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EXCEL

PARA DOCENTES

JUAN ESTEVE MOJICA


IES MEDITERRNEO
TORREVIEJA

Juan Esteve Mojica

Excel para docentes


Autor: Juan Esteve Mojica
Ttulo del curso: Excel para docentes

Este curso es un mdulo del curso TIC para docentes: Moodle, Hot Potatoes, Excel, impartido
por Arturo De la Torre, Manuel Albadalejo y Juan Esteve durante el curso 2013/2014 en el IES
Mediterrneo de Alicante.
Redactado con Google Docs y LibreOffice Writer
Ejemplos con LibreOffice Calc

Este texto es propiedad de su autor.


Licencia: Creative Commons Reconocimiento, No comercial, Sin obra derivada 3.0
Cdigo: 1402150152032

juanestevegeh.blogspot.com.es

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Excel para docentes

ndice
Aclaracin previa................................................................................5
Introduccin........................................................................................5
1. Cmo empezamos..........................................................................5
1.1. Programa para crear hojas de clculo: LibreOffice Calc..............6
1.2. Nociones bsicas.........................................................................6
1.2.1. Exportar como PDF..................................................................7
1.2.2. Modificar el tamao de las filas y las columnas........................8
1.2.3. Dar formato a las celdas y a las columnas o filas...................10
1.2.4. Formato condicional................................................................13
1.3. Frmulas....................................................................................14
1.3.1. Resultados..............................................................................14
1.3.2. Rellenar contenido y frmulas.................................................15
1.3.3. Suma, resta, multiplicacin y divisin......................................16
1.3.3.1. Suma...................................................................................17
1.3.3.2. Resta...................................................................................20
1.3.3.3. Multiplicacin y divisin........................................................21
1.3.3.4. Jerarqua de operaciones....................................................23
1.4. Visualizar la hoja........................................................................24
1.4.1. Ocultar/mostrar filas o columnas.............................................24
1.4.2. Dividir pantalla........................................................................25
2. Aplicaciones docentes de una hoja de clculo..............................25
2.1. Calendario.................................................................................25
2.2. Hoja de registro.........................................................................34
2.3. Cuaderno de notas....................................................................38
3. Ejercicios......................................................................................49

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Excel para docentes


Aclaracin previa
Antes de empezar har una aclaracin: se usa la palabra Excel como abreviatura para
referirnos al concepto hoja de clculo. En lugar de Microsoft Office Excel utilizaremos
LibreOffice Calc para las explicaciones y ejemplos.

Introduccin
Este curso est destinado a todo el profesorado, sin importar la destreza informtica o
matemtica que se tenga. Su sencillez lo har accesible a cualquier persona que se disponga a
realizarlo.

1. Cmo empezamos
Cuando hablamos de hoja de clculo, nos referimos a una parrilla con filas y columnas que
contienen celdas. Dichas celdas pueden contener informacin. sta puede mostrarse en un
formato determinado, con color de fondo, con bordes y, a veces, con frmulas ocultas. Un
ejemplo de hoja de clculo sera el siguiente:

La hoja de clculo se puede combinar con otras hojas de clculo y componer un libro, es decir,
un archivo con varias hojas de clculo. stas aparecen en pestaas distintas en la parte baja
de la ventana.
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1.1. Programa para crear hojas de clculo: LibreOffice Calc


LibreOffice es el paquete de ofimtica ms accesible al usuario medio por el poco tamao que
ocupa, por su calidad y porque es gratis (de contribucin voluntaria). Adems, los
programadores de LliureX lo han elegido para incluirlo en el sistema operativo que la
Consellera de Educacin de la Comunitat Valenciana ha creado para su uso en los centros
educativos. Por ello, las explicaciones que voy a exponer aqu tendrn ejemplos prcticos
realizados con LibreOffice Calc. Yo recomiendo tener instalado LibreOffice en cualquier
ordenador para evitar incompatibilidades con Microsoft Office.

1.2. Nociones bsicas


Al abrir LibreOffice Calc tenemos una hoja de clculo en blanco preparada para que la
editemos. Lo primero que debe decirse es que tiene filas (1, 2, 3) y columnas (A, B, C).
Podemos referirnos a una celda concreta diciendo en qu fila y columna se encuentra. Por
ejemplo: A1, B3, C35. Si queremos introducir datos en una celda cualquiera, seleccionamos en
esa celda y escribimos. Por ejemplo: voy a escribir mi nombre en la celda B4.

