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CONTENIDO
MENSAJE DE NUESTRO PRESIDENTE DE JUNTA DIRECTIVA
INTRODUCCIÓN
FUNDAMENTOS
1. Propósito fundamental, Propuesta de Valor,
Valores Corporativos, Principios Corporativos.
SALUD Y SEGURIDAD
12. Seguridad Industrial y Salud en el trabajo
13. Información confidencial y/o privilegiada
ADMINISTRACIÓN
14. Controles y registros financieros
15. Protección de Activos
16. Administración del código de ética y conducta
17. Carta de compromiso del código de Ética y Conducta Celema S.A.
CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA / CELEMA S.A
Un factor fundamental en el avance y éxito de CELEMA ha sido vivir los valores y principios que integran nuestro Código de Ética y
Conducta. Ante el dinamismo y la rápida evolución de la industria, nuestros valores de Colaboración, Liderazgo e Integridad se
mantienen inalterables y seguirán siendo los pilares que soportan nuestras acciones.
Sin embargo, como parte de nuestro esfuerzo por reforzar la confianza en CELEMA de nuestros colaboradores, clientes, inversionistas,
proveedores y comunidades, debemos actualizar y fortalecer continuamente todos aquellos aspectos que contribuyan a garantizar la
transparencia de nuestras actividades.
Todos tenemos la obligación de observar este Código de Ética y Conducta de CELEMA, no sólo para garantizar que las operaciones que
realizamos cumplan con la ley, sino también para asegurar la aplicación de los más elevados estándares y principios de responsabilidad
social corporativa. También invitamos a preguntar o denunciar malos comportamientos observados.
Estoy seguro que cuento con todo su apoyo, entusiasmo y compromiso para seguir construyendo el futuro como un solo CELEMA, cada
vez más unido por los valores que distinguen a todos los que formamos parte de esta gran empresa.
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CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA / CELEMA S.A
INTRODUCCIÓN
Desde sus inicios en 1960, CELEMA se ha orientado por valores específicos que le han llevado a ser lo que hoy es. Este documento
contiene precisamente los fundamentos que le han servido de guía.
Debemos asegurar que nuestros valores y principios se vivan en todas las regiones donde operamos con el propósito de unificar y al
mismo tiempo fortalecer la identidad de CELEMA.
Nuestro Código de Ética y Conducta de CELEMA fue presentado en el año 2014 por Orlando Ignacio Jiménez López, Presidente de Junta
Directiva, el cual se ha establecido en un marco de referencia basado en la razón de ser de nuestra organización y en los principios que
inspiran nuestro comportamiento diario.
El compromiso de quienes trabajamos en CELEMA es dar vida a este documento, mediante su aplicación en todas nuestras acciones, y
siempre en cumplimiento con las leyes del país donde operamos convencidos de que una cultura basada en los valores CELEMA
fortalece nuestras virtudes y competencias.
Al mismo tiempo, contribuye a incrementar, de manera sostenida, el valor de la compañía para todos los grupos de interés: clientes,
inversionistas, personal, proveedores y comunidades.
Toda persona que trabaja en CELEMA, debe conducir sus acciones de acuerdo al lenguaje y la esencia de este Código.
“Vivir éticamente nos hace mejores personas y dignifica nuestra actividad profesional”.
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FUNDAMENTOS
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1. PROPÓSITO FUNDAMENTAL, PROPUESTA DE VALOR, VALORES QUE NOS DEFINEN, PRINCIPIOS
ORGANIZACIONALES
PROPÓSITO FUNDAMENTAL
“Celema llega al corazón de los Colombianos con productos deliciosamente naturales”
PROPUESTA DE VALOR
“Para que disfrutes momentos especiales ponemos en tus manos productos naturales, nutritivos, y prácticos con el mejor precio y
excelente calidad”
MODELO DE NEGOCIO
Un modelo productor orientado a la eficacia y la calidad. Con una disciplina de mercado basada en excelencia operativa;
posicionamiento enfocado en lácteos, sus derivados y bebidas naturales.
VALORES
Con nuestros valores en CELEMA buscamos la excelencia en nuestros resultados y forjamos relaciones perdurables basadas en la confianza, al
vivir con intensidad nuestros valores esenciales de Respeto, Confianza, Calidad y Pasión.
Respeto
Es una de las bases sobre la cual se sustenta la ética y la moral en cualquier campo y en cualquier situación en la cual se
encuentre el personal. El respeto es aceptar y comprender las ideas de los demás para trabajar por el bien común de la empresa.
Reconocemos, aplaudimos y fomentamos las buenas acciones y las buenas causas, así como también corregimos todos aquellos
comportamientos que afectan de alguna manera a los funcionarios y colaboradores de la empresa.
Nuestras relaciones se caracterizan por tratar a cada miembro de la organización o de sus grupos de interés con equidad e
imparcialidad según el sentido natural de la justicia, y por ofrecer un trato acorde con los méritos obtenidos.
