TEMA-2-Administracion-de-empresa...

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Administració de l'Empresa

1º Grado en Administración y Dirección de Empresas

Facultad de Economía y Empresa

Universidad de Barcelona

Reservados todos los derechos.

No se permite la explotación económica ni la transformación de esta obra. Queda permitida la impresión en su totalidad.
 Tema 2- La planificación empresarial:
Actividad directiva:
- Qué se quiere conseguir-

No se permite la explotación económica ni la transformación de esta obra. Queda permitida la impresión en su totalidad.
- Qué se precisa hacer para conseguirlo, Por tanto, se trata de:
o Determinar los objetivos empresariales.
o Elaborar planes para alcanzar o conseguir estos planes.

2.1– Planificación:

Planificar: Proyectar un futuro deseado y los medios necesarios para conseguirlo. Sirve para
asegurar la consecución de los objetivos. Es desarrollar un proceso especial de toma de
decisiones anticipadas ya que se trata de decidir lo que se ha de hacer antes de que sea
necesario
actuar. .

Reservados todos los derechos.

La planificación consiste en elaborar un conjunto interrelacionado de decisiones antes de emprender
una acción o acciones con las cuales se pretende conseguir una situación futura deseada, la cual
probablemente no se alcanzaría si no se emprendiera una acción como ésta.
Con la planificación se trata de prever la acción, de una manera consciente y metódica, antes de
emprenderla (lo contrario a una actuación improvisada).
El proceso de planificación consiste en un conjunto de actuaciones intencionales, ya que, con éstas
se trata de preparar acciones futuras con la intención de alcanzar una finalidad o propósito
determinado. Pero las finalidades y objetivos propuestos son deseados ya que, a su vez, constituyen
medios para alcanzar finalidades todavía más valiosas, de manera que todo proceso de planificación
incluye una escala o jerarquía de metas y objetivos (encadenamiento entre medios y finalidades).
Con este proceso no se pueden separar las finalidades de los medios necesarios para conseguirlos,
no obstante, la lógica exige que se parta de la consideración de las finalidades y de los elementos
generales para desembocar en los medios y en los aspectos particulares y de detalle, en lugar de
seguir el camino a la inversa (si no fuera así la empresa no prosperaría).

Planes: Establecen la forma de conseguir los objetivos que ha marcado la empresa, es decir,
establecen las actuaciones o tareas concretas que se han de ejecutar para alcanzar los objetivos.

¿Por qué es necesaria la planificación?

1- Frecuentemente existen diversas alternativas para alcanzar unos objetivos determinados,
el proceso de planificación permite identificar mejor estas alternativas y escoger la más
conveniente, según unos criterios tanto de eficacia como de eficiencia, ya que obliga a los
dirigentes a realizar un esfuerzo para identificar: las actividades o tareas que se han de
ejecutar, los medios (humanos, materiales y financieros) que se han de poner en juego,
los problemas potenciales y prevenir las soluciones que se podrían dar, etc.
2- Las decisiones no se pueden adoptar de manera inmediata en numerosas ocasiones, y
como tanto la situación interna de la empresa como las características concretas del
entorno son cambiantes, muy frecuentemente estas decisiones tienen plenos efectos
cuando las situaciones no son las mismas, y en la medida de lo posible hay que preverlo.
Esto también hace necesario una revisión permanente de la planificación según los
resultados que se van obteniendo.
3- Se requieren acciones coordinadas de distintos subsistemas de la empresa. Cuando los
efectos futuros que se quieren conseguir requieren de diversos departamentos, servicios,
etc., deben desarrollarse acciones coordinadas precisamente para que su actuación
conjunta no se contraponga y se alcancen los objetivos fijados.

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 PLANIFICACIÓN ESTRÁTEGICA Y PLANIFICACIÓN TÁCTICA:
Un plan será más estratégico cuando:
- Más largo sea el plazo u horizonte temporal que se prevé.
- Más elevado sea el número de actividades empresariales afectadas.
- Más importantes, duraderos e irreversibles sean sus efectos.
La planificación estratégica se ocupa tanto de las finalidades o los objetivos como de los medios. La
planificación táctica trata, fundamentalmente, de organizar los medios con los cuales poder conseguir
los objetivos determinados por el nivel estratégico.

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2.2- Programas:
Los programas han de asegurar la ejecución de los planes. Un programa es un plan que tiene como
finalidad conseguir unas metas determinadas; por tanto, los objetivos se expresan numéricamente
(están cuantificados) y se les ha señalado fechas concretas para conseguirlos.
En consecuencia, suelen concretar las actuaciones previstas de las diferentes áreas funcionales o
subsistemas de la empresa. En la elaboración de programas se ha de respetar el principio de
economicidad o eficiencia, así permitir que los recursos limitados se organicen adecuadamente para
obtener el máximo partido posible.

