Contenido

     

Esta cuenta esta constituida por el total de moneda de curso legal o sus
equivalentes, tales como: giros bancarios, telegráficos, postales, moneda
de oro, y extranjeras, depósitos bancarios en cuentas de cheques, etc.,
propiedad de una entidad y no habiendo restricción sobre estos
documentos o monedas, están en disponibilidad inmediata para
emplearlos en cualquier uso comercial o social.

Cualquier partida aceptada como depósito bancario a su valor nominal

puede considerarse como efectivo. Los depósitos en cuentas de ahorros
pueden considerarse también como efectivo, puesto que los bancos rara
vez exigen aviso previo de retiro. Los certificados de depósito a la vista
también pueden ser clasificados como efectivo. El fondo de Caja Chica y el
de la nómina pueden ser incluidos en el efectivo o presentarse
separadamente. En la cuenta de efectivo no deben aparecer partidas
como cheques posfechados de los clientes o rechazados por falta de
fondos, adelantos a los empleados y otros pagarés, valores bursátiles
fácilmente vendibles, préstamos a la vista o timbres de correo e
impuestos.

2.     Objetivos de la Auditoria

2.1    Cerciorarse de la confiabilidad del sistema de control interno que

se tiene establecido.

2.2  Determinar si los fondos de efectivo y depósitos a la vista que se

presentan en los estados  financieros son auténticos.

2.3  Determinar si se presentan en dichos estados, todos los fondos y

depósitos que existen en la Institución.

2.4 Determinar si los fondos y depósitos que se presentan dentro del

rubro Caja y Bancos están disponibles y sin restricción alguna.

2.5 Determinar si los fondos y depósitos que no son dinero efectivo o

sustitutos perfectos de dinero como divisas extranjeras y materiales
preciosos, están adecuadamente valuados
 2.6 Determinar si los ingresos diarios han sido depositados y
registrados íntegramente y oportunamente.

2.7 .Determinar si los cheques fueron debidamente autorizados,

emitidos y registrados.

2.8 Verificar su presentación como primer rubro del Balance de

Situación y que haya referencia a información adicional sobre
restricciones para uso de los fondos o sobre moneda extranjera y
metales precisos.

3.     Alcance

Comprenderá la revisión y análisis de los registros contables, arqueo al

Fondo Fijo y Caja recaudadora que mantiene la Institución, así como los
controles establecidos para las diferentes cuentas corrientes del 1 de
Enero al 31 de Diciembre del año **.

4.     Procedimientos de Auditoría

1 .                 E f e c ti v o e n C a j a
1.1           Analice el control interno vigente y cerciórese de su validez,
suficiencia y adecuidad.

1.2 Verifique, si las entradas de efectivo están representadas

principalmente por pagos directos al (a los) cajero (s); que se tenga en
uso (si el movimiento lo amerita) registradoras, controles sobre las
notas de ventas, recibos formarles de ingreso o algunos otros medios
que comprueben las entradas diarias de efectivo. Si se expiden recibos
formales deben verificarse que estén numerados consecutivamente,
que se confeccionen con copias y que una vez debidamente firmadas y
selladas el original se entregue a la persona que hace el pago

1.2 Verifique, mediante una prueba selectiva si los comprobantes de

ingreso son revisados por un empleado distinto de la persona que
recibe el efectivo, con el objeto de comprobar si se encuentran de
 acuerdo con las cantidades registradas y depositadas y, con los precios
de venta o tarifas establecidas.

1.3  Verifique que los recibos o comprobantes inutilizados se archiven,

original y copias, en el archivo consecutivo de copias.

1.4 Verifique que, cuando los pagos a favor del ente u órgano están
representados por cheques, salvo que lo disponga en contrario el
reglamento, sean por sumas iguales o menores al total de la venta o
ingreso, y que se les estampe un sello de depósito restrictivo que diga
“UNICAMENTE PARA DEPOSITAR EN LA CUENTA CORRIENTE No DE ......
(Nombre de la entidad u órgano), CON EL BANCO ...... (de que se
trate)”.

1.5 Referente a los ingresos del mes o meses seleccionados:

1.5.1  Realice, en el registro Caja y/o Bancos, Sección de Ingresos, o en su

defecto en el registro de Ingresos, pruebas de las sumas de las
columnas de distribución, comprobaciones de los totales
horizontales de fin de mes y verificaciones de los traslados de saldos
de un folio a otro y de un mes a otro.

1.5.2  Rastreé los pases del libro de Caja y/o Bancos al Diario General, para
determinar la corrección de los Asientos de Diario.

