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INDICE

Introducción a Excel ........................................................................................................................... 4

DOCUMENTO
Ventana de Excel ................................................................................................................................ 5
Crear un Documento.......................................................................................................................... 9
Guardar un documento ..................................................................................................................... 10
Salir .....................................................................................................................................................12
Cerrar un libro .................................................................................................................................... 13
Abrir un archivo reciente ................................................................................................................... 14

PÁGINA
Insertar hoja de cálculo ...................................................................................................................... 15
Cambiar nombre de hoja de cálculo .................................................................................................. 16
Eliminar hoja de cálculo ..................................................................................................................... 16
Vista preliminar de Impresión............................................................................................................ 17

PÁRRAFO
Ingresa datos ...................................................................................................................................... 20
Ingresa Funciones .............................................................................................................................. 22

FORMATO
Seleccionar Columnas/Filas/Celdas ................................................................................................... 26
Formato de celdas.............................................................................................................................. 27
Ajustar Filas y Columnas .................................................................................................................... 36

Gráficos .............................................................................................................................................. 40

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INTRODUCCIÓN A EXCEL

Excel es una aplicación que permite realizar hojas de cálculo, que se encuentra integrada en el conjunto
ofimátco de programas Microsof Office. Esto quiere decir que si ya conoce otro programa de Office, como
Word, Power Point, etc. le resultará familiar utlizar Excel, ya que muchos íconos y comandos funcionan de
forma similar en todos los programas de Office.
En el encontrará la hoja de cálculo que sirve para trabajar con números de forma sencilla e intuitva. Se
utliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos, si
también es capaz de dibujar gráficos a partr de los datos introducidos. Se puede utlizar para multtud de
cosas, tanto en el plano personal como en el plano profesional. Desde llevar las cuentas familiares hasta los
más complejos cálculos financieros.

Ingresar a Excel 2013

1era Forma
1.Haga clic sobre el botón Inicio.
2.Haga clic sobre Todos los Programas.

3.Haga clic sobre la carpeta Microsof Office.

4.Haga clic sobre el ícono de Microsof Excel 2013

2da Forma
1. Haga doble clic sobre el ícono de Acceso directo de Microsof Excel, que se encuentra en el escritorio.

3ra Forma
1. Presione las teclas
2. En el cuadro de la ventana de Ejecutar escriba: Excel

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Ventana de Excel
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vera sus componentes fundamentales, así conocerá
los nombres de los diferentes elementos y será más fácil de entender. La pantalla que se muestra a
continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu
computadora, ya que cada usuario/a puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento.

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Elementos de la ventana:
Barra de ttulo
Contene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando cree un libro
nuevo se le asignará el nombre provisional Libro1, hasta que lo guarde y le de el nombre que desea.

Pestañas
Cualquier actividad que desee utlizar en la hoja de cálculo, la puede encontrar dentro del menú principal,
entre sus diferentes opciones.

Banda de opciones
En cada ficha, se dividen las tareas en sub tareas. Cada sección tene varios íconos referentes al tema
correspondiente, sin embargo, algunas de las secciones cuentan con un icono en forma de flecha colocado en l
esquina inferior derecha, y al dar un clic sobre él, aparece un cuadro de diálogo en el que puede selec-
cionar característcas que no vienen en la cinta de opción representadas por un ícono, con ello, abarcará la
totalidad de acciones que puede realizar en Excel.

Grupo de Botones
Se encuentran en cada grupo y ejecutan un comando o muestran un menú de comandos.

Cuadro de control
Está ubicado en la esquina superior izquierda de la ventana de Excel y contene los comandos para el con-
trol de la ventana como son Restaurar, Cerrar, Minimizar, etc.

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Barra de herramientas de acceso rápido
Está ubicada de forma predeterminada en la parte superior de la ventana de Excel y proporciona acceso
rápido a herramientas que se utlizan con frecuencia. Es posible personalizar la Barra de herramientas de
acceso rápido agregándole comandos.

Iniciadores de cuadros de diálogo

Son pequeños íconos que aparecen en ciertos grupos. Al hacer clic en un Iniciador de cuadros de diálogo
se abre un cuadro de diálogo o un panel de tareas, que proporciona más opciones relacionadas con dicho
grupo.

Barra de estado
Es de gran utlidad, porque nos indica si la hoja de cálculo activa se encuentra lista para ingresar datos, o
bien se encuentra en algún paso de un proceso, como lo es copiar o cortar, además nos indica el elemento
requerido para contnuar el procedimiento pendiente

Botones de Vistas
Existen tres formas de visualizar a una hoja de cálculo: vista normal, diseño de página y vista previa de salto
de página, lo cual nos permite elaborar y diseñar nuestros datos para una excelente impresión.

Barras de desplazamiento
Permiten moverse a lo largo y ancho del documento utlizando el mouse para desplazarse.

Zoom
Permiten acercar o alejar el documento.

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La barra de fórmulas
Es la parte interactiva entre la hoja de cálculo y el o la usuario/a, porque en ella se refleja lo que se teclea
en la celda actva, con el propósito de verificar su contenido o bien editarlo en cualquier momento, está
compuesta por los siguientes elementos:

-Cuadro de nombres: Indica la referencia o dirección de la celda activa o rango de celdas.

