MANUAL DE PROCEDIMIENTOS VENTAS WAYS, S.A.

BAJAS Y ALTAS DE EMPLEADOS DE VENTAS

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1. Procedimiento de Bajas y Altas de Empleados de Ventas Se define como el procedimiento de controles y registros en sistema para dar de baja a un vendedor y dar de alta al vendedor que lo sustituye; tambin pueden darse casos de alta de vendedores que ya laboran para Ways, S.A. y que se les cambie de ruta. 1.1 Objetivo Definir y establecer el procedimiento de logstica para dar de baja a vendedores y registrar al nuevo vendedor a cargo de la ruta. 1.2 Polticas y Normas BAJAS DE EMPLEADOS a) Existen diferentes razones por bajas, siendo las siguientes: i. Bajo rendimiento o conducta inapropiada dentro y fuera de las instalaciones de Ways, S.A., as como daos a activos de la empresa. ii. No presentarse a liquidar diariamente o en el plazo establecido iii. Abandono de labores iv. Diferencias en producto v. Mora en recuperacin de crditos b) En el caso de bajo rendimiento, el jefe inmediato del vendedor, debe notificar con 8 das de anticipacin a los departamentos de Recursos Humanos, Finanzas y Auditora Interna para alertar sobre una posible baja, y monitorear la operacin de la ruta (ventas, diferencias de producto, recuperacin de crditos, liquidacin, entre otros). c) En el caso de no presentarse a liquidar diariamente o en el plazo establecido, el liquidador a cargo de la ruta, debe notificar al Encargado de Bodega sobre los inconvenientes presentados para que la informacin sea direccionada a la Gerencia Regional y a los departamentos de Recursos Humanos, Finanzas, Logstica, Soporte Electrnico, Area Comercial y Auditora Interna. d) En el caso de abandono de labores, el jefe inmediato del vendedor, debe reportar a Recursos Humanos inmediatamente la ausencia sin justificacin del empleado, para emitir el aviso al Ministerio de Trabajo que corresponde. Si es necesario cubrir la ruta, ser dicho jefe inmediato quien la cubra, siguiendo los procedimientos establecidos para la venta (facturas asignadas a la ruta, producto del vendedor ausente, handheld del vendedor y combustible del vendedor). e) En el caso de diferencias de producto, el Liquidador notifica al Encargado de Bodega (en la Regin Central, debe notificar a la Coordinadora de Liquidaciones), quien procede a informar a Gerencia Regional y a los departamentos de Recursos Humanos, Finanzas, Logstica, Soporte Electrnico, Area Comercial y Auditora Interna, solicitando el bloqueo de ruta. f) En el caso de crditos vencidos, tales como sobrepasar el plazo de crdito o sobrepasar el lmite de crdito, el Liquidador notifica a la Encargada de Bodega para que informe al Gerente Regional y Finanzas, y ste ltimo determina el plazo que se le otorgar para recuperarlos. En caso no sean recuperados en dicho plazo, la Encargada de Bodega notificar a Gerencia Regional y a los departamentos de Recursos Humanos, Finanzas,

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Logstica, Soporte Electrnico, Area Comercial y Auditora Interna, solicitando el bloqueo de ruta. g) Al momento que el vendedor se retire, debe entregar al Encargado de Bodega lo siguiente: i. Producto del vendedor, verificando que est en buen estado y que todos sus accesorios estn completos ii. Telfono de recargas, con Simcard y accesorios iii. Corte de formas de facturas y entrega de facturas no utilizadas Lo anterior debe coincidir con el reporte de existencias en el Sistema. En el caso de la Regin Central, el proceso ser realizado con el Auxiliar de Auditora Interna y el jefe inmediato del vendedor. h) Relacionado al numeral anterior, el vendedor debe entregar al encargado de Bodega, lo siguiente: i. Entregar telfono staff (con accesorios completos y SIM Card, verificando el saldo consumido) ii. Gafete iii. Carta de renuncia o despido, debidamente firmada por los involucrados iv. Entregar handheld asignada con Simcard, impresora, base, rollos de ticket handheld. v. Liquidacin de combustible asignado vi. Entregar vehculo asignado, con los formatos de entrega de vehculos establecido con todos sus implementos y equipo En el caso de la Regin Central, el proceso ser realizado con el Auxiliar de Auditora Interna y el jefe inmediato del vendedor.

1.3

Procedimiento de BAJA DE EMPLEADOS

RESPONSABLE DESCRIPCIN Notifica la baja del empleado Recibe producto y telfono de recargas y procede a tomar inventario. Enva el detalle de diferencias a Auditora Interna.

PASO 1

Gerente Regional/ Encargado de Bodega

Encargado de Bodega (Auditora Interna Regin Central)

En el caso de los asuntos adicionales que los vendedores deben entregar, enva el reporte de lo que no haya sido entregado, asi como la liquidacin de su combustible y estado ptimo de equipo entregado (handheld, vehculos, telfono staff, entre otros) Recibe la informacin y procede a validar los reportes y diferencias, para que sean enviadas a Finanzas. Recibe informacin de diferencias para notificar a la Gerencia Regional y se da plazo de 1 da para que notifiquen alguna aclaracin.

Auditora Interna rea Financiera

3 4

Gerencia Regional

Recibe reporte de diferencias, verifica si hay algo que pueda ser aclarado y responde a Finanzas para proceder a la confirmacin.

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RESPONSABLE

PASO

DESCRIPCIN Recibe confirmacin para proceder al descuento. En caso se reciba notificacin para aclarar asuntos adicionales, se devuelve a Auditora Interna para realizar nuevamente una validacin. Recibe detalle de diferencias cuantificadas para proceder al descuento en su liquidacin y/o pago de salario quincenal.

rea Financiera

Recursos Humanos

1.4 1.5

Diagrama de flujo de procedimiento de baja de empleados de ventas. Formatos 1.5.1 1.5.2 1.5.3 1.5.4 1.5.5 1.5.6 Reporte de liquidacin inventario en Excel Reporte de resumen de ventas por depsitos en Excel Reporte de existencias de SAP Corte de formas de facturas Check List de Baja de Personal Formato de Recepcin de vehculos

Guatemala, 6 de junio de 2013

___________________ Lizzeth Gonzalez Gerencia de Logstica

_______________________ Patricia Palma Gerencia de Soporte Electrnico

_____________________ Greicy Barrios Gerencia Financiera

___________________ Luis Grajeda Encargado de TI

__________________________ Andrea MacDonald Gerencia de Recursos Humanos

Vo.Bo._____________________ Ing. Juan Carlos Bolaos Director General