1.5.3  Verifique la corrección de los pases a las cuentas del Mayor General.

1.5.4  Verifique la corrección de los pases a las cuentas de los Mayores

AuxiliareS

1.5.5  Coteje los depósitos diarios con el Libro de Caja y Bancos o, con el

registro de Ingresos.

1.5.6  Verifique que los ingresos recaudados se depositen íntegramente el

día hábil posterior a su percepción, mediante le cotejo de los
recibos emitidos, liquidaciones de cobradores, cintas de cajas
registradoras y otros medios que controlan ingresos, contra los
depósitos bancarios. Para ello, prepare una “Prueba de Ingresos”
para los meses que estime conveniente, pero, escoja uno, lo más
reciente posible.
1.5.7  Verifique que los créditos a las cuentas de Ingresos se identifiquen
con la naturaleza de los mismos.

1.5.8 Cerciórese que si la Institución acepta cheques posdatados, estos

sean registrados y depositados inmediatamente.

1.5.9  Investigue si con los fondos de ingresos o ventas al contado se

cambian cheques de funcionarios o empleados de la propia
Institución o de terceros. Analice si tal procedimiento constituye
actividad ordinaria de la entidad u órgano

1.5.10 Verifique que todas las personas que participan en la recepción o

desembolso de efectivo, estén afianzadas.

2.        Caja General
2.1 Analice la suficiencia, validez y adecuidad del control interno, en
relación con la Caja General, teniendo en cuenta el reglamento
respectivo y asimismo, lo siguiente:

2.1.1  La seguridad y ubicación del local de la oficina del Cajero General.

2.1.2  Si se utiliza caja fuerte, con el objeto de garantizar la seguridad de

los valores.

2.1.3  Si el cumplimiento de la clave de la caja fuerte, es restringido, si se

guarda en lugar seguro y si dicha clave se cambia periódicamente.

2.1.4  En cuanto a llaves, si se necesitan dos o más llaves para abrir la caja
fuerte y si su control es adecuado.

2.2 Verifique, cuando existan varios cajeros, si cada uno de ellos ejerce su

propio control arqueando sus fondos y valores diariamente, al término
de sus operaciones.

2.3 Verifique si se ejerce control sobre los fondos de caja asignados a cada

cajero y si tales fondos son contados cuando se realiza el arqueo.
2.4 Cerciórese si la Caja General se controla mediante arqueos, si estos los
realiza personal diferente al de la caja. Asimismo, verifique la
periodicidad de los mismos y el factor sorpresa. Además, si en dichos
arqueos, sorpresivos y simultáneos (cuando hayan varias cajas y las
circunstancias lo permitan), se incluyen a todos los cajeros en la misma
fecha y hora. Finalmente, si se deja constancia (fórmulas de arqueo) de
la labor realizada.

2.5 Verifique, cuando la Institución posee timbres fiscales, estampillas,

papel sellado o cualquier otro documento de naturaleza similar a los
citados, si existe (porque se amerita) una cuenta de control de Mayor y
registros auxiliares que garanticen una adecuada fiscalización para
estos valores. A su vez, verifique si dichos valores se arquean
simultáneamente con los de la Caja General y con los fondos de
trabajo. En el caso de que en dichos arqueos se hayan presentado
irregularidades importantes, cerciórese de que se hayan hecho del
conocimiento de los superiores; si dichas irregularidades han originado
acciones correctivas y, si estas se han aplicado de inmediato por la
administración.

2.6 Revise el control sobre el uso de la máquina porteadora, si se utiliza

alguna. Haga pruebas que le permitan verificar el control sobre la llave,
si se tiene una cuenta en el Mayor General y si se lleva un registro
auxiliar con el fin de constatar su movimiento diario. Además, si el
monto registrado por la máquina porteadora se arquea
simultáneamente con la Caja y demás fondos existentes.

3.        Cuentas Bancarias.
3.1 Analice la suficiencia, validez y adecuidad del control interno relativo
al funcionamiento de las Cuentas Bancarias.
3.2 Seleccione, en relación con el período objeto de examen, el mes o
meses que se someterá a prueba y prepare una cédula que contenga la
relación detallada de todas las cuentas bancarias, inclusive de aquellas
que hayan sido cerradas durante el período examinado.

3.3 Obtenga, para realizar las verificaciones, lo siguiente:

3.3.1  Lista de los funcionarios con sus rubricas, autorizados para firmar

cheques.

3.3.2  Conciliaciones bancarias al inicio y al final del período bajo examen.

3.3.3  Los estados bancarios del mes o meses bajo prueba.

3.3.4  El Libro de Caja y Bancos o los registros auxiliares con que se cuente.

3.3.5  Los comprobantes de ingresos, egresos y asientos de diario del mes

o meses seleccionados

3.3.6  Los libros principales, Diario y Mayor General.

3.4      Verifique sí:

3.4.1  Se usan registros auxiliares de bancos, individuales para cada

cuenta.

