Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN

1. OBJETIVO:

2. ALCANCE

3. INDICADORES: Ver matriz de medición y seguimiento

3.1 INDICADORES ESTRÁTEGICOS

NOMBRE DEL
FORMULA FRECUENCIA
INDICADOR

Cumplimiento de
Promedio de calificación
requisitos de Seguridad y Semestral
Salud en el Trabajo evaluación de proveedores

4. DEFINICIONES
Contratista Permanente: Es aquel que realizan una actividad programado y de manera continua
Contratista Ocasional: Es aquel que realiza una actividad puntual o urgente y de poca duración
Contratistas Administrativos: Es aquel contratista permanente que se encuentra ubicado dentro de las instalaciones de la empresa o que realiza actividades de forma co

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 1. Matriz de gestión de contratistas
2. Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo
3. Acta de conformación de COPA-SST
4. Cronograma de actividades en SST
ENTRADAS
5. Registros de Inducción y Capacitación sobre los riesgos Prioritarios
6. Planilla unificada de pagos a la Seguridad Social
7. Requerimiento de cliente interno
8. Programación de actividades de mantenimiento y/o sostenimiento

5. DESCRIPCIÓN DE LA INSTRUCCIÓN O PROCEDIMIENTO

CICLO PHVA ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN

INICIO

5.1 La dirección de logística solicita la realización de un trabajo

permanente u ocasional a través de un contratista

Contratación de una actividad

Verifica que el contratista esta

aprobado en el inventario de
contratistas

¿Es un N
contratista O
Permanen
te?

S A
I

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 S
I
5.2
Verificar en la matriz de gestión
de contratistas si está registrado o
no

¿Se
encuentra
en la matriz
de gestión? S
N
O I
5.3 La dirección de logística solicita el ingreso del nuevo
contratista a Seguridad y Salud en el Trabajo por medio del
Ingresar a la matriz de gestión de formato matriz de gestión después de verificar si se
contratistas encuentra registrado en compras y sigue con el
procedimiento

5.4 La dirección de logística envía al contratista carta con

requerimientos de SST

Enviar carta con solicitud de

requerimientos en SST

5.5 El contratista deberá enviar documentos y soportes para la

verificación de requisitos a logística de cada ciudad
Recepción de requisitos

5.6

El director y/o analista de logística con el apoyo de

Seguridad y Salud en el Trabajo realiza revisión y
Verificar los requerimientos verificación del cumplimiento de los requerimientos

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 ¿Cumple con N
los O
requerimient
os?

S
5.7 I
La dirección de logística lo autoriza como contratista
permanente y envía copia de la Hoja de verificación de
Se autoriza como contratista requerimientos de contratistas en donde se acepta a
permanente Seguridad y Salud en el Trabajo
El director y/o analista de logística realiza revisión y
verificación del cumplimiento de los requerimientos
anualmente.

5.8
Inicia la labor
El contratista inicia la labor contratada

5.9

La secretaria del área en la cual se va a realizar la labor con

Seguimiento
para verificar cumplimiento de
los requerimientos
el apoyo de Seguridad y Salud en el Trabajo en caso de
tareas de alto riesgo, verifica el cumplimiento de los
requerimientos antes y durante la labor contratada. Para
contratistas administrativos cuya labor sea diaria o semanal,
el director de logística realizará una revisión mensual
utilizando la guía para verificación de contratistas en campo.

¿Cumple con
los
requerimientos
?

GESTIÓN DEL RIESGO 28/10/2008 P2073-DCAL VERSIÓN 04 PÁG. 4 de

 ¿Cumple con
los
requerimientos
?

S 5.1 N
I O
No se contrata y/o se retira de
la base de datos
Se realiza una inspección del
sitio de trabajo basado en los
peligros y riesgos
FIN

CICLO PHVA ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN

Solicitud de la realización de
un trabajo por A contratista
ocasional El director y/o analista de logística con el apoyo de
Seguridad y Salud en el Trabajo en oficina central o el área
de prevención en regionales y oficinas realiza revisión y
Verificar los
requerimientos verificación del cumplimiento de los requerimientos.

¿Cumple N
con los O
requerimien
tos?

S S N
I S I O
I

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 S S N
I S I O
I

Autorizar la labor
La dirección de logística lo autoriza como contratista. y se
realiza la revisión y verificación del cumplimiento de los
requerimientos en campo

Inicia la labor El contratista inicia la labor contratada

Seguimiento La secretaria del área en la cual se va a realizar la labor con

para verificar cumplimiento de el apoyo de Seguridad y Salud en el Trabajo o el área de
los requerimientos prevención en caso de tareas de alto riesgo, verifica el
cumplimiento de los requerimientos antes y durante la labor
contratada.

¿Cumple con
los
requerimient
os?

