DOCUMENTO TECNICO DE ASOCIACIÓN DE USUARIOS DE IPS

El artículo 2.10.1.1.10 del Decreto 780 de 2016, del Ministerio de Salud y Protección Social,
define la Alianza o Asociación de Usuarios como una agrupación de afiliados del Sistema
General de Seguridad Social en Salud, que tienen derecho a utilizar unos servicios de salud,
para velar por la calidad del servicio y la defensa del usuario.

Sus integrantes NO participan como representantes de un sector u organización en

particular, sino como usuarios de la Institución Prestadora de Servicios IPS o de la Entidad
Administradora de Planes de Beneficio EAPB, a través de las cuales acceden a los
servicios de salud.

Un aspecto significativo de la participación de los usuarios a través de la Asociación de

Usuarios, es la posibilidad de su representación ante otros espacios de participación tales
como la Junta Directiva de la ESE Hospital, el Comité de Ética Hospitalaria, el COPACO y
el Consejo Territorial de Seguridad Social en Salud CTSSS, en los cuales se toman
decisiones relacionadas con el sector.

La importancia de este espacio de participación radica en la posibilidad que tiene el usuario

de organizarse y participar en lo relacionado con la prestación de los servicios de salud,
aportando sus conocimientos y necesidades en la valoración del servicio desde la
perspectiva del usuario y por tanto en la realización de acciones de mejoramiento
institucional y de calidad en los servicios.

CONFORMACION

Cuando no se ha conformado la Asociación de Usuarios en una Institución Prestadora de

Servicios de salud o en una Entidad Administradora de Planes de Beneficio, el Gerente
convoca a todos los usuarios y afiliados a una asamblea para su constitución. De igual
manera, en cualquier momento, los usuarios podrán autoconvocarse para lograr dicho
objetivo.

En los términos Circular Externa 000008 de 2018 de la Supersalud, las Entidades

Administradoras de Planes de Beneficio - EAPB y las Instituciones Prestadoras de Servicios
–IPS, públicas, privadas y mixtas, deben convocar a la conformación de la Alianza o
Asociación de Usuarios. Esta misma Circular define que la convocatoria debe publicarse
al menos 3 veces durante los dos meses anteriores a la fecha de realización de la asamblea
de constitución, a través de sus canales de comunicación y atención al usuario. Las
públicas, deberán utilizar, además un medio masivo de comunicación en la jurisdicción.
Los usuarios asistentes a la asamblea convocada, en desarrollo del principio de
autonomía, decidirán por mayoría si se constituyen o no. Si la decisión es positiva, a partir
de ese momento, los asistentes pasan a convertirse en los integrantes de dicha
organización; de tal manera que, en adelante, la asamblea de la Asociación de
Usuarios estará constituida por estas personas y las que posteriormente se inscriban en el
libro o documento similar, de acuerdo a los estatutos aprobados en la asamblea constitutiva
o en una posterior.

Para el reconocimiento de la nueva Asociación, el concepto 2-2012-016440 de la

Supersalud, define que solo es necesaria la elaboración del acta de la asamblea de
constitución; la cual, en los términos de la Circular 000008 de 2018, debe contener la
identificación de la Alianza o Asociación, estructura administrativa y cargos de acuerdo a
estatutos aprobados; el nombre e identificación de sus integrantes, dirección de residencia,
contacto telefónico, calidad de afiliado a la EAPB o usuario de la IPS, según corresponda,
y el periodo para el que se haya constituido.

En cumplimiento de la Circular 000002 de 2020 de la misma Superintendencia, la

información actualizada y completa sobre la conformación y cambios de esta agrupación,
se reporta de manera obligatoria y permanente en el Sistema de Recepción, Validación y
Cargue – NRVCC a través de ARCHIVO TIPO GT004 - Asociación de Usuarios.

Las EAPB e IPS, mantendrán en sus archivos copia de las actas de constitución y de las
reuniones mensuales; además en su página web publicarán permanentemente, mínimo la
siguiente información:

• Acta de constitución de la Asociación de Usuarios.

• Alianza o Asociación de Usuarios conformada(s).
• Estatutos de la Alianza o Asociación aprobados vigentes en asamblea.
• Dirección, lugar y horario de reuniones y datos de contacto.
• Proceso de inscripción a la Alianza o Asociación de Usuarios, indicando los
datos de contacto (nombre, dirección física, dirección electrónica y teléfono) del
responsable de la inscripción a la Asociación o Alianza de Usuarios, de acuerdo a
los estatutos.
• Nombres, apellidos y fecha de elección de los representantes de la Alianza
o Asociación de Usuarios, ante las instancias definidas en la normatividad vigente.

Todas las personas afiliadas al Sistema General de Seguridad Social en Salud tienen la
posibilidad de participar en las instituciones del Sistema haciendo parte de las Asociaciones
de Usuarios que los representen ante las Instituciones Prestadoras de Servicios de salud y
ante las Empresas Administradoras de Planes de Beneficio EAPB, del orden público, mixto
y privado; es por esto que, cada EAPB y cada IPS están en la obligación de conformar la
Asociación de Usuarios correspondiente.
FUNCIONES

Las Asociaciones de Usuarios tienen las siguientes funciones:

