Plan de Relaciones Comunitarias

I. Introducción

I.1 Antecedentes (Relaciones previas con los actores sociales)

Describir las relaciones previas (si han existido) que ha mantenido la empresa con los
actores dentro del ámbito de sus operaciones, contactos con los gobiernos locales o
regionales, las comunidades directamente afectadas, así como aquellas que reciben
un impacto indirecto. Se debe contextualizar el panorama situacional de las relaciones
existentes con la empresa.

I.2 Justificación
Explicar las razones por la cual se requiere de un plan de relaciones comunitarias, cuál
será el impacto que beneficie a la empresa y a su contexto. Detallar situaciones que
pueden perjudicar a la empresa si no se establecen relaciones comunitarias.

I.3 Objetivos
Plantear los objetivos del plan de relaciones comunitarias; un objetivo general y uno o
varios objetivos específicos. ¿Qué pretendemos alcanzar con las relaciones
comunitarias que establezca la empresa?

I.4 Ámbito de Cobertura

Señalar cuál es el ámbito de cobertura del plan de relaciones comunitarias. Se debe
incluir tanto a los actores directamente afectados, como a aquellos que son afectados
indirectamente.

II. Regulaciones y Exigencias

II.1 Políticas y Lineamientos Institucionales

Se debe describir cuáles son las políticas o lineamientos corporativos con respecto a
los derechos indígenas, el medio ambiente, el desarrollo sostenible, etc. este apartado
nos sirve para comprender cuál es la posición de la empresa sobre la actuación o
forma de intervención en las comunidades.

II.2 Normativas Locales, Regionales y/o Nacionales

Señalar que directivas o normativas existentes amparan las operaciones de la
empresa en el ámbito, así como todas aquellas que restringen o limitan su actuación.
III. Actores Sociales
Hacer un listado de todos los grupos de interés para la empresa; por ejemplo, las
comunidades y sus anexos, las municipalidades locales o provinciales, el gobierno regional,
etc. Se debe caracterizar a cada una de ellas y señalar cuáles son sus expectativas para
con la empresa.

IV. Programa para las Relaciones con los Actores Sociales

IV.1 Estrategias
Se deben plantear las estrategias que se utilizarán para establecer contacto con los
actores sociales; se debe señalar las estrategias para cada uno de los actores sociales
identificados, según los siguientes niveles:

IV.1.1 Construcción de Confianza

Describir las estrategias que se utilizarán para poder obtener un nivel
adecuado de confianza hacia la empresa.

IV.1.2 Generación de Beneficios Locales

Describir las estrategias que favorecerán las relaciones comunitarias y
generarán un beneficio dentro del contexto de operaciones de la empresa; por
ejemplo, la capacitación, la inversión en infraestructura, etc.

IV.1.3 Mecanismos de Participación Ciudadana

Describir las estrategias que contribuirán al fortalecimiento de la
gobernabilidad y participación ciudadana en el ámbito de operaciones de la
empresa; por ejemplo, la capacitación, la formación de líderes, etc.

Para la formulación de estrategias no es necesario ser específico sobre las actividades

a realizarse, básicamente se requiere señalar la conceptualización de la estrategia, es
decir el ¿Cómo?, tomando cuidado de explicar porque ello es importante y como
contribuirá a los objetivos del plan. El detalle de las estrategias se describe en las
Líneas de Acción.

IV.2 Líneas de Acción

Se debe señalar cuáles serían las líneas de acción del plan de relaciones
comunitarias. Por ejemplo, Gestión, Sector Salud, Sector Educación, etc. dependiendo
de las necesidades u objetivos de la empresa, se deben plantear las líneas de acción.
Para cada una de las líneas de acción, se debe realizar un análisis del contexto interno
y externo, dependiendo de la necesidad de realizar acciones al interior de la empresa
o con los grupos de interés.

IV.2.1 Contexto Interno

Se refiere a las acciones que se deben realizar dentro de la propia empresa;
por ejemplo, con los trabajadores, para mantener un mismo tipo de lenguaje
frente a la población comunitaria o para determinar un mismo estilo de
comportamiento. Se pueden plantear actividades de capacitación,
sensibilización, entre otras actividades. Para cada una de las acciones se
deben plantear indicadores.
 IV.2.2 Contexto Externo
Se refiere a las actividades que se deberán desarrollar con aquellos grupos
de interés identificados por la empresa, que se encuentran dentro del ámbito
de operaciones de la empresa. Para cada una de las acciones se deben
plantear indicadores.

V. Cronograma de Actividades
En un cuadro se deben presentar todas las actividades, según línea de acción, con una
programación de los períodos o fechas determinadas en las cuales se implementarán las
acciones.

VI. Recursos y Responsabilidades

En un cuadro se debe presentar cuáles son las necesidades logísticas, de infraestructura,
de equipamiento, de recursos humanos; detallando el presupuesto que se requerirá para
cada uno de dichos rubros. Finalmente, se debe señalar bajo qué cargo estará la
responsabilidad de cada uno de dichos recursos.

VII. Mecanismo de Reclamo

Describir cuál será el procedimiento de administración de reclamos; ¿Quién es el
responsable de atender el reclamo?, ¿A quién lo deriva?, ¿Qué acciones se realizan para
resolver el reclamo?, ¿Cómo se responde al reclamo recibido?

VIII. Seguimiento y Elaboración de Informes

Describir cuáles serán los informes que se deberán presentar, a quién se deben presentar,
con qué frecuencia y cuál será el contenido de cada uno de ellos. Los informes pueden ser
escritos, orales, visuales, presentaciones ante comunidades, etc.

IX. Funciones de Gestión

Se debe describir cómo se integrarán las actividades referentes a las relaciones con los
actores sociales en el sistema de gestión social y ambiental de la empresa y con otras
funciones básicas. ¿Quién será responsable de supervisar el programa a nivel de la
gerencia? ¿Qué herramientas de gestión se utilizarán para documentar, hacer el
seguimiento y gestionar el proceso?