el crédito al cliente una vez realizado Y: ~utorizado todo
nuevo pedido. No hacerlo puede elevar el límite de crédito y la falta de su imputación
puede permitir, incluso, posteriores otorgamientos de nuevos créditos que sobrepasen
aún más dicho límite,
" Registrar el débito definitivo de la deuda del cliente en el momento de la facturación
del pedido o confección del remito que lo sustituya.
Inventarias
.'~ Controlar el stock de mercadería existente antes de concretar el pedido para evitar
desatender al cliente (cuando la entrega sea inmediata) o para poder programar su
disponibilidad en tiempo y forma convenida. La aceptación del pedido por parte del
vendedor implica para el mismo el compromiso de entrega de la mercadería. Su
incumplimiento puede provocar, además de la pérdida de credibilidad por parte de la
empresa, erogaciones y quebrantos por resarcimiento de daños y eventuales lucros
cesantes p,or no haber puesto a disposición la mercadería en el momento acordado.
~ Dismil1uir'preventivaniente el stockde mercaderías cuando se acepta un pedido. De no
hacerlo' podrían aceptarse nuevos pedidos comprometiendo el stock necesario para
cumplir con el concretado en forma previa.
,..
. ~ Disminuir definitivamente el stock cuando se retiran las mercaderías y se remiten al
,í
cliente. De no realizarse la· disminución definitiva del stock, se provocará una
distorsión entre las registraciones y la realidad, por ejemplo. al tornar un inventario.
conformada o firmada por el sector que autorice la misma 'para tener validez (leyes
12.651 Y 14.546 del viajante de comercio y sus modificaciones). En. algunas empresa,
se suele reemplazar la copia firmada que acredite la venta confeccionando u.n listado
detallando las ventas realizadas, el que es firmado por el sector que las autoriza y que
será conservado por el vendedor para acceder a las comisiones.
" Cuentas Corrientes debe verificar que todas las ~acturas e~tén acompañadas por.lo,
remitos correspondientes con la filma y conforrnidaddel cliente an~es de ser archiva-
das. El importe de las mismas deberá coincidir con el importe debitado en I.a cuent ..\
corriente del deudor. El remito con firma y conformidad, prueba la :~cepclón de. 1:1
mercadería por parte del cliente y da derecho a la facturación que permitirá el postenor
cobro de la misma.
" El importe de las facturas deber'á coincidir' con el importe debitado en ia cuenta
corriente del deudor. . .
~ Los sectores de Almacenes o de Expedición, cuando despachen mercaderías para s~r
entregadas' por intermedio de fleteros, deben emitir y retener algún tipo de cons~ancla
'(usualmente firmada por quien retira "los bultos o paquetes") para avalar el retlr~ de
me.rcadería de la empresa; e incluso como probable resguardo para casos de pérdida.
robo o extravío.
~ El detalle físico de las mercaderías enviadas según remito debe ser igual a la
disminución evidenciada en los registros de stock o inventarias.
~ Elsector que factura debe retener el comprobante que avale la emisión de la misma
(puede tratarse de una orden de pedido autorizada o documento equivalente) .
Circulación de la mercadería
~ Toda circul~ci6'n de mercadería debe realizarse con remito o documento equivalente.
y su entrega se h~rá contra la firma de dicho comprobante' (por quien debe estar
autorizado a recibida). La mercadería es "activo circulante" que debe protegerse.
~ El transportista o fletero debe controlar la mercadería que recibe para su entr:ga )
firmar de conformidad el remito para asegurar que no le sea reclamada mercadería qUf
no le fue entregada y la empresa asegurarse que no le falte mercadería que ya entregé
(usualmente el control por oposición de intereses se limita al control y conteo de
. "bultos" o "paquetes" cerrados).

