PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE

NOMBRE DEL APRENDIZ

CENTRO DE APRENDIZAJE Y CAPACITACIÓN “CENACAP”

TÉCNICO LABORAL AUXILIAR EN ARCHIVO Y REGISTRO
ORGANIZAR ARCHIVOS DE GESTIÓN
VILLAVICENCIO
2022
 PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE

NOMBRE DEL APRENDIZ

Trabajo presentado como nota final

Docente
Laura Lucía Mejía López
Instructora Asistencia Administrativa y Archivo

CENTRO DE APRENDIZAJE Y CAPACITACIÓN “CENACAP”

TÉCNICO LABORAL AUXILIAR EN ARCHIVO Y REGISTRO
ORGANIZAR ARCHIVOS DE GESTIÓN
VILLAVICENCIO
2022
 INTRODUCCIÓN

La necesidad de una gestión documental en las empresas suele surgir cuando

se alcanza un punto crítico en el almacenamiento y producción, y aparece la
necesidad de recuperar y reutilizar documentos. La producción y archivado
incontrolado de documentos obligará a grandes esfuerzos futuros para
localizar dicha documentación. Si un
documento no es fácilmente
localizable, es como si no existiese. Lo
que se traduce en una potencial
pérdida de información y, sobre todo,
de productividad.

El tema archivístico ha sido

Contemplado en diferentes momentos
de la historia del país. En la legislación
colombiana se han establecido
normas sobre deberes y derechos en
materia de documentos como
instrumentos de información. Por
ejemplo, la Constitución Política de
Colombia de 1991 consagra, en el
artículo 23, el derecho de petición, que incluye el de solicitar y obtener
acceso a la información sobre la acción de las autoridades. En este mismo
sentido se expidió la Ley 594 en julio 14 de 2000, por medio de la cual se
dicta la Ley General de Archivo. Además, el Código Contencioso
Administrativo contempla en su artículo 17 el derecho a la información. Todas
estas normas evidencian la constante preocupación por respaldar legalmente
la adecuada gestión de documentos, lo cual incluye la forma de conservación,
seguridad y acceso a los mismos.

En este orden de ideas y ante el desconocimiento de las normas legales y

técnicas que regulan los aspectos propios de la gestión archivística, se hace
necesario el fortalecimiento de una cultura que permita desvirtuar el
anacrónico concepto de archivo como depósito de papel sin ningún valor u
organización, por uno más moderno que contemple la gestión documental
desde la producción o recepción del documento pasando por la organización,
conservación, recuperación y difusión de la información contenida en él.
 CONCLUSIONES

La gestión documental aporta ventajas como ahorro de tiempo, organizar y

mantener correctamente los documentos de la empresa y es una tarea clave
que nos puede ahorrar muchísimo tiempo y dinero al querer encontrar un
documento o información, también permite conservar documentos teniendo
como base la normatividad de la ley general de archivos.

El reto de la gestión documental es buscar soluciones adecuadas, funcionales

y tecnológicas que garanticen su originalidad e integridad. También debe
cuenta con un buen sistema de administración de documentos que permita
almacenar y recuperar la información, es vital para la permanencia de
cualquier organización, sin importar su tamaño.

Como recurso, la gestión documental provee información, y como activo,

proveen documentación. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar
la información, éstos nos ayudan a localizar el documento en una forma más
rápida y desde cualquier lugar, sea en la organización o fuera de ésta.