HERRAMIENTA 5

2020
MANUAL DEL TITULAR PARA LAS REUNIONES CON
LA COMUNIDAD EN LA CONSTRUCCION DEL PLAN DE
GESTION SOCIAL

v
18-4-2020
 VICEPRESIDENCIA DE PROMOCION Y FOMENTO
GRUPO SOCIO-AMBIENTAL

1. PRESENTACION

Este manual es un aporte en la asistencia de la Agencia Nacional de Minería al titular de pequeña y

mediana minería para que pueda interactuar de una mera fácil y técnica con sus grupos de interés
en el proceso de elaboración de su plan de gestión social, generando espacios de confianza y apoyo
mutuo con las comunidades de su área de influencia. Con esta herramienta simplifica su trabajo a
la vez que se pretende ahorrarle recursos económicos como la contratación de consultorías para
cumplir con el requisito de elaborar e implementar un Plan de gestión Social. Para su desarrollo
contarán con el apoyo de profesionales de enlace socio ambiental en los Puntos de Atención
Regional de la ANM.

CONSIDERACIONES GENERALES

Interactuar con la población del área de influencia del proyecto minero, es una acción de primera
línea que le puede traer grandes beneficios al titular, como una ejecución sin obstáculos, y a su
vez dentro de una visión ecológica donde todo tiene que ver con todo, le permite actuar para
atender de manera consensuada el impacto que la explotación de minerales pueda tener en la
calidad de vida, la economía y la cultura de estas comunidades. Dentro del concepto de minería
sostenible, esto requiere una interacción mutua y de amplia participación, para lo cual es
importante tener en cuenta los siguientes principios:

Tener conciencia que una situación tiene múltiples interpretaciones y no solo es lo que
yo veo. Los seres humanos somos diferentes porque como seres pensantes somos el
resultado de múltiples situaciones y experiencias.

Tener autocontrol y ser tolerantes ante las divergencias. Es necesario hacer un examen
de qué le molesta de las actitudes de los demás, para de esta forma controlarse.

No gastar tiempo en defender su posición, mejor analice cómo su forma de pensar

contribuye a generar problema.

Recordar la frase de Einstein citada por GIZ 2019 (pág. 25) “Es señal de una mente
educada el ser capaz de conocer nuevas ideas sin tener que aceptarlas”

Generar ambientes de confianza, permitir algún instante de humor, ello distensiona

el ambiente y facilita la interacción.

Manejar un lenguaje asertivo, es decir, dirigirse al grupo con expresiones positivas,

por ejemplo “Su opinión podría ser aplicada, pero …… “ “Su asistencia denota interés
por el tema y por ello …”

Escuchar, comprender y mostrar interés por las experiencias, opiniones y

pensamientos de los demás.

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Tener presente que las personas participan voluntariamente para conocer de las
situaciones y aplicarlas a su vida privada y comunitaria

A la comunidad le motiva que sea tenida en cuenta en todo el proceso, tanto en la

planeación como en la ejecución.

La participación de la comunidad en todo el proceso de acciones a desarrollar, le

asegura un mayor impacto y aceptación positiva de las acciones a desarrollar, porque
responde a las necesidades sentidas. De igual forma le ahorra costos en su
Implementación a la vez que tendrá aliados en el territorio

El tiempo para todos, - Titular y comunidad- es muy valioso, por lo que las reuniones
deben sujetarse al tiempo inicialmente establecido

Quien convoca la reunión, tiene el manejo de ella, por tanto, debe enfocarla hacia
el logro del objetivo para el cual fue citada.

Para lograr los objetivos, la reunión debe estar perfectamente preparada y lista. La
improvisación no aplica.

Para facilitar el logro de los objetivos y la participación de los asistentes, el grupo

debe ser de máximo 25 personas. Ojalá lo más diverso posible con representantes
de todos los grupos poblacionales del área de influencia como por ejemplo
mujeres, jóvenes, líderes sociales, dueños de empresas, agricultores, adultos
mayores, representantes de grupos étnicos si los hay, entre otros

Hacer un balance permanente entre lo que propone la comunidad y lo que

realmente esté en capacidad de ejecutar y gestionar. Comprometerse más allá de
sus posibilidades reales, implica incumplimiento y pérdida de credibilidad

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3. GUIA DE PLANEACION DE REUNIONES (CHECK LIST)

