Manual de Procedimientos: Empresa de La Construccion Tres Econs-3

Manual de Procedimientos
Propuesta de Manual
02/01/2014
Personal
User
EMPRESA DE LA CONSTRUCCION
TRES
ECONS-3
Personal
I. Introducción………………………………………………………………….
II. Base Legal
III. Objetivos del Manual
IV. Estructura Orgánica
V. Normas de Control Interno
VI. Normas y Procedimientos
VII. Dirección General

VII.1. Departamento de Talleres y Equipo
7.1.1 Sección de Equipos
 Solicitud de Equipo Pesado
 Traslado de Materiales a Proyecto
 Traslado de Combustible a Proyectos
 Mantenimiento de Equipo
 Solicitud de Reparación y Compra de repuestos
 Reemplazo de Repuestos de Equipo Interno Reemplazable
 Servicio de Torno y Otros
 Traslado de Herramientas
7.1.2. Departamento de Adquisiciones
 Subcontratación de Obra Menor
 Subcontratación de Obra Mayor
 Contratación de Equipo
 Contratación de Servicios de Transporte
 Compra de Materiales
 Compra de Combustible
 Compras Menores
 Compra de Papelería
 Compra de Repuestos
VIII. División Administrativa Financiera

8.1. Departamento de Almacén
 Recepción de Materiales
 Retiro y Consumo de Materiales
 Registro de Materiales Trasladados por Contratistas a los Proyectos
 Registro de Traslado de Combustible
 Consumo Interno de Combustible
 Entrega de Papelería
Manual de Procedimientos Propuestos/Diciembre 31/2013 Página 1 de 152

8.2. Departamento de Contabilidad
 Elaboración de Cheques
 Revisión de Soportes de Comprobantes de Cheque
 Revision de Balanza Provisional
 Declaración y Pago de Impuestos Directos e Indirectos
 Notas de Debito de Combustibles para Cobro a Contratistas
8.3. Departamento de Servicios Generales
 Programación de Vehículos
 Traslado de Personal
IX. Dirección de Operaciones

 Planificación de Obras Asignadas
 Ejecución de Obras con Recursos Internos
 Ejecución de Obras Menores
 Ejecución de Obras Mayores

I. INTRODUCCION
El presente Manual de Normas y Procedimientos,tiene por objeto dar a conocer los procesos
de trabajos que se ejecutan en las diferentes unidades que conforman ECONS-3, en función
del fortalecimiento de la gestión técnica administrativa en lo referente a la ejecución de los
proyectos.
Para la elaboración de este documento, se llevó a cabo un proceso de entrevistas con

losdiferentes funcionarios ejecutores de acciones, a fin de determinar mediante análisis técnico
delas operaciones, los procedimientos, con el propósito de mejorarlos yperfeccionarlos,
proponer y enfatizar algunos puntos relevantes necesarios considerar en estaguía técnica, que
permita lograr la máxima eficiencia administrativa en el cotidiano quehacerinstitucional.
El éxito para el desarrollo y puesta en práctica del presente documento, consistirá en

granmedida de la buena coordinación, interés y apoyo que demuestre el personal involucrado,
portal razón, para garantizar su vigencia y efectividad, se deberá mantener un proceso
constantede revisión y actualización oportuna, que permita realizar la inclusión de nuevos
cambios,ajustes y modificaciones que se consideren pertinentes a fin de garantizar la vigencia
delmanual en su aplicación.
BASE LEGAL
 Ley 290, Ley de Organización, Competencia y Procedimientos del Poder Ejecutivo.
 Ley 323, Ley de Contrataciones del Estado
 Ley 737, Ley de Contrataciones Administrativas del Sector Publico
 Reglamento General de la Ley de Contrataciones del Estado
 Ley 3285, Código del Trabajo
 Ley Creadora de Empresas Regionales de la Construcción (COERCO), Arto. 5, inciso 3,
decreto 411 publicado en la Gaceta diario oficial No 240, del diecinueve de diciembre de mil
novecientos noventa y ocho.
 Acuerdo Ministerial No 13 del Ministerio de la Construcción y Transporte Art 13, Creación
de la Empresa Constructora Tres (ECONS-3) del día dieciocho de agosto de mil
novecientos ochenta y seis, publicado en la Gaceta diario oficial No 23, del treinta de enero
de mil novecientos ochenta y siete inscrito bajo el numero 13,934 paginas 283/289
tomo:664 libro segundo de sociedades y con el numero 25,545 paginas 550/551 tomo 113
del libro de persona, ambos del Registro Publico Mercantil del Departamento de Managua.
OBJETIVOS DEL MANUAL

El Manual de Procedimientos tendrá por objeto fortalecer la institucionalidad y funcionamiento
de la Empresa Constructora tres, mediante las siguientes acciones:
1. Detallar de forma ordenada, secuencial y sistemática las operaciones que se realizan en
laEmpresa, las responsabilidades de los cargos que intervienen, precisando la participación
en dichas operaciones y la utilización de formatos en cada uno de los procesos
2. Proporcionar políticas homogéneas para unificar criterios en la aplicación de los

procedimientos, relativos a las actividades de ejecución y control.
3. Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando

suincorporación al cargo en las distintas labores operacionales.
4. Conocer las normas de control interno establecidas en cada uno de los

procedimientosdescritos.

5. Unificar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo, indicando lo que deben hacery
cómo se deben realizar en cada circunstancia.
ESTRUCTURA ORGANICA
Planta Asfáltica
DIRECCION Comité de Auditoria
GENERAL
Planta Prefabricado
Unidad de Asesoría Legal

Departamento de Equipo
y Talleres
Unidad de Seguimiento y
Sección de Taller Control
Sección de Transporte Departamento de

Pesado y Equipo Adquisiciones
División de Recursos División Administrativa

Humanos Financiera
Departamento de
Departamento de Departamento de Departamento de Departamento de
Servicios
Desarrollo de Administración de Contabilidad Almacén
Generales
Personal Personal
Dirección de
Operaciones
Departamento de Departamento de
Proyectos Señalamiento Vial
Sección de
Diseño y
Presupuesto

NORMAS DE CONTROL INTERNO
El control interno dentro del Análisis del Flujo de los Materiales es el sistema de protección a
los activos de la empresa mediante lacoordinación de los departamentos involucrados en la
adquisición, registro, resguardofísico y utilización de los materiales, con el fin de proporcionar
salvaguarda a losactivos, robos, daños o cualquier situación que pudiera perjudicar la
optimización delos materiales.
En el caso de las compras y el inventario, se observaran los siguientes principios:

Separación de funciones de adquisición, custodia y registro contable.
Ninguna persona que interviene en inventarios deberá tener acceso a losregistros contables
que controlen su actividad.
El trabajo de empleados de almacén de inventarios será de complemento y norevisión
La base de valuación de inventarios será constante y consistente.
Se realizaran constantemente, Inventarios físicos periódicos, para descubrir errores,

irregularidades, equivocaciones,robos, etc., mediante la comparación del inventario físico
contra el auxiliar de la cuentadel libro mayor "Almacén".
La Bodega Central, supervisara insitu y sistemáticamente a las bodegas de los proyectos,

asistiéndolas con registros simples, verificando que están al dia los registros y constatando los
saldos. Tendra especial atención en el caso del combustible, el cemento, emulsión
La forma del inventario físico se sujetará a instrucciones por escrito según

"instructivo",observando indicaciones, tales como:
 El recuento sea ordenado.
 El recuento se hará periódicamente.
 De preferencia cuando el movimiento de almacén sea menor.
 El recuento se hará con personal que conozcan las mercancías.
 Se calificará el estado de conservación y antigüedad.
El recuento físico del inventario, deberá compararse con el máximo o mínimo queindican las
tarjetas del auxiliar de almacén, para poder determinar y efectuar un controladministrativo y
tomar las decisiones acertadas para alcanzar los objetivos de laempresa.
Obsolescencia, Pérdida o Daño de Inventarios

Los bienes obsoletos, dañados o perdidos deben ser dados de baja oportunamente de
losregistros contables de inventarios, previa la investigación pertinente, el cumplimiento de
lostrámites legales vigentes y la debida autorización a través de Resolución expresa del
Ministro.
Sin excepción alguna, se deberá contar con las justificaciones documentadas

requeridas;elaborándose un Acta de Destrucción de los inventarios dañados, si ese es el caso.
Registro de Activos Fijos

Se deberán crear y mantener registros permanentes y detallados de las altas, retiros,traspasos
y mejoras de los activos fijos, que posibiliten su identificación, clasificación ycontrol de su uso
y/o disposición.
Uso de Bienes y Mantenimiento de Activos Fijos

Los bienes de ECONS-3 se deben utilizar exclusivamente para los fines previstos enla
programación de operaciones. Además, elaborar y ejecutar un programa demantenimiento
preventivo de los activos fijos de manera oportuna.
Uso de Vehículos
Todos los vehículos deben ser utilizados exclusivamente en las actividades propias de ECONS-
3 y deben llevar imprescindiblemente placa oficial y pintada en las puertas laterales
laleyenda "Uso Oficial", nombre de la institución y número de placa. La circulación de
losvehículos oficiales en días y horario no laborable, sólo podrá ser autorizada por el Director
General.
Custodia de Activos Fijos

Cada Unidad Organizacional es responsable por el control y custodia de los bienesasignados a
ella, así como por el cumplimiento del programa de mantenimiento preventivorequerido.
Verificación Física de Activos Fijos

En forma periódica o por lo menos una vez al año, personal independiente de la custodia
yregistro contable deberá verificar físicamente los activos fijos.

DEPARTAMENTO DE EQUIPOS Y TALLERES
Sección: Equipo y Transporte Pesado
Sección: Taller

EMPRESA CONSTRUCTORA TRES
ECONS-3
Procedimiento Solicitud de Equipo Pesado
Unidad Administrativa: Departamento de Área Responsable: Sección de
Equipos y Talleres Equipo
Objetivo
Gestionar Equipo Pesa para garantizar que la ejecución de los proyectos sea realizada
oportunamente.
Normas de Operación
Estos procedimientos involucran al departamento de equipos y talleres, dirección de
operaciones, adquisiciones, división financiera.
El procedimiento en materia de renta del equipo, se describe en el área de adquisiciones,

vinculándolo con el presente proceso de trabajo.
Equipos es Responsable de:

 Gestionar la renta de los equipos pesados, solicitados por la dirección de operaciones,
coordinándose con el departamento de adquisiciones, una vez que constata que no hay
disponibilidad de equipo; con la finalidad de lograr rentar en el menor tiempo posible y
obteniendo los mejores precios y equipos de alto rendimiento.
 Garantizar que los equipos propiedad de ECONS-3, se encuentran en óptimas condiciones,
en atención a los requerimientos de la dirección de operaciones, de manera que se evite la
renta.
 Garantizar la asignación oportuna de combustibles.
Adquisiciones es responsable de:

 Garantizar que la renta de equipos, se realiza de forma expedita, de manera que
operaciones cuente con los recursos para gestionar la ejecución de los proyectos.
 Utilizar los procedimientos internos, sustentando su trabajo en la Ley 737 y el Manual de
Contrataciones
Para aquellos casos que se cuente con el equipo, pero que este en reparación y pronto a salir
del taller, la contratación ha de realizarse justamente por el tiempo mínimo, de manera que se
incorpore el equipo en reparación, sustituyendo al rentado.
Los operadores estarán bajo la autoridad del Ing Residente, entretanto estén laborando en el
proyecto; no obstante, cualquier decisión tocante a la disciplina, vacaciones, subsidio, debe
coordinarse con el Responsable de Equipo y ser del conocimiento de Recursos Humanos.

Descripción Narrativa
Paso Responsable Actividades Documento
de Trabajo
(Clave)
1 Ingeniero Propone al coordinador de proyecto, tipo de equipo
Residente requerido para la ejecución de las obras
2 Coordinador Verifica con departamento de equipos la disponibilidad
de Proyecto de equipo pesado
No hay disponibilidad: Solicita renta de equipo, actividad No 7
Si hay disponibilidad: Pasa a la actividad No. 3
3 Coordinador Elabora solicitud de equipo, habiendo verificado Memorándum
de Proyecto disponibilidad, mediante memorándum al director de
operaciones, detallando tipo de equipo, horas
requeridas, obras a realizar, proyecto y su ubicación
Original: Director de Operaciones para su aprobación
4 Director de Autoriza renta de equipo mediante memorándum de Memorandum
Operaciones solicitud remitido por el coordinador de proyecto,
previa consulta con el director general.
5 Asistente de Saca fotocopia del memorándum con la autorización Memorándum
Dirección de del director de operaciones y entrega, al
Operaciones departamento de equipo, archivando copia en el
expediente del proyecto
Original: Con VB a dpto. de equipos
Fotocopias del Memorándum
1ra: Director General
2da: expediente de proyecto
6 Dpto. de Asigna al proyecto, el equipo con su operador, Acta de
Equipo elaborando acta de entrega y archivando en el Entrega
expediente del equipo
7 Coordinador Elabora solicitud de renta de equipo, mediante Memorándum
de Proyecto memorándum al director de operaciones, procediendo
después con el paso numero cuatro y ocho en
adelante, entregando memorándum, de la siguiente
manera:
Original: Departamento de Adquisiciones
1ra Copia: Expediente del Proyecto
8 Depto. De Realiza proceso de renta de equipo, basándose en el Memorándum
Adquisiciones memorándum autorizado proveniente de operaciones
y con la venia del director general
9 Asesor Legal Una vez adjudicado, elabora contrato, de la siguiente Contrato
manera:
Original: Contratista
1ra: Expediente de Adquisiciones
Fotocopia 1ra: Departamento de Contabilidad
Fotocopia 2da: Expediente en Dpto. de Equipos
Fotocopia 3ra: Expediente del Proyecto, en Operaciones
10 Contratista Firma contrato

de Trabajo
(Clave)
11 Encargado de Elabora formato “remisión de transporte de materiales Remisión de
Transporte y/o equipos”, para el traslado de equipo, ya sea el bien Transporte
de Materiales
de ECONS-3 o rentado, de la siguiente manera: y/o Equipos
Original: Al Contratista
1ra: Ing. Residente
2da: Archivo del Contratista
3ra: Contabilidad, una vez que firma el Ing. Residente
en el proyecto
12 Operador Realiza el traslado del equipo pesado al proyecto, Remisión de
llevando 1ra y 3ra copia del formato remisión de Transporte
de Materiales
transporte de materiales y/o equipos, entregando la 1ra y/o Equipos
al Ingeniero residente, recibiéndole en la original del
contratista, y en la 3ra copia
13 Contratista Remite, la 3ra copia de la remisión de transporte de Remisión de
materiales y/o equipos, al departamento de Transporte
de Materiales
equipos/transporte, para que se realice tramite de y/o Equipos
pago.
14 Resp. Elabora al final de mes, solicitud de cheque para el Solicitud de
Departamento pago del contratista, adjuntándole factura de cobro y cheque,
Factura,
de Equipo copia del contrato, a los siguientes documentos. contrato
Original: Solicitud de Cheque
3ra: Remisión de transp de mat y/o equipos,firmada
en proyecto
Factura de cobro
Copia de contrato
FIN

Procedimiento: Solicitud de Equipo Pesado para el traslado de Equipo
INICIO Coord. Proyecto verifica
NO
¿Bien Coord. Proyecto
1 ? 7
solicita renta de 1ra
equipo
Ing. Residente 7
Propone equipo
SI Memo solicitud
adquisición
Elabora solicitud con un

memo
3
Dir. Operaciones, 6
Autoriza 4 Equipo Asigna
1ra: Expediente Adquisiciones
Asesor Fotocopia: Dpto de Contabilidad
Asistente de 9 Legal,
Memo Original A Fotocopia: Expediente de Equipos
Operaciones, saca elabora Fotocopia: Expediente Proyecto
fotocopias a memora 5 Equipos contrato
original Contratista:
Firma Contrato 10
Copia al Director
2da Copia al 1ra: Ingeniero Residente
Encargado de
expediente del Transporte, elabora 2da: Archivo del Contratista en
proyecto “remisión de transporte 11 Equipo
de materiales y/o 3ra: Archivo de Equipo
equipos
Operador, realiza
Remisión de transp
traslado de equipo, de materiales
entregando “remisión 12
de transp de materiales
y/o equipos
Contratista, remite reporte 3ra remisión de

diario del operador a 13 transp de mat y eq
equipos/transporte
Orig. Solicitud de Factura

cheque
Resp. De Equipo, Copia de

procede a elaborar 143 3ra remisión de Contrato
solicitud de cheque y transp de mat y eq
remite a contabilidad
Copia de Solicitud
de cheque
FIN
ECONS-3
Procedimiento Traslado de Materiales a Proyectos
Objetivo: Trasladar los materiales comprados, hacia los proyectos, de modo que cuenten con
los recursos en tiempo y con las especificaciones solicitadas por el área de operaciones.
operaciones, adquisiciones, almacén, división financiera
Se aplica a los traslados de materiales, tanto a aquellos cuyos pagos se hacen

anticipadamente y son retirados de las instalaciones de los proveedores de manera paulatina,
siendo entregados en los proyectos, como a los que se adquieren e inmediatamente se llevan a
los proyectos. Entre algunos de los materiales, están:
 Cemento
 Mezcla Asfáltica, en caliente y en frio.
 Adoquines
 Bloques
 Bordillos
 Emulsión
 Piedrín
 Arena
 Piedra Bolón
 Material Selecto
Dirección de Operaciones y la Coordinación de Proyectos es Responsable de:

1. Sustentar el retiro de materiales con una memoria de calculo, que especifica los volúmenes
a utilizar en las actividades programadas.
2. Garantizar un control estricto de entradas y salidas en las bodegas del proyecto, asi como
del buen uso del material.
3. Las entradas y salidas de los materiales, deben estar sustentadas en los documentos
soportes y deben ser autorizadas por el Ing Residente, o el maestro de obras.
4. Responde por las perdidas de material.
Departamento de Equipos y Talleres

1. Garantiza el traslado, en buenas condiciones.
2. Asegurar que los materiales trasladados, corresponden con la compra
3. Coordinarse con Operaciones y adquisiciones
Departamento de Contabilidad

Debe controlar los saldos de la cuenta, de manera que se evite nuevas adquisiciones, cuando
se tienen saldos por retirar.
Departamento de Adquisiciones
1. Controlar las entregas parciales, mediante formato y control de saldos
2. Garantizar que la documentación soporte de las compras, facturas, hojas de remisión,
formato autorizado; sean adjuntados a los comprobantes de pago y lleguen a la bodega.
En el Caso del Cemento: Para el caso del retiro del cemento, este se hará mediante
autorización de la Dirección General, ante solicitud de la dirección de operaciones y/o
coordinación de proyectos, que demuestre: Volumen de Cemento a Utilizar, sustentado en
memoria de calculo; 2) Actividades que requiere del material; 3) Fecha de inicio y final de las
actividades.
Adquisiciones elaborara formato, adjuntando memoria de cálculo con toda la información arriba
descrita, para autorización del Director General; el que una vez sea autorizado entregara
formato original, quedándose con copia del formato y memoria de cálculo.
Adquisiciones, controlara las cantidades autorizadas contra la compra anticipada,

estableciendo saldo actualizado.
En el Caso de Otras Compras como la Mezcla Asfáltica. Se procederá con una autorización
previa y una solicitud que demuestre, la cantidad y/o volumen a utilizar en las actividades,
describiendola unidad de medida de esta, siendo la base del requerimiento.
Que siendo autorizado, adquisiciones entregara el original de la autorización y archivara copia

con la justificación adjunta, controlando el saldo pendiente.
En todo retiro de estos materiales, el área de adquisiciones deberá contar con el saldo
actualizado del material a retirar del proveedor; de manera que previo a cualquier compra y/o
retiro, es obligatorio consultarse con el encargado designado del área de adquisiciones.

