ESCUELA NACIONAL DE ARCHIVÍSTICA

CXXXI CURSO BÁSICO DE ARCHIVOS

(Clases en Línea)

Asignatura:
ARCHIVÍSTICA
(10 horas académicas)

Dora Alicia Palomo Villanueva

Docente
 Sesión 3:

Teoría del ciclo de vida

de los documentos
Prof. Dora Palomo Villanueva
Concepto

• Por edades o ciclo de vida de los documentos, se

entienden las etapas por las que sucesivamente
atraviesan los documentos desde su producción o
recepción, hasta su disposición final.
• Las etapas del ciclo vital de los documentos se
relacionan con su permanencia en cada uno de los
tres tipos de archivo que debe tener la institución.
• El eje que permite
concebir y entender
el ciclo vital es el
valor del
documento, es
decir, un primer
valor administrativo,
de gestión y uno
secundario,
cultural o histórico.
Concepción Mendo Carmona
dice que:
La teoría del ciclo de vida de los
documentos fue expuesta por
primera vez por la
Administración norteamericana
como resultado de los trabajos
llevados a cabo por la Comisión
Hoover, creada por el presidente
Truman en 1947.
 Manual de
Gestión
Documental de Ira
A. Penn

Wyffels (1972) planteaba

la relación entre las tres
En Francia estas ideas edades de los
fueron recogidas y documentos y las
expuestas por Yves diferentes categorías de
Pérotin (1970) archivos
• El ciclo de vida de los documentos se convirtió
en la base conceptual del records management
o gestión de documentos, que en la definición
de Artel Ricks “se extiende al ciclo de vida
completo de los documentos, desde su
producción hasta su eliminación final o su
envío al archivo para su conservación
permanente”.
Objetivos del ciclo de vida de los
documentos
Etapas del ciclo de vida de los
documentos
• Según Carlos Wyffels, los documentos son objetos que
tienen un proceso vital a lo largo del cual se
transforman sus usos.
• En general, los documentos se utilizan mucho
inmediatamente después de su creación y durante un
tiempo determinado.
• Con el tiempo este uso se reduce hasta que se detiene
por completo, ya sea porque se archivan o se
destruyen.
• Este ciclo se divide en tres edades: la edad
administrativa o activa, la edad intermedia o semiactiva
y la edad inactiva o histórica.
Etapas del ciclo de vida del documento
Activa o primera edad
Semiactiva o segunda edad
Inactiva o tercera edad
 Concepto de la continuidad de los
documentos o records continuum

• Fue enunciado por Frank Upward entre 1996 y 1997.

• No existen etapas separadas en la vida de los
documentos.
• Este modelo propone que la gestión de los
documentos es un proceso continuo desde el
momento de su creación.
 • El concepto está construido en torno a cuatro ejes:

Los ejes
representan
respectivamente
los conceptos de
organización
archivística, valor
probatorio, función
y procedencia.
 Eje identitario
• Representa al actor (como agente que crea el documento), la
unidad de trabajo, la organización y la institución (la manera en
que estos elementos se institucionalizan en un entorno social
más amplio). Este eje refleja la procedencia y las
responsabilidades sobre los documentos.

Eje transaccional
• Presenta como coordenadas las acciones, las actividades, las
funciones y los propósitos (vistos desde una perspectiva social
amplia). Refleja básicamente funciones de las organizaciones y
cómo estas actividades crean vínculos entre los documentos.
Eje probatorio o evidencial
• Consiste en la evidencia de las acciones, la prueba que el
documento puede proporcionar y su papel en la memoria
corporativa y colectiva.

Eje archivístico
• O de la gestión documental, se ocupa de los vehículos de
almacenamiento de la información registrada sobre
actividades humanas. Documento, serie, el fondo y el archivo.
Dimensiones
• Primera dimensión. Crear los documentos como
reflejo de un acto del cual forman parte.
• Segunda dimensión. Capturar los documentos
como prueba, vinculando las transacciones, actos,
decisiones o comunicaciones que documentan, y su
contexto social o de actividad inmediato; en forma
de expedientes y de series documentales.
• Tercera dimensión. Organizar los documentos en el
contexto del archivo.
• Cuarta dimensión. Pluralizar los documentos como
memoria y hacerlos accesibles.
 Modelo conceptual: Ciclo de vida de la documentación en el
archivo
• Transfiere Archivo
Archivo físico
expedientes Expediente Cotejo y
finalizados Físico validación
se ubica

