Documentación del trabajo del Auditor e Informes de Resultados

Los elementos de un buen informe de auditoría en el ejercicio de la auditoría fiscal

Artidoro Botía Bernal

Fanny Carrillo Cárdenas
Rosa Marlen Paz Mateus

Docente
Javier Rodríguez Salinas
Grupo 247

Fundación Universitaria del Área Andina

Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Financieras
Especialización en Revisoría Fiscal y Auditoría Forense
2021

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 CONTENIDO

INTRODUCCIÓN......................................................................................................................3
BREVE RESEÑA DE LAS EMPRESAS seleccionadas...........................................................4
1. PRODUCTOS YERMAN S.A.S NIT 901.235.690-1...................................................4

2. COMERCIALIZADORA CAMDUN S.A.S NIT 807.003.072-1................................4

3. INDUSTRIAS PLÁSTICAS EMANUEL S.A.S. NIT 900.744.450-9.........................5

4. NESTLE DE COLOMBIA S.A NIT 860.002.130-9....................................................5

Seleccionar un proceso clave dentro del ejercicio de revisoría fiscal que involucre una...........6
gestión documental rigurosa (por lo menos 10 evidencias documentales).................................6
1. PRODUCTOS YERMAN S.A.S NIT 901.235.690-1...................................................6

2. COMERCIALIZADORA CAMDUN S.A.S NIT 807.003.072-1................................6

3. INDUSTRIAS PLÁSTICAS EMANUEL S.A.S. NIT 900.744.450-9.........................6

4. NESTLE DE COLOMBIA S.A NIT 860.002.130-9....................................................6

COMPARATIVO DE SITUACIONES DE LAS EMPRESAS.................................................7

CONCLUSIONES......................................................................................................................8
BIBLIOGRAFIA........................................................................................................................9

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 INTRODUCCIÓN

Con el desarrollo del presente trabajo, pondremos en práctica nuestros conocimientos

alcanzados correspondiente al Eje 2, respecto a la documentación del trabajo del auditor e
informes y resultados, y la sistematización y organización de la gestión documental que tienen
que ver con los registros y elementos financieros, que se aportan como pruebas y evidencias en
las operaciones del normal desarrollo en las empresas colombianas. De esta manera, entraremos
a analizar los cada uno de los procedimientos que soportan el informe de la auditoría y que
permitan obtener una documentación de acuerdo al análisis y evidencias encontradas, teniendo
en cuenta la normatividad vigente, entre ellas, los principios de contabilidad generalmente
aceptados en Colombia, reglamentados en el decreto de 1993.

Para realizar el trabajo, tuvimos en cuenta cuatro empresas colombianas dedicadas a

diferentes actividades comerciales, como son: Empresa Productos YERMAN SAS,
Comercializadora CAMDUN SAS, Industrias Plásticas EMANUEL SAS., y NESTLÉ de
Colombia S.A. Una vez realizamos los respectivos análisis y observamos la manera como se
encuentran organizadas, se selecciona un proceso determinante que involucre una gestión
documental, evidenciando mínimo diez hallazgos, como fuente de recaudo de evidencias de
hechos y datos reales del día a día que transcurre en las empresas analizadas.

Una vez obtenida las evidencias, se hacen las respectivas comparaciones de cada una de las
empresas que nos llevan a determinar las posibles causas que conllevan a la existencia de
riesgos, todo esto como parte del proceso de revisoría fiscal.

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 BREVE RESEÑA DE LAS EMPRESAS SELECCIONADAS

1. PRODUCTOS YERMAN S.A.S NIT 901.235.690-1

La Empresa Productos Yerman SAS, se encuentra ubicada en la ciudad de Cúcuta, nace en el
año 2008 como emprendimiento para la fabricación de Mayonesa, vista la oportunidad de
capitalizar ventas regionales.

En los últimos dos (02) años inicia una ampliación de portafolio para competir en las
categorías de salsas culinarias, margarinas, aceites vegetales, repostería, leche condensada,
arequipe, entre otros y actualmente cuenta con cinco (05) líneas de producción para satisfacer la
demanda y preferencias de los consumidores.

La marca estandarte que soportó el crecimiento de la empresa es Nona Pepa, por lo que en
2.018 se mudan las operaciones a la Zona Industrial de Cúcuta, además de pasar jurídicamente a
ser una empresa bajo sociedad de acciones simplificada (S.A.S).

