Manual de Funciones

ELABORADO
POR
AKTION SERVICES

Def: Instrumento de trabajo que

emite un conjunto de normas y
tareas que deben realizar todos
quienes conforman la empresa.
CONTENIDO
Pág
Descriptivo

Organigrama 2
Glosario General 3
Propósito de la Empresa 4
Productos finales valiosos 5
Estadísticas Corporativas 6
Responsabilidades y Funciones 7
Políticas Corporativas 9

Macro Procesos 10

Anexos 8

ORGANIGRAMA
AKTION SERVICES 2
AKTION SERVICES 3
ORGANIGRAMA GENERAL
 GLOSARIO

× Aduanas: Oficina pública del Estado, situado en las fronteras, puertos o

aeropuertos, donde se registran los géneros y mercancías que se
importan o exportan.
× Aforo: Capacidad total de las localidades de un teatro, sala de cine,
lugares de espacio público o privado.
× Agentes: Persona que trabaja en una agencia prestando determinados
servicios.
× Arribo: Llegada de un avión al aeropuerto de destino.
× Asesor: Que asesora o da consejo o información sobre alguna cuestión,
en especial cuando se dedica a eso profesionalmente.
× Cliente: Persona que utiliza los servicios de un profesional o de una
empresa, especialmente la que lo hace regularmente.
× Consolidadora: Es un intermediario en el transporte internacional
marítimo, ya que es quien directamente coordina la reservación de
espacio y el contenedor con la naviera.
× Cotización: Hace referencia a cotizar, es decir, a establecer o estimar
un precio o bien pagar una cuota. Así, a través de la cotización se
estima y se determina el valor real de un bien, de un servicio o de un
activo financiero.
× CRM: Gestión de relación con los clientes, se trata de una gestión
integrada de ventas, marketing, atención al cliente y todos los puntos de
contacto.
× Customer: Un cliente es la persona o empresa receptora de un bien,
servicio, producto o ides, a cambio de dinero u otro artículo de valor.
× Dimensiones: Magnitud que, junto con otras, sirve para definir un
fenómeno físico, especialmente, magnitud o magnitudes que se
consideran en el espacio para determinar el tamaño de las cosas.
× Ejecutivo de cuenta: Profesional que se encarga de las relaciones con
los clientes y la gestión de sus necesidades para lograr una satisfacción
 óptima; por lo tanto, su rol es un puente entre los clientes y las áreas o
equipos de una empresa.
× Embarcador: Persona que se dedica al negocio de reunir, recoger y
consolidar embarques y de distribuir flete de dimensiones menores.
× Embarque: Conjunto de embarcar personas o mercancía.
× Embaucadores: Persona experta en el arte de embaucar, haciendo uso
de una amplia verborrea y sobre todo usando todo su carisma que será
usado para convencer a las personas.
× Financiero: De las finanzas o relacionado con ellas, que se dedica a la
financiación o concesión de prestamos para realizar operaciones de
compra.
× Gerencia: Persona o conjunto de personas que se encargan de dirigir,
gestionar o administrar una sociedad, empresa u otra entidad.
× Guías: Documento que establece lineamientos, recomendaciones,
sugerencias u orientaciones sobre un tema en específico.
× Importaciones: Compra de bienes o servicios a un país extranjero para
su utilización en territorio nacional.
× Instructivo: Adjetivo que se emplea para calificar a aquello que permite
instruir, transmitir un conocimiento, explicar, enseñar.
× Licitación: Sistema por el que se adjudica la realización de una obra o
servicio, generalmente de carácter público, a la persona o la empresa
que ofrece las mejores condiciones.
× Marketing: Conjunto de técnicas y estudios que tienen como objeto
mejorar la comercialización de un producto.
× Nacionalización: Acción de nacionalizar o nacionalizarse.
× Nacionalizar: Conceder a un extranjero los mismo derechos y
privilegios de los que gozan las personas nacidas en el país. Poner bajo
la explotación y administración del estado empresas, bienes o servicios
que eran de propiedad privada.

