POLITECNICO GRANCOLOMBIAN

Facultad de Ingenieria y Ciencias Básicas

Gestión de la Información - Formato de Entrega

NÚMERO ESTUDIANTE LIDER ID VIRTUAL CORREO ELECTRONICO

1 Camilo Andres Montaña Restrepo 152903 amontano@poligran.edu.co
2 Daniela Andrea Quiñonez Cavadia 168640 dquinonez@poligran.edu.co
3 Diana Patricia Cubides Gonzalez 111309 dicubudes@poligran.edu.co
4 Ivonne Nelly Waltero Hernández X 113705 ivwaltero@poligran.edu.co
5 Wilmer Enrique Pimentel Blanco 132644 WPIMENTEL@poligran.edu.co
6 Yeny Patricia Linares Benito 113191 yplinaresb@poligran.edu.co

Observaciones:

PLASME AQUÍ, SI ES EL CASO, LAS NOVEDADES DEL EQUIPO DURANTE EL DESARROLLO DEL PROYECTO

CONTENIDO
DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
1 INFORMACIÓN DE LA EMPRESA
2 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA Y OPORTUNIDAD DE AVANCE
3 BD's - TABLAS
4 DICCIONARIO DE DATOS
5 MAPA DE RELACIONES
6 REPORTES PARA LOS USUARIOS
7 PORTAL GRÁFICO
8 TABLAS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
9 INTERFAZ CON EL USUARIO FINAL / MENÚ
NCOLOMBIANO
y Ciencias Básicas
- Formato de Entrega

EMPRESA PARA EL PROYECTO CARRERA SEMESTRE

Administración de empresas 8
Vision Y Marketing S A S
Administración de empresas 7

OYECTO
 POLITECNICO GRANCOLOMBIAN
Facultad de Ingeniería y Ciencias Básicas
Gestión de la Información - Formato de Entrega

INFORMACIÓN DE LA EMPRES
1. INFORMACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA.

1.1. Razón social de la empresa: Vision Y Marketing S A S

1.2. Descripción de la empresa: Visión y Marketing en es una empresa reconocida en el mercado de las BTL, sus servicios f
Logística Trade, estos servicios generan impacto de marca y rotación de producto en el punto de compra. Estos servicios so
mejores prácticas en almacenamiento, distribución e implementación de las actividades en el punto de compra. Visón y M
Logística Trade a sus clientes de servicios BTL hace 10 años.

1.3. Reseña Histórica: Visión y Marketing tiene sus orígenes en la ciudad de Cali en el año 1976, surgió de una prometedor
años, V&M desarrolla estrategias para los clientes generando un excelente rotación de producto e impacto de marca. La e
evaluan a partir de métricas. en el 2012 la empresa abre operaciones en Mexico con el grupo Cosmic, en el 2013 las dos em
Salvador, Costarica y Panama.

1.4. Clasificación por tamaño y número de trabajadores: de acuerdo con el sector servicios, V&M se cataloga como media
$5.000.000,000 millones de pesos

1.5. Estructura Organizacional

1.7. Misión:

1.8. Vision:

1.9. Objetivos:
ANCOLOMBIANO IR A PORTADA
a y Ciencias Básicas
n - Formato de Entrega

DE LA EMPRESA

do de las BTL, sus servicios fundamentales estan representados en Merchandising y

de compra. Estos servicios son multinacionales con áreas de Suply Chain, donde priman las
punto de compra. Visón y Marketing creó y prestó por primeras vez los servicios de

6, surgió de una prometedora idea de servicio tercerizado del RETAIL y desde hace 23
to e impacto de marca. La empresa crea experiencias de estrategia, las implementan y las
Cosmic, en el 2013 las dos empresas crean REDVOLUTION con operaciones en Guatemala,

&M se cataloga como mediana empresa ya que sus ingresos anuales superan los
 POLITECNICO GRANCOLOMBIAN
Facultad de Ingeniería y Ciencias Básicas
Gestión de la Información - Formato de Entrega

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA Y PLANTEAMIENTO D

2. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA Y PLANTEAMIENTO DE LA OPORTUNIDAD.

