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La organización del trabajo

Autor: Raúl Morueco Gómez

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Presentación del curso

Supongamos que tenemos que realizar una pequeña reforma en nuestra casa, nos
ponemos manos a obra, organizamos todo: retiramos muebles, tapamos todo
aquello que se pueda ensuciar, compramos el material e iniciamos la obra. A medio
camino, nos damos cuenta que una determinada herramienta que resulta
imprescindible nos falta y para colmo, es festivo y no podemos comprarla.
Al final optamos por recoger todo el material que tanto nos ha costado poner en
nuestra casa, la herramienta, optamos por dejar la obra a medias y esperamos a que
pase el festivo y llegue el fin de semana siguiente (que es cuando podemos hacer la
reforma) para comprar la herramienta en cuestión y volver a iniciar la obra.
¿Le resulta familiar este ejemplo? ¿Cree que sabe organizar su trabajo
correctamente? Es posible que una situación similar le haya ocurrido en su vida
personal o profesional, el problema es que en el ámbito profesional suele pasar
factura. Este sencillo ejemplo, nos aporta una idea del concepto de planificación y
organización del trabajo.
A lo largo de este curso explicaremos conceptos básicos de organización que nos
permitan optimizar el tiempo de trabajo, ser más eficaces y conocer aquellas
herramientas que nos pueden hacer la vida, profesionalmente hablando, más
sencilla.

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1. Introducción

Dado que la profesión del secretariado implica una gran capacidad de trabajo y en
muchas ocasiones con tiempos muy justos, es necesario planificar y organizar el
mismo: por ello, debemos planificar el día a día y anticipar las tareas futuras; para
ello, será necesario aplicar unas normas básicas de planificación y organización, de
esta manera, nuestro trabajo será más eficiente y productivo, sacando el máximo
partido a uno de los factores más limitantes que tenemos: el tiempo.

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2. Criterios de planificación y organización

Normalmente, las empresas suelen contar con normas, criterios y pautas que
determinan la organización y planificación del trabajo, adaptándose así a las
políticas de la misma, por ejemplo, los protocolos de almacenamiento y custodia de
la documentación y el archivo, la organización de la agenda de trabajo, etc.
Pero es evidente que aunque la empresa marque determinados protocolos en
materia de planificación y organización, existen otros que dependen exclusivamente
del propio trabajador y que podrán afectar en mayor o menor medida a su trabajo.
Pasemos a considerar algunos de ellos:
El tiempo
El tiempo es finito, por lo tanto, administrar y gestionar correctamente éste
supondrá una de las tareas más importantes a considerar por todo profesional del
secretariado y que le permitirá optimizar este bien escaso. Por todo ello, es
necesario tener en cuenta estos consejos que a continuación le ofrecemos:
1. Durante la jornada laboral existen los denominados “tiempos muertos”, es decir,
el tiempo que perdemos en: buscar algo que no está debidamente colocado,
pasearnos por algún pasillo o planta para buscar algo o a alguien, realizar tareas
innecesarias o improductivas (llamadas de teléfono personales, navegar por Internet
para ocio propio, etc.), en realizar una mala gestión de llamadas telefónicas, etc. Ese
tiempo muerto resulta muy significativo en nuestras tareas cotidianas, sino, anote
en una jornada ordinaria el tiempo que pierde o que no es productivo para su
empresa o trabajo y se sorprenderá.
Pues bien, si el tiempo muerto lo eliminamos o lo reducimos empleándolo para
realizar otras tareas, convertiremos un tiempo improductivo en productivo,
ganaremos tiempo, acabaremos nuestras tareas con tiempo y no nos agobiaremos.
Para eliminar o minimizar el tiempo muerto tendremos que tener en cuenta las
siguientes consideraciones:
Es necesario priorizar las tareas a desarrollar, para ello, se deberán clasificar, al
menos en: prioridad alta o urgente, normal o baja; así, dispondremos de una
ordenación y secuencia en la realización de las tareas, evitando la acumulación
de éstas. Es conveniente que en nuestra planificación de tareas marquemos la
prioridad de las mismas. En algunas agendas de trabajo se indica este hecho
como “severidad”.
La imagen siguiente, muestra una pequeña hoja de cálculo ideal para gestionar
tareas:

