Conceptos y Principios de Contabilidad Administrativa

Contabilidad administrativa
Los administradores toman numerosas decisiones durante las operaciones cotidianas de
un negocio y en la planificación para el futuro. La contabilidad administrativa proporciona
gran parte de la información que se usa para tales decisiones.
Algunos ejemplos de información de la contabilidad administrativa, junto con el capítulo
donde se describe e ilustra.
1. Clasificación de los costos de producción y otros, y su reporte en los estados
financieros.
2. Determinación del costo de fabricar un producto o proporcionar un servicio.
3. Estimación del comportamiento de los costos para varios niveles de actividad y
valoración de las relaciones costo-volumen-utilidad.
4. Análisis de los cambios en la utilidad de operación.
5. Planificación para el futuro mediante la preparación de presupuestos.
6. Evaluación de los costos de producción al comparar resultados reales contra los
resultados esperados.
7. Evaluar las operaciones descentralizadas al comparar los costos reales contra los
presupuestados, así como el cálculo de varias medidas de rentabilidad.
8. Evaluar situaciones especiales de toma de decisiones al comparar los ingresos y los
costos diferenciales.
9. Evaluar propuestas alternativas para inversiones a largo plazo en activos fijos.
10. Evaluar el impacto de la asignación de costos en el proceso de fijación de precios a
productos y servicios.
11. Planificación de operaciones con el uso de conceptos justo a tiempo.

Diferencias entre contabilidad administrativa y contabilidad financiera

La información contable a menudo se divide en dos tipos: financiera y administrativa.

La información de la contabilidad financiera se reporta a intervalos fijos (mensual,

trimestral, anualmente) en estados financieros de propósito general. Dichos estados
financieros (estado de resultados, estado de utilidades retenidas, balance general y
estado de flujos de efectivo) se preparan de acuerdo con las Normas de Información
Financiera (NIF). Estos estados financieros los utilizan usuarios externos como:
1. Accionistas.
2. Acreedores.
3. Agencias gubernamentales.
4. Público en general.

Los administradores de una empresa también usan estados financieros de propósito

general. Por ejemplo, en la planificación de operaciones futuras, los administradores
usualmente comienzan por evaluar el estado de resultados actual y el estado de flujos de
efectivo. La información de la contabilidad administrativa está diseñada para satisfacer las
necesidades específicas de la administración de una empresa. Esta información incluye lo
siguiente:
1. Datos históricos, los cuales proporcionan medidas objetivas de operaciones pasadas.
2. Datos estimados, que proporcionan estimaciones subjetivas acerca de las decisiones
futuras.
La contabilidad administrativa en la organización
En la mayoría de las empresas, a los departamentos o unidades organizativas similares
se les asignan responsabilidades para funciones o actividades específicas. La estructura
de operación de una empresa se puede mostrar en un organigrama.

Los departamentos en una empresa pueden considerarse como encargados de alguna de

las siguientes:
1. Responsabilidades de línea.
2. Responsabilidades staff.

Un departamento de línea está directamente involucrado en proporcionar bienes o

servicios a los clientes de la empresa. Para Callaway Golf, los siguientes ocupan puestos
de línea:
1. Vicepresidente ejecutivo-Equipo
2. Gerente de planta-Planta Chicopee, MA
3. Vicepresidente ejecutivo-Marca Callaway
4. Director administrativo, Callaway Golf Europa Los anteriores ocupan puestos de línea
porque son responsables de la fabricación y venta de los productos de Callaway.

Un departamento staff ofrece servicios, asistencia y consejo a los departamentos de línea

u otras responsabilidades de personal. Un departamento staff no tiene autoridad directa
sobre un departamento de línea. Para Callaway Golf, los siguientes ocupan puestos staff:
1. Vicepresidente ejecutivo-Director Administrativo
2. Vicepresidente, Recursos humanos
3. Director financiero CFO
4. Contralor

Como se muestra arriba, el director financiero (CFO) y el contralor ocupan posiciones

staff. En la mayoría de las empresas, el contralor es el contador administrativo en jefe. El
staff del contralor está formado de una variedad de contadores quienes son responsables
de las funciones de contabilidad especializadas, como los siguientes:
1. Sistemas y procedimientos.
2. Contabilidad general.
3. Presupuestos y análisis de presupuesto
4. Reportes y análisis especiales.
5. Impuestos.
6. Contabilidad de costos.

