2.

DESARROLLO DE LAS PRÁCTICAS CURRICULARES

Las practicas curriculares se desarrollaron en el área operativa de la organización esta área se

encarga de todo tipo de trámites relacionados con el Régimen de Prima Media Y el programa
Beps, aplicando los conocimientos requeridos donde se desarrollaron funciones de apoyo a la
atención de ciudadanos de acuerdo con los lineamientos establecidos, cumplir con los protocolos
de atención definidos por la institución, realización de trámites BEPS cumpliendo con los
indicadores de calidad documental establecidos, realizar gestiones operativas con la apertura y
cierre de punto seguimiento, y alistamiento documental, atención a las solicitudes de los
ciudadanos, apoyar el incentivo, el fomento al ahorro, educación financiera y asesoría individual,
apoyo a actividades que se requieran.
2.1DESCRIPCIÓN DEL ÁREA EN LA CUAL SE DESARROLLA LA PRÁCTICA CURRICULAR

En contraste con lo anterior el área operativa según López, Montoya y rave 2006 se realizan
funciones que se consideran las actividades que se desarrollan en la administración de la empresa
y van desde función de producción, mercadotecnia, recursos humanos y aspectos contables
financieros. ayudan a que la administración a cumplir compromisos internos que benefician el
crecimiento de la empresa. Esta área se conforma por doce colaboradores siendo el jefe punto
Alba Trujillo la directriz, seguido de tres orientadores Ángel Ramos, Natalia flores, yazmin un
aprendiz sena neider cuatro agentes de servicio Katherine Gutiérrez, Gustavo Cuello, María
Daniela Jiménez, Sonia Amaya, dos agentes de radicación Linda García, Aura Tapias y un agente
BEPS Andrea hernandez.

Por consiguiente el cargo de Gestor, se desempeña en la oficina que se encuentra

ubicada en las instalaciones de la administradora colombiana de pensiones
COLPENSIONES, en la calle 31 numero 6ª – 133 centro comercial mayales
etapa 2 local 228, en un horario de lunes a viernes de 07:30 am a 5:30 pm , en el
modulo 10 esta oficina cuenta con una infraestructura bien organizada, con
excelentes acabados y un clima agradable, el cual permite el desarrollo óptimo de
las funciones en la organización por parte de los colaboradores

Cada tramite tiene un proceso diferente el cual es atendido por los agentes dependiendo el
requerimiento los orientadores se encargan de segmentar el ciudadano e iniciar el trámite que
solicita el ciudadano el cual es dirigido a un agente de servicio o al agente BEPS esta área contiene
todos los elementos disponibles para la realización de los tramites y solicitudes, consta con un
módulo para cada agente el cual dispone de una computadora (pc) teclado, mouse, teléfono,
televisor, escritorio, gabetero, publicidad. La organización en cuanto a infraestructura, aseo e
higiene se encuentra en perfectas condiciones para el adecuado entorno laboral y la estadía del
ciudadano Para el aseo del puesto de trabajo se cuenta con el personal de servicios
generales (Eneila Maestre Diaz) dedicado a esta función, la cual realiza el higiene
y aseo del puesto dos veces al día, al iniciar la jornada laboral y después del
horario de almuerzo.
2 DESCRIPCIÓN Y DESARROLLO DE LAS FUNCIONES, ACTIVIDADES O
TAREAS REALIZADAS EN LA PRÁCTICA CURRICULAR.

FUNCIÓN No. 1: apoyo a la atención de ciudadanos de acuerdo con los lineamientos establecidos
No. ACTIVIDADES TAREAS (PASO A PASO) PARA
LOGRAR LA ACTIVIDAD
1. Revisar recursos para divulgación y ● .Conocer los lineamientos
ciudadanos viables para el programa establecidos e implementarlos en la
atención
● Asesorar oportunamente a los
ciudadanos según su solicitud
● Complementar actividades en
orientación a ciudadanos según el
requerimiento
 FUNCIÓN No. 2: cumplir con los protocolos de atención definidos por la institución
ACTIVIDADES TAREAS (PASO A PASO) PARA LOGRAR LA
ACTIVIDAD
Gestionar los pasos para cumplir ● Atender diariamente ciudadanos
con las técnicas para la oportuna dependiendo su solicitud
atención de los ciudadanos en la ● Ingresar a digiturno para el llamamiento de
la organización. cada ciudadano
● Solución de solicitud del ciudadano

