Tutorial - Cómo Ejecuto y Declaro Los Gastos - Iiee

SUBVENCIÓN DE PROYECTOS GANADORES DEL CNPIE 2022 DEL FONDEP
ETAPA: EJECUCIÓN Y CIERRE DE ACCIONES
Tutorial
¿Cómo ejecuto y declaro los
gastos?
Director o responsable de la II.EE

1. ¿En qué consiste la etapa de ejecución de acciones?

Es la tercera etapa del proceso de subvención de los proyectos
ganadores del IV CNPIE, donde las IIEE beneficiarias, con la Se inicia con
asistencia técnica del especialista de UGEL, adquieren los bienes la apertura de
y contratan los servicios programados en la FAS; declaran los las cuentas
gastos ejecutados según lo establecido en la normatividad bancarias
aplicable; y elaboran y envían a la UGEL el Informe de Culminación
de Acciones - ICA.
2. ¿Qué acciones se desarrollan en esta etapa?
En esta etapa se desarrollan, las siguientes acciones:
3. ¿Qué tareas son de responsabilidad del director o responsable de la

subvención de la IIEE en esta etapa?
En esta etapa, el director o responsable, en coordinación con la CGCO y con la
asistencia técnica del especialista de UGEL, desarrolla las siguientes tareas:
Paso 01
Paso 02
Adquirir los bienes y Paso 03
Registrar los
servicios aprobados en la
comprobantes revisados y Enviar la ficha de DG en SÍ
FAS y enviar los
aprobados por la UGEL en FINANCIA
comprobantes de pago a
SÍ FINANCIA 24/08/2022 al 31/08/2022
revisión por la UGEL
25/07/2022 al 23/08/2022
25/07/2022 al 23/08/2022
Paso 04
Paso 06
Paso 05 Hacer seguimiento a la
Elaborar, registrar en SÍ
Realizar devolución de aprobación de la DG por
FINANCIA y enviar el ICA a
recursos no usados la UGEL
la UGEL
22/09/2022 al 28/09/2022 01/09/2022 al
10/10/2022 al 21/10/2022
21/08/2022
Paso 01 Adquirir los bienes y servicios aprobados en la FAS y enviar

los comprobantes de pago a revisión de la UGEL
4. ¿Cuándo debo adquirir los bienes y contratar los servicios?
Los bienes y servicios programados en la FAS aprobada, se adquieren del 25/07/2022

al 23/08/2022.
5. ¿Los servicios contratados pueden ser ejecutados luego del periodo normado
para la adquisición de los bienes y servicios?
Los servicios contratados y pagados del 25/07/2022 al 23/08/2022, pueden ser

ejecutados dentro de este periodo o después, según el cronograma de implementación
del proyecto. Es responsabilidad del director tomar las previsiones administrativas del
caso para garantizar que los servicios sean entregados por el proveedor, entre ellas,
que el proveedor suscriba la DJ de cumplimiento de requisitos, anexa a este tutorial.
6. ¿Puedo adquirir un bien o contratar un servicio que no esté programado en la

FAS aprobada?
No, para aprobar la declaración de gastos es requisito que el bien o servicio adquirido
esté consignado en la FAS aprobada.
7. ¿Qué requisitos deben cumplir los proveedores?
ANTES DE ADQUIRIR Y PAGAR
Es responsabilidad del director o responsable de la subvención, antes de

adquirir y pagar los bienes y servicios, verificar que el proveedor cumpla con lo
siguiente:
Elegir el mejor proveedor, Verificar que los proveedores cuenten con el

considerando su experiencia y buena RUC activo y habido en SUNAT, para esto debe
reputación, su ubicación geográfica, las descargar la FICHA RUC del proveedor, desde:
garantías que ofrece, el tiempo de https://e-consultaruc.sunat.gob.pe/cl-
atención del requerimiento, etc. tiitmrconsruc/FrameCriterioBusquedaWeb.jsp
Que emitan los comprobantes de pago correspondientes: Boletas de

venta (manuales o electrónicas), Recibo por Honorarios Electrónicos,
comprobante IN VOCIE (para proveedores extranjeros).
Nota: Por disposición de la SUNAT, solo se admimitirá boletas de venta
manuales de proveedores pertenece al régimen RUS. Esto se verifica en la
FICHA RUC.
Veamos ejemplos de FICHA RUC

a) Ficha RUC de proveedor válido autorizado a emitir boletas de venta
manuales
Proveedor
HABIDO con RUC
ACTIVO
Proveedor
habilitado a emitir
BOLETA DE VENTA
MANUAL
b) Ficha RUC de proveedor válido autorizado a emitir boletas de venta

manuales y a la vez recibos por honorarios electrónico
Proveedor
HABIDO con RUC
ACTIVO
Proveedor habilitado a
emitir BOLETA DE
VENTA MANUAL y
Recibos por honorarios
electrónicos
c) Ficha RUC de proveedor válido autorizado a emitir boletas de venta