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EJERCICIO 1: Este sencillo ejemplo es muy común en cursos de

secretariado, dirección de proyectos y en general cualquier curso que tenga
que ver con el tema tratado. Los resultados sorprenden muy a menudo a los
alumnos; por ello, se lo planteamos ahora a usted.
Anote en una hoja de cálculo Excel todas las tareas que tenga pendientes en
un período de tiempo concreto (por ejemplo, una semana). Lo ideal es que
estas tareas sean profesionales, si no es así, anote tareas personales.
En la hoja de cálculo deberá indicar la fecha de solicitud (cuando se dio por
enterado de dicha tarea) y la fecha crítica, es decir, cuando debería estar
finalizada, además, añadiremos un campo denominado “severidad” o
“criticidad” y éste podrá tener los valores: alta, media y baja.
Una vez añadidas todas las tareas, con un simple filtro ordenaremos por
criticidad y contaremos el número de éstas, es decir, el número de tareas
con criticidad alta, media y baja.
Si damos una nota de 3 puntos a las altas, 2 a las medias y un 1 a las bajas,
podremos sacar nuestros propios resultados.
La idea es sencilla, si tiene 30 tareas y su nota son 90 puntos, su ineficacia
es absoluta. Ahora compruebe sus resultados y recuerde: a mayor nota, más
ineficacia y peor organización de su trabajo.

La agenda de trabajo es sin duda uno de los recursos más importantes con los
que cuenta todo profesional del secretariado, por ello, una correcta gestión de
la misma permitirá una correcta adaptación de las tareas a realizar, fijando
tiempos objetivos que, sin duda, serán una gran aliado en la organización del
tiempo para todo profesional.
2. El orden. ¿Por qué el orden influye en el tiempo? Es evidente que si no hay orden,

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el tiempo de búsqueda se incrementa y aumenta el tiempo muerto.
Tanto el área de trabajo (despacho, sala, oficina, etc.), mobiliario, equipos
informáticos y todos los accesorios que forman parte del lugar de trabajo deberán
estar perfectamente distribuidos y ordenados de una manera funcional, práctica y a
la vez estética, que permita ofrecer un lugar de trabajo agradable y cree una buena
sensación a cualquier persona que acceda a la sala o despacho donde nos
encontremos trabajando.
Es necesario que toda la información esté actualizada y ordenada, por ello, debemos
contar con bases de datos, ficheros Excel actualizados en versiones, protegidos ante
personal ajeno y disponer siempre de copias de seguridad (backup) que permitan
restaurar posibles pérdidas de información.

Recuerde: “cada cosa en su sitio y un sitio para cada cosa”.

3. El archivo. El archivo suele ser un elemento de consulta habitual y que de no está

correctamente clasificada la información, puede llevar tiempo encontrar un
determinado documento o dosier.
Existen distintos criterios o técnicas que permiten clasificar correctamente un
archivo, algunas de ellas, vendrán definidas por las propias empresas, no obstante,
todo profesional deberá conocer los criterios a seguir que le permitan clasificar toda
la información, de esta forma, disminuiremos el tiempo en la búsqueda de la misma.
Destinaremos otro curso para profundizar más en este concepto.

4. La distribución del espacio de trabajo. Se ha demostrado que un espacio de

trabajo bien distribuido, con un entorno agradable, una buena iluminación, así
como una disposición de elementos funcionales y ergonómicos, hacen disminuir la
fatiga aumentando por consiguiente el rendimiento del trabajador, lo que implica
un incremento de la eficiencia y una disminución del tiempo para abordar las tareas
cotidianas, por tanto, tanto los trabajadores como las empresas, deberán tener en
cuenta este aspecto.

