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UNIDAD

Gua didctica

UNIDAD

Fundamentacin
Microsoft Excel 2010 es la hoja de clculo lder en el mercado. Es
adems, el software ms potente, ms flexible y ms utilizado del mundo.
Con

Excel

se

pueden

elaborar

aplicaciones

educativas,

empresariales,

financieras, estadsticas, etc.


Esta

Unidad

proporciona

informacin

general

sobre

las

nuevas

caractersticas de Excel 2010. Da a conocer al participante los elementos con


que cuenta el entorno de la hoja de clculo, tipos de datos y mltiples
formatos, para elaborar aplicaciones ingresando datos eficientemente y sobre
todo presentar la aplicacin adecuadamente, tanto para su visualizacin e
impresin.

Capacidad
El participante al final de esta unidad estar en capacidad de utilizar los
elementos del entorno de Excel, ingresando datos y personalizando la hoja de
clculo para su impresin.

Contenidos
1. Introduccin a Microsoft Excel 2010
o

Entorno y fundamentos de Microsoft Excel 2010.

Elementos del entorno en una Hoja de Clculo.

Seleccin de celdas y rangos de celdas.

Teclas de desplazamiento.

Tipos de datos.

Edicin y control de hojas de clculo.

2. Configuracin de la Pgina
o

Pgina, Mrgenes

Encabezado y pie de pgina

Vista preliminar

El modo de diseo de pgina

Vista previa de salto de pgina

Insertar saltos de pgina

Imprimir

3. Formatos de Celdas
o

Formatos bsicos de celdas: nmeros, alineacin, fuente, bordes,


tramas.

Formatos personalizados.

Comentarios en Excel

Actividades
Las actividades a desarrollar en la Unidad son:

Actividad 01: Ingresa datos a la hoja de clculo y aplica formatos tipo


fuente, nmero y personalizados.

Actividad 02: Prepara la hoja para su impresin.

Estrategias Metodolgicas
Para desarrollar la presente unidad llevaremos a cabo

dos tipos de

actividades:
1. Lectura Inicial de Contenidos, la realizaremos de manera ordenada,

Pgina |2

presenta los aspectos tericos. Si se presenta alguna duda se puede


realizar lecturas sobre puntos especficos en la seccin de Material
Complementario o en las direcciones electrnicas de tus slabos para esta
Unidad 1.
2. Actividades desarrolladas, que se encuentran

en el apartado de

Actividades de Aprendizaje, que permiten reforzar tu aprendizaje.


Recuerde que el Aula Virtual de la UCV, se emplear como medio de
comunicacin entre el docente y los estudiantes, para efectos de mensajera
interna, foros, evaluaciones virtuales, acciones de tutora acadmica y
comunicacin de resultados de evaluacin de los aprendizajes.

Evaluacin
En esta Unidad Ud., ser evaluado en:
1. Personalizacin de la hoja de clculo utilizado formatos de fuente, de
nmero y formatos personalizados.
2. Preparacin de la hoja de clculo para su impresin.
Es importante

que Ud.,

este en constante comunicacin con su docente

Tutor, ya sea para informar las dificultades presentadas en esta unidad.

Material Complementario
A fin de

ampliar y profundizar conocimientos te recomendamos la

informacin que se encuentran en las carpetas:


Material Complementario:

Tips de entorno y formatos

Videos Modulo I:

Formato de celdas 01

Formato de celdas 02

cis@ucv.edu.pe
http://www.ucv.edu.pe/cis

Pgina |3

Introduccin a MS Excel 2010 y


Formatos de Celdas

UNIDAD
UNIDAD

Estructura de Contenidos:
4. Introduccin a Microsoft Excel 2010
o

Entorno y fundamentos de Microsoft Excel 2010.

Elementos del entorno en una Hoja de Clculo.

Seleccin de celdas y rangos de celdas.

Teclas de desplazamiento.

Tipos de datos.

Edicin y Control de hojas de clculo

2. Formatos de Celdas
o Formatos bsicos de celdas: nmeros, alineacin, fuente,
bordes, tramas.
o Formatos personalizados
o Comentarios en Excel
3.

Configuracin de la Pgina
o Pgina, Mrgenes
o Encabezado y pie de pgina
o Vista preliminar
o El modo de diseo de pgina
o Vista previa de salto de pgina
o Insertar saltos de pgina
o Imprimir

Introduccin

Estimado participante:
En esta Unidad aprenders los conocimientos bsicos de Microsoft Office Excel
2010, que te servir para identificar su entorno y sus elementos de la hoja de
clculo; para

tener un mejor dominio en la administracin de los datos y

tareas acadmicas y/o empresariales.


Excel 2010 es la hoja de clculo lder en el mercado. Es adems, el software
ms potente, ms flexible y ms utilizado del mundo. Gran parte de los
programas a la medida o "independientes" que existen, en realidad utilizan a
Excel como motor de clculo. Casi todos muestran sus resultados en una hoja
de Excel.
Conoceremos el entorno y los fundamentos de manejo de la hoja de clculo,
como: ingresar correctamente los diferentes tipos de datos, aplicar los
diversos formatos de celdas, para mejorar la presentacin de los datos y
resultados obtenidos mediante el uso de frmulas. Te deseo xitos

en el

desarrollo de esta Unidad.

