IDENTIFICASION DE LA NESECIDAD DE SISTEMAS DE INFORMACION

INTEGRANTES
WILSON CASTILLO
WILMER PINTO
AGUSTIN CAPAZ
ALEICER VESGA

SERVICIO NACIONAL DE APRFENDIZAJE-SENA

CENTRO DE ELECTRICIDAD Y AUTOMATIZACION INDUSTRIAL – CEAI
PROGRAMA TECNOLOGO EN ANALISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE
INFORMACION (2282145)
BOGOTA D.C.
2021
 IDENTIFICASION DE LA NESECIDAD DE SISTEMAS DE INFORMACION

INTEGRANTES
WILSON CASTILLO
WILMER PINTO
AGUSTIN CAPAZ
ALEICER VESGA

EUVAR DIUZA
INSTRUCTOR

SERVICIO NACIONAL DE APRFENDIZAJE-SENA

CENTRO DE ELECTRICIDAD Y AUTOMATIZACION INDUSTRIAL – CEAI
PROGRAMA TECNOLOGO EN ANALISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE
INFORMACION (2282145)
BOGOTA D.C.
2021
 INTRODUCCION

Basándonos en las técnicas de recolección de la información, se escoge el

método de entrevista para la realización de la actividad de identificación de la

necesidad de un sistema de información, se ejecutó en la empresa

AMBUENSAMBLES S.A.S, y se recolecto la información necesaria para

contemplar los problemas y falencias que tienen al momento de la facturación y

administración de recursos, con lo cual se plantea una posible solución con un

sistema de información que les permita almacenar la información de forma

digital.
 IDENTIFICACIÓN DEL ÁMBITO EMPRESARIAL

La empresa seleccionada es AMBUENSAMBLES S.A.S. pertenece al nicho de mercado

de los automóviles y camionetas con chasis amplio para el ensamble de una cabina de

ambulancia donde se utilizará para la atención de situaciones de emergencia, primeros

auxilios y primer respondiente, con todas las funciones y la capacidad idónea que exige

los estamentos de la secretaria de salud de cada departamento de Colombia.

 DISEÑAR INSTRUMENTOS

Se creó y se aplicó un formato de entrevista basándonos en el ámbito empresarial de

AMBUENSAMBLES S.A.S. teniendo en cuenta el mercado en el que se mueve la

empresa y en cómo se realiza el manejo de insumos y facturación, se realizó la

entrevista a 3 empleados y se almacenaron las respuestas de forma escrita y

adicionalmente se grabó en audio cada una de las entrevistas para realizar un análisis

más exhaustivo de toda la información que se recopilo.

Adjunto se encuentran los audios de las entrevistas y los archivos en pdf con las

transcripciones de cada una de las entrevistas realizadas, de donde se saca los

fundamentos y las funcionalidades que va a contemplarse para la creación de un

sistema de información funcional para la empresa.

FORMATO DE ENTREVISTA

FECHA DE LA ENTREVISTA: (Día de la entrevista)

OBJETIVO: Recolectar información optima sobre la necesidad principal en el desarrollo

de las actividades operativas y comerciales.

SUJETO DE ESTUDIO: Empresa ambuensables s.a.s.

ACTIVIDAD COMERCIAL: Ensamble de ambulancias y/o vehículos especiales.
ENTREVISTADO:( Nombre del entrevistado).
CARGO QUE OCUPA: (cargo del entrevistado en la compañía).
ENTREVISTADORES: (Encargado de la entrevista)

1. ¿Cuánto tiempo tiene de funcionamiento su empresa?

*¿Qué actividad registra su empresa ante la cámara de comercio o la Dian?
*Describa a grandes rasgos el proceso de la empresa; desde encontrar al cliente hasta
el producto final.
*¿Qué actividades promocionales o mercadeo ofrece la empresa?
*¿Cómo desearía mostrar la información en el catálogo de ventas?
*¿Cuáles sería los datos que debe ver el cliente a la hora de hacer su pedido?

*¿Cuáles cree que son los problemas más grandes que tiene la empresa?
*¿Para usted de estos problemas cual es el que necesita una solución más inmediata?
*¿Este problema es una necesidad primordial para el proceso de trabajo de la
empresa?

*¿Han buscado soluciones ha estos problemas o necesidades?

SI…………………………………….NO……………………………………

*¿Qué soluciones han buscado para estos problemas o necesidades?

*¿Si tuvieras la solución en sus manos por cual optaría?

*¿Qué áreas están involucradas en el proceso?

*¿Cuál es su opinión del estado en que se encuentra el proceso?
*¿Cuáles son los insumos que recibe el proceso para ejecutarse correctamente?

2.En este tiempo ¿cómo realiza el control de ingreso y salida de sus mercancías?