Los recursos que son objeto de programación son muy variados, pero se pueden clasificar en los
grandes grupos siguientes:

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- Los equipos (el programa toma la forma de cuadro de cargos de los equipos actuales de posibles
equipos futuros).
- Las materias primas (programación del aprovisionamiento).
- El personal.
- El dinero (la programación del cuál se concreta en los presupuestos).
- El tiempo (el programa es necesariamente una ordenación de los medios y de los recursos de
acuerdo con una escala de tiempo).

Las 4 fases de la programación de una actividad:

1- Descomponer la actividad en etapas, cada una de ellas con sus correspondientes
subobjetivos expresados cuantitativamente.
2- Dividir cada etapa en operaciones, señalando para cada operación los recursos necesarios,
y especialmente, el tiempo que se necesita para su ejecución.
3- Determinar una jerarquía dentro de los programas, sólo programar los aspectos clave.
4- Establecer mecanismos de control para detectar las posibles desviaciones.

Ventajas de los programas:

- Aumenta la eficiencia general ya que los programas obligan a concretar los objetivos (metas),
establecen valor a cada meta, así como el coste para alcanzarlo. Obligan a seleccionar metas ya
que ponen de manifiesto las restricciones debidas a la limitación de los medios. Obliga, además, a
buscar la mejor vía o método para alcanzar una meta, a prever posibles entorpecimientos y a
disponer, con tiempo suficiente, las medidas necesarias para superarlos. Obliga, finalmente, para
tener en cuenta toda una serie de aspectos y detalles, que, de otra manera, serían posiblemente
descuidados.
- Desde el punto de vista de las personas con responsabilidad directiva, la elaboración del
programa les obliga y acostumbra a clarificar objetivos y medios por orden de importancia y de
urgencia y las habitúa a considerar adecuadamente el factor tiempo y el concepto de plazo, y
cuando se formula por escrito queda constancia en todo momento de lo pretendido.
- La programación facilita la coordinación, la delegación, el mando, la formación y elcontrol.

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 Inconvenientes:

- Peligro de pérdida de tiempo si el programa es muy exhaustivo, por tanto, conviene limitar la
programación a los aspectos esenciales de la actividad de que se trate.
- Riesgo de rigidez: el programa se ha de caracterizar por un grado de flexibilidad suficiente para
permitir adaptarlo a las circunstancias concretas de cada momento.
- Peligro de pérdida de iniciativa si los programas son excesivamente detallados, que supriman la
delegación, ya que la programación es una tarea directiva propia de todos y cada uno de los
niveles jerárquicos.

2.3– Presupuestos:

Consiste en expresar todos los elementos del programa en unidades monetarias.

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Permiten expresar los resultados de manera sencilla y sintética, a causa de que la unidad monetaria
es la única medida que se puede aplicar a todos los valores económicos (los distintos programas
pueden hacer referencia a unidades heterogéneas que los hagan máscomplicados de comparar).
Son fáciles de controlar. La contabilidad proporciona las cifras de las realizaciones que se han de
comparar con las previsiones. Por esto, el presupuesto permite medir fácilmente las
responsabilidades y desviaciones.

El presupuesto establece un vínculo entre el criterio de validez técnica (que determina la viabilidad
técnica de los programas) y el equilibrio financiero de la empresa, considerando simultáneamente la
rentabilidad y la solvencia. Gracias al presupuesto, es posible seleccionar, de entre diversos programas
técnicamente viables, los más convenientes porque ofrecen una combinación mejor de rentabilidad y

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solvencia.
El presupuesto de una empresa es la expresión monetaria de toda la serie de programas
mediante los cuales se espera alcanzar unos objetivos determinados, para un período futuro
exactamente definido. .

- Al ser la representación monetaria del plan, permite el control financiero de la

organización.

-Permite monitorear la ejecución monetaria y física del avance de lo programado y tomar

medidas correctivas en el tiempo.

- Permite conocer las necesidades de efectivo en el tiempo (capital de trabajo) y determinar

las estrategias para cubrir déficit o colocar superávit.

- Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y

direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.

- Facilitan que los miembros de la organización conozcan el desempeño de las tareas

programadas.

TIPOS DE PRESUPUESTOS
- Según la flexibilidad:
o Rígidos, estáticos, fijos o asignados: Son aquellos que se elaboran para un único nivel
de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variación que ocurre en la
realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa (económico, político, cultural etc.). Este
tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector público.
o Flexibles o variables: Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se
pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptación en
el campo de la presupuestación moderna. Son dinámicos y adaptativos, pero
complicados y costosos. El presupuesto móvil: es aquel que se revisa periódicamente,

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 por ejemplo, establecido para un año, pero cada final de mes se somete a revisión, y se
refiere a los 12 meses siguientes. Es decir, que cada mes se deduce del presupuesto el
mes que ya ha transcurrido y se añade un nuevo mes (el mes siguiente al último en que
se disponía de presupuesto hasta el momento actual).