AKTION SERVICES 6
× Naviera: De la navegación o de los barcos, relacionado con ellos.
× Operario: Persona que tiene un oficio de tipo manual o que requiere
esfuerzo físico, en especial si maneja una máquina en una fábrica o
taller.
× Partidas Arancelarias: Clasificación numérica internacional que
identifica las mercancías importadas dentro del denominado Sistema
Armonizado.
× Peso: Se designa a la medida resultante de la acción que ejerce la
gravedad terrestre sobre un cuerpo.
× Preliquidación de obra: Consiste en ordenar toda la documentación
técnica y financiera del proyecto y sirve de base para la liquidación.
× Proceso: Procesamiento o conjunto de operaciones a que se somete
una cosa para elaborarla o transformarla.
× Prospecto: Persona que promete o muestra cualidades positivas en su
especialidad profesional. Papel impreso que acompaña a ciertos
productos y que contiene información sobre su composición,
características y modo de empleo.
× Proveedor: Persona o negocio que vende productos o brinda servicios
con fines de lucro.
× Requerimiento: Petición de una cosa que se considera necesaria,
especialmente el que hace una autoridad.
× Secuencial: De la secuencia o relacionado con ella, que está dividido
en secuencias.
× Stand by: Modo de espera o en reposo, en referencia al que adoptan
determinados aparatos cuando no están completamente encendidos, y
estar a la expectativa de algo o estar a la espero de algo.
× Trámite: Paso que, junto con otros, debe realizarse de forma sucesiva
para solucionar un asunto que requiere proceso.
× Transmisión: Acción o efecto de transmitir.

AKTION SERVICES 7
×

PROPÓSITO EMPRESARIAL

Misión |

Visión |

Propósito |

AKTION SERVICES 8
PRODUCTOS FINALES VALIOSOS

Gerencia General | Una empresa viable

Departamento de Recursos Humanos | Miembros del

personal productivos

Departamento de Promoción y Mercadeo | Demanda

incremantada, respuesta a la promoción

Departamento de Contabilidad | Balances

financieros entregados a tiempo

Departamento Técnico | Servicio de la empresa

entregado a la sociedad

Departamento de Calidad | Personal que produce sus

productos con la calidad requerida y que es profesional
en su desempeño

Departamento de Relaciones Públicas | Expansión

lograda por medio de más clientes nuevos para la
empresa

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ESTADÍSTICAS CORPORATIVAS

Gerencia General | Utilidad

Departamento de Recursos Humanos |

Productividad

Departamento de Promoción y Mercadeo | Cantidad

de respuesta por promoción realizada.

Departamento de Contabilidad | Tiempo de entrega

para los índices financieros.

Departamento Técnico | Cantidad de producto

producido.

Departamento de Calidad | Ingreso per cápita.

Departamento de Relaciones Públicas | Número de

nuevos clientes.

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 PUESTOS
DIRECTIVOS

AKTION SERVICES 11
 RESPONSABILIDADES
Y FUNCIONES
Gerencia General (Milton Grijalva):

Aprobación de pagos 000.19

Aprobación de embarques 000.20
Aprobación de créditos 000.21
Aprobación de proveedores 000.22
Coordinación de cuentas especiales 000.23
Coordinación interna con operaciones 000.24
Reuniones de clientes de comercial 000.25
Reuniones de clientes de gerencia 000.26
Seguimiento de clientes de comercial 000.27
Seguimiento de clientes de gerencia 000.28
Capacitar 000.66
Revisión de documentación casos críticos 000.67
Revisión de cuentas por cobrar 000.68
Proyección comercial 000.69
Supervisión y seguimiento Courier 000.70
Revisión de cuentas por pagar
Gestión de aduana
Retiro de carga
Revisión de documentación general
Revisión de status de embarque
Redirección de requerimiento (cotizaciones, cobros proveedores, atención cliente)
Revisión de correos (cuenta principal)
Revisión de bancos
Revisión reporte de finanzas
Revisión de bodega de Courier
Revisión financiera
Revisión comercial
Revisión giros de cheque
Aprobación RRHH (permisos, adelantos)
Coordinación de agente de aduanas
Alianzas y convenios
Reunión con corresponsal Miami
Contratos revisión y firmas
Coordinación con abogado
Coordinación con transportistas
Revisión y firma de oficinas
Aprobación de documentos especiales
Firma de cheques
Planificación de nuevos ingresos staff
Selección de personal
Reunión semanal staff (lunes)
Marketing revisión estrategia
Reuniones RRPP
AKTION SERVICES 12
 Manejo de casos conflictivo (quejas)
Seguimiento actividades juniors
Solicitud de facturas

