UNIDAD 1

DOCUMENTO DE ARCHIVO Y TIPO

DOCUMENTAL

Mg. Miriam Salvatierra

Unidad Documento de archivo y tipo documental

Introducción a la Unidad

En la primera unidad de estudio los invito a reflexionar sobre la identidad del documento de
archivo, con el fin de lograr a posterior de conceptualizar al tipo documental, como el documento de
archivo
En la identificación y denominación del tipo documental, incorporemos aspectos
conceptuales y metodológicos. En estos últimos establecemos el análisis del contexto de
producción del tipo documental, delimitando la estructura organizacional con sus funciones o
competencias de un organismo/ institución productora, como el contexto de producción del tipo
documental, a través de las actividades en relación de las funciones o competencias de un
organismo/ institución. Es decir, solamente en este contexto nos va a permitir identificar y
denominar el tipo documental y conformar las series documentales con su denominación
La identificación de los tipos documentales y la conformación de las series documentales se
considera que es el punto de partida para intervenir e implementar la gestión documental que
integran los procesos archivísticos de clasificación, valoración y selección documental (Estos
procesos se desarrollan en la asignatura Metodología de la Gestión Documental)

Objetivos específicos

 Entender el parámetro conceptual que genera al tipo documental

 Comprender los aspectos metodológicos de identificación del tipo documental

Contenidos

1 Documento de archivo: Entidad de documento de archivo: Atributos y caracteres

1.1 Entidad del documento de archivo
1.2 Atributos y caracteres del documento de archivo
1.2. Tipo documental: Estado de la cuestión y aspectos metodológicos de identificación
1.2.1 Estado de la cuestión
1.2.2 Aspectos metodológicos de identificación del tipo documental y denominación de las
series documentales.

Esquema de contenidos

Unidad 1 Documento de archivo y tipo documental Página 1

 DOCUMENTO DE ARCHIVO Y TIPO
DOCUMENTAL

Documento de archivo Tipo documental

Atributos y caracteres del

documento de archivo Estado de la cuestión

Metodología identificación tipo

documental

Series documentales:
denominación

denominación
Orientaciones para el estudio
En esta Unidad, se desarrollan los conceptos claves que atañen a al contexto de producción
del documento de archivo y al tipo documental. Para tal fin, se desarrollan dos lecciones, tendientes
por un lado, describir la identidad del documento de archivo, y por el otro, los componentes
metodológicos aplicados a la identificación del tipo documental, que referencian la conformación y
denominación de las series documentales.
Se aporta Lectura Complementaria Los que les facilitará tener una mayor comprensión de la
importancia de identificación de los tipos documentales.

Actividades y Evaluaciones

En la presente unidad se llevará a cabo la actividad primera Clase Virtual y el Primer Trabajo
Práctico. En Planificación de Cursada y Condiciones de Aprobación se establecen las fechas.