-Botón de Cancelar (cruz roja): Sirve para cancelar una edición del contenido de la celda activa, puede em-
plear la tecla Esc como tecla auxiliar o bien dar un clic sobre el ícono de cancelar.
-Botón de aceptar (visto celeste): Confirma el contenido de la celda activa para que se coloque en ella, pue-
de utlizar la tecla Enter como la auxiliar o bien dar un clic sobre este ícono de aceptar.
-Botón de insertar función (fx en gris): Permite abrir el cuadro de diálogo para seleccionar una función
preestablecida de la hoja de cálculo y aplicársela a la celda activa o al rango de celdas.
-Cuadro de contenido: Es la zona donde aparecen los datos que se van tecleando, pueden ser texto, núme-
ros o bien fórmulas. Cabe mencionar que el resultado de la fórmula se muestra en la celda activa y en el
cuadro de contenido se visualiza la fórmula.
Columnas
Se localizan en sentido vertical, se identfican con letras mayúsculas y empiezan con la letra A hasta la Z,
contnúan con la AA hasta llegar a la XFD, son un total de 16384 columnas en cada una de las hojas de cál-
culo, que consttuyen a un libro de trabajo.

Filas
Son las que se encuentran en sentido horizontal y existen 1048576 filas en una sola hoja de cálculo, se
identfican por un número y empiezan con el valor de 1.

Celda
A la intersección de una columna con una fila se le denomina celda, su dirección o referencia se forma con
la unión de la letra de la columna seguida por el número de la fila. Ejemplo:

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Hoja de cálculo
Esta barra le permite navegar por las diferentes hojas de cálculo que conforman el libro de trabajo creado
en Excel, tiene tres secciones que son las siguientes:

-Iconos de navegación: Permite dirigirse fácilmente por las diferentes hojas de cálculo del libro de trabajo,
es de gran ayuda cuando tenga una gran cantidad de hojas de cálculo que no es posible verlas todas en la
barra de navegación.
-Hoja activa: Es la hoja de cálculo en la se encontrará trabajando, se dará cuenta porque su nombre está
resaltado con respecto a las otras hojas de cálculo, solamente puede estar en una sola hoja al mismo tempo.
-Indicador de hoja: Son las etquetas que le pone Excel a las hojas de cálculo para identficarlas, inicialmen-
te solamente aparece una, sin embargo, puede ir agregando las hojas de cálculo que necesite, dando un clic
en el ícono del símbolo más, puede desplazarse de una hoja a otra, haciendo clic en ella.

Crear un documento

Un libro es un archivo que contene una o más hojas de cálculo para ayudarlo a organizar los datos. Puede
crear un libro desde un libro en blanco o una plantlla.

1. Haga clic sobre la ficha Archivo
2. Haga clic sobre Nuevo (1)
3. Haga clic sobre Libro en blanco (2)




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Crear un documento con una plantlla
En la parte central de la ventana podrá elegir una de las plantllas de ejemplo instaladas con Excel, una de
las plantllas guardadas por usted o buscar una nueva, aparecen organizadas por categorías.
1. Seleccione Archivo < Nuevo

2. Busque una plantilla y en la parte derecha de la ventana, haga clic en el botón Crear (en caso de que
haya seleccionado una plantilla almacenada en su ordenador) o Descargar (en caso de que haya seleccio-
nado una de las plantillas de office.com)

Guardar un documento

Una vez que haya escrito o insertado elementos en el documento, debe guardarlo en algún dispositvo de
almacenamiento permanente, para utlizarlo posteriormente.

1. Seleccione Archivo < Guardar o pulse Ctrl+S.
Si es la primera vez que guarda el documento, se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como.

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2. Seleccione la ubicación donde
quiere guardar el archivo.

NOTA: Según la configuración de las cuentas en Office, es
posible que no vea todas estas opciones.

Guardar cambios en un documento

Los cambios que se realizan en un documento, se guardan en forma similar a la primera vez. El botón de
comando Guardar, guarda los cambios en forma sucesiva en el mismo documento, conservando el nombre
y la ruta que se designó originalmente.

1. Haga clic en el botón de comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido.

Otra opción:
1. Haga clic sobre la ficha Archivo
2. Haga clic sobre el comando Guardar.

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Guardar una copia de un documento existente en una unidad distnta
El comando Guardar como, permite guardar un documento existente con un nombre distinto y en una
unidad de disco diferente.
1. Abra la ficha Archivo
2. Elija el comando Guardar como

3. En la nueva ventana escriba el nombre del archivo en el cuadro “Nombre de archivo:”

4. Elija la unidad de disco y carpeta en donde se desea guardar el archivo.

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Salir
Cuando quiera cerrar los libros y salir del programa.

Para salir del programa
1. Haga clic sobra la ventana del libro que deseacerrar.
2. Haga clic sobra el botón Cerrar que se encuentra en la barra de ttulo.

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Nota: Si la ventana es el único libro, se cerrará el programa. Si

hay varios libro solo se cerrara la ventana del libro actvo.

Cerrar un libro
Al terminar de trabajar con un documento, puede cerrar cada una de las ventanas de un libro una por una,
o bien puede cerrar todo el libro (incluidas todas las ventanas de su libro). Sin salir delprograma.

Más de un libro abierto
1. Para ver los libros que tene abiertos, haga clic sobra la pestaña de Vista
2. Haga clic sobra el icono Cambiar ventana.
3. Haga clic sobra el libro que quiera cerrar. Y siga los pasos de la pestaña “Salir”

Para cerrar un libro

1. Abra la ficha Archivo
2. Elija el comando Cerrar.

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En el caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificación no almacenada, Excel le avisará
de ello mostrándole un cuadro de diálogo:

-Cancelar o : El archivo no se cierra y podrá seguir trabajando en el.

-Guardar: Se guardan los cambios y luego se cierra el archivo. Si aún no se había guardado por primera vez
aparecerá el cuadro Guardar como para asignarle un nombre y ubicación.
-No guardar: Se cierra el archivo sin guardar ningún tpo de cambios.

Recuerde: Para cerrar un documento, también puede presio-

nar desde el teclado Alt + F4

Para abrir un archivo utlizado recientemente

1. Abra la ficha Archivo
2. Seleccione el comando Libros reciente

Una vez que se ha trabajado en Excel, éste guardará en una lista dentro de la ficha Archivo en el comando
Libros reciente los nombres de los archivos que se han utlizado por últma vez, se mostrarán ordenados por
fecha de últma utlización, siendo el primero el más recientemente utlizado.

