Diseño de Sistemas Contables MSc. Lic.

Juan Carlos Guzmán

TEMATICA

LA ORGANIZACIÓN Y EMPRESA

1.1. Las Organización

La actividad económica se define como la actividad humana encaminada a la lucha

contra la escasez, es decir, a la consecución de los medios – bienes y servicios –
escasos con los que el hombre puede satisfacer sus múltiples necesidades (alimentos,
vestido y vivienda), y consiste en la producción e intercambio de esos bienes y
servicios escasos. Para ello se combinan bienes naturales, capital, tecnología y
trabajo humano.

El hombre para modificar lo que le rodea toma como base al medio. Mucho de sus
fines no puede lograrlos solo, y por tanto busca agruparse con sus semejantes
mediante la organización.

Definición de organización. – Es un sistema social o conjunto de personas en

relación de interdependencia para lograr fines y objetivos.

En la actualidad vivimos rodeados de un conjunto de organizaciones, vale decir que

vivimos en una sociedad de organizaciones.

Considerando la Administración, la organización es una agrupación de personas

deliberadamente reunidas para logra algún propósito o fin determinado.

ORGANIZACIÓN >>>>>> CONJUNTO DE >>>>>>>>>>>PERSONAS

El Entorno de las Organizaciones. - Toda organización interactúa en un ambiente o

medio general porque son sistemas abiertos y en un medio particular tales como:

Entorno General tomando en cuenta los siguientes elementos:

 Económico
 Social.
 Tecnológico
 Político.

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Entorno Particular es la que caracteriza a cada una de las organizaciones en función

de sus objetivos cuyos elementos son:

 Gobierno Nacional.
 Gobierno Regional.
 Proveedores.
 Clientes.
 Servicio de Impuestos.
 Trabajadores, Clientes, Banca y Leyes.

Estructura de la organización. – para lograr determinados fines y objetivos los mismos

deben estar expresados en metas, con una estructura que defina el comportamiento de
sus miembros, así por ejemplo quien va dirigir, quienes serán inmediatos
colaboradores, apoyo operativo, mediante reglamentos, normas e instrucciones para
cada miembro.

ORGANIZACIÓN >>>Tiene>>>OBJETIVOS
>>PERSONAS
>>ESTRUCTURA

1.2. La Empresa

En su origen la empresa es un fenómeno del mundo capitalista “Es el sistema que

tiene por fin dirigir y coordinar la actividad de grupos humanos con otros sistemas
mayores, hacia objetivos comunes que crean riquezas, asegurando la satisfacción de
necesidades humanas para la obtención de beneficios directamente para dicha
empresa e indirectamente para la toda la comunidad”.

Definición de empresa. - Empresa es un termino nada fácil de definir, ya que a este

concepto se le dan diversos enfoques (económico, jurídico filosófico, social, etc.). En
su más simple acepción significa la acción de emprender una cosa u obra con un
riesgo implícito.

Empresa es una unidad productiva de bienes y servicios destinados a satisfacer

necesidades humanas.

De manera general, sin embargo, podemos definir a la empresa como un “Grupo

social en el que, a través de la administración del capital y el trabajo, se producen
bienes y/o servicios tendientes a la satisfacción de las necesidades de la comunidad.

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Empresa es la organización jurídica – económica propia de una o varias personas que

aportan capital y/o trabajo por su cuenta y riesgo para producir o proporcionar
determinados bienes de consumo con el propósito de obtener ganancia.

Es necesario tener en cuenta que los profesionales, funcionarios y obreros, prestan

servicios en una entidad u organización empresarial.

Sus elementos. - La empresa está conformada por los siguientes elementos: a)

Financiero b) Humano c) Materiales y d) Tecnología de información y comunicación.

Financiero. Uno de los elementos para la puesta en marcha de la empresa es el

capital financiero (en dinero o en especie), que se consigue mediante aportes de
personas que pueden constituirse en socios o capitalista siguiendo ciertas reglas de
una sociedad en base al Código de Comercio.

Humano, representa el elemento activo que presta servicios intelectuales o manuales

a la empresa, a cambio de una remuneración que se denomina sueldo o salario.

Materiales, son los elementos mensurables en términos monetarios y son:

 El inmueble, donde funcionan las oficinas de la organización para desarrollar sus
actividades de producción, comercialización y de administración.
 Equipos, máquinas, motores y otros elementos utilizados en el proceso
productivo y/o de servicios.
 El mobiliario necesario para la ejecución de labores comerciales y
administrativas como escritorios, vitrinas, máquinas de calcular, papelería
referida a comprobantes, facturas, recibos, planillas, etc.
 Los vehículos que utiliza la empresa para uso del personal administrativo y de
producción.

Tecnología de información y comunicación, constituida por: líneas telefónicas

software y hardware de la computadora, servicios de Internet y telecomunicaciones,
con los cuales los miembros de la organización obtienen información disponible para
profundizar sus conocimientos y tomar decisiones en forma oportuna.