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3. Medidas a tomar (1/2)

Una vez que hemos visto aquellos elementos a tener en cuenta que nos permitan
organizar y planificar nuestro trabajo, pasaremos a ver qué medidas debemos
adoptar con el fin de mejorar cada uno de estos elementos citados anteriormente:
Optimización del tiempo
El tiempo es un factor limitante que el ser humano no puede crear ni modificar,
pero sí que puede optimizarlo y hacerlo así más eficiente. Veamos algunos aspectos
a tener en cuenta que nos permitan realizar una mejor gestión del tiempo:
- Toda la documentación con soporte físico (en papel), deberá estar correctamente
ordenada en carpetas o archivadores, de tal forma qué, aquellos documentos que se
utilicen con una mayor frecuencia deberán estar siempre al alcance de la mano y
aquellos cuya frecuencia sea de uso sea menor o poco frecuente, podrán guardarse
en otras zonas más apartadas.
Así mismo, debemos utilizar un sistema de ordenación que nos permita
reconocer y localizar de una forma rápida los documentos, de esta forma,
reduciremos el tiempo de búsqueda, optimizando el factor tiempo.
- Será conveniente priorizar los asuntos del día a día, semana, o mes,
clasificándolos no solo por su nivel de importancia, sino por el grado de
complejidad (como comentamos anteriormente), de tal forma que, aquellos asuntos
cuya prioridad sea alta se realizarán en un primer lugar y, si además, requieren de
una complejidad alta, se acometerán, a poder ser, durante las primeras horas de la
mañana, que es cuando la mente está más activa y despejada, posponiendo aquellos
asuntos menos urgentes o complejos para otros momentos, como por ejemplo, los
turnos de la tarde, que es cuando la mente se encuentra más fatigada.

Recuerde:planifique cada día nada más empezar su jornada.

- Es conveniente utilizar plantillas predefinidas con el objetivo de fijar las tareas y
sus prioridades, de esta forma, dispondremos de un mayor control sobre las
mismas. Un ejemplo podría ser la siguiente:

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Estas plantillas se podrán disponer en Word, Excel o Access, aunque lo más

recomendable sería hacerlas en Excel y disponer de un autofiltro que permita
clasificarlas, por ejemplo, por su criticidad.
- Será necesario disponer de una agenda de trabajo actualizada y ordenada que
permita localizar cualquier dato, por ejemplo, una dirección o un teléfono de una
forma rápida.
La agenda se “despachará” a diario con nuestro superior (jefe/a) y será éste quien
marque las normas o dictamine las tareas y prioridades en la misma,
posteriormente, será el profesional del secretariado quien deba tomar buena nota de
todos aquellos puntos que se hayan tratado y planificado, de no ser así, deberá
planificarlos.
- A la hora de planificar una agenda de trabajo, es importante tener en cuenta los
denominados “márgenes” que aparecen entre cita y cita, dando un margen lo
suficiente para que nos permita abordar todas las citas o eventos con cierta holgura,
es decir, si por ejemplo se planifica una reunión en la propia empresa (interna) cuyo
tiempo estimado es de 1,5 horas y posteriormente tenemos que planificar otra
reunión o evento fuera de la empresa, debemos tener en cuenta el tiempo de
desplazamiento y a dicho tiempo añadir un margen de seguridad que nos permita
llegar puntuales a la cita en el caso de producirse un atasco o cualquier incidencia.

Recuerde:no hay excusa para llegar tarde a una cita.

Un método eficaz consiste en disponer de una plantilla de planificación donde se
indiquen los detalles de las citas.