Las marcas representan el verdadero sabor, el sabor de la abuela; basados en los valores de
tradición, amabilidad, respeto, calidad y servicio.

La empresa en el año 2.020 iniciará un proceso de innovación y desarrollo de productos con la

finalidad de lograr capitalizar ventas en el mercado nacional, soportada además por el beneficio
de ZESE (Zona Económica Social Especial).

Productos Yerman SAS, siendo una empresa productora y comercializadora de productos

alimenticios, cuenta en la actualidad con más de 70 colaboradores en las diferentes áreas como lo
son las de Producción, Mercadeo, Ventas y Administración.

La empresa Productos Yerman SAS abastece a los clientes con productos de consumo de
buena calidad, implementando líneas de producción, además de la elaboración, transformación,
preparación, conservación y envasado de los alimentos para consumo humano.

2. COMERCIALIZADORA CAMDUN S.A.S NIT 807.003.072-1

Comercializadora Camdun S.A.S. es una empresa ubicada en Colombia, con sede principal en
Cúcuta (norte de Santander). Su operación principal es el comercio al por mayor no
especializado y como actividades secundarias el comercio al por menor en establecimientos no

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especializados con surtido compuesto principalmente por alimentos, bebidas (alcohólicas y no
alcohólicas) o tabaco, comercio al por menor de productos farmacéuticos y medicinales,
cosméticos y artículos de tocador y comercio al por menor de computadores, equipos periféricos,
programas de informática y equipos de telecomunicaciones en establecimientos especializados.
Constituida con escritura pública número 2151 del 30 de julio de 1998 otorgada por notaria 4a.
de Cúcuta, registrado en esta cámara de comercio bajo el número 9308589 del libro IX del
registro mercantil el 05 de agosto de 1998.

Empresa fue fundada en 30 de julio de 1998 y actualmente emplea a 100 personas.

3. INDUSTRIAS PLÁSTICAS EMANUEL S.A.S. NIT 900.744.450-9

Industrias Plásticas Emanuel S.A.S., cuenta con más de 13 años de experiencia en la industria
del plástico, nuestro sueño comenzó a dar sus primeros pasos en la ciudad fronteriza de Ureña-
Edo. Táchira en Venezuela, donde abrimos dos importantes proyectos en esta región los cuales
especializamos en la elaboración de productos plásticos como la extrusión de rollos tubulares y
semitubulares en polietileno de alta o baja densidad, así como la inyección de polipropilenos
entre otros, convirtiéndonos en una importante empresa de ese sector en la zona fronteriza, la
cual sigue funcionando y en expansión hasta el día de hoy.

4. NESTLE DE COLOMBIA S.A NIT 860.002.130-9

Empresa dedicada a la Fabricación, Compra y Comercialización de Productos Alimenticios,
constituida el 4 de diciembre de 1944, la cual tiene su sede principal en la ciudad de Bogotá.

Misión
Contribuir a la nutrición, salud y bienestar de las personas, poniendo a su disposición
productos de la máxima calidad para cualquier momento del día y para todas las etapas de la
vida, y gestionando los negocios de manera que creen valor para la compañía a la vez que para la
sociedad.

Visión
Ser la empresa reconocida como líder en nutrición, salud y bienestar a nivel mundial por parte
de sus consumidores, empleados, clientes, proveedores y todos los grupos de interés relacionados
con la actividad de la compañía.

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 SELECCIONAR UN PROCESO CLAVE DENTRO DEL EJERCICIO DE
REVISORÍA FISCAL QUE INVOLUCRE UNA GESTIÓN DOCUMENTAL RIGUROSA
(POR LO MENOS 10 EVIDENCIAS DOCUMENTALES).

1. PRODUCTOS YERMAN S.A.S NIT 901.235.690-1

2. COMERCIALIZADORA CAMDUN S.A.S NIT 807.003.072-1
3. INDUSTRIAS PLÁSTICAS EMANUEL S.A.S. NIT 900.744.450-9
4. NESTLE DE COLOMBIA S.A NIT 860.002.130-9

De acuerdo al estudio de cada una de las empresas antes mencionadas, se procede a analizar el
proceso de Recaudo de la Cartera ya que es una Área Critica de la empresa y por evidencias de
Informes de Auditoria Pasadas siempre se han encontrado hallazgos significativos en la misma.