Importante:
Para llegar a utilizar Excel en forma eficiente, debes prestar mucha atencin con las
aplicaciones desarrolladas en cada una de las unidades y practicarlo hasta
dominarlo, as como desarrollar las actividades propuestas que permiten reforzar tu
aprendizaje.

Pgina |5

1 DEFINICIN DE MICROSOFT EXCEL 2010


Excel es un programa para analizar, compartir y administrar informacin para
la toma de decisiones, el cual consiste en una hoja de clculo, utilizada para
realizar frmulas matemticas y clculos aritmticos, o bases de datos.
Es un componente de la Suite Office que genera archivos llamados Libros
compuestos por objetos de clculo llamados Hojas.

2 INICIANDO UNA SESIN EN MICROSOFT EXCEL 2010


Recuerda que para poder iniciar el programa debes seguir los siguientes
pasos:
1. Clic en el botn Iniciar.
2. Seleccionar Programas.
3. Elegir Microsoft Office.
4. Finalmente clic en Microsoft Excel 2010.

3 ENTORNO DE TRABAJO DE MICROSOFT EXCEL


El programa despus de haberse ejecutado, muestra en pantalla los
siguientes elementos los cuales se mencionan a continuacin:
a) Barra de acceso rpido.
b) Cinta de opciones.
c) Barra de frmulas.
d) Libro de Excel
e) Hoja de Calculo
f)

Celda activa.

g) Barra de estado.

Pgina |6

Barra acceso rpido


Cinta de opciones

Barra de frmulas
Celda activa

Barra de Estado
Hojas

Considerando la figura anterior es importante que conozcamos brevemente la


utilidad de los elementos descritos.
a) Barra de Acceso Rpido:
Contiene las operaciones bsicas que se pueden realizar en el programa.

Nuevo (Ctrl +
U)

Abrir (Ctrl +
A)

Guardar (Ctrl +
G)

Vista Previa de
Impresin

Impresin
rpida

b) Cinta de Opciones
La Cinta de Opciones, est organizado en Fichas, que contiene a Grupos y
estos a los diferentes comandos o herramientas a usar en cualquier
aplicacin.

Algunas fichas slo se muestran cuando es necesario. Por ejemplo, la ficha


Herramientas de imagen slo se muestra cuando se selecciona una imagen.

Pgina |7

Ficha Inicio
Comand
o

Grupo

A continuacin definimos cada componente:

Ficha: Hay siete en la parte superior y cada una de ellas representa


una de las tareas bsicas que se hacen en Excel.

Grupo: Cada ficha tiene grupos que contienen comandos a usar.

Comando: Son las rdenes que puede usar el programa para ejecutar
una accin.

c) Barra de Frmulas
La barra de frmulas es el espacio en el que aparecen las expresiones que
introducimos en cada una de las celdas de Excel.
Facilita la creacin y modificacin de frmulas, al tiempo que proporciona
informacin acerca de las funciones y sus argumentos.

Cuadro de
nombres

Cancelar

Insertar Funcin

Introduci
r

Barra de
Frmulas

d) Libro de Excel

Libro: Es el archivo del programa, por defecto se abre como Libro1.

Etiquetas de hojas: Cada libro nuevo tiene tres hojas por defecto
(Hoja1, Hoja2 y Hoja3).

Pgina |8

Para ver una hoja de clculo, tiene que hacer clic en la etiqueta
correspondiente.
La siguiente figura nos ilustra grficamente lo mencionado:
Nombre del
libro
Al iniciar Excel el
primer libro de
trabajo que se
visualiza
se
denomina Libro1.
Si abrimos
un
nuevo
libro
durante la misma
sesin, Excel lo
llama
Libro2.
Podemos
tener
varios
libros
abiertos a su vez
y
guardarlos
posteriormente
con un nombre
diferente.

Hojas del libro

e) Hoja de Clculo
La hoja de clculo se divide en una trama de columnas y filas.

Columnas: Se asigna una letra, mostrada en la cabecera de la


columna. El rango de letras va desde A hasta XFD siendo un total de
16,384.

Filas: Se asigna un nmero, mostrado en el encabezado de cada fila.


El rango est comprendido desde 1 hasta 1048,576.

Celdas: Es la interseccin de filas y columnas, es el espacio donde se


insertan los datos.

Celda

Columna
s

Fila
s

Pgina |9

f) Celda activa
Es la nica que se puede desplazar por toda la hoja de clculo.

Para ello haz un clic con el mouse o usa las teclas de desplazamiento
del teclado.

Al hacerlo la celda se convierte en la celda activa y estaremos listos


para ingresar el dato.

Esta celda tiene elementos que es necesario reconocer, porque lo


usaremos posteriormente.

Si ubicamos el puntero en el Borde podemos:


Mover: Arrastrar el borde hacia otra posicin.
Copiar: Pulsar Ctrl + y arrastrar a otra posicin.
Si ubicamos el puntero en el rea podemos:
Seleccionar: Arrastra sobre las reas deseadas.
Si ubicamos el puntero en Relleno podemos:
Rellenar y/o Copiar: dependiendo del valor
contenido en la celda.

NOTA:
Ahora que ya sabemos cmo iniciar el programa y reconocer su
entorno de trabajo, debemos ingresar datos a las celdas de la
hoja de clculo y as crear nuestra aplicacin.