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- Gestión telefónica.El uso del teléfono se ha convertido en una herramienta

imprescindible en la empresa, ya que nos permite estar localizado, atender clientes,
llamadas, etc. Con el objetivo de gestionar correctamente el uso del teléfono, será
necesario tener en cuenta una serie de consejos:
Ø Si el teléfono es fijo y se reciben gran cantidad de llamadas, será necesario
realizar un filtro de éstas, de tal forma que se desviarán aquellas que no sean de
nuestra competencia, pero ojo, es necesario realizar un seguimiento de las mismas
para asegurarnos que llegan a su destinatario, es decir, supongamos que una
persona llama a nuestro teléfono pero en realidad desea hablar con el departamento
comercial, desviaremos la llamada a dicho departamento pero en el caso de que
nadie conteste a dicha llamada, volveremos a retomarla para informar a la persona
que llama que en ese momento no le pueden atender y darle posibles opciones
(llame más tarde, dejemos un teléfono de contacto y nos pondremos en contacto
con usted lo antes posible, etc.).
Ø Siempre se deberá evitar:
Que la persona que llama tenga que colgar para llamar a otro número y así
poder contactar con otro departamento de la empresa. Las centralitas actuales
permiten transferir las comunicaciones de un departamento (número interno) a
otro.
Que cuando una persona es desviada a otro número dentro de la misma
empresa (extensión) y en dicho número nadie contesta, terminar la
comunicación. Es necesario volver a redirigir la llamada al punto de partida e
informar de que la comunicación ha sido imposible, ofreciendo alternativas de
contacto.
Ø En aquellas llamadas que tenga pendientes de realizar, deberá establecer una
serie de prioridades. Es necesario que prepare con antelación el motivo de la
llamada cuando está sea importante, así evitará en la medida de lo posibles que el
interlocutor le solicite datos o informaciones que no tenga en esos momentos y por
tanto, tenga que relegar la llamada para otro momento del día, con la consiguiente

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duplicidad del trabajo y pérdida de tiempo.
En muchas ocasiones resulta útil disponer de unas plantillas que permitan gestionar
las llamadas de una forma más eficiente. A continuación le mostramos un ejemplo
de ellas.

Tabla de control de llamadas

Ø Cuando hay que realizar varias llamadas en un período de tiempo, es posible que
algunas de ellas comuniquen. Debemos anotar aquellas llamadas que comunican así
como la hora en la que se ha producido y tratar de establecer las comunicaciones
más adelante.
Ø Es necesario no establecer llamadas de teléfono a horas intempestivas, el
interlocutor se podrá sentir molesto.
-Colaboración profesional. Todo profesional del secretariado deberá mantener una
colaboración directa y activa con su superior, de esta forma, podrá tomar buena
nota de las citas, organizar su trabajo y buscar una mayor eficiencia del tiempo.

Equipos que nos ayudan en la gestión del tiempo

Las nuevas tecnologías nos ofrecen dispositivos móviles donde poder acceder a la
información corporativa, estos dispositivos o software se usan como tecnologías de
portabilidad que el profesional del secretariado deberá conocer y familiarizarse en
su uso. Veamos algunos de ellos:
1. PDA.También denominadas PDA (Personal Digital Assistant ), estos dispositivos
permiten entre otras cosas:
Almacenar datos de nuestros contactos: números de teléfonos, direcciones,
nombres, contraseñas, etc.
Planificar citas, reuniones, eventos o tareas. Avisador con alarmas varias, etc.
Coger notas por medio de un teclado virtual o directamente escribiendo con un
lápiz de plástico sobre la pantalla táctil (disponen de un sistema de
reconocimiento de texto), disponen de alarmas (recordatorios).
Sistema de cifrados: contraseñas, correos, datos, etc.
Almacenamiento de planos de metro, de ciudades, datos de interés,
planificadores de rutas, etc.
Acceso a Internet (Wi-Fi) y correo electrónico.

