LECTURA 2

INICIAR COMBINACIÓN DE
CORRESPONDENCIAS
 LECTURA 2

INICIAR
COMBINACIÓN DE
CORRESPONDENCIAS

ÍNDICE
1.2 Iniciar combinación de correspondencias
1.2 Iniciar combinación de correspondencias
La combinación de correspondencias es de gran importancia, pues nos ayuda a realizar
envíos masivos de documentos tomando el mismo diseño, formato y texto, con la excepción de
que se personaliza para las personas destinatarias a partir de una lista de contactos.

Aunque el título de esta herramienta refiere a correspondencia, no se utiliza

exclusivamente para personalizar cartas u oficios, sino que funciona ampliamente en ámbitos
como el educativo, el privado y el de la Administración pública, entre otros. Podemos emplear
esta herramienta cuando necesitemos que un documento con información en común requiera
algún dato específico. Por ejemplo, puedes generar 300 constancias en las que solo cambies el
nombre de la persona a quien corresponde cada una, ahorrando mucho tiempo de trabajo.
Ejemplificaremos su funcionamiento con un documento que deberá ser enviado a distintas
personas. Primero tenemos que contar con un archivo o fuente de datos de correspondencia. El
objetivo es utilizar esta información para rellenar los campos en la plantilla principal. Se puede
usar cualquier formato de archivo, siempre y cuando el programa los lea y los valide. Entre los
más reconocidos están Excel, Access y Word.

Antes de comenzar con la combinación de correspondencia, debemos saber que esta

herramienta permite insertar campos como nombre o dirección. Word creará una copia de cada
persona destinataria y reemplazará dichos campos con información personal.

Iniciar combinación de correspondencia

Para comenzar, se debe seleccionar la pestaña Correspondencia, con la cual se nos

despliega el grupo Iniciar combinación de correspondencia. Dentro de esta encontramos el ícono
con el mismo nombre. Notaremos que tiene siete opciones. Observa la Figura 1.

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 Figura 1. Lista de opciones de Iniciar combinación de correspondencia.

Debemos tener en cuenta que las opciones Cartas, Mensajes de correo electrónico,
Sobres…, Etiquetas…, Directorio y Documento normal de Word sirven para escoger el tipo de
documento en el que se trabajará en la combinación de correspondencia.

Cartas: formato para enviar una carta a un conjunto de personas personalizándola para
cada destinatario o destinataria.

Mensajes de correo electrónico: sirve para enviar un mensaje de correo electrónico a

un conjunto de personas. También permite la personalización.

Sobres…: se usa para imprimir los sobres con los nombres y las direcciones para enviar
por correo postal a un conjunto de personas.

Etiquetas: imprime las etiquetas con los nombres y las direcciones para enviar por
correo postal a un conjunto de personas.

Directorio: crea un solo documento con un catálogo o una lista de direcciones impresas.

Documento normal de Word: formato en el cual se está trabajando actualmente.

Al momento de abrir un nuevo documento de Word, ya está activada la opción de Cartas.

Si volvemos a hacer clic en ella, no hará nada, puesto que se encuentra ya seleccionada. Por

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otro lado, al pulsar en Mensajes de correo electrónico, nos mostrará una vista de diseño web.
Observa la Figura 2.

Figura 2. Opción Mensajes de correo electrónico.

Al dar clic en la opción de sobres, nos mostrará una nueva ventana para dar este formato.

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 Figura 3. Opción Sobres...

Al pulsar sobre la opción de etiquetas, nos mostrará una nueva ventana para emplear
este formato.

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 Figura 4. Opción Etiqueta...

Al seleccionar la opción Directorio, se nos mostrará un lote de información para cada

elemento en el origen datos. Por otro lado, la opción Documento normal de Word solo nos
regresará a la hoja que estamos utilizando.

La opción Paso a paso por el asistente para combinar correspondencia se compone de

seis pasos. Lo primero que se tiene que hacer es seleccionar el origen de datos que usará para
la información personalizada. Es necesario tener una carta o el diseño, pues nos facilitará el
trabajo.

Paso 1: seleccionamos el tipo de documento. Cuando se trate de un documento de Word

sin formato fijo, utilizaremos la opción Cartas.

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 Figura 5. Paso a paso por Asistente para combinar correspondencia:
paso 1 de 6.

Paso 2: seleccionamos el documento a usar. Tenemos tres opciones:

1. Utilizar el documento actual. Se emplea el documento en uso.

2. Utilizar una plantilla. Se usa una de las plantillas predefinidas de Word.

3. Utilizar un documento existente. Toma un documento que ya tengas guardado.

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 Figura 6. Paso a paso por Asistente para combinar correspondencia: paso
2 de 6.

Paso 3: es donde cargamos o creamos una lista. Nos da tres opciones a escoger:

1. Utilizar una lista existente. Se toman los campos de una base de datos de un
archivo existente, ya sea de Excel, Access o Word.