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Insertar hoja de cálculo

Las hojas o también llamadas hojas de cálculo, es uno de los distntos tipos de hojas que puede contener
un libro de trabajo. Es el área donde realizará todo tpo de operaciones y acciones. Puedes agregar la
cantidad de hojas que necesite. Estas se irán agregando cronológicamente. Las hojas de cálculo están
formadas por columnas y filas.

Insertar una hoja de cálculo
1. En la pestaña Hoja, seleccione . Se agregará una nueva hoja de cálculo a la derecha de la actual.

2. Otra opción, seleccione Inicio
3. Haga clic sobra Insertar < Insertar hoja.

4. También, haga clic sobra el botón derecho en una hoja.

5. Se desplegara un menú, haga clic sobra Insertar
6. Seleccione Hoja de cálculo < Aceptar.

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Cambiar nombre hoja de cálculo

1. Haga clic sobre el botón derecho en una hoja.
2. Haga clic sobre Cambiar nombre.
3. Escriba un nuevo nombre para la Hoja y presione Enter.







SUGERENCIA: Haga doble clic sobre el nombre de la hoja, en

la pestaña Hoja, para cambiar el nombre rápidamente.

Eliminar hoja de cálculo

1. Otra opción, seleccione Inicio
2. Haga clic sobre Insertar < Eliminar < Eliminar hoja.

1. Haga clic sobre el botón derecho en una hoja.

2. Haga clic sobre Eliminar
3. Si la hoja está vacía, se eliminará, pero si contene datos, aparecerá un mensaje emergente.

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Vista preliminar e Impresión

Para empezar, definiremos qué es un área de impresión. Cuando tenemos una hoja con datos y pulsa el
botón Imprimir de la ficha Archivo, por omisión, Excel imprimirá todo lo que hay en la hoja de cálculo. Pero si
desea imprimir sólo una parte del contenido, tendrá que definir un área de impresión, es decir, indicar un
conjunto de celdas determinado.

Saltos de página
Cuando quiera imprimir una planilla cuyo contenido excede el tamaño de una página, Excel la divide en
diferentes secciones según los parámetros de configuración predeterminados. Esto es lo que se denomina
paginación automática. Para modificar:
1. Haga clic sobre la pestaña Vista
2. De este grupo, haga clic sobre Ver salt. Pág.

3. Aparecerá como se imprimirá ese documentos. La parte con fondo blanco son las hojas que se imprimirá,
los saltos de página automátcos se indican en la pantalla con líneas azules punteadas y escrito en marca de
agua el número página, ejemplo “Página 1”. La zona gris es el área de no impresión.

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Es posible realizar una paginación manual, es decir, especificar dónde desea ubicar los saltos de página, en
vez de dejar que lo haga Excel.
4. Haga clic sostenido con el mouse sobre las lineas azules y mueva de izquierda a derecha o de arriba ha-
cia abajo de acuerdo a lo que quiera que contenga cada página. Se mostrará en línea verde cuando la zona
no sea área de impresión.

5. Haga clic sostenido con el mouse sobre las líneas azules punteadas y mueva de izquierda a derecha o de
arriba hacia abajo de acuerdo a lo que quiera que contenga cada página. Se mostrará en línea gris cuando la
zona sea un área de impresión. De Esta manera, puede dejar el ttulo en la misma hoja que la tabla. En el
caso de desearlo se puede eliminar una hoja, moviendo la línea punteada hasta el extremo.

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Imprimir
1. Haga clic sobre la pestaña Archivo
2. Haga clic sobre Imprimir.
























En la zona izquierda
Se ubicará una serie de opciones de configuración de la impresión.

Impresora: Escoge qué impresora quiere utlizar en la impresión del documento, en caso de que no quiera
utlizar la predeterminada que viene seleccionada por defecto. También podrá modificar las Propiedades de
impresora seleccionada.

Configuración:
- Qué hojas imprimir: Las hojas actvas, todo el libro, o bien la selección realizada.
- La intercalación: Cuando imprima varias copias sin intercalación se imprime X veces cada página, por
ejemplo: 1,1,1 2,2,2 3,3,3 4,4,4 sería la impresión de tres copias de un libro que ocupa cuatro páginas. En
cambio, si utiliza el intercalado, se imprime el trabajo completo, ejemplo: 1,2,3,4 1,2,3,4 1,2,3,4
- La orientación y el tamaño del papel.
- Modificar los márgenes.
- Ajustar la escala de impresión.
- Acceder a la Configuración de página.

En la zona derecha
Vera la vista previa de la página. En el caso de tener más de una página, podrá cambiar de página utilizan-
do los botones inferiores o escribiendo el número de la página a visualizar.

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Si su hoja sólo tene 1 página éstos botones estarán inactivos.

También en la zona inferior derecha, encontrará dos botones para personalizar la vista previa, pudiendo
mostrar/ocultar los márgenes y elegir si visualiza la página completa.

3. Cuando esté todo listo para la impresión, haga clic sobre el botón imprimir.

Recuerde: Puede utlizar la combinación de teclas Ctrl + P

para acceder a ella.

Ingresar datos

Barra de fórmulas
Cuando trabaje con hojas de cálculo, introducirá en ellas diferentes datos, como números, fechas y textos;
y para procesarlos, utlizará fórmulas y funciones o la combinación de ambas. Para ingresar los datos en
Excel puede escribir directamente en las celdas o utlizar la Barra de fórmulas.