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Dispositivos GPS de navegación tanto en vehículo como a pie.
Transmisión de datos entre dispositivos por medio de Bluetooth. Podemos
transmitir datos de audio, imágenes, vídeo, etc., con portabilidad a nuestro
ordenador personal.
Grabadora de voz, reproductora de sonido, cámara de fotos, etc.
Algunas PDAs van integradas en el propio teléfono.
Además, permiten tanto la importación (upload) como la exportación
(download) de datos a otros periféricos (ordenadores, discos duros, tarjetas SD
o microSD), así como realizar copias de seguridad (backup) de los datos
contenidos en nuestra PDA.

Diferentes tipos de PDA

2. Equipos portátiles. Existen en el mercado equipos portátiles de reducido

tamaño similar a una agenda o portafolios pero con la potencia y capacidad de un
ordenador de sobremesa. Estos equipos permiten la portabilidad de documentos en
cualquier momento.

3. Conexiones VPN. Virtual Private Network es una tecnología de red que nos
permite extender la red local (por ejemplo, la red de nuestra empresa) sobre una red
pública, es decir, permite acceder a la red de nuestra empresa desde cualquier

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punto a través de Internet.
Un ejemplo de una conexión VPN es la posibilidad de conectar dos o más sucursales
de una misma empresa utilizando como vínculo Internet, permitiendo la conexión
desde cualquier sitio remoto, por ejemplo, un equipo doméstico o un hotel a la red
de empresa.
El usuario dispondrá de un acceso directo para la VPN en su equipo. La activación de
este acceso directo le llevará a una ventana similar a la que le mostramos en la

imagen siguiente. Pulsando sobre el botón aparecerá una nueva pantalla donde
deberá indicar su User y Password asignada para la conexión.

Imagen de la pantalla de acceso por VPN

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4. Medidas a tomar (2/2)

Con respecto al orden

Antes hemos comentado que el orden influye en la organización de nuestro trabajo
y en el tiempo en realizar las tareas asignadas. Como medidas a tomar para
optimizar este factor, consideramos las siguientes:
- El lugar de trabajo. De la misma manera que una casa bien ordenada y organizada
dice mucho de su propietario, el despacho, la oficina o nuestro lugar de trabajo
representa nuestra imagen y la de la empresa, representa el orden y la
profesionalidad.
El lugar de trabajo es donde realizaremos la mayor cantidad de tareas, donde
pasamos la mayor cantidad de horas, donde en muchas ocasiones recibimos visitas
internas (de la propia empresa, como jefes y compañeros) y externas (aunque en
muchas empresas suele haber salas habilitadas para tal efecto), etc. Es por ello que
tendremos que tener en cuenta una serie de consideraciones con el fin de que éste
reúna las condiciones necesarias para desempeñar nuestro trabajo y sea un lugar
que refleje nuestro orden en el trabajo y, por tanto, nuestra profesionalidad.
Deberá ser tranquilo, sin ruidos que entorpezcan la actividad cotidiana.
Es necesario que disponga de una correcta iluminación, para ello y aunque esto
no depende directamente del profesional, el espacio deberá tener una amplia
fuente de luz natura, incidiendo ésta por la zona izquierda de nuestro lugar de
trabajo cuando el profesional sea diestro y al contrario cuando éste sea zurdo.
Se evitaran los focos de luz directos a la mesa de trabajo o a la pantalla del
ordenador ya que esto provocará reflejos que incidirán en una mayor fatiga
visual.

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Modelo de oficina-despacho con fuente de luz natural

Al profesional del secretariado le corresponde, siempre que las condiciones de
trabajo así lo permitan, ubicarse en la posición correcta para que tanto la luz natural
como la artificial nos ayude en nuestro trabajo.
Es importante mantener una temperatura de confort que nos permitan trabajar
con una temperatura agradable.
El lugar de trabajo deberá tener una correcta ventilación, libre de olores y
corrientes.
La mesa de trabajo sirve para trabajar, pero no para archivar. Por ello, nunca
deberá estar repleta de papeles, carpetas, archivos apilados, etc. Debemos
abandonar la idea de que cuantos más documentos existan en nuestra mesa,
nuestros jefes o las visitas pensarán que trabajamos más. Una mesa debe estar
limpia de papeles, ordenada y únicamente se tendrán los documentos que se
estén utilizando en ese momento, una vez se utilicen, se guardarán en su
archivo.