Administración general ( ):

AKTION SERVICES 13
PUESTOS DE
SUPERVISIÓN

AKTION SERVICES 14
Supervisor/a (Valeria Deviez):

Supervisión de Customer Service 000.10 (No debería ejecutar, solo supervisar)

Documentación y envíos de aviso de llegada 000.11 (No debería ejecutar, solo
supervisar)
Coordinación con Guayaquil para envío de documentos 000.12 (No debería
ejecutar, solo supervisar)
Seguimiento de los clientes de cartera 000.48
Búsqueda de nuevos clientes 000.49
Manejo de base prospectos 000.50
Solicitud de facturación de embarques 000.51
Envío de facturas a clientes 000.52
Solicitud de cheques a proveedores 000.53
Reporte de embarques de tránsito (mensual) 000.54
Servicio al cliente, clientes especiales 000.55
Cobros a clientes propios 000.56
Requerimientos especiales de Gerencia 000.57
Reuniones presenciales
Reuniones Zoom
Cumplimiento de ventas, llamadas, visitas, cotizaciones
Requerimientos, solicitudes por escrito a Gerencia
Coordinación de crédito con los agentes
Proceso de BASC
Envío de BL y guías aéreas
Manejo de departamento Referencial

AKTION SERVICES 15
 PUESTOS
OPERATIVOS

AKTION SERVICES 16
Contador/a (Fernanda Chango):

Declaraciones 000.58
Balances 000.59
Manejo de cheques 000.60
Asistencia y manejo de agenda de gerencia 000.61
Permisos 000.62
Licencias Funcionamiento 000.63
RRHH 000.64
IESS 000.65
Índices financieros
Cuotas por cobrar
Cuotas por pagar
Caja chica
Documentación legal de la empresa
Documentación y archivo empresarial
Cobros
Reposición insumos de oficina
Inventario
Coordinación de equipos
Facturación
Proveedores
Reporte diario de actividades
Gestión y control facturas personales Gerencia
Trámites
Control oficina

Customer Service (Joseph Nuñez):

Coordinación de importaciones 000.39 (No debería ser parte del puesto)

Seguimiento de embarques en tránsito 000.40 (No debería ser parte del puesto)
Tarifas FCL y LCL de los orígenes que soliciten 000.41
Análisis de tarifas y cotizaciones 000.42
Elaboración de cotizaciones importación y exportación 000.43
Clasificación arancelaria de productos 000.44
Realizar cotizaciones Courier categoría B y C 000.45
Búsqueda de productos para importación o cotización 000.46
Solicitud de pago a navieras 000.47
Elaboración proceso de Ecas a navieras 000.71
Archivo de documentación original física 000.72
Realizar actas de entrega de documentos originales 000.73
Revisión de datos en documentos de transporte 000.74
Almacenamiento y actualización del archivo digital
Elaboración cartas de gastos
Asignación y selección de proveedores
Seguimiento
Envío de Status al cliente
Revisión de documentos

AKTION SERVICES 17
 Revisión de costos (cotizado vs facturado)
Envío de información para continuidad a operaciones
Solicitud de pagos a proveedores técnicos
Solicitar despachos en puestos (CAS)
Envío de documentación al agente asignado

Operaciones y documentación (Thomás Flores):

Entrega de documentos, carga a los clientes y a proveedores 000.29

Transmisiones aéreas de las cargas propias de la consolidadora 000.30
Procesos de aforos 000.31
Emisión de documentos de transporte (guía OBL) 000.32
Certificación de documentos de transporte 000.33
Retiro de guías de las aerolíneas 000.34
Cotizaciones 000.35 (No debería ser parte del puesto)
Servicio al cliente 000.36
Embarques 000.37
Seguimiento al proceso y entrega al cliente 000.38
Inspecciones
Archivo de importaciones y Courier de la empresa
Ingreso de información en Ecuapass
Emisión de documentos a los clientes
Emisión de documentos al agente de Aduana
Despachos de carga de consumo y Courier
Archivo físico de documentación
Bancos y mensajería
Seguimiento Courier
Envíos por Servientrega
Facturación de clientes Courier
Aforos o inspección de aduanas
Coordinación y autorización de gerencia
Atención comercial línea 1 a interesados Courier

