DESARROLLO UNIDAD No.

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Creación y Organización de los Centros de Documentación
Claudia Edid Arredondo H.

Programa Ciencia de la Información y la Documentación,

Bibliotecología y Archivística
 Unidad No. 3 Creación y Organización de los Centros de Documentación

CREACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LOS CENTROS DE DOCUMENTACIÓN

Los Centros de Documentación se caracterizan por tener información específica y

colecciones especializadas, su objeto es el documento científico que pueden ser
documentos de archivo o libros, y su principal característica es que los
documentos que alberga, tienen valor informativo y no probatorio.

1. MISIÓN
Los Centros de Documentación tienen por misión fundamental reunir, organizar,
difundir y conservar para que sea usada, todo tipo de información y conocimiento,
contenido en cualquier clase de soporte.

Las fuentes de información recopiladas y difundidas, deben ser óptimas y

confiables, pueden ser internas o externas a las instituciones, y deben servir para
que dichas instituciones cumplan efectivamente el fin para la cual fueron creadas.

2. OBJETIVOS
▪ Atender de forma oportuna las necesidades de información demandadas
por los usuarios.
▪ Suministrar regularmente la información a los usuarios, adelantarse a sus
posibles demandas de información y ofrecer productos documentales a los
usuarios potenciales.
▪ Atender las peticiones y necesidades específicas de su organización.
▪ Procesar la información de forma rápida y oportuna.
▪ Lograr exhaustividad, pertinencia, precisión y economía en todo el proceso
de tratamiento documental a él encomendado.

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3. LOS USUARIOS
La gestión de los Centros de Documentación debe estar orientada a los usuarios,
se deben considerar así aspectos como los servicios técnicos, la organización
física del material bibliográfico, la organización física de los espacios buscando
que éstos sean flexibles y diversos e igualmente se deben considerar la
organización de la colección, la cual debe facilitar su localización, siempre
pensando en el usuario.

Existen diversas tipologías de usuarios que se establecen conforme a criterios

sociales, económicos, considerando además sus expectativas ante la información:
utilidad, necesidad, interés, curiosidad entre otros.

Los tipos de usuarios que puede atender un Centro de Documentación son:

▪ Especialistas o investigadores que pertenecen a la entidad: Su actividad se

centra en la creación de nuevos conocimientos, necesitando para ello
información exhaustiva y puntual.

▪ Especialistas o investigadores que pertenecen a otras instituciones

▪ Estudiantes: Precisan normalmente información de carácter general sobre

algunos temas para su aprendizaje.

▪ Otros usuarios que en forma esporádica demandan la información del

Centro de Documentación. Buscan información sobre un amplio espectro
de temas, con una finalidad múltiple y que varía para cada caso.

El primer grupo constituye el núcleo básico y prácticamente la razón de ser este

tipo de Unidad de Información, a ellos se les debe suministrar información en

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forma permanente. Los otros grupos serán en cierta forma una población flotante
que demandará información de acuerdo con requerimientos muy especiales y
según su necesidad.

Para el primer grupo se tiene obligación de mantenerlos informados y al día sobre

todos los temas que sean de su especialidad y sobre toda la información que
llegue, este tipo de usuarios mantiene una alta expectativa frente al tiempo de
respuesta a sus necesidades de información. Esto no implica que los demás
usuarios no sean de interés para la Unidad de Información, ya hay que tener
presente que la función del centro es el servicio con la información que tiene, su
atención resulta muy importante y no sólo aporta enseñanzas, sino que puede
significar un intercambio de información muy provechoso, porque a través de ellos
se puede llegar a otras instituciones que revertirán también información.

Dentro de cada grupo de usuarios hay distinto grado de preparación según su

papel dentro de la institución o dentro la sociedad y el Centro de Documentación
debe estar organizado en forma tal que pueda responder las distintas exigencias.
Tener un conocimiento sobre el usuario de la información, permite y ayuda a
optimizar los recursos y servicios.

Derechos de los usuarios de los Centros de Documentación

▪ Recibir atención, información y formación sobre la organización, los

servicios y usos del Centro de Documentación.
▪ Posibilidad de consultar los fondos bibliográficos de manera directa, a
través de préstamo a domicilio y/o a través de redes de información (para el
caso de colecciones digitales) y según la reglamentación definida.
▪ Consultar los catálogos y bases de datos que se tengan disponibles en la
Unidad de Información.
▪ Recibir orientación e información bibliográfica así como referencial en los
temas de su interés.
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▪ Acceder a información que no encuentre en los fondos propios del Centro

de Documentación, a través de servicios de cooperación.

