Universidad Nacional de Tres de Febrero UNTREF VIRTUAL

Informática para administradores

Unidad 2

INDICE TEMATICO

Ingresos de datos en la planilla

Funciones en Excel, sumas, cálculos de mínimos, máximos y promedios
Redondeo de valores de celda y anidación de funciones en Excel

INTRODUCCIÓN

En esta unidad repasaremos las tareas de ingreso de datos a la planilla, distintas formas de la carga de
datos. Comenzaremos viendo también las funciones básicas de Microsoft Excel como suma, mínimos,
máximos, etc.

Veremos el concepto de Sintaxis de las funciones y comenzaremos a realizar actividades prácticas sobre
distintas planillas de ejemplo.

OBJETIVOS

Conocer los distintos procedimientos de carga de datos en la planilla de cálculo

Comprender las distintas sintaxis de las funciones y su composición
Insertar fórmulas y funciones básicas
Comprender las ventajas de la anidación de funciones

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4º CLASE INGRESO DE DATOS

Que veremos en esta clase

Microsoft Excel 2003 cuenta con 65535 filas y 256 columnas para formar
sus celdas, las cuales permiten insertar todo tipo de datos, textos, números,
fechas, horas, etc. con las cuales podremos operar matemáticamente
mediante las fórmulas y funciones.

Para el ingreso de cualquier tipo de datos, debemos en primer lugar posicionarnos en la celda
respectiva, luego podremos utilizar cualquier de estos procedimientos:

1. Insertamos del dato en la celda activa y presionamos la tecla Enter

2. Luego de insertar el dato en la celda, nos movemos con las teclas de movimiento
para alguno de las celdas contiguas
3. Insertamos el datos y presionamos luego el botón de la barra de herramientas

Al momento de cargar datos en una planilla, una opción que permite acelerar el
proceso, consiste en utilizar la tecla TAB (Tabulador) para el ingreso de los datos
de la fila. Al completar cada fila, presionamos en la última celda la tecla Enter,
de esta manera la celda activa pasa a ser la primera celda de la fila posterior en
la cual presionamos el Enter.

De esta manera la celda queda lista para el ingreso de los datos de la columna
siguiente, y así sucesivamente con el resto de las filas de la planilla.

Además de los valores constantes como textos, números y fechas, podremos insertar
fórmulas y funciones, para indicarle a Microsoft Excel esta situación, debemos primero
insertar un signo = o +

De esta manera Excel interpreta que el dato a ingresar se refiere a un cálculo.

Lectura y práctica sugerida

Leer las páginas 10 a 15 de la Bibliografía Básica.

Recomendamos realizar la actividad sugerida con el archivo 0101.xls de la

carpeta Guías del CD.

Aconsejamos realizar las prácticas 1 a 3 sobre el archivo 0101.xls luego

guarde el archivo en su PC, con el mismo nombre mediante el comando

Guardar Como del menú Archivo.

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FUNCION SUMA

La función Suma es una de las más básicas y quizás la más utilizada de las funciones de
Excel, como veremos durante el curso, Microsoft Excel por lo general presenta más de una
opción para la realización de las tareas habituales.

Por ejemplo, para esta función en particular, podremos realizar de las

siguientes maneras:

1. Mediante la suma del contenido de las celdas =A2+B4+C8

2. Mediante el uso del símbolo de sumatoria de la barra de herramientas

3. Mediante la función Suma con su sintaxis específica

=suma(A2;B4;C8)

Como podrá ver en la práctica, siempre es conveniente trabajar con la

referencia de la celda, más que con su contenido de esta manera ante
cualquier cambio, los cálculos serán actualizados de manera automática.

Por ejemplo, es conveniente trabajar con =A2+A3 antes que con sus valores
=256+785

Es importante rescatar la conveniencia de trabajar siempre con la referencia a la

Celda y no los datos que contiene la misma, también es importante recordar que
en la mayoría de los casos Excel me provee de más de un procedimiento para
realizar una acción determinada.

Sugerimos leer las páginas 15 a 20 de la Bibliografía Básica.

Recomendamos realizar la actividad sugerida con el archivo 0102.xls de la

carpeta Guías del CD.

Aconsejamos realizar las prácticas 1 a 15 sobre el archivo 0102.xls,

recuerde que puede acceder a los videos del CD directamente presionando
sobre el botón correspondiente.

Luego guarde el archivo en su PC, con el mismo nombre mediante el

comando Guardar Como del menú Archivo.

Debe tener habilitadas las Macro en su programa para poder acceder a los
videos.