Paso Responsable Actividades Documento de
Trabajo
(Clave)
1 Ingeniero Elabora solicitud de equipo para traslado de Memorándum
Residente materiales, mediante memorándum dirigido al
director de operaciones, con la previa revisión del
coordinador de proyecto
Original: Director de Operaciones
2 Coordinador de Analiza solicitud y pone su visto bueno al
Proyecto memorándum de solicitud
3 Director de Autoriza solicitud de equipo, basado en el visto
Operaciones bueno del coordinador de proyecto
4 Asistente Director Entrega solicitud de traslado de materiales al Memorándum
de Operaciones encargado de transporte, de la siguiente manera:
Original: Dirigida al Director de Operaciones,
entregada a transporte
Fotocopia 1ra: Archivo de Expediente del Proyecto
5 Encargado de Revisa: (1) Si el Material a trasladar es piedrín,
Transporte arena o cemento y (2) la disponibilidad de equipo
Si no hay disponibilidad de equipo, pasa a la actividad
No 6
Si hay disponibilidad, continua con la actividad N o 7
6 Dpto de Realiza proceso de adquisiciones de renta de Memorándum
Adquisiciones equipo, basándose en memorándum autorizado
de operaciones y con la venia del director general
7 Encargado de Si el traslado es de “arena o piedrín”, procede a Hoja de Ruta,
Transporte elaborar: (1) Hoja de Ruta, (2) Hoja de “remisión Remisión de
Transporte de
de transporte de materiales y/o equipos” Materiales y/o
haciendo referencia al número de cheque, factura Equipos,
cancelada, y la cantidad a retirar: (3) orden de Orden de
salida. Salida
*La Hoja de Remisión de Transporte de Materiales y/o
Equipos, en:
Original: Proveedor de Arena/piedrín
1ra: Ing. Residente
2da: Bodega
3ra: Subcontratista
**La Hoja de Ruta: Conductor ***Orden de Salida
8 Encargado de Una vez elaborados la remisión de transporte de Memorándum,
Transporte materiales y/o equipo, la hoja de ruta y la orden Orden de
Combustible,
de salida, procede a elaborar memorándum de Cupón
solicitud de combustible basándose en los
kilómetros a recorrer, con el visto bueno del
director de operaciones, para ser deducido del
monto adeudado al contratista.
Original de Memo: Al Director Administrativo
Financiero

1ra Copia: Archivo de transporte
Orden de Combustible o cupón
Original y Copia: Entregado al Bombero
2da. Amarilla: Archivo de Transporte
9 Director Autoriza solicitud de combustible
Administrativo
Financiero
de Trabajo
(Clave)
10 Encargado de Entrega al operador del equipo, para el retiro: Factura
Transporte Copia rosada del recibo, que retira de la caja; Hoja Rosada,
Remision de
de Remisión de Transporte de Materiales y/o Equipos, Transporte
en: de
Original: Proveedor de Arena/piedrín Materiales
1ra: Ing. Residente y/o Equipos,
2da: Bodega Hoja de
3ra: Subcontratista Ruta, Orden
**La Hoja de Ruta: Conductor de Salida,
***Orden de Salida Orden de
Orden de Combustible o cupón Combustible
2da. Amarilla: Archivo de Transporte
11 Operador Pasa por contabilidad, para que elabore nota de Nota de
debito del combustible Debito
12 Bombero Despacha Combustible, quedándose con Orden de
Orden de Combustible o cupón Combustible
13 Operador Entrega en el portón, la orden de salida autorizada Orden de
Orden de Salida Salida
14 Operador Retira material el piedrin/arena del proveedor, Factura,
recibiendo del proveedor copia de la factura con la remisión de
materiales
remisión de materiales
15 Ing. Recibe del operador el material, quedándose el Remisión de
Residente/Fiscal proyecto con Transporte
de
1ra Copia de la hoja de remisión de transporte de Materiales
materiales y/o equipos, fotocopia de la factura y/o y/o Equipos,
de la remisión, recibiendo en la 2da copia, que es la Factura
de la bodega.
16 Enc. Transporte Recibe del operador, la 2da copia “hoja de remisión Remisión de
de transp de materiales y/o equipos en la que Transporte
de
recibió el ing. Residente, como evidencia del Materiales
traslado, hoja de remisión y factura rosada y/o Equipos
entregada por el proveedor
17 Enc Transporte Elabora memorándum de remisión a la bodega, Memorandum,
Remision de
firmado por Resp. De Equipo, adjuntando: la 2da Transporte de
copia de la hoja de remisión de transporte de Materiales y/o
equipos,
materiales y/o equipos; remisión y factura factura
entregada por el proveedor
18 Resp. Bodega Elabora recibo de materiales. Remite a caja el Recibo de
Materiales,
original con la factura rosada, quedándose la factura rosada
bodega con:

1ra: Recibo de Material
2da: Hoja de Remisión
19 Ing. Residente Si el traslado es de cemento, solicita retiro de Memoria de
Calculo
cemento, adjuntando memoria de calculo
20 Director de Pone visto bueno a la memoria de calculo
Operaciones
21 Asist. Director de Elabora formato de retiro de cemento, en original y Formato
Retiro de
Operaciones copia Cemento
Original: Holcim
1raCopia: Archivo del expediente de proyecto
de Trabajo
(Clave)
22 Director de Autoriza solicitud de retiro de cemento, de la Retiro de
Cemento,
General siguiente manera Memoria de
Original: Formato de Retiro de Cemento, autorizado por Calculo
Direct.Gral
Original: Memoria de Calculo, con visto bueno Direct.
Operaciones
1ra: Memoria de Calculo, archivo de expediente del
proyecto
1ra: Formato retiro de cemento, archivo expediente
de proyecto
23 Encargado de Entrega al operador, los siguientes documentos Retiro de
Cemento,
Transporte para que realice retiro de materiales Remisión de
Original: Formato de Retiro de Cemento, autorizado por Transporte de
Direct.Gral Materiales y/o
Equipos, Hoja
Hoja de Remisión de Transporte de Materiales y/o de Ruta,
Equipos, en: Orden de
Original: Proveedor de Cemento Salida, Orden
1ra: Ing. Residente de
Combustible
2da: Bodega
3ra: Subcontratista
**La Hoja de Ruta: Conductor
***Orden de Salida
Orden de Combustible o cupon
24 Ver actividades de la 11 a la 13
25 Operador Retira cemento en la Holcim, entregando Retiro de
Cemento,
Original: Formato de Retiro de Cemento, autorizado por Remisión de
Direct.Gral Transporte de
Original de remisión de transporte de material y/o Materiales y/o
equipos: Proveedor de Cemento Equipos,
Factura
Recibe de la Holcim: Factura Original
26 Ing. Residente Recibe cemento, quedándose el proyecto con Remisión de
Transporte de
1ra Copia de la hoja de remisión de transporte de Materiales y/o
materiales yo equipos y fotocopia de la factura, Equipos,
factura
recibiendo en 2da hoja de remisión de transporte de
materiales y/o equipos.
27 Enc Transporte Recibe del operador factura, copia de 2da hoja de Factura,
Remisión de
remisión de transporte de materiales y/o equipos, Transporte de
donde evidencia recepción en el proyecto Materiales y/o
Equipos
28 Enc. Transporte Entrega a adquisiciones 2da de la remisión de Remisión de

transporte de materiales y/o equipos, factura, Transporte de
Materiales y/o
sacando fotocopia para su archivo Equipos,
factura
29 Analista de Remite a la bodega, 2da copia de la hoja de Remisión de
Transporte de
Adquisicion remisión de transporte de materiales y/o equipos, Materiales y/o
factura Equipos,
Factura

de Trabajo
(Clave)
30 Resp. De Bodega Elabora Recibo de materiales, dándole entrada a la Recibo de
Materiales,
bodega, adjuntándolo a la factura, quedándose en Remision de
la bodega con: Transporte de
1ra: Recibo de Material Materiales y/o
Equipos,
2da: Hoja de Remisión de Transporte de Materiales y/o Factura
Equipos
Fotocopia de la factura
31 Resp. Elabora al final de mes, solicitud de cheque para el Solicitud de
cheque,
Departamento de pago del contratista, adjuntándole factura de cobro factura de
Equipo y copia del contrato, a los siguientes documentos. cobro,
Original: Solicitud de Cheque Remision de
Transporte de
3ra: Remisión de transp de mat y/o equipos, Materiales y/o
firmada en proyecto Equipos,
Factura de cobro Contrato
Copia de contrato
FIN

Procedimiento: Traslado de Materiales a Proyectos
Ing Residente Coord. Dir. Operaciones Asist. Dir Enc.Transporte Adquisiciones Dir Admtvo Operador Bombero
Proyecto Operac
Fotocopia, entrega
a Transporte

Tipo de material y
INICIO Analiza, pone disponibilidad de
VB equipo
4
Proceso de
Bien 1 adquisición
Solicita 1
Equipo ?
Memo 6
Equip NO
Autoriza o?
SI Fotocopias
Memo 3
SI
Hoja de Remisión,
hoja de ruta, orden
de salida
7
Remisión transp.
Mat y eq 12
Pasa por Despacha
Contabilidad para combustib
3 copias
N/D
Hoja ruta
Orden salida
11
Solicitud de
Combustible
8
Entrega orden de
salida
Memo
1 13
Orden
Combustib
(O-1)
2da
Entrega al operador
Autoriza
10 Retira material
9 14 donde proveedor
Recibe material Remisión transp.
15 Mat y eq
16
3ra
fotocopia,
remisión
Factura
Memo remisión a
17 bodega, adjuntando
Memorándum
2da copia
remision
Factura

Resp. Bodega Ing Residente Dir. Operaciones Asist. Director General Enc.Transporte Operador
D.Operac

Elabora memoria de
cálculo, para retirar Pone VB
cemento
19 20
Elabora retiro de
cemento
18
21
Memoria de
Calculo
Rec. Materiales Autoriza

Form.Retiro de Entrega para retiro del
Factura Cemento 22 cemento
1ra
23
Memoria de
Retira Cemento
Calculo
2da hoja remisión
Remision de
1raRec Material Transp Mat/Eq,
25
original 3 copias
Hoja de Ruta
Orden de Salida
Orden de Combust Form.Retiro

Cemento
Factura
26
27
1ra. Remisión de
Transp Mat/Eq,
Factura
3ra-Copia de la.
Remisión de
Transp Mat/Eq,
28
18
30
2da-Copia de la.
Remisión de
Transp Mat/Eq,
Factura
Rec Material
FIN

ECONS-3
Procedimiento Asignación y Traslado de Combustible a Proyectos
Objetivo: Proveer de Combustible a los Proyectos a fin de abastecer a los equipos con los que
se ejecutan las obras.
Aplica al Ingeniero Residente, Coordinador de Proyecto, fiscal, Responsable de Equipo,
Director Financiero, Responsable de Bodega, Bombero, Guarda de Seguridad.
El Ingeniero Residente debe garantizar el control de la entrega de combustible, su registro y el

saldo actualizado; mismo que lo refleja en las solicitudes que hace para reabastecerse, al
momento de elaborar la programación de combustible
El Fiscal, se responsabiliza de los registros de entrada y salida, que estén debidamente

autorizados; así como del saldo.
El Responsable de Equipo, contara por cada proyecto, con un registro de las entrega de
combustible y los saldos, asi como del análisis del rendimiento, de manera que el consumo y la
entrega de combustible, sea razonable y lógica.
No se tramitara solicitud de combustible, sin la programación, saldo de combustible en el

proyecto, numeración de cupones utilizados y un análisis previo del rendimiento por equipo,
labor que realizara el área de equipo, siendo el encargado el “encargado de explotación de
equipo”.
Los tramites de reabastecimiento de combustible, se harán con 24 horas de anticipación.

de Trabajo
(Clave)
1 Ing. Residente Solicita combustible para abastecer los equipos del Programación,
Orden de
proyecto, mediante una programación describiendo las Combustible,
obras asignadas por equipo, consumo de combustible Cupones
previsto y el saldo de combustible de la anterior
entrega, referenciando número de la orden de
combustible y numero de cupones utilizados.
Original: Programación de Requerimiento de Combustible
por Equipo y Obra a realizar
1ra: Archivo en el Expediente
2 Coordinador Revisa; Si esta bien, pone su visto bueno y sigue
de Proyecto actividad No 3. Si No esta bien, lo devuelve
3 Director deAutoriza solicitud de combustible, basado en el visto Solicitud de
Combustible
Operaciones bueno del coordinador de proyecto
4 Asistente de Entrega en Equipo el original de la programación de Programación
Operaciones requerimiento de combustible y procede a archivar
primera copia en expediente del proyecto
5 Secretaria de Recepciona programación y elabora los siguientes Orden de
Combustible,
Equipos documentos: Retiro de
Original: Orden de Combustible, entregada en la bomba Materiales,
1ra: Copia, entregada en la bomba Cupones
2da: Archivo de equipos
Original: Retiro de Materiales Contabilidad
1ra: Bodega
Cupones: Según cantidad de combustible asignado
6 Asistente de Recibe orden de combustible y Elabora traslado de Traslado de
Combustible
Bodega combustible, en original y tres copias
Original y 1ra: Bodega
2da: Entrega en el Portón, traslado de combustible
3ra: Ing. Residente/Contratista
7 Director Esta bien?
Administrativo Si: Autoriza la solicitud, continua con Actividad No 8
Financiero No: Devuelve
8 Bombero Despacha combustible, quedando en la bomba, los Orden de
Combustible
siguientes soportes:
Original: Orden de Combustible, entregada en la bomba
1ra: Copia, entregada en la bomba
9 Ing. Residente Entrega en el portón Traslado de
Combustible
2da copia: Entrega en el Portón, traslado de
combustible

de Trabajo
(Clave)
10 Ing Residente Aprueba combustible para que trabaje el equipo, Cupón
mediante cupón pre numerado
En original y copia, anotando la fecha, vehículo, marca, área,
concepto
11 Fiscal Despacha combustible, de la siguiente manera: Cupón
Original: Cupón, entregado al fiscal/funcionario que despacha
1ra Copia: Archivo del Proyecto
12 Fiscal Remite a bodega cuadro resumen detallando el saldo Resumen de
Saldo, Cupón
inicial de combustible, consumo de la semana por
equipo, cupones utilizados describiendo numeración
inicial y final, saldo final, con la firma del ingeniero
residente.
Adjunta al resumen, el original del cupón, consumo de
materiales, de la siguiente manera:
Original: Cuadro Resumen de Saldos, a bodega
Original Consumo: Remitido a Bodega Central
Original del Cupon: Remitido a Bodega, adjunto al consumo
1ra Copia: Cuadro Resumen de Saldos a Div. Admtva
Financ.
2da Copia: Cuadro Resumen de Saldos a
Operaciones/Archivo
1ra Copia: Consumo: Archivo del Proyecto
1ra Copia Cupon: Archivo del Proyecto
FIN

Procedimiento: Traslado de Combustible a Proyectos
Ing Residente Coord. Dir. Operaciones Asist.Operacione Sec. Equipo Asist. Bodega Dir Admtvo Bombero Fiscal
Proyecto s Financiero

*
INICIO Entrega
programación
Solicita 4
combustible
1
Programación 5
ELABORA
TRASLADO COMB Cupones11
1ra copia
1RA COPIA
Orden de
Programación 6
1 Combustible
1ra copia 2 copias
Traslado de
Ret. Materiales Combustible
3 5
Cupones Orden de
Combustible
Autoriza DESPACHA
2 copias
ENTRREGA EN 8
PORTON
Ret. Materiales
9 Orden de
Combustible
2da copia 12
Traslado de
Combustible
10
APRUEBA
COMBUSTIBLE
Cupones
11
1RA COPIA
FIN

ECONS-3
Procedimiento Mantenimiento de Equipo
Objetivo: Mantener el equipo en buen estado, a fin de realizar las obras asignadas en el
proyecto.
Este procedimiento involucra al responsable de explotación de equipo, jefe de taller y jefe de
equipos.
Explotación de Equipo, deberá garantizar que el mantenimiento del equipo se efectúe de

manera oportuna.
El jefe de taller, es responsable de verificar que el mantenimiento se realiza tal y como es

solicitado, garantizando el material y revisando si el equipo requiere de alguna reparación.
Cuando el equipo este en el proyecto y el operador o ingeniero residente no efectúen el

traslado para el respectivo mantenimiento, el encargado de explotación de equipo se pondrá en
contacto, dando un margen de cuando menos un dia para que sea efectivo el traslado y pueda
efectuarse el mantenimiento.

de Trabajo
(Clave)
1 Fiscal Revisa galonaje mensual en base a información del Reporte diario
del operador,
“reporte diario” del operador e “informe de tiempo y informe de
producción tiempo y
producción
2 Fiscal/Ing Elabora Resumen semanal de explotación de equipo Resumen de
Explotación de
Residente Original: Equipo Equipo
1ra Copia: Proyecto
3 Fiscal/Ing Remite información a equipos Reporte diario
del operador,
Residente Original: Reporte diario del operador informe de
Original: Informe de tiempo y producción Mensual tiempo y
1ra Copia: Del Proyecto producción
4 Encargado de Elabora control de gasto de combustible, por equipo y Control de
Gasto de
Explotación proyecto, considerando horas trabajadas: Combustible
de Equipo Original: Equipo
5 Encargado de Verifica si se realizo el mantenimiento, según programa
Explotación de mantenimiento anterior:
de Equipo Si: Continua Actividad No 6
No: Actividad No 8
6 Toma el consumo de combustible, se acumula y Programa de
Mantenimiento
compara contra la norma, sirviendo de base para
elaborar el siguiente programa de mantenimiento
7 Suma la totalidad de los galones consumidos en el
mes, comparando y definiendo fecha de mantenimiento
8 Elabora programa de mantenimiento, detallando los Programa de
Mantenimiento
equipos y las fechas
9 Elabora solicitud para el mantenimiento, adjuntando: Ficha de
Mantenimiento,
Original: Ficha de Mantenimiento, para Taller Orden de
1ra Copia: Equipo Trabajo
Original: Orden de Trabajo
1ra Copia: Equipo
10 Resp. Equipo Autoriza Mantenimiento, poniendo su visto bueno a la
fecha de mantenimiento y la orden de trabajo
11 Jefe de Taller Recepciona la ficha de mantenimiento y la orden de Ficha de
Mantenimiento,

trabajo, realizando un rápido dictamen Orden de
Trabajo
Original: Ficha de Mantenimiento
Original: Orden de Trabajo
12 Jefe de Taller Asigna mecánico y procede a realizar mantenimiento
13 Mecánico En la ejecución del mantenimiento, detecta si hay
reparaciones u otros mantenimientos no solicitados:
No: Continua con la actividad No 14
Si: Continua con la actividad No. 15 o 18

de Trabajo
(Clave)
14 Mecánico Ejecuta el mantenimiento sobre la base de la orden de Orden de
Trabajo, Ficha
trabajo y la ficha de mantenimiento de
Mantenimiento
15 Jefe de Taller Pone en orden de trabajo, las observaciones Orden de
Trabajo
relacionado con el mantenimiento o reparación,
comunicándolo al jefe de equipo
16 Jefe de Elabora retiro de materiales, con la finalidad que se le Retiro de
Materiales
Equipo entregue lo requerido por el taller, para que se efectúe
el mantenimiento o la reparación.
Original: Bodega
1ra Copia: Equipo
17 Encargado de Elabora Solicitud de Servicio y/o Reparación Solicitud de
Servicio
Explotación Original: Taller
1ra Copia: Equipo
18 Elabora informe de ejecución del programa de Informe de
Ejecución de
mantenimiento por equipo y global Programa
FIN

Procedimiento: Mantenimiento de Equipo
Fiscal Explotación de Equipo Jefe de Equipo Jefe de Taller Mecánico

NO
INICIO 10
8 11
SI Acumula consumo de
combustible, compara
contra la norma
1 6 Ficha Ficha
Mantenimiento Mantenimiento
1ra Copia Orden de Trabajo
Orden de Trabajo
2 Define fechas de
4 7 mantenimiento 1ra Copia
12
Hay mantenimientos
Control de Gasto no solicitados?
Resumen
de Combustible Elabora programa de
Semanal SI
mantenimiento
Explotación de 8
Equipo
NO
Elabora solicitud de
9 mantenimiento Ejecuta el 14
mantenimiento
3 Elabora retiro de
materiales
Ficha 16
Mantenimiento 15
Reporte diario del
1ra Copia
Operador
Pone en orden de
Orden de Trabajo trabajo,
Informe de
Tiempo y observaciones s/mtto
1ra Copia
Producción o reparaciones
17
FIN
Elabora informe
18

ECONS-3
Procedimiento Solicitud de Reparación y Compra de Repuestos
Unidad Administrativa: Departamento de Equipos Área Responsable: Sección
y Talleres Talleres
Objetivo: Reparar el equipo y vehículo liviano, a fin de poner en condiciones mecánicas
Aplica a los vehículos propiedad de ECONS-3, tanto livianos como pesados. Para tal efecto, el
taller realiza reparaciones, a solicitud de Equipos, Recursos Humanos, Administración,
Servicios Generales.
Los conductores de cada uno de los vehículos asignados a la gestión en los proyectos, como
del plantel central,
El Taller será el responsable de garantizar el mantenimiento y reparación delos equipos de

ECONS-3, asegurando que se encuentren en buenas condiciones.
El parque automotor de ECONS-3, se compone de losvehículos que se encuentren

inventariados en el registro de control de activos fijoscorrespondiente y de los que se adquieran
por compra - venta, permuta, donación o por cualquierotro mecanismo.
Ningún vehículo ingresará al taller de ECONS-3 o uno particular, sin la constancia escrito del
mecánico de plantadel taller. Dicha constancia deberá reflejar un diagnóstico simple de las
condiciones del vehículo,número de motor, accesorios y herramientas que dispone, así como
su recomendación mecánica.
El documento de entrega ó recepción será firmado por duplicado por el responsable del taller y
porla persona que deja el vehículo. El Jefe de Transporte Liviano o Pesado y el conductor que
esté a cargo delvehículo serán los responsables del seguimiento de la reparación del vehículo y
deberán portanto, verificar que los trabajos efectuados sean satisfactorios y en el menor tiempo
posible.
La Sección de Taller, conjuntamente con explotación de equipo y encargado de transporte

liviano, serán los encargados de controlar losservicios para el mantenimiento y reparación de
vehículos en la Sede del Plantel Central de ECONS-3.