Clases de empresa. - El avance tecnológico y económico y la demanda de productos y

servicios del mercado, ha originado la existencia de gran diversidad de empresas. A
continuación, se presentan algunos de los criterios de clasificación de las empresas:

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De acuerdo al ramo de actividad las empresas se clasifican en:

a) Comerciales. - Se dedican a la compra y venta de todo tipo de mercaderías sin que

las mismas sufran transformación, para luego comercializarlos, es decir, las empresas
comerciales sirven de nexo entre la oferta y demanda de productos en el mercado.
Ejemplo: los Supermercados.

b) Industriales. - Por lo general se dedican a la obtención de un producto final, a

través de uno o varios procesos de transformación, para ser comercializado, con el
concurso de elementos humanos y materiales. Ejemplo: La Cervecería Boliviana de
Bolivia.

c) De servicios. - Son aquellas en las que el trabajo o servicio personal son su

patrimonio principal y los beneficios están fijados por la calidad y la técnica del
trabajo o servicio personal prestado, como ejemplo: las empresas de transporte, de
energía eléctrica, etc.

d) Extractivas. - Se dedican a la explotación de recursos o yacimientos naturales

renovables como: ganadería, madera, etc. y no renovables como: petróleo, minerales,
etc.
De acuerdo a su organización las empresas se clasifican como sigue:

a) Unipersonales, son aquellas cuyo patrimonio pertenece a un solo dueño.

b) Sociedades, son las que tienen como propietario de su patrimonio a dos o mas
socios y el Código de Comercio reconoce las siguientes clases: - Sociedades
colectivas – En comandita – De responsabilidad limitada – Sociedades anónimas y
Cooperativas.

Sociedades colectivas. - La responsabilidad de los socios es solidaria e ilimitada

de todas las obligaciones sociales de la empresa.

Sociedades de Responsabilidad Limitada. - La responsabilidad de sus socios es

limitada hasta el monto de sus aportes de capital.

Sociedades en Comandita Simple. - Constituida por dos clases de socios: socios

colectivos o gestores y socios comanditarios. Los primeros responden en forma
solidaria y mancomunada de todas las obligaciones sociales de la organización,
mientras que la responsabilidad de los socios comanditarios es limitada a sus
aportes de capital.

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Sociedad en Comandita por acciones. - Sus características son similares a la

anterior sociedad, con la excepción de que el capital comanditario está
representado por acciones.

Sociedades Anónimas. - Son sociedades de capital, el mismo que está

representado por acciones, cuya responsabilidad de los socios es limitada al
número de acciones que estos posean.

La empresa Cooperativa. - Es una asociación de personas que organizan y

administran empresas económicas para satisfacer una variada gama de
necesidades. Se basan en el esfuerzo propio y ayuda mutua de sus asociados.

1.3. Administración y Contabilidad de las empresas

La administración es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de

planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa para lograr un
propósito dado. Combina los recursos de un ente para posibilitar el logro de sus fines,
cuya consecución es necesaria para satisfacer tanto a quienes intervienen en el ente
como a algunas personas que interactúan con el mismo.

La gestión administrativa implica entre otras tareas:

a) Tomar decisiones, que significa elegir un curso de acción de varias alternativas en

base a información;

b) Ejecución de lo decidido;

c) Control de los resultados generados por la acción tomada y por los efectos de los
hechos del contexto en el cual el ente está inmerso.

Por su parte, tomar decisiones requiere contar con información proporcionada tanto
por los controles sobre lo actuado como las relativas al contexto.

Entre los elementos que proporcionan tales informaciones está la contabilidad.

La Contabilidad, parte integrante del sistema de información de un ente, es la técnica

de procesamiento de datos que permite obtener información expresada en términos de
moneda sobre la composición y evolución del patrimonio de dicho ente, los bienes de

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propiedad de terceros en su poder y ciertas contingencias para: la toma de decisiones

de administradores y terceros interesados.

Por lo tanto, puede caracterizarse al sistema contable como un subsistema del sistema
de información de la empresa o ente de que se trate. Por su parte, el sistema de
información es parte integrante del sistema de control interno del ente, el cual puede
ser definido como el conjunto de elementos, normas y procedimientos destinados a
lograr a través de una efectiva planificación, ejecución y control, el ejercicio eficiente
de la gestión, para el logro de los fines de la organización.

1.4. Importancia y objetivos de la Contabilidad

La importancia de la contabilidad, es la de comunicar información económica y

financiera confiable a los usuarios internos y externos de una organización para los
fines consiguientes.

El objetivo básico de la contabilidad es proporcionar mediante los Estados

Financieros información útil para toma decisiones y control, referida al patrimonio del
ente, a su evolución, los bienes de terceros en poder del ente y a ciertas contingencias.

Otro objetivo de importancia es el cumplimiento de normas legales. Nuestro Código

de Comercio en su artículo 36 dispone lo siguiente: Todo comerciante está en la
obligación de llevar una contabilidad adecuada a la naturaleza, importancia y
organización de la empresa, sobre una base uniforme que permita demostrar la
situación de sus negocios y una justificación clara de todos y cada uno de sus actos y
operaciones sujetos a su contabilización, debiendo además conservar en buen estado
los libros, documentos y correspondencia que los respalden.