Cuadro de nombre (Celda)

Barra de Fórmula (formula)

Para asegurase de ingresar datos en una celda es indispensable que esta se encuentre seleccionada, es
decir activa, un recuadro más grueso diferencia la celda activa del resto.
A la hora de seleccionar celdas es muy importante que se fije en la forma del puntero del ratón para saber
si realmente está seleccionando celdas o realizar otra operación. La forma del puntero del ratón es esta

1. Posiciónese sobre la celda y haga clic para que quede seleccionada y activa.
2. Puede trasladarse desde una celda activa a otra usando las flechas del teclado.

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3. Los caracteres que vaya escribiendo se muestran en la celda activa y también, en la Barra de fórmulas,
que se encuentra en la parte superior de la hoja de cálculo.
4. Al terminar de ingresar los datos, presione la tecla Enter.

Modificar
Para modificar un dato ingresado, lo puede sobrescribir o editar.
La primera opción ocurre cuando comienza a escribir en una celda que ya contene información. En ese
caso, los nuevos datos reemplazarán por completo el contenido anterior.
1. Haga clic sobre la celda que quiera sobrescribir.
2. Escriba lo nuevo y al finalice pulsando Enter. El texto original será reemplazado por el nuevo.

La opción de edición le permite modificar una porción del contenido de la celda seleccionada sin tener que
borrar o sobrescribir el dato anterior.
1. Haga doble clic sobra la celda que quiera modificar, habilita el modo Edición, donde aparece el cursor,
puede trasladarse con las flechas de izquierda a derecha sobre el contenido de la celda, ya sea para modifi-
car un texto, un número o una fórmula.
2. Otra opción, seleccione la celda a editar y presione F2.

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Ingresar Funciones
Esta unidad es una de las más importantes del curso, ya que en su comprensión y manejo está la base de
Excel. Una hoja de cálculo es una base de datos que utlizará, junto a una serie de formulas, para evitar tener
que recalcular por cada cambio que haga. Por eso esta unidad es fundamental.


Ingresar fórmulas
Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por usted) que opera con uno o más valores y
devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda.
1. Siempre que vaya a escribir una fórmula, tene que utlizar el signo igual (=). De esta manera, el
programa interpretará que lo siguiente que escriba es una fórmula o una función.
2. Para realizar operaciones, utlice los datos de dos maneras con características específicas:
• Literales: escribir números directamente dentro de la fórmula, por ejemplo: =15+14.
• Referencia a valores: utlizar los nombres de las celdas, por ejemplo: =A4 + A5, donde A4 y A5 contenen
valores numéricos.
3. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No deje espacios antes o después de
cada paréntesis.
4. Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
5. Los argumentos deben de separarse por un punto y coma;


Operaciones
Suma: Para sumar use el icono + (ejemplo)
Resta: Para sumar use el icono -
Multplicación: Para multplicar use el icono *
División: Para dividir use el icono /

Nota: Tenga presente que las operaciones se ven en la
Barra de fórmulas y en la celda, el resultado.

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Fórmulas con varias celdas

Otra operación muy frecuente cuando trabaje con hojas de cálculo es operar con el contenido de varias
celdas. Si quiere operar con dos celdas, se usa su nombre.
1. Haga clic sobre la Barra de Fórmula y ponga el signo =
2. Haga clic sobre la primera celda que quiera sumar (Ejemplo B2)
3. Haga clic sobre la operación que quiera ejecutar (Suma, en este caso signo +)
4. Haga clic sobre la siguiente celda que se quiera operar (C4)
5. En la Barra de Fórmula vera la operación ejecutada (=B2+C4)
6. Cuando finalice la operación, ponga Enter, y en la celda E1, aparcera el resultado.

Fórmulas con filas y columnas

Cuando use Excel es muy común que necesite sumar el contenido de toda una fila, o una columna. Por
ejemplo, una lista de gastos.
1. Haga clic sobre la Barra de Fórmula y ponga el signo =
2. Escriba SUMA. Al ir tecleando, en pantalla verás todas las fórmulas básicas que puedes usar.

3. Al lado de la palabra SUMA Abra paréntesis (

4. Haga clic sobre la primera celda de la columna o fila. (Ejemplo C1)
5. Escriba dos puntos : esto significa que abarca todas las celdas que estén en el medio de estas celdas. Por
ejemplo como se ve en la imagen de (C1 ; C13), significa que es C1, C2, C3, C4 ..... C11, C12 y C13
Si escribe punto y coma; sólo tomará las dos celdas seleccionadas.
6. Haga clic sobre la últma celda que quiera sumar y cierre paréntesis )

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Comparar valor
También es muy común que necesite comparar el contenido de toda una fila, o una columna. Esto se hace
marcando ambas celdas y utlizando el signo =

En el primer ejemplo la comparación dio Falso, porque los números no son iguales.
En el segundo ejemplo dio Verdadero, porque los números sí lo son.

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Botón Autosuma
1. Se encuentra en el grupo Inicio
2. En el botón autosuma haga clic en la flecha de la derecha para desplegar el menú, puede elegir otras
funciones, como Promedio, Contar números, Máx y Min, o también acceder a Más funciones.

Ejemplos de cómo implementar estas opciones:
1. Ejemplo de Sumar Edades. Sumo el total de las edades de A1 hasta A6 (use dos puntos)
2. Ejemplo de Promediar esas edades que tenemos. Promedie el total de las edades.
3. Ejemplo de edad Mayor y Menor. Seleccione Máx o Min y el total de edades.
4. Ejemplo de contar el total de alumnos. Seleccione el total y me cuenta la cantidad que son.

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Seleccionar Columnas/Filas/Celdas
Seleccionar un rango de celda
Un rango de celdas es un conjunto de celdas contguas al que se hace referencia indicando las direcciones
de la primera y de la última celda (por ejemplo A1:C7)
1. Haga clic sostenido en la primera celda y arrastre el mouse hasta la últma celda que desee. El área
seleccionada se resaltará informando de su estado.
2. En el cuadro de nombre, aparecerá el n° de Fila y el n° de Celda (ejemplo 13F;4C)

Seleccionar columna
1. Haga clic sobre la letra de la columna. Se seleccionará todas las celdas que forman parte de ella.
2. Haga clic sobre la letra de una columna y arrastre el mouse hacia otras columnas, para seleccionarvarias.