3.1 QUE VA A REALIZAR

NOMBRE DE LA REUNION

QUE ESPERA LOGRAR DE LA REUNIÓN

PERSONAS U ORGANIZACIONES A LAS

QUE PLANEA INVITAR

3.2 CUANDO Y DONDE

FECHA Y HORA EN QUE PLANEA
REALIZAR LA REUNIÓN

DURACION DE LA REUNION

RAZONES POR LAS QUE SELECCIONÓ ESA

FECHA Y HORA

LUGAR DE LA REUNION

YA SE CONCRETO EL LUGAR SI NO

RAZONES PARA ESCOGER ESE LUGAR

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¿Personalmente conoce el área física de influencia del proyecto?

SI NO

Si la respuesta es si,
¿Conoce a sus habitantes?

SI NO

3.3 COMO VA A REALIZAR LA REUNION

Tema que va a tratar

Contenido de la exposición de apertura

Preguntas orientadoras luego de la

presentación inicial a través de las cuales
va a girar la reunión

¿Qué dinámica tiene planeada para la reunión?

Análisis en subgrupos con exposición de cada uno y luego plenaria

Análisis en subgrupos con conclusiones escritas de cada subgrupo

Ninguna

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3.4 CON QUE MEDIOS O RECURSOS VA A REALIZAR LA REUNION

¿Qué medios utilizará para convocar a la reunión

Carta de invitación

Cartel pegado en diferentes sitios

Megáfono

Llamadas por celular

Solicitud a un líder para que a su nombre cite a la reunión

Personalmente a cada uno de los posibles interesados

Mensajes de WhatsApp o correo electrónico

Seguimiento y confirmación de la posible asistencia

Llamadas para confirmar

Preguntar personalmente al azar a posibles interesados

Fecha para confirmar asistencia

¿Quiénes le apoyan en la reunión?

Familiares Trabajadores Otro

Recursos o insumos para la reunión

Pliegos de papel periódico

Tarjetas de cartulina de 20 x 30

Marcadores

Cinta de enmascarar

Chinches

Computador

Videobeam

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Presentación inicial en Power Point

Preguntas orientadoras en pedazos de cartulina en forma de ovalo

Pasantes como galletas, caramelos (No aplica en tiempos de Covid 19)

Elementos de Prevención de contagio de Covid 19)

Jabón, toallas desechables de manos, gel antibacterial, tapabocas

3.5 Protocolo de Seguridad en tiempos de prevención de contagio de Coronavirus

I. El lugar donde se va a realizar la reunión debe tener lavamanos

II. Citar la reunión con media hora antes para que los asistentes, antes de ingresar al salón,
se puedan lavar las manos y realizar acciones de bioseguridad.
III. Los asistentes deben guardar distancias entre si de 1.5 metros
IV. Si desea darles refrigerio, preferible que sea en paquetes entregados al final de la reunión
para que los lleven.

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4. 4. REUNION DE IDENTIFICACION Y PREVENCION DE RIESGOS SOCIALES

4.1 CONSIDERACIONES GENERALES

El desarrollo de toda actividad genera consecuencias positivas o negativas, donde estas últimas
consideradas no deseables, pueden o no ocurrir dependiendo de las medidas preventivas que se
tomen.

Lo mencionado es lo que se considera RIESGO, que se define como la probabilidad que algo
negativo, inconveniente o no deseado suceda.

La actividad minera como tal no está exenta de generar riesgos o impactos negativos en las
comunidades de sus áreas de influencia, que de llegar a suceder afecta los derechos humanos de
sus habitantes. Derechos que son reconocidos como principios universales de la convivencia
humana y que Colombia ha suscrito varios tratados internacionales en los que se compromete a
protegerlos, respetarlos y remediarlos cuando hayan sido afectados. Prueba de ellos es que los
incorporó en la Constitución Política en los artículos 11 al 82- en sus tres categorías: derechos
fundamentales, colectivos y del ambiente, económicos sociales y culturales

Según la sentencia de unificación SU-95 de 2018 de la Honorable Corte Constitucional en su artículo

séptimo ordena a las entidades responsables incluida la ANM, para que impongan a las empresas
del sector minero energético la participación ciudadana, el respeto a los derechos humanos,
realización de acciones de debida diligencia para la gestión de los riesgos ambientales y sociales
con ocasión de las operaciones de sus actividades y amplíen los espacios de información con los
alcaldes de los municipios donde operan

Los derechos humanos se materializan en las personas habitantes de un territorio y en quienes

detentan poder, llámense autoridades, empresas o cualquier otro que implique jerarquía.

