UNIVERSIDAD NACIONAL DE SANTIAGO DEL ESTERO

RECTORADO
ESCUELA DE ARTES Y OFICIOS

CURSO:

DOCENTE/CAPACITADOR:

AÑO:

1
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ESCUELA DE ARTES Y OFICIOS

Diseño, planificación, organización, ejecución y evaluación de un evento

Evento

Acontecimiento programado que responde a una finalidad específica, en el cual el sujeto fundamental es el
hombre y sus relaciones con el medio ambiente.

Los eventos responden a situaciones de grupo y se realizan en espacios y tiempos determinados. Tienen
objetivos pre-fijados, cuidadosamente desarrollados y seguidos a conciencia durante todas las etapas de su
planificación.

Calificación de eventos

De acuerdo con el grado de

De acuerdo con su naturaleza De acuerdo al alcance
exclusividad
- Culturales
- Sociales
- Comerciales
- Internacional
- Deportivos
- Públicos - Nacional
- Educativos
- Privados - Regional
- Tecnológicos
- local
- Políticos
- Científicos
- Recreativos

Etapas de un evento

Pre – evento

1. Definir:
a. Objetivos
b. Tipo: (Reunión, Foro, Jornada, Inauguración, Acto Político, Fechas Patrias, Etc.)
c. Nombre del evento

2. Nombrar comité organizador

a. Coordinador General (Encargado de la coordinación completa del evento)

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b. Comisiones de trabajo (la cantidad necesaria como actividades necesiten realizar)

3. Selección de fecha y hora

Para hacerlo, siempre tener en cuenta:

a. Su público
b. El trabajo que hay que hacer.
c. Fechas populares de vacaciones.
d. Feriados o asuetos
e. Cambios climáticos.
f. Interrupciones al transporte público.
g. Fechas de eventos similares o de gran concurrencia.
h. Disponibilidad de proveedores y locales.
i. Horarios Laborales.

4. Determinar el número y el tipo de asistentes

a. Expositores: encargados de las disertaciones
b. Participantes: público
c. Delegados: representantes de empresas, instituciones o grupos particulares
d. Invitados especiales: personas que por su prestigio, reconocimiento científico, social o
político, le confieren notoriedad a evento.

5. Seleccionar lugar del evento

a. Espacio físico teniendo en cuanta: Capacidad, comodidad, iluminación, equipos y accesos

6. Elaborar cronograma de actividades

Con el siguiente formato:

Comisión Encargado Tarea Duración Observación

Cuando finaliza el evento

Cuando finaliza el evento
se completa la
se completa la
 Carla Peralta “Observación”, con la
 Decoración del “Duración”, con el tiempo
 Augusto evaluación de la realización
Ornamentación salón principal que les llevo realizar la
Santillán de actividad, si hay que
 Mesa del escenario actividad, para tener en
 Isabel López mejorar o cambiar cosas,
cuenta en el próximo
para tener en cuenta en el
evento
próximo evento

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7. Recursos
a. Humanos: personal profesional y obrero
b. Materiales: Elementos necesarios e instalaciones
c. Técnicos: equipos de sonido, grabación, audiovisual, computación, comunicación y
producción, programas, cronogramas, etc.

8. Promoción del evento

a. Medios de comunicación
b. Correos
c. Publicidad impresa
d. Ruedas de prensa

9. Elaborar presupuestos y determinar fuentes de financiamiento

Ingresos Egresos
- Espacios publicitarios - Publicidad y promoción - Recursos humanos
- Actividades especiales - Impresos y originales - Servicios profesionales
- Ventas - Alojamientos - Alquileres de equipos
- Concesiones de venta - Alquiler y montaje de - Papelería
- Aranceles del evento salones - Imprevistos
- Donativos y patrocinios - Transportes - otros
- Venta de paquetes sociales, artísticos, culturales - Eventos sociales
y deportivos

10. Selección y capacitación del personal

Evento

1. Recepción de los participantes y traslados a alojamientos

a. En el caso que el evento a realizarse dure 1 o más días, y necesiten que los asistentes o
invitados especiales se queden la cantidad de días como dure el evento
2. Acreditaciones
a. Del público en general y/o invitados especiales, en el caso que lo necesiten.
3. Realización de acto de inauguración
4. Coctel de bienvenida
a. Cuando el evento implica la duración de varias horas, o tenemos invitados de una jerarquía
importante, hay que tener en cuenta este ítem, para darles el recibimiento o decoro
necesario para agasajarlos.

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5. Ejecución de programa de actividades

a. Previamente realizado, con la programación del evento, desde que inicia hasta que termina,
cuales son las actividades que se realizan y en que orden.
6. Clausura del evento
7. Realización de evento social de despedida
a. Cuando el evento implica la duración de varias horas, o tenemos invitados de una jerarquía
importante, hay que tener en cuenta este ítem, para darles el recibimiento o decoro
necesario para agasajarlos.
8. Recorrida turística
a. Generalmente se realiza también cuando un evento dura 2 días, y los asistentes o invitados
especiales, tienen tiempo disponible después del evento, hay que asistirlos en todo lo
necesario.
9. Traslado de participantes, invitados especiales y disertantes a las terminales de transportes

Post evento

1. Recopilación y archivo de la información pertinente del evento

a. Conclusiones
b. Elaboración de memoria
c. Información de disertantes
d. Información académica y administrativa
2. Evaluación
a. Opinión de participantes
b. Opinión de expositores
c. Opinión de comité organizador
d. Comparación cualitativa y cuantitativa entre lo programado, lo ejecutado y lo alcanzado

3. Agradecimientos
a. Auspiciantes
b. Patrocinadores
c. Ponentes
d. Otros colaboradores

4. Cumplimiento de compromisos
a. Cancelación arancelaria con proveedores
b. Pago de recursos humanos contratado para trabajar en el evento
c. Devolución de materiales o quipos que se hayan prestado para la realización del evento.