Iniciamos el camino del estudio

A continuación, desarrollaremos los contenidos de la unidad

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Desarrollo de los contenidos
1.-Documento de archivo: Entidad del documento de archivo, atributos y caracteres
1.1. Entidad del documento de archivo
Centrándonos en el objetivo general de la presente unidad que es establecer la identificación
y denominación del tipo documental en su contexto de producción. Iniciamos el desarrollo aportando
algunas definiciones del documento de archivo que involucran la génesis y su naturaleza probatoria.
En este sentido, las definiciones aportadas se refieren especialmente a la identidad del
documento archivo producido por una persona o institución durante el curso de su gestión o
actividad para el cumplimiento de sus fines.
En este contexto, según Gutiérrez (1982, p.20) “los documentos archivísticos son los que
han sido producidos o reunidos por individuos o por instituciones en razón de las funciones y
actividades que ellos despliegan para conseguir determinados fines”.
Por su parte, Tanodi (1981-1982, p. 5) “es el soporte que contiene un texto que es el
resultado de una actividad administrativa de una entidad, efectuada en cumplimiento de sus
objetivos y finalidades”. Observamos que se aporta actividad administrativa, es decir, delimita el
origen del documento de archivo en relación a una actividad.
Siguiendo esta línea H. Bellotto (1990 p. 4) “lo define como un instrumento que contiene un
texto que es el resultado de la actividad administrativa de una entidad, efectuada en cumplimiento
de sus objetivos y finalidades”. Asimismo, la autora expresa “el documento de archivo es una
certificación inequívoca de la vida de las instituciones”:
En este sentido, Vázquez Murillo (2006, p. 27) afirma “un soporte modificado por un texto a
él adherido que surge como resultado de una actividad administrativa y tiene como fin impartir una
orden, probar algo o meramente transmitir una información, útil para el trámite”. De esto último el
autor destaca en la definición el sistema jurídico y administrativo, siendo la propuesta conocer la
sucesión del trámite que quedan registrados en el documento de archivo, simple o compuesto.
Asimismo, Vázquez en 1987, p. 181, aporta “que no había documentos en abstracto sino tipos
documentales”.
La misma posición asumieron Martín Pozuelo y Paz (1996, p. 98) “el documento de archivo
resulta de un proceso administrativo o jurídico, así como todos aquellos que hacen posible tal
proceso”.
Para Heredia Herrera (1991, p 123). “son los producidos o recibidos por una persona o
institución durante el curso de su gestión o actividad para el cumplimiento de sus fines y
conservados como prueba e información”.
Asimismo, Romero Tallafigo (1994, p.106) expresa “aquel documento que contiene
información o testimonio en cualquier soporte, formato y fecha y por cualquier medio o lenguaje, que
ha sido recibido o expedido en el ejercicio de funciones legales o transacciones de negocios por una
institución o persona que lo conserva para testimonio, prueba y continuidad de gestión”.

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 Siguiendo está línea Lorenzo y Vivas (2004, p.13) “toda expresión, independientemente de
su fecha, forma o soporte material, producido, recibido o acumulado naturalmente por cualquier
persona en el ejercicio de sus funciones, actividades y procedimientos, de carácter obligatoriamente
único y seriado, y reunido, organizado y conservado como garantía de derecho y como fuente de
información”.
Por su parte, Gallego Domínguez y López Gómez (1990; p.20) “producido o acumulado por
una institución o persona en el curso de su gestión o actividad para cumplimiento de sus fines,
conservado como testimonio (a título de prueba) e información”.
En este sentido y con un mayor aporte de la característica prueba del documento de archivo
Ana María Camargo (2000, p.5) desarrolla el concepto del estatuto probatorio, “es la relación
establecida con su productor, a partir de las estructuras organizacionales y de las funciones y del
vínculo de parentesco por la actividad, entre ellos, es el vínculo necesario que lo mantiene a título
de prueba, con un productor”.
Siguiendo a Camargo, Rodrigues, (2008, p.35) expresa “esta capacidad de probar el acto el
cual le da origen, es el resultado de la especial relación que tiene el documento con el órgano que lo
produce, el vínculo que se revela en el contenido por la actividad registrada, constituye el núcleo de
su identidad”:

De lo expuesto tendremos como se manifiesta la identidad del documento de archivo

Las definiciones expuestas son coherentes con los principios archivísticos de procedencia o
respeto de los fondos y con el principio de organicidad o funcionalidad donde se registra la
actividad. (El segundo principio es la evolución del concepto del principio del Orden Original). Es
decir, la identidad del documento de archivo se manifiesta fundamentalmente en el vínculo
archivístico de la actividad y se relaciona con las funciones o competencias del organismo
productor.
El vínculo archivístico es propuesto por Luciana Duranti, en la relación de la Diplomática y la
Archivística, y en la presente unidad nos apropiamos como un elemento identificador para intervenir
en la génesis del documento de archivo.
El vínculo archivístico es un componente identificador, que se manifiesta en la especial
relación que tiene el documento con el organismo productor, y el vínculo se revela en la actividad
registrada, que lo transforma en el documento de archivo. Es una premisa fundamental para
comprender que el documento contemporáneo es el fragmento de una actividad (1994, pp. pp. 49-
64).
El análisis del vínculo archivístico se enfoca a identificar la estructura organizativa del
creador de los documentos con sus funciones y el vínculo archivístico aparece en la actividad.
Como también, en el desarrollo de una misma actividad se liga con otros documentos, es “la red de
relaciones que cada uno de los documentos tiene con los documentos pertenecientes a un mismo
conjunto”.