La experiencia en contabilidad administrativa con frecuencia es un excelente terreno de

entrenamiento para los puestos administrativos ejecutivos. Esto no es de sorprender,
pues la contabilidad involucra a todas las fases de las operaciones de una empresa.

La contabilidad administrativa en el proceso administrativo

Como departamento staff, la contabilidad administrativa apoya a la administración y a los
procesos administrativos. El proceso administrativo tiene las siguientes cinco fases
básicas.

1.Planificación
La administración usa la planificación para desarrollar los objetivos (metas) de la empresa
y traducir dichos objetivos en rutas de acción. Por ejemplo, una empresa puede
establecer un objetivo para aumentar la participación de mercado en 15 por ciento al
presentar tres nuevos productos. Las acciones para lograr este objetivo pueden ser las
siguientes:
1. Aumentar el presupuesto de publicidad.
2. Abrir un nuevo territorio de ventas.
3. Aumentar el presupuesto de investigación y desarrollo.

La planificación se puede clasificar del modo siguiente:

1. Planificación estratégica, que es el desarrollo de acciones a largo plazo para lograr
los objetivos de la empresa. Dichas acciones a largo plazo se llaman estrategias, las
cuales con frecuencia involucran periodos de cinco a 10 años.
2. Planificación operativa, que desarrolla acciones a corto plazo para administrar las
operaciones diarias de la empresa.

2.Dirección
Proceso mediante el cual los administradores realizan las operaciones cotidianas se llama
dirección. Un ejemplo de dirección está en los esfuerzos de un supervisor de producción
para mantener la línea de producción en movimiento sin interrupción (tiempo ocioso). Otro
ejemplo de dirección es el desarrollo de líneas directrices de un administrador de crédito
para valorar la capacidad que tienen los clientes potenciales para pagar sus cuentas.

3.Control
Vigilar los resultados de operación y comparar los resultados reales con los resultados
esperados se conoce como control. Esta retroalimentación permite a los administradores
aislar áreas para mayor investigación y posibles acciones de solución. También puede
conducir a la revisión de planes futuros. Esta filosofía de control mediante la comparación
de resultados reales y esperados se llama administración por excepción.

4.Mejora
Los administradores también usan la retroalimentación para apoyar el proceso de mejora
continua. El proceso de mejora continua es la filosofía de mejorar en forma continua a
empleados, procesos del negocio y productos. El objetivo de la mejora continua - es
eliminar la fuente de los problemas en un proceso. De esta forma, se entregan los
productos (servicios) correctos en las cantidades adecuadas en el momento oportuno.

5.Toma de decisiones
Esencial en cada uno de los procesos de administración anteriores es la toma de
decisiones. Al administrar una empresa, los administradores continuamente deben decidir
entre acciones alternativas. Por ejemplo, al dirigir operaciones, deben decidir acerca de
una estructura de operación, los procedimientos de capacitación y la asignación de
personal a las operaciones diarias.

Operaciones de manufactura: Costos y terminología

Las operaciones de una empresa se pueden clasificar como de servicios, comerciales y
de manufactura. La contabilidad para las empresas de servicios y comerciales ha sido
descrita e ilustrada en otros textos. Por esta razón, los capítulos restantes de este texto se
enfocan principalmente en las empresas de manufactura. Sin embargo, la mayor parte de
los conceptos de contabilidad administrativa aquí estudiados también se aplican a las
empresas de servicios y comerciales.

Como base para ilustrar las operaciones de manufactura, se toma de modelo un

fabricante de guitarras, Legend Guitars.
Costos directos e indirectos
Un costo es un pago en efectivo o el compromiso de pagar efectivo en el futuro con el
propósito de generar ingresos. Por ejemplo, el efectivo (o el crédito) que se utilizan para
comprar equipo es el costo del equipo. Si el equipo se compra mediante intercambio de
activos distintos a efectivo, el valor de mercado actual de los activos cedidos es el costo
del equipo comprado.

En contabilidad administrativa, los costos se clasifican de acuerdo con las necesidades de

toma de decisiones de la administración. Por ejemplo, usualmente los costos se clasifican
por su relación con un segmento de operación, llamado costeo por elemento o concepto.
Éste puede ser un producto, un territorio de ventas, un departamento o una actividad,
como investigación y desarrollo. Los costos que se identifican con el costeo por elemento
o concepto son costos directos o indirectos.

