ANEXO

MATRIZ DE NECESIDADES Y ATRIBUTOS DEL SERVICIO

EQUIPO DE GESTIÓN: ____FACULTAD DE AGRONOMÍA _____________________ SERVICIO___Análisis de Muestras de Laboratorio______
USUARIO: Personas jurídicas y Naturales, directores de proyectos de investigación, tecnólogos y campesinos.__________

NECESIDADES FORMA DE SATISFACER LA ATRIBUTO RESPONSABLE RECURSOS TIEMPOS

DEL USUARIO NECESIDAD

Conocer características de las Recepción y análisis de Rápido y Confiable CIER, Tesorería, Laboratorios, materiales y Tramite: 2 hrs
muestras muestras – Atención Laboratorios equipos Resultado:1 mes
Información de los servicios Entregar información Clara, precisa, oportuna, Servidores Equipo de Pagina Web, Cartelera de Inmediato
prestados completa Gestión Información

HOJA #____1_____DE___1______
 MATRIZ DE NECESIDADES Y ATRIBUTOS DEL SERVICIO
EQUIPO DE GESTIÓN: ____FACULTAD DE AGRONOMÍA _____________________ SERVICIO___Contratación______
USUARIO: Contratistas y proveedores en general_________

NECESIDADES FORMA DE SATISFACER LA ATRIBUTO RESPONSABLE RECURSOS TIEMPOS

DEL USUARIO NECESIDAD

Solicitud de contrato Elaborar orden contractual
bajo las normas de ley
Notificación del contrato Notificar antes de que se de
inicio al contrato
Rápida, oportuna y acertada
Oportuna y acertada
Sección de contratación Capacitación, conocimiento 25 días hábiles
de procesos y
procedimientos
Sección de contratación Equipos y puesto de trabajo 45 días hábiles
disponible, personal no
adecuado para el cargo

HOJA #____1_____DE___1______
 MATRIZ DE SERVICIO
EQUIPO DE GESTIÓN: Facultad de Agronomía SERVICIO: Contratación USUARIO: Proveedores

ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO: La Facultad de Agronomía de la Universidad Nacional de Colombia brinda a la comunidad en general una atención integral
en los servicios de formación, investigación y extensión de forma oportuna, eficiente, confiable y amable.

MOMENTO DE VALORES RESPONSABLE TIEMPOS INSTRUCCIÓN FALLA ACCIÓN DE

VERDAD AGREGADOS O POTENCIAL CONTINGENCIA
INFORMACIÓN
1. Recibir • Enviar información Quien necesite el bien o Dependiendo de la • Normatividad. • Fallas técnicas. • Entrega
comunicación directa via mail. servicio necesidad. • Formato. • Calidad. personal.
para cotizar • Seguimiento. • Características • Falta de claridad. • Aclarar la
productos y del bien. información.
servicios
2. Revisar Verificar si puede prestar Gerente Los días que tiene de Caracteristicas del No contar con los • Recomendar
requisitos y el servicio y cuenta con plazo para presentar la bien o servicio documentos o con otro gerente.
elaborar oferta. todo lo necesario o que oferta. solicitado y contar las cantidades • Conseguir el
mejor elemento tiene. ? con la necesarias. documento
documentación faltante y suplir
requerida. la necesidad.
3. Presentación de Información clara en • Proveedor. Lo decide quien solicita Parámetros de la • Oferta no llena • Ser claro en la
la oferta. cuanto a parámetros. • Quien solicita el el servicio. presentación de la bien requisitos. invitación.
servicio. oferta. • Cotización de • Estar dispuesto
productos no a aclarar dudas.
solicitados o con
características no
solicitadas
HOJA # 1 DE 2
 MATRIZ DE SERVICIO
EQUIPO DE GESTIÓN: Facultad de Agronomía SERVICIO: Contratación USUARIO: Proveedores

ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO: La Facultad de Agronomía de la Universidad Nacional de Colombia brinda a la comunidad en general una
atención integral en los servicios de formación, investigación y extensión de forma oportuna, eficiente, confiable y amable.