SELECCIN DE CELDAS EN UNA HOJA DE CLCULO


Antes de aplicar los formatos a las celdas debemos aprender a seleccionar las
celdas que recibirn dichos formatos.
Para ello tenemos diferentes casos:
Seleccionar una celda:
1. Con el Mouse: Un clic en la celda
deseada.
2. Observa el ejemplo cuando se seleciona la celda A2.

P g i n a | 10

Seleccionar Celdas Adyacentes:


1. Con el Mouse: Arrastrar entre las reas de las celdas deseadas.
2. Observa el siguiente ejemplo cuando seleccionamos desde la celda A4
hasta la celda F5.

Ampliar o reducir un rango seleccionado:


1. Debemos presionar la tecla SHIFT
2. Hacer clic en la celda hasta dnde se desea ampliar o reducir la seleccin.
Seleccionar Celdas Dispersas:
1. Con el Mouse : Seleccionar el rango inicial (A6:A11)
2. Mantenga presionada la tecla CTRL, seleccione el siguiente rango (C6:C11
y luego E6:E11). Observa el ejemplo:

Importante:
MUY BIEN!: Ahora que ya sabemos seleccionar celdas, podemos aplicar
formatos a las celdas.

P g i n a | 11

DESPLAZARSE DENTRO DE UNA HOJA DE CLCULO


Para

desplazarte dentro de la hoja de clculo, se realiza alguno

de los

siguientes procedimientos:
Utilizando las barras de desplazamiento y el clic del mouse

Nos
desplazamos
con las barras de
desplazamiento
dentro de la hoja, y
hacemos clic en la
celda P13.

Utilizando el cuadro de nombres

Utilizando el teclado
o

Teclas de direccin: las utilizamos para moverse entre celdas, dentro


de la hoja de clculo.
Utilizando el cuadro de
nombres
digitamos
la
referencia de celda A2 y
luego pulsamos Enter.

Teclas de paginacin: las podemos utilizar para avanzar pantalla por


pantalla.

P g i n a | 12

TIPOS DE DATOS

a) Texto: Cadena de caracteres (Palabras, ttulos, nombres, etc.). a


continuacin se mencionan algunos ejemplos.

b) Valores: Dentro de este grupo podemos mencionar a los siguientes:

Nmeros: dentro de los nmeros mencionamos a los siguientes


tipos enteros, decimales, moneda, cientfica, fraccin, porcentaje.

Fechas: dentro de este grupo mencionamos a la Fecha y hora.


Como se muestra a continuacin en el ejemplo.

P g i n a | 13

c) Frmulas:

Son

expresiones

que

devuelven

un

resultado.

Las

frmulas se pueden aplicar sobre datos de cualquiera de los 3 tipos.

INGRESO DE DATOS EN LA HOJA DE CLCULO


En una hoja de clculo se ingresan datos tipo: Textos, Nmeros (enteros,
decimales, positivos, negativos, fraccin, porcentajes), fechas y frmulas.
Este proceso lo explicaremos con el siguiente ejemplo:
1. Haga clic en la celda donde se ingresar el dato. Para nuestro caso A2
2. Escriba el dato y pulse la tecla Enter para ingresarlo a la celda.

Debe quedar
as

3. Ahora, ingresa en las celdas A4 y A5, lo siguiente:

P g i n a | 14

Qu debemos hacer, si despus de ingresar un dato en una determinada celda


nos damos cuenta que no est bien. Por ejemplo, en la celda A5 se ingres
MS Excel y lo que se quera ingresar era MS Excel y SPSS, entonces en
estos casos debemos editar la celda, es decir; modificar su contenido.
Edicin de celdas
Para editar el contenido de una celda, existen varias formas:
Mtodo 01:
1. Ubica el puntero en la celda donde se deseas modificar el contenido,
en este caso, en la celda A5.
2. Presiona la tecla F2 y aparecer el cursor listo para editar el contenido
(se puede agregar, quitar o corregir)
3. En este caso, agrega el texto y SPSS
4. Presione Enter para aceptar

Mtodo 02:
1. Haz doble clic en la celda y en la posicin del texto a editar, en nuestro
caso, en la celda A5.
2. Modifica el dato y presionar Enter.

P g i n a | 15

Mtodo 03:
1. Ubica el puntero en la celda donde se deseas modificar el contenido, en
este caso, en la celda A5.
2. Haz clic en la barra de frmulas y modifica su contenido.
3. Presiona Enter para aceptar.

Contina ingresando datos tipo texto, como se muestra a continuacin:

Modificar Ancho de Columna:


Como observas, algunos textos ingresados sobrepasan el ancho de la primera
columna, por lo tanto es necesario ampliarla.
Para ampliar el ancho de la columna A:

P g i n a | 16

Arrastra la lnea que


divide las etiquetas
de las columnas A y
B hacia la derecha
convenientemente

Ahora, ingresa datos tipo nmero. A partir de la celda B5, ingresa los
siguientes datos numricos:.
Cuando se ingresa datos tipo
nmero,
estos
pueden
ser
enteros, decimales, positivos o
negativos, fracciones e incluso
fechas.
Para ingresar fracciones, primero
debes ingresar el nmero entero,
luego un espacio, y finalmente la
fraccin.
Si solamente es fraccin, como
nmero entero debes ingresar 0
(cero), luego un espacio, y
finalmente la fraccin.