1.5. Cualidades de la información contable. –

Las cualidades de la información contable fueron fijadas en la XIIIa Conferencia

Interamericana de Contabilidad realizada en la Ciudad de Panamá el año 1979, con el
siguiente detalle:

a) Utilidad: La información debe ser útil y beneficiosa para lo cual debe satisfacer
los requisitos de pertinencia, confiabilidad, claridad, comparabilidad y
oportunidad;

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b) Pertinencia: La información debe ser apta para satisfacer razonablemente las

necesidades de los usuarios mas comunes, entendiéndose por tales a los
proveedores de recursos del ente (acreedores), propietarios con fines de lucro,
contribuyentes o entes sin fines de lucro, etc.;

c) Confiabilidad: La información debe permitir que los usuarios puedan depender

de ella al tomar sus decisiones. Para ser confiable debe satisfacer los requisitos de
representabilidad y verificabilidad;

d) Representabilidad: Debe existir una razonable correspondencia entre la

información suministrada y los fenómenos que ésta pretende describir. Para que
pueda considerarse representativa debe satisfacer los requisitos de integridad,
certidumbre, esencialidad, racionalidad, aproximación a la realidad, prudencia,
irremplazabilidad y subjetividad;

e) Integridad: La información debe incluir todo lo necesario para una presentación

fidedigna del hecho económico que pretende describir;

f) Certidumbre: La información debe elaborarse sobre la base de un conocimiento

seguro y claro de los acontecimientos que describe;

g) Esencialidad: La información sobre un fenómeno debe dar preeminencia a su

esencia económica, por sobre su forma instrumental o jurídica;

h) Racionalidad: La información debe resultar de la aplicación de un método

adecuado fundado en el razonamiento lógico;

i) Aproximación a la realidad: La información debe estar comprendida entre los

estrechos límites de la aproximación a la realidad buscando un acercamiento a la
exactitud;

j) Prudencia: Al preparar la información debe actuarse con cautela y precaución en

la consideración de las incertidumbres inherentes a la situación presente,
tendiendo así a evitar los riesgos que podría emanar de la información que se
comunica;

k) Irremplazabilidad: La información no debe ser susceptible de reemplazo por

otra más eficiente;

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l) Objetividad: Las normas para preparar la información contable deben ser

aplicadas imparcialmente, sin deformaciones por subordinación a condiciones
particulares del emisor;

m) Verificabilidad: La información debe ser susceptible de comprobación

independiente mediante demostraciones que la acrediten y confirmen;
n) Claridad: Ser inteligible, fácil de comprender y accesible para los acreedores,
inversionistas y otros usuarios;

o) Comparabilidad: La información debe satisfacer en la mayor medida posible los

requisitos de comparabilidad que pudieran requerir sus usuarios;

p) Oportunidad: La información debe emitirse en tiempo y lugar con la capacidad

de influir en la toma de decisiones;

q) Productividad o rentabilidad de la información: La información debe prestar

una utilidad para los objetivos de los usuarios, que exceda los esfuerzos necesarios
para su obtención (relación costo – eficiencia).

1.6. Usuarios de la información contable y sus necesidades. -

Los usuarios de los informes contables, pueden ser clasificados en:

a) Internos: para uso exclusivo dentro del ente emisor, por socios, administradores
y empleados de la entidad.

Ante los accionistas son los responsables del suministro veraz, legal y oportuno de la
información procesada por el sistema contable.

Los administradores son los responsables del crecimiento, estabilidad, resultados y

nivel de riesgo asumido por la entidad. A ellos compete asignar los recursos
necesarios para el normal funcionamiento del sistema dentro de la organización, o
bien para contratarlo fuera de ella.

Los empleados se hallarán interesados en saber si están trabajando en una empresa

sólida donde tienen la posibilidad de progresar y disfrutar de un empleo estable, sobre
todo a la hora de considerar posibles ofertas de otras entidades.

b) Externos: para su suministro de terceros como proveedores de bienes, servicios o

crédito en general; los clientes de la entidad; instituciones que recaudan impuestos y

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de fiscalización. Ante el gobierno son responsables de proporcionar información

confiable, legal y oportuna procesada por el sistema contable.

Los proveedores de recursos, para tomar la decisión de serlo, estarán interesados no

solo en el concepto moral que le merezca la entidad, sino también en su posición
financiera y capacidad de pago a corto y largo plazo.

Los clientes de la entidad deben formarse un concepto de su capacidad crediticia, y

los estados financieros son una buena indicación de ello.

Las instituciones que recaudan impuestos son usuarios de la información contable

para el control de los importes declarados por los contribuyentes.

Las instituciones de fiscalización utilizan la información contable para verificar el

manejo eficiente de sus recursos financieros y si sus operaciones están enmarcadas a
disposiciones legales.