• La División Administrativa a través del Departamento de Servicios Generales, será la
responsable de manteneractualizada y dar seguimiento a la aplicación y cumplimiento de las
normas y procedimientos parael mantenimiento y reparación de los vehículos livianos.
• La programación y realización del mantenimiento preventivo de los vehículos, será coordinada
através de la Secciónde Transporte Liviano y del encargado de explotación de equipo, previa
solicitud por escrito presentada por el área interesada.
• Toda solicitud de mantenimiento correctivo y/o preventivo de los vehículos se atenderá en un
lapsode tiempo en que la Sección de Taller realice el trámite requerido para atender la solicitud,
por compra de repuestos, o la cotización del servicio y autorización del mismo en los talleres
autorizados, cuando se requiera de este tipo de servicio.
•La Sección de Transporte, el Encargado de Explotación de Equipo, Ingeniero Residente o Maestro de
Obra o en su caso el fiscal, que tengan vehículos y/o equipo asignados bajo suresponsabilidad,
deberán llevar un control estricto del kilometraje, el horometro, para los cambios de aceites,
filtro,engrase etc.

de Trabajo
(Clave)
1 Encargado de Solicita Reparación del Equipo, especificando tipo de Ficha de
Mantenimiento,
Explotación trabajo, adjuntando ficha de mantenimiento y solicitud solicitud de
de vehículo de servicio y/o reparación, firmado por el Responsable servicio y/o
de Equipo y visto bueno del jefe de equipo reparacion
1ra Copia: Expediente del Equipo
Original: Solicitud de servicio y/o reparación
2 Jefe de Taller Recepciona la ficha de mantenimiento y solicitud de Ficha de
mantenimiento,
servicio y/o reparación, efectuando una revisión previa solicitud de
a las condiciones del bien; quedándose con los servicio y/o
siguientes documentos: reparación
3 Jefe de Taller Elabora solicitud de repuesto a la bodega, mediante el Retiro de
Materiales
siguiente formato:
Original: Retiro de Materiales a la bodega
1ra Copia: Archivo del taller
4 Bodega Verifica la existencia
Existencia: Pasa a la actividad No 5
No Existe: Continua con actividad No
5 Bodega Procede a entregar el material solicitado por el taller
6 Jefe de taller Elabora solicitud de compra del material no existente Memorandum,
Retiro de
en la bodega, con memorándum en original y copia, Material, Ficna
adjuntándole a esta ultima, el retiro de material y de
dejando en archivo temporal el diagnostico y la orden Mantenimiento,
Solicitud de
de trabajo, de la siguiente manera: Servicio y/o
Original: Memorándum de solicitud, al Director General Reparacion
1ra Copia: Archivo
Original: Retiro de Materiales a la bodega
1ra Copia: Archivo del taller
Original: Ficha de mantenimiento
7 Director Aprueba solicitud, con su visto bueno al memorándum
General original presentado por taller.

8 Jefe de Taller Entrega memorándum original de solicitud de compra Memornadum,
Retiro de
al departamento de adquisiciones quedándose en Materiales,
archivo: Ficha de
1ra Copia: Archivo de memo de solicitud Mantenimiento,
Solicitud de
Original: Retiro de Materiales a la bodega Servicio y/o
1ra Copia: Archivo del taller Reparación
FIN
Procedimiento: Solicitud de Reparación` y Compra de Repuestos

Encargado de Jefe de Taller Bodega Director General
Explotación de
Equipo

INICIO
Solicita Reparación Recibe, revisa el

y/o mantenimiento equipo
2
1
Ficha de
Mantenimiento
Ficha de
Mantenimiento
Sol de serv y/o
reparacion
1ra Copia
Sol de serv y/o

reparacion
1ra Copia
Retiro de
Materiales
4
1ra Copia
Entrega Material
6 5
solicitado
Memorándum 7
1ra Copia
Retiro Materiales
1ra Copia
Ficha Mtto.
Solic Serv y/o

reparación
FIN

ECONS-3
Procedimiento Reemplazo de Repuesto de Equipo Interno Reemplazable
Unidad Administrativa: Departamento de Área Responsable: Sección
Equipos y Talleres Talleres
Objetivo: Reparar equipo y vehículo liviano, mediante utilización de repuestos de medios en
condiciones de descarte.
El procedimiento aplica al departamento de equipo, sección de talleres.
El Encargado del Taller, es responsable de revisar en el parque de equipos y/o vehículos, la

existencia de algún repuesto que pueda utilizarse en otro equipo similar o no, retirarlo del bien
una vez que se cuenta con la autorización y la certeza que el equipo será o no dado de baja, o
bien no es una prioridad su reparación; requiriéndose de la reparación del bien al que se le
instalara el repuesto.
Ninguna sustitución de repuestos será realizada sin la autorización previa del director general y
la adecuada sustentación, de la necesidad y las condiciones del equipo al que se le quitara el
repuesto.

de Trabajo
(Clave)
1 Explotación Elabora “solicitud de servicio y/o reparación” Solicitud de
Servicio y/o
de Equipo Original: Taller Reparación
1ra Copia: Expediente
2 Jefe de Autoriza la solicitud de reparación
Equipo
3 Jefe de Taller Recibe solicitud de reparación, quedándose con la Solicitud de
Servicio y/o
original y recibiendo en la copia y procediendo a Reparación
efectuar diagnostico del medio.
Original: Solicitud de Servicio y/o Reparación, entregada
en taller
4 Jefe de Taller Elabora solicitud para retirar materiales de la bodega, Retiro de
Material
de la siguiente manera:
Original: Retiro de Material
1ra Copia: Archivo del Taller
5 Bodega Verifica la existencia
Existencia: Pasa a la actividad No 6
No Existe: Continua con actividad No 7
6 Bodega Procede a entregar el material solicitado por el taller
7 Jefe de Taller Revisa equipo en descarte, que se pueda afectar con el
repuesto no existente en la bodega
8 ¿El equipo tiene repuestos?
SI: Pasa a la actividad No 9
9 Jefe de Taller Si tiene repuesto, solicita aprobación del Director
General, mediante memorándum
10 Director Aprueba solicitud, con su visto bueno al memorándum Memorándum
General original presentado por taller.
11 Jefe de Taller Archiva autorización, con documentos soportes: Solicitud de
Servicio y/o
Original: Solicitud de Servicio y/o Reparación Reparación,
Original: Memorándum de autorización por el Director Memorándum,
General Retiro de
Original: Retiro de Material Material
1ra Copia: Archivo del Taller
12 Jefe de Taller Si no tiene repuesto, procede realizar la solicitud de Memorandum,
Retiro de
compra, enviando a adquisiciones un memorándum, de Material,
la siguiente manera: Servicio y/o
Original: Memorándum solicitando compra Reparacion
Original: Retiro de Material, adjunto al memo original
1ra Copia Memorándum de solicitud de compra, archivo
1ra Copia: Archivo del Taller, Retiro de Material
Original: Solicitud de Servicio y/o Reparación

Procedimiento: Remplazo de Repuesto de Equipo Interno
Explotación de Jefe de Equipo Jefe de Taller Bodega Director
Equipo General

INICIO
Elabora solicitud
de servicio y
reparación
1
Autoriza Verifica Existencia
NO
Sol Serv y Rep 2
7
1c
3 SI
Sol Serv y Rep
4 Entrega Material
Retiro Materiales
1c
Entrega Material
NO
12
SI
Memorandum 10
1c
12 11
Solicit Servicio
y/Reparación
Retiro de Materiales
Memorandum
1c Ret Materiales
FIN

ECONS-3
Procedimiento Servicio de Torno y Otros
Unidad Administrativa: Departamento de Equipos y Área Responsable:
Talleres Sección Talleres
Objetivo: Rectificar piezas de equipos y/o vehículos, para instalar
de Trabajo
(Clave)
1 Jefe de Elabora orden de trabajo para reparación de una pieza Orden de
Trabajo
Equipo perteneciente a un medio
Original: Orden de Trabajo, entregada a Equipos
1ra Copia: Archivo de Equipos
2 Jefe de Taller Realiza Diagnostico, para determinar la condición de la Diagnostico
pieza a sustituir, con fines de verificar si admite
rectificación
3 La pieza en mal estado, requiere rectificación?
Si: Continua con actividad No.6
No: Continua Actividad No 4
4 Hay en existencia en la bodega?
5 Jefe de Taller Elabora memorándum, solicitando al departamento de Memorándum
adquisiciones la compra de la pieza
Memo Original: Departamento de Adquisiciones
1ra Copia: Archivo
6 Si admite rectificación, solicita autorización para Memorándum
contratar el servicio, habiendo de previo verificado en
bodega la existencia o no del repuesto.
Original: Memo solicitando rectificación con sello de la
bodega, constatando que no hay en existencia
FIN

ECONS-3
Procedimiento Traslado de herramientas para reparar medios, fuera del plantel central
Unidad Administrativa: Departamento de Equipos y Área Responsable: Sección
Talleres Talleres
Objetivo: Reparar en emergencia, medio descompuesto fuera del plantel central
Este procedimiento se aplicar al taller, siendo su responsabilidad el resguardo de las
herramientas.
El taller debera contar con un inventario de herramientas y controlar su existencia. Toda

perdida será cargada al personal que la tiene en custodia.
Los guardas de seguridad, no permitirán la salida de herramientas sin una autorización y

verificar con las autoridad, la salida y el destino, como el uso de este tipo de materiales.
de Trabajo
(Clave)
1 Jefe de Equipo Solicitud de Reparación, fuera de las instalaciones
2 Jefe de Taller Elabora acta, si requiere de herramientas mayores u Orden de
Salida
orden de salida, si son herramientas menores
3 Director Autoriza salida de herramientas
Operaciones/Di
r Financiero
4 Porton/Puesto Registra en libro de incidencia y firma quien recibe las Libro de
Incidencia
de Mando herramientas
5 Porton/Puesto Elabora reporte de despacho Reporte de
Despacho
de Mando

Departamento de Adquisiciones y Compra

ECONS-3
Procedimiento Compras Menores a los C$10,000.00
Unidad Administrativa: Área Responsable: Departamento de Adquisiciones y
Dirección General Compras
Este procedimiento permitirá de manera expedita, la adquisición de bienes, obras y servicios,
cuyo monto no exceda los C$10,000.00 (diez mil córdobas). La Ley en su Arto. 57 establece
que las contrataciones menores se dan en montos menores de los quinientos mil córdobas
(C$500,000.00).
Objetivo del Procedimiento: Tramitar las contrataciones menores, de acuerdo al siguiente

rango: Para las contrataciones menores que no excedan los diez mil córdobas (C$10,000.00)
Para tal efecto, todas aquellas compras ocasionales se podrán tramitar a través de la caja
chica, o mediante otro mecanismo que decida la División Administrativa-Financiera y el
Departamento de Adquisiciones y Compras.
Las empresas a quienes se les ha solicitado la cotización, tendrán como máximo tres (3) días
hábiles para enviar oferta, la cual podrá ser por medios electrónicos; o bien el comprador se
presentara a los oferentes, solicitando cotización, según la requisa que envía la unidad
administrativa solicitante.
En todos los casos, deberá de observarse las siguientes normativas:

1. Siempreserá obligatorio que el proveedor este registrado en el listado de proveedores.
2. Las compras no deberán fraccionarse
3. Se adjuntara cuando menos una cotización.
4. Las facturas deben tener los requisitos mínimos legales exigidos.
5. Se realizaran las retenciones en la fuente.
La Directora Financiera, es la única facultada para aprobar cualquier desembolso de caja chica,
a solicitud del área de adquisiciones; o en su defecto el Director General.

de Trabajo
(Clave)
1 Unidad Comunica al departamento de adquisiciones y Requisa de
Compra
Administrativa compras, el requerimiento, mediante la siguiente
Solicitante información escrita en una requisa:
Fecha:
Unidad Solicitante:
Objeto de la Compra:
Descripción del requerimiento, o especificaciones técnicas
Unidad de Medida
Cantidad
Firma
2 Responsable Asigna al comprador para que realice los tramites,
de entregándolo la requisa
Adquisiciones
3 Comprador Recepciona y verifica que las especificaciones
plasmadas en la requisa este completa
Si: Continua con la Actividad No
No: Devuelve a la unidad solicitante, para que complete
inconsistencias
4 Comprador Elabora solicitud de cotización de compra menor, Solicitud de
Compra
procediendo a enviarla a través de cualquier medio
electrónico, correo, medio impreso o vía fax, a una o
mas empresas, o bien presentándose personalmente
5 Comprador Una vez obtenidas la cotizaciones, y habiendo Cotizaciones
revisado que las especificaciones estén bien con lo
solicitado, presenta a Responsable de adquisiciones
para su autorización
6 Resp. Revisa las cotizaciones y pone su visto bueno en Cotizaciones
Adquisiciones aquellas que cumpla con la especificaciones, calidad y
precios justos
7 Comprador Retira efectivo en caja, firmando vale provisional Vale
Provisional
autorizado por la Directora Financiera
8 Comprador Realiza la compra, entregando la retención al oferente Retención,
exoneración
9 Unidad Verifica si lo solicitado es conforme lo requerido

Administrativa Si: Continua con la actividad No 10
Solicitante No: Devuelve al comprador, para que haga devolución y reinicie
la compra
10 Comprador Entrega los productos comprados en la bodega
11 Bodega Elabora recibo de materiales Recibo de
Materiales
Original: Recibo de Materiales, al comprador para
soportar efectivo
1ra Copia: Bodega
2da Copia: Archivo de Compra

de Trabajo
(Clave)
12 `Comprador Rinde cuenta en caja, entregando los siguientes Requisa,
Cotizacion,
soportes: Factura
Requisa o solicitud del requerimiento
Cotizaciones
Factura
Proveedor del Estado
Copia de la hoja de retención en la fuente

Procedimiento: Compra Menor de los C$10,000.00
Unidad Administrativa Responsable de Comprador Bodega
Solicitante Adquisiciones
INICIO
Recepciona requisa
2 y verifica
Requisa
especificaciones
NO
Requisa 1
SI
Solicitud de
5 Compra
Requisa
Solicitud de
Compra
Requisa
Cotizaciones
Retira efectivo
Solicitud de de caja
Compra 7
Requisa
Cotizaciones
Vale
Provisional
Cotizaciones
NO Realiza la
8
8 Compra
SI
100
Recibo de
Materiales

ECONS-3
Procedimiento Compra de Materiales para Proyectos
Unidad Administrativa: Dirección Área Responsable: Departamento de
General Adquisiciones y Compras
Objetivo: Dotar a los proyectos, de los materiales presupuestados para su ejecución.
operaciones, adquisiciones, almacén, división financiera
Se aplica a las compras de materiales destinados a la ejecución de los proyectos, considerando

de manera especial aquellos cuyos pagos se hacen anticipadamente y de manera paulatina se
va realizando el retiro, para efectuar los respectivos traslados del proveedor al proyecto. Entre
estos materiales, están:
 Cemento
 Mezcla Asfáltica, en caliente y en frio.
 Adoquines
 Bloques
 Bordillos
 Emulsión
 Piedrín
 Arena
 Piedra Bolón
 Material Selecto
Dirección de Operaciones y la Coordinación de Proyectos es Responsable de:

 Elaborar la solicitud de materiales, debidamente sustentado en el presupuesto y su
programación, aprobada por la dirección de operaciones y director general.
 Elaborar y controlar, la programación del uso del material solicitado
 Controlar en el proyecto, el uso y la existencia del material
Departamento de Adquisiciones
 Controlar la entrega, conforme lo solicita la coordinación de proyectos.
 Controlar la existencia, de acuerdo a las solicitudes.

de Trabajo
(Clave)
1 Director de Solicita con un memorándum, compra de materiales, Memorándum,
programación
Operaciones indicando el tipo de material a utilizar y la programación
para su utilización
Original: Adquisiciones
1ra Copia: Expediente de Proyecto
2 Director Solicitud esta bien sustentada, con los cálculos Presupuesto,
programación
General presupuestarios y la programación para el uso de los
materiales?
No: Regresa a Operaciones
Si: Pasa a actividad 3
3 Director Autoriza solicitud de compra
General
4 Asistente Dir de Solicita a Bodega ratifique si hay en existencia o no
Operaciones
5 Bodega Pone sello de bodega, con la firma del responsable, Memorándum
indicando que no hay en existencia

6 Analistas de Están bien las especificaciones técnicas y cuenta con el
Adquisiciones sello de bodega, que no hay en existencia
Si: Continua con Actividad No 7
No: Pasa a Actividad No. 4
7 Analista de Elabora resolución inicio, autorizando que empiece del Resolución de
Inicio
Adquisiciones proceso
Original: Resolución de Inicio
8 Director Autoriza resolución
General Original: Resolución de Inicio
9 Analista de Elabora invitación de oferta, remitiéndola por correo, Invitación,
Registro de
Adquisiciones solicitando: Registro de Proveedores del Estado, Cedula Proveedores,
Cedula RUC,
RUC, Constancia de no Retención, Ficha Técnica Constancia de
Retención,
Ficha Técnica
10 Analista de Recepciona las cotizaciones y elabora cuadro de análisis
adquisiciones
11 Analista de Evalúa las cotizaciones y elabora “matriz de evaluación Matriz
Evaluación
de
de
Adquisiciones de la oferta Oferta
Original: Matriz de Evaluación de la Oferta

12 Comité de Prepara informe evaluación y recomendaciones, con el Informe
Evaluación
de
y
Evaluación acta de adjudicación y matriz de análisis de las ofertas Recomendación
13 Director Autoriza “resolución de adjudicación”, haciendo constar: Resolución

Adjudicación
de
General nombres de los oferentes adjudicados, montos

adjudicado, breve descripción de los bienes, obras o
servicios adjudicados

de Trabajo
(Clave)
14 Analista de Elabora orden de compra y remite al proveedor, Orden de
Compra
Adquisiciones firmando este la copia. La orden de compra, con los
siguientes juegos
Original: Oferente/Cliente
1ra Copia: Proceso de elaboración de cheque
2da Copia: Expediente
Fotocopia: Se envía a la bodega
15 Analista de Elabora solicitud de cheque, adjuntando Solicitud de
Cheque
Adquisiciones carta de exoneración
orden de compra
Matriz de Evaluación de la Oferta
16 Responsable de Autoriza solicitud de cheque Solicitud de
cheque
Adquisiciones
17 Auxiliar de Remite solicitud de cheque, entregando en la Solicitud de
cheque,
Adquisiciones División Administrativa Financiera: Carta de
Original: Solicitud de Cheque Exoneración,
Copia: Carta de Exoneración Orden de
Copia: Orden de Compra Compra,
Copia: Matriz de Evaluación de la Oferta Matriz de
Evaluación
Archiva en Expediente: de la Oferta
Copia: Solicitud de cheque
Copia: Carta de Exoneración
Copia: Orden de Compra
Copia: Matriz de Evaluación de la Oferta
18 Anal/Adquisiciones Comunica al proveedor que ya esta el cheque
FIN

Director General Asistente Director Bodega Analista Comité de
Director General Adquisiciones Evaluación
Operaciones
INICIO
1
1
Memorándum NO
Programación
SI
Memorándum
Programación 4
5
Memorándum Esta bien las
especificaciones técnicas
NO
Memorándum 4
SI
Resolución
8
Autoriza la Resolución de de Inicio
Inicio
Invitación de Oferta
9
Elabora cuadro de análisis 10
Matriz de Evaluación 11 12
Informe de
Evaluación y
13
Recomendación
Resolución de
Adjudicación
Resolución de 14
Adjudicación
Orden de
Compra
1ra Copia
2da Copia A

