“SISTEMA DE GESTION

INTEGRADOS”
Portafolio de Título

Alumna: Ericka Robles Prieto

Docente: Tatiana Vergara
Carrera: Ingeniería en Prevención
de Riesgos
Fecha de entrega:
ALCANCE

A todas las actividades que deberán desarrollarse en las dependencias del Departamento de
Educación de la I.Municipalidad de Peñaflor.

Se generara condiciones de ambientes de trabajo que permitan desarrollar la actividad laboral

exenta de factores de riesgos, a fin de garantizar calidad de vida de los trabajadores y
colaboradores.
OBJETIVOS Y METAS

 Aumentar la dotación de alumnado en relación a la evaluación y

encuestas realizadas en el año 2019 en un 30%

 Innovar con servicios tecnológicos en todas nuestras aulas, talleres

y comedor, lo cual nos permitirá un 20% menos en deserción
escolar en el plazo máximo de 1 año.

 Disminuir el tiempo en la atención de público, brindando un servicio

más óptimo (tiempo pre consulta + consulta + post consulta) en un
20%.

 Reducir el consumo de papel implementando sistemas digitales en

todas las actividades donde se utiliza de manera diaria y
permanente, para disminuir en el plazo de un año, un 40% del
consumo total.

 Disminuir el consumo energético en un 20%, utilizando iluminación

de bajo consumo.

 Brindar al menos 30 horas anuales de capacitación en temas

orientados a la mejora continua, seguridad, trabajo en equipo y la
calidad a todo el personal.

 Disminuir en un 20% las licencias por estrés laboral, instaurando

pausas activas que permitan que nuestros trabajadores recuperen
energías y mejoren su nivel de desempeño en el trabajo.
DEFINICIONES

 Sistema de gestión: Conjunto de elementos de una organización

interrelacionados o que interactúan para establecer políticas y objetivos.
 Sistema de gestión ambiental: Parte de un sistema de gestión usada para
gestionar aspectos ambientales, cumplir con los requisitos legales y otros.
 Política: Intenciones y direcciones de una organización.
 Organización: Persona o grupo de personas que tienen sus propias
funciones y responsabilidades.
 Partes interesadas: Persona u organización que puede afectar o verse
afectada por una decisión o actividad.
 Medio ambiente: Entorno en el cual una organización opera, incluidos el aire,
agua, suelo, recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus
interrelaciones.
 Aspecto ambiental: Elemento o actividades, productos o servicios de una
organización que interactúa o puede interactuar con el medio ambiente.
 Impacto ambiental: Cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o
beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de
una organización.
 Requisito: Necesidad o expectativa establecida generalmente implícita u
obligatoria.
 Peligro: Fuente, situación o acto con un potencial de daño en términos de
lesión o enfermedad o una combinación de estas.
 Incidente: Eventos relacionados con el trabajo en que la lesión o enfermedad
o fatalidad, ocurren o podrían haber ocurrido.
 No conformidad: incumplimiento de un requisito.
 Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o proceso.
 Riesgo: Combinación de la posibilidad de la ocurrencia de un evento
peligroso o exposición y la severidad de lesión o enfermedad que pueden ser
causados por el evento o la exposición.
 Evaluación de riesgo: Proceso de evaluar un riesgo que se presenta en
algún peligro tomando en cuenta la adecuación de cualquier control existente
y decidiendo si el riesgo es o no aceptable.
 Desastre: Es aquel evento natural o provocado por el hombre que sobrepasa
su capacidad de respuesta.
 Emergencia: Es aquel evento mayor de origen natural o provocados por el
hombre, que puede generar víctimas o daños materiales o al ambiente,
pudiendo afectar el buen desempeño de las actividades en una empresa o
comunidad y que es controlada con el recurso humano y técnico local.
 Mitigación: Acción(es) destinada(s) a prevenir y reducir los impactos
negativos ocasionados por una emergencia.
 Prevención: Son aquellas acciones tendientes a evitar los efectos negativos
de un fenómeno natural o provocados por el hombre.
 Zona de Seguridad: Es aquella área designada dentro de las instalaciones
de “La Empresa”, como punto de reunión externo a las edificaciones, de todos
los empleados en caso de una emergencia.
 Brigada de Emergencias: Grupo de colaboradores internos entrenados para
atención primaria ante una situación de emergencia.
 Incidente: suceso que puede dar como resultado un accidente o tiene el
potencial para ocasionarlo.
 Impacto ambiental: Cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o
beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales.
 Aspecto ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de
una organización que interactúa o puede interactuar con el medio ambiente.
 Acción correctiva: Es una actuación o efecto implementado a eliminar las
causas de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.
 Acción preventiva: Acción para eliminar una causa de no conformidad
potencial u otras situaciones potenciales no deseables.
 DIAT: Denuncia individual de accidentes del trabajo.
 DIEP: Denuncia individual de enfermedad profesional.
 Merma: Material resultante del proceso que no cumple con los estándares
que se estipulan en cada uno de los procedimientos.
 Siniestro: Acontecimiento que origina daños.
DESCRIPCION Y ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