Los costos directos se identifican con, y se pueden rastrear a, un costeo por elemento o
concepto. Por ejemplo, el costo de la madera (materiales) utilizados por Legend Guitars
en la fabricación de una guitarra es un costo directo de la guitarra.

Clasificación de costos en directos o indirectos

Costos de producción
El costo de un producto manufacturado incluye el costo de los materiales utilizados en la
elaboración del producto, además, el costo de convertir los materiales en un producto
terminado. Por ejemplo, Legend Guitars emplea trabajadores y máquinas para convertir la
madera (y otras provisiones) en guitarras terminadas. En consecuencia, el costo de una
guitarra terminada (el costo por elemento o concepto) incluye lo siguiente:

1. Costo de materiales directos

2. Costo de mano de obra directa
3. Costo indirecto de fábrica

Costo de materiales directos

Los productos manufacturados comienzan con materia prima en bruto que se convierte en
productos terminados. El costo de cualquier material que sea parte integral del producto
terminado se clasifica como costo de los materiales directos. Para Legend Guitars, el
costo de los materiales directos incluye a la madera utilizada en la producción de cada
guitarra. Otros ejemplos de costos de los materiales directos incluyen el de los
componentes electrónicos para una televisión, placas de silicio para chips de
microcomputadoras y llantas para un automóvil.

Para clasificarse como costo de los materiales directos, debe tener las dos características
siguientes:
1. Ser una parte integral del producto terminado
2. Representar una porción significativa del costo total del producto

Costo de mano de obra directa

La mayoría de los procesos de fabricación emplean trabajadores para convertir los
materiales en
productos terminados. El costo de los salarios de los trabajadores, que constituye una
parte integral del producto terminado, se clasifica como costo de mano de obra directa.
Para Legend Guitars, el costo de mano de obra directa incluye los salarios de los
trabajadores que cortan la madera en bruto y ensamblan la guitarra. Otros ejemplos de
costos de mano de obra directa incluyen los salarios de los mecánicos que reparan un
automóvil, los de los operadores de las máquinas que fabrican herramientas, y los de
ensambladores que arman una computadora laptop.

Al igual que el costo de los materiales directos, un costo de mano de obra directa tiene las
siguientes dos características:
1. Es una parte integral del producto terminado
2. Representa una porción significativa del costo total del producto

Costos indirectos
Los costos distintos a los costos de los materiales directos y a los costos de mano de obra
directa que se llevan a cabo durante el proceso de fabricación se combinan y clasifican
como costos indirectos, y en ocasiones se llaman indirectos de manufactura o carga fabril.
Todos los costos indirectos de la fábrica son costos indirectos del producto. Algunos
costos indirectos incluyen lo siguiente
1. Calefacción e iluminación de la fábrica
2. Reparación y mantenimiento del equipo de fábrica
3. Impuestos a la propiedad sobre edificios y terrenos de la fábrica
4. Seguros de los edificios de la fábrica
5. Depreciación de la planta y el equipo de la fábrica

Costos primos y costos de conversión

Los materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos se pueden agrupar para
su análisis y reporte. Dos de tales agrupamientos comunes son los siguientes:
1. Costos primos, que consisten en los costos de los materiales directos y los de mano
de obra directa
2. Costos de conversión, que consisten de los costos mano de obra directa y de los
costos indirectos

Los costos de conversión son los costos de transformar la materia prima en un producto
terminado. La mano de obra directa es tanto un costo primo como un costo de conversión.

Costos del producto y costos del periodo

Para propósitos de reportes financieros, los costos se clasifican como costos del producto
o costos del periodo.
1. Los costos del producto son los costos de producción: materiales directos, mano de
obra directa y costos indirectos.
2. Los costos del periodo son los gastos de venta y de administración. Los gastos de
venta se realizan al comercializar el producto y entregarlo a los clientes. Los gastos de
administración se generan al operar la empresa y no se relacionan directamente con las
funciones de fabricación o venta.

Ejemplos de costos del producto y costos del periodo para Legend Guitars

Costos del producto, costos del periodo y los estados financieros

Estados financieros para una empresa de manufactura

Los estados financieros de utilidades retenidas y de flujo de efectivo para una empresa de
manufactura son similares a los ilustrados en capítulos en los que se estudian las
empresas de servicio y comerciales. Sin embargo, el balance general y el estado de
resultados para una empresa de manufactura son más complejos. Esto se debe a que el
productor fabrica los bienes que vende, por tanto, debe registrar y reportar los costos del
producto. El reporte de los costos del producto afecta principalmente el balance general y
el estado de resultados.