Analista Responsable Aux de Cajero Ing. Residente Director
Adquisiciones Adquisiciones Adquisiciones

A 15
Solicitud de
cheque
Carta
16
Exoneración Remite a
Orden Contabilidad
Compra Solicitud de
Matriz Eval cheque 17
de Oferta Carta
Exoneración
Orden Solicitud de
Compra cheque
Matriz Eval Carta
de Oferta Exoneración
Orden
Compra
Matriz Eval
de Oferta
18
FIN

ECONS-3
Procedimiento Compra de Repuestos/llantas/lubricantes/otros
Objetivo: Contar con los repuestos necesarios para realizar las reparaciones de los medios.
Este procedimiento se aplica al área de taller, adquisiciones, administración financiera,
almacén.
El Jefe de taller, deberá indicar con exactitud las especificaciones técnicas del repuesto a
comprar, instalarlo y reparar el bien; de manera que este quede en buenas condiciones
mecánicas, tal que permita prestar su servicio.
Adquisiciones, realizara las cotizaciones, aplicara los procedimientos apegándose a la ley de

contrataciones y los procedimientos.
Este tipo de compra, puede realizarse mediante compras menores de los C$10,000.00,
ajustándose a los requisitos técnicos, tres cotizaciones, certificado de proveedores del estado,
cedula de identidad del proveedor.
En todo proceso de compra, el área de adquisiciones es responsable de la adquisición, hasta el

momento que este es ingresado a la bodega central.

de Trabajo
(Clave)
1 Jefe de Taller Solicita compra de Repuestos, mediante Memorandum
memorándum indicando el requerimiento

Original: Memorándum a Adquisiciones
1ra: Archivo
2 Solicitud esta bien sustentada, con las
especificaciones técnicas y/o la muestra?
3 Director General Autoriza solicitud de compra Memorandum
4 Analista de Están bien las especificaciones técnicas y cuenta

Adquisiciones con el sello de bodega, que no hay en existencia?
5 Analista de Elabora resolución de inicio, autorizando el
Adquisiciones comienzo del proceso
6 Director General Autoriza resolución
7 Analista de Elabora invitación de oferta, remitiéndola por Invitación de
Oferta, Reg Prov,
Adquisiciones correo, solicitando: Registro de Proveedores del RUC, Ficha
Tecnica
Estado, Cedula RUC, Constancia de no Retención,
Ficha Técnica
8 Analista de Recepciona las cotizaciones y elabora cuadro de Cuadro
análisis
de
Adquisiciones análisis
9 Comité de Evalúa y elabora “matriz de evaluación de la oferta
Evaluación
10 Comité de Emite acta final de evaluación y recomendaciones, Acta Evaluación y
Recomendación
Evaluación con acta de adjudicación y matriz de análisis de la
oferta
11 Director General Autoriza
12 Analista de Elabora orden de compra y remite al proveedor, Orden de Compra
Adquisiciones firmando este la copia. La orden de compra, con

los siguientes juegos
Fotocopia: Se envía a la bodega
13 Analista de Elabora solicitud de cheque, adjuntando Solicitud
Cheque
de
adquisiciones carta de exoneración

orden de compra
14 Resp. De Autoriza solicitud de cheque
Adquisiciones
15 Analista de Remite solicitud de cheque, entregando en la Solicitud
cheque,
de
carta
Adquisiciones División Administrativa Financiera: exoneración,
Original: Solicitud de Cheque orden de compra,
matriz evaluacion
Copia: Carta de Exoneración de oferta
Archiva en Expediente:
Copia: Solicitud de cheque
Copia: Carta de Exoneración

16 Comunica al proveedor que ya esta el cheque

de Trabajo
(Clave)
17 Comprador Retira comprobante de cheque de cheque, carta de Comprobante
de cheque,
exoneración, retención en la fuente exoneración,
retención en la
fuente
18 Cajero Anota en cuaderno de control, entrega de cheque
19 Comprador Retira materiales del proveedor, entregando carta de Comprobante
de cheque,
exoneración, quedando una copia en el comprobante, factura, recibo
de caja,
recibiendo factura original y recibo de caja, copia de retención en la
rentencion en la fuente; que son adjuntando al fuente
comprobante de cheque
20 Asistente de Recepciona y elabora “recibo de material” Recibo
material
de
Bodega Original: Adjunta con Factura

1ra Copia: Archivo de Almacén
2da Copia: Registro de almacén
21 Comprador Entrega a caja:
Comprobante de cheque con todos los soportes
Original de Recibo de Material con factura original adjunto

Jefe de Taller Director General Analista de Resp Adquisiciones Comité de
Adquisiciones Evaluacion

INICIO
Esta bien
especificaciones y el
sello?
NO
1 1
Evalúa y elabora
SI
matriz de evaluación
de la oferta
Memorándum 9
5
Matriz de
Evaluacion
2 Resolución
3 de Inicio Cuadro de
Analisis
Memorándum Memorándum
6 10
Resolución Acta Final

7
de Inicio Evaluación y
Recomendación
Invitación de Matriz de
Oferta Evaluacion
Cuadro de
Recepciona Analisis
cotizaciones y revisa
8 documentación
Cuadro de
Analisis
11
Acta Final 12
Evaluación y
Recomendación
Matriz de
Evaluacion 2da Copia
Cuadro de 1ra Copia
Analisis Orden de
Compra
Analista de Resp. Adquisiciones Comprador Cajero Asistente de

Adquisiciones Bodega

13
Autoriza Solicitud
de Cheque
Mat Evaluación
14
Orden Compra
Exoneracion
Retira comprobante
Solicitud de
de cheque, para
Cheque
Mat Evaluación efectuar compra
Orden Compra
17
Exoneracion
15 Solicitud de
Cheque 18
Retenc en Fuente
Exoneracion
Mat Evaluación Comp Cheque
Cuaderno
Orden Compra
de Control
Exoneracion
Solicitud de
19
Cheque
Realiza compra, adjunta
al cheque: Factura,
Recibo de Caja y entrega
en el bien en la bodega
16
21
2da Copia
1ra Copia
Factura
Recibo de
Material

ECONS-3
Procedimiento Contratación de Equipo Pesado
Objetivo: Rentar Equipo pesado para ejecución de obras
Este procedimiento involucra a Operaciones, Taller, Equipo, Adquisiciones y el Asesor legal.
Es responsabilidad de operaciones describir bien el tipo de equipo que se requiere por cada
actividad del proyecto, el tiempo requerido y verificar con el área de equipo la disponibilidad,
antes de solicitar que se rente el medio.
El taller es responsable de garantizar el buen estado del equipo, para responder de manera
oportuna a la demanda de operaciones.
Adquisiciones realizara el proceso de renta, una vez que cuente con la autorización de la
dirección general y se ha verificado que no hay disponibilidad interna. Debe priorizar este
proceso y garantizar que no se produzcan retrasos en la obra, por lentitud en el procedimiento.
La Asesoria legal elaborara el contrato, en los tantos necesarios y las clausulas que no sean
ruinosas.

de Trabajo
(Clave)
1 Ingeniero Elabora solicitud de equipo para ejecutar las obras, Memorándum
Residente mediante memorándum dirigido al director de
operaciones, con la previa revisión del coordinador de
proyecto
2 Coordinador de Analiza solicitud y pone su visto bueno al memorándum Memorandum
Proyecto de solicitud, una vez verificado con equipo que no hay
disponibilidad
3 Director de Autoriza solicitud de equipo, basado en el visto bueno Memorándum
Operaciones del coordinador de proyecto, y visto bueno del director
general, envía memorándum a adquisiciones
4 Analista de Recepciona memorándum de solicitud de renta de Memorándum
Adquisiciones equipo, proveniente de la dirección de operaciones y
autorizado por el director general:
Original: Memorándum de Solicitud de Renta de Equipo
5 Analista de Elabora resolución de inicio, en original para la firma Resolución de
Inicio
Adquisiciones del director general, nombrando a los integrantes del
comité de evaluación
6 Responsable Revisa la propuesta de resolución y da paso si esta Resolución de
Inicio
de bien, para que los firme el director, de lo contrario lo
Adquisiciones regresa para rehacerlo
7 Director Gral Firma resolución de inicio del proceso
8 Analista de Elabora invitación por correo a tres oferentes, copiando Invitación
Adquisiciones al Responsable de Adquisiciones, detallando las
especificaciones técnicas e imprimiendo el correo y
archivándolo en el expediente, junto con la resolución
de inicio
9 Analista de Recepciona cotizaciones enviadas por los oferentes Cotizaciones
Adquisiciones
10 Analista de Verifica: Cotizaciones estén conforme a las especificaciones Cotizaciones,
registro de
Adquisiciones técnicas; Registro de Proveedores del Estado,Copia de la proveedores,
Cedula de Identidad cedula de
identidad
11 Resp de Reúne al “Comité de Evaluación”, para valorar las Análisis de
Cotizaciones
Adquisiciones ofertas presentadas, elaborando cuadro de “análisis de
cotizaciones”
12 Comité de Elabora “informe de evaluación y recomendación” Informe de
Evaluación y
Evaluación enviándola con su “Acta de Evaluación”, basado en el Recomendación
cuadro de análisis de cotizaciones
13 Responsable Elabora “Resolución de Adjudicación”, indicando el o Resolución de
Adjudicación
de los nombres de los oferentes adjudicados, montos
Adquisiciones adjudicados, breve descripción de los bienes, obras o
servicios adjudicados

de Trabajo
(Clave)
14 Director Firma “Resolución de adjudicaciones”, remitida por Resolución de
Adjudicación,
General Adquisiciones, basado en los siguientes documentos Análisis de
adjuntos: Cotizaciones,
*Cuadro Análisis de Cotizaciones Evaluación y
Recomendación
*Acta de Evaluación y Recomendación
15 Analista de Llama al oferente al que se le adjudica la oferta
Adquisiciones
16 Asesor Legal Elabora contrato, basado en la “resolución de Contrato,
Resolución de
adjudicación”, análisis de cotizaciones, acta de Adjudicación,
evaluación y recomendación: Análisis de
Cotizaciones,
Acta de
Evaluación y
Recomendación
FIN

Dirección de Almacén Dirección Dpto de Director General Comité de Asesor
Operaciones Administrativa Adquisiciones y Evaluación legal
Finan Compras

INICIO
4
1 Memorándu
m
Memorándum 2
1ra Copia 5
Memorándu 3
m
Resolución de
Inicio
Memorándu
m
NO 5
SI
Resolución de
Inicio
8
Correo de
invitación
 Correo
 Proveedores del 9
estado 11
 Copia de cedula
10 Cotizaciones
12
Acta de
Evaluación
133
14
Resolución de
Adjudicación
15

ECONS-3
Procedimiento Contratación de los Servicio de Transporte para Traslado de Materiales
Objetivo: Rentar Equipo para trasladar materiales de Bodega de Proveedores a los Proyectos
Este procedimiento involucra a Operaciones, Taller, Equipo, Adquisiciones y el Asesor legal.
Es responsabilidad de operaciones describir bien el tipo de transporte que se requiere para

realizar el traslado de materiales, el tiempo requerido y verificar con el área de equipo la
disponibilidad, antes de solicitar que se rente el medio.
El taller es responsable de garantizar el buen estado del equipo, para responder de manera
oportuna a la demanda de operaciones.
Adquisiciones realizara el proceso de renta, una vez que cuente con la autorización de la
dirección general y se ha verificado que no hay disponibilidad interna. Debe priorizar este
proceso y garantizar que no se produzcan retrasos en la obra, por lentitud en el procedimiento.
La Asesoria legal elaborara el contrato, en los tantos necesarios y las clausulas que no sean
ruinosas.

Trabajo (Clave)
1 Analista de Recibe memorándum de solicitud de renta de Memorándum
Adquisiciones equipo para fines de trasladar materiales a los
proyectos, con el visto bueno del director general
2 Analista de Elabora resolución de inicio, en original para la Resolución de
Adquisición firma del director general, nombrando a los Inicio
integrantes del comité de evaluacion
3 Responsable Revisa la resolución de inicio y da paso si esta Resolución de
de bien, para la firma del director, de lo contrario la Inicio
Adquisiciones regresa para rehacerlo
4 Director Firma resolución de inicio Resolución de
General Inicio
5 Analista de Elabora invitación a tres oferentes copiando al Invitación a
Adquisiciones responsable de adquisiciones, detallando las Oferentes
especificaciones técnicas, ya sea físicamente o por
correo, e imprimiendo el correo y archivándolo en el
expediente, adjuntando la resolución de inicio
6 Analista de Recepciona cotizaciones enviadas por los oferentes Cotizaciones
Adquisiciones
7 Analista de Verifica: Cotizaciones,
Adquisiciones  Las cotizaciones acorde a especificaciones certificado
proveedor del
técnicas estado,
 Certificado de proveedores del estado, cedula,licencia de
 copia de cedula, operaciones,doctos
 licencia de operaciones que este vigente, del equipo
 documentación del equipo de transporte
8 Analista de Elabora cuadro de análisis breve para el Cuadro de Análisis
Adquisiciones conocimiento del comité de evaluación
9 Responsable Reúne al comité para valorar las ofertas, Análisis de
de elaborando cuadro de análisis de cotizaciones Cotizaciones
Adquisiciones
10 Comité de Elabora cuadro de análisis de cotizaciones, firmada Análisis de
Evaluación por el comité de evaluación Cotizaciones
11 Comité de Elabora acta de evaluación, detallando monto, Acta de Evaluación
Evaluación concepto, oferente adjudicado; firmado por el
comité de evaluación: Resp Adquisiciones, Asesor
Jurídico, Experto en la Materia
12 Comité de Elabora resolución de adjudicaciones/Informe de Resolución de
Evaluación Evaluación y Recomendación Adjudicación
13 Director Firma Resolución de Adjudicación Resolución de
General Adjudicación
14 Analista de Llama al Oferente, que se le adjudico la oferta
Adquisiciones

de Trabajo
(Clave)
15 Analista de Fotocopia los documentos, para conformar el Correo,
Proveedor del
Adquisiciones expediente, de la siguiente maneras: estado, cedula,
 Correo licencia de
 Proveedor del Estado operaciones,
doctos del
 Copia de Cedula equipo, análisis
 Licencia de operaciones vigente de cotizaciones,
 Documento del equipo de transporte vigente informa de
 Análisis de cotizaciones evaluación y
recomendación,
 Informe de evaluación y recomendación resolución de
 Resolución de Adjudicación adjudicación
16 Asesor Legal Elabora contrato, basado en el expediente del proceso Contrato
FIN

Dirección de Director General Analista de Resp. De Comité de Evaluación Dirección
Operaciones Adquisiciones Adquisiciones Administrativa Finan

INICIO
Memorándum
4 2
Resolución Resolución
3
de Inicio de Inicio
54
Correo de
invitación
Resolución
de Inicio
Cotizaciones
 Correo
 Proveedores del
estado
 Copia de cedula
 Licencia de
operaciones
vigente
 Documento del
equipo de
transporte vigente
A

Dirección de Director General Analista de Resp. De Adquisiciones Comité de Evaluación Area Legal
Operaciones Adquisiciones
A 8 9
Cuadro análisis
de cotizaciones
Cuadro de análisis
de cotización
FIN
Acta de Evaluación
13
Resolución de
14
adjudicación
Resolución de
adjudicación
15
 Correo
 Proveedores del estado
 Copia de cedula
 Licencia de operaciones
vigente
 Documento del equipo
de transporte vigente
 Análisis de
Cotizaciones
 Informe de evaluación y
recomendación, Contrato
resolución de
adjudicación

ECONS-3
Procedimiento Subcontratación de Obras Mayores
Objetivo: Contratar Servicios de Constructores de Obras Horizontales y adquisición, para
ejecutar obras mayores o menores
Este procedimiento se aplica a operaciones, seguimiento y control, adquisiciones y asesoría
legal
Operaciones indicara las actividades a ejecutar por el contratista, el tiempo requerido, las
condiciones en cuanto al cumplimiento del plan de trabajo, la supervisión constante que
realizara al contratista.
Adquisiciones garantizara la oportuna contratación, realizando el proceso en el tiempo

estrictamente necesario.
Este tipo de contratación, se relaciona con la contratación completa para ejecutar un proyecto
asignado, donde ECONS-3 podría o no garantiza los materiales.
Se dara seguimiento del producto y resultados alcanzados, asi como a la ejecución financiera,
sobre la base de la información de mercado, costeándolos a precios de reposición y
comparándolo contra el presupuesto asignado por cada intems.
Tanto la dirección de operaciones, como seguimiento y control y contabilidad, dispondrán de

manera oportuna, mensualmente, informes de ejecución física financiera, con la finalidad de
apreciar los excedentes que genera el proyecto.

de Trabajo
(Clave)
1 Auxiliar de Recepciona solicitud de contratación, quedándose para Memorandum
Adquisiciones el expediente, con la original del memorándum
2 Analista de Elabora resolución de inicio, en original para la firma Resolucion de
Inicio
3 Responsable Revisa resolución de inicio y da paso si esta bien, para Resolucion de
Inicio
de la firma del director, de lo contrario la regresa para
Adquisiciones rehacerla
4 Director Firma resolución de inicio Resolucion de
Inicio
General
5 Analista de Elabora invitación a contratistas, indicando las Invitacion a
Oferentes
Adquisiciones especificaciones y necesidades requeridas, definidas
por operaciones, estableciéndose una fecha para la
entrega del pliego de base
6 Analista de Elabora el pliego de base, detallando periodo de Pliego de Base,
proveedor del
Adquisiciones ejecución de la obra, sitio, fecha de recepción de la estado, cedula
oferta, documentación legal que debe adjuntar: ruc, listado de
Proveedor del estado, cedula ruc, listado de equipos, equipo, carta de
mantenimiento
carta de mantenimiento de valor, garantía de seriedad de valor,
de la oferta, constancia de la DGI garantía de
seriedad,
constancia de la
DGI
7 Analista de Recepciona ofertas
Adquisiciones
8 Comité de Apertura las ofertas, levantando un acta de la sesión Acta
Evaluación
9 Analista de Verifica que todos los documentos estén en orden,
Adquisiciones debidamente actualizados, en originales y fotocopias,
presentando ofertas en sobre sellado y dirigidos a la
unidad de adquisiciones
10 Analista de Elabora cuadro detallando los precios unitarios, Cuadro de
Analisis
Adquisiciones cantidad, subtotales, IVA, totales
11 Comité de Evalúa la lista con los precios unitarios
Evaluación
12 Comité de Elabora cuadro o matriz de evaluación de las ofertas, Matriz de
evaluación de
Evaluación con todas sus especificaciones, siendo firmado por el ofertas
Comité de evaluación
13 Comité de Solicita aclaraciones a los oferentes por escrito, correo Aclaraciones
Evaluación electrónico, fax, en un termino de veinticuatro horas
14 Comité de Recibida las aclaraciones, procede a preparar informe Informe de
evaluación y
Evaluación de evaluación y recomendación, entregando al área de recomendación
adquisiciones con el acta de apertura y los documentos

respectivos

de Trabajo
(Clave)
15 Analista de Elabora Resolución de Adjudicación, haciendo Resolucion de
Adjudicación
Adquisicion referencia a nombre de oferente adjudicado, monto,
descripción de obras y/o servicios adjudicados
16 Director Firma Resolución de Adjudicación Resolución de
Adjudicación
General
17 Analista de Comunica al oferente que se adjudica
Adquisiciones
18 Asesor Legal Recibe copia de la Resolución de Adjudicación, Contrato
procede a elaborar contrato
FIN

Dirección de Director General Analista de Resp. De Comité de Area Legal
Operaciones Adquisiciones Adquisiciones Evaluación

INICIO
Memorándum
2 APERTURA
LAS
OFERTAS
Resolución 3
de Inicio
8 9
4 Resolución
de Inicio
Resolución de 5
Inicio
Invitaciones
Pliego de base
7 8
9
VERIFICA
DOCUMENTOS
10
11
12
Matriz Ev Oferta
13
A
14
Informe Eval y
Recomend

Dirección de Director General Analista de Resp. De Comité de Area Legal
Operaciones Adquisiciones Adquisiciones Evaluación
15 A
16 Resolución
Adjudicación
COMUNIC AL
Resolución OFERENTE
Adjudicación 17 18
FIN