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 Asimismo, la autora expresa “el documento de archivo es elaborado en el contexto del
procedimiento administrativo, que es la serie de fases en que sucesiva y ordenadamente se genera
y tramita un documento, y constituye aquella prueba documental de la actividad que le da origen”.
De lo desarrollado por Luciana Duranti comprendemos que el análisis del vínculo archivístico
permitirá por un lado identificar el tipo documental por la actividad de la cual el documento participa,
y por otro, de integrar un conjunto orgánico, las series documentales y finalmente tendremos
presente que el documento de archivo constituye aquella prueba del acto que le da origen y tiene
una relación funcional con la entidad productora.

1.1.2 Atributos y caracteres del documento de archivo.

En este punto repasaremos los atributos y caracteres del documento de archivo. De los
atributos nos abocamos a reflexionar sobre los conceptos presentados por algunos autores los
cuales integran la unicidad, autenticidad, integridad, ingenuidad, seriado. Exceptuamos génesis por
desarrollarse en el punto 1.1.

1.1.2.1 Atributos del documento de archivo

Iniciamos estos conceptos de Cortés Alonso, V. (1989, p. 52) el documento de archivo

presenta tres particularidades, se ha referido expresamente a: unicidad, integridad, autenticidad, e
ingenuidad.
Unicidad del documento original es un principio fundamental. Los documentos de archivo
son únicos e irrepetibles. Es decir, es una característica fundamental del documento de archivo, en
contraposición con el documento objeto de publicación o con el documento informativo o de apoyo
Esa condición se basa en su integridad (en el todo y las partes, en sus caracteres internos y
externos), autenticidad (se corresponde con el autor, la fecha y el lugar que en él se consigna, que
no es falso) e ingenuidad (el archivero mantiene los documentos tal y como se crearon, sin
modificarlos, como testimonio e información)
Para el archivero norteamericano T. Schellenberg los elementos que permiten diferenciar el
documento de archivo serían: 1) su carácter seriado, por constituir series documentales; 2) su
génesis, al ser producidos, en el ejercicio de una determinada actividad; 3) su exclusividad en
relación con la información que contienen; y 4) su interrelación, por su pertenencia a un conjunto
establecidas en las actividades que generan al documento de archivo
Por su parte, Heredia Herrera (1991, p.125) destaca su origen, su carácter seriado y adjetiva
el término nota que los caracteriza y su calidad de únicos.
La autora destaca el término nota que caracterizan al documento de archivo, al producirse
uno a uno dentro de la estructura orgánica de la institución, y con el paso del tiempo, conformarán
las series documentales. Como también, su calidad de únicos, al no añadirse en su contenido
valoraciones ni otros elementos subjetivos.

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 Por otra parte, Bellotto,H. (1990, pp.10-11) habla de principios que sirven para identificar al
documento de archivo. Se refiere a la unicidad, organicidad, e indivisibilidad. El documento es único
en el momento de su producción. Es orgánico en cuanto es producido por una institución o persona
y responde a un carácter seriado. Y es indivisible, ya que las series, no deben ser desmembradas y
deben conservarse tal y como fueron creadas.
Para M. Paz Martín-Pozuelo (1996, p. 101) los rasgos definidores del documento de archivo
son: 1) el contexto en el que es creado; 2) su unicidad; 3) su autenticidad; 4) la heterogeneidad de
su contenido, 5) la necesidad de que cada uno de estos rasgos estén siempre presentes, dado que
la ausencia de uno de ellos invalidaría el resto.