Operaciones y documentación Gye (Francisco Escandón):

Embarques consolidados en Ecuapass (aéreos o marítimos) 000.1

Certificación de BL y emisión de carta de salida en Navieras 000.2
Ingreso de documentación a aduanas 000.3
Ingreso a puertos o aeropuertos 000.4
Emisión de documentos de transporte (guía o BL) 000.5
Certificación de documentos de transporte 000.6
Ingreso de información en Ecuapass 000.7
Emisión de documentos a los clientes 000.8
Emisión de documentos al agente de Aduana 000.9
Despachos de carga de consumo 000.13
Retiro y entrega de documentos 000.14

AKTION SERVICES 18
 Bancos y mensajería 000.15
Aforos o inspección de aduanas 000.16
Coordinación y autorización de gerencia 000.17
Envíos por Servientrega 000.18

Marketing Digital (Julio Esteban Grijalva):

Redes sociales (diseños, publicaciones, etc.)

Enviar correos de manera automatizada
Diseño del arte que va en el correo
Contenido de redes
Mailing
Fotografía y videos
Promociones pagadas
Estadísticas redes (revisión)
Reporte de estadísticas a Gerencia

Asistente General pasante ( ):

Cotizaciones
Revisiones previas
Facturas para declaraciones
Cálculo de impuestos
Asistencia general
Mailing
Acompañamiento a citas comerciales con Gerencia

AKTION SERVICES 19
POLÍTICAS

AKTION SERVICES 20
 Políticas Generales

Ningún operario debe ejercer función sin orden escrita del gerente de la
empresa.
Toda autorización debe estar firmada por administración o gerencia.
Todo servicio o producto debe ser facturado.
Toda factura debe ingresar a bodega.
Todo el personal debe asistir con el uniforme previamente dispuesto por
gerencia y apegarse a las normas de imagen personal de la empresa.
Todo el personal debe guardar absoluta reserva de su vida personal delante de
cualquier cliente o proveedor.
El uso del celular es restringido en horas de trabajo.
Está prohibido vender cualquier producto o servicio personal o de terceros sin
autorización.

Política de privacidad:
La empresa se compromete a salvaguardar la privacidad de sus clientes y
proveedores. La información que la empresa tenga de sus clientes es de uso
exclusivo para propósitos de interés para MGL.

Política de sanciones y penalidad al personal:

Todo el personal de la empresa debe tener contrato de confidencialidad.
Todo el personal debe sujetarse a las normas y políticas establecidas.
Si algún operario no cumpliere con las políticas recibirá al primer llamado de
atención una notificación escrita, al segundo llamado una multa del 10% del
sueldo y al tercer llamado se dará por terminado el contrato con visto bueno.

Política de satisfacción:
Actitud, Sonreír es gratis, amabilidad y cordialidad deben caracterizarnos como
la mejor empresa.
Satisfacción, El encargado de servicio al cliente realizará una encuesta de
satisfacción para medir la calidad del servicio.

Políticas de bio seguridad:

AKTION SERVICES 21
 Uso de Gel y alcohol para la correcta desinfección.
Desinfección al inicio de jornada y cada 4 horas en áreas de trabajo.
Uso de Mascarilla constante.
Articular acciones con los planes y programas de control de infecciones de las
instituciones de salud (políticas, protocolos, normas, procedimientos, entre
otros).
Fortalecer los procesos de limpieza y desinfección de elementos, áreas e
insumos de uso habitual, superficies, equipos de uso frecuente y el manejo
adecuado de residuos producto de la actividad.
Garantizar el cumplimiento de las medidas de bioseguridad que sean
necesarias, tales como el lavado de manos, el distanciamiento social, el uso
de EPP requeridos y condiciones higiénicas sanitarias adecuadas.
Proveer los recursos y mecanismos necesarios mediante los cuales no se dé
la diseminación ni transmisión indirecta de virus, a través de elementos
contaminados.
En el marco del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, se
debe identificar y establecer un protocolo de verificación de estado de salud
de los trabajadores.
Garantizar la capacitación e información permanente a los trabajadores en
temas relacionados con Bioseguridad.
Adoptar esquemas operativos que garanticen la continuidad del servicio o
actividad y que permitan disminuir el riesgo de contagio para los trabajadores
y demás personas que presten sus servicios a la empresa.
Definir protocolos de interacción con proveedores, clientes y personal externo
a la empresa.
Capacitar en el cumplimiento de los protocolos para los traslados y/o
desplazamientos, especialmente los de uso de transporte público,
establecidos por las autoridades competentes.
Evaluar la efectividad de medidas de control implementadas y realizar los
ajustes correspondientes.
Capacitar e informar a los trabajadores acerca de las características propias
del COVID-19, las políticas, protocolos, normas y procedimientos establecidos
para la atención de los casos y las medidas de control.
Manejar la confidencialidad de la información relacionada con la salud de los
trabajadores clasificados como casos confirmados.

Política de horarios y citas:

Política de devolución y reembolsos:

AKTION SERVICES 22
Política de precios:

Política de recepción:

Política de imagen personal:

Política de quejas y sugerencias:

Cualquier queja o sugerencia que el cliente quiera presentar debe ser recibida
por la supervisora o encargada de la empresa. La misma debe evitar discutir con
el cliente, debe darle toda la importancia y hacerle conocer su esmero por
solucionar su inconveniente. La queja debe ser notificada a administración con el
debido formulario y resolverla en un período de 48 horas en la matriz y máximo
72 horas en las sucursales.

MEDIDAS DISCIPLINARIAS:

Todas las faltas que indiquen incumplimiento de este reglamento de trabajo y que
no ameriten rescisión del contrato, serán sancionadas por la compañía.
La empresa en cada caso hará las investigaciones correspondientes.

Cualquier otra infracción a las disposiciones del presente reglamento, será

sancionada con amonestación y reportes por escrito.

En caso de hacer caso omiso a cualquiera de las políticas anteriormente

mencionadas, se hará acreedor a un acta administrativa, teniendo en cuenta que el
acumular 3 memos de sanción.

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MACRO PROCESOS

AKTION SERVICES 24
 FICHA DE
ACTIVIDADES
GENERALES

AKTION SERVICES 26
Código del Manual: 001
Edición: Publicación: - abril - 2023
Revisión: MILTON GRIJALVA
Denominación del Puesto: GERENTE GENERAL
Supervisado por: Gerencia General
Objetivo del puesto: Ejecutar actividades de apoyo en el desarrollo del
sistema integrado en la gerencia general.
Funciones generales:

Aprobación de pagos 000.19

Aprobación de embarques 000.20
Aprobación de créditos 000.21
Aprobación de proveedores 000.22
Coordinación de cuentas especiales 000.23
Coordinación interna con operaciones 000.24
Reuniones de clientes de comercial 000.25
Reuniones de clientes de gerencia 000.26
Seguimiento de clientes de comercial 000.27
Seguimiento de clientes de gerencia 000.28
Capacitar 000.66
Revisión de documentación casos críticos 000.67
Revisión de cuentas por cobrar 000.68
Proyección comercial 000.69
Supervisión y seguimiento Courier 000.70
Revisión de cuentas por pagar
Gestión de aduana
Retiro de carga
Revisión de documentación general
Revisión de status de embarque
Redirección de requerimiento (cotizaciones, cobros proveedores, atención cliente)
Revisión de correos (cuenta principal)
Revisión de bancos
Revisión reporte de finanzas
Revisión de bodega de Courier
Revisión financiera
Revisión comercial
Revisión giros de cheque
Aprobación RRHH (permisos, adelantos)
Coordinación de agente de aduanas
Alianzas y convenios
Reunión con corresponsal Miami
Contratos revisión y firmas
Coordinación con abogado
Coordinación con transportistas
Revisión y firma de oficinas
Aprobación de documentos especiales
Firma de cheques
Planificación de nuevos ingresos staff
Selección de personal
Reunión semanal staff (lunes)
Marketing revisión estrategia
Reuniones RRPP
Manejo de casos conflictivo (quejas)
Seguimiento actividades juniors
Solicitud de facturas