● Cumplimento de tiempo de solicitud de 15

a 30 minutos

FUNCIÓN No. 3: realización de trámites BEPS, cumpliendo con los indicadores de calidad documental
establecidos

ACTIVIDADES TAREAS (PASO A PASO) PARA LOGRAR LA

ACTIVIDAD
Tramite de vinculacion ● Ingresar a la plataforma bizagi
● Identificar si el ciudadano cumple con los
requisitos para vincularse
● Brindar asesoría con respecto al programa
● Incio del tramite vinculación en la
plataforma
● Diligenciar los datos sensibles y básicos del
ciudadano
● Sacar fotocopia a la cedula al 150
● escanear fotocopia y subir a la plataforma
● Diligenciar ocupación económica
● Descargar formulario, imprimir.
● Firma y huella del ciudadano en el formulario
● Escanear formulario y subirlo a la plataforma
● Entregar copia del formulario al ciudadano
Tramite de destinacion de recursos
Devolucio de ahorros
Anualidad vitalicia
Tramite de petición quejas reclamo
sugerencias
● Ingresar a la plataforma bizagi
● Diligencair numero de identificación ciudadano
● Verificar si cumple con el requisito de la edad
de retiro para el tramite
● Iniciar tramite de destinación de recursos en la
plataforma
● Diligenciar datos del ciudadano
● Savar fotocopia a la cedula al 150
● Diligenciar formulario pago por ventanilla si el
ciudadano no tiene cuenta bancaria
● Firmar y huellar formulario pago por ventanilla
● Escanear y subir documentos a la plataforma
● Descarfar formulario de destinación
● Firmar y huella del formulario por el ciudadano
● Escanear y subir formulario a la plataforma
● Entegar copia al ciudadano
● Informar tiempo de respuesta de tramites
Colpensiones al ciudadano
● Ingresar a la plataforma bizagi
● Diligencair numero de identificación ciudadano
● Verificar si cumple con el requisito de la edad
de retiro para el tramite
● Calcular Bep según ahorros del ciudadano
● Iniciar tramite de destinación de recursos en la
plataforma
● Diligenciar datos del ciudadano
● Savar fotocopia a la cedula al 150
● Escanear y subir documento a la plataforma
● Descargar formulario de destinación
● Descargar formulario de Colombia mayor
● Firma y huella de formularios por el ciudadano
● Escanear y subir formularios a la plataforma
● Entegar copia al ciudadano
● Informar tiempo de respuesta de tramites
Colpensiones al ciudadano
 Ingresar a la plataforma bizagi
 Diligencair numero de identificación ciudadano
 Identificar solicitud del ciudadano
 Diligenciar formato de pqrs
 Iniciar el tramite de pqrs
 Seleccionar tipología de pqrs
 Diligenciar observación
 Anexar documentos entregados por el
ciudadano
 Descargar respuesta inmediata de
Colpensiones
 Firmar, escanear y subir a la plataforma
  Entregar respuesta al ciudadano
 Informar tiempo de respuesta de tramites
Colpensiones al ciudadano

FUNCIÓN No. 4: realizar gestiones operativas con la apertura y cierre de punto

ACTIVIDADES TAREAS (PASO A PASO) PARA LOGRAR LA
ACTIVIDAD
Apertura de punto para realizar ● Ingresar a la plataforma bizagi
los tramites
● Ingresar usuario y contraseña
● Ingresar en la opción caso, nuevo caso,
apertura de cierre diario de oficina, ofi
cierre-oficina punto atención, iniciar
proceso
● Ingresar en la opción caso nuevo caso
apertura de cierre diario de oficina ofi
apertura y cierre modulo agente iniciar
proceso
Cierre de punto ● Ingresar en , ofi cierre-oficina punto
atención habilitar cierre si,
● Ingresar en ofi apertura y cierre modulo
agente actualizar casos siguiente
● Ingresar en , ofi cierre-oficina punto
atención habilitar cierre si diligenciar
numero de bolsa de seguridad
● Descargar tapatula, imprimir
● Firmar y huellar tapatula, escanear y subir
● Cierre de oficina ok

