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Objetivo y estrategias
El propósito de la gestión documental está bastante claro desde el punto de vista
del funcionamiento de una empresa. Al manejar apropiadamente la información,
controlamos eficientemente su generación, recepción, localización, resguardo y
acceso. Asimismo, nuestra organización adquiere una dinámica más versátil que
no solo redunda en productividad, atención e ingresos, sino también en un mejor
cumplimiento de la normativa vigente.
Ventajas
Lo que persiguen las empresas, entidades u organismos públicos con la gestión y
digitalización documental es el reemplazo de un formato físico por uno digital, lo
que también implica una utilización más eficiente de sus recursos. Una cultura
empresarial más digitalizada permite descongestionar las oficinas, controlar
mayores volúmenes de información y hacer más eficientes los procesos
relacionados con la producción y la administración.
La nube
Hoy en día existen muchas alternativas para acceder y gestionar su gestión
documental en la red. Las empresas pueden hacer uso de diversas plataformas
gratuitas y de pago que ofrecen estos servicios; servicios diseñados para que las
organizaciones puedan liberar espacio, cuenten con seguridad especial o
respalden parte de su información sensible. Las más destacadas son: Dropbox,
OneDrive, GoogleDrive, Mega, Amazon Cloud iDrive, entre otras.
Seguridad
Entre los aspectos esenciales de la gestión documental, es necesario mencionar
que la seguridad informática requiere un tratamiento especial en vista de la
magnitud o confidencialidad de la información para empresas como particulares.
Por ello, la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) controla el tipo de
medidas que deben ser implementadas para estos casos.
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