2.1. Problema que se quiere abordar:

Tenemos 3984 puntos de venta que deben ser atendidos en un plazo de un mes, debemos establecer una logica donde de
1. Cuantas personas necesitamos para atender los puntos de venta en visita
2. Revisar que el producto (gaseosa) de la empresa (cliente) este disponible y exhibido en los puntos.

2.2. Justificar por que un sistema de información ayudaría a mejorar el actual problema:

Un sistema de información puede ser muy útil para mejorar la gestión del proceso de visita y revisión de los puntos de ven
algunas razones:
 Planificación y programación de visitas: Un sistema de información puede ayudar a planificar y programar las visitas, t
los puntos de venta, la disponibilidad de los visitadores, la productividad de cada visitador, el tiempo de visita y la carga de
visitas, evitando las innecesarias o la falta de estas en algunos puntos de venta.
‚Seguimiento y monitoreo en tiempo real: Un sistema de información puede proporcionar una herramienta para realiza
que permitiría conocer el estado actual del proceso y detectar rápidamente cualquier desviación o problema que pueda su
implementación de acciones correctivas.
ƒRegistro y documentación de las visitas: Un sistema de información puede ayudar a documentar y registrar las visitas r
exhibición del producto. Esto permitiría llevar un control detallado de las visitas realizadas, facilitando el análisis posterior
„Análisis y reportes: Un sistema de información puede generar reportes y análisis detallados sobre el proceso de visita y
rendimiento de los visitadores, identificar oportunidades de mejora y tomar decisiones informadas para optimizar el proce

2.3. Beneficios que el sistema de información generará:

la implementación de un sistema de información para mejorar la gestión del proceso de visita y revisión de los puntos d
del proceso, el mayor control y seguimiento, la mejora en la calidad de la información, la mayor eficacia en la gestión de
ANCOLOMBIANO
IR A PORTADA
a y Ciencias Básicas
n - Formato de Entrega

NTEAMIENTO DE LA OPORTUNIDAD

ablecer una logica donde determinemos:

untos.

evisión de los puntos de venta en el caso que se plantea. A continuación, se presentan

car y programar las visitas, teniendo en cuenta factores como la ubicación geográfica de
tiempo de visita y la carga de trabajo. Esto permitiría una gestión más eficiente de las

una herramienta para realizar el seguimiento y monitoreo en tiempo real de las visitas, lo
ón o problema que pueda surgir. Esto facilitaría la toma de decisiones oportunas y la

entar y registrar las visitas realizadas, incluyendo la información sobre la disponibilidad y

ilitando el análisis posterior y la toma de decisiones informadas.
sobre el proceso de visita y revisión de los puntos de venta, lo que permitiría conocer el
adas para optimizar el proceso.

a y revisión de los puntos de venta puede traer diversos beneficios, como la optimización
yor eficacia en la gestión del personal y la mejora en la toma de decisiones.
 POLITECNICO GRANCOLOMB
Facultad de Ingeniería y Ciencias Básicas
Gestión de la Información - Formato de Entrega

MODELO DE ENTES
DEFINICIÓN DE ENTES
# DESCRIPCIÓN
Ente 1 Productividad Número de visitas al día-tiempo de visita
Ente 2 No de visitas equipo Aquí se relaciona el numero consecutivo de visitas realizadas a punt
Ente 3 Tiempo de diferencia Aquí se referencia el numero de dias en que se dejo de visitar el pun
Ente 4 Tiempo de Reporte Cuanto tiempo adicional gasta el visitador para generar el reporte
Ente 5

Para determinar cuántas personas se necesitan para atender los puntos de venta, podemos utilizar la
siguiente fórmula:

Número de visitas diarias = (Horas de trabajo diarias x Productividad) / Tiempo por visita

La productividad es el número de visitas que puede hacer un visitador en un día y el tiempo por visita
incluye la revisión del producto y el tiempo adicional para reportar y documentar la visita.

Si sabemos cuántas visitas diarias necesitamos hacer para atender los 3984 puntos de venta en un mes,
podemos determinar cuántos visitadores se necesitan dividiendo el número de visitas diarias totales
entre la productividad de cada visitador.