Graficamos los atributos del documento de archivo

Atributos del Documento de archivo

Unicidad Integridad Autenticidad Ingenuidad Seriado

1.1.2.2 Caracteres del documento de archivo

Los caracteres del documento de archivo se representan a través de los elementos

extrínsecos e intrínsecos. Los primeros se refieren a la estructura física del documento de archivo y
los segundos a su contenido.
En el concepto de los caracteres del documento de archivo, no podemos dejar a mencionar
a Schellenberg (1961, p.61) que fue el archivero que más tempranamente contribuyó a definir los
caracteres distintivos de los documentos, con el objetivo de ser aplicados a la descripción.
Al iniciar su estudio aporta una diferencia entre caracteres externos que se refieren tanto a la
estructura física clase y tipo, formato, cantidad y forma y denomina atributos al contenido sustantivo
la entidad productora, los orígenes funcionales, la fecha y lugar de producción y el contenido
sustantivo. A posterior 1980 (pp.230-233) se refiere a los caracteres externos tanto a su estructura
física como a los caracteres internos, su contenido.

ESTRUCTURA SUSTANCIA

Clase y tipo Unidades de la organización: procedencia

Composición (unidad de conservación: carpeta, Orígenes funcionales.

libro, etc.)

Cantidad (volumen) Función: actos ejecutados por entidad colectiva

o persona en el desempeño de un proyecto u

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 objetivo

Forma (tradición documental: original o copia) Actividad: clase de acciones practicadas en el

ejercicio de una función determinada

Acto: operaciones específicas

Lugar y fecha de la producción (cuando y

donde).

Asunto (personas, lugares, cosas, naturales,

fenómenos).

Schellenberg (1980, p. 76), llama la atención para el hecho de que los documentos de
archivo, además de los caracteres externo e internos “se revelan significativos en relación a la
actividad y sólo secundariamente cuánto al asunto”.
En este sentido, Schellenberg (1961, p. 21) expresa que el tipo documental es “el primer
carácter físico que debe tenerse en cuenta en la descripción de documentos”, y continúa “esta regla
debe observarse no importa cuál de las unidades documentales vaya a describirse- sea el grupo, la
serie o la pieza aislada”.
Asimismo, el autor define al carácter tipo “El término tipo se refiere a algo más que a las
características físicas del documento. Por lo general el tipo revela tanto el contenido como la
estructura física del documento”. Continúa afirmando Schellenberg, esto es cierto, “porque en los
tipos documentales se reflejan las diferentes clases de acción”
Por su parte, Heloisa Bellotto (1988, pp. 67-68) analizando el cuadro de los caracteres
externos e internos propuesto por Schellenberg para la identificación de los documentos en los
archivos permanentes, sostiene que puede ser utilizado no sólo para efectos de descripción (cómo
lo hizo el autor), así también, para “documentos de primera edad” y expresa “Será preciso identificar
estos elementos que revelan el perfil del documento, o mejor, el perfil de los conjuntos
documentales estructura y sustancia, más que con los asuntos.”
Finalmente, Cortés Alonso (1989, p.47), tomando por referencia la propuesta de
Schellenberg relaciona con mayor relevancia los caracteres externos e internos. Los caracteres
externos referencia a la estructura. y los caracteres internos, a la sustancia del documento,
elementos que son propios del documento de archivo.
En este sentido, la autora siguiendo el concepto del tipo aportado por Schellenberg (El término
tipo se refiere a algo más que a las características físicas del documento. Por lo general el tipo
revela tanto el contenido como la estructura física del documento”). Expresa que el tipo
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documental “es el número y disposición de los elementos de la información que corresponden a la
actividad que lo ha producido. Generalmente incluso el nombre se ha derivado de esa actividad”

CARACTERES EXTERNOS CARACTERES INTERNOS

Clase y tipo documental Entidad productora(procedencia)

Formato (libro o documento) Origen funcional (función, actividad,

operaciones)

Cantidad (número de unidades Data tópica y cronológica (fecha y lugar de

conservacion, metros lineares o producción)
cúbicos)

Forma (originales o copias). Contenido sustantivo (asunto: tiempo,

personas, lugares, cosas, acontecimientos).