AKTION SERVICES 27
Código del Manual: 002
Edición: Publicación: - abril - 2023
Revisión:
Denominación del Puesto: ADMINISTRACIÓN GENERAL
Supervisado por: Gerencia General
Objetivo del puesto: Planificar, organizar, dirigir y controlar que la empresa
cumpla con todos los objetivos.
Funciones generales:

AKTION SERVICES 28
Código del Manual: 003
Edición: Publicación: - abril - 2023
Revisión: VALERIA DEVIEZ
Denominación del Puesto: SUPERVISOR/A
Supervisado por: Gerencia General
Objetivo del puesto: Supervisar y estar pendiente de las actividades de la
empresa para garantizar el buen funcionamiento de la misma.
Funciones generales:

Supervisión de Customer Service 000.10 (No debería ejecutar, solo

supervisar)
Documentación y envíos de aviso de llegada 000.11 (No debería
ejecutar, solo supervisar)
Coordinación con Guayaquil para envío de documentos 000.12 (No
debería ejecutar, solo supervisar)
Seguimiento de los clientes de cartera 000.48
Búsqueda de nuevos clientes 000.49
Manejo de base prospectos 000.50
Solicitud de facturación de embarques 000.51
Envío de facturas a clientes 000.52
Solicitud de cheques a proveedores 000.53
Reporte de embarques de tránsito (mensual) 000.54
Servicio al cliente, clientes especiales 000.55
Cobros a clientes propios 000.56
Requerimientos especiales de Gerencia 000.57
Reuniones presenciales
Reuniones Zoom
Cumplimiento de ventas, llamadas, visitas, cotizaciones
Coordinación de crédito con los agentes
Proceso de BASC
Envío de BL y guías aéreas
Manejo de departamento Referencial

AKTION SERVICES 29
Código del Manual: 004
Edición: Publicación: - abril - 2023
Revisión: FERNANDA CHANGO
Denominación del Puesto: CONTADOR/A
Supervisado por: Gerencia General
Objetivo del puesto: Proporcionar información contable y financiera
significativa, oportuna, relevante, completa, comparable y verificable que
permita a los diversos usuarios internos y externos evaluar alternativas y
tomar decisiones.
Funciones generales:

Declaraciones 000.58
Balances 000.59
Manejo de cheques 000.60
Asistencia y manejo de agenda de gerencia 000.61
Permisos 000.62
Licencias Funcionamiento 000.63
RRHH 000.64
IESS 000.65
Índices financieros
Cuotas por cobrar
Cuotas por pagar
Caja chica
Documentación legal de la empresa
Documentación y archivo empresarial
Cobros
Reposición insumos de oficina
Inventario
Coordinación de equipos
Facturación
Proveedores
Reporte diario de actividades
Gestión y control facturas personales Gerencia
Trámites
Control oficina

AKTION SERVICES 30
Código del Manual: 005
Edición: Publicación: - abril - 2023
Revisión: JOSEPH NUÑEZ
Denominación del Puesto: CUSTOMER SERVICE
Supervisado por: Gerencia General
Objetivo del puesto: Responder a las preguntas de los clientes de forma
rápida y efectiva, resolver problemas con empatía y cuidado, documentar los
puntos de dolor del cliente para compartir esta información con los equipos
internos.
Funciones generales:

Coordinación de importaciones 000.39 (No debería ser parte del

puesto)
Seguimiento de embarques en tránsito 000.40 (No debería ser parte
del puesto)
Tarifas FCL y LCL de los orígenes que soliciten 000.41
Análisis de tarifas y cotizaciones 000.42
Elaboración de cotizaciones importación y exportación 000.43
Clasificación arancelaria de productos 000.44
Realizar cotizaciones Courier categoría B y C 000.45
Búsqueda de productos para importación o cotización 000.46
Solicitud de pago a navieras 000.47
Elaboración proceso de Ecas a navieras 000.71
Archivo de documentación original física 000.72
Realizar actas de entrega de documentos originales 000.73
Revisión de datos en documentos de transporte 000.74
Almacenamiento y actualización del archivo digital
Elaboración cartas de gastos
Asignación y selección de proveedores
Seguimiento
Envío de Status al cliente
Revisión de documentos
Revisión de costos (cotizado vs facturado)
Envío de información para continuidad a operaciones
Solicitud de pagos a proveedores técnicos
Solicitar despachos en puestos (CAS)
Envío de documentación al agente asignado