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Con esto aprendemos que las celdas tienen una referencia (columna y fila) y una informacin
(lo que escribamos en ellas).

1.2.1. Exportar como PDF


Una de las funciones ms importantes de una hoja de clculo es la posibilidad de imprimir una
tabla que hemos creado o de guardar el documento en formato PDF (formato de documento
porttil) para poder abrirlo en cualquier equipo aunque no tenga instalado LibreOffice. Esta
funcin se encuentra en el men Archivo o en un icono en la barra de herramientas superior.

En el men Archivo

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En la barra de herramientas

Tras haber guardado el documento como archivo PDF, el resultado ser exactamente lo que
hayamos escrito en la hoja de clculo, sin la rejilla de color gris claro. Si exportara como PDF la
hoja en la que he escrito cuatro nombres, la del ejemplo anterior, el resultado sera el siguiente:

Nombre de la hoja y datos que aparecen en ella

Se puede configurar esto para que aparezca un documento en formato horizontal o vertical. As
podremos exportar tablas y guardarlas en formato PDF, disponibles para imprimir en cualquier
momento.

1.2.2. Modificar el tamao de las filas y las columnas


Se puede modificar el tamao de las filas y las columnas manualmente o automticamente.
Para hacerlo manualmente, seleccionaremos el borde superior o inferior de una fila y
arrastraremos hasta ajustarlo a nuestro tamao deseado. Tambin se puede hacer con varias
filas o columnas a la vez seleccionandolas y ampliando o reduciendo el tamao de alguna de
ellas.
Podemos variar el tamao de las filas o las columnas pinchando con el botn secundario del
ratn (el botn derecho, con la configuracin habitual para diestros) sobre la fila o la columna y
seleccionando la opcin Altura de fila o Anchura de columna. Introduciremos el tamao en
centmetros y aceptamos para ver el resultado. Una manera de hacer desaparecer una fila o
columna sin eliminarla es cambiar su tamao a 0,0 cm.

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Pinchar y arrastrar el borde de la fila

Reducir varias filas a la vez


Modificar introduciendo la medida con valores numricos

Otra manera de ajustar el tamao de las celdas es adaptarlas al contenido. Esto se puede
hacer automticamente, seleccionando la opcin Optimar altura de fila (si queremos adaptar
una fila al contenido). Esta opcin se encuentra debajo de Altura de fila, que he comentado
antes. La altura de la fila se adapta al tamao del texto cuando ste vara. Sin embargo, la
anchura de la columna hay que adaptarla mediante esta opcin, Optimar anchura de columna.
A continuacin, un ejemplo de ajuste de columna (el ajuste de fila es automtico).

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Antes de optimar la anchura de columna B

Despus

1.2.3. Dar formato a las celdas y a las columnas o filas


Si pinchamos con el botn secundario del ratn en una celda aparece la opcin Formatear
celda. Con esta funcin podremos establecer la manera en que aparecen los nmeros en las
celdas, el tipo de letra y su tamao, el color de fondo, la alineacin de la informacin en la
celda, el borde de las celdas y la proteccin de la informacin de las celdas.

Un ejemplo de modificacin del formato de las celdas.

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El resultado: B3, ha cambiado el fondo, el tipo de letra, la alineacin del texto y el borde; B4-B8,
ha cambiado el borde; columna B, ajustada al contenido de la celda con mayor contenido.
Para seleccionar una columna o fila podemos pinchar en el cuadro del nombre de esa columna
o fila. De igual manera, si queremos seleccionar toda la hoja podemos hacerlo pinchando en el
cuadro que se encuentra en la esquina superior izquierda. Esto es til para cambiar el formato
de toda una seccin a la vez.