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3. Haga clic sobre botón izq. del mouse + Mayúscula , para seleccionar varias columnas seguidas.
4. Haga clic sobre botón izq. del mouse + Ctrl , para seleccionar columnas no contguas (como se ve en el
ejemplo de arriba).
Seleccionar fila
Para seleccionar filas completas es práctcamente igual que seleccionar columnas. En vez de hacer clic en la
letra de la columna, haga clic en el número de la fila.
1. Haga clic sobre el número de la fila. Se seleccionarán todas las celdas que forman parte de ella.
2. Haga clic sobre el número de la fila y arrastre el mouse hacia otras filas, para seleccionarvarias.

3. Haga clic sobre botón izq. del mouse + Mayúscula , para seleccionar varias filas seguidas.
4. Haga clic sobre botón izq. del mouse + Ctrl , para selec. filas no contguas (como ejemplo de arriba).

Nota: Para seleccionar todas las celdas de la hoja desde el
teclado Ctrl + Mayús + Espacio

Formato de Celdas
Excel le permite no sólo realizar cuentas sino que también le permitrá darle una buena presentación a su
hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de esta forma con un solo vistazo podrá percibir
la información más importante y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente.

Fuente
Excel le permitrá cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño,
estilo y color de los datos de una celda.
1. Vaya a la pestañaInicio
2. Haga clic sobre la flecha que se encuentra al pie de la sección Fuente.

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3. Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas, y más concretamente la pestaña Fuente.

- Fuente: Son los tipos de letra disponibles. Elija una de la lista.

- Estlo: Podrá elegir de la lista un estlo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de
fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.

- Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegida, se elegirá un tamaño u otro. Se puede elegir de la lista
o escribir uno que le parezca.

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- Subrayado: Observe como la opción actva es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se
abrirá una lista desplegable donde tendrá que elegir un topo de subrayado.




- Color: Por defecto el color actvo es Automátco, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrá
elegir un color para la letra.

- Efectos: Tendrá disponibles tres efectos distontos: Tachado, Superíndice y Subíndice. Para activar o
desactivar uno de ellos, haga clic sobre la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda.

Alineación
Puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineadas u orientadas de
una forma determinada. Para cambiar la alineación de los datos de la hoja de cálculo, seguirá los siguientes
pasos:
1. Seleccione la celda al cual quiere modificar la alineación.
2. Haga clic sobre la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.

3. Aparecerá la ficha de la imagen de abajo.
4. Elija las opciones deseadas y pulse el botón Aceptar.

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Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es decir
respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrá elegir entre una de las
siguientes opciones:

-General: Es la opción por defecto, alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tpo de dato
introducido, es decir, los números a la derecha y los textos a la izquierda.
-Izquierda (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de éstas
independientemente del tipo de dato. Observe cómo a la derecha aparece un recuadro Sangría (por defecto
está a 0, pero cada vez que se incremente este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más
a la derecha, para que el contenido de la celda no esté pegado al borde izquierdo de la celda)
-Centrar: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de ésta.
-Derecha (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de ésta,
independientemente del tpo de dato. En el recuadro de Sangría, que por defecto está a 0, se puede
editar para que el contenido de la celda no esté pegado al borde derecho de la celda.

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-Rellenar: Esta opción no es realmente una alineación sino que repite el dato de la celda para rellenar la
anchura de la celda. Es decir, si en una celda tene escrito * y elije la opción Rellenar, en la celda aparecerá
************ hasta completar la anchura de la celda.
-Justficar: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionada se alineará tanto por la derecha como
por la izquierda.
-Centrar en la selección: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en blanco
seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la selección que contene datos.
-Distribuido (Sangría): El contenido se alinea a izquierda y derecha, y además trata de ocupar todo el
espacio de la línea vertcal, separando las palabras tanto como sea necesario.

Alineación del texto Vertcal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas vertcalmente. Esta opción
sólo tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer clic sobre la
flecha de la derecha podrá elegir entre una de las siguientes opciones:







-Superior: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de éstas.
-Centrar: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas.
-Inferior: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de éstas.
-Justficar: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la inferior.
-Distribuido: Distribuye el texto en la celda, de forma que no se solape con las contguas. Si es necesario
amplía el tamaño de la celda.

Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal (

opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo desde 90º

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Ajustar texto
Por defecto si introduce un texto en una celda y esta no entra, utlizará las celdas contguas para visualizar
el contenido introducido. Al hacer clic sobre Ajustar texto aparece el texto en varias líneas dentro de una
celda. Puede aplicar formato a la celda para que el texto se ajuste automátcamente, o insertar un salto de
línea manual.
1. Seleccione en la hoja de cálculo, las celdas a las que desea dar formato.
2. En la pestaña Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en Ajustar texto Imagen del botón.

Ejemplo:

Dirección del texto

Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda.
1. Seleccione en la hoja de cálculo, las celdas a las que desea dar formato.
2. En la pestaña Inicio, en el grupo Alineación, haga clic sobre Orientación. Se desplegarán estas opciones.

Botones rápidos de alineación

1. Una vez que seleccione la celda a modificar.
2. En la pestaña Inicio, en el grupo Alineación
3. Haga clic sobre Alineación vertcal (superior, medio e inferior)

3. En la misma pestaña, Inicio, haga clic sobre Alineación horizontal (izquierda, centrado y derecha).

Cuadro Formato de celdas

Para editar el texto de una celda es con el mouse, donde aparecerá una barra de formato.
1. Haga clic derecho con el mouse sobre la celda seleccionadas.

