Protocolo para el ingreso de Código : G10-GSE-SR-01

documentos relacionados a la Revisión : 00

supervisión de control
Página : 1 de 4
metrológico y de calidad

Elaborado por: Elaborado por:

Jorge Ojeda Hayde Cunza

Unidad Técnica de Hidrocarburos

Unidad Técnica de Hidrocarburos
División Supervisión Regional
División Supervisión Regional

Revisado por: Aprobado por:

Fatima Mercado Gustavo Castillo

Atención al ciudadano
División Supervisión Regional
División Supervisión Regional
 Protocolo para el ingreso de documentos relacionados a la supervisión de
control metrológico y control de calidad

1. OBJETIVO

Reducir la carga de documentos relacionados a las labores de supervisión que las Empresas
Supervisoras que brindan el servicio especializado de control de calidad y cantidad (metrológico)
ingresan a las diferentes oficinas de trámite documentario de Osinergmin como resultado de la
prestación de sus servicios.

2. ALCANCE

Es aplicable para el ingreso de actas o cartas de supervisión originales, así como expedientes para
trámite legal en folders amarillos, que las Empresas Supervisoras especializadas en supervisión de
calidad y cantidad ingresan a Osinergmin, mediante las mesas de partes de Osinergmin ubicadas a nivel
nacional.

3. DEFINICIONES

Son formatos que Osinergmin entrega a las Empresas Supervisoras con la finalidad
a. Actas y cartas de
que en el registren las acciones suscitadas durante la visita de supervisión. Es suscrita
supervisión
por Osinergmin y/o la Empresa Supervisora, así como por el Agente Supervisado a
original
través de su representante o con quien se entienda la diligencia.

b. Actividad de Metrología: Comprende las supervisiones de control metrológico muestral en grifos y

supervisión estaciones de servicio, así como de control de peso neto en plantas de envasado.

Calidad: Comprende las supervisiones para el control de calidad de los combustibles

en grifos, estaciones de servicio, plantas, terminales y refinerías.
Es un folder conteniendo documentos requeridos según los procedimientos de las
c. Expedientes actividades de supervisión que corresponda. Contiene el acta o carta original.

Nota: El expediente para trámite legal es un folder amarillo el cual contiene un

conjunto de documentos requeridos por el área legal para la conformación del
expediente que podría iniciar trámite de proceso administrativo sancionador.
Contiene el acta o carta de supervisión original.

d. DSR División de Supervisión Regional

e. EH Especialista de Hidrocarburos.

f. ERH Especialista Regional en Hidrocarburos.

Empresa Supervisora especializada en brindar los servicios de supervisión de la

g. ES
calidad y metrológico (cantidad) de los combustibles.

h. UTH Unidad Técnica de Hidrocarburos

4. ANTECEDENTES

Los servicios de control de calidad y metrológico de los combustibles, realizados por las ES, se retribuyen
por tarifario ofertado (costos unitarios). Osinergmin periódicamente programa una determinada cantidad
de visitas de supervisión a las ES, a fin de que se desplacen a nivel nacional para supervisar a los agentes de
la cadena de comercialización y/o distribución de hidrocarburos comprendidos en el alcance de su
 contrato. Durante este acto, las ES registran mediante actas o cartas de supervisión los hechos ocurridos;
es decir, se generan documentos que contienen las firmas del agente supervisor y agente supervisado.

En un principio estos documentos originales eran presentados y registrados uno a uno por mesa de partes
de Osinergmin. Pero dado la restricción del personal de atención al público, se recibió la solicitud del área
de atención al ciudadano de reducir estos registros a fin de agilizar los trámites y colas de espera de los
ciudadanos. En ese sentido, por indicación de jefatura de UTH se ha desarrollado el presente protocolo a
fin de reducir al mínimo el registro de estos documentos.

5. DESARROLLO

5.1 ¿Qué entregar por mesa de partes?

Dentro del alcance del presente protocolo, según el resultado de la visita de supervisión:

CONTROL METROLÓGICO

a. Resultado de la visita conforme: Solo debe entregarse el acta de supervisión original, en su defecto la
carta, según corresponda.

b. Resultado de la visita NO conforme: Debe entregar un expediente (de corresponder un expediente para
trámite legal) según los requisitos indicados en el procedimiento de la actividad de supervisión que
corresponda.

CONTROL DE CALIDAD

En todos los casos debe entregarse el acta de supervisión original, en su defecto la carta, según
corresponda.

5.2 ¿Cómo entregar los documentos?

a. Todas las actas, cartas y expedientes de visitas efectuadas en un mes determinado, de una actividad
determinada y de una oficina regional determinada, cuya carta línea se hayan cerrado ese mismo mes de
supervisión en el SFH, serán ordenados y colocados en un solo paquete por cada oficina regional.

b. Rotular sobre el paquete la “OR de destino”, indicando “contiene actas, cartas y expedientes de
actividades de tipo (indicar)“.

c. Deberá llenar el formato del anexo 1 “Contenido del paquete”, el cual lo colocará como carátula del
paquete.

d. Deberá procurar entregar el paquete en el horario entre las 08:30am y 10:00am, en que hay menos
afluencia de público. Excepcionalmente, previa consulta al personal de atención al cliente, en otro horario
procurando dar prioridad a los ciudadanos en la cola de espera en las mesas de partes de Osinergmin.

e. Deberá procurar entregar los documentos en las mesas de partes de la OR de destino, caso contrario en
otras mesas de partes de Osinergmin, para lo cual recibirá un único cargo por el paquete entregado. Debe
guardar este cargo pues deberá escanearlo y subirlo al SIGED al momento de presentar a la OR su proyecto
de pre-liquidación de servicios de supervisión.

5.3 Plazo para la entrega de los documentos

La Empresa procurará entregar los documentos durante el mes de las visitas de supervisión de campo. No
obstante, el plazo máximo es hasta el cuarto día hábil del mes siguiente al mes de la visita de supervisión
de campo.

5.4 Destino de los documentos

 Mesa de partes, a través del canal correspondiente, derivará el paquete al ERH de la OR de destino, o a
quien haga de sus veces.

Anexo 1. Contenido del Paquete

(formato y ejemplo de llenado)

             
  CONTENIDO DEL PAQUETE  
   
  Asunto   Documentos originales de supervisión según relación  
  Actividad de supervisión: Control metrológico y peso neto    
  Mes / año de cierre C. Línea Mayo 2018    
  OR Destino: OR TACNA      
Remitido por: JAS 77 SAC Contrato: SUP1700045
   
  Listado  

  N° Tipo de documento N° Siged N° Hojas (folios) Comentarios (optativo)  

  1 Acta 201800015444 1  
  2 Acta 201800015448 3  
  3 Carta 201800015200 1  
  4 Carta 201800015224 1  
  5 Expediente 201800015505 12  
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
   
  Total de folios : 18  
             
Nota: Para los casos de actividades de supervisión de calidad puede que el especialista a cargo requiera a la ES que
en el campo comentario se registre el número del acta o documento. Sujeto a indicación.