1) Asesorar a sus asociados en la libre elección de la Empresa Administradora de Plan

de Beneficios, la Institución Prestadoras de Servicios y/o los profesionales, dentro
de las opciones por ella ofrecidas.
2) Asesorar a sus asociados en la identificación y acceso a los Planes de Beneficios.
3) Mantener canales de comunicación con los afiliados que permitan conocer sus
inquietudes y demandas para hacer propuestas ante las Juntas Directiva de la
Institución Prestataria de Servicios de Salud y la Empresas Administradoras de
Planes de Beneficio.
4) Vigilar que las decisiones que se tomen en las Juntas Directivas, se apliquen según
lo acordado.
5) Informar a las instancias que corresponda y a las instituciones prestatarias y
empresas promotoras, si la calidad del servicio prestado no satisface la necesidad
de sus afiliados.
6) Atender las quejas que los usuarios presenten sobre las deficiencias de los servicios
y vigilar que se tomen los correctivos del caso.
7) Proponer las medidas que mejoren la oportunidad y la calidad técnica y humana de
los servicios de salud y preserven su menor costo y vigilar su cumplimiento.
8) Ejercer veedurías en las instituciones del sector, mediante sus representantes ante
las empresas promotoras y/o ante las oficinas de atención a la comunidad.
9) Elegir democráticamente en asamblea general, por y entre los asociados al
representante ante la Junta Directiva de la Empresa Administradora de Plan de
Beneficios pública o mixta, o de la ESE Hospital a la que corresponda.
10) Elegir democráticamente en asamblea general a los dos representantes ante el
Comité de Ética Hospitalaria y el Comités de Participación Comunitaria para
periodos máximos de dos (2) años.
11) Participar en el proceso de designación del representante ante el Consejo Territorial
de Seguridad Social en Salud conforme a lo dispuesto en las disposiciones legales
sobre la materia.

OPERACIÓN

Una vez constituida y formalizada de acuerdo a lo definido en la circular 000008 de 2018 de

la Supersalud, las asambleas ordinarias, deberán ser convocadas según lo definan los
respectivos estatutos, en términos de tiempo de anticipación, modo y responsable. Un caso
particular, se presenta en el momento de elegir el representante a la Junta Directiva de las
ESE Hospitales, situación en la cual siempre debe ser convocada por la Secretaría o
Dirección de Salud.
Es importante que la Asociación cuente con una base de datos de afiliados actualizada, ello
le permite realizar adecuadamente los procesos de convocatoria, constitución
de quórum deliberatorio y decisorio, elección de representantes, y la identificación de
asociados activos y no activos para la realización de sus Asambleas ordinarias y
extraordinarias, de acuerdo a lo definido en dicho documento.

Si bien la Asociación de Usuarios es una organización independiente de la institución en

torno a las cual se constituye; su desarrollo organizativo y adecuado funcionamiento
dependen en gran medida del apoyo que esta le garantice. El funcionamiento de las
Asociaciones no depende exclusivamente de los usuarios, sino que se relaciona con el
grado de acompañamiento institucional que reciba, así como también del contexto y las
dinámicas propias de la entidad y del ámbito municipal.

La normatividad NO define un tipo de estructura para su operación, por ello, cada

organización deberá incluir en sus estatutos sus órganos directivos y de toma de
decisiones, de tal manera que se garantice el cumplimiento efectivo de sus
funciones y se dinamicen esencialmente las tareas de Educación y de Atención al Usuario,
directamente relacionadas con las funciones básicas de la Asociación de Usuarios:
mantener informados a los usuarios y velar por la calidad del servicio.
El Decreto 780 de 2016 define también que la Asociación de Usuarios elegirá en asamblea
general, entre sus miembros, a sus representantes ante las siguientes instancias de
participación, para un periodo de dos años:

1) Comité de Participación Comunitaria COPACO Municipal.

2) Comité de Ética Hospitalaria de la ESE Hospital (dos representantes).
3) Consejo Municipal de Seguridad Social en Salud (un representante para conformar
la terna que se envía al alcalde).
4) Junta Directiva de la EAPB pública o mixta y de la ESE Hospital respectiva.

Para esta última, la representación de los usuarios en las ESE de primer nivel de los
municipios de sexta categoría es por cuatro (4) años; en los municipios de
categorías diferente a la sexta, es por dos (2) años. En ningún caso podrán ser reelegidos
para periodos consecutivos, ni en más de dos ocasiones. En los segundos niveles de
atención, son elegidos solo por dos años y podrán ser reelegidos.

ASPECTOS QUE FACILITAN SU CONFORMACION Y OPERATIVIDAD:

a) Previo a la asamblea de constitución, la institución debe apoyar para que un grupo de

usuarios elaboren una propuesta de estatutos, de tal manera que sea presentada y se
someta a discusión y aprobación ante la asamblea de constitución.

b) La convocatoria para su conformación la realiza la gerencia de la institución, invitando

a todos los usuarios a hacer parte de la Asociación de Usuarios. Los usuarios, también
podrán autoconvocarse.
c) El día de la asamblea de constitución, en el momento de ingreso al recinto, se registran
todos los asistentes, teniendo en cuanta la siguiente información: Nombre completo,
Dirección, Teléfono, Tipo de Afiliación al SGSSS, Nombre de la EAPB, Documento de
Identidad, Firma del Usuario.

d) Es importante el acompañamiento permanente por parte de la institución a través de la

asignación de un funcionario que actúe como puente entre los usuarios y la
institución. También se requiere apoyo logístico para la realización de las diferentes
actividades, es el caso de poder disponer de un salón para reuniones, papelería, acceso
a llamadas, etc.

e) No se requiere que la Asociación cuente con una oficina para la realización de sus
funciones. La asociación de usuarios debe trabajar articuladamente con la oficina de
información y Atención al Usuario de la institución, ya que ambos espacios tienen como
objetivo la satisfacción de estos.

f) La Asociación de Usuarios debe elaborar un plan de acción que comprenda

capacitación y actividades concretas a desarrollar definiendo responsable, tiempo, lugar
y recursos disponibles.

g) La Secretaria de Salud de cada municipio realiza seguimiento y vigila que las IPS y
EAPB garanticen la existencia y funcionamiento efectivo de este espacio de
participación, en cumplimiento de la reglamentación vigente.