Para revisar la disponibilidad y exhibición del producto, necesitamos agregar el tiempo necesario para
esta tarea al tiempo total por visita. Si se necesita más de un visitador para cubrir todos los puntos de
venta, podemos dividir la carga de trabajo entre ellos para que algunos se centren en la revisión del
producto mientras que otros se centran en otras tareas.

Necesitaremos establecer un sistema de seguimiento y monitoreo para asegurarnos de que se están

visitando todos los puntos de venta en el plazo establecido y que el producto está siendo revisado y
documentado correctamente.
RANCOLOMBIANO IR A PORTADA
ería y Ciencias Básicas
ción - Formato de Entrega

O DE ENTES
DIAGRAMA DE ENTES
 POLITE
Ges

DIC
Tabla 1 - Productividad

Tiempo de la
E Visitador Entrada Salida Visita PUNTO
A Pedro Pablo Perez 8:00:00 9:00:00 1:00:00 1
B Juanita Turpial 9:00:00 12:00:00 3:00:00 2
C Paco Mendoza 12:00:00 15:00:00 3:00:00 3

Importancia y Caracteristicas Tabla 1:

Número de visitas al día-tiempo de visita
Número de visitas diarias = (Horas de trabajo diarias x Productividad) / Tiempo por visita

Tabla 3 - Tiempo de diferencia

CONSECUTIVO DE
VISITAS ULTIMA VISITA NUEVA VISITA DIFERENCIA ALERTA

CVA-00001 1/23/2023 3/24/2023 60

CVB-00002 3/5/2023 3/24/2023 19

CVC-00003 3/20/2023 3/24/2023 4

Importancia y Caracteristicas Tabla 3:

Tiempo de diferencia
Aquí se referencia el numero de dias en que se dejo de visitar el punto.

Tabla 5 - Disponiblidad de producto por punto

 Existencias Unidades
Fecha Punto Exhibidas Requeridas Alerta Stock

1/23/2023 1 8 12

3/5/2023 2 10 10
3/20/2023 3 20 0

Importancia y Caracteristicas Tabla 5:

Disponibilidad del producto por punto.
Aquí se referencia la cantidad de existencias del producto por punto y las unidades requeridas para cumplir con el stoc
 POLITECNICO GRANCOLOMBIANO
Facultad de Ingeniería y Ciencias Básicas
Gestión de la Información - Formato de Entrega

DICCIONARIO DE DATOS
Tabla 2 - No de visitas equipo

Descripción EQUIPO
En este campo se refleja el valor productivo del
A
visitador de punto.
B
C

Importancia y Caracteristicas Tabla 2:

No de visitas equipo
po por visita Aquí se relaciona el numero consecutivo de visitas real

Tabla 4 - Tiempo de Reporte

Descripción Visitador

En este campo se refleja el número de dias sin visitar un

Pedro Pablo Perez
punto y el sistema de alerta para atenderlo

Juanita Turpial
Paco Mendoza

Importancia y Caracteristicas Tabla 4:

Tiempo de Reporte
Cuanto tiempo adicional gasta el visitador para genera

Tabla 6 - Tiempo en revisión de los productos

 Descripción Visitador
En este campo se registra las cantidades de productos
exhibidos para evitar el desabastecimiento en los Pedro Pablo Perez
puntos.
Juanita Turpial
Paco Mendoza

Importancia y Caracteristicas Tabla 6:

Tiempo en revisión de los productos
dades requeridas para cumplir con el stock. Cuanto tiempo gasta el visitador en la revisión de los p
O IR A PORTADA

de visitas equipo

CONSECUTIVO DE
ZONA VISITAS Descripción
En este campo se refleja el consolidado de visitas por
7 CVA-00001
equipos y reportes
3 CVB-00002
1 CVC-00003

Caracteristicas Tabla 2:
equipo
ona el numero consecutivo de visitas realizadas a punto

mpo de Reporte

TIEMPO
REPORTE PUNTO UTILIZADO Descripción

En este campo se registra los tiempos adicionales que

1 15:00
gasta un visitador para generar el reporte por visita.