El Departamento de Administración de la Educación Municipal (DAEM), de nuestra

comuna de Peñaflor, tiene como principal objetivo ofrecer el servicio educativo
público de calidad, en forma continua y racional, de acuerdo a las normas vigentes,
procurando, permanentemente, proveer las condiciones para mejorar la calidad de la
educación que se imparte en los establecimientos educacionales municipales que
están bajo su administración, a través de la gestión eficiente de los recursos
humanos, materiales y financieros enmarcados en el Plan Anual de Desarrollo
Educativo (PADEM 2020).
El DAEM Peñaflor realiza la administración financiera y conducción técnico
pedagógica de 13 establecimientos educacionales que atienden una matrícula de
4.588 estudiantes desde Pre-kínder a 4° medio y 4 jardines infantiles VTF (Vía
Transferencia de Fondos de JUNJI) que recibe a niños y niñas desde sala cuna a
nivel Medio Mayor.
Asimismo administra un recinto destinado a actividades recreativas y
extracurriculares, ubicado en El Tabo (Quinta Región), el Estadio Escolar Municipal y
la Biblioteca Pública Municipal Peñaflor N°180, ubicada en el centro cultural Espacio
Peñaflor.
 - Análisis estratégico FODA

Con el fin de analizar sistemáticamente la situación del Departamento y por lo tanto

a planear estrategias y acciones para alcanzar los objetivos deseados; se analizó el
contexto de la organización por medio de un análisis FODA (Fortalezas,
Oportunidades, Debilidades y Amenazas), con el fin de utilizar las fortalezas como
apoyo a las estrategias, reducir las debilidades encontradas o su impacto en la
operación, evitar las amenazas o reducir la probabilidad de que nos afecten, y
aprovechar las oportunidades que nos ofrece cada situación.

AMENAZAS
DEBILIDADES
Escuelas particulares y
Falta de apoyo económico
particulares
NEGATIVOS

subvencionadas

Baja en las matriculas

FORTALEZAS
La empresa cuenta con
personal destinado a cada
función.
Proyectos educativos
innovadores.
Los proyectos cumplen con
los estándares de calidad y
plazos Fijados
OPORTUNIDADES
Cuentan con personal
altamente calificado y
docentes con pos títulos
Participan en proyectos de
organizaciones estatales

La Empresa cumple con

todas sus obligaciones y
Pagos
REPRESENTANTE DE LA DIRECCION

El Jefe Administrativo del departamento ha sido designado como representante de la

Dirección respecto a la Administración del Sistema de Gestión Integrado,
Independiente de las demás funciones es el encargado de mantener y mejorar el
Sistema.

COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN CON EL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

La Dirección del DAEM deja constancia de su compromiso a través de la “Política
del Sistema de Gestión Integrado”. Dicho documento hace referencia al compromiso
de la gerencia con el desarrollo e implementación del Sistema de Gestión Integrado
para prestar servicios que satisfagan las necesidades de las partes interesadas.
Igualmente, la Dirección está comprometida con la mejora continua de los procesos
y el seguimiento de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión. La dirección
igualmente demuestra el compromiso haciendo seguimiento a los procesos que
identifican y administran los recursos necesarios para una adecuada prestación
servicios y productos por parte del DAEM.
POLITICA INTEGRADA

El Departamento de Educación de la I.Municipalidad de Peñaflor es un ente

gubernamental dependiente del Ministerio de Educación que se preocupa por
mejorar la calidad de la educación pública y gratuita, mediante la participación y la
inclusion de todos los involucrados.