ECONS-3
Procedimiento Compra Mayores/Combustibles
Objetivo: Compra de combustible con fines de abastecer a los proyectos en ejecución
Este procedimiento se aplica al área de almacén, equipos, adquisiciones y operaciones.
El área de almacen debe garantizar el saldo diario del combustible e informar los despachos
por área y proyecto. Debera registrar las entregas como consumo.
Equipos, debe controlar las asignaciones y no procesar solicitudes de combustible sin los
soportes y el informe de uso de combustible.
Adquisiciones realizar el proceso de adquisición de la manera mas agil, de modo que no exista
ningún retraso en el reabastecimiento.
El guarda de seguridad no permitirá salida alguna de combustible, sin las autorizaciones

correspondiente y esta facultado para detener cualquier salida que no cuente con las
autorizaciones o tenga alguna duda, por la que ha de consultora con la Direccion de
Operaciones, Division Administrativa Financiera o la Direccion General.

de Trabajo
(Clave)
1 Auxiliar de Recepciona solicitud de compra, indicando la cantidad Memorándum
Adquisiciones de combustible y los días que se va a necesitar que se
descargue, debidamente firmada por el director general
2 Analista de Elabora resolución de inicio, en original para la firma Resolución de
Inicio
3 Responsable Revisa resolución de inicio y da paso si esta bien, para Resolución de
Inicio
de la firma del director, de lo contrario la regresa para
Adquisiciones rehacerla
4 Director Firma resolución de inicio Resolución de
Inicio
General
5 Analista de Elabora invitación a proveedores, indicando las Invitación a
Proveedores
Adquisiciones especificaciones y necesidades requeridas, definidas
por operaciones, estableciéndose una fecha para la
entrega de la oferta
6 Analista de Elabora el pliego de base, detallando fecha y días de Pliego de Base,
proveedor del
Adquisiciones descargue, sitio, fecha de recepción de la oferta, estado, ruc,
documentación legal que debe adjuntar: Proveedor del listado de
estado, cedula ruc, carta de mantenimiento de valor, equipo, carta
mantenimiento
garantía de seriedad de la oferta, constancia de la DGI de valor,
garantía de
seriedad,
constancia DGI
7 Analista de Recepciona ofertas Ofertas
Adquisiciones
8 Comité de Apertura las ofertas, levantando un acta de la sesión Ofertas, Acta de
Sesión
Evaluación
Adquisiciones debidamente actualizados, en originales y fotocopias,
presentando ofertas en sobre sellado y dirigidos a la
unidad de adquisiciones
10 Analista de Elabora cuadro detallando los precios unitarios, Cuadro de
Análisis
Adquisiciones cantidad, subtotales, IVA, totales
11 Comité de Evalúa la lista con los precios unitarios
Evaluación
12 Comité de Elabora cuadro o matriz de evaluación de las ofertas, Matriz de
Evaluación
Evaluación con todas sus especificaciones, siendo firmado por el
Comité de evaluación
13 Comité de Solicita aclaraciones a los oferentes por escrito, correo Aclaraciones
Evaluación electrónico, fax, en un termino de veinticuatro horas
14 Comité de Recibida las aclaraciones, procede a preparar informe Informe de
Evaluación y
Evaluación de evaluación y recomendación, entregando al área de Recomendación
adquisiciones con el acta de apertura y los documentos

respectivos
15 Analista de Elabora Resolución de adjudicación, haciendo Resolución de
Adjudicación
Adquisicion referencia a nombre de oferente adjudicado, monto,

de Trabajo
(Clave)
16 Director Firma Resolucion de Adjudicacion Resolucion de
Adjudicacion
General
Adquisiciones
18 Asesor Legal Recibe copia de la Resolución de Adjudicación, Resolucion de
Adjudicacion,
procede a elaborar contrato Contrato
19 Analista de Elabora orden de compra y remite al proveedor, Orden de
Compra
Adquisición firmando este la copia. La orden de compra, con los
siguientes juegos:
Fotocopia: Se envía a bodega, para esperar recepción
20 Analista de Elabora solicitud de cheque, adjuntando: Solicitud de
Cheque
Adquisiciones Carta de Exoneración
Orden de Compra
Copia del Contrato
21 Responsable Autoriza solicitud de cheque Solicitud de
cheque
de
Adquisiciones
22 Auxiliar de Remite solicitud de cheque, entregando: Solicitud de
cheque, carta
Adquisiciones Original: Solicitud de cheque exoneración,
Copia: Carta de Exoneración orden de
1ra Copia: Orden de Compra compra, matriz
Copia: Matriz de Evaluación de evaluación,
contrato
Copia: Contrato
23 Bombero Recibe descargue del combustible, quedándose con la Factura
siguiente la factura original, que remite al almacén
24 Asistente de Elabora recibo de materiales, de la siguiente manera: Recibo de
Materiales
Bodega Original: Comprobante de cheque con la factura original
1ra Copia: Adjunto al recibo de materiales, copia de la
factura
FIN

Aux. Adquisic Anal Adquis Resp. Adqu Director Comité Asesor Legal Asist Bodega Bombero
Evaluac

INICIO
MEMORANDUM 2
RESOLUCION DE 4
3
INICIJO
MEMORANDUM
RESOLUCION DE
INICIJO
RESOLUCION DE
INICIJO
PLIEGO DE BASE
APERTURA OFERTAS
7 8
RECEPCION
OFERTAQ
VERIFICA 9
DOCUMENTROS
ESTGEN EN ORSDEN
10
CUADRO DE 11 EVALUA OFERTAS

PRECIOS
12 MATRIZ DE EVALUACION
13 SOLICITDA ACLARACION

Evaluac
15 14 RECIBE ACLARACIONES
RESOLUCION DE 16 FIRMA RESOLUCION

ADJUDICACION
RESOLUCION DE
ADJUDICACION
COMUNICA AL 17
OFERENTE 18
19 CONTRATO
ORDEN DE
COIMPRA
EN ESPERA DE LA
COMPRA SEA RECIBIDA
ORDEN DE
COIMPRA
SOLICITUD DE
20 CHEQUE
CARTA DE
EXONERACION 211
CONTRATO
MATRIZ
EVALUACION
ORDEN DE
COMPRA
22 23
CARTA DE FACTURA
EXONERACION 24
CONTRATO
MATRIZ
EVALUACION
RECCIBO DE
ORDEN DE MATERIAL Y
COMPRA FACTURA
FIN

ECONS-3

Procedimiento Subcontratación de Obras Menores/Mano De Obra
Objetivo: Contratar Servicios de Constructores de Obras Horizontales, para ejecutar obras
mayores o menores
Este procedimiento se aplica al área de operaciones y adquisiciones.
Operaciones es responsable de supervisar al contratista y garantizar que la obra se ejecute en

tiempo y forma, asegurando la calidad de los trabajos y el material.
Adquisiciones debera realizar el proceso de contratación en el menor tiempo posible,

asegurando que se observan los procedimientos acorde a la ley, este manual y el manual de
contrataciones, garantizando que se cumplan en todo se expresion
de Trabajo
(Clave)
1 Auxiliar de Recepciona solicitud de contratación, quedándose Memorandum
Adquisiciones para el expediente, con la original del memorándum
2 Analista de Elabora resolución de inicio, en original para la Resolucion de
Inicio
Adquisiciones firma del director general, nombrando a los
integrantes del comité de evaluación
3 Responsable de Revisa resolución de inicio y da paso si esta bien, Resolucion de
Inicio
Adquisiciones para la firma del director, de lo contrario la regresa
para rehacerla
4 Director General Firma resolución de inicio Resolucion de
Inicio
5 Analista de Elabora invitación a tres contratistas, indicando las Invitacion
Adquisiciones especificaciones y necesidades requeridas,
definidas por operaciones, estableciéndose una
fecha para la entrega de su oferta
6 Analista de Recepciona ofertas, con los siguientes documentos: Ofertas,
garantía de
Adquisiciones Garantía de Seriedad de la Oferta, Oferta Económica y seriedad, oferta
detalle de los precios, conforme los alcances económica
7 Comité de Apertura las ofertas, levantando un acta de la
Evaluación sesión
Adquisiciones debidamente actualizados, en originales y
fotocopias, presentando ofertas en sobre sellado y
dirigidos a la unidad de adquisiciones
9 Analista de Elabora cuadro de evaluación, comparando los Evaluacion
Adquisiciones oferentes, alcances, precios, etc
10 Comité de Procede a evaluar todas las ofertas, elaborando Matriz de
Evaluacion de
Evaluación/Tecnico matriz de evaluación de ofertas, siendo firmado por Oferta
el Comité de evaluación
de Trabajo
(Clave)
11 Comité de Solicita aclaraciones a los oferentes por escrito,

Evaluación correo electrónico, fax, en un termino de veinticuatro
horas
12 Comité de Recibida las aclaraciones, procede a preparar Informe de
evaluación y
Evaluación informe de evaluación y recomendación, entregando recomendación
al área de adquisiciones con el acta de apertura y
los documentos respectivos
Adjudicacion
Adquisición referencia a nombre de oferente adjudicado, monto,
14 Director General Firma Resolución de Adjudicación Resolucion de
Adjudicacion
Adquisiciones
16 Asesor Legal Recibe copia de resolución y elabora contrato Contrato
FIN
Evaluac

INICIO
REVISA Y
MEMORANDUM AUTORIZA
2
RESOLUCION
AUTORIZA Y FIRMA
RESOLUCION
RESOLUCION DE 4
3
INICIJO
MEMORANDUM
RESOLUCION DE
INICIJO
ELABORA INVITACION A 5
OFERENTES
RESOLUCION DE
INICIJO
RECEPCION OFERTA
7 APERETURA OFERTA
6
MATRIZ DE EVALUACION
9 10
CUADRO DE
EVALUACION
11 ACLARACIONES
13 INFORME DE EVALUACION Y
12 RECOMENDACION
14
FIRMA RESOLUCION
AVISA A OFERENTE 15
16
FIN
MPRESA CONSTRUCTORA TRES

ECONS-3
Procedimiento Compra de Papelería
Objetivo: Adquirir papelería para el uso de la empresa
Toda solicitud de papelería debe partir de un análisis de la existencia por cada uno de los
intems y de las solicitudes de pedidos realizadas por las áreas.
Es responsabilidad de Almacen, controlar las entradas y salidas y generar pedidos cuando la

existencia llegue al minimo requerido, según la política de inventarios vigente.
Unicamente se podrán realizar compras urgentes cuando estas no rebasen los mil córdobas y
sea de necesidad urgente

de Trabajo
(Clave)
1 Auxiliar de Recepciona solicitud de compra proveniente de Memorandum
Adquisiciones almacén, con una lista de la papelería requerida y el
visto bueno de la División Administrativa, de la
siguiente manera
Memorándum Original: Entregado a Adquisiciones con
VB.DAF
1ra Copia: Archivo de almacén
2 Analista de Elabora resolución de inicio, en original para la Resolucion de
Inicio
Adquisiciones firma del director general, nombrando a los
integrantes del comité de evaluación
3 Responsable de Revisa resolución de inicio y da paso si esta bien, Resolucion de
Inicio
Adquisiciones para la firma del director, de lo contrario la regresa
para rehacerla
4 Director General Firma resolución de inicio Resolucion de
Inicio
5 Analista de Elabora invitación a tres oferentes, indicando las Invitacion
Adquisiciones especificaciones y necesidades requeridas,
definidas por almacén y/o administración,
estableciéndose una fecha para la entrega de su
oferta
6 Analista de Recepciona ofertas, con los siguientes documentos: Oferta, garantía
de seriedad,
Adquisiciones Garantía de Seriedad de la Oferta oferta
Oferta Económica y detalle de los precios, conforme los económica
alcances
7 Comité de Apertura las ofertas, levantando un acta de la Acta
Evaluación sesión
Adquisiciones debidamente actualizados, en originales y
fotocopias, presentando ofertas en sobre sellado y
dirigidos a la unidad de adquisiciones
9 Analista de Elabora cuadro de evaluación, comparando los Cuadro de
evaluación
Adquisiciones oferentes, alcances, precios, etc
10 Comité de Procede a evaluar todas las ofertas, elaborando Matriz de
Evaluacion
Evaluación/Tecnico matriz de evaluación de ofertas, siendo firmado por
el Comité de evaluación
11 Comité de Solicita aclaraciones a los oferentes por escrito, Aclaracion
Evaluación correo electrónico, fax, en un termino de veinticuatro
horas
12 Comité de Recibida las aclaraciones, procede a preparar Informe de
evaluación y
Evaluación informe de evaluación y recomendación, entregando recomendación
al área de adquisiciones con el acta de apertura y
los documentos respectivos
Adjudicacion
Adquisición referencia a nombre de oferente adjudicado, monto,
14 Director General Firma Resolución de Adjudicación Resolucion de
Adjudicacion

de Trabajo
(Clave)
Adquisiciones
16 Asesor Legal Recibe copia de resolución y elabora contrato Contrato
FIN
Evaluac

INICIO
REVISA Y
MEMORANDUM AUTORIZA
2
RESOLUCION
AUTORIZA Y FIRMA
RESOLUCION
RESOLUCION DE 4
3
INICIJO
MEMORANDUM
RESOLUCION DE
INICIJO
ELABORA INVITACION A 5
OFERENTES
RESOLUCION DE
INICIJO
RECEPCION OFERTA
7 APERETURA OFERTA
6
MATRIZ DE EVALUACION
9 10
CUADRO DE
EVALUACION
11 ACLARACIONES
13 INFORME DE EVALUACION Y
12 RECOMENDACION
14
FIRMA RESOLUCION
AVISA A OFERENTE 15
16
FIN

División Administrativa Financiera
Departamento de Contabilidad
Departamento de Almacén
Departamento de Servicios Generales

ECONS-3
Procedimiento Recepción de Materiales
Unidad Administrativa: División Área Responsable: Departamento de Almacén
Administrativa Financiera
Objetivo: Registrar el ingreso de los materiales adquiridos, para proyectos y el plantel central
El presente procedimiento involucra del área de operaciones al director de operaciones, la
Coordinación de Proyectos, el Ingeniero Residente, el Maestro de Obra y el Fiscal. En la
contabilidad, al cajero. En el Almacén, al Asistente de la Bodega, al Despachador de
Materiales, al Responsable del Almacén; y a todos aquellos que tengan a cargo el traslado,
recepción, custodia, entrega de materiales; tanto en los proyectos como en la bodega central.
El Depto de Equipo es responsable de realizar el retiro y traslado de los materiales

comprados, y entregarlos en el proyecto; así como de remisionar a la bodega los documentos
de recibidos del proveedor.
El departamento de adquisiciones. Para el caso del cemento, mezcla asfáltica y otros

materiales altamente sensibles, que son entregadas por los proveedores de manera
paulatina, una vez realizada la compra, es responsable de controlar la entrega de documentos
para el retiro del cemento y hacer la remisión a la bodega de la documentación.
La Dirección de Operaciones, es responsable de la custodia, la entrega de los materiales,

registrar la entrega, garantizar la optimización de los materiales, reduciendo a su máxima
expresión todo desperdicio.
Todo traslado de materiales, deberá realizarse mediante una “orden de traslado” y poniendo en
aviso al almacén y a la contabilidad, indicando el número de factura, según la copia de la hoja
de remisión de transporte de materiales y/o equipos.
El traslado ha de ser autorizado por el Coordinador de Proyecto, o en su defecto por el Director

de Operaciones o Director General.
La contabilidad realizara un crédito al proyecto al que originalmente se cargo, en el consumo de

materiales, con un cargo al proyecto que Recepciona el material, elaborando este ultimo una
hoja de “Recibo de Materiales”, para que realice los descargues, conforme se van entregando
de la bodega del proyecto.
En principio, se ha de considerar la bodega de cada uno de los proyectos, dependiendo

funcionalmente de la bodega central, de modo que esta ultima tiene la responsabilidad de
efectuar supervisiones a las entradas, salidas y saldos de materiales y suministros.
Descripción Narrativa/Procedimiento Manual

de Trabajo
(Clave)
1 La compra es de arena o cemento?
Si es de Arena o Cemento: Continua con Actividad
No. 2
Si es de Otros Materiales o Papelería: Continua con la
Actividad No 5
2 Enc de Remite 2da copia de la hoja de remisión de transporte Remision de
Transporte de
Transporte/Anal de materiales y/o equipos, donde consta que recibió el Materiales y
ista de ingeniero residente, remisión y factura entregada por el Equipos
Adquisiciones proveedor
3 Asistente de Recepciona factura original con la 2 da copia de la hoja Remision de
Transporte de
Bodega de remisión de transporte de materiales y/o equipos y Materiales y
la remisión Equipos
4 Asistente de Elabora Recibo de Materiales, verificando la unidad de Recibo de
Materiales,
Bodega medida Factura
Original: Rec de Material con fact original, en compte de
cheque
1ra Copia: la 2da copia de
Archivo de Almacén, adjunto:
la hoja de remisión de transporte de materiales y/o
equipos y la remisión
2da Copia: Registro de Almacén
5 Despachador Recibe y revisa el material contra la factura. Factura
de Materiales
6 Despachador Elabora “recibo de materiales, de la siguiente manera: Recibo de
Materiales
de Original: Recibo de Material con la Factura, en compte de
Materiales/Fisc cheque
al 1ra Copia: Archivo de Almacén, adjunto copia de factura
7 Asistente de Revisa que en el sistema este gravado el maestro
Bodega Si: Continua con la Actividad No. 9
No: Continua con la Actividad No. 8
8 Asistente de Pone en conocimiento de la contabilidad para que
Bodega apertura el maestro
9 Asistente de Pasa a firma de revisado del Recibo de Materiales Recibo de
Material
Bodega
10 Resp de Pone su visto bueno
Almacén
11 Asistente de Entrega a caja, para adjuntar al cheque original Recibo de
Materiales,
Bodega Original: Recibo de Materiales con factura original, en Factura
comprobante de cheque
12 Asistente de Entrega a Contabilidad, 2da Copia del Recibo de Recibo de
Materiales
Bodega Materiales, el encargado del registro de almacén
13 Registro de Revisa los movimientos de entrada, tanto de las
Almacén compras en el plantel central, como las compras y
entregas de materiales en los proyectos, que fueron
trasladados directamente del proveedor
14 Registro de Revisa las entradas con la 2da copia del Recibo de Recibo de
Materiales
Almacén Materiales, constatando la consecutividad, verificando
que la información este correctamente descrita según
la copia de la factura en archivo de almacén

de Trabajo
(Clave)
15 Si en el consecutivo falta alguna entrada de bodega,
verifica en caja, si hay alguna entrada pendiente de
recepcionar
16 Registro de Codifica las entradas apoyándose con la primera copia Recibo de
Material
Almacén del RM y registra en el sistema
17 Graba en el sistema todas las entradas con su cuenta
contable
18 Imprime las entradas registradas, las valida con el Entradas a
almacen
sistema
19 Informa al Contador sobre alguna corrección que hara,
solicitando autorización
20 Contador Verifica el error comunicado, revisa la impresiona de
General las entradas y pone su visto bueno para que se registre
la corrección
21 Registro de Realiza la corrección y verifica si todo esta bien
Almacén
22 Imprime la hoja de entradas, una vez corregida, de la
siguiente manera:
Original de la Hoja de Entradas
2da Copia de todos los recibos de materiales
correspondientes al mes que se registra
FIN

Departamento de Equipo Departamento de Almacén Depto Contabilidad
(Registro de Almacén)
INICIO
OTROS 4
5
ARENA/CEMENTO
Recibo Material
1ra Copia
2
2da Copia
Factura
2da Copia
Rem Tpte Mat 3
Factura
2da Copia
Rem Tpte Mat
Factura
5
Recibo Material
1ra Copia
2da Copia
Factura
Revisa si esta Contabilidad

gravado en 8 apertura
sistema maestro
10
Entrega a Caja para

adjuntar a
11
comprobante de
cheque
Recibo Material
Factura A

Departamento de Equipo Departamento de Almacén Depto Contabilidad
(Registro de Almacén)
A
12
2da Copia del Revisa mov

Recibo Material 13 entradas
Revisa,
consecutividad de
recibo de materiales
Verifica en caja, si
hay entradas
pendientes
16
Codifica entradas
17
18
19