CONCEPTOS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA AL REALIZAR

ASAMBLEAS O REUNIONES DE LA ASOCIACIÓN:

Asamblea de Usuarios: Reunión General de USUARIOS ACTIVOS O

POTENCIALES de la institución; generalmente citada por las directivas o
autoconvocada por los mismos usuarios, respondiendo a un interés general, sobre
una situación específica relacionada con la prestación de los servicios de salud.
También se denomina Asamblea de Usuarios, aquella que se cita para conformar
la Asociación de Usuarios.

Asamblea de la Asociación de Usuarios: Reunión general de los MIEMBROS de

la Asociación. Pueden ser ordinarias o extraordinarias y deben estar definidas y
reglamentadas en el documento estatutario de la organización.

Son ordinarias, las establecidas para rendir informes periódicos a sus integrantes
por parte del nivel directivo. Es asamblea extraordinaria, cuando se cita para otra
temática y donde hay necesidad de contar con el apoyo y aprobación de los
asociados.
La norma define que es en asamblea de miembros de la Asociación de Usuarios,
donde se reforman los estatutos y se eligen los representantes ante otras instancias
como el Comité de Participación Comunitaria COPACO, Comité de Ética, Concejo
Municipal de Seguridad Social en Salud –CMSSS y la Junta Directiva de la ESE
Hospital.

A la hora de realizar una asamblea es importante tener en cuenta lo siguiente, según

el propósito de la misma, si es dar informes, o hacer alguna elección:

• Establecer un lugar accesible y un horario apropiado para las personas.

• La convocatoria a la Asamblea, debe hacerse en los tiempos establecidos en los
estatutos vigentes.
• En cada asamblea se debe nombrar un moderador y un secretario con la aceptación
de la mayoría presente.
• El moderador debe recordarles el motivo que los convoca, cuál será el orden del día
y reglas de comportamiento, respeto y tiempos definidos para las opiniones.
• La secretaria debe elaborar el acta registrando todos los detalles y opiniones que se
presentan en asamblea.
• Si se van a realizar elecciones, las votaciones deben hacerse como lo determinan
los estatutos. Se debe llevar una urna y mostrarla vacía a los participantes antes
de iniciar.
• Llamar uno a uno los firmantes para que voten en la respectiva urna.
• Escrutinio y definición de resultados
• Conclusiones de la asamblea
• Agradecimientos y finalización del encuentro

Reuniones Ordinarias: Las reuniones ordinarias pueden ser solo del nivel directivo
o con participación de otros asociados. Los integrantes organizan unos encuentros
periódicos, con diferentes fines, capacitarse; acordar actividades de los comités
como la apertura de buzones, orientar a los usuarios sobre los servicios que presta
el hospital, escuchar y enseñar la ruta para poner una PQRS por buzón, por página
web, escrito o directamente en el servicios de información y atención al usuario,
entre muchas otras posibilidades; programar participación en otros eventos dentro
y fuera de la IPS pero que sean de su interés y competencia.
FORMATOS PARA FACILITAR EL PROCESO:

1. Ejemplo de cartel de convocatoria para la Asamblea de Usuarios con el

objetivo de conformar la Asociación de Usuarios:

El Gerente de la IPS _________________________, invita a los usuarios de la

institución a participar en la ASAMBLEA DE CONFORMACIÓN DE LA
ASOCIACION DE USUARIOS, a través de la cual podrán velar por el derecho a
acceder y disfrutar de servicios de salud de buena calidad, con oportunidad y trato
digno.

Los esperamos el próximo ___________, a las __________, en el auditorio

_____________________

2. Propuesta ACTA DE ASAMBLEA DE CONFORMACIÓN DE LA

ASOCIACION DE USUARIOS DE LA _________________

Siendo las……… horas del día………..del mes de……….., del año ………….., en
el………………… (Lugar), del municipio………………. Departamento………….. Se
reúnen los usuarios relacionados en el Registro de Asistencia que se anexa y hace
parte de la presente acta, con el objetivo de conformar la Asociación de Usuarios
de …………., según convocatoria que realizó el Gerente de la …, con ….. (Nº de
días) de anterioridad, a través de ……………(medios utilizados) y con sujeción al
Decreto 780 de 2016 del Ministerio de Salud y Protección Social y a la Circular 002
de 2020 de la Superintendencia Nacional de Salud, desarrollando el siguiente orden
del día:

1. Registro de Usuarios constituyentes de la Asociación de Usuarios.

2. Instalación por parte del Gerente
3. Aprobación del orden del día
4. Presentación conceptual sobre Asociación de Usuarios.
5. Elección del presidente y secretario de la Asamblea.
6. Definición para constituirse en Asociación de Usuarios
7. Presentación y aprobación de nuevos estatutos.
8. Elección de cargos de acuerdo a estatutos:
o Coordinador, secretario y otros cargos de acuerdo a lo planteado en
los estatutos
 o Líderes de Comités de trabajo: Educación, Atención al Usuario (según
lo que definan los usuarios)
o Representantes a otros espacios de participación (si es el caso)

9. Aprobación del texto del acta

Desarrollo de la Reunión:

1. Registro de usuarios constituyentes de la Asociación.

Previamente a la instalación de la Asamblea, los usuarios asistentes procedieron a

registrarse y se levantó el correspondiente registro de usuarios, que se anexa a la
presente para que haga parte de la misma.
Identificación de los Asistentes a la Asamblea y que se convertirán en los
Integrantes de la Asociación de Usuarios:

NOMBRE DIRECCIÓN CORREO TELEFONO TIPO NOMBRE FIRMA

AFILIACIÓN:
COMPLETO DOCUMEN RESIDENCI ELECTRO # EAPB DEL
AFILIADO
TO A NICO USUA
BENEFICIARIO
IDENTIDAD RIO
PPNA
#

2. Instalación

El Doctor _____________, Gerente de la ___________________, instala la

Asamblea de conformación agradeciendo la asistencia y motivando a los usuarios
a participar activamente en el proceso.