EJERCICIO 2: Observe estas dos imágenes reales aunque

anonimizadas, use su criterio para enjuiciar cuál de las dos secretarias
cumple mejor las recomendaciones de orden que hemos dado en este curso.
Un buen ejercicio que le proponemos es que analice cada una de las
imágenes meticulosamente, y proponga los cambios que usted haría para
optimizar el orden y la imagen que el profesional ofrece.

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Secretaria 1

Secretaria 2

Con respecto al mobiliario

Aunque este aspecto es ajeno al profesional y depende más de la empresa para la
que éste presta sus servicios, si que debería tener una serie de características.
Deberá ser un mobiliario atractivo y funcional, y en él, únicamente se ubicarán
aquellos objetos (archivadores, libros, etc.) que sean realmente necesarios para
desempeñar nuestro trabajo diario. Aquellos no necesarios o menos necesarios, se
guardarán en el archivo correspondiente.
Es necesario cuidar una correcta distribución del mobiliario con el objetivo de
organizar mejor nuestros recursos y crear una buena imagen, tanto nuestra, como
corporativa. Vamos a ver algunos consejos que nos ayuden a esto.
Nuestra mesa de trabajo deberá colocarse siempre en frente de la puerta de
entrada, con el fin de que el profesional pueda controlar la puerta de acceso
nada más levantar la mirada y, además, reciba siempre de frente a sus visitas.
Será recomendable que la mesa de trabajo disponga de un apéndice o mesa
auxiliar con el fin de ubicar el ordenador o los dispositivos informáticos y dejar
así la mesa de trabajo libre. Además, la pantalla del ordenador no deberá ser
visible a los visitantes, por ello, la colocaremos de espaldas a la puerta de
acceso.
La mesa de trabajo deberá disponer de un panel frontal hasta casi llegar al
suelo, de esta manera, se ocultarán las cajoneras, cables, papelera y las
extremidades inferiores de la persona, dotando a nuestro espacio físico de la
privacidad necesaria.
Un solución efectiva para colocar las carpetas, archivadores y demás objetos
de uso habitual, es ubicarlo justo detrás de nuestra silla de trabajo (ésta
deberá ser giratoria), de esta manera, se facilitará el acceso a los mismos.
Es conveniente disponer de una sala de espera para las visitas, dotándolas de
cierta comodidad y entretenimiento para amenizar al máximo el tiempo de
espera.
Normalmente el despacho del profesional del secretariado deberá comunicarse
con el despacho de su superior.

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Modelo de mobiliario usado en un despacho