electrónicas.
Proveedor
HABIDO con RUC
ACTIVO
Proveedor habilitado a
emitir BOLETA DE
VENTA electrónica.
Esta FICHA RUC será enviada a Sí Financia junto, en un solo archivo, con el
comprobante de pago.
8. ¿Puedo contratar servicios o adquirir bienes a personas o negocios de la
comunidad?
Si, siempre y cuando el proveedor cumpla con las características anteriormente

señaladas.
9. ¿Puedo contratar a un docente o directivo de la IE para que nos brinde un

servicio de capacitación o de otro tipo ya que conoce el proyecto?
No, se deben contratar profesionales externos a la IE que cumplan con el perfil

requerido y brinden el servicio de acuerdo a lo descrito en la FAS. Por ello se suscribirá
una Declaración Jurada de cumplimiento de requisitos.
10. ¿Qué requisitos debe cumplir un proveedor para que nos brinde un servicio
profesional o no profesional?
En primer lugar, debe cumplir con el perfil requerido en la FAS aprobada. Por otro lado,
debe cumplir los requisitos administrativos señalados en el Anexo: Declaración jurada
de cumplimiento de requisitos, adjunto a este tutorial.
Es responsabilidad del director o responsable de la subvención, verificar el

cumplimiento de estos requisitos antes de proceder a la contratación y pago
del servicio, y hacer que el proveedor suscriba la correspondiente DJ.
11. ¿Necesariamente, debo recurrir a los proveedores que durante la elaboración

de la FAS nos alcanzaron sus cotizaciones?
Lo más lógico sería recurrir a los proveedores con quienes cotizamos los requerimientos
ya que tenemos información de ellos que facilitaría una adecuada adquisición de los
bienes o servicios; sin embargo, puede darse el caso que ya no tengan los bienes en
stock, variaron significativamente los precios y se identifique otros proveedores que,
dentro de los márgenes de los costos previstos en la FAS, cumplen los requisitos y dan
garantías de un buen servicio, etc; entonces se puede recurrir a otros proveedores.
12. ¿Puedo adquirir los bienes o servicios con costos diferentes a los
programados en la FAS?
Si, ya que puede haber variaciones en los costos desde el momento que se cotizaron
hasta el momento que se adquieren. De darse este caso, considerar que la ejecución
del gasto y lo que se declare no supere los 16 mil soles asignados.
13. ¿Qué tipo de comprobantes debo recabar al adquirir los bienes y servicios?
Según lo establecido en la RM Nº 042-2022-MINEDU, son 03 los comprobantes a usar:
a) Boletas de venta: Cuando se adquiera los bienes aprobados en la FAS o se

contraten servicios con personas jurídicas (empresas). Pueden ser electrónicas o
manuales giradas a nombre de la IE beneficiaria.
b) Recibos por honorarios: Cuando se contrate los servicios aprobados en la FAS y

estos sean brindados por personas naturales con RUC. Su emisión es electrónica
a nombre de la IE beneficiaria.
c) Declaración jurada – DJ: Se usará cuando se adquiera bienes o se contrate

servicios, solo en los casos establecidos por norma.
Comprobante electrónico tipo IN VOICE
En casos particulares, donde algunos de los bienes o servicios aprobados en

la FAS deban ser adquiridos o contratados con proveedores internacionales
vía online, se aceptará los comprobantes electrónicos tipo INVOICE (Registro de
compras no domiciliado), veamos el siguiente ejemplo referencial:
14. ¿A nombre de quién se emite el comprobante?
Los comprobantes son girados a nombre de la IE. En el caso de usar la DJ, además
de consignar el nombre de la IE, se registra el nombre del director o responsable de la
subvención.
Cuando el pago es online y el comprobante sale a nombre de quien hizo

el pago
En el caso de adquirir bienes o contratar servicios vía online y el proveedor
emite de forma electrónica el comprobante (boleta de venta electrónica o In Voice), a
nombre de quien realizó el pago, es necesario que la persona consignada en el
comprobante, suscriba el Anexo: Declaración jurada de propiedad del bien o
servicio, indicando que este bien o servicio se adquirió con los recursos provenientes
de la subvención y que son de propiedad de la IE beneficiaria.
En este caso, como

la boleta ha sido
girada a nombre y
DNI de una persona,
que es quien pagó,
se debe suscribir la
DJ de propiedad del
bien o servicio.
15. ¿Qué fecha debo consignar en los comprobantes?
Se consigna la fecha del día en que son adquiridos o contratados, considerando que
esta fecha esté dentro del periodo del 25/07/2020 al 23/08/2022. Los comprobantes
girados en fechas fuera de este periodo serán rechazados.
16. ¿Cuándo un comprobante de pago está adecuadamente emitido?
Para que un comprobante de pago sea aceptado como válido en la declaración

de gastos, debe tener las siguientes características:
Comprobante válido
- Es emitido de forma manual o electrónica a nombre de la IE beneficiaria por un