2 8:00
3 5:00

Caracteristicas Tabla 4:
porte
o adicional gasta el visitador para generar el reporte

mpo en revisión de los productos

 Punto Tiempo Revisión
1 20
2 30
3 40
Descripción
En este campo se registra los tiempos que tarda el
visitador en revisar la disponibilidad y exhibición del
producto.

Caracteristicas Tabla 6:
visión de los productos
o gasta el visitador en la revisión de los productos en el punto.
 POLITECNICO GRANCOLOMBIANO
Facultad de Ingeniería y Ciencias Básicas
Gestión de la Información - Formato de Entrega

DEFINICIÓN DE RELACIONES DEL SISTEMA

RELACIONES ENTRE TABLAS
CLAVES (LLAVES) DEL SISTEMA

No. Relación Campo Llave Tipo de Campo

1 Equipo de trabajo alfabetico
2 Consecutivo de visitas Alfa-numérico
3 Visitador alfabetico
4
5
6
7
8
9
10

MAPA DE RELACIONES
RANCOLOMBIANO IR A PORTADA
niería y Ciencias Básicas
ación - Formato de Entrega

ACIONES DEL SISTEMA

S ENTRE TABLAS
VES) DEL SISTEMA

Tabla Origen Tabla Destino

Productividad No visitas equipo
No visitas equipo Tiempo de diferencia
Productividad Tiempo de reporte

RELACIONES
 POLITECNICO GRANCOLOMB
Facultad de Ingeniería y Ciencias Básicas
Gestión de la Información - Formato de Entreg

REPORTES DEL SISTEMA DE INFO

Reporte No X
Tipo
Descripción

Ejemplo del reporte:

Reporte No X
Tipo
Descripción

Ejemplo del reporte:

Reporte No X
Tipo
Descripción

Ejemplo del reporte:

CO GRANCOLOMBIANO IR A PORTADA
de Ingeniería y Ciencias Básicas
a Información - Formato de Entrega

SISTEMA DE INFORMACIÓN
 POLITECNICO GRANCOLOMB
Facultad de Ingeniería y Ciencias Básicas
Gestión de la Información - Formato de Entreg

PORTAL GRÁFICO
Gráfico No X
Tipo
Descripción

Ejemplo del Gráfico:

Gráfico No X
Tipo
Descripción
Ejemplo del Gráfico:
CO GRANCOLOMBIANO
IR A PORTADA
de Ingeniería y Ciencias Básicas
a Información - Formato de Entrega

RTAL GRÁFICO
Gráfico No X
Tipo
Descripción

Ejemplo del Gráfico:

Gráfico No X
Tipo
Descripción
Ejemplo del Gráfico:
 POLITECNICO GRANCOLOMB
Facultad de Ingeniería y Ciencias Básicas
Gestión de la Información - Formato de Entreg

ESQUEMA DE LAS TABLAS DEL S

Tabla X

CAMPO 1 CAMPO 2 CAMPO 3 CAMPO 4

Tabla X

CAMPO 1 CAMPO 2 CAMPO 3 CAMPO 4

Tabla X

CAMPO 1 CAMPO 2 CAMPO 3 CAMPO 4

Tabla X

CAMPO 1 CAMPO 2 CAMPO 3 CAMPO 4

CO GRANCOLOMBIANO IR A PORTADA
de Ingeniería y Ciencias Básicas
a Información - Formato de Entrega

LAS TABLAS DEL SISTEMA

CAMPO 5 CAMPO 6 CAMPO 7 CAMPO 8

CAMPO 5 CAMPO 6 CAMPO 7 CAMPO 8

CAMPO 5 CAMPO 6 CAMPO 7 CAMPO 8

CAMPO 5 CAMPO 6 CAMPO 7 CAMPO 8
 POLITECNICO GRANCOLOMB
Facultad de Ingeniería y Ciencias Básicas
Gestión de la Información 20192

MENU DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN - INTE

CO GRANCOLOMBIANO IR A PORTADA
de Ingeniería y Ciencias Básicas
ón de la Información 20192

ORMACIÓN - INTERFAZ CON EL USUARIO