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5. La agenda de trabajo

Organizar, planificar y gestionar la agenda de trabajo son tareas que cualquier

profesional del secretariado deberá dominar, para ello, es necesario tener unas
buenas dotes organizativas y de sentido común, anotar toda la información que
afecte al trabajo, incluso aquella que pueda inicialmente no parecer importante:
datos de clientes, datos de proveedores, citas, contactos, fechas, asuntos a tratar,
eventos, reuniones, planificaciones, etc.
Pero anotar toda la información como si de un diario se tratase no será suficiente,
es necesario anotarla de forma eficaz, para ello, debemos tener en cuenta los
siguientes consejos:
Usar distintas agendas de trabajo clasificadas por según qué asuntos guardar:
agenda personal, agenda de reuniones, agenda diaria, agenda planning, etc. Es
conveniente usar distintos colores si se usan agendas físicas (en papel).
La información que se anote deberá ser clara, concisa y breve. Una
recomendación es que aquello que se anote siempre responda a preguntas
como: ¿Qué se anota? ¿Por qué se anota? ¿Quién lo solicita? ¿Cuándo se anota y
vence?, etc.
La información deberá poderse localizar de forma rápida, para ello, es
conveniente fechar las notas o codificarlas, por ejemplo, una reunión
mantenida el 24 de octubre de 2010 podría codificarse como REU20101024.
No es recomendable usar la agenda física para anotar información
confidencial, pero de hacerse, la agenda de trabajo deberá guardarse siempre
bajo llave y con las medidas de seguridad oportunas.
¿Qué información debe contener?
Una agenda de trabajo deberá contener información útil. Alguna de la información
que deberá contener es:
Datos de los contactos: direcciones, teléfonos, e-mails, etc.
Un calendario que contenga el año anterior, el actual y el posterior donde
poder planificar.
Un planificador que permitirá gestionar las citas, eventos, proyectos, etc.
durante un cierto período de tiempo.
Un dietario que permita anotar por horas, distribuyendo así las tareas a lo
largo de un día de trabajo.
Si la agenda es en papel, debería disponer de separadores en colores para
identificar mejor las secciones y pode localizar así la información más
rápidamente.
Tipos de agenda
Existen distintos tipos de agenda atendiendo al formato de ésta o al ámbito de la
misma:
1. Según el formato de la agenda:
Agenda de papel. Representa la agenda tradicional que podemos encontrar en
cualquier papelería. Como principal ventaja podemos destacar que resulta fácil
y rápida de utilizar y además, podemos llevarla a cualquier lugar sin necesidad
de disponer de ninguna infraestructura. Pero presenta también presenta

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inconvenientes: se agota y por tanto hay que renovarla, no permite borrar los
errores, no dispone de recordatorios, la información es difícil de explotar, no
dispone de medidas de protección frente a la confidencialidad de los datos que
porta, etc. Aún con estos inconvenientes, ¿Quién no dispone de una agenda o
cuaderno en su trabajo donde tomar notas? La agenda tradicional sigue
vigente, aunque se suele usar en combinación con dispositivos electrónicos.

Agenda tradicional de papel

Agenda electrónica.La evolución de la agenda electrónica ha pasado a las
denominadas PDAs, ya explicadas con anterioridad. Estos dispositivos
disfrutan de de enormes posibilidades frente a la agenda tradicional.
Miniordenador.Son ordenadores portátiles de reducidas dimensiones (similar a
una libreta o cuaderno) y un mínimo espesor, pero con las funcionalidades de
los equipos grandes de sobremesa. En ello, podremos llevar la documentación
que necesitemos, portar herramientas ofimáticas e incluir software que nos
permita llevar la agenda del día a día. Más adelante describiremos de forma
muy superficial (ya que no es el cometido de este curso ver a fondo estas
aplicaciones informáticas) tres de las herramientas más utilizadas y que todo
profesional de secretariado debería conocer: Lotus notes, Outlook y project.

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Miniordenador
2. Según el ámbito de la agenda. Podemos encontrar:
Agenda personal. De uso estrictamente personal.
Agenda de trabajo.De uso profesional, en ella se anotará todo aquello que
afecte al día a día de trabajo, de una forma ordenada, clara, concisa y fechada.
Agenda de su superior.Es donde se anotan las actividades, tareas, citas,
reuniones, viajes, etc. que su superior (para quien presta sus servicios el
profesional del secretariado) tiene planificadas. Es necesario consensuar todas
las citas y anotar todos aquellos detalles que afecten a las mismas.

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6. Herramientas de gestión y planificación

Microsoft Outlook
Es un programa de la empresa Microsoft (en adelante, MS) que suele estar incluido
en el suite MS Office. Permite gestionar nuestro tiempo mediante distintos formatos
de calendarios, con avisos, listado de contactos, tareas y seguimiento (tracking) de
las mismas, permite incluir notas o importar las notas tomadas desde una PDA,
realizar búsquedas avanzadas de nuestra información, administrar nuestras
prioridades diarias, gestionar el correo electrónico, etc..