Puntero sobre la esquina superior izquierda

Proteger una celda es muy til cuando se crea una plantilla y slo se van a cambiar los datos
de ciertas celdas, las pertenecientes a una categora que comienza en una celda que le da
ttulo. Por ejemplo, Alumnos.
Si queremos proteger una celda tenemos que seleccionar toda la hoja pinchando en la esquina
superior izquierda de la hoja, pinchar en el botn secundario del ratn sobre cualquier celda,
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seleccionar Formatear celdas, seleccionar pestaa Proteccin de celda, desactivar la casilla


Protegido (en naranja, ya que todas las celdas estn protegidas cuando se abre una hoja de
clculo). Ahora iremos al men Herramientas, en la parte superior de la pantalla, iremos a
Proteger, Hoja. En la opcin Permitir a todos los usuarios de esta hoja, quitaremos la opcin
Seleccionar las celdas protegidas. Ahora ya podemos seleccionar cualquier celda y rehacer el
proceso anterior: formatear la celda, cambiar su proteccin activando la casilla Protegido. Si
quisiramos cambiar una celda protegida, habra que desproteger toda la hoja desde el men
Herramientas.
Podemos unir varias celdas seleccionndolas y pinchando con el botn secundario del ratn
sobre ellas. La opcin Unir celdas termina esta modificacin. No es posible unir celdas ya
fusionadas, primero habra que revertir este paso seleccionando Dividir celdas de la misma
manera que antes.

He unido las celdas C3 y D3

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Reducidas las columnas para ahorrar espacio

1.2.4. Formato condicional


Tal vez queramos dar a nuestra hoja una funcin ms visual. Esto se puede hacer con el
formato condicional. Daremos instrucciones a ciertas celdas para que cambien el formato al
variar el contenido. Por ejemplo: voy a cambiar el color de la fuente de las notas que estn por
debajo de 5, en la categora Notas 1 Ev.

Desproteger la hoja.
Seleccionar la columna E.
Seleccionamos Formato (en la barra de herramientas del programa), Formato
condicional, Gestionar.
Aadir condicin.
Cambiamos igual a por menor que.
A la derecha de esa opcin hay una casilla en blanco. Colocamos un 5.
Donde pone Encabezado, aplicamos un Estilo nuevo.
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Podemos cambiar el nombre del estilo, por ejemplo Suspensos - Rojo.


Seleccionamos la pestaa Efectos de fuente y pinchamos en el color rojo en el apartado
Color de fuente.
Aceptamos y salimos hasta comprobar el resultado en la hoja.

1.3. Frmulas
Ya sabemos introducir informacin en una hoja. Ahora vamos a aprovechar su capacidad para
calcular. Esta es la diferencia fundamental respecto de un procesador de textos, el cual podra
hacer una tabla con informacin. En la hoja de clculo tendremos la posibilidad de obtener las
notas medias y las notas ponderadas sin ms operaciones.

1.3.1. Resultados
Utilizaremos el signo = para expresar resultados en una celda. Por ejemplo: si queremos que
aparezca un nmero en una celda y ese nmero ya apareca en otra celda, podemos
automatizar el proceso a travs de la frmula ms bsica que hay. Ejemplo: quiero que en la
celda B4 aparezca la informacin que hay en A2 (independientemente de que la informacin
cambie). Para ello escribiremos en la celda B4 lo siguiente: =A2.

Escribimos =a2

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Pulsamos Intro y comprobamos el cambio

Cambiamos la informacin de A2

Cambia automticamente la informacin de B4

As aprendemos que con el signo = damos comienzo a una frmula. El resultado depender
de la frmula que apliquemos y de las celdas de las que tomemos los datos que la compongan.

1.3.2. Rellenar contenido y frmulas


Si queremos crear una serie de valores correlativos podemos hacerlo con la funcin Rellenar.
Esta funcin nos permite seleccionar una celda o serie de celdas y continuar una serie de datos
hasta donde queramos, en la misma fila o columna. Por ejemplo: vamos a escribir una serie
numrica partiendo del 1.
Escribimos el nmero en una celda.
Pinchamos en el cuadrado negro de la esquina inferior derecha.
Arrastramos en la direccin en la que queremos que aparezca la serie.

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El resultado es la serie numrica ms sencilla: avanzar de uno en uno. De igual manera podra
cambiar la serie cambiando el trmino general a partir de los primeros nmeros y desarrollar
series aritmticas o geomtricas. Esto se podra hacer en el men Editar, Rellenar.