3. Aprobación del orden del día

El Doctor _________________ lee el orden del día y la somete a aprobación de la

Asamblea Constituyente. La Asamblea le imparte su aprobación.
 4. Presentación conceptual sobre Asociación de Usuarios

El Doctor _________________________informa sobre que es la Asociación de

Usuarios, sus funciones, estructura y funcionamiento.

5. Elección del presidente y secretario de la Asamblea de conformación (por

mayoría simple)

Fueron postulados con sus respectivos votos:

Nombre de los candidatos
Cargo
Votación

Luego de consolidados los resultados, se elige por la Asamblea de conformación

como Presidente y Secretaria de la misma a:

Presidente:
Nombre: _________________

Secretaria:
Nombre: _________________

6. Definición para constituirse en Asociación de Usuarios

El presidente de la asamblea (nombre) procede a preguntar si los asistentes

aprueban la propuesta de constituirse en Asociación de Usuarios, para lo cual se
obtiene respuesta positiva por unanimidad (de no ser así se coloca el número de
votos positivos y negativos)

7. Presentación y aprobación de Estatutos de la Asociación de Usuarios

El Señor ________________, presenta o da lectura a la propuesta de estatutos que

se ha trabajado con anterioridad por un grupo de líderes usuarios, estos son
aprobados por la asamblea (N°. de votos)
8. Elección de otros cargos de acuerdo a estatutos:

o Se procede a elegir coordinador general de la Asociación, tal como planteen los

estatutos y el secretario de la Asociación de Usuarios

Nombre de los candidatos

Cargo
Votación

Luego de consolidados los resultados, se elige por mayoría de votos:

Coordinador general:

Nombre: _________________ con c.c _________________

Secretario:

Nombre: _________________ con c.c _________________

o Se procede a elegir Lideres del Comité de Educación y de Atención al Usuario,

tal como planteen los estatutos y el secretario de la Asociación de Usuarios

Nombre de los candidatos

Cargo
Votación

Luego de consolidados los resultados, se elige por mayoría de votos:

Líder Comité Educación:

Nombre: _________________ con c.c _________________
Líder Comité:
Nombre: _________________ con c.c _________________

o Posteriormente, se conforma el grupo de personas que harán parte de los

comités de trabajo así:

Nombre del comité:

Nombre de los usuarios:
Finalmente, y de igual manera se anuncian los cargos elegidos tal como lo plantean
los estatutos

Siendo las ___________ (horas), se da por finalizada la sesión de la Asamblea de

formalización y se aprueba al acta. Para constancia se firma, en (Municipio) de
(Departamento), a los _____ días del mes_____ de ______.

___________________________ __________________________

Nombre completo y C.C. Nombre completo y C.C.

Presidente de la Asamblea Secretario de la Asamblea

3. Propuesta Estatutos Asociación de Usuarios

ESTATUTOS DE LA ASOCIACIÓN DE USUARIOS DE LA IPS ------------------------

CAPÍTULO I

NOMBRE, DOMICILIO, DURACION, NATURALEZA JURIDICA OBJETIVOS Y

FINES ESPECIFICOS, FUNCIONES

ARTÍCULO 1: NOMBRE. La Asociación se denominará ASOCIACIÓN DE

USUARIOS DE LA ------------------- DEL MUNICIPIO DE ---------------.

ARTÍCULO 2: DOMICILIO. El domicilio principal de la Asociación es el municipio

de ---------------, Departamento de Antioquia. La sede de la Asociación es -----------
----------------------.

ARTÍCULO 3: DURACIÓN. La duración de la Asociación es de 10 años pero se

disolverá y liquidará por disposición de la Asamblea conforme a estos estatutos o
por disposición legal.
ARTÍCULO 4: NATURALEZA JURÍDICA. La Asociación de usuarios es una
organización cívica sin ánimo de lucro.

ARTÍCULO 5: OBJETIVOS Y FINES ESPECIFICOS. El objetivo de la Asociación

de usuarios es agrupar a las personas que utilizan los servicios de la ------------------
---------------, para velar por los derechos que tienen los usuarios de disfrutar de
servicios de buena calidad, oportunidad, trato digno y de canalizar las sugerencias,
inquietudes y reclamos de los usuarios para mejorar la eficiencia y eficacia de los
servicios de salud y la satisfacción del usuario.

ARTÍCULO 6: FUNCIONES DE LA ASOCIACIÓN DE USUARIOS: La Asociación

de usuarios es un mecanismo de intermediación entre los usuarios y la entidad que
les presta los servicios. En este sentido realizará las siguientes acciones:

1. Asesorar, explicar e informar a los usuarios sobre Plan de Beneficios, los

servicios que les presta la ---------------------------------, los requisitos para
utilizarlos, los horarios, tarifas y demás normas para que los usuarios puedan
acceder a ellos libremente.

2. Mantener canales de comunicación interpersonal y por los medios más

efectivos para conocer las inquietudes, demandas y sugerencias de los
usuarios en cuanto a la calidad, oportunidad, horarios, tarifas, de los
servicios, con el fin de presentarlas a las directivas de la institución para ser
tenidas en cuenta en la toma de decisiones.

3. Ejercer control social sobre la calidad y oportunidad de los servicios, la

gestión financiera y otros aspectos de la Institución.