A partir de la celda C5, ahora ingresa frmulas:

Si se desea sumar los valores 500


y 25.8, debes hacer lo siguiente:
Para construir una frmula debes
empezar escribiendo el signo =,
luego debes hacer clic en la celda
que contiene el primer dato a
operar, en este caso B5 que
contiene a 500, despus debes
escribir el operador aritmtico
suma, luego hacer clic en la celda
que contiene al otro sumando, en
este caso B5 que contiene a 25.8.
Finalmente, debes presionar Enter
para obtener el resultado.

Las frmulas nos solamente trabajan con celdas y operadores airmticos,


tambin se pueden utilzar constantes. Veamos el siguiente ejemplo:

P g i n a | 17

En este caso se est


calculando el 18% de
500, por lo tanto
debemos multiplicar la
celda B5 por 18%.
El
operador
de
multiplicacin es el
asterisco *

Importante:

!
8

FELICITACIONES! Ahora que ya ingresaste los datos a las celdas, debemos


grabar nuestro ejemplo y aplicarle

los formatos de celda para cambiar su

apariencia; No es muy conveniente presentarlo as.

GUARDAR UN LIBRO
Ingresado los datos a la hoja de clculo, deber guardar el libro; ya que de lo
contrario corremos el riesgo de perder la informacin creada hasta el
momento.
Para ello siga el siguiente proceso:
1. En la barra de acceso rpido (recuerdas lo vimos lneas arriba), haga
un clic en el botn Guardar.

2. Tambien acceder desde Archivo y luego Guardar, a continuacin nos


muestra la siguiente ventana:

P g i n a | 18

Ubicacin del archivo

Nombre del archivo

3. A continuacion ingresas el nombre (Ejercicio1) y luego indicas donde


deseas guardar el archivo (Disco Local D:)
4. Finalmente clic en el boton Guardar.

NOTA:
Toda modificacin realizada al archivo recientemente grabado, debe ser
actualizada. Para ello deber volver hacer un clic en el mismo botn Guardar
de la barra de acceso rpido. Esta orden ya no volver a mostrar la ventana

de Guardar, puesto que el archivo ya tiene nombre.

EDICIN Y CONTROL DE HOJAS DE CLCULO


Cambiar el nombre de una hoja de clculo:
1. Haga clic con el botn secundario del mouse en
la Hoja1.
2. Clic en Cambiar nombre. Como se muestra en
la imagen de la derecha.

P g i n a | 19

3. Escribe el nuevo nombre por ejemplo: Ejercicio y, a continuacin,


presione ENTRAR. Observa el ejemplo.

Agregar color a las fichas de la hoja de clculo


1. Haga clic con el botn secundario del mouse en la ficha Ejercicio.
2. Elija Color de etiqueta y seleccione el color que desee.
3. Ahora la ficha tiene una banda del color seleccionado.
4. Haga clic en la ficha Hoja2. Observe que la ficha Ejercicio estar ahora
totalmente coloreada

Insertar una hoja de clculo


Se inserta una hoja de clculo de dos formas:
Mtodo 01:
1. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas
2. haga clic en la opcin Insertar e Insertar hoja. Observa que se inserta
una nueva hoja de clculo.

P g i n a | 20

Mtodo 02:
1. La otra opcin que tienes para insertar la hoja de clculo es desde las
fichas.
Clic para insertar hoja

Eliminar una hoja de clculo


Haga clic derecho en la ficha Hoja1 situada en la parte inferior de la hoja de
clculo, hacer clic en Eliminar. Se eliminar la Hoja1.

Con el clic derecho


sobre la etiqueta de
hoja
nos
permite
insertar, eliminar y
cambiar nombre a la
hoja de clculo.

10 FORMATO DE CELDAS
Entendemos por formato de celdas como El conjunto de caractersticas que
afectan la apariencia de la celda y su contenido.

Como vimos anteriormente, al ingresar datos a las celdas, generalmente deben cambiar su apariencia
antes de imprimir toda la informacin, es por ello que usaremos los formatos de celdas para ese
objetivo.

Para aplicar un formato de celda debemos recordar los siguientes pasos:


1. Selecciona el rango de celdas.
2. En la cinta de opciones elija la ficha de Inicio y el grupo adecuado:
Fuente, Alineacin, Nmero. Como se muestra a continuacin:

P g i n a | 21

Para aplicar los formatos de celdas seguiremos trabajando con nuestro ejercicio anterior.

Aplicando Formatos de Fuente: (Grupo Fuente)


1. Seleccione el rango de celdas para nuestro ejemplo (A2)
2. Luego nos dirigimos al grupo Fuente y seleccionamos las siguientes
opciones: Tipo de fuente Arial, Tamao 14 puntos, Negrita y color de
fuente rojo.
3. El resultado se muestra a continuacin.

P g i n a | 22

Si se desea centrar el ttulo en relacin al ancho de la tabla de datos que est


en la parte inferior, debes hacer lo siguiente:
1. Selecciona las celdas A2 hasta C2
2. Haz clic en el botn Combinar y centrar que se encuentra en el
grupo Alineacin de la ficha Inicio.

3. El resultado es el siguiente:

Aplicando Formatos de Bordes y Relleno: (Grupo Fuente)


4. Ahora, aplica un color de relleno amarillo y borde de cuadro grueso.

P g i n a | 23

Para el encabezado del cuadro.