Control de Contaduría
Documentación respaldatoria
~ Diariamente Contaduría- verifica que el listado de facturación (con el tOl.al diario
~ En caso que el vendedor cobre comisiones según las ventas realizadas, tiene derecho facturado) coincida con el total en que-aumentó el saldo de las cuent~s c~rne.ntes de
a retener copia documental que' acredite la venta realizada, la cual deberá ser clientes; que la disminución del stock en cantidades'coinci?a con la dISmjJ1l~CIÓnque
,
144 LA .EMPRESA. PROCEDIMIENTOS BAsICOS, CURSOGRAMAS y CONTROL INTERNO
se generó con los rern itos emitidos y veri ficar que toda lamercaderfa inclu ida en dicho
remito coincida con la totalidad de la mercadería facturada. Cuando el sistema de
. computaciónes sometido a auditoría frecuente y está validado como correcto.al emitir
la factura y el remito simultáneamente, bajará el stock de inventario y coincidirá el total
facturado con el total remitido; y la única gestión de auditoría pertinente es la
.realización de un inventario físico y la auditoría del sistema informático.
. '\
e) Algunos "tips" de control interno para el procedimiento de'
Cobranzas
Ingresos de valores
<J Los ingresos de dinero por atención directa de público deben realizarse utilizando
máquinas habilitadas especialmente para ello (usualmente llamadas cajas registrado-
ras). Eil el caso de ventas a consumidores finales, la AFIP exige el uso de máquinas con
memoria, cinta testigo y bloqueo de determinadas operaciones, denominadas
"controladores fiscales".
'"' Si la cobranza se realiza fuera de la empresa, se recomienda que la misma sea
rápidamente depositada en el banco más cercano o entregada en la Tesorería de la
empresa. Se tiende cada vez más a realizar cobranzas y pagos electrón icos, eliminando
riesgos de traslado físico de valores.
'"' Cuando la cobranza la realizan cobradores de la empresa, es responsabilidad de los
mismos verificar la correcta emisión y validez aparente de los cheques que reciben por
parte de los clientes. Se recomienda en lo posible no recibir cheques de terceros, salvo
que mejores razones indiquen lo contrario. En caso de que los.cheques sean entregados
por el cobrador enIa empresa, quien los reciba deberá repetir los mencionados
controles de confección y validez.
J En aquellos casos en que se contrate los servicios de un intermediario para gestionar
. cobranzas, las mismas no deberán ser "rendidas" (entregadas) a los encargados de
cobranzas o de contabilidad, sino a los responsables de Tesorería o depositadas en
errtidad bancaria.
Si se reciben valoresproducto de cobranzas por correspondencia, su recepción debe
.efectuarse en un sector ajeno a Contaduría y a Tesorería (generalmente suele ser en el
área de Gerencia o de Dirección General).
CAP. V ~ NORMAS DE CONTROL INTERNO 145
Cheques
,/ Los cheques de pago diferido que quedan en poder de la empresa deben "ser cruzados
con un sello que diga "Únicamente para ser depositado en ·Ia Cta. Cte.· ... " (cuando
las finanzas de la empresa lo permitan y no sean utilizados como medio de pago o
. . ,. crédito) y guardados en lugar seguro y controlado al que no tenga acceso personal no
. autorizado. Debe tenerse presente que ésta es una opción ideal desde el punto de vista
del Control Interno pero, frecuentemente, inadecuada desde el punto de vista del
financiamiento empresario (o directamente imposible de cumplir).
'"' Los 'cheques recibidos deben registrarse (en libros o planillas denominados común-
mente Registro de cheques Ldetallando emisor,.su número, fechas, entidad bancaria
pagadora e importe (y eventualmente habilitar columnas para efectuar el registro de su
salida -sea por depósito en propia cuenta o endoso-).
" Es el cobrador, antes de extender el recibo, quien debe verificar la correcta emisión del
cheque que el cliente le entrega y quien debe aplicar las normas de control interno
referidas a los mismos. Verificarqueel cheque tenga fecha cierta de emísión y de pago,
que no han transcurrido más de treinta días contados desdela fecl~a indicada para ~l
pago o contados desde la [echa de emisión (en el cheque "común"), que el importe en
números y letras coincida, y que estén correctamente escritos, que esté firmado, que si
\ :s'e (rata de un cheque de terceros (y la empresa lo acepta como práctica habitual) se
~:I:¡ encuentre correctamente endosado (y no exceda el número de endosas permitidos),
. etcétera.
",'
Documentación respaldatorla
.~ El duplicado de las facturas (pendientes de cobro O n(b no debe salir del' área donde se
:(.
archivan (usualmente el área de.facturación). Éste es el documento que certifica el
crédito y por tanto 'es incorrecto entrega~lo a la per~bna encargada de gestionar su
cobro, pues puede extraviarse y/o ser utilizado wadefuada o fraudulentamente, .
" '"' Para emitir el recibo deberá haber verificado que: el cheque está correctamente
: ~)
confeccionado (ver acápite anterior: Cheques). . i '
Autorizaciones
l.',
"l
!,:• .y Las notas decrédito y los descuentos deben ser correctamente autorizados porel sector
. ~
,-'" ~,
determinado o autoridad prefijada en las normas de procedimiento de la.empresa y de
acuerdo con las mismas. ..
',", ¡\.sim ismo no deben tener autorización ni acceso a las cuentas corrientes de los clientes
aquellas personas que manejan a los fondos. Principio general: quien registra no /
 146 LA EMPRESA. PROCEDIMIENTOS BÁSICOS, CURSOGRAMAS y CONTROL INTERNO
¡ '~

