Organización de eventos en las RRPP

Profesor: José Ángel Grudas

 Pre-Evento
- Fijar un objetivo/finalidad

- Identificar el público y mensaje a transmitir

- Delegar o asignar cargos

- Seleccionar fecha, hora, lugar.

- Establecer un programa / agenda de evento

- Definir estrategias para promoción y

patrocinios

- Generar un presupuesto (Cuánto nos costará)

- Definir ponentes
Profesor: José Ángel Grudas
 Otros detalles para tener en cuenta
- Innovar
- Establece metas (Presupuesto,
ponentes etc)

- Aprovechar los medios digitales (RRSS,

Internet)

- Visitar con días anticipados el espacio

donde se realizará el evento.

- Diseñar, flyer, poster, pendones, logos,

páginas 2.0
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 Otros detalles para tener en cuenta
- Enviar invitaciones a la prensa y
autoridades de la Universidad

- Estar en constante comunicación con

los ponentes, por posibles
cancelaciones, etc.

- Preparar un plan para situaciones de

emergencia

- Confirmar reservaciones, hoteles,

refrigerios, decoración, sonido.
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 Otros detalles para tener en cuenta

- Vestimenta de los organizadores (debe

haber uniformidad, clase y elegancia)

- Vestimenta y desempeño de los

oradores de nuestro evento (son la
imagen del mismo)

- Refrigerios de organizadores, oradores

y colaboradores.

Profesor: José Ángel Grudas

 El evento
- Ser puntuales en la hora de inicio
- NO improvisar
- Ser concisos en las ponencias
(tiempo estimado de 20 minutos
para cada una)
- De igual forma la ronda de
preguntas y respuestas (5 minutos)
- Ser cortes y atentos con nuestros
ponentes e invitados ( entradas,
camerinos, baños, almuerzo, etc)
Profesor: José Ángel Grudas
 El evento
- Apertura (Musical, teatral ,vídeo)
- Bienvenida y presentación por parte de los
oradores
- 1ra ponencia
- Ronda de preguntas y respuestas
- 2da ponencia
- Ronda de preguntas y respuestas
- Receso
- 3ra ponencia
- Ronda de preguntas y respuestas
- 4ta ponencia
- Ronda de preguntas y respuestas
- Despedida y cierre
Profesor: José Ángel Grudas
 Post – Evento
- Cerrar las cuentas, RRSS, Páginas

- Agradecer a patrocinantes,
prensa, ponentes, colaboradores

- Publicar fotos, vídeos, etc

Profesor: José Ángel Grudas

 Cargos del departamento de RRPP para el evento

Director
Sub-director
Administrador
Asistente Administrador
Coordinador de Comunicación
Coordinador de Protocolo y Prensa
Coordinador de Logística y transporte
Productor
Co- Productor
Coordinador de Publicidad

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