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5º CLASE FUNCIONES MAX, MIN Y PROMEDIO

Quinta sesión de estudios

En esta sesión trabajaremos con las funciones de Máximo, Mínimo y

Promedio, para luego analizar las funciones de Redondeo, Entero y Truncar
como formas de acortar los decimales de los datos con los cuales trabajamos
en nuestra planilla.

Como vimos en la Sesión anterior, en Excel disponemos del uso de

Fórmulas como Ej. =A5+B8+C4 y por otro lado de Funciones, que son
fórmulas predefinidas por Excel como =suma (A4; B8;C4) los argumentos
A4, B8 y C4 pueden estar adyacentes o no en la planilla.

Como la función suma, estas funciones tienen una sintaxis simple, en la cual luego de colocar
el nombre de la función (Max, Min, Promedio ) ubicamos los argumentos a continuación
entre paréntesis.

Para Microsoft Excel, las fechas y horas también son números, por lo tanto podremos
trabajar con estas funciones para calcular por ejemplo la fecha de la última compra de un
determinado producto (Max) o la fecha de ingreso del primer trabajador (Min). Pero no
ocurre así con los textos, ya no podríamos calcular el “nombre promedio” de un conjunto de
clientes L.

Si podríamos en cambio determinar cual es el nombre que más se repite, cuantas

veces se repite determinado nombre, etc. pero es un tema para próximas
unidades de este curso.

Leer las páginas 21 a 26 de la Bibliografía Básica.

Recomendamos realizar la actividad sugerida con el archivo 0103.xls de la

carpeta Guías del CD.

Aconsejamos realizar las prácticas 1 a 12 sobre el archivo 0103.xls luego

guarde el archivo en su PC, con el mismo nombre mediante el comando
Guardar Como del menú Archivo.

Recuerde que Microsoft Excel es una herramienta para el análisis de

datos, y como toda herramienta, es imprescindible la práctica para
lograr las competencias necesarias para su uso eficiente.

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FUNCIONES DE REDONDEO, ENTERO Y TRUNCAR

Estas funciones nos permitirán trabajar con los decimales de nuestros cálculos de distinta
manera, en algunos casos redondeando los mismos, hacia arriba o hacia abajo con las
funciones Redondear.mas o Redondear.menos

Por otra parte la función Entero me permite obtener el número entero más próximo de un
resultados en decimales, finalmente la función Truncar facilita la tarea de eliminar del
cálculo los decimales no deseados de cualquier número.

Leer las páginas 27 a 33 de la Bibliografía Básica.

Recomendamos realizar la actividad sugerida con el archivo 0104.xls de la

carpeta Guías del CD.

Sobre la planilla propuesta 0104.xls, aconsejamos realizar las prácticas 1 a

11 sobre el archivo, luego guarde el archivo en su PC, con el mismo nombre
mediante el comando Guardar Como del menú Archivo.

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6º CLASE FUNCIONES ANIDADAS

¡Ya estamos cerca del final de la segunda semana!

En esta clase trabajaremos sobre la anidación de funciones, esta práctica

actúa de introducción al trabajo que realizaremos luego con funciones más
avanzadas.

Anidar dos o más funciones consiste en utilizar una o más funciones como argumentos de
otra, de esta manera el resultado obtenido con una función son utilizadas para el cálculo a
realizar con la función que la contiene. La anidación de funciones nos evita tener que
trabajar con celdas auxiliares para realizar los cálculos previos necesarios para trabajar con
otra función.

Por ejemplo, podemos realizar los siguientes cálculos.

=Redondear.mas(Suma(A5:A10);2)
Esto indica que estamos obteniendo la suma del rango A5 a
A10 redondeado en dos decimales
=Truncar(max(A1:A8)-min(B1:B8);1)

En este caso obtenemos el resultado truncado con un decimal de la diferencia entre el

máximo y el mínimo de un rango determinado.

Pueden realizar cualquier anidación necesaria siempre que respetemos la

sintaxis de cada función utilizada.

Leer las páginas 34 a 37 de la Bibliografía Básica.

Recomendamos realizar la actividad sugerida con el archivo 0105.xls de la

carpeta Guías del CD.

Sobre la planilla propuesta 0105.xls, aconsejamos realizar las prácticas 1 a

6 propuestas, luego guarde el archivo en su PC, con Guardar Como del
menú Archivo.

En esta semana nos abocamos al trabajo con las primeras funciones de

Excel, recuerde realizar las prácticas propuestas, es la mejor manera
de aprender esta herramienta informática. No dude en consultar a su
Tutor.

Para finalizar le recomendamos realizar el Práctico Nro 01.xls de la página

Nro 37, es un resumen de lo visto esta semana.

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