AKTION SERVICES 31
Código del Manual: 006
Edición: Publicación: - abril - 2023
Revisión: THOMÁS FLORES
Denominación del Puesto: DOCUMENTACIÓN Y OPERACIÓN
Supervisado por: Gerencia General
Objetivo del puesto: Realizar planificaciones operativas, finanzas, diseño de
productos, control de calidad y estrategias para la empresa.
Funciones generales:

Entrega de documentos, carga a los clientes y a proveedores 000.29

Transmisiones aéreas de las cargas propias de la consolidadora
000.30
Procesos de aforos 000.31
Emisión de documentos de transporte (guía OBL) 000.32
Certificación de documentos de transporte 000.33
Retiro de guías de las aerolíneas 000.34
Cotizaciones 000.35 (No debería ser parte del puesto)
Servicio al cliente 000.36
Embarques 000.37
Seguimiento al proceso y entrega al cliente 000.38
Inspecciones
Archivo de importaciones y Courier de la empresa
Ingreso de información en Ecuapass
Emisión de documentos a los clientes
Emisión de documentos al agente de Aduana
Despachos de carga de consumo y Courier
Archivo físico de documentación
Bancos y mensajería
Seguimiento Courier
Envíos por Servientrega
Facturación de clientes Courier
Aforos o inspección de aduanas
Coordinación y autorización de gerencia
Atención comercial línea 1 a interesados Courier

AKTION SERVICES 32
Código del Manual: 007
Edición: Publicación: - abril - 2023
Revisión: FRANCISCO ESCANDÓN
Denominación del Puesto: OPERACIONES Y DOCUMENTACIÓN GYE
Supervisado por: Gerencia General
Objetivo del puesto: Realizar planificaciones operativas, finanzas, diseño de
productos, control de calidad y estrategias para la empresa.
Funciones generales:

Embarques consolidados en Ecuapass (aéreos o marítimos) 000.1

Certificación de BL y emisión de carta de salida en Navieras 000.2
Ingreso de documentación a aduanas 000.3
Ingreso a puertos o aeropuertos 000.4
Emisión de documentos de transporte (guía o BL) 000.5
Certificación de documentos de transporte 000.6
Ingreso de información en Ecuapass 000.7
Emisión de documentos a los clientes 000.8
Emisión de documentos al agente de Aduana 000.9
Despachos de carga de consumo 000.13
Retiro y entrega de documentos 000.14
Bancos y mensajería 000.15
Aforos o inspección de aduanas 000.16
Coordinación y autorización de gerencia 000.17
Envíos por Servientrega 000.18

AKTION SERVICES 33
Código del Manual: 008
Edición: Publicación: - abril - 2023
Revisión: JULIO ESTEBAN GRIJALVA
Denominación del Puesto: MARKETING DIGITAL
Supervisado por: Gerencia General
Objetivo del puesto: Realizar la publicidad de marketing de la empresa
Funciones generales:

Redes sociales (diseños, publicaciones, etc.)

Enviar correos de manera automatizada
Diseño del arte que va en el correo
Contenido de redes
Mailing
Fotografía y videos
Promociones pagadas
Estadísticas redes (revisión)
Reporte de estadísticas a Gerencia

AKTION SERVICES 34
Código del Manual: 009
Edición: Publicación: - abril - 2023
Revisión:
Denominación del Puesto: ASISTENTE GENERAL PASANTE
Supervisado por: Gerencia General
Objetivo del puesto: Brindar apoyo administrativo asistencial mediante la
atención, seguimiento, registro y control de tramites, actividades,
documentación y requerimientos del área funcional.
Funciones generales:
Cotizaciones
Revisiones previas
Facturas para declaraciones
Cálculo de impuestos
Asistencia general
Mailing
Acompañamiento a citas comerciales con Gerencia

AKTION SERVICES 35
ANEXOS

AKTION SERVICES 36