Principales servicios ofrecidos a los usuarios

▪ Lectura y consulta
▪ Préstamo a domicilio
▪ Préstamo interbibliotecario
▪ Información bibliográfica y referencial
▪ Formación de usuarios
▪ Reprografía
Es muy importante que las Unidades de Información, consideren la extensión
de sus servicios de manera que usuarios que tengan dificultad de acceder a
ellos, lo puedan hacer.

Dificultades que presenta el usuario frente a los servicios de una Unidad de

Información
▪ Presentan temas de búsqueda sin delimitarlos
▪ No parten de conocimientos previos
▪ No definen una búsqueda de información en función del tipo de trabajo que
requieren
▪ No se orientan físicamente en el espacio de la Unidad de Información
▪ No conocen los instrumentos y/o recursos de búsqueda
▪ No tienen en cuenta la existencia de fuentes de información
complementarias
▪ Esperan que el documentalista – bibliotecólogo solucione su consulta
▪ Esperan ubicar un título que responda exactamente con su consulta
▪ Acumulan documentos sin utilizar métodos selectivos

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Los Estudios de Usuarios

Los estudios de usuarios suministran a las Unidades de Información las bases
sobre las que debe proyectar y/o transformar sus productos servicios de
información. A través de estos estudios se busca conocer, satisfacer y fidelizar
a los usuarios, pudiendo ofrecer así información estructurada, productos
editoriales propios, o simplemente productos y servicios detallados. De igual
forma los estudios de usuarios, permiten conocer el contexto en el que surge la
necesidad de información, así como las barreras tanto físicas como
psicológicas que puedan existir.

Tipología de estudio de usuarios

Existen tres tipos de estudios:

1. Estudios de necesidades y hábitos: A través de estos estudios se busca

detectar las necesidades y expectativas de información considerando la
satisfacción de éste como un indicador de calidad.

2. Estudios de uso y satisfacción: Se consideran en estos estudios

aspectos como horario, atención del personal, instalaciones,
infraestructura, uso y satisfacción con los materiales, servicios y
facilidades de la Unidad de Información.

3. Estudios de impacto: Hacen referencia a los efectos, consecuencias de

los servicios de la Unidad de Información sobre un individuo, un grupo o
una comunidad. Se utilizan en este estudio estrategias cualitativas de
investigación, utilizando técnicas como la observación, entrevista,
grupos de discusión y cuestionarios.

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Los estudios de usuarios se pueden realizar antes de la creación del Centro de

Documentación, cuya finalidad es a ayudar a decidir qué tipo de Centro de
Documentación debe crearse, se maneja a través del perfil informativo del usuario
potencial (necesidades-hábitos), o realizarlos cuando ya éste, esté en
funcionamiento, comprobando a través de estos su grado de satisfacción.

Etapas del proceso de estudio de usuarios

▪ Identificar los objetivos del estudio

▪ Analizar qué información se busca obtener
▪ Recopilar la información disponible
▪ Diseñar un modelo de recogida de datos
▪ Identificar la población objeto de estudio
▪ Planificar la recogida de datos
▪ Realizar una prueba piloto
▪ Analizar los resultados
▪ Elaborar un informe de investigación

Herramientas para realizar estudios de usuarios

▪ Método Delphi: Consiste en un cuestionario especialmente diseñado para

conocer la opinión de los expertos.
▪ Cuestionarios por correo: Es muy utilizado por la facilidad de acceso a
grandes grupos de usuarios.
▪ Entrevista personal: Sus resultados son altamente confiables.
▪ Análisis de citas: Es útil sólo para el caso de los investigadores. Consiste en
el análisis de estudios anteriores, citados por los especialistas en sus
propios trabajos.
▪ Análisis de peticiones: Permite realizar estudios sobre cualquier tipo de
usuario, considerando los hábitos y necesidades de información.

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4. LA INFORMACIÓN
Se concibe la información como los “datos o conocimientos considerados
novedosos o relevantes, en un momento dado y por un receptor específico, a fin
de paliar su ignorancia o reducir su incertidumbre sobre una materia, originando
un nuevo estado de conocimiento cuya estructura no ha de verse necesariamente
modificada por aquella”. (Martínez Comeche, 1995, p. 31). La información
disponible en un Centro de Documentación comparte rasgos comunes con la de
una biblioteca, es fruto de una recopilación voluntaria y deliberada, siendo su
especificidad su mayor diferencia.