ECONS-3
Procedimiento Recepción de Materiales/Sistema Informatizado
Objetivo: Registrar el ingreso de los materiales adquiridos, para proyectos y el plantel central
Descripción Narrativa/Procedimiento INFORMATIZADO
Paso Responsable Actividades
1 La compra es de arena o cemento?
Si es de Arena o Cemento: Continua con Actividad No. 2
Si es de Otros Materiales o Papelería: Continua con la Actividad No 5
2 Enc de Transporte Elabora memorándum de remisión a la bodega, firmado por
Resp de Equipo, adjuntando: la 2da copia de la hoja de remisión
de transporte de materiales y/o equipos, donde consta que
recibió el ingeniero residente, remisión y factura entregada por
el proveedor
3 Asistente de Bodega Recepciona factura original con la 2da copia de la hoja de
remisión de transporte de materiales y/o equipos y la remisión
4 Asistente de Bodega Elabora Recibo de Materiales, verificando la unidad de medida
Original: Rec de Material con fact original, en compte de cheque
1ra Copia: Archivo de Almacén, adjunto: la 2da copia de la hoja
de remisión de transporte de materiales y/o equipos y la
remisión
5 Despachador de Recibe y revisa el material contra la factura.
Materiales
6 Asistente de Bodega Registra la entrada en el sistema
7 Asistente de Bodega Imprime “recibo de materiales”
8 ¿Esta bien el recibo de materiales?
No: Regresa a la actividad No 6
Si: Continua con la Actividad 9
9 Responsable de Autoriza
Almacen
10 Asistente de Bodega Remite a caja, factura original adjuntándole “recibo de
materiales
Original: Recibo de Material con la factura original
1ra Copia: Archivo de almacen, con copia de la factura
2da Copia: Contabilidad Registro de almacen
11 Registro de Revisa el recibo de materiales impreso con lo registrado en el
Almacen/Contabilidad sistema
12 Registro de ¿Esta bien registrado?
Almacen/Contabilidad Si: Continua con Actividad No 14
No: Actividad No 13
13 Registro de Realiza corrección en el sistema
Almacen/Contabilidad
14 Registro de Imprime reporte de entradas
Almacen/Contabilidad

ECONS-3
Procedimiento Retiro de Materiales y Traslado al Proyecto
Objetivo: Registrar el retiro o consumo de los materiales solicitados para ser utilizados en la
ejecución de proyectos
El presente procedimiento se aplica al área de operaciones y almacen.
Los retiros de materiales son considerados consumos, desde el momento que se entregan al
Ing Residente, no obstante deben se controlados los consumos en los proyectos por parte del
residente y el maestro de obra, registrando toda entrega, obteniendo diariamente el saldo
actualizado y resguardando la papelería soporte.
El área de bodega central, realizara verificaciones insitu y sorpresiva a los proyectos, para fines
de verificar los consumos reales y constatar la veracidad de los saldos.

de Trabajo
(Clave)
1 Ingeniero Elabora solicitud de materiales, mediante memorándum Memorandum
Residente al director de operaciones, especificando en que
actividades se utilizara, así como fecha de inicio y final.
Original: Memorándum de Solicitud
2 Director de Autoriza traslado de materiales, con un memorándum Memorandum
Operaciones
3 Ing. Residente Elabora retiro de materiales Retiro de
Materiales
Original: Bodega, respaldando el descargo del master
kardex, adjunto con original del
memorándum de solicitud
1ra Copia: Entregado en el Portón
2da Copia: Expediente de Proyecto
3ra Copia: Archivo del Proyecto/Ing. Residente
4ta Copia: Registro de Almacén/Contabilidad
4 Director de Autoriza el “Retiro de Materiales: Retiro de
Materiales
Operaciones
5 Despachador Entrega materiales, guardando original del retiro de
de Materiales materiales adjunto con el original del memorándum
6 Ing. Residente Recibe materiales, quedándose con copias del
traslado de materiales, uno para el portón, otro
expediente del proyecto y finalmente para archivo en el
proyecto
7 Guarda de Verifica si coincide orden de traslado, con los
seguridad materiales en físico
Si coincide: Continua con actividad No 8
No Coincide: Regresa a la actividad No 5
8 Ing. ResidenteSale de instalaciones, dejando copia de retiro de Retiro de
Materiales
materiales con el guarda de seguridad
9 Registro de Revisa la consecutividad y procede a codificar Retiro de
Materiales
Almacen/Conta contablemente, con 4ta copia del retiro de materiales
b.
10 Registro de Grava en el sistema todos lo retiros o consumos de
Almacen/Conta materiales
b
11 Registro de Imprime reporte de movimiento de retiro o consumo de Reporte de
Salidas
Almacen/Conta todas las salidas del mes para su validación Mensuales
b
12 Registro de Valida todos los retiros, el físico con el sistema Retiros
Almacen/Conta
b
Registro de Revisa que todos los retiros se hayan aplicado
Almacen/Conta correctamente, si se encuentra algún erro, se hace
b modificación, gravando nuevamente
13 Registro de Imprime documentación para archivar, adjuntando
Almacen todos los retiros de materiales

Dirección de Operaciones Departamento de Depto Contabilidad Servicios
Almacén (Registro de Almacén) Generales
INICIO
Memorándum de
Solicitud
1ra Copia
Autoriza 2
traslado de
materiales
Memorándum de
Solicitud
Elabora Retiro
de Materiales 1ra Copia
3
Retiro de
Materiales Autoriza retiro
de materiales
1ra Copia
2da Copia 4
5
3ra Copia
4ta Copia
Retiro de
Materiales Retiro de
Materiales
1ra Copia
3ra Copia Memorándum de
Solicitud Entrega en porton
4ta Copia
cuando traslado del
material
Recibe
6 7
materiales
1ra Copia
9 8
4ta Copia
Grava en el sistema
10 retiros de materiales
Imprime reporte de
11 movimiento
FIN
12

ECONS-3
Procedimiento Registro del Traslado de Combustible a Proyectos
Objetivo: Registrar el retiro o consumode combustible y su traslado del plantel central a los
proyectos
Se aplica a los traslados de combustibles a los proyectos.
Es responsabilidad de la Bodega, realizar los controles y entregar únicamente con las

autorizaciones, verificando que se despacha de acuerdo a la solicitud y/o requerimiento.
La contabilidad debe efectuar los registros diariamente, contando con los saldos diarios.
Los guardas de seguridad, deben tomar las medidas necesarias para que salga únicamente la
cantidad descrita en los documentos, realizando las consultas que considere necesario.
Manual de Procedimientos Propuestos/Diciembre 31/2013 Página 100 de

152
de Trabajo
(Clave)
1 Asist de Recepciona del departamento de equipo: Orden
Combustible,
de
Bodega Original: Orden de Combustible Retiro de

1ra Copia: Orden de Combustible Materiales
Original: Retiro de Materiales

1ra Copia: Retiro de Materiales
2 Asist de Elabora traslado de combustible Traslado
Combustible
de
Bodega ra
Original y 1 Copia: Bodega
2da Copia: Entrega en el Porton
3ra Copia: Ing Residente/Contratista
3 Director Autoriza solicitud de combustible, ajustando la cantidad Solicitud
Combustible
de
Administrativo solicitada o según cantidad original

Financiero
4 Bombero Despacha combustible, quedándose con Orden
Combustible,
de
Original: Orden de Combustible Retiro de

1ra Copia: Materiales,
Traslado de
Original: Retiro de Materiales a Contabilidad Combustible
1ra Copia
Original y 1ra Copia: Traslado de Combustible Bodega
5 Asist de Retira diariamente, todos los despachos autorizados Orden
Combustible,
de
Bodega Original: Orden de Combustible Retiro de

1ra Copia: Materiales,
Traslado de
1ra Copia
6 Asist de Elabora reporte de despacho por equipo Reporte
Bodega
7 Asis de bodega Registra digitalmente los despachos
8 Asis de bodega Elabora resumen de despacho por vehículo y envía Resumen
electrónicamente
9 Asist de Elabora informe en detalle de traslado, cupones por Informe,
Cupones, Orden
Bodega vehiculo, cuentas por cobrar de Combustible,
Retiro de
Original: Orden de Combustible Materiales,
1ra Copia: Traslado de
1ra Copia
10 Asist de Entrega informe detalle de traslado, cupones por Informe, Cupones
Bodega vehículo, cuentas por cobrar

11 Asist bodega Elabora consolidado del despacho total por equipo Consolidado
12 Registro de Revisa documentación, al, final de mes

almacén
13 Registro de Codifica y registra en el sistema
Almacén

152
Asistente de Bodega Director Adm Financiero Bombero Registro de Almace
1
ORDEN COMBUST
RETIRO DE MATERIALES
1 COPIA TRASLADO DE
ORDEN COMBUST COIMBUSTIBLE
1ª COPIA
TRASLADO DE
COIMBUSTIBLE 3
1ª COPIA
2ª COPIA
3ª COPIA
RETIRA DIARIO LOS

DESPACHOS
5
ORDEN COMBUST
TRASLADO DE
COIMBUSTIBLE
REGISTRO DE
6 DESPACHO
7
REVISA DOCUMENTACION PARA
DESCARGAR EN EL SISTEMA
8 RESUMEN DE DESPACHO
12
9
13
10
11
ELABORA
CONSOLIDADO

152
ECONS-3
Procedimiento Registro de Materiales llevados por Contratistas a los Proyectos
Unidad Administrativa: División Área Responsable: Departamento de
Administrativa Financiera Almacén
Objetivo: Registrar el traslado, ingreso y consumo, de los materiales llevados por los
contratistas, del proveedor al proyecto
El presente procedimiento se aplica al departamento de almacen, transporte y equipos.
Es responsabilidad de: Transporte efectuar el traslado de materiales, asegurándose que se

utilicen los documentos soportes adecuados, el material llegue a tiempo y en buenas
condiciones.
El Ingeniero Residente, se responsabiliza de llevar el control o registro simple, del consumo de

materiales, los saldos actualizados, sustentado en la documentación necesaria, mediando
autorización para los retiros de la bodega.
Almacen o Bodega Central, ha de asistir en el control y/o registro sencillo de las entradas y
salidas de todos los inventarios que se administran en el proyecto, efectuar verificaciones del
proceso de registro y constatar saldos; constatando que todo este debidamente autorizado.
Todos los retiros de materiales, se consideraran los “consumos”, de manera que de manera
inmediata deben contabilizarse al costo del proyecto, con crédito al almacen, desde la cuenta y
subcuenta del almacen, la bodega hara sus revisiones al consumo de los proyectos, de manera
insitu y con carácter obligatorio.

152
de Trabajo
(Clave)
1 Asistente de Recepciona de adquisiciones factura del cemento, con Factura, Remision
de Transporte de
Bodega la 2da copia de la hoja de remisión de transporte de Materiales y/o
Equipos, Recibo
materiales y/o equipos, elaborando recibo de de Materiales
materiales:
Original: Recibo de Material, enviado a Adquisiciones
Factura Adjunta al RM original
Archivo de Almacén:
1ra Copia: Recibo de Material
2da Copia: Hoja de Remision de Transp de mat y/o equipos
Fotocopia: Factura de Cemento
2 Recepciona de transporte, de la compra de Recibo
Materiales,
de
arena/piedrín: Remision de
Original: Recibo de Material Transporte de
Materiales y/o
Factura rosada adjunta al RM original Equipos, Factura
Archivo de Almacén:
1ra Copia: Recibo de Material
2da Copia: Hoja de Remision de Transp de mat y/o equipos
Fotocopia: Factura
3 Asistente de Elabora Retiro de Materiales: Retiro
Materiales,
de
Bodega Original: Bodega Remision de

Adjunto: copia de 2da copia de hoja de remisión de transporte de Transporte de
materiales y/o equipos y copia de la factura, recibida por ingeniero Materiales y/o
Equipo, Factura
residente,
1ra copia del retiro de materiales a Contabilidad/registro de almacen
2da Copia: Retiro de Materiales, remitido al Ing. Residente
3ra Copia: Retiro de Materiales, remitido a Operaciones para
archivar en expediente del proyecto
4 Registro de Archiva toda la documentación de los movimientos de Retiro
Materiales
de
Almacén retiro, quedándose con:

1ra Copia del Retiro de Materiales
5 Revisa el consecutivo de todos los retiros
6 Codifica los retiros de materiales con sus cuentas Retiro
Materiales
de
contables de cada área o proyecto en el que se

consumen los materiales
7 Grava los retiros de materiales con su cuenta contable Retiro
Materiales
de
en el sistema
8 Imprime movimientos de salida del mes para su Movimiento
Salida
de
validación
9 Valida todos los retiros de materiales, el físico con el Retiro
Materiales
de
sistema
10 Contador Revisa todos los retiros se hayan aplicado
correctamente, sino se orienta corregirlos

152
de Trabajo
(Clave)
11 Realiza las modificaciones y grava
12 Registro Imprime la documentación, archivando los movimientos
Almacen de salidas con los soportes de los retiros

152
Asistente de Bodega Registro de Almacen Contador
INICIO
REVISA
5 CONSECUTIVIDAD
RECIBO DE
MATERIAL
FACTURA CODIFICA RET MATERIALES

CEMENTO
6 DE C/PROYECTO
1RA
2DA REMISION
TRANSPORTE MAT Y
EQ
FOTOCOPIA DE
GRABA EN EL
FACTURA CEMENTO 7
SISTEMA
2
IMPRIME MOV DE
8
SALIDA
RECIBO DE
MATERIAL
VALIDA
FACTURA MOVIMIENTOS
PIEDRIN ARENA 10
9
1RA
2DA REMISION
TRANSPORTE MAT Y
EQ
FOTOCOPIA DE 11
FACTUR PIEDRIN
GRABA LAS MODIFICACIONES, ESTABLECIDAS

3
12 POR EL CONTADOR
RETIRO DE
MATERIAL
FACTURA
1RA
2DA REMISION
TRANSPORTE MAT Y
EQ
FOTOCOPIA DE
FACTUR PIEDRIN
2DA RET MAT
1RA
INGENIERO RESIDENTE
OPERACIONES

152
ECONS-3
Procedimiento Entrega Materiales utilizados en el nivel central
Objetivo: Registrar el retiro o consumo de materiales y papelería utilizado en el nivel central
El presente procedimiento se aplica a todas las áreas, en ocasión de retiro de materiales como
de papelería.
Cada jefe de área, deberá firmar las solicitudes de materiales, responsabilizándose de los
costos de su centro de responsabilidad, implicando que deberá supervisar que los bienes son
utilizados única y exclusivamente en las gestiones de su área.

152
de Trabajo
(Clave)
1 Jefe de Area Autoriza el retiro de materiales del área Retiro
Materiales
de
Original: Contabilidad
1ra Copia: Bodega
2da Copia: Area Solicitante
3ra Copia
2 Despachador Revisa solicitud de retiro de materiales, si esta Retiro
Materiales
de
de Materiales autorizada y hay existencia de los materiales

requeridos
3 Resp. Almacen Pone su visto bueno al retiro de materiales Retiro
Materiales
de
4 Despachador Entrega los materiales en existencia

de Materiales
5 Asistente de Remite a contabilidad/Registro de Almacén, original del Retiro
Materiales
de
Bodega retiro o consumo de materiales

6 Registro de Archiva toda los retiros de materiales de los consumos, Retiro
Materiales
de
Almacén efectuados por el nivel central

7 Registro de Revisa consecutivos de todos los retiros, garantizando Retiro
Materiales
de
Almacén que estén todos completos

8 Registro de Codifica los retiros/consumos con sus cuentas Retiros
Materiales
de
Almacén contables
9 Registro de Grava los consumos con su cuenta contable del
Almacén sistema
10 Registro de Imprime los movimientos de salida del mes para su Movimiento
salida
de
Almacén validación
11 Registro de Valida todos los retiros/consumo, el físico con el
Almacén sistema
12 Contador Revisa que la información ha sido debidamente
contabilizada y que los soportes corresponden con los
registros
13 Registro de Efectúa ajustes/correcciones por algunas
Almacén inconsistencias detectadas
14 Registro de Imprimo la documentación para archivar
Almacén

152
Jefe de Area Despachador de Resp. Almacen Asist Bodega Reg. Contador
Materiales Almacen/Contabilidad
INICIO
1 AUTORIZA SOLICITUD
6
1 COPIA
RETIRO DE REVISA SOLICITUD/EXISTENCIA
MATERIALES
2
1 COPIA
7
REVISA CONSECUTIVIDAD DE LOS
PONE VISTO BUENO
2 COPIA RETIROS DE MATERIALES
RETIRO DE
MATERIALES 3
8
CODIFICA CONTABILEMENTE LOS
1 COPIA
RETIROS DE MATRIALES
DESPACHA LOS MATERIALES 4 9

GRABA LOS CONSUMOS
RETIRO DE 10 IMPRIME LOS MOVIMIENTOS

MATERIALES
5
1 COPIA
12 REVISA
LOS
1 COPIA
13
AJUSTE EN EL SISTEMA
14 IMPRIME Y ADJUNTA SOPORTES
FIN

152
ECONS-3
Procedimiento Consumo Interno de Combustible
Objetivo: Registrar el consumo de combustible para facilitar las gestiones dela áreas
Normas de Operacion
Se aplica a todas las áreas sustantivas y de apoyo, que realizan gestiones directas en la
ejecución de proyectos y otras que complementan estas actividades. Entre estos centros de
responsabilidad:
1. Dirección de Operaciones
2. Coordinación de Proyectos
3. Equipos y Talleres
4. Adquisiciones y Compras
5. Seguridad Interna
6. Transporte
7. División Financiera
8. Recursos Humanos
El Departamento de Equipos y Talleres, es responsable de la programación semanal de las

asignaciones internas de combustibles, sustentándose en la autorización de la Dirección
General.
La Division Administrativa Financiera, deberá efectuar la entrega del combustible,

resguardando los cupones entregados por Petronic y el talonario de facturas de la gasolinera
destinada para completar la programación.
Toda asignación de combustible, será expresamente autorizada por el Director General
Las asignaciones autorizadas, serán exclusivamente para las gestiones operativas de los
centros de responsabilidades, de manera que se les facilite realizar sus labores.
La Direccion General, podrá autorizar asignaciones al cargo, como reconocimiento al grado de

importancia..
Los recursos utilizados para esta asignación, son los cupones de Petronic y los talonarios de la
gasolinera, en el que este ultimo se utiliza de manera alternativa cuando se han utilizados los
primeros.
Las únicas firmas que autorizan retiro de combustible, son el Director General y la Directora

152
Trabajo (Clave)
1 Responsable Elabora programación de combustible, indicando la Programación
de Equipo semana, cantidad en galones por asignación, nombre
del funcionario.
Original: Original a la División Administrativa Financiera
1ra Copia: Archivo de Equipo
2 Director Solicita a Petronic asignación de combustible, según Carta de
General acuerdo Solicitud
Original: Enviada a Petronic
1ra Copia: Archivo de la Dirección General
3 Asistente Retira asignación de Combustible, de Petronic, Carta de
Administrativa presentando la Solicitud
Cupones
Original: Entregada a Petronic Reporte de
1ra Copia: Archivo de la Dirección General Cupones
Reporte con la numeración de los cupones entregados
4 Asistente Elabora carta, solicitando talonario de facturas a la Carta
Administrativa Gasolinera Talonario de
facturas
Original: Gerente de la Gasolinera
1ra Copia: Archivo de la División Financiera
5 Funcionario Solicita asignación de combustible, conforme la
programación autorizadas
6 Asistente Verifica si cuenta con cupones de Petronic Cupones de
Administrativa Si: Hay Cupones de Petronic, Actividad 7 Petronic
No: Carece de cupones, actividad 8
7 Asistente Entrega cupón de Petronic, registrando numeración en Cupón
Administrativo libro de control
8 Asistente Entrega factura de la gasolinera, de la siguiente manera: Factura
Administrativo Original: Factura de la Gasolinera Orden de
Original: Orden de Combustible Combustible
1ra Copia Verde:
2da Copia Amarilla:
9 Gasolinera Entrega solicitud de pago, adjuntando: Estado de
Estado de Cuenta Cuenta
Facturas entregadas por la Div Administrativa Financiera Facturas
10 Asist Elabora Solicitud de Cheque Solicitud de
Administrativo Solicitud de cheque cheque, estado
Estado de Cuenta de cuenta,
facturas
Facturas
Copia de Solicitud de cheque en archivo DAF

152
Resp Equipos Director General Asist. Administrativo Funcionario Gasolinera
DAF
INICIO
ELABORA
1 PROGRAMACION SOLICITA A
DE COMBUSTIBLE PETRONIC
PROGRAMACION 2
RETIRA DE PETRONIC,
1ª COPIA CUPONES
CARTA SOLICITUD
3
1ª COPIA
CARTA SOLICITUD
REPORTE DE
CUPONES
SOLICITA TALONARIO 4 5 SOLICITA

DE FACTURA A
COMBUSTIBLE
GASOLINERA
CARTA SOLICITUD
1ª COPIA
VERIFICA SI TIENE
CUPONES 8
SI
ENTREGA CUPONES Y 7
REGISTRA EN LIBRO
LIBRO DE
REGISTRO
FACTURA Y ORDEN DE 8
COMBUSTIBLE
FACTURA DE
GASOLINERA 9
ORDEN DE COMB
1 COPIA
2DA COPIA
10
FACTURA
ESTADO CUENTA
SOLICITUD DE
CHEQUE

152
ECONS-3
Procedimiento Elaboración de Cheques
Objetivo: Elaborar los cheques para realizar las compras de bienes y servicios
Se aplica al área de contabilidad, adquisiciones y almacén.
El Departamento de Adquisiciones, es responsable de la aplicación de la ley de contrataciones

y gestionar la compra, adjuntando todos los soportes y verificar que los bienes adquiridos son
recibidos en almacén, donde concluye el ciclo de su labor.
La Contabilidad, deberá verificar que se adjunten los soportes adecuados para sustentar la
operación; elaborar el cheque y resguardarlo. Debe, además, contar con los registros de
inventarios actualizados, costear utilizando el método de valuación de inventarios, según la
política.
El departamento de Almacen, custodia los bienes adquiridos, registra su entrada y salida,

soportado en el “recibo de materiales” para el caso del ingreso a la bodega y del “retiro de
materiales” para el consumo.