MOMENTO DE VALORES RESPONSABL TIEMPOS INSTRUCCIÓN FALLA POTENCIAL ACCIÓN DE

VERDAD AGREGADOS E O INFORMACIÓN CONTINGENCIA
4. Recibir • Enviar respuestas via Quien necesite el Depende de la • Normatividad. • Fallas técnicas. Seguimiento.
respuesta de mail. bien o servicio. necesidad. • Formatos. • Demoras.
aceptación o no • Enviar respuestas via
de la oferta. telefónica.
• Seguimiento
5. Reunir y • Revisar cada uno de Personal Unidad De acuerdo al tipo de • Normatividad. • Desconocimiento de • Consultar con el
entregar los documentos Administrativa. orden contractual • Lineamientos algunas normas o resto del personal o
documentación recibidos • Guías y parámetros de con el jefe de unidad
requerida para minuciosamente Quien recibe documentación de contratación • Revisar todos los
la contratación • Orientar al usuario documentos procesos • Confiarse y no revisar documentos
para diligenciarlos todos los documentos minuciosamente,
completa y minuciosamente incluso cuando se
correctamente reciben por 2da vez
6. Recibir • Informar • Quien notifica. Lo especificado en el • El contrato. Datos incorrectos. Verificar datos para
notificación de oportunamente. • Por parte del contrato. • Politicas de comunicar
la contratación • Informar al proveedor proveedor, control. oportunamente.
y firma del el tiempo de entrega e firma oportuna.
contrato indicar el proceso para
la entrega.
7. Ejecución del • Interventoría oportuna. Interventor Cumplir con el • Conocer el • Tiempo estipulado en • Revisar los
contrato • Indicación datos para tiempo estipulado en objetivo de la la contratación procedimientos.
la entrega la ODC-005.? orden. insuficiente. • Dar información
• Las políticas y • Falta de información general en el
formatos para la en los trámites momento oportuno.
entrega del bien. internos.
HOJA # 2 DE 2
 PLAN DE FORMACIÒN
EQUIPO DE GESTIÓN: Facultad de Agronomía.
SERVICIO: Contratación de proveedores.

ATRIBUTO ACTIVIDAD PARA INTENSIDAD HORARIA RESPONSABLE TIEMPOS RECURSOS

ADOPTAR EL
ATRIBUTO
Oportuno • Recibir documentos y • Inmediato. • Equipo administrativo. • Inmediato. Humanos, físicos,
tramitaciones ? el mismo • 4 horas (2 sesiones de • Coordinador SIMEGE • A respuesta de técnicos , tiempo,
dia (Buena práctica). 2 horas) (Decanatura) SIMEGE CENTRAL disponible.
• Taller manejo efectivo del
tiempo
Eficiente • Taller de comunicación • 8 horas (4 sesiones de • Coordinador SIMEGE • A respuesta de Humanos, físicos,
¿? 2 horas). (Decanatura). SIMEGE técnicos , tiempo,
• Revisión de • 4 horas (2 sesiones de • Coordinador SIMEGE, CENTRAL. disponible.
procedimientos y 2 horas) Equipo administrativo. • 15 días.
comunicación.
Confiable Taller de valores (compromiso • 2 ½ hrs (1 sesión) • Coordinador SIMEGE • 15 días. Humanos, físicos,
ético) (Decanatura). técnicos , tiempo,
disponible.
Amable • Taller de servicio (Buen • 6 horas (2 sesiones de • Coordinador SIMEGE • Inmediato Humanos, físicos,
servicio) 3 horas) (Decanatura). (Radicado) técnicos , tiempo,
• Actividad de integración • 4 horas (1 sesión) • A respuesta de disponible.
para fortalecer equipo dependencias
internas

HOJA #1 DE 1
 MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE USUARIOS
EQUIPO DE GESTIÓN: Facultad de Agronomía.

SERVICIOS USUARIOS
OFRECIDOS POR EL
AREA
Contratación Proveedores,
contratistas, docentes,
estudiantes.

Análisis de muestras. Usuarios, campesinos,

técnicos.

HOJA #1 DE 1