En conclusión, y referenciado a lo aportado previamente por Belloto (1988) la estructura y

sustancia son factores fundamentales a ser analizado, cualquiera que sea la edad del ciclo vital del
documento, junto con la actividad que refleja la naturaleza de la procedencia
Esto remite al propio concepto del documento de archivo y a la necesidad de parámetros
archivísticos para identificarlo, en cualquier situación que se presente a lo largo del ciclo vida de los
documentos. Por esta razón, no pueden ser reconocidos por el asunto, sino por la actividad que
determinó su producción en determinado contexto. El tipo documental, denominación atribuida al
documento de archivo, sintetiza esta perspectiva y no podemos dejar de mencionar que
Schellenberg y Cortés Alonso han introducido en la archivística iberoamericana el concepto de tipo
documental.

1.2. Tipo documental: Estado de la cuestión y aspectos metodológicos de

identificación
1.2.1 Estado de la cuestión.

En este punto presentamos una revisión bibliográfica, para conocer las diversas acepciones
del tipo documental y los planteamientos para su identificación. Procuramos incorporar el concepto
actual del tipo documental, y los elementos que participan en la identificación, como el objeto de
estudio de la archivística, entendido en la presente propuesta académica en la identificación del tipo
documental al documento de archivo que a posterior nos facilitará la correcta denominación de las
series documentales.
En este contexto, mencionamos que algunos autores lo han situado indistintamente en los
caracteres internos o bien externos, mientras que otros lo identifican en el carácter interno. En esta
línea definimos de manera precisa los autores que aportan el carácter interno que interviene para

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identificar y denominar al tipo documental. Es decir, conceptuaremos el análisis a partir de las
funciones y/o competencias del organismo productor y la actividad que lo genera.
Retomando a Schellenberg (1961, p. 26) llama la atención para el hecho de que los
documentos de archivo, además de los caracteres externo e internos “se revelan significativos en
relación a la actividad y sólo secundariamente cuánto al asunto”.

“carácter físico y sustantivo: el órgano productor o creador, origen funcional, tiempo y lugar
de producción, y la materia o contenido, que había que tener en cuenta para realizar las
operaciones encaminadas a archivarlos, describirlos y servirlos” (1980, p. 76),

Cortés Alonso, V. (1989, pp. 72-74), aporta que el nombre del tipo documental

… “se deriva de la actividad productora, como por ejemplo “informe” procede de la actividad
“informar”, “denuncia” de denunciar, etc. Los tipos, a su vez, pueden infinitos como lo son las
actividades humanas. Asimismo, varían en el tiempo y en el espacio”

A partir de esta autora española, el estudio del tipo documental ha sido considerado de los
caracteres internos, por parte diferentes autores. Así, podemos mencionar a Gallego, O y López, P.,
Heredia Herrera, Manuel Vázquez Murillo, y Heloísa Bellotto, en Brasil, entre otros prestigiosos
archiveros de habla hispana.
Olga Gallego y Pedro López 1989 definen al tipo, siguiendo a Vicenta Cortés Alonso,
relativos “número y disposición de los elementos de información que corresponden a la actividad
que lo ha producido”.
Heredia Herrera (2006)

“Los tipos documentales se pueden reconocer a partir de los testimonios de las diversas
actividades del hombre encuadradas dentro de las también variadas instituciones donde se
producen”

Vázquez Murillo (2006, p.31) define al tipo documental como:

“el carácter o atributo de un documento que originado en la actividad administrativa a la que

sirve, se manifiesta en una diagramación, formato y contenido distintivos y sirve como
elemento para clasificarlo, describirlo”.

En referencia a las acepciones de los autores citados incorporamos que la identificación

del tipo documental vendrá determinada por el análisis de los caracteres internos: Entidad
productora - un organismo productor, origen funcional - actividad/es que lo genera, tanto

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para los documentos simples o compuestos Como también, los tipos documentales es la
materialización de un documento con una forma determina

1.2.2 Aspectos metodológicos de identificación del tipo documental y denominación de

las series documentales.