Nuestro principal compromiso es:

- Prestar un servicio educativo de calidad, logrando así aumentar la dotación de

alumnado a través de la innovación en todas nuestras aulas y que dicho alumnado
desarrolle sus capacidades y de esta manera, pueda desenvolverse en próximo
mundo laboral y profesional
- Promover la SSO de todos nuestros trabajadores y alumnos, mediante la
prevención de accidentes y/o enfermedades profesionales.
- Desarrollar y mantener un Sistema de Gestión Integrado de Calidad,
Medioambiente, Seguridad y Salud Ocupacional, estableciendo objetivos, metas y
planes de acción que contribuyan, en un marco de mejoramiento continuo, a la
satisfacción de todos nuestros colaboradores, a la reducción de los impactos
ambientales y a la prevención de accidentes y enfermedades profesionales
- Cumplir con toda la legislación vigente aplicable como materia de calidad, SSO y
medio ambiente.
- Reducir el consumo energético utilizado en todas sus dependencias, mejorar el
uso sostenible del agua y fortalecer el reciclaje de papel. Además, incorporar
nuevas tecnologías ecológicas que nos permitan contribuir con el cuidado del
medio ambiente.

Esta política de SGI, aplica a todos las dependencias DAEM y se divulgara en los
diferentes niveles, manteniéndose publicada para todas las partes interesadas.

_________________________________________

PAMELA ESPERGUEN SEPULVEDA

DIRECTORA DEPARTAMENTO DE EDUCACION
I.MUNICIPALIDAD DE PEÑAFLOR
Misión

Queremos contribuir positiva y significativamente en la transformación de las vidas

de nuestros alumnos y sus familias, a través de un servicio educativo de calidad,
inclusivo, equitativo, y de sana convivencia escolar, y que les ayude a desarrollar
integralmente sus potencialidades cognitivas, técnicas y actitudinales, fortaleciendo
los valores propios de nuestra identidad cultural, y puedan responder de manera
efectiva a los desafíos y oportunidades que se les presenten en sus ámbitos
familiares, académicos y laborales en su diario vivir, alcanzando la plena
satisfacción  personal.

Visión

Entregar a los alumnos y alumnas una educación de calidad, con énfasis en la

formación valórica, la autonomía, el pensamiento reflexivo y crítico, respetuosos del
ecosistema y de la diversidad cultural, contribuyendo al desarrollo de competencias
y habilidades cognitivas, tecnológicas, deportivas, artísticas y sociales que les
permita progresar en sus estudios e integrarse positiva y activamente a nuestra
sociedad.
Hallazgos y no conformidades

Las NO conformidades corresponden a hallazgos de errores, no cumplimiento de

compromisos, no cumplimiento de especificaciones, instrucciones u otros acordados
antes de iniciar los procesos.
Cuando se detecte una NO conformidad, el responsable del área afectada debe
solucionar ésta a la brevedad posible ejerciendo una acción inmediata y una acción
correctiva, la cual puede ser acordada con el encargado del área perjudicada.
Es importante que el encargado del área a solucionar la NO conformidad considere
que la acción correctiva implementada corresponde a una mejora continua al
proceso que presento la falencia.

Los Hallazgos detectados dentro del Departamento de Educación, fueron los

siguientes:
- Puertas con cerraduras en mal estado
- Vidrios rotos en oficina de adquisiciones
- Estrés laboral
- Baño de hombre con lavamanos roto
- Falta de ventilación en oficinas de personal
- Sillas en mal estado
- Falta de Equipos de Protección Personal
- Comedor sin lavaplatos y/o lavamanos
Metodología para la implementación del sistema de Gestión Integrado (SGI)

Para realizar la implementación del SGI en el DAEM se diseñara un plan de trabajo,

el cual nos permita identificar y realizar las mejoras correspondientes a los hallazgos
encontrados mediante inspecciones y observaciones planeadas.
Esta labor se realizara en función a la normativa ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001,
donde se detallara las condiciones del lugar de trabajo y sus efectos para el medio
ambiente y la seguridad de sus colaboradores.
LIDERAZGO Y RESPONSABILIDADES

Auditor Interno:

 Realizar Auditorías Internas.

 Redactar las No Conformidades cursadas y participar en la elaboración del
Informe de Auditoría Interna.
 Realizar el seguimiento de las No Conformidades, de acuerdo a lo solicitado
por el Representante de Gerencia.

Seguridad Operacional y Calidad:

 Informar al Representante de la Dirección sobre el funcionamiento del
sistema de Gestión de Auditoria.