3. ¿Cómo lleva el registro de entrada y salida de mercancías?

4. ¿cree usted que, al no tener un control adecuado puede incurrir en perdida de las
mercancías?

5. ¿Alguna vez ha sufrido robo o hurto de mercancías?

6. ¿considera usted importante la implementación de un control de entradas y salidas

de mercancías en su empresa?

7.¿Estaria de acuerdo con la implementación de un registro digital de entradas y salidas

de mercancías?

8.¿Si pudiera calificar en una escala de uno a cinco la confianza en los medios digitales
de inventarios que calificación le daría?

total, confía poco desconfianza confiado total,

desconfianza confianza
1 2 3 4 5

9.¿Cree que es necesario en el mercado actual manejar un sistema de información

para su empresa?
si no Por qué:

10.¿Maneja algún método de marcación de tarjeta para el ingreso y la salida de

personal que labora en sus instalaciones?

11.¿Confiaria usted en la puesta en marcha de formatos para el uso de herramientas,

sustancias, útiles, y otros implementos de trabajo en su empresa?
si no Por qué:

12.¿Considera que sus conocimientos y los de sus colaboradores son adecuados en la

implementación de un sistema digital?

si no Por qué:

13.¿En una escala de uno a diez, donde se ubicaría en el manejo de herramientas

informáticas?
MALO REGULAR BUENO MUY BUENO
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
 DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN PROBLEMA Y SU IDENTIFICACIÓN

La empresa AMBUENSAMBLES S.A.S. es una compañía con mas de diez años en el

mercado, pero su inscripción a la cámara de comercio se esta haciendo hace

aproximadamente unos (3) meses, donde como lo exige el estado o la Dian, también

cámara de comercio, están en la obligación de modernizar sus metododos de

transacción, flujo, cambio, inventarios, y otros factores más para llevar de una mejor

manera todos los procesos que están involucrados en el desarrollo de sus actividades

productivas, comerciales , logísticas y financieras;

Por ende haciendo un análisis de las entrevistas y las encuestas realizadas a algunos

integrantes del cuerpo de trabajo de la empresa, y de acuerdo a los resultados

obtenidos se generó una información importante, para el desarrollo de nuestro proyecto,

el cual se centrara en la digitalización de toda la información de entrada y salida de

todos los productos para la fabricación de los implementos que lleva una ambulancia,

también se implementara este sistema de información con todos los procesos logísticos

y financieros que ejecute la empresa en su diaria labor, esto para generar más

confianza, transparencia y control de los movimientos realizados dentro de la empresa,

es sus componentes funcionales; actualmente llevan un control muy manual en todos

sus procesos, es decir todo en papel y agenda sabiendo que el riesgo de estos

métodos es alto pues la confusión al no tener la capacidad para manejar grandes

volúmenes de información traerá consigo perdidas tanto físicas como de información

sensible o importante, de clientes, proveedores ,empleados, etc.

 PLANTEAR UNA SOLUCIÓN DESDE EL PUNTO DE VISTA DE SISTEMAS

Para tener más clara la identificación del problema nos concentraremos en (2) dos

problemáticas o necesidades, la primera el control logístico y de inventario, es decir de

materiales, herramientas, y todos los productos físicos que se necesiten para el proceso

productivo y de ensamble, para la segunda necesidad se tomara un registro de la

información financiera de entradas y salidas para ser digitalizada, de manera que

puedan tener un control en tiempo real de cuanto están gastando contra lo que están

ganando.

El sistema de información que se plantea llevaría un control total de insumos físicos y

adicionalmente un control de caja, el cual por la sensibilidad del tipo de información

también se implementaría un formato de usuario y contraseña con el cual solo las

personas autorizadas tendrían acceso a la modificación de datos contables, lo cual

permitirá un mejor control de cifras adicionalmente del control de producto de salida y

entrada.
 VALIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN

La validación de la información, se ha hecho a través de la entrevista y de las

encuestas, donde con claridad se evidencio la necesidad de tomar esa información que

ellos llevan actualmente AMBUENSAMBLES S.A.S. y montarla en un programa o

software que diseñaremos de acuerdo al mapa de procesos para una ejecución optima

dentro del cotidiano funcionamiento de la empresa, las personas entre ellas la

propietaria de la empresa esta de manera real muy interesada en la implementación y

estudio de nuestro proyecto de software, es decir estamos en condiciones de trabajar

con ellos y para ellos pues el beneficio será mutuo; para ellos como empresa una

modernización de sus métodos productivos, tambien de crecer como empresa, y

nosotros practicando el conocimiento que a través del SENA nos facilita para el

desarrollo de un sistema de información optimo para la industria y el mercado nacional.