CAP, V- NORMAS DE CONTROL INTERNO

debe tener acceso a los fondos. Debe tenerse presente, como norma básica de control .:, . transporte y pérdidas de beneficios por cantidad; y una compr~ excesiva puede genera:
interno, que la eventual autorización para emitir un listado no implica ni debe permitir ":1 capital inmovilizado o pérdida y deterioro de materiales (segun el tipo de productos de
la posibilidad de modificarlo.vgí crédito en una cuenta corriente de lIncliente (la ¡ '1'
que se trate),
disminución de la deuda de ese cliente) sólo lo debe hacer aquella persona que no tenga ,J'-
acceso a los fondos; vale decir que siempre se cumpla el principio básico de oposición ,¡ I
de intereses, ., "'

Elección de proveedores

./ La empresa debe tener un registro de proveedores detallando en que c~tegorías ,esta

Controles de Contaduría "i - "
habilitado para cotizar o que serVICIOSpuede ofrecer. ,El menci
menciona d o regl st 1'o debe , sn,
actualizado periódicamente y en la medida de lo posible se deben renovar, actualiz: r
..¡ Contaduría debe verificar que el importe total cobrado es igual a la disminución del y de ser necesario cambiar los proveedores,
' crédito en las cuentas corrientes de los clientes e igual al importe depositado e~ el banco ,.
" Es' necesario, toda vez que sea posible, requerir cotización a más de un proveedor. Se
más los cheques diferidos que quedaron en custodia en la empresa. La suma de los
sugiere que la elección del proveedor se realice luego de consultar al menos tres
cheques en cartera más la cantidad de depósitos bancarios debe coincidir con el total
distintos,
de las cobranzas efectuadas y ser igual al monto total en que disminuyó la deuda de
nuestros 'clientes, .,¡ Se debe intentar asegurar la inexistencia de vínculos comerciales y/o r~laciones
'famjliares o laborales entre funcionarios de laempresa y ,el proveedor elegido.
..¡ Para un mejor control, Contaduría puede y debe realizar arqueos sorpresivos para
verificar la existencia y el monto total de los cheques en cartera y valores o disponibi-
¡,
lidades (en Caja o Tesorería según se denomine al sector),
Orden de compra