Validación
Expediente
Electrónico se clasifica

Firma
electrónica Sistema Gestión de Archivo
Oficina
Unidades documentales
Destrucción de la
documentación
Expedientes

Entrega de finalización del

Préstamos periodo de
Solicitud de Consultas documentación
conservación
documentación
Ciudadanos
Archivo
digital
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Terminología Archivística
Terminología archivística
• El primer acercamiento a la
normalización del vocabulario
propio de la disciplina
archivística fue la constitución
de un comité internacional
(1954–1963), que ofreció al
final un Lexicón de
terminología archivística
(Consejo Internacional de
Archivos, 1964).
• En la misma época, durante la Primera Reunión
Interamericana sobre Archivos (PRIA), que tuvo lugar
en la ciudad de Washington, en 1961, es presentado
el Glosario de Términos Archivísticos, como un intento
para la unificación conceptual y terminológica de los
vocablos más utilizados por los archivos
hispanoamericanos.
• Luego tenemos el Diccionario de archivología:
términos relativos a la archivología, paleografía,
diplomática y materias afines (1971) de Humberto
Pernía.
 http://www.dgan.go.c
r/ran/index.php/RAN/
article/view/316/251

1994

2020
Comisión de Terminología
de la Dirección de
Archivos Estatales, 1993.

https://www.archivonacional.go.cr/we
b/educativo/glosario_archivistico2020
.pdf
• MASTROPIERRO,
María del Carmen.
2008. Diccionario de
archivística en
español, com un anexo
multilingüe.
Alfragrama Ediciones.
• GARCÍA PALACIOS,
Joaquín. 2010. La
terminologia de la
Archivística. España,
Ediciones Trea.
• HEREDIA, Antonia,
2011. Lenguaje y
vocabulario
archivísticos.
España.
• CRUZ MUNDET, José
Ramón. 2011.
Diccionario de
Archivística. España.
• VOUTSSÁS, Juan y
Alicia BARNARD
(coord.). 2014.
Glosario de
Preservación
Archivística Digital
Versión 4.0
 Ministerio de Cultura y Deporte, 2017.
https://www.libreria.culturaydeporte.gob.es/ebook/108/free_download/
Consultas en línea
• http://www.ciscra.org/mat/mat/termlist/l/Spanish
• http://www.culturaydeporte.gob.es/cultura/areas/arc
hivos/mc/dta/diccionario.html
• http://iibi.unam.mx/archivistica/glosario_preservacio
n_archivistica_digital_v4.0.pdf
Peligros y riesgos de la terminología
• El uso, por ejemplo, del término documento
electrónico en vez de documento electrónico de
archivo o documento de archivo digital.
• La sustitución de unos términos por otros solo por
novedad.
• Las traducciones.
• Uso aleatorio de términos.

Heredia Herrera, Antonia (2020). Terminología archivística: conceptos y usos

• “los términos de nuestro vocabulario, la mayoría,
son términos comunes: clasificación, ordenación,
descripción, fondo, serie, gestión, administración,
atributo, forma, formato, etc., pero que usados en
el contexto archivístico partiendo de su significado
originario adquieren uno específico, en este caso
archivístico. A estos términos se suman hoy un gran
número de neologismos que hemos de conocer
porque hemos de convivir con ellos.”

Heredia Herrera, Antonia (2020). Terminología archivística: conceptos y usos

• “El archivero no solo aplica los procesos
archivísticos que son muchos, también le
corresponde colaborar en el diseño de un plan de
gestión de documentos, en la redacción de algún
texto normativo, en la elaboración de un proyecto
de licenciatura, en el dictado de clases para la
formación de archiveros, en la dirección de un
trabajo final de Máster, en la publicación de un
artículo o una monografía. Para todas esas
actividades y alguna más necesita conocer la
terminología archivística.”

Heredia Herrera, Antonia (2020). Terminología archivística: conceptos y usos

CXXXI CURSO BÁSICO DE ARCHIVOS

Docente: Dora Alicia Palomo Villanueva

Correo: dpalomo@ena.edu.pe