2. Seleccionar de los contactos de Outlook. Obtiene los campos de la carpeta de

contactos de Outlook.

3. Escriba una lista nueva. Se crea una nueva lista con los campos a utilizar.

Generalmente cuando necesitamos combinar un documento con una lista de datos, esta
ya existe, así que seleccionamos la primera opción. Posteriormente, avanzaremos al siguiente
paso Escriba la carta.

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 Figura 7. Paso a paso por Asistente para combinar correspondencia: paso
3 de 6.

Figura 8. Base de datos de un archivo existente de Access1.

1 Es posible que en esta y futuras Figuras exista algún masculino genérico. Esto se debe a los nombres de las
funciones y opciones de Word, así como a la naturaleza de algunos ejemplos.

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 Paso 4: seleccionamos la información de los campos de la base de datos que vayamos a
utilizar en la carta o documento, realizando una secuencia.

1. Seleccionar la ubicación de la carta o documento donde se colocará el valor

tomado de la base de datos.

2. Presionar en Más elementos.

3. Dar doble clic en el campo o seleccionarlo y dar clic en Insertar.

4. Pulsar en Cerrar.

5. Volver al número uno de esta secuencia, puesto que se debe insertar cada uno
de los campos por separado, no se puede hacer todo de manera simultánea.
Después de colocar el campo se cierra la ventana y se abre nuevamente para
agregar el siguiente. Se repite el procedimiento hasta insertarlos todos.

Figura 9. Paso a paso por Asistente para combinar correspondencia: paso

4 de 6.

Paso 5: en este paso se ofrece la vista previa de la misma. Observar Figura 10.

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 Figura 10. Paso a paso por Asistente para combinar correspondencia:
paso 5 de 6.

Paso 6: después de revisar la vista previa, avanza al siguiente paso Complete la

combinación. Selecciona Editar cartas individuales, seguidamente aparecerá una ventana en
pantalla donde debes escoger la opción Todos para que se generen todas las cartas con los
valores cambiados de cada una de ellas. Observa la Figura 11.

Figura 11. Paso a paso por Asistente para combinar correspondencia:

paso 6 de 6.

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 Después de esto, el proceso de combinación de correspondencia habrá terminado. Todas
las cartas quedarán de forma independiente con los datos de cada persona como se puede ver
en pantalla. Observa la Figura 12.

Figura 12. Paso a paso por Asistente para combinar correspondencia:

finalizada.

Seleccionar personas destinatarias

Para utilizar la herramienta Escribir una nueva lista… se debe seleccionar la pestaña
Correspondencia, con la cual se despliega el grupo Iniciar combinación de correspondencia.
Dentro encontramos un submenú llamado Seleccionar destinatarios. Escogemos la opción
Escribir una nueva lista... Observa la Figura 13.

Figura 13. Opción Escribir una nueva lista…

Después, es necesario tener una carta o el diseño de un documento como se muestra en

la Figura 14.

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 Figura 14. Diseño del documento.

Al seleccionar la herramienta Escribir una nueva lista… se abre una ventana para vaciar
la información requerida. Word ya tiene columnas predefinidas, por lo que vamos a editarlas de
acuerdo con nuestras necesidades dando clic en el botón Personalizar columnas… Observa la
Figura 15.

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 Figura 15. Lista de direcciones.

Al dar clic al botón Personalizar columnas… se abrirá una nueva ventana donde
personalizaremos la lista de direcciones. En el apartado Nombre de campo podemos agregar,
eliminar y modificar un nombre, así como subir y bajar los campos según nuestras necesidades.
También podemos dejar columnas que vayamos a utilizar y eliminar las que no requerimos. Al
terminar, damos clic en Aceptar. Observa la Figura 16.

Figura 16. Campos predefinidos por Word/Campos modificados.

Luego volvemos a la venta de la lista de direcciones, rellenamos los campos necesarios

y damos clic en el botón Aceptar. Observa la Figura 17.

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 Figura 17. Lista de direcciones llena.

Nos aparecerá una nueva venta, la guardamos en una ubicación de fácil localización,
como el escritorio. Así podremos disponer de ella de una manera rápida. En este caso la
titularemos “Lista de direcciones”. Observa la Figura 18.

Figura 18. Guardado de “Lista de direcciones”.

El documento no mostrará modificaciones, pero está unido con la Lista de direcciones.

Ahora se insertarán los campos combinados en el documento de la siguiente manera:

1. Seleccionamos la palabra donde queremos colocar el campo dando doble clic en

ella.

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 2. En la pestaña Correspondencia se nos despliega el grupo Escribir e insertar
campos, dentro del cual encontramos un submenú llamado Insertar campo
combinado.

3. Escogemos la opción correspondiente.

4. Damos clic en el botón Insertar.

5. Realizamos los pasos del 1 al 3 para todos los campos que queramos agregar.

Figura 19. Pasos para insertar campos combinados.