EVIDENCIAS DOCUMENTALES PARA LA VIGENCIA 2020 EN EL AREA DE

CARTERA

1. Base de datos de todos los clientes activos con créditos

2. Relación de Acuerdos comerciales y descuentos especiales por lanzamientos y apoyos
publicitarios con cada uno de los clientes.
3. Informe de cuentas por cobrar a 31 de diciembre de 2020
4. Facturas pendientes por cobrar
5. Cheques Posfechados
6. Recibos de Caja
7. Devoluciones de Ventas
8. Extractos Bancarios
9. Planillas de despachos
10. Remisiones de Mercancía

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 DESCRIPCION DE LAS FALLAS

1. PRODUCTOS YERMAN S.A.S NIT 901.235.690-1

Las principales fallas o las más significativas en el Área de Cartera son las siguientes:

La empresa no cuenta con una política clara para el manejo de las ventas a crédito, se
autorizan ventas a crédito sin el previo estudio del cliente y a demás no se le pide ninguna
garantía para avalar su crédito.

Se autorizan despachos a crédito para clientes en poblaciones alejadas del Área metropolitana
de Cúcuta lo que representa un riesgo para el cobro de estas carteras pues los cobradores no
llegan con frecuencia a estos pueblos por los múltiples problemas de orden público que padece
esta región.

El ejecutivo de Crédito y cobranza no tiene la formación profesional adecuada para el manejo

de este departamento y tampoco los auxiliares de cartera realizan el seguimiento a las cuentas
permitiendo que los clientes se atrasen en los pagos llevando a la empresa a tener dificultades
con el flujo de caja.

2. COMERCIALIZADORA CAMDUN S.A.S NIT 807.003.072-1

Una vez revisado el auxiliar de Cartera a corte 31 de diciembre de 2020 se procedió a realizar
una circularización de Cartera obteniendo evidencia suficiente que permita concluir que existen
diferencias significativas en los saldos de las cuentas DEUDORAS.

Los saldos reportados son verificados con los soportes de las consignaciones aportadas por
cada uno de los clientes y que se cotejan con los extractos bancarios, evidenciando errores en los
registros contables por parte de la persona encargada de procesar los recibos de caja.

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 Saldo saldo
NOMBRE CLIENTE CIUDAD pendiente confirmado Diferencia
ROPERO ROPERO CIRO ALFONSO SARDINATA 7,915,900 6,458,010 1,457,890
MURILLO BELKYS SARDINATA LAY 4,250,090 3,250,090 1,000,000
CABALLERO JORGE ENRIQUE SARDINATA 84,569,710 81,569,710 3,000,000
GELVES JOHANA SARDINATA LAY 15,896,300 11,389,630 4,506,670
COMERCIALIZADORA OLIMPICATIBU 3,258,790 3,321,450 -62,660
QUINTERO ALVAREZ NAHUM TIBU 78,925,412 73,625,412 5,300,000
TELLEZ JOSE Y/O MEGA OFERTACAMPO
SUPERMERCADO
DOS 523,695 223,695 300,000
MANCIPE SILVA JOSE BUDILIO TIBU 4,456,987 4,411,987 45,000
MONTOYA CARLOS MARIO PUERTO SANTANDER 575,997 0 575,997
NARANJO ORTEGA MISAEL PUERTO SANTANDER 7,794,005 3,794,005 4,000,000
NIÑO JAIRO PUERTO SANTANDER20,400,154 18,900,154 1,500,000
RODRIGUEZ LASSO EDWIN ANDRES
CAMPO DOS 2,860,550 896,574 1,963,976
ACUÑA SALGAR Y/O INSUMOS PUERTO
CIABATTA
SANTANDER 5,338,388 5,125,000 213,388
SUAREZ NIÑO ALIX MARIA TIBU 654,733 0 654,733
SUPERMERCADO EL PAISA PUERTO SANTANDER 1,126,731 0 1,126,731
TOTAL 238,547,442 212,965,717 25,581,725

Se evidenciaron registros contables duplicados ya que no existen controles en el área de

cartera y cobranza permitiendo que con una misma consignación se descargue dos veces facturas
a crédito de diferentes clientes.