Conscientes de su papel como ciudadanos titulares mineros con derechos y deberes, es preciso
tener en cuenta que sus derechos como empresario se limitan cuando por efectos de su acción se
afectan los derechos de los demás, específicamente los habitantes del área de influencia en sus
diversas situaciones relacionadas con los derechos humanos.

Es este caso particular, el riesgo social está relacionado con la afectación de los derechos humanos
y se trata dentro de los lineamientos de identificación, prevención y mitigación, como una de las
primeras acciones del titular minero dentro de la construcción del Plan de Gestión Social.

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Los riesgos en la afectación de los derechos humanos no es una imposición más, sino un
componente del sentido común en el desarrollo de la actividad minera en armonía con los actores
de la sociedad, mediante la prevención de situaciones que pueden terminar en conflictos.

Tomando como base los Principios rectores de empresas y derechos humanos, basados en el
principio 4, desde la ANM se debe “Alentar y requerir a las empresas para que tomen en cuenta
el impacto de sus actividades sobre los derechos humanos”; los titulares mineros deben realizar
una adecuada evaluación del impacto de sus operaciones en este caso, que lleve a la definición
de medidas de manejo y gestión de riesgos, así como de líneas estratégicas de inversión que
atiendan lo identificado.

Lo anterior, se conecta al mismo tiempo con el principio 6 “Requerir a las empresas la debida
diligencia en materia de derecho humanos”, en este punto la evaluación de riesgos realizada por
el titular minero, la implementación de estrategias de acción frente a los riesgos identificados, el
seguimiento de estas medidas y la transparencia en la rendición de cuentas, este proceso debe
darse en relación con los grupos de interés del título minero, a partir de principios de inclusividad,
accesibilidad y transparencia.

4.2 GUIA PARA EL DESARROLLO DE LA REUNIÓN

4.2.1 Resultado que se espera de esta reunión

De esta reunión en específico, se debe obtener la percepción de la comunidad y casos concretos

de impactos negativos del proyecto minero en los aspectos personales, económicos, culturales y
ambientales, debidamente soportados o justificados.

4.2.2 DESARROLLO DE LA REUNIÓN

Para el desarrollo de la reunión se sugiere la técnica de Café Mundial,

4.2.2.1 Antes de la reunión:

• Asista con anterioridad a la hora programada para preparar el lugar, y estar

presente a la llegada de los demás asistentes.
• Tenga impresa la lista de asistencia (en caso que se vaya usar el formato
sugerido), los instrumentos de grabación o fotografía, si los va a utilizar.
• Previamente organice mesas, -preferiblemente tres- a las que les coloca pliegos
de papel periódico como mantel, marcadores, tarjetas de cartulina de 20 por 30
cms., fuentes con galletas, caramelos o cualquier otro pasante en cada mesa y
para que los participantes consuman mientras dialogan.
• Frente a cada mesa coloque un cartel con las preguntas
¿A quiénes afecta el desarrollo de la actividad del título minero? ¿Cuáles son
esos casos específicos?

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Esas son las preguntas sugeridas a través de las cuales va a girar la reunión,
pero se pueden variar.

• Organice el refrigerio en caso que planee darles al final

• En caso que cuente con presentación en Power Pont y equipos para
proyección, pruébelos y tenga lista la presentación.

4.2.2.2 Inicio de la reunión

• Inicie la reunión dándoles una bienvenida a los asistentes y promueva la presentación

de cada uno de ellos.
• Exponga el motivo de la reunión y la dinámica de la misma

4.2.2.3 Desarrollo de la Reunión:

• Si cuenta con los medios y tiene la presentación en Power Pont, realícela, de lo contrario
exponga el tema de una manera motivante para los asistentes

• Seguidamente distribuya aleatoriamente a los participantes en subgrupos y elija a los

relatores de cada mesa a quienes les dará las indicaciones de las actividades a
desarrollar. Cada mesa debe tener un relator elegido de entre los asistentes y tiene
como función tomar nota de las observaciones de los participantes o motivarlos para
que cada cual escriba sus comentarios en las tarjetas o en el mantel.