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Bordes
Excel le permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas
1. Seleccione la celda al cual quiere modificar la alineación.
2. Vaya a la pestañaInicio
3. Haga clic sobre la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.

3. Aparecerá esta imagen, vaya a la pestaña Borde.

Preestablecidos:
-Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.
-Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas.
-Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas (para que esté actva esta función
tene que haber varias celdas seleccionadas).

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Borde: Este recuadro se suele utlizar cuando no le sirve ninguno de los botones preestablecidos.
Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) haga clic sobre los botones corres-
pondientes. Al utlizar los botones preestablecidos, el borde será del estlo y color seleccionados, en caso de
elegir otro aspecto para el borde, primero habrá que elegir Estilo y Color (sobre el lado izquierdo) y a
continuación hacer clic sobre el borde a colocar.

Estlo: Elija un estlo de línea.

Color: Por defecto el color actvo es Automátco, pero haga clic sobre la flecha de la derecha para elegir un
color nuevo para los bordes.

Bode acceso rápido

En la cinta de opciones dispone de un botón que le permite modificar los bordes de forma más rápida. Si
hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado en éste (es decir en la parte infe-
rior). En caso de querer otro tipo de borde, seleccionar la flecha que se encuentra a la derecha del botón.

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Relleno
Excel le permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas de las demás.
1. Seleccione la celda que quiere colorear.
2. Vaya a la pestañaInicio
3. Haga clic sobre la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.

3. Aparecerá esta imagen, vaya a la pestaña Relleno.

Color de fondo: Elija de la lista un color de fondo o pulse el botón Sin Color.
Color de trama: Elija de la lista desplegable un color detrama.

Estlo de trama: Elija de la lista desplegable un estlo de trama.

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Ajustar filas y columnas

Un aspecto importante que debe tener en cuenta a la hora de dar formato a una planilla es el tamaño de
las filas y las columnas. Ajustando el ancho y el alto de las celdas a su contenido, logrará mejorar la
visualización y la presentación de los datos. Por omisión, las columnas y las filas tenen un tamaño estándar,
que establece Excel; pero puede modificar estas medidas de acuerdo con sus necesidades.

Ancho de columna
Una forma simple de modificar el ancho de una columna es con el mouse y los encabezados de columna.
1. Para modificar un ancho de columna, sitúe el mouse entre dos encabezados de columna, es decir en la
linea que separa a un columna de otra.
2. El puntero se transformará en una flecha con doble sentdo ( )
3. Haga un clic sostenido con el botón principal del mouse y arrastre hacia la izquierda o derecha. Cuando
el ancho sea el deseado, suelte.

Modificar la altura de las filas

La manera de modificar la altura de una fila es similar a la del ancho de columna.
1. Para modificar la altura de una fila, sitúe el mouse entre dos encabezados de fila, es decir en la linea que
separa a un fila de otra.
2. El puntero se transformará en una flecha con doble sentdo ( )
3. Haga un clic sostenido con el botón principal del mouse y arrastre hacia arriba o abajo. Cuando la altura
sea la deseada, suelte.

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Ajustar alto y ancho de una fila o columna desde menú contextual

Esta es otra de las opciones práctcas que le permite realizar este tpo de ajustes.
1. En el caso de las filas, seleccione la fila completa dando clic sobre el número de la fila.
2. Haga clic derecho, en el menú desplegado seleccione la opción Alto de fila.
3. Elija el alto de fila deseado y ponga Aceptar.

En el caso de las columnas hay que hacer algo similar.
1. Seleccione la columna completa, dando clic sobre la letra de la columna.
2. Haga clic derecho, en el menú desplegado seleccione la opción Ancho de columna.
3. Elija el ancho de columna deseado y ponga Aceptar.

Nota: Para acceder al menú contextual, una vez situado en la

columna o fila puede usar la combinación de teclas
Shif + F10

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Es posible seleccionar diferentes columnas para aplicar un ajuste de tamaño especifico.
1. Si son contguas, seleccione la primera y arrastre hacia la derecha o izquierda haciendo clic sostenido.
2. En el caso de no ser contiguas seleccione la primera y haciendo clic + Ctrl active las demás.
3. Luego, haga clic derecho en la letra de una columna y se desplegará el menú anterior.

Lo mismo pasa con las filas.

1. Si son contiguas, seleccione la primera y arrastre hacia abajo o arriba haciendo clic sostenido.
2. En el caso de no ser contguas seleccione la primera y haciendo clic + Ctrl active las demás.
3. Luego, haga clic derecho en el numero de una fila y se desplegará el menú anterior.

Ajustar el alto y ancho de una fila o columna desde menú Celdas

1. Ir a la ficha Inicio, grupo Celdas y seleccione la opción Formato

Desde allí podrá usar la opción Ancho de columna o Alto de fila para realizar los ajustes necesarios.
2. Para ajustar la altura de varias filas, seleccione la opción Alto de fila.
3. Se desplegará la ventana de alto de fila donde va a tener que asignar un valor y ponga Aceptar.

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4. Estas misma opción puede aplicarse en Ancho de columna siguiendo los mismos pasos.

5. Desde el mismo menú Formato tene la posibilidad de revertr los cambios que hace a las filas o columnas
seleccionando la opción Autoajustar alto de fila o Autoajustar ancho de columna y volverán a su tamaño
predefinido.

6. Si selecciona la opción Ancho predeterminado (Sólo disponible para las columnas) veremos la siguiente
ventana donde se indica si desea establecer el ancho definido por defecto es de 10,71:

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Gráficos
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación.
En esta unidad, aprenderá a cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de cálculo.
La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico
nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.
A un gráfico podemos optar por crearlo:
- Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.
- Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico,

Crear gráficos
Para insertar un gráfico tene varias opciones.
1. Seleccione los datos para el gráfico, el rango de celdas que quieres que participen en el gráfico.
2. Seleccione la pestaña Insertar
3. Haga clic sobre la flecha que se encuentra al pie de la sección Gráficos.