4. Participar en la Junta Directiva de la ESE Hospital en representación de los

usuarios, llevando a ésta, las sugerencias y demandas de los mismos para
que en la toma de decisiones sean tenidas en cuenta, procurando mejorar la
calidad en la prestación de los servicios.

5. Abstenerse de efectuar hechos que afecten el desarrollo de la asociación.

6. Vigilar que las decisiones que se toman en la Junta Directiva se cumplan (No
aplica para IPS privadas).
 7. Vigilar que las tarifas y cuotas de recuperación correspondan a las
condiciones socioeconómicas de los distintos grupos de la comunidad y que
se apliquen de acuerdo a lo establecido en las normas vigentes.

8. Participar en el Comité de Ética Hospitalaria de la IPS, velando por mejorar

la calidad y oportunidad en la prestación de los servicios.

9. Participar en el Comité de Participación Comunitaria COPACO del municipio,

o el espacio de participación social que cumpla sus funciones, aportando las
demandas y sugerencias de los usuarios.

10. Participar como usuarios en el Consejo Municipal de Seguridad Social

CAPÍTULO II

DE LOS ASOCIADOS

ARTÍCULO 7: REQUISITOS: Para ser asociado se debe cumplir con los siguientes
requisitos:
• Ser usuario de los servicios que presta la IPS.
• Estar Inscrito en el libro o listado de Asociados.
Asociado Hábil: Quien, siendo asociado, haya participado en las dos últimas
asambleas ya sean ordinarias o extraordinarias de la Asociación. El asociado Hábil
tendrá derecho a elegir y ser Elegido. Se pierde la calidad de asociado cuando se
falta a tres asambleas consecutivas o cuatro no consecutivas. Al perder la calidad
de asociado, si es representante ante otros espacios de participación (como
COPACO, CMSSS, Comité de Ética de la IPS y Junta Directiva de la ESE Hospital
o EAPB publica o mixta); pierde también esta investidura. La depuración del listado
de asociados y asociados hábiles la realizará el Comité Directivo cada seis meses,
la primera en febrero y la segunda en agosto. El integrante que después de dicha
depuración, pierda la calidad de asociado, será notificado por escrito, a través de
comunicación firmada por Coordinador y Secretario de la Asociación.

ARTICULO 8. DERECHOS Y DEBERES DE LOS ASOCIADOS. Todos los

asociados tienen los siguientes deberes y derechos:

Derechos:
Asistir por derecho propio a las asambleas ordinarias y extraordinarias de la
Asociación.
 Elegir y ser Elegido para desempeñar cargos de la Asociación o en
representación de esta, según los Estatutos.
Recibir información oportuna sobre actividades y eventos programados por
la Asociación.
Participar en las asambleas de la Asociación.
Realizar seguimiento y control social a las actividades programadas y
realizadas por la Asociación Usuarios y su Comité Directivo.

Deberes:
Estudiar, conocer y cumplir los Estatutos de la Asociación.
Mantener el respeto y la compostura en las asambleas, órganos de
representación y en el trato con los demás usuarios y funcionarios.
Asistir cumplidamente a las reuniones de los órganos de la Asociación,
participar de sus deliberaciones y votar con responsabilidad.
Trabajar activamente en los planes y programas acordados por la Asociación.
Apoyar iniciativas y programas de la IPS que tengan como finalidad el
mejoramiento en la calidad de los servicios de salud y su proyección en la
comunidad usuaria
Representar dignamente cuando le corresponda por designación de la
Asamblea o delegación del comité directivo.
Cumplir con las decisiones definidas en la asamblea.
Realizar seguimiento y control social a las actividades programadas y
realizadas por la Asociación Usuarios y su Comité Directivo.

ARTÍCULO 9. DE AFILIACIÓN Y RETIRO. Los usuarios que cumplen con los

requisitos definidos en el artículo 7 de los presentes estatutos, podrán inscribirse
libre y voluntariamente en el libro o listado de Asociados en cualquier momento, e
igualmente podrán retirarse notificando por escrito sobre esta decisión al Comité
Directivo.
PARAGRAFO 1. Semestralmente, en los meses de febrero y agosto el Comité
Directivo hará depuración del libro de asociados, de acuerdo a lo definido en el
artículo 7 de los presentes estatutos.
PARAGRAFO 2. Con el objetivo de mantener la transparencia de las actuaciones
de los asociados en las asambleas, se suspenderá la inscripción de nuevos usuarios
treinta (30) días calendario, antes de cada asamblea.
 CAPÍTULO III

ORGANOS DE DIRECCIÓN, ADMINISTRACION Y VIGILANCIA

ARTÍCULO 10: ORGANOS. Los órganos de la Asociación son:

1. La Asamblea General
2. El Comité Directivo
3. Los Comités de Trabajo

ASAMBLEA GENERAL

ARTICULO 11: DEFINICIÓN Y FUNCIONES. La Asamblea General es el máximo

organismo de Dirección de la Asociación y es integrada por todos los asociados.
Solo los Asociados hábiles tendrán voto. La Asamblea tendrá las siguientes
funciones:

a. Decretar la constitución y/o disolución de la Asociación

b. Adoptar y reformar los Estatutos, de conformidad con la normatividad vigente.
c. Elegir los asociados que conformarán el Comité Directivo de la Asociación
de Usuarios de la IPS
d. Designar su representante ante la Junta Directiva de la ESE Hospital (No
aplica para IPS privada).
e. Remover en cualquier momento los integrantes de la Junta Directiva de la
Asociación, previo el debido proceso y teniendo en cuenta lo definido en los
presentes estatutos.
f. Crear los comités de trabajo y nombrar sus integrantes.