El material bibliográfico que debe poseer un Centro de Documentación está

formado por publicaciones de tipo primario y secundario. Los documentos de tipos
primario son entre otros: monografías, publicaciones seriadas, informes de
carácter científico o técnico, manuales, directorios, tesis, separatas, obras de
referencia, folletos, informes, circulares, especificaciones técnicas, catálogos, En
el tipo secundario tendremos bibliografías, resúmenes (abstracts), índices, entre
otros. También tendrán mucha demanda los documentos de archivo tanto histórico
como administrativo, artículos de prensa y la literatura gris.

Algunas características del material bibliográfico más frecuente son:

Libros: Se entiende por libro cualquier obra que conste de más de 50 páginas
encuadernadas, este tipo de información supone una de las partes más
importantes en la colección de cualquier unidad de información.

Revistas y Publicaciones Periódicas: Son una sección esencial dentro de una

colección. Para el caso de las revistas es de suma importancia que este tipo de
material reúna algunas condiciones esenciales que deben caracterizarlo:
▪ Periodicidad
▪ Debe tener numeración y fecha en cada uno de los ejemplares
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▪ Debe estar constituida por un número amplio de artículo de diferentes

autores

Para las revistas especializadas los puntos básicos para su colección son:
▪ Tener una importancia paralela a la de los libros
▪ Servir de herramienta de referencia y de investigación en los campos del
saber
▪ Aparecer en las más importantes listas de índices y revistas
▪ Su costo está en función de su posible uso
▪ Tener adecuación y objetivos en su contenido
▪ Contribuir al equilibrio temático de la colección

Los periódicos son publicaciones de aparición generalmente diaria. Son una

publicación seriada cuya finalidad principal es la de ser una fuente de información
escrita sobre sucesos actuales (local, nacional, internacional).

Las características que debe reunir un periódico son:

▪ Tener una amplia gama de noticias
▪ No tener limitación en una materia específica
▪ No tienen cubierta pero sí cabecera
▪ Cada número individual está ordenado de forma cronológica, numérica o
ambas
▪ Al menos aparecen una vez por semana

5. LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Los Centros de Documentación son considerados instituciones en los que
predomina el análisis de la documentación, tanto en lo relacionado con su
identificación física, su ordenación temática y la descripción de su contenido.

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Independiente de la finalidad de un Centro de Documentación, necesariamente

deben existir procesos, procedimientos y la planificación de sus colecciones, de
manera que el uso de éstas por parte del usuario sea lo más satisfactorio posible.

Los procesos y procedimientos dentro de un Centro de Documentación, supone

estrategias y actividades enfocadas en:

▪ Los objetivos tanto generales como específicos del Centro de

Documentación
▪ Los usuarios
▪ La colección – fondo bibliográfico

Se encuentran dentro de las actividades propias de los Centros de

Documentación, las siguientes:

▪ Identificación y selección de material bibliográfico de calidad, que se ajuste

a las necesidades de los usuarios.
▪ Facilitar al usuario, el acceso a recursos digitales pertinentes, que se
encuentre almacenada en sus propios servidores o en otros de tipo externo.
▪ Producir documentos digitales propios, que vayan dirigidos a apoyar la
investigación.
▪ Evaluar las colecciones con el ánimo de detectar sus fortalezas y
debilidades.
▪ Preservar y conservar el fondo bibliográfico.
▪ Expurgar el fondo bibliográfico.
▪ Participar en planes y proyectos cooperativos.
▪ Definir y gestionar de forma apropiada las políticas de desarrollo de
colecciones.

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En el siguiente cuadro, se pueden visibilizar de forma concreta los procesos y

procedimientos llevados a cabo en esta Unidad de Información (Centros de
Documentación):

▪ Procesos Técnicos: Descripción

(catalogación y clasificación), descripción
Tratamiento de la información de contenido (materias por palabra clave,
clasificación sistemática), indización y
resúmenes.
▪ Control de materiales y servicios
Aprovisionamiento de (selección, adquisición, preparación física
información de materiales, organización del material
bibliográfico en salas o depósitos).
▪ Definición de reglamento interno, guía de
servicios
▪ Análisis de demandas
▪ Definición de programas y políticas de
Servicios acceso
▪ Hoja de ruta para difusión de la
información (orientación, asesoría-
servicio de referencia, consulta,
préstamo, otros servicios (convenios,
exposiciones, productos editoriales).
▪ Préstamo de materiales

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6. PERFIL DE PERSONAL DEL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN

El recurso humano, “es el más costoso de los recursos, el más valioso y el más
complejo, como corresponde a su condición humana. Si se gestionan bien los
recursos humanos son la vida, la fuerza vital. Si no, son una carga cara y que
produce problemas”. (Gómez Hernández, 2005, p. 77).