Una serie de impares

Una serie geomtrica

1.3.3. Suma, resta, multiplicacin y divisin


Estas operaciones son las ms utilizadas para un uso docente de la hoja de clculo. Sumamos
notas de una misma categora, restamos puntos por penalizaciones diversas, multiplicamos y/o
dividimos para hallar una media aritmtica o ponderada. La dificultad desaparece en cuanto
sabemos qu operacin debemos hacer y cmo escribirla. Pondr algunos ejemplos.

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1.3.3.1. Suma
Hay varias maneras de sumar nmeros correlativos. La ms sencilla es aplicar la frmula
Suma. Tomando como ejemplo un supuesto en el que hay que registrar los ingresos de unos
alumnos para adelantar el pago de una excursin, vamos a calcular el total adelantado con esa
frmula.

Registro de las cantidades adelantadas por cada alumno

Para aplicar Suma, seleccionamos las celdas de las cantidades que vamos a sumar en la fila
del primer alumno (fila 4) y pulsamos en el smbolo de sumatorio, la letra griega sigma.

Seleccin de las cantidades que queremos sumar

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Pinchamos en y obtenemos el resultado

Una vez que hemos hecho el sumatorio de la primera fila, podemos arrastrar la operacin
desde la celda F4 hasta la F8 para copiar la frmula. Esto se hace tomando los valores de la
misma fila en la que se muestra el resultado de la operacin. Es decir, en F5 se mostrar el
sumatorio de B5 hasta E5; en F6 se mostrar el resultado del sumatorio de B6 hasta E6; etc.

de B4-E4 hasta B6-E6

Podramos hacer el mismo proceso para calcular el total recaudado por actividad. Al terminar,
vamos a mostrar el total recaudado absoluto en una zona aparte, para no confundirnos por el
cruce de filas y columnas en G9.
Selecciono C11 y escribo la referencia =G9.
Al aceptar, notaremos que no aparece nada.
Tras aplicar el sumatorio de G4-G8 o el de C9-F9, aparece en G9 la cantidad total de
dinero recaudado en las actividades.
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Como no queremos distraer la atencin en esa celda, cambiamos el formato. Aplicamos


un cambio de color a la fuente: verde.
He creado un borde en los totales para resaltarlos.

Otra manera de sumar unos valores es utilizar el signo +. No estoy descubriendo nada nuevo
pero es necesario saber las dos maneras de sumar en una hoja de clculo. El sumatorio
automtico es ms rpido. El signo + lo utilizaremos para otro tipo de frmulas.

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En la caja de funciones podemos ver la operacin:


=C3+D3+E3+F3
Tambin se podra hacer escribiendo el intervalo de celdas a sumar, precedido de la orden
Suma:
=suma(c3:f3)

Se comprueba que hay que poner parntesis cuando hay una instruccin con nombre de
frmula. Los parntesis y los signos de puntuacin son importantes ya que determinan que la
funcin o frmula est expresada correctamente. Ahora hemos aprendido que los dos puntos
(:) permiten establecer un intervalo de celdas.

1.3.3.2. Resta
Para realizar operaciones sutractivas utilizaremos el mismo mtodo pero con el signo -.

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Sin embargo, no existe una funcin Resta que podamos anteponer a un intervalo. Tendremos
que escribir la operacin a mano.
1.3.3.3. Multiplicacin y divisin
El asterisco (*) y la barra de fraccin (/) son los signos que utilizaremos para hacer estas
operaciones. Vamos a poner un ejemplo prctico de divisin: vamos a calcular la nota media
aritmtica de los exmenes de la primera evaluacin de un grupo de alumnos.
1. Sumamos las tres notas con alguno de los mtodos que hemos aprendido
anteriormente. Ponemos la funcin en E4.
2. El resultado es un nmero determinado. Como hemos sabemos, la media aritmtica se
obtiene al sumar todas las notas y dividir el resultado entre el nmero de notas que
tenemos. Por ello, ahora debemos dividir el resultado de sumar B4+C4+D4 entre 3, ya
que hemos hecho tres exmenes.
3. Pinchamos en E4 y reescribimos la frmula aadiendo /3 al final de la funcin para
que divida toda la suma entre 3.
4. Aceptamos y rellenamos las celdas E5-E9 con el mtodo de arrastrar funcin que
hemos aprendido antes. Podemos reducir decimales pulsando en el icono de la barra de
herramientas. Ampliamos decimales con el icono de la izquierda (ver imagen).