4. Se desplegara Insertar Gráfico el listado de todos los gráficos, selecciona uno y pulse Aceptar.
5. Aparecerá un cuadro que contendrá el gráfico ya creado.
6. Además, vera que aparece en la barra de menús una sección nueva, Herramientas de Gráficos, con dos
pestañas: Diseño y Formato.

6.

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Añadir una serie de datos
En rste paso dr definirá qué datos quiere que aparezcan en el gráfico.
Si observa la pestaña Diseño encontrara dos opciones muy útiles relacionadas con los Datos.
1. Haga clic sobre el icono Seleccionar datos.

Se desplegara el siguiente cuadro:

1. En el campo Rango de datos del gráfico debe indicar el rango de celdas que se tomarán en cuenta para
crear el gráfico. En el caso de la imagen, hemos englobado de la celda A5 a la E22.
2. Para escoger los datos puede seleccionar las celdas en la hoja con el mouse (como vimos en el item de
seleccionar filas y columnas contguas o no)
3. Una vez seleccionado los datos que utlizará, Excel asociará unos al eje horizontal (categorías) y otros al
eje vertical (series).
4. Utlice el botón Editar para modificar el literal que se mostrará en la leyenda de series del gráfico, o el
rango de celdas de las series o categorías.
5. El botón Cambiar fila/columna permuta los datos de las series y las pasa a categorías y viceversa.
6. Si hace clic en el botón Celdas ocultas y vacías se abrirá un pequeño cuadro de diálogo desde donde
podrá elegir qué hacer con las celdas que no tengan datos o estén ocultas.
7. Los cambios que vaya realizando en la ventana se irán viendo plasmados en el gráfico.

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Otra forma para crear un gráfico
1. Seleccione una celda que pertenezca al rango donde se encuentran los valores numéricos.
2. Una vez hecha la selección, haga clic sobre Insertar
3. Vaya al grupo de Gráficos y le va aparecer varias opciones de íconos de gráficos, haga clic sobre el tipo de
gráfico que desea insertar.

4. Al hacer clic en alguna opción se mostrará un menú de ese gráfico deseado. Por ejemplo, para crear el
gráfico de líneas mostrado en la sección anterior pulsé el botón Gráfico de líneas y posteriormente
seleccioné la opción de Línea que requiera.

Gráficos recomendados
Este botón ayuda en el proceso de selección de un gráfico, significa que en base a los datos seleccionados,
analiza la forma más clara para exponerlos mediante un gráfico.
1. Una vez hecha la selección, haga clic sobre Insertar
2. Vaya al grupo de Gráficos y haga clic sobre el botón Gráfico recomendados.

3. Al pulsar este botón se abrirá el cuadro de diálogo, Insertar gráfico que muestra la ficha Gráficos
recomendados con una lista de todos los que Excel ha seleccionado y una vista previa para su
comprobación.
4. En el panel izquierdo hay un listado de los gráficos recomendados y al seleccionar alguno de ellose
mostrará una vista previa en el panel derecho.
5. Una vez elegido pulse Aceptar para crear efectivamente el gráfico.

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Selección de datos para crear un gráfico
Si sus datos se componen de varias columnas de las cuales sólo quiere graficar una sola de ellas, entonces
será necesario hacer la selección explícita de todos los datos a graficar.

1. Después de hacer la selección vaya a Insertar < grupo Gráficos < Gráfico de líneas de esta manera el
gráfico tendrá sólo los datos seleccionados.
2. En el siguiente gráfico se puede observar que solamente se ha graficado la columna Fecha y Haber que
fue la selección realizada previamente. Es importante mencionar que la primera columna será considerada
como las categorías de los datos siempre y cuando dicha columna tenga datos de tipo texto. Estas
categorías se ven reflejadas en las etquetas del eje horizontal.

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3. Si en lugar de gráficar la columna Haber se gráfica la columna Saldo entonces se debe seleccionar
ambas columnas utlizando la tecla Ctrl + Clic con el mouse la cual permite elegir múltples rangos que no
son adyacentes. Después de seleccionar la primera columna pulsa la tecla Ctrl y seleccione otra columna.

Tipos de Gráficos

Gráficos de barras/ Gráfico de columnas. Estos están entre los tpos de gráficos más usados en Excel y es
conveniente aprender a utilizarlos adecuadamente. Pero antes de avanzar, es importante aclarar las
diferencias entre ambos tpos. El gráfico de barras muestra franjas horizontales y las categorías aparecen en
el eje vertcal y los valores en el eje horizontal. Mientras que el gráfico de columnas tene franjas verticales
y a las categorías de datos aparecerán en el eje horizontal y los valores en el eje vertcal.
Los gráficos de barras son una excelente opción para esas ocasiones en las que necesite mostrar las
diferencias entre los datos, para detectar alguna tendencia o para remarcar las similitudes o contrastes en
la información. En este tpo de gráfico, la longitud de cada barra representa la magnitud de los datos asocia-
dos por lo que es muy fácil comparar visualmente cada una de ellas.
-Sus opciones se encuentran clasificadas en: Columna en 2D y Columna en 3D. Adentro encontramos:
• Columna agrupada: se emplea para representar la evolución de datos a través del tempo. Muestra los
valores en rectángulos vertcales en 2D o en 3D.

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• Columna apilada: se utiliza para mostrar en una misma columna las diferentes variables que poseen los
datos de origen. Tanto en 2D como en 3D.
• Columna 100% apilada: es una variante de los gráficos de columna apilada, y se utliza paracomparar
proporciones, es decir, el porcentaje con que cada valor contribuye a un total. Muestra los valores en
rectángulos vertcales en 2D o en 3D.
Cómo crear un gráfico de barras
Para crear un gráfico de barras debe tener listos sus datos.
1. Vaya a Insertar
2. Dentro del grupo Gráficos pulse Insertar gráfico de barras y seleccione la opción Barra agrupada.