FUNCIÓN No. 5: alistamiento documental

ACTIVIDADES TAREAS (PASO A PASO) PARA LOGRAR LA
ACTIVIDAD
Verificar gestionar y enviar ● Revisar documentos según los
adecuadamente los documentos lineamientos de cada solicitud y que sean
de cada tramite los correctos
● Alistamiento de tapatula
● Diligenciar guía de envio
● Ingresar documentos a la bolsa de
seguridad
● Sellar bolsa de seguridad
● Colocar tapatula y guía al respaldo para el
envio documental

2.3 DIFICULTADES DEL ESTUDIANTE PARA CUMPLIR CON LAS FUNCIONES, ACTIVIDADES O TAREAS
ASIGNADAS.

Ninguna dificultad se le presento al estudiante para el desarrollo de las actividades de manera que
recibió eficiente inducción, capacitación y ayuda por parte de los compañeros

2.4 LIMITACIONES DE LA EMPRESA QUE NO FAVORECIERON EL

DESARROLLO DE LAS FUNCIONES, ACTIVIDADES O TAREAS ASIGNADAS.

En la organización se manejan una serie de aplicativos para la realización de trámites y asesorías a

los ciudadanos por ende los usuarios del gestor se habilitaron tiempo después del inicio de sus
prácticas para el desempeño de sus funciones esto limito y condiciono su labor. Estos aplicativos
no solo afectan las funciones del gestor también afectan el cumplimiento del punto en termino de
requerimientos

Por otra parte la ausencia de herramientas básicas para el desempeño de las funciones el pc y la
impresora debían ser configuradas para el correcto desarrollo de las labores

LIMITACIONES DE LA EMPRESA PARA EL DESARROLLO DE LAS PRÁCTICAS

No. DIFICULTADES EXPLICACION
1. Falta de asignación de ● Al ingresar a la entidad por ser un cargo nuevo, no se
puesto de trabajo. contaba con puesto asignado para el desarrollo de
las funciones, por lo cual esto impedía el buen
funcionamiento de esta labor y generaba
incomodidades en el desarrollo de la función diaria.
 2. Ausencia de algunas ● Al ingresar no se contaba con todos los aplicativos
herramientas básicas del sistema, entre ellos correo corporativo por lo que
para el desarrollo del se optó por utilizar un correo personal con el fin de no
cargo. detener la operación y mantener la productividad
● No se contaba con escáner e impresora ya que estos
equipos tenían que ser enviados de la central, por lo
que la jefe de punto autorizo utilizar equipos propios
de Colpensiones para la realización de las tareas.

2.5 APRENDIZAJE ADQUIRIDO CON LAS PRÁCTICAS CURRICULARES.

Esta practica le permitió al estudiante una visión real de lo aprendido a lo largo de la carrera,
crear experiencias como suma de competencias en el mercado laboral asi mismo la adquisición de
nuevas habilidades, entre ellas una mejora en la comunicación con las personas ya que la asesoría
a los ciudadanos exigía un trato amable, respetuoso, con las personas y una comunicación asertiva
clara y veraz que permitiera la comprensión de la solicitud que requeria el ciudadano en cuanto a
tramites o asesorías generando confianza y seguridad

MEJORAMIENTO DEL TRABAJO EN EQUIPOO en la organizacion cada colaborador cumple un papel

fundamental en la consecución de los objetivos por ende el trabajo mancomunado permitió que
cada dia se pudiera mejorar en cuanto a funciones y la sinergia en cada actividad desempeñada

Incorporación de nuevos conocimientos, se pudo aplicar mayormente los saberes destacando el

rol como gestor, la escucha activa se convirtió en el pilar fundamental para la
resolución correcta de las solicitudes de los ciudadanos

Adquision de aptitudes frente al servicio al ciudadano el área operativa

demanda altp grado de atención al ciudadano por lo tanto exige aptitudes
positivas propias del gestor para la prestación de los servicios Se fortalecieron
las relaciones con el ciudadano, que lograba tener una idea y enfoque correcto
con respecto a la solución cde los requerimientos