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Notas de tres exmenes

Escribir la frmula en la caja de funciones

Rellenar celdas inferiores

Reducir decimales

Podramos hacer una media ponderada para darle ms valor a unos exmenes que a otros.
Por ejemplo: hacemos un examen de 1 tema y otro examen de 3 temas, adems de los
anteriores del ejemplo. Para componer la funcin de la nota media ponderada multiplicaremos
la nota de cada examen por el nmero de temas evaluados en esa prueba, sumaremos esas

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multiplicaciones y, todo ello junto (entre parntesis), lo dividiremos entre el nmero de temas
evaluados en total. As nos quedara la siguiente frmula:
=((B4*2)+(C4*2)+(D4*2)+(E4*1)+(F4*3))/10
Las notas de B4 a D4 se multiplican por 2 porque se han evaluado dos temas en esos
exmenes. E4 se multiplica por 1 por ser un tema el evaluado. F4 se multiplica por 3 por ser
tres temas los examinados. La suma de todos los temas es 10.

Este clculo no es ningn secreto para los docentes. Esta es la frmula para obtenerlo en una
hoja de clculo. Se puede hacer de otras maneras pero considero que sta es la ms clara.
En este apartado hemos aprendido a sumar, restar, multiplicar y dividir. Adems, ya sabemos
hacer medias aritmticas y ponderadas. Tambin hemos aprendido a reducir y ampliar
decimales.
1.3.3.4. Jerarqua de operaciones
La jerarqua de operaciones dice que primero se multiplica o divide y luego se suma o resta.
Por ello, el parntesis es fundamental separar operaciones. Por ejemplo: no es lo mismo
3+4*5 que (3+4)*5.
En el primer caso el resultado es 60. En el segundo, es 35. Esto es as porque primero se
opera lo que hay dentro del parntesis y el resultado se opera con lo que hay fuera.
La cuestin del parntesis es muy importante ya que a veces nos encontramos con frmulas
que contienen parntesis para aportar el resultado deseado.

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1.4. Visualizar la hoja
1.4.1. Ocultar/mostrar filas o columnas

No es necesario eliminar una fila o una columna cuando no la vamos a usar. Es ms, es
recomendable no eliminarlas ya que podemos alterar la estructura de la secuencia de frmulas
y resultados que hemos diseado anteriormente. En su lugar, ocultaremos filas o columnas. Se
puede hacer de dos maneras: reduciendo su tamao a cero o pinchando con el botn
secundario del ratn sobre las filas o columnas seleccionadas y pulsando en Ocultar. Esta
segunda opcin se puede revertir seleccionando las filas o columnas perifricas a las ocultadas
y pinchando en Mostrar.

Ocultar filas A, B Y C

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Ocultar y mostrar puede ser una de las opciones que ms utilicemos una vez que tengamos
nuestra hoja diseada y la utilicemos. Por ejemplo, cuando tengamos que ver nicamente los
resultados de una prueba o de un alumno, para facilitar su visualizacin o para proteger la
informacin de los compaeros.

1.4.2. Dividir pantalla


En el men Ventana, en la barra de herramientas, hay una opcin llamada Dividir. Esta opcin
sirve para partir la hoja de clculo en cuatro partes y poder desplazarse en ella de manera
independiente en esas cuatro partes. Esto es til cuando queremos desplazarnos por una fila o
una columna sin perder de vista el nombre de la categora consultada o el nombre del alumno
sobre el que queremos ver una anotacin.

2. Aplicaciones docentes de una hoja de clculo


Mediante una hoja de clculo podemos realizar tablas de registro y planificacin que nos
resultarn tiles para nuestra labor docente. Ejemplos: calendario, horario, hoja de registro
(notas, asistencia), esquema, inventario, vocabulario, cronologa Vamos a poner algunos
ejemplos prcticos.