" De ser política empresaria o de ser aconsejable 'se recomienda que, antes de rea!izar una
comRr~, se obtenga autorización de Finanzas o del sector encargado de gesuonar le s
d) Algunos "típs" de control interno para el procedimiento d~
Compras fondos de la empresa, .
..¡ Se sugiere que quien autorice laerogación o la afectaci?n financiera cons~r~e una copl,a
del pedido de materiales y/o del cuadro comparativo, ?e ofertas ,recIbIdas de le s
Pedido de compra
proveedores consultados y/o de la orden de compra emlllda y ,aenvI~r.
, ','

"¡Quien realice el pedido de comma debe ser una Qersona autorizada (a reali~ar esa
"
actividad) y de ser posible no ser guien tiene a su cargo la custodia o el manejo de los J'
,bienes y la registración de los mismos, Recepción de la mercadería
»
..¡ Compras o el sector encargado de realizar la compra deben verificar que Quien realiz6 ,
~. ..¡ Es imprescindible controlar la mercadería recibi,d~; quien la recibe debe conocer la
el pedido se encuentre debidament.e..autorizadopara hacerlo, así corno también cantidad y características de los productos a recibir para poder efe~tuar un correct,o
¡
verificar la existencia de mercaderías en stock para evitar, compras innecesarias (se i control de los mismos (cotejando lo recibido con una copia del pedido o, pref~rentL-
recomienda la fijación de puntos de pedido, de stock mínimo, de' emisión automática ~ "
mente de la orden de compra emitida), ' , ,
"

de órdenes de compra, etc, cuando sea posible).

~:
.' " Se recomienda que quien ~la mercadería no firme el remito al pro:eedor ~~r
..¡ El solicitante de la mercadería deberá retener una copia de su solicitud firmada por "'; ,
controlado la mercadería, y en caso de no tener los recu~sos ne~esanos para hacerl~
"compras" o el sector encargado de tal actividad como forma de control interno y para ,1
d berá firmar el remito colocando la leyenda «Mercadería a revisar, sUJet? a aprcb.i ,
l'
,
deslindar responsabilidades ante crisis de producción por la eventual falta de stockjust /,
e de
ción , calidad, cantidad y condiciones», y/o un " se 11" ' 'la'el que indique que a
o Slml
in time y por ornisióno demora en el trámite de su pedido, , recepción no implica conformidad, . ,
,"
~ Debe evaluarse cuidadosamentelas cantidades a comprar. Una compra escasa puede " En casos especiales y de requerirse un detallado control de calidad de la, mercald,e:I~,
generar nuevas compras rápidamente y por lo tanto, por ejemplo, mayores costos de quiene firme
,
el remito deberá hacerla con l'a ac l aracion:
"" s ujeto a su posterior ,/'aná ISIS
"
148 LA EMPRESA. PROCEDIMIENTOS BÁSICOS, CU~.SOGRAMAS y CONTROL INTERNO .......•...
CAP. V .; NORMAS DE CONTROL INTERNO 149
:,
\ :~.
" De existir un sector solicitantedeberá controlar que la mercadería recibida coincida con
e) Algunos "tips" de control interno para el procedimiento de
su pedido y con el parte confeccionado por recepción. Luego del control lo firmará
como constancia que acredite su recepción de la mercadería. '.
, Pagos
" Una vez recibida y aceptada la rnercaderfa debe real izarse el correcto registro (aumento
y actualización del stock y del saldo de la cuenta corriente del proveedor). Cuentas a pagar

" El importe de crédito de inventario y de pasivo debe ser idéntico, y será igual al importe
," Se debe verificar el 'vencimiento de las facturas pendientes de pago con el fin de evitar
imputado de la orden de compra y de la factura recibida del proveedor.
el incremento de las deudas por intereses generados por falta de pago en término, o
" Cuando se trate de compras de mercaderías adquiridas en origen y riesgo propio se pérdidas de descuentos por pronto pago o similares y cuya tasa de retorno sea
aconseja contratar el pertinente seguro. conveniente,
f