5. Selecciona el rango de celdas (A4:C4)

6. Luego, del Grupo Fuente selecciona Bordes (Todos los bordes), Color
de relleno naranja, estilo Negrita, y del grupo Alineacin selecciona
Centrar.
7. El resultado se muestra a continuacin.

Aplicando Bordes al resto del cuadro de datos


8. Selecciona el rango de celdas (A5:C10).
9. En el grupo Fuente, selecciona Bordes (Todos los bordes)
10. El resultado se muestra a la derecha.

P g i n a | 24

Ajustar texto
Cuando se elaboran cuadros de datos, hay encabezados que estn
formados por dos o ms palabras, de tal manera que sobrepasan el
ancho de la columna, y los datos que van debajo de ese encabezado no
justifica la ampliacin de dicha columna. Por lo tanto es necesario hacer
un ajuste de texto de tal manera que sea visible dentro de una celda
mostrndolo en varias lneas.
1. Ingresa el texto que se muestra a la
derecha en la celda A1.
2. Como puedes observar, el texto supera el
ancho de la columna A, por lo tanto no
debemos ampliar el ancho de la columna ya que los cdigos a
ingresar no son tan largos. Lo que debemos hacer es ajustar el
texto.
3. Situ el puntero de celda en la celda A1, y en la ficha Inicio, grupo
Alineacin, selecciona la opcin Ajustar texto. El resultado es ser
el siguiente:

P g i n a | 25

Formatos Personalizados: (Grupo Nmero)


Completa el siguiente cuadro, ampliando la columna B convenientemente y
aplicando bordes.

Ahora aplica un formato personalizado que muestre los cdigos con dos
ceros a la izquierda, as: 001, 002, etc..
1. Selecciona el rango de celdas a formatear (A6:A16)
2. Elija la ficha de Inicio y en el grupo de Nmero, acceda al cuadro de
dilogo para personalizar el formato.

3. En la ventana de Formato de
celdas:

Selecciona la ficha de
Nmero, la Categora:
Personalizada.

Escriba en Tipo: 000 (Para establecer el formato solicitado).

Haga clic en el botn Aceptar, para aplicar los formatos


seleccionados.

4. El resultado se muestra a la derecha:

P g i n a | 26

5. Ahora, vamos a colocar un texto que acompae a un nmero. Los aos


deben mostrarse as: 25 aos, 30 aos, etc.

Selecciona el rango de celdas a formatear (C2:C6)

Elija la ficha de Inicio y en el grupo de Nmero, acceda al cuadro de


dilogo para personalizar el formato.

6. En la ventana de Formato de celdas:

Selecciona la ficha de Nmero, la Categora: Personalizada.


Escriba en Tipo: aos despus del formato General (Para establecer
el formato solicitado).

7. El resultado ser el siguiente:

P g i n a | 27

8. Finaliza la aplicacin aplicando formatos bsicos (Negrita, centrado y color


de relleno), quedando as:

11
7

FORMATOS PERSONALIZADOS
Formatos fecha y hora:

Para escribir una fecha debes utilizar una barra diagonal o un guin para
separarlos

por

ejemplo:

16/07/2010

16-julio-2010.

Excel

reconocer esto como una fecha.

Si necesitas escribir una hora, escribe los nmeros, luego un espacio y "a"
o "p": por ejemplo, 9:00 p, Excel lo reconoce como una hora y la escribe
como 9: 00 p.m.

P g i n a | 28

Descripcin del Formato para las fechas


SMBOLO
d
dd
ddd

SIGNIFICADO
Da en uno o dos dgitos (1 21)
Da en dos dgitos (01 21)
Da de la semana con tres letras (lun - mar - mie - jue - vie - sab
- dom)

dddd

Da de la semana completo (lunes-martes-mircoles-juevesviernes)

m
mm
mmm

Mes en uno o dos dgitos (2 12)


Mes en dos dgitos (02 12)
Mes con tres letras (ene-feb-mar-abr-may-jun-jul-ago-sep-octnov-dic)

aa

Ao con dos dgitos (08-09-10)

Ejemplos:

Formatos numricos:
Excel alinea los nmeros al lado derecho de las celdas.
Ejemplos:

P g i n a | 29

Descripcin de Formatos personalizados para nmeros:


SMBOLO

SIGNIFICADO

Marcador de dgito. Redondea el nmero hasta el nmero de


dgitos indicado o rellena con ceros las posiciones que falten

Marcador de dgito. Redondea el nmero indicado pero no


rellena con ceros las posiciones que falten

Marcador de dgito. Se usa como el cero pero permite que las


comas decimales se alineen

, (coma)

Separador decimal

. (punto)

Separador de miles

Porcentaje. Se multiplica el nmero por cien y se aade el


smbolo %

Ee

Notacin cientfica para expresar el nmero en potencias de 10.


Por ejemplo, el nmero 4,3E+03 significa 4,3 x 103, es decir,
4.300

"Texto"

Introduce una cadena de caracteres

Introduce un carcter. No se necesita para + - / ( ) :

Se salta el ancho de un carcter. Permite alinear perfectamente

(subrayado)

nmeros positivos y negativos formateados de distinta forma

Repite el carcter siguiente hasta llenar a la columna

Marcador de texto

Ingrese los siguientes datos:

P g i n a | 30

Ahora, si deseas mostrar las fechas en otro formato, has lo siguiente:


1. Selecciona el rango de fechas (A5:A11).
2. Ir a formato personalizado y selecciona la categora Personalizada.
Luego, escribe en el cuadro Tipo: Trujillo, dd-mmmm-yyy

3. EL resultado ser el siguiente:

Ahora vamos a darle formato a los nmeros.