3. Cuando coloque el puntero del ratón sobre la opción, se mostrará una vista previa del gráfico de barras.
Al mismo tiempo, el rango de celdas que contiene los datos será resaltado para indicarnos el origen de los
datos del gráfico a crear. El gráfico de barras será creado una vez que haga clic sobre el botón.

Cómo crear un gráfico de columnas

Para crear un gráfico de columnas es similar al gráfico de barras
1. Vaya a Insertar
2. Dentro del grupo Gráficos pulse Insertar gráfico de columna y seleccione la opción Barra agrupada.

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Cambiar el valor máximo del eje horizontal

Como ya lo he mencionado antes, un gráfico de columna muestra la magnitud de los datos, razón por la
cual el eje vertcal contiene valores numéricos. Excel coloca un valor máximo en el eje vertical que
sobrepasa el valor de la barra más grande dejando un espacio vacío.
Ajuste el valor máximo del eje vertical u horizontal en el caso del Gráfico de barras:
1. Haga clic derecho sobre el eje y se abrirá un menú.
2. Elija la opción Dar formato al eje.

4. Una vez abierto el panel, vaya a la
sección Opciones de eje y modifique
el valor de Límite Máximo.

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Gráficos de línea. Un gráfico de línea muestra las relaciones de los cambios en los datos a través de
tempo. Es ideal para representar series de datos muy largas, ya que permiten mostrar un continuo. Este
gráfico es comparado con los gráficos de área, pero los gráficos de línea hacen un énfasis especial en las
tendencias de los datos más que en las cantdades de cambio.
-Encontrará dos tpos de gráficos de líneas: Línea en 2D con los subtipos Línea, Línea apilada, Línea 100%
apilada, Línea con marcadores, Línea apilada con marcadores y Línea 100% apilada con marcadores; y el
gráfico. Línea 3D Estos subtipos son comparables con los de columnas.

Gráficos circulares. También conocidos como gráficos de pie (en inglés) o gráficos de pastel. Estos gráficos
pueden contener una sola serie de datos ya que muestran los porcentajes de cada una de las partes
respecto al total, es decir, la suma de todas las partes será considerada el 100%. Cada una de las partes del
gráfico circular se la conoce como sector.
-Los Gráfico 2D incluyen las siguientes variantes:
• Circular: para mostrar la contribución de cada valor al total.
• Gráfico circular con subgráfico circular y Gráfico circular con subgráfico de barras: permiten extraer datos
importantes del gráfico principal o aquellos que representan un sector pequeño en el gráfico general, pero
cuya comparación es relevante. Estos se combinan en un gráfico circular o de barras más pequeño, situado
junto al gráfico principal.
• Gráfico circula 3D: Este formato muestra los sectores separados y se emplea cuando necesite destacar
alguno de los valores. Por ejemplo, el porcentaje de ventas de una sucursal.
• Anillo: Muestra los datos mediante una banda en formacircular.

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Mostrar etiquetas de datos
Es común que los sectores del gráfico circular sean muy similares por lo que se dificulta identificar el
elemento más grande o el más pequeño y por lo tanto encontrará muy útl mostrar etiquetas de datos que nos
ayuden a conocer la magnitud de cada sector.
1. Haga clic sobre el botón Elementos de gráfico
2. Marque la opción Etquetas de datos. También es posible configurar la posición de dichas etquetas
accediendo al menú de dicha opción para elegir entre centro, extremo interno, extremo externo, ajuste
perfecto o llamada de datos.

Gráficos de Área. Los gráficos de área muestran la importancia de los valores a través del tempo. Un

gráfico de área es similar a un gráfico de línea, pero ya que el área entre las líneas está relleno, el gráfico de
área le da una mayor importancia a la magnitud de los valores que lo que puede hacer un gráfico de línea.











Gráficos XY (Dispersión). Los gráficos de dispersión son útles para mostrar la relación entre diferentes
puntos de datos. En este tipo de gráfico el eje horizontal como el vertical muestran valores numéricos y por
lo tanto es frecuentemente utilizado para desplegar la relación que existe entre dos variables. El gráfico de
dispersión le permite visualizar el comportamiento de ambas variables.

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Existen otros tipos de gráficos en como los de superficie, anillos, burbuja, pero los tipos de gráficos más
utlizados son los explicados anteriormente.

Crear hojas de gráficos en Excel
De manera predeterminada los gráficos son colocados dentro de la hoja donde se encuentran los datos y
parecen gráficos incrustados los cuales flotan sobre la hoja. Pero existe otra alternativa para los gráficos y
es que puede colocarlos en su propia hoja donde no existirá nada más que el gráfico mismo. Una razón para
crear una hoja de gráfico es porque desea imprimir los gráficos de manera independiente y ocupando la
totalidad de la hoja. Además, si tiene varios gráficos en nuestro libro será mejor que estén en una hoja
diferente para ubicarlos rápidamente.
Crear una hoja de gráfico:
1. Seleccione el gráfico deseado
2. Haga clic sobre Herramientas de gráficos < Diseño
3. Y en el grupo Ubicación, haga clic sobre Mover gráfico.

4. Al pulsar este botón se mostrará un cuadro de diálogo que le permitirá crear una nueva hoja de gráfico
permitiendo colocar el nombre que se desee.
5. Haga clic sobre Aceptar podrá notar que se inserta una nueva hoja en el libro y lo único que existrá en
dicha hoja será el gráfico.
6. Si desea regresar al gráfico incrustado en la hoja debes seguir el procedimiento inverso seleccionando de
nuevo el comando Mover gráfico pero en esta ocasión seleccionando la opción Objeto en Hoja.

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4.

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