ARTÍCULO 12: CONVOCATORIA. La convocatoria a la Asamblea General

Ordinaria se hará para una fecha, hora, lugar y objetivos determinados. Las
asambleas se deben citar con quince (15) días calendario de anticipación,
utilizando para ello medios de comunicación individuales y masivos, como llamadas
telefónicas, cartas, carteles, perifoneo, avisos parroquiales, etc., con el fin de
garantizar que los asociados se enteren de dicha citación. Constancia de la misma
y de los medios utilizados, se dejará en los archivos de la asociación.
PARAGRAFO 1. La Asamblea General Ordinaria o extraordinaria será convocada
por el Coordinador general y el secretario.
PARAGRAFO 2. En los casos que el representante legal y el secretario no citen a
asamblea general ordinaria o extraordinaria, la asamblea podrá reunirse por
derecho propio cumpliendo con los tiempos de citación.
ARTICULO 13: CLASES DE ASAMBLEA. Las Asambleas serán ordinarias y
extraordinarias. Se realizarán tres asambleas ordinarias al año (abril, agosto,
diciembre).
Asambleas Ordinarias: Se realizarán asambleas cada cuatro meses para
mantener a los usuarios informados sobre los servicios prestados, actualización de
normas pertinentes, proyectos y avances de la IPS, trámites de peticiones, quejas,
reclamos y solicitudes o sugerencias realizadas, así como también para el recibo de
estas.
Las asambleas serán citadas por el Coordinador General previa coordinación con
el Gerente de la IPS y los integrantes del Comité Directivo.
Asambleas Extraordinarias: Serán citadas por el Coordinador General en
cualquier época del año con el objeto de tratar asuntos imprevistos o de urgencia
que no pueden postergarse hasta la siguiente Asamblea General Ordinaria y en ella
tratarán únicamente los asuntos para los cuales han sido convocados y los que se
derivan estrictamente de estos.
PARAGRAFO 1. En la última asamblea del año el Comité Directivo realizará
Rendición de Cuentas sobre su gestión a los asociados y a los Usuarios en general.
ARTICULO 14: QUORUM. Para las asambleas no se requiere que exista quórum
mayoritario, con el número de asistentes se sesiona, siempre y cuando se garantice
una amplia citación.
PARÁGRAFO 1: Las decisiones se tomarán por la mitad más uno de los asociados
hábiles asistentes.

ARTICULO 15: DIRECCION DE LA ASAMBLEA. Las reuniones de Asamblea

serán instaladas y presididas por el Coordinador general de la Asociación y hará las
veces de secretario el secretario de la Asociación.
Parágrafo: En ausencia de uno de ellos la Asamblea elegirá su reemplazo para
dicha actividad.

COMITÉ DIRECTIVO

ARTÍCULO 16: INTEGRACIÓN: El Comité Directivo estará integrado por un

Coordinador General, un Secretario, los líderes de cada comité de trabajo y los
representantes ante otros espacios de participación (como COPACO, CMSSS,
Comité de Ética (2) y Junta Directiva de la ESE Hospital, según el caso).

ARTICULO 17: FUNCIONES. El Comité Directivo tendrá las siguientes funciones:

a. Elaborar y socializar en asamblea su propio Plan de Acción

 b. Implementar canales de comunicación con los asociados que permitan
conocer su inquietudes y demandas para hacer propuestas ante la Junta
Directiva de la IPS
c. Conocer las actividades de los Comités de Trabajo
d. Realizar la depuración del listado de asociados y asociados hábiles cada seis
meses, la primera en febrero y la segunda en agosto.
e. Realizar seguimiento a los representantes de la Asociación ante los otros
espacios de participación en Salud
f. Rendir informe general de las actividades a la Asamblea General en cada
una de las reuniones ordinarias.
g. Llevar acta de cada reunión
h. Preparar y realizar Rendición de Cuentas anual sobre su gestión, a los
asociados y a los Usuarios en general en asamblea.

ARTICULO 18: SISTEMA DE ELECCIÓN Y PERIODO. La elección del

Coordinador general, secretario y líderes de cada comité que harán parte del Comité
Directivo, se realizará en Asamblea General, para un periodo de tres (3) años, el
cual se inicia en la misma fecha de su elección. Solo podrán ser reelegidos por una
sola vez no consecutiva. La elección se realizará por votación secreta entre los
asociados hábiles que postulen su nombre o sean postulados para los respectivos
cargos.

Los demás integrantes correspondientes a los representantes ante otros espacios

de participación como COPACO, CMSSS, Comité de Ética (2) y Junta Directiva de
la ESE Hospital, harán parte del Comité Directivo durante el tiempo que dure su
representación en estos espacios.

ARTÍCULO 19: DEL COORDINADOR GENERAL. El Coordinador General tiene las

siguientes funciones:

a. Ejercer la representación de la Asociación de Usuarios.

b. Cumplir y hacer cumplir los estatutos y las decisiones de la Asamblea.
c. Convocar y presidir a asamblea ordinaria y extraordinaria de la Asociación.
d. Coordinar las reuniones.
e. Articular las actividades realizadas por los comités.
f. Velar por la cabal ejecución de los planes y programas aprobados por la
asociación y solicitar informes a los comités de trabajo.
g. Establecer mecanismos de coordinación y comunicación con las diferentes
Asociaciones de Usuarios existentes en el Municipio.
h. Servir de interlocutor entre la Asociación y Comité Directivo de la Asociación.
 i. Programar con los representantes a los otros espacios de participación social
en salud, reuniones con los usuarios para informar sobre su gestión,
participación y decisiones tomadas.
j. Promover la afiliación permanente de los usuarios.
k. Preparar el orden del día de las reuniones del Comité Directivo y someterlo
a consideración del mismo.
l. Notificar por escrito la pérdida de calidad de asociado a quien corresponda,
una vez realizada la depuración de la base de datos de los asociados en los
meses de febrero y agosto.
m. Firmar la correspondencia enviada.

