Universidad Nacional de Tres de Febrero UNTREF VIRTUAL

Informática para administradores

Unidad 3

INDICE TEMATICO

Configuración del formato de la Celda y su protección

Uso de Referencia Relativa y Absoluta
Funciones con Fechas

INTRODUCCIÓN

En esta unidad trabajaremos con el formato de la celda, veremos distintas formas de visualizar el
contenido de la celda como también las opciones para mejorar la apariencia gráfica de nuestra planilla.

Practicaremos las formas de proteger los contenidos de la nuestra planilla para evitar cambios por error
en el contenido de las hojas del libro.

Veremos la importancia del trabajo con referencias relativas y absolutas para la realización de cálculos y
funciones. Finalmente trabajaremos con fechas y funciones de Año y Mes.

OBJETIVOS

Desarrollar competencias para la correcta configuración gráfica de la planilla

Proteger el contenido de las planillas mediante el uso de contraseñas
Comprender la utilidad de las referencias relativas y absolutas
Aplicar y utilizar funciones y cálculos con fechas

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7º CLASE FORMATO DE CELDAS

¡Sesión de estudio número 7!

El formato de la celda me permite visualizar correctamente cada tipo de

dato ingresado en la misma, ya sea este un número, fecha, hora, una
moneda determinada, etc

Para acceder y modificar el formato de una celda podremos seleccionar los comandos en la
barra de herramientas o utilizar el menú contextual con un clic derecho sobre la celda a dar
formato.

Al momento de aplicar un formato

determinado, podremos realizar la tarea
sobre una celda en particular, un rango de
celdas o incluso celdas no adyacentes, para
ello seleccionamos una celda y luego
presionamos la tecla Ctrl y estando esta presionada, seleccionamos con el puntero del Mouse
el resto de las celdas a dar formato.

En la mayoría de las situaciones podremos utilizar la ventana de Formato que se

encuentra en la barra de herramientas y cuya imagen vemos a la izquierda.

Podremos personalizar los iconos de esta barra

de herramientas, agregando o quitando comandos
de acuerdo a nuestra necesidad en relación a la
tarea diaria desarrollada.

Para personalizar la barra de formatos, hacemos

un clic derecho sobre la barra de herramientas y
seleccionamos la opción Personalizar, se abre la
ventana que vemos a la izquierda, en ella
podremos seleccionar cualquiera de los comandos
a agregar a la barra. Para agregar un comando
seleccionamos el mismo de la ventana de la
derecha y lo arrastramos hasta la barra de herramientas , una vez ahí soltamos el clic
del Mouse y el nuevo botón quedará insertado para poder usar el comando que representa.

Por su parte el Auto formato nos permite ahorrar tiempo aplicando formatos ya
establecidos con tramas de fondo, fuentes, bordes, etc.

Para aplicar el auto formato, seleccionamos las celdas a aplicar y luego accedemos al menú

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Formato y luego la opción Auto formato, en la galería de opciones seleccionamos un auto

formato en particular y este es aplicado a todas las celdas seleccionadas.

Protección de celdas

Para evitar errores de eliminación o modificación del contenido de alguna o todas las celdas,
podemos proteger las mismas, de esta manera el usuario podrá visualizar los datos pero sin
poder editar el contenido.
De esta manera podremos proteger el contenido de una celda, un rango, una hoja o el libro
entero de Excel que estemos trabajando. Esta protección puede incluso contar con una
contraseña para evitar modificaciones intencionales de los datos.

Para ello accedemos al menú Herramientas – Proteger y luego Proteger hoja.

Para usuarios de Excel 2007

Para acceder al cuadro de diálogo Proteger, debemos acceder a la ficha Revisar, luego
seleccionar los botones Proteger hoja o Proteger Libro, de acuerdo a las necesidades del
usuario.

Lectura y práctica sugerida

Sugerimos leer las páginas 39 a 47 de la Bibliografía Básica.

Recomendamos realizar la actividad sugerida trabajando con el archivo
0201.xls de la carpeta Guías del CD.
Aconsejamos realizar las prácticas 1 a 13 sobre el archivo 0201.xls,
recuerde que puede acceder a los videos del CD directamente presionando
sobre el botón correspondiente.
Debe tener habilitadas las Macro en su programa para poder acceder a los
videos.
Para la protección de celdas aconsejamos leer la página 4 7 de la
bibliografía y realizar la práctica número 14 y 15

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A modo de auto evaluación de esta sesión, aconsejamos realizar los ejercicios

16 a 20 de la páginas 49 y 50 del libro.

Luego guarde el archivo en su PC, con el mismo nombre mediante el comando Guardar Como
del
menú Archivo.

Fin de la clase Nroº 7

El formato de celda nos permite visualizar correctamente el contenido de la

misma, mediante la barra de herramientas podremos trabajar con tramas,
colores y líneas para mejorar el aspecto visual de la planilla, el auto formato
nos permite ganar tiempo y unificar la gráfica general de los datos.