Existen falencias en los controles Internos en el manejo de efectivo por parte de los Ejecutivos
de venta, ya que ellos son Vendedores y cobradores al mismo tiempo.

Las devoluciones de Ventas no son visadas por el jefe de área de bodega esto ocasiona un
riesgo porque permite que cualquier auxiliar registre una devolución de venta para disminuir el
saldo a pagar de cualquier cliente sin que la mercancía sea devuelva a la bodega principal.

3. INDUSTRIAS PLÁSTICAS EMANUEL S.A.S. NIT 900.744.450-9

Las principales fallas encontradas en la empresa con respecto al Área Critica Evaluada son la
carencia de políticas claras para las negociaciones con los clientes lo que lleva a la compañía a
perder mucho dinero en descuentos que se toman los clientes al momento de cancelar las

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facturas, descuentos por pronto pago, descuentos por Bonificaciones, Promociones Especiales y
Espacios Publicitarios, que en la mayoría de veces no son autorizados por la gerencia si no que
los Ejecutivos de Venta los ofrecen sin autorización solo para ganar mayor volumen de venta y
poder ganar mayores comisiones.

Otra falencia en esta área es la falta de seguimiento a los clientes desatendiendo sus
necesidades y en muchas ocasiones perdiendo clientes por fidelidad, esto se pudo evidenciar en
la revisión efectuada a las Planillas de Despacho.

La periodicidad de visita a un cliente debería ser una vez por semana, pero al revisar una
muestra de 100 planillas de despacho se concluye que la periodicidad de visita es de 20 días esto
se da por el poco personal de ventas que tiene en este momento la empresa, especialmente en el
canal de distribución de TAT (tienda a tienda)

4. NESTLE DE COLOMBIA S.A NIT 860.002.130-9

La principal falla que tiene Nestlé en del departamento de cartera, se ha convertido en un área
crítica significativa para la empresa, es el cobro de cartera. Por la cantidad de ventas realizadas,
Nestlé realiza ventas a crédito, pero estas no son recuperadas en los tiempos acordados y
estipulados, convirtiéndose de esta manera en cuentas difíciles de recuperar o deudas de difícil
recaudo y la cifra que representa esta cuenta es significativa para la empresa.

No existe un seguimiento y control de cartera ni procedimiento eficiente donde se evidencie

los protocolos a seguir. No tienen establecido la categorización de cartera por el nivel del riesgo,
como tampoco tienen calificado la cartera por edad de vencimiento. No tienen establecidos los
períodos de evaluación de la cartera que tienen en cuenta aspectos como capacidad de pagos,
solvencia del deudor y solidarios, garantías y cumplimiento de pagos.

Se evidencia la ausencia de políticas de cartera donde se establezca y determine la pauta para

conceder un crédito y el monto del mismo, puesto que no utilizan fuentes adecuadas de
información y métodos de análisis de crédito.

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 No existe un seguimiento óptimo a las variables que conforman la cartera de la compañía en
flujo de caja, fechas de vencimientos, casos en proceso pre-jurídicos, casos en cobro jurídico,
provisiones, castigos de cartera, proveedores alternativos con mejores ofertas de plazos, entre
otros.

COMPARACIÒN DE LOS ELEMENTOS ERRÁTICOS ENTRE LAS EMPRESAS

Una vez comparado los elementos que configuran los elementos que fallan en cada una de las
empresas analizadas, en cuanto al proceso de recaudo de cartera, se evidencia que existe
similitud entre ellas de acuerdo a los resultados de evidencia encontrados.

Para PRODUCTOS YERMAN SAS, no cuenta con políticas implementadas de recaudo de

cartera que le permita tener garantías con el cliente y la deuda adquirida. Como resultado, la
empresa crece en las cuentas de difícil de cobro y permitiendo que su liquidez disminuya. El
despacho de mercancía que se realizan a zonas apartadas y críticas por causas de seguridad, y
más aún, entregadas a crédito, no permite que existan visitas periódicas frecuentes del personal
de la empresa para su respectivo recaudo afectando de esta manera los periodos y puntualidad en
los pagos, afectando de la misma manera, la entrada de recursos a la empresa.

