AUDITORIA DE ESTADOS CONTABLES

CAJA Y BANCOS
Importancia de la auditoria de caja y bancos.

Auditoria de caja y bancos es determinar con un cierto grado de seguridad que

las operaciones al contado y i los saldos de bancos son adecuados y válidos, el auditor debe
obtener la evidencia suficiente como para evaluar si los saldos de caja y bancos, tal y como
aparecen en el balance de situación, reflejan debidamente todas las partidas de efectivo y
equivalentes en efectivo disponibles, en curso, o en depósito, con terceros, y que los saldos
de caja y bancos reflejan una división correcta entre cobros y desembolsos.

Habitualmente la auditoria de caja y bancos estudia fundamentalmente la adecuación y

validez de las operaciones y saldos, puesto que la adecuación y validez de estos elementos
describe la situación que se produce cuando no existen errores o irregularidades.

La auditoría de Caja y Bancos, es el examen de los cobros y desembolsos (operaciones en

efectivo) y del efectivo disponible y en depósito (saldos de caja y bancos, esto con el
propósito de verificación de las operaciones en efectivo y los saldos de caja
y Banco resultantes enfocando hacia una organización comercial cuyos ingresos provienen
de las ventas, pero también se puede aplicar a cualquier tipo de empresa, incluyendo
aquellas sin fin de lucro

Objetivos de auditoria de caja y banco

 Cerciorarse de la confiabilidad del sistema de control interno que se tiene

establecido.

 Determinar si los fondos de efectivo y depósitos a la vista que se presentan en los

estados financieros son auténticos.

 Determinar si se presentan en dichos estados, todos los fondos y depósitos que

existen en la Institución.

 Determinar si los fondos y depósitos que se presentan dentro del rubro Caja y
Bancos están disponibles y sin restricción alguna.

 Determinar si los fondos y depósitos que no son dinero efectivo o sustitutos

perfectos de dinero como divisas extranjeras y materiales preciosos, están
adecuadamente valuados

 Determinar si los ingresos diarios han sido depositados y registrados íntegramente

y oportunamente.

 .Determinar si los cheques fueron debidamente autorizados, emitidos y registrados.

 Verificar su presentación como primer rubro del Balance de Situación y que haya
referencia a información adicional sobre restricciones para uso de los fondos o sobre
moneda extranjera y metales precisos.

Alcance
Comprenderá la revisión y análisis de los registros contables, arqueo al Fondo Fijo y
Caja recaudadora que mantiene la Institución, así como los controles establecidos
para las diferentes cuentas corrientes del 1 de Enero al 31 de Diciembre del año
 Procedimientos de Auditoría

Efectivo en Caja

 Analice el control interno vigente y cerciórese de su validez, suficiencia

 Verifique, si las entradas de efectivo están representadas principalmente por pagos
directos al (a los) cajero (s); que se tenga en uso (si el movimiento lo amerita)
registradoras, controles sobre las notas de ventas, recibos formarles de ingreso o
algunos otros medios que comprueben las entradas diarias de efectivo. Si se expiden
recibos formales deben verificarse que estén numerados consecutivamente, que se
confeccionen con copias y que una vez debidamente firmadas y selladas el original
se entregue a la persona que hace el pago
 Verifique, mediante una prueba selectiva si los comprobantes de ingreso son
revisados por un empleado distinto de la persona que recibe el efectivo, con el
objeto de comprobar si se encuentran de acuerdo con las cantidades registradas y
depositadas y, con los precios de venta o tarifas establecidas.