Deuda con el proveedor Autorizaclóu del pago

" Al recibir la factura, cuentas a pagar debe controlar la 111

isma con la docu mentación que " Se recomienda la existencia de un área, sector o responsable 'que', con el genérico
avale la recepción de la mercadería, controlando: "Finanzas" o equivalente, debe autorizar el pago,
, "
que se estén facturando los productos regueridos por la empresa; ',.
que los productos facturados hayan sido recibidos sin objeción o restricción;
que los Rroductos facturad.Qs correspondan a los cotiz~~os en la solicitud de Medios de pago
cotización y coincidan con los de la orden de c01l1Rraemitida.
" Para evitar errores y/o fraudes los pagos deben realizarse con cheques. Las normas
" Una vez recibida la factura se debe aumentar el saldo de la cuenta corriente del
proveedor y actualizar el libro IV A Compras (o subdiario equivalente), previo chequeo AFIP los hacen de uso obligatorio para un monto determinado (a abril de 2006 de
't' $ l.000).
de los puntos del paso anterior y de verificar que se ha incrernentado el stock (el
valorizado). ~ La norma citada en el punto anterior evita prácticas antes habituales de pago en
efectivo, que implicaba riesgo de robo, pérdida o extravío, no justificándose el traslado
dedinero en efectivo sal va que el costo de hacerla fuera menor al del se~uro de traslado
(no olvidar 1'eI existencia del llamado impuesto a los débitos y créditos bancarios).
Control de Contaduría
Actualmente, la mayoría de los bancos prestan el servicio de pagp él proveedores
.'
~ : mediante el cobro de una comisión, y son de uso común las transferencias electrónicas
" Es el sector que asegura el control por oposición de intereses y además se encarga de
de fondos prestadas por las redes Bane\co y otras. /
verificar: . .' ' ,1
" Se aconseja no utilizar los valores provenientes de cobranzas pararealizar pagos, para
que el importe en el que aumentó el saldo de las cuentas a pagar corresponde con
el aumento monetario del stock (inventario valorizado);
L
.1 ~
reducir riesgos financieros y rnejorarel control interno, toda vez gJe
laempresa pueda
hacerla y no le sea más gravoso o perjudicial,
!:,
que las facturas recibidas coincidan con la descripción de artículos y cantidades que '~:
" La compensación de operaciones de cobranza con pagos 'a realizar no debe efectuarse,
figuran en el parte de recepción, que el mismo coincida con el remito firmado por
y no está autorizada por las disposiciones legales vigentes.
recepción, con el pedido realizado por el sector solicitante debidamenteautorizado
por Compras y Finanzas, y con la orden de compra, n
) ~.'
,",;
." ~, Emisión de cheques

" Antes de emitir el cheque debe contarse con la autorización de Finanzas, quien regula
"
o':'
el flujo de egresos financieros de la empresa,
"., '
/
~.
~.
 150 LA EMPRESA, PROCEDIMIENTOS BÁSICOS, CURSOGRAMAS y CONTROL INTERNO CAP. V- NORMAS DE CONTROL INTERNO 151