• Promueva que los asistentes roten por todas las mesas y en cada una tenga un diálogo
de máximo 30 minutos

• Cuando en la rotación de subgrupos llega un nuevo grupo a cada mesa, el relator debe
hacerles un resumen de lo expuesto por los anteriores participantes a fin de no repetir
información y obtener nuevos elementos

• Una vez los integrantes hayan pasado y dialogado por todas las mesas se colocan las
observaciones y anotaciones en el papelógrafo o pared.

• Luego organice que el grupo vuelva a sus puestos originales y realice una plenaria donde
se analicen todos los contenidos de las tarjetas y el papel periódico que sirvió de mantel.

• Durante la plenaria, facilite la participación, invitando de manera positiva y asertiva a

que todos expresen sus opiniones e interviniendo cuando se presenten opiniones
encontradas, con el fin de evitar que se genere cualquier tipo de conflicto.

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4.2.2.4 Cierre de la Reunión

Agotada la plenaria, cierre la reunión con una conclusión de la misma, agradezca la

asistencia y si así lo considera, les informa de una segunda reunión para exponerles los
resultados y acciones que se realizarán frente a lo expuesto en la reunión

4.2.2.5 Importante

Es importante guardar evidencia de la reunión, por tanto, indique a los participantes para
que llenen el formato de asistencia, (Herramienta 4) tome fotos, grabe la reunión en un
video si dispone de medios para ello.

4.2.2.6 Después de la reunión

Con todos los datos obtenidos en la reunión, dependiendo si los encuentra repetidos, los puede
agrupar y organizar en el siguiente esquema. Puede utilizar el Excel, si se le facilita y dispone de
un computador.

CAUSA RIESGO CONSECUENCIAS DERECHOS CONTROLES

(Situaciones negativas HUMANOS PARA MITIGAR
expuestas y aceptadas) AFECTADOS

Para identificar que derechos humanos están afectados, puede revisar la Constitución Política de
Colombia en los artículos 11 al 82 o en su defecto apoyarse con el profesional de enlace socio-
ambiental del PAR con quien está realizando el ejercicio.

En la parte de controles para mitigar, apóyese en el Plan de Manejo Ambiental o la licencia

ambiental, para que si procede, incluya las acciones identificadas en ese o esos instrumentos.

Si las acciones resultado de la reunión son netamente de carácter ambiental e infraestructura

relacionadas con la mitigación de los riesgos, puede plantear una nueva clase de reunión
relacionada con temas sociales en los que pudiera gestionar y realizar procesos de carácter social,
para lo cual cuenta con la guía de la siguiente clase de reunión.

Si no requiere una segunda reunión elabore el plan de gestión social, siguiendo los puntos del
formato para tal fin. (Herramienta 2)

Cuando tenga elaborado el documento, preséntelo a las autoridades territoriales, lo cual le

permite enriquecer el documento y articular acciones con los respectivos entes. (Herramientas
4, 8 y 9 )

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Perfeccionado el documento, preséntelo al Punto de Atención Regional de la ANM, al cual está

vinculado. (Herramienta 10)

Recuerde que en todo este proceso, cuenta con el apoyo y asistencia del profesional de enlace
socio-ambiental de cada PAR y las fechas de los compromisos establecidos en el cronograma.

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5. REUNION DE IDENTIFICACION DE SITUACIONES SOCIALES PARA LA CONSTRUCCIÓN DEL

PLAN DE GESTION SOCIAL.

5.1 GUIA PARA EL DESARROLLO DE LA REUNION

5.2 Resultados que se esperan de esta reunión

Cumplidas las fases de planeación y convocatoria de la reunión con miembros y actores sociales
de la comunidad para la elaboración del Plan de Gestión Social, de esta reunión se deben obtener
una visión de las necesidades sentidas de la comunidad, así como las potencialidades de los
diferentes grupos poblacionales.

5.2 Desarrollo de la reunión

Para el desarrollo de la reunión se sugiere la técnica de Café Mundial,

5.2.1Antes de la Reunión

• Asista con anterioridad a la hora programada para preparar el lugar, y estar presente
a la llegada de los demás asistentes.

• Tenga impresa la lista de asistencia (en caso que se vaya usar el formato sugerido),
los instrumentos de grabación o fotografía, si los va a utilizar.