Referente a los ingresos del mes o meses seleccionados:

 Realice, en el registro Caja y/o Bancos, Sección de Ingresos, o en su defecto en el

registro de Ingresos, pruebas de las sumas de las columnas de distribución,
comprobaciones de los totales horizontales de fin de mes y verificaciones de los
traslados de saldos de un folio a otro y de un mes a otro.
 Rastreé los pases del libro de Caja y/o Bancos al Diario General, para determinar la
corrección de los Asientos de Diario.
 Verifique la corrección de los pases a las cuentas del Mayor General.
 Verifique la corrección de los pases a las cuentas de los Mayores AuxiliareS
 Coteje los depósitos diarios con el Libro de Caja y Bancos o, con el registro de
Ingresos.
 Verifique que los ingresos recaudados se depositen íntegramente el día hábil
posterior a su percepción, mediante le cotejo de los recibos emitidos, liquidaciones
de cobradores, cintas de cajas registradoras y otros medios que controlan ingresos,
contra los depósitos bancarios. Para ello, prepare una “Prueba de Ingresos” para los
meses que estime conveniente, pero, escoja uno, lo más reciente posible.
 Verifique que los créditos a las cuentas de Ingresos se identifiquen con la naturaleza
de los mismos.
 Investigue si con los fondos de ingresos o ventas al contado se cambian cheques de
funcionarios o empleados de la propia Institución o de terceros. Analice si tal
procedimiento constituye actividad ordinaria de la entidad u órgano

Caja General

 Analice la suficiencia, validez y adecuidad del control interno, en relación con la Caja
General, teniendo en cuenta el reglamento respectivo y asimismo, lo siguiente:
 La seguridad y ubicación del local de la oficina del Cajero General.
 Si se utiliza caja fuerte, con el objeto de garantizar la seguridad de los valores.
 Si el cumplimiento de la clave de la caja fuerte, es restringido, si se guarda en lugar
seguro y si dicha clave se cambia periódicamente.
 En cuanto a llaves, si se necesitan dos o más llaves para abrir la caja fuerte y si su
control es adecuado.
  Verifique, cuando existan varios cajeros, si cada uno de ellos ejerce su propio control
arqueando sus fondos y valores diariamente, al término de sus operaciones.
 Verifique si se ejerce control sobre los fondos de caja asignados a cada cajero y si
tales fondos son contados cuando se realiza el arqueo.

Cuentas Bancarias.

 Analice la suficiencia, validez y adecuidad del control interno relativo al

funcionamiento de las Cuentas Bancarias.
 Seleccione, en relación con el período objeto de examen, el mes o meses que se
someterá a prueba y prepare una cédula que contenga la relación detallada de todas
las cuentas bancarias, inclusive de aquellas que hayan sido cerradas durante el
período examinado.

Obtenga, para realizar las verificaciones, lo siguiente:

 Lista de los funcionarios con sus rubricas, autorizados para firmar cheques.
 Conciliaciones bancarias al inicio y al final del período bajo examen.
 Los estados bancarios del mes o meses bajo prueba.
 El Libro de Caja y Bancos o los registros auxiliares con que se cuente.
 Los comprobantes de ingresos, egresos y asientos de diario del mes o meses
seleccionados
 Los libros principales, Diario y Mayor General.

Verifique sí:

 Se usan registros auxiliares de bancos, individuales para cada cuenta.

 Están todas las cuentas corrientes bancarias, con la denominación o el nombre
oficial de la entidad.
 La apertura y cierre de las cuentas es debidamente autorizada y si son las
estrictamente necesarias.
 La responsabilidad de las firmas de los funcionarios titulares y suplentes es
mancomunada y si estas fueron designadas por la máxima autoridad administrativa.
 El banco es informado oportunamente y por escrito que algún funcionario
autorizado para firmar cheques, es relevado de tal función o ha dejado de
pertenecer a la entidad.
 Solicite directamente a los bancos confirmación del saldo de cada una de las
cuentas, a la fecha de cierre del ejercicio objeto de examen, lo que debe incluir,
además, los montos de valores en custodia, depósitos a plazo y otros derechos, si
los hubiere.
 Verifique, de acuerdo con las fechas, las conciliaciones de las cuentas bancarias se
hagan por lo menos cada mes; que las realicen personas ajenas al manejo de
ingresos y egresos y a los registros contables, así como que estén aprobados por un
funcionario autorizado.
 Revise, en cuanto a los procedimientos establecidos, cada conciliación bancaria a la
fecha de la confirmación del saldo obtenido del banco correspondiente o, en las
fechas que se considere convenientes. Al respecto, debe comprobarse y obtenerse
evidencia de que se hayan seguido, por lo menos, los siguientes procedimientos de
conciliación:
En cuanto a cheques cancelados devueltos por el banco debe verificarse que el conciliador:

a) Los haya recibido directamente del banco.

b) Los haya confrontado con el libro de egresos, en cuanto al número, fecha, beneficiario
y monto.

c) Los haya examinado para determinar posibles alteraciones

d) Los haya examinado en cuanto a la autenticidad de las firmas autorizadas.

e) Haya hecho un estudio para determinar posibles endosos irregulares.