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- Según el alcance a que se refiere el presupuesto:
o Presupuesto General: Integra todos los presupuestos singulares en que puede
descomponerse la actividad general de la empresa. Los presupuestos funcionales han de
estar integrados en el presupuesto general.
o Presupuestos parciales o funcionales: Serían presupuesto de compras, ventas, de
producción, etc., que se pueden subdividir en otros más pequeños (presupuesto de
gastos de fabricación, de salarios directos de producción, etc.).

- Según el periodo de tiempo:

o A corto plazo: Son los que se realizan para cubrir la planeación de la organización en el
ciclo de operaciones de un año. Este sistema se adapta a los países con economías
inflacionarias.

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o A largo plazo: Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que,
generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.

- Según el sector de la economía en el cual se utilizan:

o Presupuestos del Sector Público: Son los que involucran los planes, políticas, programas,
proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el medio más efectivo de control del
gasto público y en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignación de
recursos para gastos e inversiones.
o Presupuestos del Sector Privado: Son los usados por las empresas particulares. Se
conocen también como presupuestos empresariales. Buscan planificar todas las
actividades de una empresa.

2.4- El presupuesto base cero (PBC):

Fue desarrollado por Phyrr, en 1970, para la empresa de electrónica Texas Instruments y más tarde se
aplicó también en las administraciones públicas norteamericanas. Se considera una técnica de ayuda
en la toma de decisiones de carácter económico o elaboración de presupuestos.

La mayor parte de las empresas, al elaborar los presupuestos para el año siguiente, utilizan el
presupuesto del año en curso como punto de partida, es decir, se acepta como necesario lo que ya
están gastando, sin detenerse a examinar si es lo conveniente. En cambio, el PBC parte de la premisa
de no considerar como buenos, sin más, los presupuestos de años anteriores.

Por ello, se considera conveniente que las empresas “partan de cero” al considerar las distintas
actividades, los objetivos y los recursos necesarios a la hora de elaborar el nuevo presupuesto; todas
las actividades se someten a un análisis coste-beneficio, como si se tratara de nuevas actividades.
Ventajas del PBC:

- Permite mejorar la asignación de recursos al ejecutar los gastos a los requerimientos de cada
actividad para cada ejercicio.
- Mejora del conocimiento respecto al por qué y dónde se produce el gasto. Es un sistema de
amplio nivel participativo, motivador y homogeneizador del proceso presupuestario.
- Evita el crecimiento injustificado del gasto al partir en todas las actividades desde cero.
- Fomenta el análisis y comparación de alternativas atendiendo a su coste y a sucontribución.
- Reduce costes al permitir conocer el coste mínimo de funcionamiento para cadaactividad.

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 El PBC también tiene inconvenientes:

- Puede contribuir a deteriorar el clima de la organización debido al permanente cuestionamiento

de la validez de los presupuestos.
- Supone un importante coste en tiempo y esfuerzo que, en algunos casos, puede ser superior a la
mejora en eficiencia (este inconveniente hace que algunas empresas sólo lo utilicen en algunas
ocasiones, por ejemplo, ante una nueva dirección, y no como sistema de planificación y control
habitual).

2.4-EL MÉTODO PERT:

No se permite la explotación económica ni la transformación de esta obra. Queda permitida la impresión en su totalidad.
El método Pert es un instrumento al servicio de la toma de decisiones que permite la planificación,
ejecución y control de los proyectos que requieren la coordinación de un gran número de actividades
entre las que existen relaciones de precedencia y que se han de realizar en un tiempo imitado y con
unos medios también restringidos.
En el Pert el proyecto en cuestión viene dado y lo que se ha de estudiar es la forma más económica de
llevarlo a cabo. Es un instrumento de programación temporal y toda programación temporal
requiere:
- Relacionar un conjunto de actividades que se han de realizar.
- Estimar el tiempo que requiere cada una de ellas.
- Determinar el orden en el que han de realizarse las actividades, es decir, determinar las
precedencias existentes entre ellas, o, lo que es lo mismo, señalar cuáles precedena otras.

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Obliga a identificar las actividades que integran el proyecto, resaltando las dependencias y
condicionamientos existentes entre ellas, así como sus duraciones.

OBJETIVOS:
- Anticipar la duración mínima del proyecto.
- Determinar que actividades son críticas, es decir, cuáles han de ser objeto de mayor control, por
ser actividades que, si se retrasan, provocan un retraso en la ejecución total del proyecto sobre el
mínimo preciso.