2.1. Calendario
Para realizar un calendario, seguiremos los siguientes pasos.

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1. Ponemos Lunes en una celda cualquiera

2. Completamos las seis celdas siguientes de la fila 3 con el procedimiento Rellenar.


Colocamos un 1 debajo del lunes

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3. Rellenamos el resto de la fila


4. Colocamos un 8 debajo del 1

5. Rellenamos el resto de la columna


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6. Colocamos un 9 al lado del 8, seleccionamos ambas celdas y rellenamos el resto de la fila

7. Hacemos lo mismo con el resto de filas


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8. Seleccionamos las filas para ajustar su altura

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9. Ahora cambiaremos la alineacin de los nmero

10. Los hemos puesto en la esquina superior izquierda

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11. Creamos un borde general

12. Ya lo tenemos listo para imprimir


Podramos hacerlo ms prctico con un par de pasos ms: insertar filas entre las filas de las 4
a las 9. Luego seleccionaramos (combinando la tecla Ctrl a la vez que pinchamos con el botn

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primario del ratn) las nuevas filas y ampliaramos su tamao. Con esto conseguimos tener en
celdas distintas las fechas y la celda en la que vamos a escribir.
Muestro la secuencia a partir del paso 8 de la demostracin anterior.

Insertamos filas intercaladas

Cambiamos el tamao de las nuevas filas

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Creamos un borde general y resaltamos la fila de los das de la semana

Ya tenemos otra versin del calendario

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2.2. Hoja de registro

Una hoja de registro podra ser la utilidad ms destacada de las hojas de clculo para
docentes. Podemos hacer tablas de registro manual y/o registro automatizado. Un ejemplo
puede ser una hoja de registro de asistencia. Vamos a hacer una.

1. Escribimos el 1 y rellenamos hasta el 31.

2. Seleccionamos las celdas sobre los das del mes y las fusionamos.

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3. Escribimos el nombre del mes.


4. Ajustamos la anchura de las columnas.
5. Alineamos los das en el centro de las celdas.

6. Establecemos la columna en la que irn los nombres de los alumnos.

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7. Coloreamos el fondo de las celdas de los das, el mes y Alumnos.


8. Oscurecemos las filas alternas para guiarnos mejor en la cuadrcula.

9. Para colorear el fondo de las celdas podemos seleccionar mediante [Ctrl+botn primario del
ratn].

10. Creamos una columna para el recuento total de faltas (AI).


11. En AI6, escribimos la frmula =contar.si(d6:ah6;f). Significa que en esa celda aparecer el
nmero de veces que aparezca la letra f (de faltas) entre las celdas D6 y AH6.

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12. Colocamos tres faltas para comprobar que funciona la frmula.

13. Rellenamos el resto de la columna.

14. Creamos una frmula similar cambiando la f por la r (de retrasos).

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15. Creamos otra para faltas justificadas, con la j (de justificadas).

16. Ya la tenemos.

2.3. Cuaderno de notas


Para realizar un cuaderno de notas vamos a aplicar lo aprendido en las pginas anteriores:
1.
2.
3.
4.

Anchura y altura de filas y columnas.


Formato de celdas.
Rellenar contenido.
Frmulas.
a. Operaciones bsicas.
b. Jerarqua de operaciones.
c. Media aritmtica y ponderada.
d. Contar.

Describir el proceso.

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1. Creamos una tabla en la que colocamos las categoras referentes al grupo, los criterios de
calificacin, los nombres del alumnado, los instrumentos de evaluacin, el resultado final de
cada criterio de calificacin.

2. Ajustamos la anchura de las columnas.


3. Centramos el contenido de las celdas.
4. Coloreamos las celdas para resaltar las diferentes categoras.

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5. Escribimos la funcin para hallar la media ponderada de los cuatro exmenes para obtener
la nota de Conceptos. La frmula dice que el primer examen vale 1 (C10*1), ya que es de un
tema; el segundo examen vale 2 (D10*2); etc. Todo ello se divide entre 7, el nmero total de
temas evaluados. Con esto daremos ms valor a los exmenes de ms temas.
6. Rellenamos las celdas inferiores.

7. Escribimos la funcin de la media ponderada de los Procedimientos. Fijmonos primero en


las columnas a las que afecta esta funcin.

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8. Partimos de la idea de que los criterios de calificacin para el apartado de Procedimientos


es:

50%, trabajo en clase.

25%, investigacin y redaccin.

25%, libreta.
Por ello, en esta funcin primero se calcula la media aritmtica de cada subapartado y luego se
multiplica por el porcentaje que le hemos asignado. Por ejemplo, vamos a formular el trabajo en
clase:
Primero obtenemos la media aritmtica: (SUMA(G10:J10))/4
Luego le aplicamos el porcentaje: (((SUMA(G10:J10))/4)*50)
Se observa en la funcin que se aplica el mismo sistema para cada uno de los procedimientos
evaluados para, al final, dividir todo ello entre 100.