Verifique, en cuanto a las conciliaciones propiamente:

a) Que se haya comparado el saldo, según el estado del banco con el saldo del Libro
Auxiliar y la de este o de ambos, con el saldo del Mayor General.

b) Que se cotejan los estados bancarios con los registros de banco.

c) Que se cerciore de que la copia de la fórmula de depósito bancario lo recibe una

persona distinta de la que lo preparó

d) Que se revisen las operaciones o transacciones no usuales, por el conciliador o por otra
persona que tampoco tenga acceso a las funciones de cobranza o desembolsos.

e) Que se haya investigado por un empleado distinto del que prepara los depósitos,
cualquier cargo bancario por cheques sin fondos u otros conceptos.

f) Que se investiguen los cheques que han permanecido pendientes de cobro por largo
tiempo.

g) Que se investigue cualquier diferencia que haya surgido durante la conciliación.

Verifique, en cuanto a la preparación de cheques, que:

a) Sean preparados por el Departamento de Contabilidad.

b) Sean girados en forma nominativa.

c) Se les adjunte toda la documentación que sustente el egreso.

d) Se tenga establecido el sistema de firmas mancomunadas (administración superior y

empleados administrativos) y que ninguna de las firmas corresponda a empleados cuyas
obligaciones incluyan labores de registro de operaciones, de conciliaciones bancarias,
aprobación de comprobantes de pago o manejo de cajas y fondos

e) Esté prohibido la firma de cheques en blanco y la emisión de cheques a caja o al

portador.

f) Si se usa facsímil o algún aparato electrónico o mecánico de protección o firma de

cheques, deberá estar prohibido su uso en cheques en blanco. Solo se usará cuando la
documentación sustentadora ha sido revisada y aprobada (debe quedar evidencia de
esto en los comprobantes) y, el cheque debidamente girado. La persona que maneja y
 custodia el facsímil o la máquina protectora no debe tener acceso a los formularios de
cheques y debe llevar y ser responsable de un registro de control sobre el uso de tales
aparatos.

Caja Chica y Fondos de Trabajo

1. Verificar el cumplimiento del Reglamento de Operación de la Caja Chica y de los Fondos

de Trabajo y las normas técnicas de control interno relacionadas con los mismos. Verificar
la suficiencia y la validez de esos controles internos.

2. Determinar si se trabaja con fondo fijo o variable y cuál es el procedimiento

administrativo utilizado en su operación.

3. Comprobar físicamente que el dinero custodiado por el cajero se encuentre íntegramente

en poder de dicho funcionario.

4. Analizar la justificación y la racionalidad de los gastos y observar la corrección aritmética

de los montos pagados y reintegrados, la autenticidad de los documentos, fechas, legalidad,
sellos de “Cancelado” y, si son originales sin alteraciones.

5. Comprobar en las liquidaciones de la Caja Chica, si los gastos no sobrepasan la finalidad

de la misma.

6. Verificar que el fondo de Caja Chica, sea reembolsado al fin de cada ejercicio económico,
con el objeto de que los gastos se reflejen en los estados financieros del período en que
fueron realizados.

1. Realizar todas aquellas otras verificaciones consignadas en este Manual, que

garanticen un uso adecuado de la Caja Chica o del Fondo de Trabajo.

Estudie la reglamentación existente para la Caja Chica o de los Fondos de Trabajo

establecidos por la máxima autoridad de la entidad u órgano. Realice pruebas para
verificar el cumplimiento de todas sus disposiciones y de la suficiencia y validez de
los controles internos.