• Previamente organice mesas, -preferiblemente tres- a las que les coloca pliegos de
papel periódico como mantel, marcadores, tarjetas de cartulina de 20 por 30 cms.,
fuentes con galletas, caramelos o cualquier otro pasante en cada mesa y para que los
participantes consuman mientras dialogan

• Frente a cada mesa coloque un cartel con las siguientes preguntas sugeridas y
puede agregar otras o cambiarlas.

¿Cuales son las principales actividades económicas a las cuales se dedican los
habitantes de este territorio?

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¿Qué actividades realizan los hombres y que actividades realizan las mujeres?
¿Cuáles consideran que son sus mayores problemáticas
¿Qué acciones o proyectos relacionadas con la problemática se desarrollan en la
comunidad y quien las está desarrollando?

5.2.2 Inicio de la reunión

• Inicie la reunión dándoles una bienvenida a los asistentes y promueva la presentación

de cada uno de ellos.

• Exponga el motivo de la reunión y la dinámica de la misma

5.2.3 Desarrollo de la reunión

• Si cuenta con los medios y tiene la presentación en Power Pont, realícela, de lo

contrario exponga el tema de una manera motivante para los asistentes

• Seguidamente distribuya aleatoriamente a los participantes en subgrupos y elija a

los relatores de cada mesa a quienes les dará las indicaciones de las actividades a
desarrollar. Cada mesa debe tener un relator elegido de entre los asistentes y tiene
como función tomar nota de las observaciones de los participantes o motivarlos
para que cada cual escriba sus comentarios en las tarjetas o en el mantel.

• Promueva que los asistentes roten por todas las mesas y en cada una tenga un
diálogo de máximo 30 minutos

• Cuando en la rotación de subgrupos llega un nuevo grupo a cada mesa, el relator

debe hacerles un resumen de lo expuesto por los anteriores participantes a fin de
no repetir información y obtener nuevos elementos

• Una vez los integrantes hayan pasado y dialogado por todas las mesas se colocan las
observaciones y anotaciones en el papelógrafo o pared.

• Luego organice que el grupo vuelva a sus puestos originales y realice una plenaria
donde se analicen todos los contenidos de las tarjetas y el papel periódico que sirvió
de mantel.

• Durante la plenaria, facilite la participación, invitando de manera positiva y asertiva

a que todos expresen sus opiniones e interviniendo cuando se presenten opiniones
encontradas, con el fin de evitar que se genere cualquier tipo de conflicto

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5.2.4 Cierre de la reunión

Agotada la plenaria, cierre la reunión con una conclusión de la misma, agradezca la

asistencia y si así lo considera, les informa de una segunda reunión para exponerles los
resultados y acciones que se realizarán frente a lo expuesto en la reunión

5.2.5 Importante

Es importante guardar evidencia de la reunión, por tanto, indique a los participantes

para que llenen el formato de asistencia, (Herramienta 4) tome fotos, grabe la reunión
en un video si dispone de medios para ello.

5.2.6 Después de la reunión

Con todos los datos obtenidos en la reunión, dependiendo si los encuentra repetidos, los puede
agrupar y organizar. Puede analizar que proyecto o proyectos podría realizar. Recuerde que la
gestión social tiene la misma duración que el título minero e igualmente una vez iniciado y
aprobado el plan, si las realidades y necesidades cambian, también puede hacerle ajuste al plan
y a sus proyectos, informando debidamente a la ANM.

Una vez realizado el análisis anterior, elabore el plan de gestión social, siguiendo los puntos del
formato para tal fin. (Herramienta 2)

Cuando tenga elaborado el documento, preséntelo a las autoridades territoriales, lo cual le

permite enriquecer el documento y articular acciones con los respectivos entes. (Herramientas
4, 8 y 9)

Perfeccionado el documento, preséntelo al Punto de Atención Regional de la ANM, al cual está

vinculado. (Herramienta 10)

Recuerde que en todo este proceso, cuenta con el apoyo y asistencia del profesional de enlace
socio-ambiental de cada PAR y las fechas de los compromisos establecidos en el cronograma

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BIBLIOGRAFIA

JURE CID, César. Memorias Taller “Diálogo Social como estrategia para
abordar Conflictos Socio Ambientales”. GIZ. COOPERACION ALEMANA,
DEUTSCHE ZUSAMMENARBEIT, Bogotá 16-18 de Octubre 2019-

NACIONES UNIDAS, DERECHOS HUMANOS, Principios Rectores sobre

Empresas y los Derechos Humanos, Nueva York y Ginebra, 2011

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