proveedor válido dentro del periodo normado: Del 25/07/2020 al 23/08/2022.
- Consigna el nombre del comprobante (Boleta, recibo por honorarios, DJ), el nombre
del proveedor o la razon social del proveedor, el RUC, su dirección fiscal, el número de
la serie del comprobante y la fecha de emisión.
- Señala el concepto del bien o el servicio según la FAS aprobada; así como, la cantidad,
el costo unitario y el costo total.
- No presenta enmendaduras, borrones o correcciones de ninguna índole o se ve
borroso.
- Una vez emitidos, estos están autrorizados por la SUNAT, para verificar esto entrar
a:
Si el comprobante es electrónico: https://ww1.sunat.gob.pe/ol-ti-
itconsvalicpe/ConsValiCpe.htm
Si el comprobante es manual: https://e-consulta.sunat.gob.pe/cl-at-
itconcompag/ccS01Alias
A continuación, se presenta ejemplos referenciales de una correcta e

incorrecta emisión de comprobantes de pago:
Boleta de venta manual emitida de manera correcta
Razón social, dirección del

proveedor, RUC y Nº de serie
Usuario, que en el caso de

subvenciones es la IE
Fecha
Concepto y costos
Boleta de venta electrónica emitida de manera correcta
Razón social, RUC y dirección del

proveedor
Nombre del comprobante y

número de serie del
comprobante
Usuario, que en el caso de
subvenciones es la IE
Fecha emisión
Concepto y costo
Boleta de venta emitida de manera incorrecta
En este caso no es boleta, es una nota de venta

En este caso, es un comprobante que no tiene validez para declarar el gasto
borroso e ilegible
Recibo por honorarios emitido correctamente
Ruc del
proveedor,
nombre y
número de serie
del comprobante
Nombre y dirección del proveedor
Usuario, que en el caso de subvenciones

debe ser la IE
Forma de pago al contado
Concepto del servicio prestado,

que debe estar en
correspondencia con la FAS
aprobada
Fecha de emisión
Costo del servicio
Emisión incorrecta de recibo por honorarios
No se acepta
recibos por
honorarios
emitidos de forma
manual
Declaración jurada
En los casos en los que no se pueda obtener algún comprobante de pago que sustente
los gastos incurridos y/o en zonas donde no se cuente con sede la SUNAT, para el
trámite del RUC y emisión de recibos, se podrá presentar DECLARACIONES JURADAS
de acuerdo al formato del Anexo 12 de la RM, bajo responsabilidad a nombre de la IE,
consignando, además, el nombre del director o responsable de la subvención. Estas
serán visadas por los miembros de CGCO o quien haga sus veces, en señal de
conformidad, y validadas por la UGEL durante la aprobación de la declaración de gastos.
DJ correctamente emitido
ANEXO 12
Declaración Jurada de adquisición y contratación de servicios
Código del Proyecto: CF19003451

Nombre del Proyecto: Aprendemos reflexivamente
Nombre de la IE: El Portal
Nombre y apellido del director o responsable de la subvención: Úrsula Pozo Sánchez
Motivo:
Adquisición de 05 kit de materiales educativos de lectoescritura compuesto por cubos ilustrados, imágenes a
todo color, letras móviles y tarjetas silábicas ilustradas para los estudiantes del III Ciclo del proyecto:
Aprendemos reflexivamente
Monto:
S/ 250 (Doscientos cincuenta con 00/100 soles)
______________________
Úrsula Pozo Sánchez
DNI Nº 6899975
DJ incorrectamente emitido
ANEXO 12
Declaración Jurada de adquisición y contratación de servicios
Código del Proyecto: CF19003451

Nombre del Proyecto: Aprendemos reflexivamente
Nombre de la IE: El Portal
Nombre y apellido del director o responsable de la subvención: Úrsula Pozo Sánchez No se hace una
Motivo: adecuada
Contratación de profesional descripción del
requerimiento
Monto:
S/ 1000 (Mil con 00/100 soles)
_______________________
Úrsula Pozo Sánchez
DNI Nº 6899975
Es responsabilidad del director o responsable de la subvención, enviar al

especialista de UGEL por el medio que determinen (correo o WhatsApp),
el comprobante de pago inmediatamente después de adquirir el bien o
servicio, para que lo revise y apruebe. En este proceso, el especialista de
UGEL puede observar el comprobante y solicitar sea subsanado de forma que cumpla
con las características anteriormente señaladas. Todo esto con la finalidad de evitar
futuras observaciones a la declaración de gastos.
17. ¿Cómo verifico que el comprobante de pago recabado está autorizado por
SUNAT?
Solo en los casos de haber recabado Boletas de venta (manuales o electrónicas)

y RHE:
Después de haber adquirido el bien o servicio, el director o responsable, verifica que el

comprobante de pago esté autorizado por la SUNAT. Para esto realiza lo siguiente:
a) Verificación de autorización de comprobante electrónico: Boleta de venta

electrónica y RHE
Acceder a: https://ww1.sunat.gob.pe/ol-ti-itconsvalicpe/ConsValiCpe.htm, llenar los

datos requeridos y dar clic en buscar:
Luego, tomar captura de pantalla de la consulta de validez del comprobante

y registrarlo en Sí Financia.
b) Verificación de autorización de comprobante manual: Boletas de
venta manuales de proveedores afectos al RUS:
- Acceder a: https://e-consulta.sunat.gob.pe/cl-at-itconcompag/ccS01Alias, llenar

los datos y dar clic en consultar.
Luego, tomar captura de pantalla de la consulta de validez del comprobante