Solicite a la unidad administrativa que corresponda en cada entidad, copia de los arqueos
realizados, con el objeto de verificar si se realizan por sorpresa, por personas ajenas a las
que manejan los fondos y si se archivan los documentos respectivos.

Prepare una cédula que muestre las Cajas y Fondos existentes a la fecha del examen, con
indicación de: montos autorizados, nombre de los custodios y sus respectivas pólizas de
fidelidad.

Determine, en relación con la cédula anterior, las cajas y fondos fijos que deben ser
arqueados, indicando aquellos que requieren un control simultáneo, es decir, que se
practicarán el mismo día y la misma hora. Cuando la complejidad de la Institución no lo
permita, programe la observación de la realización de estos arqueos, por la administración.

El arqueo o arqueos, dependiendo de la importancia relativa de los fondos involucrados,

deben practicarse al inicio de la Auditoría; también dependiendo de esa importancia, puede
programarse otro u otros “por sorpresa” en el transcurso de la misma.
 Verifique si el encargado de la Caja Chica o del Fondo de Trabajo tiene o no acceso a los
registros contables y si se liquida o no periódicamente dicha Caja o Fondo.

Efectué un recuento de todo el efectivo y los valores en presencia de los custodios,

incluyendo: ingresos por depositar, remuneraciones no cobradas y otros fondos y
cualesquier otros valores en poder de los custodios. Proceda de la siguiente manera:

Obtenga del Director Administrativo o de quien haga sus veces, la nómina de funcionarios
que en el período objeto de examen estaban facultados para autorizar desembolsos de
efectivo de Caja Chica o de los Fondos de Trabajo, con indicación de firmas, medias firmas
y visto bueno de cada uno. Verifique las políticas que se siguen sobre el particular.

Detalle monedas y billetes, agrupándolos por denominaciones y obtenga el total. Asegúrese

que no existen más fondos en poder del custodio.

Detalle cheques recibidos, indicando fecha, banco girador, beneficiario, endosos y montos.
Cerciórese que estén endosados para depositar en la cuenta corriente del entre u órgano
correspondiente.

Verifique que los egresos estipulados en los comprobantes estén autorizados por los
funcionarios de la nómina

Cuando las Cajas o Fondos se manejan con cuentas bancarias, detalle los cheques girados
por la entidad y aún no entregados a los respectivos beneficiarios, indicando fecha, banco,
beneficiario e importe.

Recuente los sueldos pendientes de pago, si los hubiere.

Investigue si por alguna disposición legal el cajero o encargado del fondo está autorizado
para cambiar cheques; si existe tal autorización, y encuentre algunos de ellos, ordene su
depósito inmediato en el Banco, y solicite la cancelación perentoria de los vales, si los
hubiere, procurando la confirmación de los interesados.

Verifique en el Libro Mayor o en el Auxiliar respectivo, el saldo de la cuenta o subcuenta y

si su presentación en el Balance es adecuada.

Comunique al auditor encargado los faltantes o sobrantes de la Caja Chica o del Fondo de
Trabajo de relativa importancia, para que decida que acciones deben seguirse. En todo caso,
los faltantes dan lugar para exigir de inmediato el reintegro por parte del responsable.
Pequeñas diferencias pueden ser llevadas a una cuenta de faltantes y sobrante de Caja.

Consigne los resultados del arqueo en formularios (por ejemplo, el certificado de efectivo
y valores en Caja), u hojas separadas para cada concepto debidamente firmados por el
encargado de la Caja o del Fondo, superior inmediato y los auditores que intervienen en el
arqueo, indicando que los fondos considerados pertenecen a la Institución, que son los
únicos que estaban en poder del custodio a la fecha del arqueo, y que le fueron devueltos
de conformidad.
INFORME A PRESENTAR

Después de concluido el trabajo se procederá a presentar el informe de auditoría específica del

rubro de caja y bancos que incluye lo siguiente:

1. Dictamen del auditor independiente

2. Notas reveladoras de rubro de caja y bancos.

3. Se presentará una carta de observaciones, sobre algunos aspectos relevantes de control interno
que consideremos importantes divulgarlos.