GRAFO PERT
Elementos del grafo:

- Nudos: No representan la ejecución real de un trabajado, sino su inicio o su final. No

consumen ni tiempo ni recursos.
- Arcos o flechas: Representan las actividades del proyecto, por lo que consumen
tiempo y recursos. Su longitud no guarda relación con la duración de laactividad.
- El primer nudo, representa el estado de comienzo del proyecto. De este primer nudo partirán las
flechas representativas de aquellas actividades a las que no le preceden ninguna.
- El último nudo representa la situación en la que se ha finalizado el proyecto, y en el que tendrán
destino las flechas que representan a todas aquellas actividades que nopreceden a ninguna otra.

Cada flecha ha de tener un nudo de origen y otro de destino:

- El nudo de irguen representa la situación en la cual se han finalizar las actividades precedentes y,
por tanto, puede comenzar la actividad en cuestión.
- El nudo de destino representa la situación en la cual se ha finalizado la actividad en cuestión y,
por tanto, pueden comenzar las que le siguen en el orden secuencial según la tabla de
precedencias.

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 Existen cuatro tipos elementales de prelaciones:
- Lineales: Para iniciar una determinada actividad, es necesario que haya finalizado previamente
una única actividad.
- De convergencia: Para poder iniciar cierta actividad, es necesario que se hayan finalizado
previamente dos o más actividades.
- De divergencia: Para que puedan iniciarse dos o más actividades, es necesario que se haya
terminado anteriormente una única actividad.
- Prelaciones que dan lugar a una convergencia y divergencia: Se producen cuando, para que se
puedan iniciar un conjunto de dos o más actividades, es precios que se haya finalizado
previamente más de una actividad.

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Principios que deben seguirse en la construcción del grafo:

- El principio de designación sucesiva, que prohíbe, al ir asignando sucesivamente los números

naturales a los vértices, numerar un nudo si se encuentra sin numerar algunos de los que parten
flechas que finalizan en él.
- Principio de unicidad del estado inicial y del estado final, sólo puede existir un nudo inicial y un
nudo final.
- Principio de designación unívoca, que prohíbe la existencia de dos flechas que partan del mismo
nudo y que tengan, también el mismo nudo de destino.

DURACIÓN DEL PROYECTO

Para aplicar la técnica PERT, es necesario planificar previamente las diferentes actividades que

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integran el proyecto y estimar sus duraciones.
La duración del proyecto NO coincidirá con la suma de los tiempos del conjunto de actividades, ya que
algunas de ellas se podrán realizar simultáneamente. El tiempo de realización total vendrá dado por
el tiempo que transcurre entre la ejecución del suceso inicial (nudo inicial) y el suceso final (nudo
final). Es el tiempo que supone necesariamente la realización de todas lasactividades intermedias.

Para conocer la duración de un proyecto es necesario calcular

los denominados tiempos EARLY (fecha mínima esperada) y LAST
(fechamáxima aceptable).

Actividades ficticias (f – se representa con una línea discontinua):

suduración es cera ya que no representan una actividad real.

TIEMPO EARLY
Es el tiempo más corto que permite llegar a la situación que representa el nudo, o también el
número mínimo de unidades de tiempo necesarias para que todas las actividades anteriores a la
situación descrita por el nudo que hayan acabado.
- El tiempo early del primer nudo es igual a 0.
- Para calcular el tiempo early del resto de nudos, se le suma el tiempo early del nudo de origen el
tiempo de realización de cada actividad.
- En el caso de que varias actividades lleguen a un mismo nudo, escogeremos el MAYOR de todos
los tiempos early posibles.
TIEMPO LAST
Es la fecha más lejana que permite llegar a una situación determinada por un nudo sin que se
resienta la duración total del proyecto o también del número máximo de unidades de tiempo que
son necesarias para todas las actividades anteriores a la situación descrita del nudo hayan acabado.

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 Se empieza a calcular por el nudo final:
- El tiempo last del último nudo es el tiempo early de ese nudo.
- Se sigue operando hacia atrás restando al last del nudo la llegada de cada flecha el tiempo

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necesario para la actividad que uno los dos nudos. A diferencia del cálculo del tiempo early, en
el caso de que existan más de una flecha se escoge el resultado MENOR.

CÁLCULO HOLGURA TOTAL DE UNA ACTIVIDAD: Tiempo que

pude retrasarse una actividad sin afectar a la duración total del
proyecto.

Como ya se ha comentado anteriormente, es necesario que establezcamos una estimación de la

duración de cada una de las actividades. Para ello a pesar de que puede obtenerse una estimación
única es usual emplear tres estimaciones:
- Duración pesimista (tp): tiempo que se necesita para efectuar la actividad si se presentan
dificultades no habituales.

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- Duración optimista (to): tiempo que se necesita para efectuar una actividad si no se presenta
ninguna complicación.
- Duración más probable (tm): es aquella en que se consideran algunos retrasos debidos a
imprevistos.

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