Nueva guía del AGN “Requisitos para la Gestión

documental en sedes electrónicas, ventanillas

únicas y portales transversales”
Por userlaeradigital
 AGO 25, 2021   Archivo General de la Nación, Gestión Documental Electrónica, Guía, Sedes electrónicas

El pasado 8 de Agosto, el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, lanzó la guía Requisitos para la Gestión documental
en sedes electrónicas, ventanillas únicas y portales transversales, la cual pretende orientar a las entidades públicas y privadas con
funciones públicas que deban responder a las necesidades de los ciudadanos a partir de la interacción de los diferentes canales digitales,
los cuales también pueden ser canales oficiales establecidos por el gobierno nacional en cuanto a la adecuada gestión de estos. En este
sentido, el objetivo de esta guía es que todos los documentos producidos en los trámites gestionados en estas organizaciones, sean
gestionados de manera apropiada, y se garanticen las características de los documentos electrónicos, así como su almacenamiento,
conservación y preservación.

Para comprender la función de los canales digitales, se hace una descripción de estos y también se explica de manera gráfica, la
interacción de los usuarios con los canales digitales a partir de una estructura de front office, middle office y back office.  

Los canales que se describen son:

Sede electrónica: De acuerdo con MinTIC la sede electrónica “es el sitio oficial en internet de cada autoridad, al que se accede a través
de una dirección electrónica en la que se dispone información, trámites, servicios y demás elementos ofertados por la autoridad y cuya
titularidad, administración y gestión le corresponde”

Hay que considerar que estas sedes deben integrarse al Portal Único del estado Colombiano, el cual facilita la interacción del usuario y el
estado, convirtiéndose en el punto de acceso unificado para tramites, servicios e información pública que ofrecen las entidades del
Estado.

Algunas de las características que deben cumplir o garantizar las sedes electrónicas son:
 garantizar la igualdad en el acceso a la administración pública;
garantizar el respeto a los requisitos de calidad, usabilidad, accesibilidad, neutralidad, interoperabilidad, confidencialidad,
disponibilidad, estándares abiertos;
garantizar la seguridad y privacidad en la información;

Todo esto bajo la luz del siguiente marco normativo: Manual de Gobierno en línea, el Marco de Referencia y Arquitectura TI, la Ley 1712
de 2012, resolución 2893 de 2020, resolución 1519 de 2020 (MINTIC), acuerdo 004 de 2019 (AGN), entre otras

Ventanilla Única: De acuerdo con el Decreto 1151 de 2008 Art. 4 “Ventanilla Única Virtual: Es el sitio virtual desde el cual se gestiona de
manera integrada la realización de trámites que están en cabeza de una o varias entidades, proveyendo la solución completa al
interesado”

De igual manera, la Resolución 2893 de 2020, en su anexo 3, define que la ventanilla única no solo gestiona la realización de trámites,
sino que integra actuaciones administrativas de dos o más autoridades.

Portal Específico de un Programa Transversal del Estado: “Es el sitio en Internet que integra información, recursos u oferta
institucional de un programa o iniciativa del Estado, con impacto nacional y que involucra más de una autoridad”, dichos portales deben
integrarse al Portal Único del Estado Colombiano y al Ministerio de las Tecnologías de la Información y las comunicaciones.

Una vez se describen los posibles canales, en la guía se aborda un capitulo donde se mencionan los componentes de la gestión
documental orientada a la producción y administración de los documentos, dada la interacción en dichos canales digitales. Sin embargo,
en la guía se proponen varios elementos, aspectos y requisitos para tener en cuenta por cada componente, recomendamos, si requiere
más información consultarlos en https://bit.ly/2VXQeFR

Los componentes y algunos de sus requisitos son:

Tomado de: https://bit.ly/2VXQeFR

Referencia:

Archivo General de la Nación. (2021). Requisitos para la Gestión Documental en sedes electrónicas, ventanillas  únicas y portales
transversales. Recuperado
de https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publicacionees/Guia_Requisitos_GD_en_SedesEle