La no asistencia a tres reuniones consecutivas o cuatro no consecutivas conllevará

la pérdida del cargo.

Parágrafo 1°: En caso del no cumplimiento de las funciones o faltas graves de

acuerdo a la normatividad vigente, la asamblea podrá reunirse por derecho propio
para elección del nuevo coordinador.
Parágrafo 2°: En caso de renuncia al cargo de Coordinador General se debe
realizar por escrito y presentada ante el Comité Directivo.

ARTÍCULO 20: DEL SECRETARIO. El secretario tiene las siguientes funciones:

a. Comunicar conjuntamente con el Coordinador General las reuniones de la
Asamblea y del Comité Directivo.
b. Tener bajo su cuidado y mantener actualizado el Libro o listado de Asociados
para las Asambleas y de Asociados hábiles para la toma de decisiones y
elección de sus representantes ante otros espacios de participación; también
el Libro de Actas de Asamblea y de Actas de Comité Directivo.
c. Organizar el archivo y documentos de la Asociación, entregarlos de manera
oportuna y eficiente al secretario que lo reemplace o a quien los solicite.
d. Servir de secretario en las Asambleas y reuniones del Comité Directivo.
e. Certificar sobre la condición de afiliados de la Asociación de Usuarios.

La no asistencia a tres reuniones consecutivas o cuatro no consecutivas conllevará

la pérdida del cargo.

Parágrafo: En caso del no cumplimiento de las funciones el Coordinador General

convocará a la Asamblea para elección del nuevo secretario.
Parágrafo 2°: En caso de renuncia al cargo de secretario, se debe realizar por
escrito y presentada al Comité Directivo.
ARTÍCULO 21: COMITÉS DE TRABAJO. La Asociación contará con dos Comités
de trabajo cuyos integrantes podrán nutrirse de manera permanente; no requieren
ser elegidos, los asociados que deseen pueden hacer parte de ellos. Los líderes de
los comités son elegidos en asamblea y hacen parte del Comité Directivo:

Educación: Su función es promover la realización de actividades de capacitación a

los asociados y usuarios sobre diferentes temas de interés, los cuales cualificarán
el desempeño de estos en la Asociación y de los usuarios en cuanto a la defensa
de sus derechos en salud de acuerdo al grupo población al que pertenezcan y al
tipo de afiliación que tengan en el SGSSS, así como también al ejercicio de sus
deberes.
Atención al usuario: les corresponde a sus integrantes informar, orientar y
asesorar a los usuarios sobre todo lo relacionado con los servicios de la IPS,
además de participar en el proceso de apertura del buzón de sugerencias,
realizando seguimiento a la oportunidad en la respuesta a las peticiones, quejas,
reclamos y solicitudes realizadas por los usuarios y verificando que se tomen las
medidas correctivas necesarias frente a la calidad de los servicios. Deberá actuar en
coordinación con el comité de Ética Hospitalaria de la IPS y la Oficina de Información
y atención al usuario.
También deberán monitorear la entrega de información sistematizada periódica por
parte de la IPS, al Servicio de Atención a la Comunidad SAC o a quien haga sus veces
en el Municipio.

ARTICULO 22: FUNCIONES DEL LIDER DE LOS COMITES DE TRABAJO.

1. Representa al comité ante la IPS, transmitiendo sus inquietudes y
sugerencias.
2. Convocar y presidir las reuniones del comité.
3. Informar periódicamente a los usuarios sobre los servicios de la IPS, y las
modificaciones en la prestación de los mismos.
4. Diseñar agenda de capacitación en temas de agenda sobre el SGSSS y
realizar convocatoria a los espacios definidos.
5. Velar por el adecuado funcionamiento del comité.
6. Mantener comunicación permanente con los usuarios y los representantes
de la asociación en otras instancias de participación.
7. Promover la afiliación permanente de los usuarios.
8. Velar por el cumplimiento de los derechos y deberes de los usuarios.
9. Otras que se requieran a juicio del comité a la asociación.

La no asistencia a tres reuniones consecutivas o cuatro no consecutivas conllevará

la pérdida del cargo.
Parágrafo: En caso del no cumplimiento de las funciones el Coordinador General
de la Asociación, convocará a la asamblea para elección del nuevo Líder del comité
de trabajo.

ARTÍCULO 23: REPRESENTACIÓN DE LA ASOCIACIÓN DE USUARIOS ANTE

OTRAS INSTANCIAS DE PARTICIPACIÓN SOCIAL.
La Asociación de Usuarios elegirá entre sus miembros, en asamblea general a sus
representantes ante las siguientes instancias de participación:

1. Junta Directiva de la ESE Hospital. (No aplica para IPS privada)

2. Comité de Participación Comunitaria COPACO Municipal.
3. Comité de Ética Hospitalaria de la IPS (dos representantes).
4. Consejo Municipal de Seguridad Social en Salud (un representante para
conformar la terna que se envía al alcalde).

Los representantes que se nombren deberán tener las siguientes características:

a. No ser empleado de la institución ni del municipio, independiente del tipo

de contratación.
b. Disponer de tiempo para las actividades que se requieran.
c. Conocer o demostrar interés por conocer cómo opera el Sistema General
de Seguridad Social en Salud.
d. Tener actitudes de solidaridad, buenas relaciones, capacidad de negociar
y solucionar conflictos.