La buena gestión de los Centros de Documentación depende de manera esencial

de su recurso humano. Este recurso humano tiene como funciones principales la
de filtrar, organizar y sintetizar información para atender a sus usuarios y ha de ser
calificado y con una notable experiencia, con el fin de garantizar a la Unidad de
Información, garantizar la consecución de sus fines y objetivos.

El personal debe tener la preparación que le exigen los retos de la administración

moderna de los servicios de información: que sean capaces de determinar las
políticas que se van a aplicar, trabajar en los programas de automatización en el
momento en que se implementen, seleccionar la información, analizar, indizar las
publicaciones, crear las bases de datos, diseñar los servicios a los usuarios y
vigilar su desempeño óptimo. Un centro debe tener tanto personal profesional
como auxiliar. El número está relacionado con sus necesidades y características.

Dentro de las características requeridas para el personal de los Centros de

Documentación se deben considerar:

Capacidad respecto al conocimiento temático:

▪ Fuentes de información general - Conocer toda la literatura relacionada con
el área en que trabaja.
▪ Adquisición de habilidades de lectura y comprensión para programas
básicos de manejo de obras literarias
▪ Fuentes de información para el gobierno
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▪ Culturas específicas y su historia

▪ Capacidad para ayudar en el aprendizaje

Capacidades interpersonales
▪ Ser educado y afable con los usuarios, paciente y empático
▪ Responder adecuadamente a las preguntas de los usuarios
▪ Hábil en el manejo de situaciones conflictivas con los usuarios
▪ Mantener relaciones cordiales con los compañeros de trabajo y usuarios
▪ Manejo de estrés

Capacidades de comunicación
▪ Tener habilidad para explicar de forma clara y concreta tanto las políticas
como los procedimientos que se siguen en la biblioteca.
▪ Mantener una comunicación eficaz verbal y escrita
▪ Comprender adecuadamente las solicitudes de información planteadas por
los usuarios
▪ Manejo de un segundo idioma

Capacidades físicas
▪ Ser capaz de agacharse y elevarse
▪ Capacidad para levantar y transportar un número determinado de material
bibliográfico

Capacidades específicamente bibliotecarias

▪ Comprender los objetivos de la Unidad de Información y comprometerse
con ellos.
▪ Estar familiarizado con los principios que rigen la organización bibliotecaria,
políticas y procedimientos
▪ Manejo de las tecnologías que soportan la gestión de los Centros de
Documentación, con un grado de suficiencia de forma que pueda realizar
las tareas asignadas.
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▪ Conocer ampliamente los recursos con que cuenta la Unidad de

Información.

Capacidades de gestión
▪ Tener la capacidad de entender los problemas en situaciones que son
complejas
▪ Estar en capacidad de identificar las áreas que requieren atención
▪ Estar en capacidad de motivar a los compañeros de modo tal que todos se
centren en los objetivos deseados por el Centro de Documentación.
▪ Establecer contactos con los usuarios que le permitan determinar con
anticipación sus necesidades de información y suplirlas con prontitud.
▪ Establecer contactos con proveedores de información, científicos,
investigadores y otras personas que comparten con él sus conocimientos o
puedan ayudarle en la adquisición de información no distribuida
universalmente; entran aquí en juego las relaciones con miembros de
“Colegios invisibles”.

Capacidades tecnológicas
▪ Estar familiarizado con el sistema operativo usado en el Centro de
Documentación
▪ Ser capaz de mantener los sistemas adecuados en funcionamiento
▪ Tener un conocimiento relacionado con el manejo de bases de datos y
servicios de información en línea.

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BIBLIOGRAFÍA

Fuentes Romero, J.J. (2007). Planificación y organización de centros

documentarios. Guijón, España: Trea , S.L.

Gómez González, J.A. (2005). Gestión de bibliotecas. Murcia, España:

Universidad de Murcia.

López Yepes, D. J. (2013). Notas acerca del concepto y evolución del

documento contemporáneo (en línea). Recuperado de
https://www.ucm.es/data/cont/docs/446-2013-08-22-9%20notas.pdf

Martínez Comeche, J.A. (1.995). Teoría de la información documental y de las

instituciones documentales. Madrid, España: Síntesis S.A.

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