En la pestaña Correspondencia se nos despliega el grupo Vista previa de resultados. Con

ella visualizaremos cómo queda cada uno de los documentos combinados. Observa la Figura
20.

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 Figura 20. Vista previa de la combinación de correspondencia.

Para terminar, en la pestaña Correspondencia se nos muestra el grupo Finalizar. Damos

clic en el ícono Finalizar y combinar. Se nos despliegan varias opciones, escogemos Editar
documentos individuales... Observa la Figura 21.

Figura 21. Finalizar todos los registros.

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 Se nos abrirá una ventana llamada Combinar en documento nuevo. Escogemos Todo y
automáticamente nos dará las cartas personalizadas con los campos seleccionados.

Figura 22. Combinar en un documento nuevo.

Figura 23. Resultado de la combinación de correspondencia.

Usar una lista existente…

Esta acción sirve para seleccionar un archivo que contiene todos los listados de datos.
De los más utilizados se encuentra la hoja de cálculo de Excel o Access.

Si se opta por generar la base en este primer programa, se tiene que verificar que cada
uno de tus datos contenga el formato correcto. Por ejemplo, si es numérico, deberá contener el
formato Número.

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 Figura 24. Ejemplo de formatos numéricos en Excel.

Para comenzar, se debe seleccionar la pestaña Correspondencia, con la cual se nos

despliega el grupo Iniciar combinación de correspondencia. Dentro encontramos un submenú
llamado Seleccionar destinatarios2, damos clic en Usar una lista existente.

Figura 25. Opción Usar una lista existente.

Seguidamente se abrirá una nueva ventana donde localizaremos nuestra base de datos,
ya sea de Excel o Access, y la abrimos.

2 El masculino genérico se debe al nombre de la función en el programa.

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 Figura 26. Abrir base de datos.

Después nos aparecerá una nueva ventana. En ella se especifica la base de datos a
utilizar dentro del archivo Excel.

Figura 27. Seleccionar base de datos.

Una vez cargada la base de datos podemos iniciar la combinación de correspondencia

paso a paso, como se ha visto anteriormente.

Elegir de los contactos de Outlook…

Esta opción sirve para extraer la lista de los contactos que se tienen en Outlook en caso
de que se use la aplicación. Para hacerlo, se debe seleccionar Elegir de los contactos de Outlook.

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 Editar lista de destinatarios3

Esta acción permite poder hacer cambios en la lista de personas destinatarias o la base
de datos. De igual forma, posibilita ordenar, filtrar, buscar y eliminar campos duplicados si se
desea. Cabe recalcar que se encuentra desactivada por defecto cuando se abre un nuevo archivo
de Word.

Figura 28. Opción Editar lista de destinatarios desactivada.

Se puede hacer uso de esta acción mientras haya una lista de direcciones o base de
datos ya creada y en uso dentro de Word. Contiene las siguientes opciones:

1. La lista de destinatarios:4 muestra todos los registros que se usarán en la

combinación de correspondencia.

2. Origen de datos: el archivo donde contiene la base de datos o lista de direcciones.

3. Ordenar…: permite seleccionar hasta tres niveles de campos y acomodarlos de

forma ascendente o descendente. La lista volverá a mostrarse para reflejar la
modificación.

4. Filtrar…: compara los campos de la lista con una o más cadenas que proporcionen
con valores como Igual o No igual a, Menor o mayor que, Menor o igual o Mayor
que o igual, Está en blanco o No está en blanco, Contiene o No contiene. Cabe
recalcar que no distingue mayúsculas de minúsculas.

5. Buscar duplicados…: realiza un filtro donde muestra los registros repetidos en

función de los campos.

3 El masculino genérico se debe al nombre de esta función en el programa.

4 El masculino genérico se debe al nombre de esta opción en el programa.

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 6. Buscar destinatario…: realiza una búsqueda personalizada que coincida con el
texto o números que se escriban. Se puede hacer en uno o varios campos de la
base de datos5.

7. Validar direcciones…: es una herramienta externa de Word para validar

direcciones de terceras personas y comprobarlas en el origen de datos. Si se
quiere hacer uso de esta opción, es necesario acceder a la página de Microsoft.

Figura 29. Editar lista de destinatarios6.

5 El masculino genérico se debe al nombre de la función en el programa.

6 El masculino genérico se debe al nombre de la función del programa.

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FUENTES DE CONSULTA
Bibliografía
Microsoft. (s.f.). Usar la combinación de correspondencia de correo
electrónico masivo, cartas, etiquetas y sobres. Soporte.
https://support.microsoft.com/es-es/office/usar-la-
combinaci%C3%B3n-de-correspondencia-de-correo-
electr%C3%B3nico-masivo-cartas-etiquetas-y-sobres-
f488ed5b-b849-4c11-9cff-932c49474705
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