152
Procedimiento Elaboración de Cheque
ACTIVIDADES Asistente Dirección Auxiliar de Contador Cajera Documento de
Administrativ Administrativa Contabilidad General Trabajo
o (DAF) Financiera
1. Recibe las Memo de solicitud,
solicitud de 1 solicitud de cheque, tres
cheque para la cotizaciones, certificado
compra de de proveedores, orden
de compras, resolución
bienes ANAL DE COTIZAC
de adjudicación,
INVITAC.;PROVEEDOR
invitación a proveedor,
2. ¿Documentació RESOLUC. ADJUDICA
análisis de cotizaciones,
ORDEN DE COMPRAS
n esta bien? exoneración (1)
CERTIFICADO DE PROVEEDORES
TRES PROFORMA
3. Dirección
SOLICITUD DE CHEQUE
Administrativa
Financiera MEMORANDUM Memo de solicitud,
aprueba. solicitud de cheque, tres
NO SI NO
cotizaciones, certificado
de proveedores, orden
4. Aprobado por 1 2 3 de compras, resolución
4 2
DAF, entrega a de adjudicación,
la contabilidad y SI invitación a proveedor,
verifica la NO análisis de cotizaciones,
documentación exoneración (2)
si esta bien. 5 6 5
SI
Si no esta bien
regresa a la
7
DAF.
5. Si esta bien, Solicitud de cheque

procede vía impresa del sistema,
sistema a adjunto: Cotizaciones,
elaborar Certificado de
solicitud de Proveedores, Orden de
cheque, Compras, resolución de
imprimiendo adjudicación, invitación a
solicitud y proveedor, análisis de
cotizaciones,
gravando en el exoneración (5).
sistema,
firmando el
elaborado
A
Solicitud de cheque
6. Pasa a Contador impresa del sistema,
General, Revisa adjunto: Cotizaciones,
la solicitud Certificado de
impresa, con Proveedores, Orden de
todos los Compras, resolución de
documentos adjudicación, invitación a
adjuntos. proveedor, análisis de
cotizaciones,
exoneración (6)
7. Firma si esta
bien, sino lo
regresa

152
ACTIVIDADES Asistente Dirección Auxiliar de Contador Cajera Documento de
Administrativo Administrativ Contabilida General Trabajo
(DAF) a Financiera d
8. Anota en el Libro de Control (8)
libro de control A 8 9
y entrega a la Solicitud de cheque

impresa del sistema,
cajera para ANAL DE COTIZAC
adjunto: Cotizaciones,
elaborar Certificado de
RESOLUC.
cheque. ADJUDICA Proveedores, Orden de
9. Recibe TRES PROFORMA
Compras, resolución de
solicitud de adjudicación, invitación a
CERTIFICADO DE proveedor, análisis de
cheque, con PROVEEDORES
cotizaciones,
todos los MEMORANDUM exoneración (9)
soportes y
elabora
cheque, B
firmando en
libro de control
ACTIVIDADES Asistente Dirección Auxiliar de Cajera Asistente Documento de

Administrativo Administrativa Contabilidad Administrativo Trabajo
(DAF) Financiera D.Gral
10. Recupera en el Solicitud de cheque
sistema, B con soportes (10)
solicitud de
cheque
11. Imprime Comprobante de

cheque cheque, reporte
detalle de cheque,
soportes adjuntos.
12. Imprime
“reporte detalle
de cheques y
lo entrega a la
Asistente
Administrativa
13. Recibe Libro de Control de

comprobante cheques Solicitud de
de cheque, con cheque impresa del
todos los sistema, adjunto:
soportes y Cotizaciones, Certificado
de Proveedores, Orden
registra en de Compras, resolución
libro de control de adjudicación,
152
de cheques invitación a proveedor,
análisis de cotizaciones,
exoneración (13)
ACTIVIDADES Asistente Dirección Auxiliar de Cajera Asistente Documento de

Administrativo Administrativa Contabilidad Administrativo Trabajo
(DAF) Financiera D.Gral
14. Firma cheque Comprobante de
B 14 Cheque (14)
15. Lleva a
Dirección
General para 15
su firma
16. Recibe y 16
registra en Cuaderno de Control
cuaderno de de Cheques (16)
control
17. Director Firma, 17

y Asistente
Administrativo
entrega a la
caja
18
18. Recibe cheque
firmado
Comprobante de
.
FIN cheque (18)

152
ECONS-3
Procedimiento Revision de Soportes de Comprobantes de Cheque
Administrativa Financiera Contabilidad
Objetivo: Completar los soportes de los comprobantes de cheques para entregar a

contabilidad
Se aplica a la unidad de caja y la contabilidad.
El cajero deberá entregar los cheques a la contabilidad, con todos los soportes completos, al
final de cada mes, cumpliendo con todos aquellos que hagan falta; deberá sellar los documentos
del comprobante con el cancelado, poniendo numero de cheque y fecha
El área de contabilidad revisara, constatara que todos los documentos están completo,
cumpliendo con el control interno. En este caso, sellos, firmas, facturas, recibos de caja, etc.

152
Procedimiento Revision de Soportes de los Comprobantes de Cheque
TAREAS Asistente Comprador Auxiliar Contable Cajera Documento de
ESPECIFICAS Administrativo Trabajo
(DAF)
1. Revisa soportes Factura original, recibo
1 de caja, copia de carta
de todos los INICIO
cheque de exoneración,
comprobante de
cheque con resto de
2. ¿Estan bien y
soportes (1)
completos los
soportes?
3. Procede a
3
buscar firmas,
completar
documentos
4
4. Remite al final Libro de Control (4)

del mes a 5
contabilidad,
todos los
comprobantes
de cheques 6
entregados, y
registra en libro
de control
7
5. Recepciona y Comprobantes de
revisa los cheque (5)
comprobantes
de cheque 8
6. Elabora informe
detallando las Informe de
Debilidades (6)
debilidades
encontradas
7. Recibe los
comprobantes
de cheques que
Comprobantes de
están bien, cheque, libro de caja
anotándolo en (7)
el libro de caja
8. Devuelve a caja FIN

los cheques que Comprobantes de
presentan cheque
debilidades

152
ECONS-3
Procedimiento Elaboración de Facturas de Ingresos
Objetivo: Facturar los ingresos de las asignaciones recibidas de la COERCO
Se aplica al departamento de contabilidad y dirección de operaciones.
La dirección de operaciones, deberá enviar los avalúos firmados con toda la información
soporte.
El departamento de contabilidad, elaborara la factura y gestionara los pagos.

152
Procedimiento: Elaboracion de Factura
TAREAS Contador “A” Asist. Director Contador COERCO Asist.
ESPECIFICAS Director General General Admtvo
General DAF
1. Recibe avalúo firmado
1
por Director de
Operaciones y Director
General, por avance de Avalúo
obra
2. Elabora factura de 2
crédito
6
3. Elabora Carta de Copia Factura 02 4

Remisión, adjuntando Factura de Crédito 3
original de factura y Avalúo
avalúo
Copia 1 al
4. Firma Carta de consecutivo y copia 5
2 al comp. Diario 8
Remisión a la
COERCO 7
Fact Original 2 copias
5. Remite a COERCO, Avaluo Recibo de caja
adjuntando avalúo Carta
Contrato de
firmado y factura asignación
original
Archivo en
6. Envía correo de la contabilidad
disponibilidad,
describiendo los Una copia del recibo
de caja, lo archiva
avalúos que pagan cajera
9
7. Elabora carta
solicitando el
desembolso Minuta
Copia recibo caja
8. Retira cheque en la
COERCO, entregando
recibo oficial de caja y
deposita en el banco,
archivando copia de
A
rec. De caja
9. Recibe copia de rec de

caja y minuta,
codificando

152
TAREAS Contador “A” Asist. Director Contador COERCO Caja
ESPECIFICAS Director General General
General
10. Registra factura de A 10
crédito en
comprobante de
diario, describiendo Rec de caja
el anticipo, el avaluó
numero de
minuta
asignación y
Copia Factura
nombre del
Comp Diario
proyecto
FIN

152
ECONS-3
Procedimiento Revisión de Balanza Provisional
Objetivo: Verificar los saldos de la Balanza para corregir y emitir posteriormente los Estados
Financieros
Verificar los saldos anteriores y movimientos, realizando las correcciones y garantizando que
los datos son veraces y arrojan cifras confiables.

152
Procedimiento: Revisión de Balanza de Comprobacion Provisional
TAREAS ESPECIFICAS Contador “A” Asist. Admtvo de Contador General Documento
Señalamiento Vial de Trabajo
1. Recibe reporte de Reporte de
inventario remitido por la 1 Inventario
bodega (1)
Reporte
2. Revisa movimiento del de
inventario en reporte
enviado por bodega,
verificando que los
saldos coincidan con la NO
2
contabilidad
3. Notifica a bodega, en SI
que ítem esta la
diferencia, devolviendo Reporte de
Inventario
el reporte 3 (3)
4. Revisa con la balanza
provisional, las cuentas
que afecta a 4 Balanza
proveedores, anticipos a A
Provisional
justificar, rembolso de (4)
caja chica

152
TAREAS ESPECIFICAS Contador “A” Contador B Auxiliar Contable Contador
General
5. Revisa que estén incorporados
todos los comprobantes de 5 A
diario para el cierre del mes
Comp Nomina
Comp Ingresos
6. Efectúa cierre provisional, con Comp fact crédito
miras a emitir balanza y contado
Comp egresos
provisional Comp servicios
7. Imprime balanza provisional

6
8. Revisa los saldos contrarios a 7

su naturaleza, cruces de 8
cuentas
NO SI
9. ¿Están bien los saldos?
10. Elaborar los comprobantes de 1

10 3 11
diario, según estén asignados a
los diferentes cargos
11. Revisa comprobantes de

ajustes
12. Estan bien los comprobantes

de ajustes?
1
13. Realiza cierre provisional para 3
que ajustes queden B
incorporados

152
B General
14. Revisa visualmente en pantalla,
14 C
la balanza provisional
15. ¿Esta bien? NO

10
SI
16. Realiza cierre definitivo
16
17. Emite estados financieros

17 18
18. Elabora notas a los estados
financieros
19. Imprime balanza definitiva, 15

comp de diario adjuntándoles
soportes y se procede a
firmarlos

152
ECONS-3
Procedimiento Declaracion y Pago de Impuestos Directos e Indirectos
Objetivo: Efectuar declaraciones y pagos, para estar al dia con las obligaciones fiscales
Contabilidad deberá realizar todos los pagos a la dirección general de ingresos, como a la
alcaldía de Managua y Municipios.
La omisión en cualquier declaración o pago, es inadmisible.
Utilizara la ventanilla tributaria, mediante el IRIVA para realizar las transacciones, que deben
efectuarse en tiempo y forma.
Las declaraciones y pago, son:

1. Pago de Retencion en la Fuente
2. Minimo Definitivo
3. IVA

152
Declaración y pago de la Retención en la Fuente
TAREAS ESPECIFICAS Contador “A” Contador B Auxiliar Contable A Contador
General
1. Revisa las planillas
catorcenales de producción y 1
administración
2. Incorpora datos en el IRIVA 2

para su exportación por la VET
3. Revisa contra planilla que

cuadre contra lo incorporado en 3
el IRIVA
4. Revisa los comprobantes de

4
egresos por cada factura,
incorporando en IRIVA las
retenciones por compra de
bienes y servicios
5
5. Revisa y cuadra conforme

movimiento mensual de los
cheques 6
6. Exporta a través de la VET,

generando la declaración y el
pago 7
7. Imprime declaración y la
boletas
8
8. Elabora solicitud de cheque
Declaración y pago del Minimo Definitivo

A General

152
1. Elabora un detalle de factura
con concepto, monto de factura 1
y monto imponible
2. Elabora declaración en
2
formato, de manera física
3. Digita en la VET, incorporando

los datos, registrando el monto
3
bruto
4. Imprime declaración y recibe

un correo de aceptación 4
Declaración y pago del IVA

A General
1. Elabora detalle de ingresos
1
gravables y exonerados
2. Elabora detalle de los créditos

fiscales con los comprobantes 2
de egresos
3. Ingresa al IRIVA los créditos 3

fiscales, asi como los ingresos
gravables y exonerados
4. Exporta e imprime declaración 4
5. Registra contablemente en
comprobante de diarios
5

152
ECONS-3
Procedimiento Nota de Debito para Cobrar a Contratista el Combustible
Objetivo: Elaborar notas de debito por combustible a los contratista, para su posterior
deducción
Las entregas de combustibles deben estar incluidas en cláusulas contractual para poder
realizar su respectivo tramite.
De no haber sido considerado en el contrato, únicamente el director general podrá autorizar

solicitudes de combustibles a cargo de cualquier contratista

152
Notas de Debido por Combustible
TAREAS Contratista Director General Director de Trasporte Despachado Auxiliar
ESPECIFICAS Operacione r de Contable
s Combustible
1. Elabora solicitud
de combustible,
con carta a la
Dirección de
Operaciones Carta
solicitud Carta solicitud Carta solicitud
2. Autoriza solicitud,
Orden de
cuando no esta Combustible
incluida en Retiro de Materiales Carta solicitud
contrato original
3. Si esta incluida en Fotocopia/orden

de traslado, retiro
el contrato, Remite de materiales
a contabilidad, con Traslado de
Combustible
su visto bueno
Carta solicitud
4. Elabora orden de
combustible, retiro
de materiales
5. Elabora traslado
de combustible
Nota de
6. Revisa y sella, Debito
sacándole copia a
Carta solicitud
la orden de original
traslado, retiro de
materiales Fotocopia/orden
de traslado, retiro
7. Elabora nota de de materiales
debito,
adjuntándole
original de carta
152
de solicitud,
fotocopia de orden
de orden de
combustible, retiro
de materiales,
traslado de
combustible
8. Elabora
comprobante de
diario, adjuntadole
nota debito, carta de
solicitud, fotocopia
de orden de
combustible, retiro
de materiales,
traslado de
combustible

ECONS-3
Procedimiento Traslado de Personal y Muestras
Unidad Administrativa: Departamento Área Responsable: Sección de Transporte
de Personal
Objetivo: Apoyar al personal que labora fuera de las jornada, autorizado por su jefe superior
inmediato
El personal será apoyado con transporte, cuando requiera de laborar fuera de su jornada y sea
debidamente autorizado y justificado.
Procedimiento: Traslado de Personal y Muestras

ACTIVIDADES Area Transporte Director de Portón/Guarda de
Interesada Operaciones/DAF Seguridad
1. Solicita traslado de
personal, ya sea para
recorrido, hacer
gestiones varias,
mecánico a reparar
vehículo o traslado
de alguna muestra
2. Asigna vehículo,
elaborando orden de Orden de
Salida
salida, hoja de ruta,
Hoja de Ruta
especificando el
conductor, destino y
lo que esta

152
trasladando
Orden de
Salida
3. Autoriza orden de
salida
4. Conductor entrega
orden de salida al
guarda de seguridad

ECONS-3
Procedimiento Programación de Vehículos
Unidad Administrativa: Departamento Área Responsable: Sección de Transporte
de Servicios Generales
Objetivo: Programar la salida de vehículos, en apoyo del personal y otros requerimientos de

la gestión administrativa del plantel central

152
Programación de Vehículos, Fines de Semana/fuera de horas laborales
TAREAS ESPECIFICAS Transporte Director Portón/Guarda de Recursos Tr
Admtvo Seguridad Humanos
Financiero

152
1. Elabora Programación
de vehículo, a solicitud
de las áreas,
conductor, actividad,
combustible, Programación
registrando en libro de Orden de Salida
Rpt.diario del
control Solicitud de Comb
operador Programación
Cupón
2. Autoriza programación Hoja de Ruta
y combustible Orden de Salida
Programación
3. Conductor entrega en
portón copia de
programación, orden
de salida
4. Remite a Recursos
Humanos, original de la
programación
5. Elabora demostración
de tarea, con
información de las
Copia Reporte
tarjetas y el reporte Diario del
diario del operador, Operador
Demost. De
para la firma del Tarea
director de operaciones
6. Remite a Recursos
Humanos, para el pago
de viáticos, adjuntando
demostración de tarea
y copia del reporte
diario del operador.
7. Elabora solicitud de
viaticos

152
Dirección de Operaciones

ECONS-3
PROCEDIMIENTOS: PARA LA ASIGNACIÓN DE CONTRATO DE TRABAJO COERCO-MTI
Procedimiento:Planificación de Obras Asignadas
Procedimiento: Ejecución de Obras con Recursos Internos
Procedimiento: Subcontratación Externa para Ejecutar ObrasMenores
Procedimiento: Subcontratación Externa para Ejecutar Obras Mayores
Procedimiento: Asignación Interna para Ejecutas Obras Asignadas
Unidad Administrativa: Dirección de Operaciones
Objetivo Del Procedimiento

Garantizar la ejecución de los trabajos asignados por la COERCO, mediante contratación de
subcontratistas o ejecucióninterna por ECONS-3.
Normas de Operacion
El presente procedimiento involucra del área de operaciones al director de operaciones, la
asistente de la dirección de operaciones; en la contabilidad, al contador general o vice
contador, al cajero; y en la Dirección General, al asistente del director general y al director

152
general; y a todos aquellos que tengan a cargo la elaboración de avalúos y del seguimiento y
control, para fines de elaborar la respectiva factura.
La Dirección de Operaciones y el Departamento de Contabilidad son responsables de elaborar

la facturación para efectuar el cobro a la COERCO, resultando de los respectivos avalúos.
El Director de Operaciones
Es su responsabilidad:
 Exigir que todo subcontratista presente su cronograma de actividades, conteniendo un
detalle de los equipos, materiales a utilizar, estableciéndose un compromiso de mantener
dichos recursos en el sitio de la obra, asi como respetar las normas mínimas de calidad
exigida para esos materiales de uso en cada una de las etapas de construcción.
 Garantizar que el avalúo se elabora en tiempo y forma y que efectivamente corresponde
con la ejecución de las obras, tanto en volumen, como financieramente y en calidad.
Los Coordinadores de proyectos conjuntamente con los ingenieros residentes, son

responsable de:
 Evaluar, mensualmente, el grado de cumplimiento delos proyectos bajo su cargo, y en caso
de constatar desviaciones, identificar las causas yproponer y realizar soluciones para
corregir la situación.
 Cerciorarse que los datos registrados en los avalúos, son veraces.
 Vigilar y responsabilizarse porque la ejecución de la obra se realice de acuerdo con los
diseños, las especificaciones técnicas, programas de trabajo, recomendaciones
 Que además se han utilizado los materiales solicitados, con el mínimo de desperdicio y con
la calidad requerida; así como el buen uso del equipo y que la mano de obra ha realizado el
trabajo maximizando el tiempo y sin recurrir a las horas extraordinarias producto de atrasos
injustificados.
 Resolver oportunamente los problemas técnicos que se presenten durante la ejecución de
la obra.
 Justificar técnicamente los trabajos extraordinarios o las modificaciones que se tengan que
realizar durante la ejecución de las obras.
El analista de monitoreo y evaluación de proyectos, debe:

