ACTIVIDAD #2

AUTOR:

LUIS ANGEL SANCHEZ

INSTRUCTOR:

MONICA ISABEL ESTRADA BLANCO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

CONTROL DE LOS DOCUMENTOS EN LAS UNIDADES DE

CORRESPONDENCIA

TUNJA

2023
 TABLA DE CONTENIDO

RECEPCCIÓN ..................................................................................................................... 3

RADICACIÓN ..................................................................................................................... 3

DISTRIBUCIÓN .................................................................................................................. 5

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ................................................................................. 6

 RECEPCCIÓN

Según el acuerdo 060 de 2001 se establece los lineamientos y procedimientos para los

servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones propendiendo el control

y normalización de cada entidad.

La recepción es quizá la tarea más delicada del servicio de correspondencia. En

esta, el funcionario está en la capacidad de recibir documentos de manera

presencial, a través de ventanilla única, o recibir documentos electrónicos, a través

de los diferentes canales de comunicación dispuestos por la entidad (SENA, s.f.,

p. 2.2).

RADICACIÓN

Tal como lo menciona el acuerdo 060 del 2001 se conoce como radicación a “Los

procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la

actuación administrativa” (Archivo General de la Nación, 2001, p. 4).

Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser

revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de

origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar

respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a

la radicación del mismo. Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el

nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y

deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se

determinarán las acciones a seguir. (Archivo General de la Nación, 2001, p. 6)

 Llevando el proceso de radicación con los siguientes pasos los cuales garantizan que se

cumpla con lo estipulado en el acuerdo anteriormente nombrado:

Recepción

En cada inicio de vigencia, se cuenta con nueva radicación consecutiva. Siempre

se recibe y se radica información, a pesar de no haber energía eléctrica o sistema

computarizado. Para este caso, el funcionario tiene la facultad de continuar

recibiendo documentos de manera manual, según el consecutivo en el que haya

quedado, para no retrasar su trabajo y la atención al usuario. Cuando retorne la

energía eléctrica, hará la respectiva gestión de aquellos documentos que se

radicaron manualmente (SENA, s.f.).

Copia

Una vez se radique el documento físico, se hace entrega de la copia al usuario,

para que pueda hacer seguimiento a la comunicación a través del número

consecutivo. En la radicación de documentos electrónicos, una vez se haya

oficializado el trámite con la entidad, se envía al sistema de gestión documental

para la distribución electrónica de la información a la unidad administrativa

competente (SENA, s.f.).

Compromiso

El compromiso de la entidad para tramitar la correspondencia inicia en el

momento en que se radica el documento. Previamente, tenga en cuenta los

siguientes aspectos:
  Que la documentación que se recibe de manera presencial se encuentre foliada.

 Que los anexos indicados en el documento sean los presentados.

 Que la correspondencia a título personal no se radica.

 Que documentación sin firmas no se radica.

 Que, en la cuestión de documentos electrónicos, estos sean legibles (SENA, s.f.).

DISTRIBUCIÓN

La distribución o el reparto de la correspondencia se hace en horarios pactados o

establecidos por el área y de conocimiento por parte de los colaboradores de la organización. Esta

tarea la suele realizar el mismo que recepciona la comunicación, con la intención de constatar que

quien debe dar trámite al documento lo ha recibido (SENA, s.f.).

Se realizara el despacho de documentos a las diferentes dependencias donde se le dará

respuesta y se les enviara guardando siempre una trazabilidad.

El traslado de documentos es el efectuado por la mensajería, que entrega un

formato de planilla para que la Unidad de Correspondencia diligencie con la

información que se desea repartir al contexto externo. En las planillas, se

relacionan datos de la empresa (entidad remitente), nombre del destinatario,

dirección, municipio y departamento; y se diligencian tantas planillas como

documentos se entregan. Acá termina el proceso (SENA, s.f.).

 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Archivo General de la Nación. (30 de octubre de 2001). Consultado de Repositorio Normativo

Archivo General de la Nación: https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-060-de-

2001/?pdf=404

SENA. (s.f.). Flujos de información de las Unidades de Correspondencia. Consultado de

https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Complementaria/institution/SENA/

Finanzas/13410024/Contenido/OVA/CF1/index.html#/curso/tema2