y registrarlo en Sí Financia.
¡RECUERDE!
Antes y después de realizar el pago
Es responsabilidad del director o responsable de la subvención: Antes de
pagar el bien o servicio, consultar y tomar captura de pantalla de la FICHA
RUC para verificar que el proveedor tiene RUC activo y está habido, y está habilitado
para emitir comprobantes de pago manuales o electrónicos. Asimismo, después del
pago, verificar que el comprobante cumpla con las características señaladas y verificar
en los links de la SUNAT, señalados, la autorización de los mismos, tomando captura
de pantalla a la consulta realizada.
Paso 02 Registrar los comprobantes en SÍ FINANCIA
18. ¿Cuándo debo registrar en SÍ FINANCIA el comprobante del bien o servicio

adquirido?
Es responsabilidad del director o responsable de la subvención, registrar el comprobante

de pago revisado y aprobado previamente por el especialista de UGEL, en la plataforma
Sí Financia del 25/07 al 23/08.
19. ¿Qué debo tener listo para registrar los comprobantes de pago en Sí
Financia?
Es necesario tener en fotografía o captura de pantalla, por cada bien o servicio

adquirido y pagado:
Comproban Ficha de DJ de propiedad del 01 foto del bien o

te de pago Ficha autoriza bien o servicio (Solo en servicio (En caso el
(Boleta de RUC ción el caso que el comprobante servicio se entrega después,
venta y comprob sale a nombre de quien subir la foto de la DJ de
RHE) ante por hizo el pago y no de la IIEE) cumplimiento de requisitos)
SUNAT
Caso de registro de DJ e INVOICE

Para registrar y declarar una DJ o un IN VOICE, no es necesario subir la Ficha
RUC y Ficha de autorización de SUNAT.
20. ¿Cómo registro los comprobantes en SÍ FINANCIA?
Para registrar el comprobante, se accede al módulo “Declaración de Gastos”, se

selecciona el componente al que pertenece el bien o servicio a registrar, dando
clic en el desplegable de la derecha.
Luego, seleccionar el subcomponente respectivo dando clic en el desplegable

de la derecha y dar clic en el ícono “Comprobante” del bien o servicio a registrar.
A continuación, dar clic en “Registrar comprobante” para proceder a registrar los

datos del comprobante.
En la siguiente ventana, ingresar el RUC del proveedor y dar clic en buscar para
validar los datos con SUNAT; luego, seleccionar el tipo de documento
desplegando las opciones (Boleta de venta, recibo por honorarios, DJ, In Voice);
en seguida completar el número del comprobante y la fecha del comprobante, y si es
necesario, editar la cantidad y el costo. Finalmente, dar clic en “Guardar”.
Registro de DJ o IN VOICE
En el caso de registrar una DJ o un INVOICE, no es necesario validar con
SUNAT el registro de contribuyente, por lo que se debe llenar de forma
manual la razón social. El campo, Nº DE RUC y ESTADO DE RUC queda
vacío.
Para continuar el registro, volver a dar clic en “Comprobante”, y en la siguiente

ventana adjuntar:
a) Si es boleta de venta (manual o electrónica) y RHE: Subir por separado como

foto o captura de pantalla: Comprobante de pago; Ficha RUC; Ficha de
autorización SUNAT; DJ de propiedad del bien o servicios (en caso el
comprobante sale a nombre de la persona que hizo el pago); dando clic en
“Adjuntar”.
b) Si es DJ o INVOICE: Subir por separado como foto o captura de pantalla:
Comprobante de pago; DJ de propiedad del bien o servicios (solo si el INVOICE
sale a nombre de la persona que hizo el pago); dando clic en “Adjuntar”.
Para finalizar, subir una fotografía del bien o del servicio contratado, si es que
este ya haya sido entregado, dando clic en “Fotos”.
En el caso de los servicios

Si al momento de la declaración de gastos aún no se ha entregado el servicio,
subir la foto o captura de pantalla de la DJ de cumplimiento de requisitos.
21. ¿Puedo editar o eliminar el registro, los comprobantes y fotos enviados a SÍ

FINANCIA?
Si hay necesidad de editar o eliminar el registro de algún comprobante, se da

clic en el ícono editar (lapicero) o eliminar (tacho).
Asimismo, si hay necesidad de solo eliminar y reemplazar un comprobante o

fotografía, sin eliminar o editar el registro; se da clic en el número que está
junto al recuadro “Adjuntar” o “Fotos”, y en la nueva ventana, eliminar el
archivo subido y volver a enviar el nuevo comprobante o fotografía.
Seguir este mismo procedimiento de corrección del registro de comprobantes,

cuando la especialista de UGEL realice observaciones al comprobante
registrado.
22. ¿Qué otra información debe recoger el director o responsable de la

subvención, además de los comprobantes de pago?
Es responsabilidad del director o responsable de la subvención, conforme va ejecutando

el gasto, además de recabar, verificar la validez y registrar los comprobantes en Sí
Financia:
● Conservar todos los comprobantes originales de los bienes y servicios