9. La categora Actitudes no requiere clculo.

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10. El siguiente paso, la nota global de la 1 Evaluacin, tiene un aadido que nos evitar tener
que escribir a mano las frmulas de esa columna. Si nos fijamos en la frmula de la celda U10,
vemos que hace referencia a las celdas F4, G4, H4. Son las celdas donde hemos colocado los
porcentajes de los criterios de calificacin.

Para obtener la nota global no tenemos ms que multiplicar cada concepto (R10, S10, T10) por
su porcentaje y dividir todo entre 100 (ver frmula en la imagen anterior). El problema surgira si
quisiramos rellenar esa columna de manera automtica. La hoja de clculo empezara a tomar
datos de F5, F6, F7, F8, etc., celdas en las que no se encuentran los porcentajes de
Conceptos. Lo mismo pasara con toda la columna: tendra frmulas errneas.
Esto lo solucionaremos creando un lugar en el que copiar los porcentajes de los criterios de
calificacin en filas distintas. As, cuando tengamos que rellenar celdas con frmulas podremos
referirnos a ese lugar. Voy a mostrarlo.

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11. El lugar en el que vamos a colocar los porcentajes de los criterios de calificacin empezar
en F25. All colocamos una referencia a F4 para que aparezca automticamente el porcentaje
que nosotros escribamos (en F4).

12. En F26 escribimos la frmula: =F25. As, cuando vayamos a rellenar el resto de la columna,
el sistema de relleno siempre ser la celda anterior.
13. Rellenamos en el orden siguiente:
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Columna F

Fila 25

Fila 26

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Columna G, a partir de G26

Columna H, a partir de H26

Lo hemos hecho as siguiendo dos pasos: primero, copiar los porcentajes de las celdas F4-H4;
segundo, copiar en la fila 26 lo que haba en la fila 25. Como he dicho antes, es el sistema la
celda anterior.

Comprobamos que funciona escribiendo en las celdas F4-H4

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14. Seleccionamos las filas en las que hemos creado estas referencias y las ocultamos, ya que
no nos aportan datos nuevos y slo tienen un carcter funcional. Cuidado: no se deben eliminar
las filas ya que la estructura de la hoja perdera todo su sentido y obtendramos resultados
errneos.

15. Ahora podemos reescribir la frmula de la nota global de la primera evaluacin de esta
manera:
=((R10*F25)+(S10*G25)+(T10*H25))/100
Rellenamos la columna y ya tenemos la estructura del cuaderno terminada. Tambin
cambiaremos el formato de celda para que aparezcan solamente dos decimales.

16. Por ltimo, podemos crear una fila en la que aparezcan las medias aritmticas del grupo
para cada instrumento de evaluacin.

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Creamos la frmula haciendo el sumatorio de la columna y dividindolo entre el nmero de


alumnos.

17. Rellenamos la fila hasta la columna de nota global de la 1 Evaluacin.


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Juan Esteve Mojica

Excel para docentes

18. Damos formato a esta nueva fila con color para diferenciarla de las notas de los alumnos.

19. Por ltimo, podemos seleccionar la celda C10 y utilizar la opcin Dividir para poder ver
todas las notas de los alumnos sin perder de vista la fila.
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Juan Esteve Mojica

Excel para docentes

3. Ejercicios
Para consolidar los conocimientos aprendidos en este curso, haremos una hoja de clculo con
los requisitos siguientes:
1. Debe tener varias pestaas.
2. En cada pestaa debe haber una herramienta docente distinta. Por ejemplo: en una
pestaa un horario, en otra un cuaderno de notas, etc.
3. Cada herramienta debe tener el ancho y alto de columnas y filas adaptados a su
contenido.
4. Las celdas deben estar editadas con un formato visualmente diferenciado.
5. Las diferentes herramientas debern contar con alguna frmula que automatice algn
proceso.
6. Una de las herramientas debe ser un cuaderno de notas.
7. El cuaderno de notas deber incorporar como mnimo una frmula de media ponderada.

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Realizado entre diciembre del 2013 y febrero del 2014

Mi agradecimiento a Manuel y Arturo por confiar en m