Para evitar modificaciones por error o intencionales podremos proteger el

contenido de la planilla.

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8º CLASE REFERENCIA ABSOLUTA Y RELATIVA

Las referencias relativas y absolutas, nos permitirán trabajar de manera

productiva con la planilla, de esta manera todos los cálculos con fórmulas y
funciones se mantendrán convenientemente actualizadas en todo momento.

En todos los cálculos realizados en Excel al hacer referencia al contenido de una celda
corremos el riesgo de que esta cambie, en este caso todas las funciones o fórmulas deberán
ser actualizadas manualmente, para reflejar la nueva situación.

El ejemplo clásico consiste en una lista de precios, en una celda

determinada, H1 en la cual colocamos el margen de ganancia, el precio de
todos los productos se calcula en base a este margen, si colocamos en la
función 15% para hacer el cálculo obtendremos el precio para cada
producto. Ahora si este margen cambia a 20% deberemos recalcular
todos los precios nuevamente, ahora si en la función trabajamos con la
referencia a H1, cualquiera sea el cambio del contenido de esta celda, los
precios serán actualizados automáticamente.

En Microsoft Excel, al trabajar en funciones con referencia a otras celdas, estas son
consideradas relativas por lo tanto al copiar estas funciones a otras celdas las referencias
cambian también en forma relativa.

Para dejar como absoluta una referencia de celda, debemos agregar a la misma el signo
pesos $, de esta manera al agregar el signo antes del indicador de fila H$1 fijamos la fila, al
copiar hacia abajo este no cambiara, al colocar el signo en el indicador de Columna $H1 al
copiar hacia la derecha, esta columna no variará.

Lectura y práctica sugerida

Leer las páginas 51 a 57 de la Bibliografía Básica

Recomendamos realizar la actividad sugerida con el archivo 0202xls de la
carpeta Guías del CD. Es importante la realización de las prácticas
para reforzar lo leído
Aconsejamos realizar las prácticas 1 a 8 sobre el archivo 0202.xls luego
guarde el archivo en su PC, con el mismo nombre mediante el comando
Guardar Como del menú Archivo.

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Herramienta de Auditoría

Esta es una herramienta de suma utilidad en Excel en los casos de fórmulas o funciones con
gran cantidad de celdas involucradas, con esta herramienta, en caso de error podremos
localizar visualmente las celdas y datos que se encuentran involucrados en el cálculo,
detectando referencias a celdas vacías o celdas equivocadas.

En el caso de no contar con la barra

de Auditoría, podemos acceder a la
misma desde el menú Ver – Barra
de Herramientas y finalmente seleccionamos la opción Auditoría de fórmulas.

En la barra de Auditoría contamos con todos los íconos necesarios para ejecutar los
comandos para rastrear precedentes, dependientes, agregar comentarios, etc.

Usuarios de Excel 2007

En la pestaña Fórmulas podrá localizar todas las opciones de Auditoría de fórmula, como
vemos en la siguiente imagen:

Lectura y práctica sugerida

Leer las páginas 58 a 61 de la Bibliografía Básica

Recomendamos realizar la actividad sugerida con el archivo 0202.xls de la
carpeta Guías del CD.

Aconsejamos realizar los ejercicios de autoevaluación 9 a 11 de la páginas 60 y 61

que le permitirá repasar los conceptos de esta sesión de estudios.

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9º CLASE FUNCIONES CON FECHAS

¡Ya estamos cerca del final de la tercera semana!

En esta sesión de estudios trabajaremos con fechas y funciones relativas, de

esta manera podremos realizar cálculos y operaciones matemáticas con este
tipo de datos.

Las operaciones y funciones con fechas son posibles gracias a que Excel interpreta las
mismas como números, solo por esta situación podremos sumar días a una fecha, calcular
diferencias entre ellas, etc.

Podremos también por supuesto personalizar la forma de visualizar las fechas mediante los
ajustes al Formato de Celdas, como hemos visto en clases anteriores.

Lectura y práctica sugerida

Sugerimos para este tema leer las páginas 62 a 69 de la Bibliografía Básica

Para la práctica de las operaciones con fechas recomendamos realizar la
actividad sugerida con el archivo 0203.xls de la carpeta Guías del CD.
Sobre la planilla propuesta 0203.xls, aconsejamos realizar las prácticas 1 a
12 propuestas, luego guarde el archivo en su PC, con Guardar Como del
menú Archivo.

Para finalizar le recomendamos realizar el Práctico Nro. 02.xls de la página Nro.

69, es un resumen de lo visto esta semana. Le permitirá repasar y consolidar
el manejo de los temas y funciones vistas en estas clases.

En esta semana nos abocamos al trabajo con los distintos formatos de Celdas, el
uso de las referencias relativas y absolutas y la utilidad de las herramientas de
Auditoria disponibles en Excel, finalmente pudimos trabajar con Fechas, un tipo de
dato presente en la mayoría de las planillas con los cuales podremos trabajar
mediante cálculos y funciones.

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