4. Selecciona el rango B5:B11
5. Luego, selecciona el formato Contabilidad y elige como signo
monetario Soles (Per)
6. Selecciona el rango C5:C11

P g i n a | 31

7. Luego, selecciona el formato Contabilidad y elige como signo


monetario el dlar ($).
8. El resultado ser el siguiente:

9. Finalmente, vamos a darle una orientacin a los encabezados de la


tabla.

10. Teniendo como resultado, lo siguiente:

P g i n a | 32

11. Finalmente, aplique formatos bsicos, de tal manera que quede as:

12

COMENTARIOS EN LA HOJA DE CLCULO:


Una manera de incluir su documentacin en su hoja de trabajo, es mediante
el uso de comentarios.

P g i n a | 33

Excel le permite insertar un comentario dentro de cualquier celda, para que


acte como una nota escondida similar a un mensaje adherido.
Por defecto, la celda que contiene un comentario muestra un pequeo
tringulo rojo, en la parte superior derecha de la celda.

Para observar el contenido del comentario debe mover el ratn por encima de
la celda para este caso B2. Cuando se mueve el ratn fuera de la celda, el
comentario desaparece nuevamente.
Insertar Comentarios en la Hoja de Clculo:
Mtodo 01: Desde la Cinta de Opciones
1. Selecciona la celda donde deseas insertar el comentario.
2. Luego clic en la ficha Revisar de la cinta de opciones.
3. En el grupo Comentario, selecciona la opcin Nuevo Comentario. Como
se observa a continuacin.

Dentro de este grupo tenemos opciones como para modificar, eliminar,


mostrar los comentarios de la hoja de clculo.

P g i n a | 34

Mtodo 02: Mediante el Mouse:


1. Selecciona la celda donde deseas insertar el
comentario.
2. Clic

derecho

sobre

la

celda

seleccione

Insertar Comentario.
3. De igual forma para mostrar, modificar o
eliminar el comentario lo puede realizar con el
clic derecho.

13

ELIMINAR UN FORMATO DE CELDA:


Despus de aplicar los formatos a las celdas, estos los
podemos eliminar. Por ejemplo borraremos el formato de la
celda A2.
A continuacin se mencionan los siguientes pasos:
1. Seleccionemos la(s) celda(s) con el formato a borrar: A2
2. En la ficha de Inicio, selecciona el botn Borrar del
grupo Modificar y elija Borrar formatos.
3. A continuacin se observa cmo se borran los formatos y permite ver el
dato como se ingres al inicio.

14

CONFIGURACIN DE LA PGINA

Antes de imprimir una hoja de clculo, Excel 2010 permite modificar factores
que afectan a la presentacin de las pginas impresas, como la orientacin,
encabezados y pies de pgina, tamao del papel, entre otras.
Definir rea de Impresin
Con esta herramienta se selecciona la informacin que se desea imprimir.

P g i n a | 35

Para ello debes seguir los siguientes pasos:


1. Selecciona el rea para imprimir
2. Busca la pestaa o ficha Diseo de pgina
3. Clic en el botn rea de impresin
4. Clic en Establecer rea de impresin

Si deseas modificar otros factores como los que inicialmente mencionamos,


ingresa a la ventana Configurar pgina a travs del Inicializador del cuadro de
dilogo.

P g i n a | 36

En la ficha Diseo de Pgina encontramos las siguientes opciones:

Mrgenes:

Permite

controlar

los

mrgenes

superior,

inferior,

izquierdo y derecho de las hojas.

Orientacin:

Determina

si

la

hoja

se

visualiza

imprime

verticalmente o de forma horizontal.

Tamao: Determina, a travs de la lista desplegable, el tamao


adecuado para la hoja. En la actualidad el tamao A4 es un estndar
para los diversos documentos.

rea de Impresin: Define un rea especfica de la hoja para


imprimirla.

Saltos: Especifica el inicio de una nueva pgina. El salto de pgina se


inserta encima y a la izquierda de la seleccin.

Fondo: Permite establecer una imagen de fondo en la hoja.

P g i n a | 37

Imprimir Ttulos: Especifica las filas y columnas que se repetirn en


cada en cada pgina impresa.

15

DEFINICIN DE ENCABEZADOS Y PIES DE PGINA


Un encabezado es una lnea o un bloque de texto impreso en la parte superior
de cada pgina. Un pie de pgina es una lnea o bloque de texto impreso en la
parte inferior de cada pgina.
Para poder crear un encabezado y pie de pgina realiza lo siguiente:
Solucin:
1. Selecciona la Ficha Diseo de Pgina.
2. Haz clic en el inicializador de cuadro de dilogo.
3. En la ventana que se muestra a continuacin, selecciona la ficha
Encabezado y pie de pgina.

4. Excel incluye encabezados y pies de pgina predefinidos, para usarlos


selecciona de las listas desplegables. Caso contrario, selecciona
Personalizar encabezado o Personalizar pie de pgina segn sea
el caso.