contratados y registrarlos en Sí Financia.
● Conservar los voucher de retiro de recursos del BN.
Paso 03 Enviar la ficha de DG
23. ¿Qué es la ficha de declaración de gastos?
Es un instrumento usado por los directores o responsables para declarar

los bienes y servicios adquiridos con la subvención del proyecto. Su
formato está establecido en el Anexo 11 de la RM Nº 042-2022-MINEDU,
el mismo que adjuntamos como anexo a este tutorial.
24. ¿Cuándo se elabora y registra la ficha de DG en Sí Financia?
Su elaboración y registro es simultáneo y se hace en Sí Financia. Esto empieza desde

el momento que el director o responsable de la subvención adquiere los bienes o
servicios y registra en Sí Financia los comprobantes; sin embargo, el cronograma de la
subvención aprobado por RM Nº 099-2022-MINEDU, señala que es responsabilidad
del director o responsable de la subvención, completar el registro de esta ficha de DG
en Sí Financia del 24/08/2022 al 31/08/2022.
25. ¿Cómo completo y envío la ficha de DG en Sí Financia?

Ingresar al módulo “Declaración de gastos” y dar clic en “Vista previa” para

verificar los comprobantes registrados hasta el momento y detectar si faltara
registrar alguno de ellos.
Si hubiera necesidad de completar o editar algún registro de comprobantes,

aplicar las orientaciones dadas en las PREGUNTAS 20 y 21 de este tutorial.
Una vez que hemos verificado el correcto y completo registro de información de

la DG, la enviamos para pre aprobación de la UGEL a través Sí Financia. Para
ello, se da clic en el botón “Vista previa” y luego en “Enviar verificación”.
Hecha esta acción se podrá verificar que ha cambiado el estado de la DG,

pasando del estado de “Elaboración” a “Enviada”.
Paso 04 Hacer seguimiento a la aprobación de la DG
26. ¿Quién aprueba la DG?

En un primer momento, la DG es revisada y aprobada por la UGEL; luego, es validada

o confirmada por la OGA del MINEDU.
27. ¿Qué criterios se usa para aprobar la DG?
Tanto la UGEL como la OGA, utilizarán los siguientes criterios:
Declara los Adjunta todos

los Adjunta
bienes y
comprobantes fotografías de
servicios DG
y estos están los bienes y
adquiridos aprobada
adecuadament servicios
aprobados en
e emitidos. adquiridos
la FAS.
28. ¿Cómo verifico el estado de aprobación de la DG?
Es responsabilidad del director o responsable de la subvención, una vez registrada y

enviada la DG, hacer el seguimiento a su aprobación por la UGEL y OGA del MINEDU.
Para esto, accedemos al módulo “Declaración de Gastos” de Sí Financia y

verificamos en la parte superior de la DG el estado de aprobación en que se
encuentra, considerando que:
- Estado, “En proceso”: La IE aún no envía la DG a la UGEL para aprobación.

- Estado, “Enviada”: La IE envío la DG y la UGEL aún no culmina el proceso de revisión.
- Estado, “Observada”: La UGEL o la OGA del MINEDU, ya revisó la DG y han encontrado
inconsistencias que es necesario subsanar. En este caso, la observación a subsanar será
enviada al correo electrónico del director o responsable.
- Estado, “Aprobada”: La UGEL ha culminado la revisión de la DG y está apta para pasar a
revisión final de la OGA del MINEDU.
- Estado, “Confirmada”: La DG ha sido validad por la OCCP del OGA. Con este estado
culmina el proceso de aprobación de la DG.
En el caso que la DG esté “Observada”, se notifica la observación a subsanar

a través de Sí Financia al correo del director o responsable. Ocurrido esto, es
responsabilidad del director o responsable subsanar la información e ingresar
al módulo “Declaración de gastos” para editar y volver a enviar la DG.
29. ¿Una vez aprobada la DG, que acción debo seguir?

Aprobada la DG, el director o responsable accede al módulo “Declaración de

Gastos”, da clic en “Vista previa” para acceder y descargar la DG aprobada, la
imprime y la firma junto con la CGCO o la que haga sus veces.
Finalmente, se escanea la DG firmada y se adjunta en Sí Financia, accediendo

al módulo “ICA”.
No olvidar archivar la DG original firmada, como parte del ICA a presentar a la

UGEL.
Paso 05 Realizar la devolución de recursos no usados
30. ¿Cómo hago la devolución de recursos?
Si luego de haber recibido la notificación de validación de la DG por la OGA, se

le solicita al director o responsable a su correo, realizar la devolución de recursos
no usados. Asimismo, ingresa al módulo “Declaración de gastos”, da clic en
“Vista previa” para acceder a la DG aprobada y verifica en la parte inferior el saldo a
devolver.
Hecha esta verificación, en un plazo de 24 horas, el director o responsable de la

subvención se acerca al Banco a realizar la devolución la devolución respectiva.
Devueltos los recursos no usados, el director o responsable ingresa al módulo
“ICA” de Sí Financia, para descargar y elaborar el Anexo N° 08: Formato de
devoluciones de saldos. Firmado el anexo 08, lo sube a Sí Financia junto, en un solo
archivo, con el voucher de devolución, ingresando al módulo “ICA”.
Además, el Anexo 08 y el voucher originales se archivan como parte del ICA.
Paso 06 Elaborar, registrar en SÍ FINANCIA y enviar el ICA a la UGEL
31. ¿Cuándo elaboro el ICA?

