PUNTO DE

N° RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO

CONTROL/OBSERVACIONES
Recepción
comunicaciones
oficiales centraliza y
normaliza verificando
Observación: la oficina de
que cada documento
radicación y correspondencia,
contenga como
Técnico o es la responsable de gestionar
mínimo:
Auxiliar de la de manera centralizada y
1.Destinatarios
1 oficina de normalizada los servicios de
2.Nombre del remitente
radicación y recepción, radicación y
3.Firma
correspondencia distribución de las
4.Direccion
comunicaciones oficiales
5.Anexos
externas recibidas
6.Folios
7.Copias
8.Asunto

Registra los datos

correspondientes a la
Técnico o
comunicación oficial o
Auxiliar de la
documento de entrada,
2 oficina de
teniendo en cuentan
radicación y
que debe seleccionar
correspondencia
en el campo clase de
documento ENTRADA.
Escanea los originales
Técnico o
y anexos y asocia
Auxiliar de la
electrónicamente la
3 oficina de
comunicación al
radicación y
número de radicación
correspondencia
respectivo.
Se genera e imprime la
Técnico o
planilla de control de
Auxiliar de la Planilla de
correspondencia para
4 oficina de control de
entregar en las
radicación y correspondencia
respectivas
correspondencia
dependencias.
Técnico o
Clasifica las
Auxiliar de la
comunicaciones de
5 oficina de
acuerdo con el
radicación y
destinatario.
correspondencia
Entrega de la
documentación al
Técnico o
destinatario y firma de
Auxiliar de la
la planilla de control de
6 oficina de
correspondencia por
radicación y
parte del área
correspondencia
encargada de darle
respuesta.
 Secretario o Punto de control: Se verifica
Recepción y
Auxiliar de que la planilla de control de
verificación de la
responsable de Planilla de correspondencia esté
documentación de
7 la control de debidamente diligenciada de
acuerdo con la planilla
correspondencia correspondencia acuerdo con lo entregado a la
de control de
de la dependencia encargada de
correspondencia
dependencia dar trámite y respuesta.

Técnico o
Auxiliar de la Archivar la planilla de Planilla de
8 oficina de control de control de
radicación y correspondencia correspondencia
correspondencia
Secretario o
Auxiliar de
Respuesta del trámite y
responsable de
seguimiento dentro de
9 la
los plazos de entrega
correspondencia
estipulados.
de la
dependencia