3.4.2  Están todas las cuentas corrientes bancarias, con la denominación o

el nombre oficial de la entidad.

3.4.3  La apertura y cierre de las cuentas es debidamente autorizada y si

son las estrictamente necesarias.

3.4.4  La responsabilidad de las firmas de los funcionarios titulares y

suplentes es mancomunada y si estas fueron designadas por la
máxima autoridad administrativa.

3.4.5  El banco es informado oportunamente y por escrito que algún

funcionario autorizado para firmar cheques, es relevado de tal
función o ha dejado de pertenecer a la entidad.
3.5 Solicite directamente a los bancos confirmación del saldo de cada una
de las cuentas, a la fecha de cierre del ejercicio objeto de examen, lo
que debe incluir, además, los montos de valores en custodia, depósitos
a plazo y otros derechos, si los hubiere.

3.6 Verifique, de acuerdo con las fechas, las conciliaciones de las cuentas

bancarias se hagan por lo menos cada mes; que las realicen personas
ajenas al manejo de ingresos y egresos y a los registros contables, así
como que estén aprobados por un funcionario autorizado.

3.7 Revise, en cuanto a los procedimientos establecidos, cada conciliación

bancaria a la fecha de la confirmación del saldo obtenido del banco
correspondiente o, en las fechas que se considere convenientes. Al
respecto, debe comprobarse y obtenerse evidencia de que se hayan
seguido, por lo menos, los siguientes procedimientos de conciliación:

3.7.1  En cuanto a cheques cancelados devueltos por el banco debe

verificarse que el conciliador:

a)     Los haya recibido directamente del banco.

b)    Los haya confrontado con el libro de egresos, en cuanto al número,

fecha, beneficiario y monto.

c)     Los haya examinado para determinar posibles alteraciones

d)    Los haya examinado en cuanto a la autenticidad de las firmas

autorizadas.

e)     Haya hecho un estudio para determinar posibles endosos irregulares.

3.7.2  Verificar, en cuanto a los estados de cuenta bancarios, que los haya

recibido en sobres cerrados y que hayan confrontado los depósitos
 diarios, acreditado en dicho estado de cuenta, con las cifras 
anotadas en el Libro de Ingresos. Finalmente, si el conciliador
estudia las transferencias entre bancos para verificar la correcta
anotación de las transacciones en las cuentas respectivas.

3.7.3  Verifique, en cuanto a las conciliaciones propiamente:

a)     Que se haya comparado el saldo, según el estado del banco con el

saldo del Libro Auxiliar y la de este o de ambos, con el saldo del Mayor
General.

b)    Que se cotejan los estados bancarios con los registros de banco.

c)     Que se cerciore de que la copia de la fórmula de depósito bancario lo

recibe una persona distinta de la que lo preparó

d)    Que se revisen las operaciones o transacciones no usuales, por el

conciliador o por otra persona que tampoco tenga acceso a las
funciones de cobranza o desembolsos.

e)     Que se haya investigado por un empleado distinto del que prepara los
depósitos, cualquier cargo bancario por cheques sin fondos u otros
conceptos.

f)      Que se investiguen los cheques que han permanecido pendientes de

cobro por largo tiempo.

g)     Que se investigue cualquier diferencia que haya surgido durante la

conciliación.

3.8      Efectúe pruebas de la exactitud aritmética de las cifras.

3.9      Realice una prueba de ingresos y egresos con el objeto de verificar

la corrección del saldo en libros de las cuentas bancarias y que los
ingresos y egresos de los meses seleccionados hayan sido registrados.
a)     Si por alguna razón le correspondiera hacer alguna conciliación, le
bastará realizar, utilizando las formas y hojas adecuadas, las
operaciones que anteriormente se le ha pedido que verifique o
compruebe.

3.10   Respecto de los cheques emitidos:

3.10.1        Verifique que las fórmulas de cheques estén numeradas

consecutivamente y bajo el control y custodia de una persona que
esté autorizada para firmarlos, ni tenga acceso a los registros
contables.

3.10.2         Cerciórese que en el caso de que no existan cheques

comprobantes, haya un registro de egresos que detalle las
transacciones.

3.10.3     Verifique que las fórmulas de cheques inutilizadas se anulen para

impedir su uso posterior; igualmente, que se archiven, el original y
todas sus copias, en el Archivo Consecutivo de copias de los
cheques.