Culminadas las acciones y haber devuelto los recursos no usados, cuando corresponda,
el director o responsable procede a elaborar el ICA del 10/10/2022 al 14/10/2022,
pudiendo elaborarse antes de este periodo.
32. ¿Qué debe contener el ICA?
El ICA contiene:
1) Oficio de presentación de ICA.

2) Anexo N° 5: Acta de compromiso, debidamente firmada por el director o
responsable de la ejecución de la subvención.
3) Anexo N°6: Acta de conformación del CGCO o la que haga sus veces.
4) Anexo N° 10: Ficha de adquisición de bienes y contratación de servicios (FAS),

aprobada por FONDEP y firmada por el CGCO o la que haga sus veces.
5) Anexo 11: Ficha de Declaración de Gastos aprobada por la UGEL, firmada por
el CGCO o la que haga sus veces.
6) Comprobantes de pago originales y registrados en Sí Financia (boletas de venta,

recibos por honorarios), que sustentan los gastos realizados en la adquisición de
bienes y/o contratación de servicios.
7) El registro fotográfico de los bienes y servicios adquiridos.
8) Copia(s) del (de los) voucher(s) de los retiros del BN realizados durante la
ejecución del PE.
9) Anexo 08: Formato de devolución de saldos, con la respectiva copia del voucher
de depósito de la devolución en la cuenta de ahorro en el BN. (Solo si
corresponde)
10) Anexo 09: Entrega de cargo debidamente firmado.
33. ¿Dónde encuentro los formatos y anexos que se usarán para elaborar el
ICA?
Para acceder a esta información, dar clic al módulo “ICA” para descargar los anexos
y formatos en versión editable.
34. ¿Cómo elaboro y registro en Sí Financia el ICA?
Se ingresa al módulo “ICA” de Sí Financia, se da clic en “Descargar” oficio de
presentación de ICA, para obtener el formato editable. Luego llenarlo, imprimirlo
y firmarlo.
Luego, descargar los anexos (5, 6, 8 y 9) dando clic en “Descargar” y proceder

a completar los datos solicitados, imprimirlos y firmarlos cuando sea necesario.
Finalmente subirlos al sistema dando clic en “Adjuntar”.
No olvidar, que el anexo 06 solo se descarga e imprime y que el anexo 8, se

usa sólo si corresponde hacer alguna devolución de recursos no ejecutados y
va acompañado con el voucher de devolución respectivo.
Asimismo, asegurarse de contar con los anexos 10 y 11 aprobados y firmados en
original, los comprobantes de pago originales, los voucher de retiro del BN y el registro
fotográfico de las adquisiciones realizadas.
35. ¿Debo enviar el ICA a la UGEL?
Elaborado y registrado el ICA en Sí Financia, organizar todos los documentos originales
según el orden que se señala en el oficio de presentación del ICA e ingresarlo en físico
por mesa de partes de la UGEL.
Presentado el informe, finalmente, se escanea el cargo del oficio de ingreso y se adjunta
en el módulo “ICA”.
ANEXO 11
FICHA DE DECLARACIÓN DE GASTO
Responsable Mijaíl Carrasco Vélez Región Cajamarca

Unidad Ejecutora 024
DNI 6899975 provincia Contumazá
Nombre de IE El Portal Email chilete@gmail.com Distrito Chilete
Modalidad Subvención Número de cuenta 07342651877
Código CF19003451 Cuenta
Proyecto Aprendemos reflexivamente Fecha de declaración
Tipología del Proyecto Nuevos modelos de evaluación Hora de Declaración Monto asignado 16000
Componente: Presencia Digital de la IE Sub Componente: Aplicativos móviles y/o páginas Web
Documento
Unidad de Costo Costo Total
Tipo Concepto Cantidad Proveedor
Medida Unitario SI. SI.
Fecha Tipo de comprobante RUC
Servi Recibo por honorarios Ana Elizabeth

Servicio en diseño de recursos digitales. 01 Unidad 10/02/2022 10443526780 S/. 3000.00 s/. 3000.00
cio Nº 01-0078 Cantuarias Dioses
Total, subcomponente S/. 3000.00
Componente: Equipamiento y recursos educativos Sub Componente: Dispositivos de usuario
Costo Costo Total
Documento Proveedor
Unidad de Unitario SI. SI.
Tipo Concepto Cantidad
Medida
Bien Equipos móviles inteligentes. 10 Unidad 20/02/2022 Boleta Nº 001-0245 20156489231 ECOTEC EIRL S/. 650.00 s/. 6500.00
Componente: Equipamiento y recursos educativos Sub Componente: Dispositivos interactivos, audiovisuales para el aula
Costo Costo Total