Balance general para una empresa de manufactura

Un negocio de manufactura reporta tres tipos de inventarios en su balance general, del
modo siguiente:
1. Inventario de materiales (en ocasiones llamado inventario de materias primas). Este
inventario consta de los costos de los materiales directos e indirectos que no entraron al
proceso de fabricación. Ejemplos para Legend Guitars: madera, cuerdas de guitarra,
pegamento, lija.
2. Inventario de producción. Consta de los materiales directos, mano de obra directa y
costos indirectos para productos que entraron al proceso de transformación, pero que aún
no han sido terminados (en proceso). Ejemplo para Legend Guitars: guitarras no
terminadas (parcialmente ensambladas).
3. Inventario de artículos terminados. Este inventario consta de productos completados
(o terminados) que no se han vendido.
La figura 9 ilustra el informe del inventario en el balance general para una empresa
comercializadora y una de manufactura. MusicLand Stores, Inc., un detallista de
instrumentos musicales, reporta solamente Inventario de mercancía. En contraste, Legend
Guitars, un fabricante de guitarras, registra Inventarios de artículos terminados,
producción en proceso y materiales. En ambos balances generales, el inventario se
reporta con las siguientes cuentas en la sección de Activos circulantes.

Estado de resultados para una empresa de manufactura

Los estados de resultados para empresas comercializadoras y de manufactura difieren
principalmente en el reporte del costo de las mercancías (artículos) disponibles para venta
y vendidos durante el periodo. Dichas diferencias se muestran a continuación.

Una empresa comercializadora compra mercancía lista para revender a los clientes. El
costo total de la mercancía disponible para venta durante el periodo se determina al
sumar el saldo inicial del Inventario de mercancía a las compras netas. El costo de ventas
se determina al restar el saldo final del Inventario de mercancía, al costo de la mercancía
disponible para venta.

Un fabricante elabora los productos que vende, al transformar los materiales directos,
mediante la mano de obra directa y los costos indirectos de fábrica. El costo total de
fabricar productos que están disponibles para venta durante el periodo se llama costo de
producción de artículos terminados. El costo de artículos terminados disponibles para
venta se determina al sumar el saldo inicial del Inventario de mercancías de artículos
terminados al costo de producción de los artículos terminados durante el periodo. El costo
de ventas se obtiene restando el saldo final del Inventario de artículos terminados, al
costo de los artículos terminados disponibles para venta.

El costo de producción de artículos terminados se requiere para determinar el costo de

ventas, y por tanto para preparar el estado de resultados. El costo de producción de
artículos terminados con frecuencia se elabora al preparar un estado de costo de
producción de artículos terminados. Este estado resume el costo de producción de los
artículos terminados durante el periodo, como se muestra a continuación.

Usos de la contabilidad administrativa

Como se mencionó anteriormente, la contabilidad administrativa proporciona información
y reportes para que los administradores los utilicen al dirigir una empresa. Algunos
ejemplos de cómo Legend Guitars podría usar la contabilidad administrativa se presentan
a continuación:

1. El costo de fabricar cada guitarra podría usarse para determinar su precio de venta.
2. La comparación de los costos de las guitarras a través del tiempo, se puede emplear
para vigilar y controlar el costo de los materiales directos, mano de obra directa y costos
indirectos.
3. Los reportes de desempeño se podrían utilizar para identificar cualquier cantidad
considerable de desperdicio o tiempo ocioso de los trabajadores. Por ejemplo, grandes
cantidades de madera inutilizada (desperdicio) después del proceso de corte se debe
investigar para determinar la causa subyacente. Tal desperdicio puede ser producto de
sierras que no reciben mantenimiento adecuado.
4. Un reporte podría determinar las eficiencias potenciales y ahorros en dólares de
comprar una nueva sierra computarizada para acelerar el proceso de producción.
5. Un reporte podría analizar cuántas guitarras es necesario vender para cubrir los costos
y gastos de operación. Tal información se podría emplear para establecer los objetivos de
venta mensuales y las comisiones para el personal de ventas.