3.10.4          Verifique que la transferencia de fondos de una cuenta

bancaria a otra, sea autorizada por el tesorero u otro funcionario
responsable y que dichas transacciones se registren
inmediatamente después de que se llevan a cabo.

3.10.5           Verifique, en cuanto a la preparación de cheques, que:

a)     Sean preparados por el Departamento de Contabilidad.

b)    Sean girados en forma nominativa.

c)     Se les adjunte toda la documentación que sustente el egreso.

d)  Se tenga establecido el sistema de firmas mancomunadas

(administración superior y empleados administrativos) y que ninguna
de las firmas corresponda a empleados cuyas obligaciones incluyan
labores de registro de operaciones, de conciliaciones bancarias,
aprobación de comprobantes de pago o manejo de cajas y fondos

e)     Esté prohibido la firma de cheques en blanco y la emisión de cheques a

caja o al portador.

f)      Si se usa facsímil o algún aparato electrónico o mecánico de protección

o firma de cheques, deberá estar prohibido su uso en cheques en
blanco. Solo se usará cuando la documentación sustentadora ha sido
revisada y aprobada (debe quedar evidencia de esto en los
comprobantes) y, el cheque debidamente girado. La persona que
maneja y custodia el facsímil o la máquina protectora no debe tener
acceso a los formularios de cheques y debe llevar y ser responsable de
un registro de control sobre el uso de tales aparatos.

3.10.6 Cerciórese que las personas que firman los cheques o que
controlan el facsímil, sean independientes del departamento de
compras, distintas de las que solicitan la orden de pago, de las que
aprueban los comprobantes, de las que llevan el registro de
comprobantes, de las que concilian el total de los comprobantes
pendientes de pago con el saldo de la cuenta o subcuenta
respectiva y de las encargadas de llevar los libros de cheques

3.10.7 Cerciórese si posteriormente a su confección y firma, los cheques

se entregan a una oficina pagadora a la que no tienen acceso
posterior, las personas que los confeccionaron.

3.10.8 Cerciórese que una vez que se pague el cheque, los documentos
sustentatorios del mismo se cancelen con un sello que indique el
número del cheque con que se realiza su pago y la fecha.
3.10.9 Verifique si los cheques girados no retirados por los interesados
dentro del plazo conveniente o dentro del que  establece el
reglamento, fueron anulados y contabilizados en las cuentas de
pasivo o de patrimonio consignadas en el cuadro de cuentas.

3.10.10 Verifique si existe protección para los cheques pendientes de

entrega.

3.10.11 Verifique el control de la entrega de cheques, y haga una prueba

comparando los endosos de los mismos una vez cancelados por el
Banco, con las firmas de recibido conforme que constan en las
copias del Archivo Consecutivo.

3.10.12 Coteje las copias de los cheques emitidos con el Libro de Caja y

Bancos (o con el Registro de Egresos), verificando la distribución de
las cuentas en los cheques emitidos.

3.10.13 Prepare una lista para investigar los cheques girados a la orden de:
Portador, Caja, Banco la misma entidad, funcionarios o empleados,
señalando en la lista el objeto de los egresos.

3.10.14 Seleccione una muestra de los cheques  y sus justificantes del mes

o meses sometidos a prueba.

a)     a) Examine los cheques y sus comprobantes que, deben estar

separados de los de ingresos y archivados en estricto orden numérico
para permitir su fácil acceso y exploración y asimismo, las facturas que
los respalden, para verificar lo siguiente: correcta aplicación de la
codificación contable y presupuestaria, identificación con la naturaleza
 de la cuenta afectada, aprobación de precios, correcta emisión de las
órdenes de compra, la exactitud aritmética, cancelación del
comprobante y documentos sustentatorios (justificantes) mediante la
utilización de un sello.

b)    Coordine los pasos anteriores con las verificaciones que se llevan a

cabo en las cuentas por pagar.

c)     Determine, para asegurarse de que se haya hecho un corte exacto de

los desembolsos de Caja, el número del último cheque girado en el
último día del año. Cerciórese de que todos los cheques anteriores
hayan sido enviados o entregados a los beneficiarios.

d)    Inspeccione con base en pruebas selectivas, los comprobantes y

justificantes, que sustentan reembolsos o reintegros de Caja Chica y
otros fondos de trabajo, verificando autorizaciones, antigüedad y
clasificación contable y presupuestaria de los gastos y además, si son
documentos originales debidamente cancelados.

3.10.15 Indique, luego de haber cubierto los procedimientos anteriores, si

en su opinión pueden ser nuevamente utilizados o si es necesario
complementarlos; en este caso, prepare un memorando con las
correcciones y ampliaciones necesarias.