Interface o pantalla del programa MS Outlook

Es una herramienta muy utilizada por cualquier secretaria, por lo tanto, deberá
dominarse en profundidad, de no ser así, le recomendamos expresamente que
comience a aprender su manejo.
Lotus Notes
Programa de la empresa Lotus software, filial de IBM. Dispone de herramientas
similares al anterior, pero además, permite compartir bases de datos con
información (manuales, foros, etc.) y coordinar sus flujos de trabajo, de tal forma
que un documento pueda fluir entre varias personas o departamentos para su
autorización.

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Imagen de la interface del programa Lotus Notes

Microsoft Project
Programa ideal para administrar o gestionar proyectos, desarrollar planes, asignar
recursos a cada tarea y seguir el progreso de las tareas y del proyecto en conjunto,
analizar las cargas de trabajo, visualizar las rutas críticas, visualizar gráficas (Gantt)
y otros muchos factores que afecta a un proyecto de media o larga duración.

Imagen de la Interface del programa MS Project

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7. Consejos sobre la organización del trabajo

CONSEJOS SOBRE LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO

Para concluir este curso, queremos ofrecerle una serie de consejos que a modo de
resumen le permita organizar correctamente su trabajo, optimizando el tiempo y
aumentando la eficacia.
1. Muchas empresas tienen sus propios criterios a la hora de planificar el tiempo,
distribuir las tareas, ordenar el archivo, etc. Como dice un viejo dicho: “ donde
fueres haz lo que vieres”, es estos casos, se recomienda seguir las pautas marcadas
por la empresa, aunque siempre se podrán aportar ideas nuevas que mejoren los
procesos.
2. Aunque el mobiliario y el espacio físico lo aporta la empresa, en muchas
ocasiones tenemos cierta libertad para cambiar o incluso decidir sobre éstos,
ubicarlos en otra posición que nos sea más cómoda, cambiar algún archivador, etc..
Trate de trabajar cómodamente para reducir al máximo la fatiga, con una correcta
iluminación, sonoridad, ergonomía, etc. Sea escrupulosamente ordenada con los
documentos que maneja y tenga siempre el escritorio de trabajo limpio y recogido.
3. Revise de forma objetiva cuáles son sus tiempos muertos y úselos para realizar
tareas pequeñas. Emplee las primeras horas del día para gestionar y realizar
aquellas tareas que más atención y concentración requieran y las horas de la tarde
para aquellas que menos concentración requieran.
Evite los paseos innecesarios, las interrupciones, las llamadas de teléfono, controlar
cada minuto el correo electrónico. Todo ello, le hará perder día a día un tiempo
precioso.

Recuerde:use el tiempo con inteligencia de tal forma que éste no le perjudique.

4. Es necesario contar con los medios materiales y tecnológicos necesarios para
desempeñar correctamente sus tareas, si no es así, hágalo saber a sus responsables,
siempre con criterio.
5. Cuando realice planificaciones en su agenda de trabajo, deberá tener en cuenta
estas consideraciones:
Fije unos objetivos reales y concretos, con estimaciones objetivas para que
éstos se puedan cumplir.
Siempre que pueda, no realice planificaciones a largo plazo, lo ideal, entre 15
días y 3 meses máximos, salvo proyectos de larga duración.
Adapte la planificación al ritmo de trabajo y a su reloj biológico, de tal forma
que, deberá repartir las tareas según su complejidad a lo largo de la jornada y
de la semana, así por ejemplo, no es conveniente que realice aquellas tareas
complejas un lunes o un viernes, siempre que sea posible, ocupe otros días de
la semana
Realice pequeñas pausas (ojo, una pausa no es un tiempo muerto) cuando
sienta fatiga, cambie de tarea cuando ésta requiera de mucho tiempo,
seguramente la fatiga terminará apareciendo y con ello los fallos y errores.

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Para terminar, recordaremos una cita del famoso canciller de Inglaterra y

célebre filósofo Francis Bacon (1561-1626): “escoger el momento es ahorrar
tiempo”.

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