 Que el avance físico, financiero y del indicador de la actividad, como del producto,
corresponden a la realidad de la ejecución.
 Aplicar los términos contractuales para que el contratistacorrija cualquier desajuste respecto
del cumplimiento exacto de lasobligaciones pactadas, siendo esto del conocimiento del
coordinador de proyecto y las autoridades superiores.
 Evaluar el proyecto, al menos dos veces por mes, para determinar su estado, documentar
los resultados obtenidos y mantener informado a los mandos superiores, sobre el avance
de la obra, los problemas surgidos durante su ejecución y las medidas aplicadas.
En todo momento debe efectuarse la entrega de sitio, debiendo estar presente el coordinador
de proyecto, ingeniero residente y contratista, como el respectivo supervisor del MTI.
152
Debe explicarse a los presentes los alcances de la obra a ejecutar y el grado de participación
que tienen los actores, en especial el área de seguimiento y control de proyectos.
En campo ha de mantenerse la bitácora y el programa de ejecución físico–financiero de
manera permanente y actualizada, colocados en lugares visibles y protegidos en el sitio de la
obra. También debe estar a la mano el avance del indicador de la actividad.
Debe levantarse acta de inicio en el libro de bitácora en la cual se hace la apertura, el listado de
los participantes, las preguntas, aclaraciones y la fecha oficial de entrega del sitio al contratista.
Debe asegurarse que el contratista, cumple con todos los términos del contrato.
Constantemente debe verificarse y anotar en el libro de bitácora que: (1) las actividades
realizadas desde la ultima visita de campo, han sido anotadas; (2) el personal laborando y las
cantidades de materiales en el proyecto; (3) las situaciones que inciden positiva o
negativamente en la ejecución y las observaciones y recomendaciones para corregir o mejorar
el proceso; (4) los avisos sobre actividades futuras y los acuerdos que se tomen.
Todo material que se incorpora a las obras deben ser aprobadas en términos de calidad y
cumplimiento de las especificaciones técnicas de tal manera que se garantice la calidad de las
obras, conforme al certificado de calidad de los materiales y verificación de resultados de
laboratorio de suelo, materiales, etc.
Los expedientes deben estar conformados de la siguiente manera:

1. De Proyectos en Operaciones: 1) Copia de la Asignación; 2) Avalúo de la COERCO; 3)
Fotocopia contratos de subcontratistas; 4) Solicitudes de cheque; 5) Acuerdo
Suplementario; 6) Copia de Factura; 7) Copia de Avance Físico-Financiero; 8) Listado de
equipo utilizado: 9) Personal que opero el equipo; 10) Acta de Recepción: 11) Orden de
Cambio; 12) Copia de Avalúo; 13) Copia de Dibujo.
EMPRESA CONSTRUCTORA TRES ECONS-3

Procedimiento: Planificaciónde Obras Asignadas
Unidad Administrativa: Dirección de Área Responsable: Coordinación de
Operaciones Proyectos
Objetivo: Establecer las acciones requeridas, para ejecutar la obras asignadas
1 Asistente Director Recibe contrato de asignación de trabajo, y la orden de inicio,
General de la siguiente manera:
1ra: Operaciones al expediente
Orden de Inicio: Operaciones al expediente
2 Director General Analiza conjuntamente con el director de operaciones, si la
asignación de trabajo va a realizarse mediante:
Personal y Equipo de ECONS-3: Pasa a la Actividad No 3
Contratación Externa: Continua con la Actividad No.14
3 Director de Si se decide que será ejecutada por ECONS-3, le indica al
Operaciones Coordinador de Proyecto sobre los alcances de la obra, fecha
de inicio y conclusión

152
4 Coordinador de Entrega al encargado de presupuesto,las especificaciones
Proyecto técnicas/alcances de la obra, fecha de inicio y final.
5 Encargado de Elabora presupuesto de equipos a utilizar por actividad,
Presupuesto y combustible requerido, volumen de materiales, cantidad de
Costos Unitarios personal para realizar las obras, entregando de la siguiente
manera:
Original: Director General
1ra: Director de Operaciones
2da: Coordinador de Proyecto
6 Director General ¿Están de acuerdo con el presupuesto?
No: Regresa a actividad No 5
Si: Pasa a la actividad No 7
7 Director General Aprueba presupuesto
8 Director de Designa, conjuntamente con el Coord. De Proyectos,al
Operaciones Ingeniero Residente que se encargara de la ejecución del
proyecto
9 Coordinador de Entrega al ingeniero residente:
Proyecto Copia:Presupuesto de equipos, combustible, materiales, personal
10 Ingeniero Elabora su plan de trabajo, definiendo la lista de operaciones
Residente del proyecto, duración de cada trabajo en días/meses, las
fechas de conclusión, asi como los recursos: El equipo,
volumen de materiales y la cantidad de recursos humanos por
cargo requeridos para las actividades
11 Ingeniero Envía programación al Coordinador de Proyecto para su
Residente aprobación
12 Coordinador de Analiza la programación con el director de operaciones.
Proyecto Si esta bien: Aprueba y pasa a la actividad 13
No esta bien: Regresa a la actividad 10
13 Ingeniero Elabora solicitudes de bienes, para ejecutar el proyecto
Residente asignado

14 Director General Analiza, conjuntamente con el director de operaciones si se va
ejecutar como:
Obra Menor: Realiza proceso para Contratación
Obra Mayor: Coordina acciones con adquisiciones

152
ECONS-3
Procedimiento: Ejecución de Obras con Recursos Internos
Unidad Administrativa: Dirección de Area Responsable: Coordinación de
1 Ingeniero Elabora sobre la base del presupuesto, la solicitudes de bienes
Residente y servicios, programados en el plan de trabajo aprobado:
Materiales: Original para adquisiciones y copia archivo del proyecto
Equipos: Original a Equipos y copia archivo del proyecto.
Combustibles: Original a Equipos y copia archivo.
Personal: Original a recursos humanos y copia archivo.
2 Recursos Humanos Realiza contrataciones del personal, aplicando el proceso de
selección y contratación
3 Adquisiciones Realiza proceso de compra de compra de materiales y renta de
equipos requeridos, según memorándum de la dirección de
operaciones
4 Dpto de Equipos Envía combustible aplicando el procedimiento establecido
152
5 Ingeniero Levanta acta de inicio en libro de bitácora, conjuntamente con
Residente el Coordinador de Proyecto
6 Ingeniero Realiza las obras programadas, ejerciendo control
Residente conjuntamente con el maestro de obra y fiscal, del personal,
materiales y combustibles
7 Analista de Evalúa en el campo, el avance de la obra, tomando en
monitoreo y consideración el contrato, las especificaciones técnicas, el
evaluación de cronograma, y las recomendación escritas en la bitácora,
proyectos verificando su cumplimiento
8 Elabora informe de avance del indicador de la actividad, el
producto y la ejecución financiera, remitiéndolo:
2da: Archivo
9 Director de Valora el informe de avance, conjuntamente con el coordinador
Operaciones del proyecto, para iniciar acciones correctivas si es el caso
10 Ingeniero Implementa las acciones correctivas, definidas por la dirección
Residente de operaciones y la coordinación de proyectos
11 Supervisor MTI, Evalúa avances, elaborando acta de recepción parcial/ final, de
Coordinador de la siguiente manera:
Proyectos Original: Dirección de Operaciones
1ra: Archivo
12 Director de ¿Esta bien el acta de recepción?
Operaciones Si: Continua con actividad No 14
No: Regresa a la Actividad No. 11
13 Ingeniero Elabora avalúo, entregando digital al asistente de la dirección
Residente de operaciones y:
Original: Dirección de Operaciones
1ra: Archivo

14 Asistente Dirección Pasa digitalmente al área de operaciones de la COERCO:
de Operaciones  Factura/ detalle de cobro
 Físico-Financiero
 Listado de Equipo que se utilizo
 Personal que opero equipo
 Acta de Recepción.
15 Operaciones de la ¿Esta bien el avalúo?
COERCO Si: Continua con la actividad No 16
No: Regresa a la actividad No 13
16 Operaciones de la Regresa digitalmente a ECONS-3
COERCO
17 Asistente dirección Recibe digitalmente y procede a imprimir en cuatro tantos, de
de operaciones cada uno de los siguientes documentos.
 Factura/ detalle de cobro
 Físico-Financiero
 Listado de Equipo que se utilizo
 Personal que opero equipo
 Acta de Recepción
18 Procede a recoger la firmas del Ing. Residente y Director de
152
General
19 Contador General Elabora Factura:
Original: A la COERCO, con documentos adjuntos
1ra: Archivo consecutivo de la contabilidad
2da: Adjunto al comprobante de diario
20 Director General Firma factura original
21 Contador General Remite a la COERCO:
Original: Memorándum de Remisión de Factura, adjuntándole:
físico-financiero, listado de equipo que se utilizo, personal que opero
equipo, acta de recepción.
1ra: Archivo
22 Operaciones de la Remite dos juegos de los documentos (detalle del cobro,físico-
COERCO financiero, listado de equipo que se utilizo, personal que opero
equipo, acta de recepción), de la siguiente manera:
Original: Contabilidad con la copia de factura
1ra: Dirección de Operaciones FIN
Procedimiento: Ejecución de Obras Internamente

Asistente Director General Director de Encargado de Coord. Ing. Residente Monitoreo y Supervisor MTI
Director Gral Operaciones Presupuesto Proyectos Evaluación
INDICA A COORD ENTREGA COPIA
DE PROYECTO, DE PTO. DE EVALUA AVANCE,
ALCANCES DE LA EQUIPO, COMB. ELABORANDO
OBRA MATERIALES, MO; ACTA DE
CRONOGRAMA Y RECEPCION
CONTRATO

152
4
INICIO
ELABORA,
SOLICITUDES DE EVALUA EN
Presupuesto BIENES Y CAMPO, AVANCES
3 SERVICIOS, PARA DE LAS OBRAS,
1 Original y dos ADDQUISICIONES, VERIFICANDO
copias EQUIPO, RRHH CUMPLIMIENTO
8 9
Contrato
asignación Interna Ejecución
o Interna
Extern
ELABORA
a
INFORME DE
AVANCE DEL
INDICADOR DE LA
Orden de
ACTIVIDAD Y EL
inicio PRODUCTO
De ELABORA AVALUO
acuerdo NO
con 4
Ptoo? 14
DISIGNA ING.
RESIDENTE
SI
6 7
APRUEBA
NO
(13)
SI
15 12
Bien acta
ENVIA A LA de
COERCO,
A
DIGITALMENTE:
DETALLE DE
COBRO, FISICO-
FINANCIERO,
EQUIPO
UTILIZADO,
PERSONL QUE LO
OPERO, ACTA DE
Asistente Director General COERCO Contador

Director Gral General

152
A

152
ECONS-3
Procedimiento: Ejecución ExternaObra Menor (Mano de Obra)
Objetivo
Ejecutar las obras asignadas por la COERCO, mediante la contratación de los servicios de
subcontratistas bajo la modalidad de mano de obra.
1 Director General Decide subcontratar, por el monto a ejecutar, delegando en
director de operaciones la negociación
2 Director de Remite a Adquisiciones memorándum con las especificaciones,
Operaciones duración, inicio y final de la obra a contratar, monto a contratar;
enfatizando que es únicamente por servicios de mano de obra
Original: Adquisiciones
3 Dpto de Realiza proceso de adquisición de servicios
Adquisiciones
4 Director de Negocia con el subcontratista seleccionado, la mano de obra a
Operaciones contratar para ejecutar la obra, con un presupuesto diferente a
la asignación
5 Director de Informa al Director General, sobre la negociación
Operaciones
6 Dpto de Remite al Asesor Legal, acta de evaluación final, debidamente
Adquisiciones firmada
7 Dpto de Comunica al oferente que ha sido seleccionado, para fines de
Adquisiciones presentar plan de trabajo para la ejecución de la obra.
8 Director de Revisa plan de trabajo
Operaciones
9 Asesor Legal Elabora Contrato de mano de obra, al que se le adjunta el
cronograma
Original: Subcontratista
1ra: Expediente
10 Coordinador de Entrega del sitio al contratista, levantándose acta de inicio en
Proyecto, Ing. libro de bitácora
Residente
11 Subcontratista Realiza la ejecución de las obras, según especificaciones
técnicas y lo consignado en el contrato y cronograma de trabajo
12 Ing. Residente Verifica que el subcontratista, realice la ejecución de la obra,
conforme las especificaciones técnicas y lo planificado
13 Analista de Evalúa en campo, avance de las obras, valorando con

152
Monitoreo especificaciones técnicas y cronograma
14 Ing. Residente, Elabora acta de recepción, verificando las cantidades de obras
Supervisor terminadas, que estén de acuerdo a las especificaciones
ECONS3 técnicas, determinando la cantidades de obra, elaborando
memoria de calculo:
1ra: Archivo del expediente

15 Diseñador Elabora dibujos
Original: Expediente
1ra: Adjunto al Avalúo
16 Ing. Residente Elabora avalúo, basado en acta de recepción, sus registros de
seguimiento del cronograma, especificaciones técnicas:
1ra: En solicitud de cheque
Adjuntando:
Copia: Contrato
Copia: Avance Físico-Financiero
Copia: Acta de Recepción
Copia: Dibujo
17 Ing. Residente Una vez revisado el avalúo con el contratista y firmado por este,
lo entrega al Coordinador de Proyecto, para su valoración.
18 Coordinador de Revisa documentación, firmas, analiza estado físico-financiero y
Proyectos avance del proyecto.
¿Avalúo esta bien?
No: Retorna al paso 12
Si: Procede a ponerle visto bueno, autorizando el tramite y
Continua con el paso 15, remitiéndolo al director de
operaciones para su firma
19 Director de Revisa avalúo y firma, remitiéndolo a la dirección para su
Operaciones aprobación, adjuntando:
Adjuntando:
Copia: Contrato
Copia: Dibujo
20 Director General Firma avalúo
21 Asistente de Una vez firmado por la Dirección General, procede a elaborar
Operaciones solicitud de cheque, adjuntándole:
1ra: De avalúo
Copia/fotocopia: Contrato
Copia: Dibujo
Original: Solicitud de cheque con los adjuntos
1ra: Solicitud de cheque con copia de adjuntos a expediente
22 Director de Firma solicitud de cheque, siendo remitido a la contabilidad
Operaciones para su respectivo tramite

152
Procedimiento: Ejecucion DEObra Menor
Asistente Director General Director de Asesor Legal Coordinador de Analista de Supervisor Diseñador
Director Gral Operaciones Proyecto Monitoreo ECONS-3
DECIDE NEGOCIA CON EL
INICIO ELABORA ELABORA
CONTRATACION, SUBCONTRATISTA, LA
EVALUA ACTA DE DIBUJO
DELEGANDO EN MANO DE OBRA
ELABORA ENTREGA AVANCE RECEPCION
OPERACIONES
CONTRATO SITIO
1 2 3
5 6 7
8 9
Contrato INFORME
asignación AL
4
DIRECTOR
O
Orden de inicio
Asistente Director General Director de Asesor Legal Ingeniero Analista de Supervisor Diseñador
Director Gral Operaciones Residente Monitoreo ECONS-3
A ELABORA
ELABORA
SOLICITUD DE AVALUO
CHEQUE FIRMA
SOLICITUD DE 10
CHEQUE
11
12

152
ECONS-3
Procedimiento: Ejecucion Externa Obras Mayores
Objetivo
Ejecutar las obras asignadas por la COERCO, mediante la contratación de los servicios
subcontrista que ejecute toda la obra.
1 Asistente Dirección Elabora solicitud de contratación con el presupuesto y el plazo,
de Operaciones especificando los alcances de las obras, fecha de inicio y final
Original: Departamento de Adquisiciones
1ra: Expediente del proyecto en operaciones
2da: Director General
2 Auxiliar de Recepciona solicitud de contratación, quedándose para el
Adquisiciones expediente de adquisiciones, con los siguientes documentos:
Original de la Solicitud
3 Departamento de Realiza proceso de adquisición, elaborando acta de evaluación
Adquisiciones final
4 Departamento de Comunica al oferente que ha sido seleccionado, para fines que
Adquisiciones elabore su plan de trabajo de ejecución de la obra
5 Subcontratista Elabora su cronograma de ejecución, presentándolo a la
dirección de operaciones y adjuntándolo al contrato, quedando
una copia de la programación en el expediente
6 Asesor Legal Elabora contrato al que le adjunta cronograma de ejecución,
previamente discutido con operaciones, distribuyendo contrato
de la siguiente manera:
Original del Contrato: Oferente
1ra Copia: Adquisiciones con copia del cronograma
2da Copia: Operaciones, expediente del proyecto
Fotocopia: Departamento de Contabilidad
7 Coordinador de Entrega del sitio al contratista, levantándose acta de inicio en
Proyecto libro de bitácora
8 Subcontratista Ejecuta la obra, de acuerdo a las especificaciones técnicas y la

152
programación
9 Ing. Residente Verifica sistemáticamente que contratista, realice la obra
conforme las especificaciones técnicas
10 Analista de Evalúa en el campo, el avance de la obra, tomando en
monitoreo y consideración el contrato, las especificaciones técnicas, el
evaluación de cronograma, y las recomendación escritas en la bitácora,
proyectos verificando su cumplimiento
11 Elabora informe de avance del indicador de la actividad, el
producto y financiero:
2da: Archivo
12 Supervisor MTI, Evalúa avance de la obra y según observaciones, propone
cambios, sobre la base de la valoración de campo, elaborando
acta de la siguiente manera:
Original: Dirección General
13 Director General ¿Acepta la propuesta de cambios?
Si: Pasa a la actividad No 18
No: Pasa a la actividad No 22
14 Director General Remite a Conservación Vial del MTI
15 Conservación Vial Aprueba la orden de cambio, especificando como se va a
del MTI pagar el resto de los avalúos
16 Asesor Legal Procede a elaborar addendum al contrato, o acuerdo
suplementario, adjuntándole:
Copia del Contrato Original
Avalúo
Acta de recepción
Dibujo
17 Asistente Director Archiva en expediente del proyecto, acuerdo suplementario,
de Operaciones con la copia del contrato original, copia del avalúo, acta de
recepción, dibujo
18 Supervisor Elabora acta de recepción en conjunto con Ing. Residente, una
ECONS3 vez que verifica las cantidades de obras terminadas, que estén
Ing. Residente, de acuerdo a las especificaciones técnicas, determinando la
cantidades de obra, elaborando memoria de calculo:
1ra: Archivo del expediente
19 Supervisor MTI Discute el acta de recepción, con el Coordinador de Proyectos,
Director de Operación, en presencia del ingeniero residente.
20 Diseñador Una vez, elaborada acta de recepción y verificando los avance,
Elabora dibujos
1ra: Adjunto al Avalúo
21 Ing. Residente Elabora avalúo, basado en acta de recepción, sus registros de
seguimiento del cronograma, especificaciones técnicas,
entregando digital al asist dirección operaciones:
Adjuntando:
152
Copia: Contrato
Copia: Acta de Recepción; Copia: Dibujo
22 Asistente Director Elabora solicitud de cheque:
de Operaciones Original: Contabilidad
1ra: Expediente
Adjunto: Copia del Avalúo, copia del acta de recepción, copia de
dibujo
Procedimiento: Ejecucion Externa Obras Mayores

Asistente Director General Director de Encargado de Adquisiciones/ Subcontratista Coordinador de Ing.Residente
Director Gral Operaciones Presupuestos Auxiliar de Proyecto
Adquisiciones
ELABORA
PRESUPUESTO
INICIO DELEGA EN DIRECT.
ENTREGA SITIO AL
COPIA DE ASIGNACION ELABORA CONTRATISTA
OPERACIONES PARA PRESUPUESTO RECEPCIONA CRONOGRAMA VERIFICA EJECUCION
LICITACION SOLICITUD
4
1 11
13
3 8 10
Contrato 2
REALIZA
asignación REVISA EL
PRESUPUESTO
PROCESO EJECUTA LA OBRA DE
O ACUERDO A
5 12
ESPECIFICACIOINES
APRUEBA EL
PRESUPUESTO
Orden de inicio 6 9
SOLICITA
CONTRATACION
Asistente Director General Director de Analista de Supervisor MTI Conservación Diseñador Asesor Legal
Director Gral Operaciones Monitoreo Vial

152
EVALUA AVANCE DE LA APRUEBA ORDEN DE
ELABORA DIBUJO
OBRA CAMBIO
19
NO 14
ACEPTA 20
16
24
ELABORA INFORME
SI PROPONE CAMBIOS
15
18
REMITE A
CONSERVACION VIAL
DISCUTE ACTA DE
RECEPCION CON
22 COORD. PROYECTO
24
ARCHIVA EN
EXPEDIENTE
23
ELABORA SOLICITUD BIEN EL

DE CHEQUE ACTA

152
152

Manual de Procedimientos: Empresa de La Construccion Tres Econs-3

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III. Objetivos del Manual

IV. Estructura Orgánica

V. Normas de Control Interno

VI. Normas y Procedimientos

VII. Dirección General

VIII. División Administrativa Financiera

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Para la elaboración de este documento, se llevó a cabo un proceso de entrevistas con

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