 Mantener y mejorar el Sistema de Gestión de Auditoría de Gerencia de

Operaciones y servicios.

 Verificar la elaboración, comunicación y mantención de los documentos

normativos de calidad dentro del DAEM.

 Programar, planificar, realizar y conducir auditorías internas al sistema

implementada, para asegurar un cumplimiento de los requerimientos
documentados.

 Identificar, analizar, resolver (eliminar) las No Conformidades que se

presenten en el Sistema de gestión de calidad, con los servicios y en la
administración interna del DAEM

 Mantener informado permanentemente al Personal, respecto a los temas

relacionados al Sistema de Gestión.

 Asegurar la realización del seguimiento de las No Conformidades cursadas en

Auditorías Internas y mantener el adecuado control de estas.

 Informar al Representante de la Dirección de los resultados y posterior

seguimiento de las No Conformidades cursadas.
 Jefe de Personal:

 Participar activamente en las actividades requeridas para mantener el sistema

de gestión de auditoria implementado.

 Planificar los objetivos de sus áreas para contribuir al cumplimiento de la

Política integrada y objetivos de la Dirección.

 Disponer los recursos humanos y técnicos para la mantención adecuada del

Sistema de Gestión.

 Participar en revisiones con la Dirección del departamento de educación.

 Proveer la información técnica operativa para la adecuada documentación y

elaboración se procedimientos y documentos de apoyo.

 Apoyar las auditorías internas, disponiendo de los recursos necesarios para

su correcta implementación y comprometiéndose en la evaluación, resolución
y eliminación de las NO conformidades detectadas.

 Usar, aplicar y verificar la correcta aplicación de los procedimientos

establecidos.

Representante de la Dirección:

 Asegurar que los procesos del Sistema de Gestión son establecidos,

mantenidos y verificados.

 Informar a la Gerencia de Operaciones y Servicios sobre el funcionamiento

del sistema de gestión, incluyendo las necesidades para la mejora continua.

 Asegurar que se promueve la toma de conciencia del personal de la

importancia de cumplir con los requisitos de los clientes en todos los niveles
de la Dirección.

 Desarrollar, mantener y mejorar el Sistema de Gestión de Gerencia de

Operaciones.
 Todo el Personal:

 Participar activa y constantemente en el desarrollo, implementación,

mantención y mejora continua del Sistema de gestión de Auditoria.

 Usar y aplicar los documentos establecidos en forma correcta.

MATRIZ DE PARTES INTERESADAS

PARTE INTERESADA REQUISITO

Comunidad: Representado por personas Información actualizada, verificada, con

con intereses y necesidades de calidad, oportuna y disponible
información sobre establecimientos
educacionales municipales.
Funcionarios del DAEM Empleo seguro cumpliendo normas
Seguridad y Salud en el Trabajo
Instituciones Públicas y Privadas del Información actualizada, verificada, con
sector y otros sectores: Organizaciones calidad, oportuna y disponible
con intereses y necesidades de
información sobre establecimientos
educacionales municipales.
Medios de Comunicación: Información actualizada, verificada, con
calidad, oportuna y disponible
Consejo Directivo Cumplimiento de metas Cumplimiento de
normas legales
Comunidad del entorno Cumplimiento de las normas legales,
ambientales, de seguridad y salud en el
trabajo
Proveedores Pagos oportunos Exigencias de calidad
Participación en procesos cumpliendo
normas legales y pluralidad
Entidades Gubernamentales y de Información actualizada, verificada, con
Control: Ministerio de Educación, calidad, oportuna y disponible.
inspección del trabajo, entre otras. Cumplimiento de normas legales
ESTRUCTURA DOCUMENTAL SGI
La estructura documental del Sistema de Gestión Integrado del DAEM se
describe en el Procedimiento control documentos y registros código SGI-P001;
en donde se establece que los documentos de carácter internos explican los
lineamientos y orientaciones para la operación de los procesos del
Departamento y los documentos externos, compuestos por normas, manuales,
circulares, especificaciones técnicas, entre otros, que regulan, orientan y
permiten el control del Sistema de Gestión de la entidad.
ENFOQUE A PROCESOS