La no asistencia a tres reuniones consecutivas o no en las instancias donde

representa a la Asociación de Usuarios conllevará la pérdida de la representación.
Parágrafo: En el caso de renuncia al cargo se debe hacer por escrito dirigido al
Comité Directivo.
Parágrafo 2°: En el caso del representante ante la Junta Directiva de la ESE
Hospital, la renuncia debe ser presentada por escrito al Secretario o Director Local
de Salud ante quien se posesiona, con copia a la Junta Directiva de la ESE Hospital
y al Coordinador de la Asociación de Usuarios.

ARTÍCULO 24: REUNIONES DEL COMITÉ DIRECTIVO. El Comité Directivo se

reunirá ordinariamente una vez al mes y extraordinariamente cuando el
Coordinador General convoque. En las reuniones de Comité Directivo se aportará
información sobre el trabajo realizado desde los diferentes frentes que manejan sus
integrantes. De las reuniones dejarán actas firmadas por el Coordinador General y
secretario, consignando en ellas los asistentes a las mismas, el orden del día, el
desarrollo de la reunión y los compromisos adquiridos. El integrante que deje de
asistir a tres reuniones consecutivas o cuatro no consecutivas perderá la
respectiva calidad de cargo o representación.

ARTÍCULO 25: FORMAS DE COORDINACIÓN DE LA ASOCIACIÓN DE

USUARIOS CON OTRAS INSTANCIAS DE PARTICIPACIÓN SOCIAL EN LA
ESE.

COMITÉ DE ÉTICA HOSPITALARIA DE LA IPS: Además de tener dos

representantes en él, la Asociación de usuarios canalizará a través de éste, las
quejas, reclamos o inquietudes de los usuarios, relacionados con faltas a la Ética
profesional o la calidad de la atención.

OFICINA DE INFORMACIÓN Y ATENCIÓN DEL USUARIO: La asociación o los

usuarios individualmente podrán a través de la oficina de información y atención al
usuario, canalizar las inquietudes, quejas o reclamos y podrán a través de ésta
oficina, mantener contacto con la Asociación.

CAPITULO IV

LIBROS

ARTÍCULO 26: LIBRO DE AFILIADOS. Este libro registrará los integrantes de la

Asociación y contendrá la siguiente información: Numero de orden de afiliación,
fecha de afiliación, nombre completo, tipo de documento de identidad, número de
documento, teléfono fijo y celular, correo electrónico, ocupación y firma o huella.
Cada página debe estar numerada.

Los usuarios se pueden afiliar en cualquier momento ante el secretario de la

Asociación y se pueden desafiliar voluntariamente informando al Coordinador
General. La afiliación no tendrá ningún costo, ni se cobrarán cuotas mensuales para
mantenerla. La depuración del listado de asociados y asociados hábiles la realizará
el Comité Directivo cada seis meses, la primera en febrero y la segunda en agosto.

PARAGRAFO: Asistir a una o varias asambleas no implica hacerse asociado, será

necesario inscribirse en el libro, plantilla o listado existente para tal fin.
ARTÍCULO 27: LIBRO DE ACTAS DE LA ASAMBLEA. Debe contener las actas
de la Asamblea, con la siguiente información: Número de Acta, lugar de realización,
fecha y hora de la reunión, lista de los asistentes, orden del día, desarrollo del orden
del día y decisiones adoptadas con el número de votos a favor y en contra, la firma
del presidente y secretario de la Asamblea. Cada página debe estar numerada.

ARTÍCULO 28: LIBRO DE ACTAS DE COMITÉ DIRECTIVO: Contendrá las actas

de la reunión del Comité Directivo con la siguiente información: número de Acta,
lugar, fecha y hora de la reunión, listado de asistentes, orden del día, desarrollo del
orden del día y decisiones adoptadas y firma del Coordinador General y secretario.
Cada página debe estar numerada.

CAPÍTULO V

DEL PATRIMONIO

ARTÍCULO 29: PATRIMONIO. El Patrimonio de la Asociación estará constituido

por las donaciones, los auxilios, los bienes y los aportes que en cualquier título se
reciban con destino al incremento patrimonial y que conforme a la Ley se adquieran.

CAPÍTULO VI

RÉGIMEN DISCIPLINARIO

ARTÍCULO 30: CAUSALES DE SANCIÓN. Serán causales de sanción:

a. Apropiación, retención o uso indebido de los bienes, documentos, libros o
sellos de la Asociación.
b. Violación a las normas legales o estatutarias.
c. El uso del nombre de la Asociación para campañas políticas partidistas.
ARTÍCULO 31: SANCIONES. Los afiliados que incurran en una de las causales
contempladas en el anterior artículo, serán suspendidos del ejercicio de sus
derechos en la Asociación por un periodo de seis (6) meses, y si reitera en faltas
será suspendido definitivamente por el Comité Directivo.
 CAPÍTULO VII

DISOLUCIÓN Y LIQUIDACIÓN

ARTÍCULO 32: La Asociación se disolverá y liquidará en los siguientes casos:

a. Por vencimiento de términos de duración
b. Por decisión de la Asamblea General, más del 60% de Asociados Hábiles.
c. Por disolución y liquidación de la Institución.

CAPÍTULO VIII

REFORMA DE ESTATUTO

ARTÍCULO 33: La reforma de los estatutos será aprobada por la Asamblea General
mediante el voto afirmativo de las dos terceras (2/3) partes de los asociados hábiles
asistentes a la Asamblea General de Asociados.

El presente estatuto de la Asociación de Usuarios de ________________________

fue aprobado en Asamblea de Asociados realizada el día ___ del mes de
___________________ del año 20__.

_____________________________ _____________________________
Firma del Presidente de la Asamblea Firma del Secretario de la
Asamblea

Documento elaborado por:

Liliana Arias Cortés
Profesional Universitaria
Subsecretaria de Prestación y Desarrollo de Servicios de Salud
2021