Documento Proveedor
Unidad de Unitario SI. SI.
Tipo Concepto Cantidad
Medida
Bien Equipos de radio parlantes 05 Unidad 18/02/2022 Boleta Nº 002-0023 10982343260 SOUNDTRACK SRL S/. 100.00 s/. 500.00
Componente: Aplicativos y plataformas Sub Componente: Adquisición de software para el aprendizaje
Documento
Medida Tipo de Unitario SI. SI.
Fecha RUC
comprobante
Recibo por
Servi Servicio de diseño pedagógico de
01 Servicio 10/02/2022 honorarios Nº 02- 11782343260 Paul Bazán Lozada S/. 2000.00 s/. 2000.00
cio Google Classroom
0010
Componente: Desarrollo de Competencias Sub Componente: Servicios de capacitación pedagógica
Documento
Medida Tipo de Unitario SI. SI.
Fecha RUC
comprobante
Servicio de diseño y desarrollo de un Recibo por Ascencio

Servi
programa formativo en evaluación para el 01 Servicio 22/02/2022 honorarios Nº 02- 10035768521 Hinostroza S/. 4000.00 s/. 4000.00
cio
aprendizaje. 0092 Pajuelo
Total: SI. 16, 000
Asignado Programado Ejecutado Saldo Gasto en Bs Gasto en Ss
s/ 16, 000 s/ 16, 000 s/ 16, 000 00.00 43% 57%
ANEXO
DECLARACIÓN JURADA DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS PARA CONTRATAR CON INSTITUCIONES
EDUCATIVAS SUBVENCIONADAS POR EL FONDEP
El/La que suscribe (Apellidos y Nombres)

con RUC N°
identificado(a) con DNI / CE N°
Domicilio (distrito, provincia y departamento):
Declaro bajo juramento lo siguiente:

Que, no me encuentro bajo ninguna causal de prohibición y/o impedimento o inhabilitado(a) ni administrativa ni
1 judicialmente para contratar con instituciones públicas, conforme al artículo 11° de la Ley de Contrataciones del
Estado y artículo 7° de su Reglamento.
Que, me comprometo a brindar el servicio en el tiempo y las condiciones acordadas con la IE XXXX y a emitir el
2 comprobante de pago respectivo cuando la escuela lo disponga, en la contratación del servicio de:
Servicio de xxxxxxxxxxxxxxxx (colocar según lo descrito en la FAS aprobada)
Que, no estoy incurso(a) en la prohibiciones e incompatibilidades establecidas en la Ley N° 27588 - Ley que
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establece prohibiciones e incompatibilidades de funcionarios y servidores Públicos, así como de las personas que
presten servicios a instituciones públicas bajo cualquier modalidad contractual.
Que, no he sido implicado(a) en delitos de terrorismo, apología del terrorismo, delitos de violación de la libertad
sexual y/o delitos de tráfico ilícito de drogas, ni he sido sentenciado(a), con resolución consentida o ejecutoriada,
ni me encuentro dentro de un proceso de investigación para el esclarecimiento de la comisión en cualquiera de los
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delitos a los que se refiere la Ley N° 29988, su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N° 004-2017-
MINEDU, la Ley N° 30794, y la Norma Técnica “Disposiciones que regulan la aplicación de la Ley N° 29988 y su
Reglamento en el Minedu, DRE y UGEL” aprobada por Resolución Ministerial N° 241-2018-MINEDU.
Que, no me encuentro inhabilitado(a) para prestar servicios con el Estado, conforme al REGISTRO NACIONAL
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DE SANCIONES DE DESTITUCIÓN Y DESPIDO - RNSDD.
Que, no me encuentro inmerso(a) en el ámbito de aplicación de la Ley N° 28175 - Ley Marco del Empleo Público,
6 por lo que puedo percibir ingresos provenientes del Estado relacionados a la contratación de cualquier prestación
de servicios.
7 Que, no formo parte del equipo directivo y/o docente de la IIEE con la que estoy contratando el servicio señalado.
Que, en caso de ser docente activo, declaro que el trabajo encomendado, lo desarrollaré en tiempos fuera de la
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jornada docente y no afectará el desarrollo de las actividades escolares.
Que, no cuento con sanción vigente de inhabilitación o suspensión inscrita, en el Registro Nacional de Sanciones
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Contra Servidores Civiles.
Que, declaro el siguiente correo electrónico, el cual servirá de medio de comunicación para toda notificación que
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deba realizarse en relación al servicio indicado:
Correo Electrónico
Fecha que suscribo mi Declaración:
Firma:
Apellidos y Nombres
Manifiesto que lo mencionado responde a la verdad de los hechos y tengo conocimiento que, si lo declarado es falso, será de aplicación lo establecido en el Artículo
427º y el artículo 438º del Código Penal, que prevé pena privativa de libertad, para los que hacen una falsa declaración violando el principio de presunción de
veracidad, así como para aquellos que cometan falsedad, simulando o alterando la verdad intencionalmente
DECLARACIÓN JURADA DE ADQUISICIÓN Y PROPIEDAD DE BIENES Y

SERVICIOS EN EL MARCO DE LA SUBVENCIÓN DE PROYECTOS GANADORES
DEL CNPIE 2022 DEL FONDEP
Día Mes Año
Yo,………………………………………………………. Identificado con el D.N.I