Los Sistemas de Gestión promueven la adopción de un enfoque a procesos al

desarrollar, implementar y mejorar la eficacia y eficiencia de los mismos, con el
fin de aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de los
requisitos establecidos en cada uno de los elementos de gestión que se
integren (ISO 9001:2015, ISO 14001, ISO 45001). La comprensión y gestión de
los procesos interrelacionados como un sistema contribuye a la eficacia y
eficiencia de la organización en el logro de sus resultados previstos. Este
enfoque permite a la organización controlar las interrelaciones e
interdependencias entre los procesos del sistema, de modo que se pueda
mejorar el desempeño global de la organización. El enfoque a procesos implica
la definición y gestión sistemática de los procesos y sus interacciones, con el
fin de alcanzar los resultados previstos de acuerdo con la política del SGI
(Sistema de Gestión Integrado) y la dirección estratégica de la organización. La
gestión de los procesos y el sistema en su conjunto puede alcanzarse
utilizando el ciclo PHVA con un enfoque global de pensamiento basado en
riesgos dirigido a aprovechar las oportunidades y prevenir resultados no
deseados. La aplicación del enfoque a procesos en un Sistema de Gestión
Integrado permite:
a) La comprensión y la coherencia en el cumplimiento de los requisitos
b) La consideración de los procesos en términos de valor agregado
c) El logro del desempeño eficaz del proceso
d) La mejora de los procesos con base en la evaluación de los datos y la
información
DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

Áreas

 Administrativa

 Transporte

 Bodega

 Aseo

- PROCESOS Y ACTIVIDADES

Atención de Público: Recepción de documentos, elaboración de informes,

registros y planillas.
Personal: Creación de contratos, finiquitos, contratación y manejo de personal.
Adquisiciones: Compra de materiales, artículos y/o servicios.
Contabilidad y remuneraciones: Informes de pago a trabajadores, creación
de planillas de sueldo, uso y manejo de recursos financieros.
Bodega: Almacenamiento, recepción y despacho de productos desde
proveedores hasta los diferentes establecimientos educacionales.
Transporte: Recorrido diario desde el Departamento de Educación hasta los
distintos establecimientos educacionales.
EVALUACION DE PELIGROS

Para la evaluación de peligros se utiliza una matriz de identificación de peligros

y evaluación de riesgos (MIPER) y una matriz de riesgos ambientales (ver anexo 1),
los cuales identifican el siguiente resultado:

MIPER

- Caídas en mismo nivel

- Caída de objetos
- Sobresfuerzos
- Contacto eléctrico
- Golpeado por

Matriz de riesgos ambientales

Aspecto Impacto
Uso y consumo de papel Agotamiento de Recursos Humanos
Generación de olores Afectación a la Salud Humana
Consumo de energía eléctrica Reducción de consumo de energía
Generación de gases Contaminación atmosférica
 Descripción Del Versió Fecha De
Código
Documentos n Edición Estado Responsables Disposición
N°
Archivar Digital y físico
MSGI Manual del SGI 10 22.08.201 Vigente
9 Coordinador de SGI eliminar
Documentos

Lista Maestra de
D-LMD- 4 22.09.201 Vigente
001 Documentos del 9 Coordinador de SGI Archivar Digital
SGI
Política del SGI 4 01.07.201 Vigente Coordinador de SGI Archivar
9
Objetivos del SGI 3 18.08.201 Vigente Coordinador de SGI Archivar
9
Estructura
Vigente
Organizacional Coordinador de SGI Archivar
D-PC Perfiles de Cargo Vigente Coordinador de SGI Archivar
Procesos e
D-PI 3 02.03.201 Vigente
Interacciones 6 Asesor de SGI Archivar
Planificación Anual
D-PASGI del Sistema de 3 01.03.201 Vigente
Gestión de Integrado 9 Coordinador de SGI Archivar
D-RI Reglamento Interno 6 23.09.201 Vigente Gerencia de Archivar
9 Operaciones
Procedimientos
Generales
Contro
PG-CD- 17 29.09.201 Vigente
002 l de 9 Coordinador de SGI Archivar
Docume
ntos
PG-CR- Control de Registros 13 21.07.201 Vigente Coordinador de SGI Archivar
003 9
PG-AI-004 Auditorías Internas 13 07.07.201 Vigente Coordinador de SGI Archivar
9
PG-DL- Disposiciones 14 23.11.201 Vigente Coordinador de SGI Archivar
Legales
005 8
 Servicio No Conforme, Arc
No Conformidades
Acciones Correctivas hiv
PG-NC-006 1 23.11.2019 Vigente
y Preventivas ar
4
Coordinador de SGI
PG-RG-007 Revisión Gerencial 7 23.11.2019 Vigente Asesor de SGI Arc
hiv
ar