En la empresa CAMDUN SAS, la realización de procedimientos erróneos y fallas en el registro

contable, permite que la información no sea confiable, generando errores en la contabilización de
entradas en caja, creando pérdidas de tiempo y traumatismos en los procedimientos.

Al evidenciar duplicación en los registros contables por no existir controles en las áreas de
cartera y cobranza, se presenta diferencias en los resultados de las operaciones, puesto que al
soportar con una misma consignación dos facturas a crédito, y diferentes clientes, se va
catalogando como pérdidas para le empresa.

Las devoluciones al no ser visadas por el jefe del departamento, se convierte en un riesgo, ya
que se registran y se disminuye el valor de la factura sin que exista una real operación y más aún,
sin que exista una entrada a la empresa por las devoluciones generadas.

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 Industrias Plásticas EMANUEL SAS, presenta situaciones que conllevan a una disminución
de recaudo reflejándose en los pagos en las ventas a crédito en tendencia baja por
implementación de beneficios que no han sido establecidos y avalados por la gerencia en cuanto
a descuentos, bonos y demás premios que se tienen en cuenta para promover el pronto pago de
los clientes, pero que ocasiona pérdidas en el flujo de efectivo.

La falta de atención al cliente y mal servicio prestado, produce un impacto negativo en las
ventas, puesto que ocasiona la disminución de clientes y generando pérdidas para la empresa. El
no realizar vistitas periódicas a los clientes, prestando un mal servicio y atención, ocasiona que
los compradores disminuyan sus pedidos y en otras ocasiones, se interese en la competencia. Los
asesores de ventas no cumplen con la atención requerida en visitas para satisfacer las necesidades
de los clientes, haciendo que los pedidos y ventas disminuyan.

NESTLÉ de Colombia SA, no cuenta con las políticas de cartera y recaudo eficaces que
permitan establecer criterios de crédito y brinde confianza al momento de efectuar ventas a
crédito, puesto que es ineficaz el control y seguimiento que le realizan al proceso de cartera y
cobro, permitiendo que estas se conviertan en deudas de difícil cobro.

Las políticas de recaudo no son efectivos, permiten que los clientes realicen los pagos fuera de
los tiempos establecidos, y no existe evidencia que registre la gestión realizada en los cobros que
se deben realizar según las fechas de vencimiento para cada cuenta.

La empresa presenta pérdida en las utilidades, muchas cuentas son de cartera vencida por más
de 60 y 90 días, inclusive algunas superan los 120 días y no se toman acciones de cobro para
recuperar este tipo de cartera que es significativo para la empresa.

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COMPARATIVO DE SITUACIONES DE LAS EMPRESAS

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 CONCLUSIONES

En la elaboración del presente trabajo, evidenciamos la importancia que las empresas deben
tener en cuanto a la planificación, control, inspección y vigilancia de sus operaciones de acuerdo
al objeto social y actividades que desarrolla cada una. Los auditores son pieza fundamental para
garantizar a los accionistas, socios e inversionistas la veracidad del comportamiento
administrativo y económico, las cuales son base fundamental para la toma de decisiones.

Esta actividad realizada, es un ejemplo que nos permitió en lo práctico, conocer el proceso
para preparar la documentación que se requiere como parte esencial del trabajo del auditor para
la entrega del informe. Y que, en este caso, tuvimos cuatro empresas de diferentes sectores que
nos llevaron a determinar un análisis y evidenciar en particular cada falla y situación que
presenta en el proceso y caso estudiado.

Se cumplió con las expectativas de aprendizaje, cada empresa estudiada nos aportó de manera
referente de los procedimientos para tener en cuenta en la elaboración de la auditoría en cuanto al
rol de auditor en la documentación y evidencia de hallazgos que, para este caso, clasificamos por
área analizada de Recaudo de cartera y que cada una tuvo situaciones diferentes de acuerdo a las
políticas y controles implementados en cada una de ellas.

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 REFERENCIAS

Rodriguez, Y. R. (s.f.). DOCUMENTACIÓN DEL TRABAJO DEL AUDITOR E INFORMES

DE RESULTADOS. EJE 2 - Analicemos la situación. Areandina.

Scientia Et Technica. (Agosto de 2010). LAS TÉCNICAS FORENSES Y LA AUDITORIA.

Pereira, Colombia: Universidad Tecnológica de Pereira.

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