" De ser posible, es conveniente la emisión de cheques propios. Los pagos serán o
deberían ser nominativos, no a la orden y cruzados para que sea cobrado sólo por la
persona a cuya orden se emitió y mediante su depósito en una cuenta bancaria.
" Se aconseja crear o implernentar sistemas de fondo fijo o de caja chica para el pago de
gastos y otras erogaciones que, por su pequeño monto, no se justifiquen la emisión de
un cbeque.
" Al momento de firmarse un chequedeher¡ presentarse asu firmante la documentación
que respalde el mismo.
" Para un mejor control, los cheques confeccionados deben registrarse en el Registro de
cheques, aun los anulados. ' .
" Al confeccionar un cheque debe disminuirse el saldo de la cuenta' corriente bancaria (en
el libro Bancos o equivalente).
" Cuando se emite un cheque, lo que implica cancelar una deuda, automáticamente se
debe cancelar la acreencia sin esperar la eventual recepción del recibo extendido por
el proveedor.
Documentación
" Debe controlarse la correcta confección del recibo por parte del proveedor y verificarse
la firma del mismo, cuando este documento es el único comprobante que acredita, al
menos temporariamente, el pago efectuado.
" La inutilización de los comprobantes que conforman un pago con el sello de "Pagado"
I .;
que se produce en el saldo del libro bancos (o en la caja), e idéntica a la suma de los
cheques emitidos, comparando los movimientos de baja de las c~entas a pa~ar con los
cheques emitidos y, cuando se reciban, con los extractos bancarios (u Oll [me cuando
se utilicen sistemas informáticos).
Conclusión
No existen modelos o esquemas de sistemas o metodologías de control interno que sirvan
a todas las organizaciones, cada ente posee una estructura determinada y de acuer.do con
Ila debe diseñarse "su" sistema de control. Si nos encontramos con una empresa en
e
marcha
G
con una estructura y procesos diseñados, y nuestra tarea es rmp lemen tar o mejorar
'.
. .
el siste~a de control interno, ei primer paso que tendr.emos que dar será toma~ conoci-
.l"
miento acabado de la misma, de la separación de funciones existente, del diseño de sus
.~ ,
., procesos y recién a partir de allí podremos comenzar a trabajar. .
Los' precedentes son sólo una breve descripción enunciativa de riorma.s habituales de
control interno aplicables. Esto implica que no se ·trata de listados taxativos de t~rea~ o
controles a cumplir sino que lo que se intenta es asegurar un ~decuado control mtei no
¡
, mediante la aplicación de normas que, en cada caso, serán ele~lda~ o implernentadas pOI
~¡
ser las que mejor cumplan el objetivo enunciado por la organización analizada.

debe realizarse en forma simultánea con la filma del cheque emitido para la cancela- ~' ,
f' BIBLIOGRAFÍA
ción de la deuda. Conforme con el sistema de control interno existente en algunas l'
1..
empresas podrá hacerse con anterioridad (en el sector que emite la orden de pago).
. . ARENS(1996), Auditorio: Un enfoque integral, Buenos Aires, Editorial Prentice-hall.
BAc~N, Manual auditoria interna, Editorial Limusa.. .
"
Disminución de la deuda i COOPERSy LYBRAND(1997), Los nuevos conceptos del con/rol interno. Informe COSO,
" Editorial Díaz de Santos.
" Emitida la orden de pago correspondiente, sesuele recomendar realizar la disminución ,
DE LAPEÑA(2004), Auditoria, Paraninfo.
de la cuenta corriente del proveedor (para evitar duplicar pagos).
\ FOWLERNEWToN, ENRIQUE(1976) , T rata d o de auditoria,
• Ediciones Contabilidad
" Efectuado el pago (aunque no se haya recibido el "recibo" del proveedor) debe
disminuirse la deuda existente .: .i Moderna. .' .
1 . JORDlMAS S AflATÉ(1997), La auditorio operativo en la práctica. Técnicas de mejora
:1"

l' organirativa, Editorial Marcombo.

J
Control de Contaduría KELL(1996), Auditoria moderna, EditorialCelsa, 2° edición. . .
i
,,' LARDENT(2001), Sistem~s de información para la gestión empresaria, Buenos AIres,
" Se debe controlar que los importes que disminuyen los saldos de las cuentas a pagar 1 '.
Pren tice- Hall.
por la emisión. de órdenes de pago, I:epresentan una ¿ifra exactamente igual a labaja f'
LAlTUCA,JUAN(2003), Compendio de audit?~ía, Buenos Aires, Editorial El Ateneo.
:i
.c
. . .~