PG-ESC- Evaluación de
008 Satisfacción 9 23.11.2019 Vigente
de Coordinador de SGI Arc
Clientes hiv
ar

PG-CIE-009 Comunicación Interna y 9 23.11.2019 Vigente

Externa Gerencia de Operaciones Arc
hiv
ar
Procedimientos
Técnicos

PT-SC 001 Solicitudes 5 10.07.2019 Vigente

de Gerencia de Operaciones Arc
Usuario hiv
s ar

PT-FR 002 Felicitaciones 2 10.07.2019 Vigente

y Gerencia de Operaciones Arc
Reclamos hiv
ar
Protocolo
PT-PCC 003 Comunicació 0 01.08.2019 Vigente
n Gerencia de Operaciones Arc
Corporativa hiv
ar

Solicitud, Compra,
Recepción y Entrega
A-CR-001 7 01.09.2019 Vigente
de Equipos y
Materiales
Gerencia de Operaciones Arc
hiv
ar
Incorporación,
A-IE-002 Evaluación y 8 09.06.2019 Vigente
Clasificación
de Gerencia de Operaciones Arc
Proveedores hiv
ar
L-CMS-003 Control de Materiales 7 01.09.2019 Vigent
Stock e Gerencia de Operaciones Archivar

R.H-FCT- Formacion,Capacitacion y 18 03.04.2019 Vigent

011 Toma de conciencia e Asesor de SGI Archivar
Reclutamiento,
R.H-RP-012 Selección Contratación 8 09.08.2019 Vigent
e Asesor de SGI Archivar
del Personal
R.H-PEG- Plan de Estabilidad 2 10.09.2019 Vigent
013 y Gestión e Coordinador de SGI Archivar

R.H-VT-014 Vehículo de transporte 2 04.10.2018 Vigent

e Coordinador de SGI Archivar

R.H-CDP- Contabilización 7 01.09.2018 Vigent

015 de Datos y e Coordinador de SGI Archivar
Pagos
 AUDITORIA
SITEMA DE GESTION
INTEGRADO
Definiciones

Auditor Principal: Persona con la competencia necesaria y asignada para la

coordinación de las tareas a desarrollar por los otros auditores.

Auditor: Persona con la competencia necesaria para desarrollar una

auditoría.

ASGI: Iniciales que se utilizan en Este documento para indicar auditores Del
Sistema de Gestión Integrado.

Criterios de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos

utilizados como referencia.

Condiciones Generales
 Este procedimiento permite que se mantenga periódicamente en examen el
Sistema de Gestión de Integrado como elemento básico para el
mejoramiento de la calidad, seguridad e impacto al medio ambiente.
Conformación del Comité Evaluador.
 El Comité Evaluador de los Auditores de Calidad estará conformado por la
Dirección del Sistema de Gestión Integrado y la Dirección.
Criterios para la selección y calificación de Auditor del Sistema
de Gestión Integrado (SGI).
 La selección de las personas que conformarán el grupo de ASGI está a
cargo de la Dirección del SGI y la alta dirección. Las personas
seleccionadas deberán cumplir con los requisitos establecidos en el
documento “DESCRIPCIÓN DE CARGO” para AUDITOR DE SGI. El cual
se debe elaborar teniendo en cuenta las competencias necesarias para
desarrollar el rol de auditor.
 Las personas que acepten ser auditores, iniciarán el proceso de
capacitación para ASGI. La capacitación y entrenamiento de los ASGI
estará a cargo de una Entidad o Asesor externo, debidamente calificado
para ello, y que será seleccionado por la alta dirección.
 Calificación de los Auditores: Adicional a lo indicado, se realizarán
evaluaciones periódicas que incluyen, evaluación de conocimientos
escritas, opiniones de los auditados y opiniones de los auditores.
 Para la ejecución de cada Auditoría programada, el director del Sistema de
Gestión Integrados o el Gerente General seleccionarán del grupo de ASGI.
al Auditor Principal, quien cumplirá con todas las responsabilidades
conocidas por él a través del documento “DESCRIPCIÓN DE CARGO” para
“Auditor de Sistema de Gestión Integrados.”