S N
I O
No se contrata y/o se
suspende la labor La secretaria del área en la cual se va a realizar la labor con
el apoyo de Seguridad y Salud en el Trabajo o área de
prevención en caso de tareas de alto riesgo, suspende la
labor antes o durante la ejecución

GESTIÓN DEL RIESGO 28/10/2008 P2073-DCAL VERSIÓN 04 PÁG. 6 de

 FIN

Elaboró Revisó

GESTIÓN DEL RIESGO 28/10/2008 P2073-DCAL VERSIÓN 04 PÁG. 7 de

 y Salud en el Trabajo Fecha: 1-Oct-21
Versión: 1
Codigo: SG-SST-LIM-003
NTRATACIÓN
Página 1 de 2

INDICADORES
FUENTE META
RELACIONADOS
Pago Seguridad Social
Sistema de Gestión en
Seguridad y Salud en el
Trabajo
Cronograma de Seguridad
Evaluación de Proveedores y
100% y Salud en el Trabajo
Contratistas
Acta COPA-SST
Reglamento de Higiene
Seguimiento a planes de
mejoramiento

mpresa o que realiza actividades de forma continua (semanalmente).

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LEGISLACIÓN O NORMAS DE REFERENCIA:
1. Resolución 1016 de 1989
2. OHSAS 18001.
3. Resolución 2013 de 1996 ÁREAS DE APLICACIÓN:
4. Resolución 614 de 1984 - Dirección de Logística
5. Resolución 1401 de 2007
6. Decreto 806 de 1998
7. Resolución 3673 de 2008

ESPECIFICACIONES DE
RESPONSABLE REGISTRO DOCUMENTOS REFERENCIA
TIEMPO

Director de Logística y/o Cada que se presente Solicitud o requerimiento a

analista de logística. un requerimiento. través de programación de
Según planeación de mantenimiento y
servicios y sostenimiento
Manual del contratista
requerimientos de las
áreas

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Director de Logística y/o
analista de logística.
Director de Logística y/o
analista de logística.
Director de Logística y/o
analista de logística.
Contratista
Director de Logística y/o
analista de logística
En las oficinas y regionales
con el apoyo de Seguridad y
Salud en el Trabajo
GESTIÓN DEL RIESGO 28/10/2008
Según solicitud o Matriz de gestión de
programación contratistas
Cada que se presente Formato matriz de gestión
un requerimiento.
Según planeación de
servicios y
requerimientos de las
áreas
Cada que se presente Resolución 1016 de 1989
un contratista que no OHSAS 18001.
esté registrado en el Resolución 2013 de 1996
Matriz de Gestión de Carta solicitud de
Resolución 614 de 1984
contratistas requerimientos
Resolución 1401 de 2007
Decreto 806 de 1998
Resolución 3673 de 2008
Cada que se ingrese un
nuevo contratista y
previo al inicio de las
labores
Cada que se ingrese un
nuevo contratista y Resolución 1016 de 1989
previo al inicio de las OHSAS 18001.
labores Hoja de verificación de Resolución 2013 de 1996
requerimientos de Resolución 614 de 1984
Contratistas F2476- DCAL Resolución 1401 de 2007
Decreto 806 de 1998
Resolución 3673 de 2008
P2073-DCAL VERSIÓN 04 PÁG. 10 de
 15 días hábiles después
Hoja de verificación de
de presentada la
Director de Logística requerimientos de
documentación por
Contratistas F2476- DCAL
parte del contratista

Director de Logística y/o

Resolución 1016 de 1989
analista de logística
Anualmente de la OHSAS 18001.
Seguridad y Salud en el
aceptación como Hoja para la verificación de Resolución 2013 de 1996
Trabajo en oficina central
contratistas. Antes y contratistas en campo. Resolución 614 de 1984
Área de prevención en
durante la ejecución de F2477-DCAL Resolución 1401 de 2007
regionales y oficinas
la labor contratada. Decreto 806 de 1998
Secretaria del área en la
Resolución 3673 de 2008
cual se ejecuta la labor.

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 ESPECIFICACIONES DE
RESPONSABLE REGISTRO DOCUMENTOS REFERENCIA
TIEMPO

Director de Logística y/o Cada que se ingrese un

analista de logística nuevo contratista y
Seguridad y Salud en el previo al inicio de las Hoja de verificación de
Decreto 806 de 1998
Trabajo en oficina central labores requerimientos de
Resolución 3673 de 2008
Área de prevención de Contratistas F2476- DCAL
riesgos en oficinas y
regionales.

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Director de Logística y/o
Hoja de verificación de
analista de logística,
Antes de prestar cada requerimientos de
secretarias del área,
servicio y en campo Contratistas F2476-DCAL
responsable de SST en
antes y durante la Guía G29 para la
oficina central, área de
ejecución de la labor verificación de contratistas
prevención en regionales y
en campo F2477-DCAL
oficinas

Director de Logística y/o

Resolución 1016 de 1989
analista de logística
OHSAS 18001.
Seguridad y Salud en el
Antes y durante la Hoja para la verificación de Resolución 2013 de 1996
Trabajo en oficina central
ejecución de la labor contratistas en campo. Resolución 614 de 1984
Prevención de riesgos en
contratada. F2477-DCAL Resolución 1401 de 2007
oficinas o regionales
Decreto 806 de 1998
Secretaria del área en la
Resolución 3673 de 2008
cual se ejecuta la labor.

Director de Logística y/o

analista de logística
Seguridad y Salud en el
Antes y durante la
Trabajo en oficina central
ejecución de la labor Manual del contratistas
Prevención de riesgos en
contratada.
oficinas y regionales
Secretaria del área en la
cual se ejecuta la labor.

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 Aprobó

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