N°…………………, integrante del equipo de innovación educativa del proyecto ganador del
CNPIE 2022 del FONDEP, con código CNPIE2022-XXXX, de la IE XXXX, perteneciente a
la DRE XXXX y UGEL XXXX; declaro bajo juramento:
Que, realice la adquisición de los siguientes requerimientos con los recursos provenientes
de la subvención de proyectos ganadores del CNPIE 2022 otorgada por el FONDEP, cuyo
comprobante de pago ha sido girado a mi nombre:
TIPO CONCEPTO CANTI COSTO COST TIPO DE Nº DE FECH
DAD UNITARIO O COMPRO COMPRO A
TOTAL BANTE BANTE
Que, estos requerimientos son de propiedad de la IE XXXX, beneficiaria de la subvención

de proyectos del FONDEP, debiendo la UGEL de la jurisdicción, realizar las acciones
correspondientes para la regularización de estos activos a favor de la escuela.
.............................................
(Nombre y apellido)
DNI Nº

Tutorial - Cómo Ejecuto y Declaro Los Gastos - Iiee

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SUBVENCIÓN DE PROYECTOS GANADORES DEL CNPIE 2022 DEL FONDEP

ETAPA: EJECUCIÓN Y CIERRE DE ACCIONES

Director o responsable de la II.EE

1. ¿En qué consiste la etapa de ejecución de acciones?

3. ¿Qué tareas son de responsabilidad del director o responsable de la

Paso 01 Adquirir los bienes y servicios aprobados en la FAS y enviar

4. ¿Cuándo debo adquirir los bienes y contratar los servicios?

Los bienes y servicios programados en la FAS aprobada, se adquieren del 25/07/2022

Los servicios contratados y pagados del 25/07/2022 al 23/08/2022, pueden ser

6. ¿Puedo adquirir un bien o contratar un servicio que no esté programado en la

7. ¿Qué requisitos deben cumplir los proveedores?

ANTES DE ADQUIRIR Y PAGAR

Es responsabilidad del director o responsable de la subvención, antes de

Elegir el mejor proveedor, Verificar que los proveedores cuenten con el

Que emitan los comprobantes de pago correspondientes: Boletas de

Veamos ejemplos de FICHA RUC

b) Ficha RUC de proveedor válido autorizado a emitir boletas de venta

c) Ficha RUC de proveedor válido autorizado a emitir boletas de venta

Si, siempre y cuando el proveedor cumpla con las características anteriormente

9. ¿Puedo contratar a un docente o directivo de la IE para que nos brinde un

No, se deben contratar profesionales externos a la IE que cumplan con el perfil

Es responsabilidad del director o responsable de la subvención, verificar el

11. ¿Necesariamente, debo recurrir a los proveedores que durante la elaboración

Según lo establecido en la RM Nº 042-2022-MINEDU, son 03 los comprobantes a usar:

a) Boletas de venta: Cuando se adquiera los bienes aprobados en la FAS o se

b) Recibos por honorarios: Cuando se contrate los servicios aprobados en la FAS y

c) Declaración jurada – DJ: Se usará cuando se adquiera bienes o se contrate

Comprobante electrónico tipo IN VOICE

En casos particulares, donde algunos de los bienes o servicios aprobados en

14. ¿A nombre de quién se emite el comprobante?

Cuando el pago es online y el comprobante sale a nombre de quien hizo

En este caso, como

15. ¿Qué fecha debo consignar en los comprobantes?

16. ¿Cuándo un comprobante de pago está adecuadamente emitido?

Para que un comprobante de pago sea aceptado como válido en la declaración

- Es emitido de forma manual o electrónica a nombre de la IE beneficiaria por un

A continuación, se presenta ejemplos referenciales de una correcta e

Boleta de venta manual emitida de manera correcta

Razón social, dirección del

Usuario, que en el caso de

Boleta de venta electrónica emitida de manera correcta

Razón social, RUC y dirección del

Nombre del comprobante y

Boleta de venta emitida de manera incorrecta

En este caso no es boleta, es una nota de venta

Recibo por honorarios emitido correctamente

Usuario, que en el caso de subvenciones

Forma de pago al contado

Concepto del servicio prestado,

Costo del servicio

Emisión incorrecta de recibo por honorarios

Código del Proyecto: CF19003451

Código del Proyecto: CF19003451

Es responsabilidad del director o responsable de la subvención, enviar al

Solo en los casos de haber recabado Boletas de venta (manuales o electrónicas)

Después de haber adquirido el bien o servicio, el director o responsable, verifica que el

a) Verificación de autorización de comprobante electrónico: Boleta de venta

Acceder a: https://ww1.sunat.gob.pe/ol-ti-itconsvalicpe/ConsValiCpe.htm, llenar los

Luego, tomar captura de pantalla de la consulta de validez del comprobante

- Acceder a: https://e-consulta.sunat.gob.pe/cl-at-itconcompag/ccS01Alias, llenar

Luego, tomar captura de pantalla de la consulta de validez del comprobante

Paso 02 Registrar los comprobantes en SÍ FINANCIA

18. ¿Cuándo debo registrar en SÍ FINANCIA el comprobante del bien o servicio