Programación de las auditorias

 El programa debe ser preparado por el director del Sistema de Gestión

Integrados, teniendo en cuenta que todos los procesos de la compañía,
deben ser auditados mínimo una vez al año. El programa incluye la
asignación de: Auditor principal, el(los) proceso (s) a auditar, el alcance, los
criterios, la duración, el mes y el número de días que cubre la auditoria y
debe ser actualizado en los casos que se requiera de acuerdo a los
resultados de las auditorias que se realicen.
 Esta programación es aprobada por la Dirección para asegurar que es
consecuente con la mejora del desempeño del SGI y se revisará durante el
desarrollo del mismo. El resultado de esta revisión será una nueva
programación o algún comentario en el mismo programa. En esta revisión
se tiene en cuenta el análisis propio de la Dirección DAEM, los resultados
de las reuniones con los auditores y los auditados (tiempos, dificultades,
etc.), la coherencia entre los equipos auditores y los registros de las
auditorias.
  Los equipos de auditores se seleccionaran teniendo en cuenta que no
auditen el proceso del que hacen parte y teniendo en cuenta que no
existan conflictos de interés con los auditados ni con los procesos a
auditar.

Elaboración y desarrollo del Plan de la Auditoría Interna.

 El director del Sistema de Gestión Integrado realiza la citación a la

reunión por medio de un memorando interno al equipo de ASGI., para
informar acerca del objetivo, alcance y procesos.

 El Auditor Principal programa con su grupo de auditores las fechas y

horarios para la ejecución de la auditoria. El Auditor Principal y su grupo
de ASGI preparan la “HOJA DE CHEQUEO” de acuerdo a los criterios
establecidos y analizan aspectos generales (logísticos) requeridos para
la auditoria.
 El ASGI comunica al responsable del proceso que va a auditar, los
lineamientos bajo los cuales se va a efectuar la auditoria.

 Para el control de las personas que asistan a la reunión de apertura y

de cierre de las auditorías se diligencia el formato “LISTADO DE
ASISTENCIA”

 El ASGI encargado, presenta ante los Auditados y/o el responsable del

Proceso auditado los resultados de la misma, es decir, las conclusiones
provisionales para que éste pueda aportar las precisiones necesarias.

 El grupo de ASGI, junto con el Auditor Principal y con ayuda de la

información registrada en la Hoja de Chequeo, diligencian el formato
Acciones Correctivas, Preventivas o de Mejora.

 El Auditor Principal condensa la información de todos los auditores en

el formato “Resumen de auditoria” y lo entrega al director del Sistema
de Gestión de Calidad junto con el formato diligenciado en el
encabezado de Acciones Correctivas, Preventivas o de Mejora.

 El responsable del Proceso auditado una vez haya recibido copia del
formato diligenciado de Acciones Correctivas, Preventivas o de Mejora
debe presentar a la Dirección del Sistema de Gestión Integrado a más
tardar en los siguientes diez (10) días hábiles, el plan de actividades
con las que se corregirán las no conformidades encontradas para su
análisis y posterior implementación. Si de acuerdo con el criterio de la
Dirección del Sistema de Gestión Integrado la acción correctiva
 propuesta requiere

por parte del Comité de Gerencia, se presentará ante éste para su

aprobación.

 El cierre de las acciones correctivas originadas a través de las

auditorias del Sistema de Gestión Integrados deberá ser revisado en la
auditoria siguiente y quedará registrada la firma en el formato Acciones
Correctivas. Previamente el responsable del Proceso hará seguimiento
y verificará la efectividad de las acciones correctivas tomadas
retroalimentando continuamente a la Dirección del Sistema de Gestión
Integrados.
Cronograma de actividades
Check list

Manual del SGI Sí No N/A OBSERVACIONES

El Manual de SGI:
1. El alcance del Sistema de
Gestión Integrado incluyendo los
instrumentos para los que se
emitirá la Declaración de
Conformidad.
2. Procedimientos documentados o
referencia a ellos.
3. Una descripción de la
interacción entre los procesos
del SGI.
Control dedocumentos
1. Existe un procedimiento
documentado que defina los controles
necesarios para:
 Emitir y aprobar los documentos.
 Revisar, actualizar y aprobar
documentos cuando sea
necesario.
2. Se identifican los cambios en los
documentos.
3. Se identifica el estado de revisión
actual de los documentos.
4. Se asegura que les versiones
pertinentes de los documentos
aplicables se encuentran disponibles
en los puntos de uso.
5. Se asegura que los documentos
permanecen legibles y fácilmente
identificables.
6. Se asegura que se identifican los
documentos de origen externo y se
controla su distribución.
7. Se identifican adecuadamente los
documentos obsoletos, cuando se
Mantienen por cualquier razón.
Control de los registros Sí N N/A OBSERVACIONES
o