En el aspecto metodológico de identificación del tipo documental es necesario establecer el

principio de procedencia y principio orden original. El principio procedencia o principio de respeto de
los fondos (Respect des fonds, en su acepción original) ha sido enunciado por el historiador francés
Natalis de Wailly, en 1841. En este principio se daba a la luz la noción de “fondo de archivo”,
entendido por “reunir los documentos por fondos”.
Con la evolución de la archivología la mayor parte de los autores, principalmente españoles,
conceden un doble valor al principio de procedencia que representan principios diferentes e
implícitos en el genérico de procedencia como íntimamente relacionados, pero con un contenido
diferente. el concepto de procedencia corresponde al origen de los documentos, es decir, al
principio de organicidad o funcionalidad y el de orden original.
La procedencia el origen de los documentos, se refiere a la oficina de origen de los documentos
el principio de organicidad o funcionalidad que da origen a los documentos que integran el fondo
y el orden original a la secuencia y la organización en que los documentos fueron creados o
guardados por esa oficina de origen. (Casas de Barrán 2003, p.33)
Los principios mencionados se convierten en el eslabón esencial para aplicar la metodología
de identificación del tipo documental y a partir de la identificación del tipo documental podremos
conformar y denominar las series documentales. (En la Unidad N°2 Proceso de Identificación se
desarrollará las líneas de estudio de serie documental)
Principio de la procedencia: Fija la identidad del documento, en el contexto del organismo
productor o entidad productora. El concepto procedencia se entiende y aplica en cuanto a la
responsabilidad competencial del organismo (institución/organización) para desarrollar una función
concreta y, por lo tanto, responsable de la gestión, tramitación, de la documentación generada en el
ejercicio directo de esa función. Sin el reconocimiento de la relación organismo - función, que es el
reflejo de la producción documental, no podríamos identificar el tipo documental resultante.
Principio funcional o de organicidad (Orden original): Las relaciones administrativas
orgánicas se reflejan en los conjuntos documentales. La organicidad refleja la estructura
organizacional, integrada por cada una de las unidades administrativas (oficinas) y sus actividades
Correspondiendo a las unidades administrativas la denominación del Órgano Productor o Sujeto
Productor, es decir, cada una de las unidades administrativa con sus actividades concretas que
genera y plasmará el tipo documental concreto.
De acuerdo a lo expuesto comprendemos la relación que existe entre las funciones o
competencias específicas del organismo productor y las actividades (unidad administrativa) y
conceptuamos que es fundamental el estudio de la unidad administrativa + su actividad = sujeto u

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órgano productor para establecer el origen del tipo documental y es lo que nos permitirá conocer
conformar y denominar las series documentales que se forman a partir del tipo documental.

ORGANISMO PRODUCTOR
(Institución)
Origen Procedencia

Competencias / Funciones

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Origen Funcional Actividades

TIPO DOCUMENTAL

SERIE DOCUMENTAL

Por su parte A. Heredia Herrera (2006, p.8) expresa que para la metodología:

“Si partimos de que el tipo documental afecta solo a las unidades

documentales, simples o compuestas, los estudios sobre tipología
documental no tienen otro objetivo que fijar los modelos de unidades
documentales dándoles nombre propio y a partir de ellos poder
reconocer las unidades documentales similares. Este estudio además
nos permitirá reconocer y formar las respectivas series documentales de
cualquier fondo y representarlas, a la hora de la descripción, con el
nombre en plural del tipo de las unidades documentales
correspondientes.”

De la definición aportada por A. Heredia Herrera comprendemos que la conformación de la

serie no puede ser subjetivo, exige el estudio de la génesis documental hasta establecer la correcta
denominación del tipo documental y la unificación de su denominación facilitará la correcta
denominación de la serie documental, tanto para documentos simples o compuestos.
En este sentido, el análisis metodológico de identificación del tipo documental, para la
presente propuesta académica, se tendrá en cuenta las relaciones que involucran el estudio del
organismo productor (funciones o competencias) y su estructura organizacional para identificar la
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unidad administrativa el sujeto u órgano productor con sus actividades, que plasmará el tipo
documental y conformará a las series documentales.

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Bibliografía C/

Bibliografía complementaria y obligatoria

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Bibliografía de la cátedra

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Martín-Pozuelo Campillos, María Paz: La construcción teórica en Archivística: El principio de procedencia.

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