P g i n a | 38

4. A continuacin, se mostrar una ventana, la cual contiene tres


secciones: Izquierda, centro y derecha. En cada una de ellas, puedes
escribir texto o insertar fecha, hora, nmero de pgina, etc.

En la parte superior de las secciones, se presentan algunos botones los


cuales se explican a continuacin:

Inserta Nmero de Pgina

Aplica Formato al
Texto

Inserta Ruta, Nombre del archivo y


Nombre de la hoja

Inserta Fecha y
Hora

Insertar Imagen y aplicar


formatos

Otra forma de crear un encabezado o pie de pgina es a travs de la ficha


Vista. Para ello realiza lo siguiente:

1. Busca la ficha Vista


2. Clic en el botn Diseo de pgina
3. Clic en el rea donde se colocar el encabezado, la cual contiene tres
secciones: Izquierda, centro y derecha.

P g i n a | 39

Adems muestra el rea de impresin anteriormente seleccionada.


Ahora, coloca el siguiente texto en la seccin centro.

Haz clic en la seccin izquierda del encabezado para colocar una imagen, en
este caso el logo de la UCV. Luego, realiza lo siguiente:
1. Busca la ficha Diseo

P g i n a | 40

2. Clic en el botn Imagen, luego selecciona e inserta el logotipo


guardado en la computadora.
3. En la seccin izquierda del encabezado se mostrar &[imagen]
indicando que ya se insert la imagen seleccionada.

Pero, al hacer clic en el interior de la hoja de clculo, la imagen se muestra en


su tamao real.

Por lo que es necesario redimensionarlo en forma apropiada para que se


muestre dentro de la seccin izquierda del encabezado. Para ello, realiza lo
siguiente:
1. Clic dentro de la palabra imagen
2. Busca la ficha Diseo
3. Clic en el botn Dar forma a la imagen

P g i n a | 41

4. Reducir el alto apropiadamente, el ancho se reduce automticamente


en forma proporcional. En la parte inferior se observa su tamao
original.

Finalmente, haz clic en el interior de la hoja para observar el resultado.

Como puedes observar, el logotipo de la UCV se muestra dentro de la seccin


izquierda del encabezado.
Ahora, vas a colocar un pie de pgina. Para ello, desplzate hacia la parte
inferior de la hoja y haz clic en la seccin centro del pie de pgina y escribe lo
siguiente:

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16

VISTA PRELIMINAR

La vista preliminar permite ver los saltos de pgina, mrgenes y el formato de


la hoja antes de imprimir. Se accede a la vista preliminar de la siguiente
manera:

1. Selecciona el botn vista preliminar de la barra de herramientas de


acceso rpido. El cual se muestra a continuacin.

Vista Previa de Impresin

2. Selecciona la ficha Archivo, la cual permitir mostrar la vista


Backstage, a continuacin selecciona Imprimir.
Las principales opciones se mencionan a continuacin:

Imprimir Copias: Indica el nmero copias a imprimir.

Impresora: Desde esta opcin, selecciona la impresora a utilizar.

En la seccin de Configuracin se tiene:

Imprimir hojas activas: Permite indicar las hojas a imprimir


como (hojas activas, todo el libro o seleccin).

Imprimir a una cara:

P g i n a | 43

Intercaladas: Indica el orden de las hojas a imprimir.

Orientacin:

Establece

la

orientacin

si

es

vertical

horizontal.

Tamao: Especifica el tamao del papel.

Mrgenes: Establece desde aqu los mrgenes.

Escala: Indica la escala respectiva.

Encabezado

Pie de
Pgina

P g i n a | 44

AUTOEVALUACIN:
1. Ahora demuestra lo aprendido respondiendo V (Verdadero) o F (Falso).
b) Un libro es el archivo del Excel.

c) La barra de acceso rpido puede personalizarse.

d) El grupo Portapapeles puede aplicar formatos de celda.

e) Para redimensionar una seleccin de un rango, debemos hacerlo


presionado la tecla SHIFT
f)

Para insertar una imagen en el encabezado debemos hacer con la ficha


Insertar

g) Se puede imprimir una parte de la hoja de clculo previamente


determinando el rea de impresin
2. Es un comando del grupo Fuente:
a) Combinar y Centrar
b) Orientacin
c) Aumentar y Disminuir decimales
d) Color de relleno
3. Es un formato personalizado:
a) Mostrar el nmero 5, como 05
b) Alineacin Izquierda un dato cualquiera
c) Mostar el nmero 10, como 10%

Bibliografa
Walkenbach, J. (2008). La biblia de Excel 2007. Espaa: Editorial AMAYA
MULTIMEDIA.

P g i n a | 45

Actividades de Aprendizaje

Prctica de Reforzamiento
Con la presente prctica, el alumno podr reforzar sus conocimientos en el
uso de los elementos del entorno de Excel, ingreso de datos, personalizacin
de los mismos y preparacin de la hoja para su impresin.

ACTIVIDAD 01: FORMATOS DE CELDAS


Elaboracin de una lista de productos
Ingresa los siguientes datos.

CONSIGNA:
A. Combinando celdas para el ttulo
1. Selecciona el rango de celdas A2:D2
2. De la ficha Inicio, haz clic en el botn Combinar y centrar

B. Aplicando formato al ttulo


Del grupo Fuente, de la ficha Inicio, Cambia el tamao de Fuente: Arial
Black, Tamao:16, Borde grueso y color de relleno: Amarillo.