Se mantienen registros para

proporcionar evidencia de la
conformidad de los requisitos, así
como de la operación eficaz del SGC
según un procedimiento
documentado.
Se han definido controles para su:
1. Identificación.
2. Almacenamiento, protección y
recuperación.
3. Tiempo de retención y disposición.
Cuando corresponda, el tiempo de
retención de los registros debe
estar en relación con la vida útil del
producto
Los registros son:
1.Legibles.
2.Identificables.
3.Recuperables.
4.Trazables al instrumento (cuando
corresponda)
Responsabilidad Autoridad y
Comunicación Sí N N/A OBSERVACIONES
o
Se ha definido la estructura de la
organización
Se encuentran definidas las
diferentes responsabilidades y
autoridades dentro del SGI.
Se ha identificado al personal
responsable de la toma de
decisiones sobre la aprobación del
ensayo y la emisión de la
Declaración de Conformidad
5.6 Revisión por la dirección Sí N N/A OBSERVACIONES
o
Existe evidencia de que la dirección
ha revisado el sistema de gestión
para asegurar su conveniencia,
adecuación y eficacia.
Los resultados de la revisión por la
dirección incluyen decisiones y
acciones relacionadas con:
a) la mejora del sistema de gestión y
sus procesos
b) la mejora del producto en
relación con los requisitos
del cliente
c) las necesidades de recursos.
Programa de capacitación

Objetivo General

Fortalecer el Sistema Integrado de Gestión a través de la generación de

diferentes eventos de educación que permitan crear una cultura del
servicio, del trabajo por procesos y del mejoramiento continuo en el
Departamento de Educación.

Objetivos especificos
- Generar procesos de sensibilización frente a la importancia de
incorporar el Sistema Integrado de Gestión como herramienta de
trabajo personal y colectiva.

- Desarrollar habilidades y destrezas requeridas en los servidores

públicos, para responder a los procesos y procedimientos establecidos
por el Sistema.

- Fortalecer las competencias laborales para mejorar el desempeño de

los trabajadores de DAEM en sus puestos de trabajo.
Metodología

La metodología a utilizar para el desarrollo de las diferentes capacitaciones

que hacen parte de la implementación del Sistema Integrado de Gestión,
será un Diplomado que consta de cinco (5) módulos:
1. La Calidad: Estilo de trabajo.
2. Trabajo por Procesos: Valorando en trabajo en Equipo.
3. Analizando Problemas: Vía para el mejoramiento continuo.
4. Actitud de Servicio: Clave para el éxito personal y organizacional.
5. El Autocontrol: Valor para el trabajo.

Las estrategias que acompañan este Diplomado son Educativa y

Participativa; la Primera porque permitirá adquirir elementos teóricos,
metodológicos y conceptuales que pueden ser utilizados en el puesto de
trabajo, conjugando las dimensiones del ser, el hacer, el saber hacer. Se
programaran charlas, talleres, seminarios, cursos, diplomados con el fin de
facilitar el aprendizaje y fortalecimiento de actitudes, habilidades y
destrezas, individuales y colectivas. La segunda posibilitará que aquellos
funcionarios que han sido formados, puedan multiplicar el conocimiento
adquirido a su equipo de trabajo bajo la estrategia “el que enseña aprende
dos veces”.

Para la ejecución de las diferentes actividades se contará con apoyo y

orientación de Profesionales. Esto con el fin de obtener diferentes visiones y
enfoques frente a los procesos y procedimientos que orientan la gestión de
la calidad en el ámbito público.
Fases del Proceso

 Sensibilización: SER
 Entrenamiento: HACER
 Formación y Capacitación: SABER HACER

NECESIDADES DE CAPACITACIÓN EN EL SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIÓN

- Fundamentación en la Norma Técnica.

- Auditorias.
- Servicio al Cliente / Cultura del servicio.
- Autocontrol, autoevaluación y autorregulación.
- Toma de Decisiones.
- Planeación y planificación.
- Resolución de conflictos.
- Análisis de Problemas.
- Trabajo por procesos.
- Trabajo en Equipo.
- Comunicación.
- Cadena de valor.

Modalidad de capacitación

- Charla.
- Taller.
- Seminario.
- Curso.