P g i n a | 47

C. Ajustando el texto Valor Unitario


Como se puede observar, el texto Valor Unitario almacenado en la celda
D4, la palabra Unitario est sobrepasando el ancho de la columna D. Una
solucin sera ampliar el ancho de dicha columna, sin embargo, en muchos
casos, los datos que estn debajo no justifican dicho procedimiento. En
estos casos, la solucin sera ajustar el texto para que se muestre en o
ms lneas dentro de la misma celda.
1. Seleccionar la celda D4
2. De la ficha Inicio, haz clic en el botn Ajustar texto

3. El resultado es el siguiente:

P g i n a | 48

D. Autogenerando los cdigos


Cuando se desean ingresar cdigos alfanumricos correlativos, no es
necesario ingresarlo uno por uno. Lo que se tiene que hacer en estos
casos es ingresar el primer cdigo y luego proceder a copiarlo. Para ello,
realiza lo siguiente:
1. Haz clic en la celda A5
2. Desde el cuadradito que se encuentra en la parte inferior derecha de la
celda seleccionada, arrastra hasta la celda A14 para copiar y
autogenerar los cdigos.

E. Aplicando formato personalizado al Stock


Si desea mostrar los valores del stock como 22 unid., 25 unid., etc. Es
decir los valores numricos acompaados de un texto, entonces realiza lo
siguiente:
1. Selecciona el rango C5:C14
2. Clic en el botoncito que est ala derecha del grupo Nmero
3. Clic en la opcin Personalizada
4. Agregar entre comillas la palabra unid., luego Acepte.

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5. El resultado ser el siguiente:

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F. Aplicando signo monetario a los valores unitarios


Para mostrar valores monetarios con su respectivo signo, debes aplicar el
formato de nmero de contabilidad. Para ello, realiza lo siguiente:
1. Selecciona el rango D5:D14
2. En el grupo Nmero, elija en la opcin Formato de nmero de
contabilidad, la opcin S/. Espaol (Per)

G. Ahora, hay que aplicar Negrita y Centrar los ttulos de la tabla y


aplicar un color de relleno.
1. Selecciona el rango A4:D4
2. Clic en el botn Negrita del grupo Fuente
3. Clic en el botn Centrar del grupo Alineacin
4. Clic en el botn Color de relleno (bote de pintura) del grupo Fuente y
selecciona un color teniendo en cuenta que debe tener contraste con el
color de la fuente.

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H. Finalmente, selecciona toda la tabla y aplica bordes a todas las


celdas.
1. Selecciona el rango A4:D14
2. De la opcin Bordes, selecciona Todos los bordes

3. Opcionalmente, centra los cdigos y los valores del stock.


4. El resultado final ser el siguiente:

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ACTIVIDAD 02: PREPARANDO LA HOJA PARA SU IMPRESIN


Creando el encabezado
Para esta actividad vamos a crear el siguiente encabezado:

Busca en internet el logo de Ripley, luego gurdalo en tu PC.

El procedimiento que debes seguir es el siguiente:


1. Clic en la ficha Vista
2. Clic en el botn Diseo de pgina
3. Clic en la seccin izquierda del encabezado para colocar el logotipo

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Insertando el logo
4. Busca la ficha Diseo
5. Clic en el botn Imagen, luego selecciona e inserta el logotipo de
Ripley guardado en la computadora.
6. En la seccin izquierda del encabezado se mostrar &[imagen]
indicando que ya se insert la imagen seleccionada.

Lo ms probable que la imagen o logotipo insertado es muy grande para que


se visualice en la seccin izquierda del encabezado. Por lo tanto, tienes que
redimensionarlo. Para ello, realiza lo siguiente:
5. Clic dentro de la palabra imagen
6. Busca la ficha Diseo
7. Clic en el botn Dar forma a la imagen

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8. Reducir el alto apropiadamente, el ancho se reduce automticamente


en forma proporcional. En la parte inferior se observa su tamao
original.

Ahora, vas a colocar el siguiente texto en la seccin central del encabezado.


1. Clic en la seccin central del encabezado
2. Escribe el texto que se muestra a continuacin, puedes aplicar formato
al texto, como: tipo, tamao y color de fuente.

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Creando el pie de pgina


Desplzate hacia la parte inferior de la hoja y podrs visualizar el pie de
pgina.
Finalmente, haz clic en la seccin central del pie de pgina y escribe lo que a
continuacin se muestra:

RUBRICA DE EVALUACIN
CRITERIOS

CASO 01:
Crea
cuadros
o
listas
de
datos
haciendo uso de los
formatos de celdas
y prepara la hoja
para su impresin.
TOTAL
ACTIVIDAD 1

Deficiente
(0)

No crea
nada.

0 puntos

Regular
(9)

Bueno
(18)

Usa
formatos
bsicos
de
celda
pero
no
prepara
la hoja para
su
impresin.

Usa correctamente los formatos


bsicos y personalizados de celdas,
y prepara la hoja para su
impresin.

9 puntos

18 puntos

PUNTUALIDAD UNIDAD 01

02 puntos

http://www.ucv.edu.pe/cis/
cis@ucv.edu.pe

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