Profesamos el respeto a la dignidad humana de nuestros clientes, funcionarios y de todas las demás personas con las que
interactuemos, así como al entorno y al medio ambiente. Respetamos las diferencias, somos tolerantes ante la diversidad dentro
del marco de nuestros principios y valores, y procuramos mantener el ánimo conciliatorio en todas nuestras relaciones.
a) Hacia el funcionario: respetamos a nuestros funcionarios en su integridad física, anímica, moral y en sus convicciones
personales. Nuestro recurso humano debe experimentar un ambiente de libertad y pertenencia. Este es uno de los conceptos
que más apreciamos y que indiscutiblemente nos caracteriza.
b) Hacia el cliente: nuestros clientes nos prefieren porque reciben un trato justo y amable, se atienden sus sugerencias, quejas
y reclamaciones, y adicionalmente nos encontramos en la disposición de comprender sus puntos de vista.
c) Hacia la comunidad: Toda persona, aunque no se relacione directamente con nuestra organización, merece respeto y buen
trato, por lo cual procuramos que las comunidades cercanas a nuestro entorno, se beneficien con nuestra presencia.
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d) Hacia el Medio ambiente: El desarrollo sostenible se logra conservando el medio ambiente, por lo tanto, vamos más allá de
las obligaciones naturales para de esta forma preservar nuestro hábitat.
Confianza
Se entiende por tal, la actitud y la manifestación permanente de coherencia en la actuación cotidiana personal y organizacional
regida por el sano comportamiento humano y por los principios legales y morales, bajo el marco general diseñado por los
mandatos constitucionales, legales y reglamentarios.
Es la obligación que tienen los funcionarios de obrar de manera honesta, íntegra, franca, fiel, objetiva con un gran sentido de
pertenencia hacia CELEMA de tal manera que sus actuaciones siempre tengan como principal objetivo alcanzar las metas de la
Entidad y por ende generar valor para sus clientes. Entre otras conductas, son expresión del valor de Confianza:
Asumimos con empeño, dedicación y seriedad nuestros compromisos, respaldando las leyes y normas establecidas.
Calidad
La calidad para nosotros es el arte de cumplir de manera puntual y ordenada los compromisos que adquirimos. La calidad está
presente en todas las actividades que desarrollamos, facilita el logro y el mejor desempeño de nuestro trabajo, nos hace
confiables ante nuestros clientes y es indispensable para alcanzar la excelencia.
Se entiende como tal la actuación de los funcionarios vinculados al desarrollo de las actividades de inversión de CELEMA con
fundamento en información seria, completa y objetiva. En tal sentido, éstos enfatizarán el desarrollo de su capacidad profesional
y la adquisición de las habilidades y destrezas orientadas a la acción ética, idónea y eficiente pensando en el beneficio
institucional.
Pasión
Luchamos con firmeza, disciplina, empeño y dedicación por el logro de nuestras metas, buscamos hacer las cosas con el alma,
no desfallecemos ante la adversidad.
Es un esfuerzo continuo y un valor fundamental que se hace con alegría; siempre es gratificante para un funcionario iniciar y
terminar un proyecto. Presentamos una actitud maravillosa ante la vida, un ambiente alegre es grato para todos. Somos positivos,
alegres y optimistas aún en los momentos difíciles.
Entusiastas para afrontar nuevos retos y realizar nuestro trabajo. Contamos con la risa como el mejor aliado contra las tensiones
y preocupaciones.
Nos sentimos comprometidos con nuestra compañía y con lo que ella representa. Estamos orgullosos de pertenecer a CELEMA
que comparte una cultura con principios y valores comunes.
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PRINCIPIOS ORGANIZACIONALES
Generación de valor
Los gestores de las empresas privadas tenemos la obligación de velar porque estas produzcan utilidades e incrementen su valor
patrimonial. Por ello creemos indispensable seguir los siguientes postulados:
a) Medir los riesgos implícitos en los negocios, productos y actividades en que nos comprometemos y asumir con prudencia las
contingencias correspondientes.
b) Enfocar nuestros esfuerzos hacia la fidelidad y la satisfacción de nuestros clientes.
c) Mantener un espíritu innovador para desarrollar permanentemente nuevos productos y servicios.
d) Ser proactivos ante el cambio. Aprovechar oportunidades y abandonar negocios, productos y actividades que presenten
perspectivas de bajo rendimiento en el mediano o largo plazo.
e) Contar con personal disciplinado, talentoso e idóneo, creativo e innovador.
f) Contar con sistemas y tecnología modernos.
Servicio
El éxito de nuestra propuesta de valor, en lo que atañe a enfocarnos en los clientes, está directamente vinculado a la calidad de
nuestro servicio. Este debe satisfacer y superar las expectativas de quien lo recibe. Los atributos del Servicio en CELEMA son:
Amabilidad, Confiabilidad, productos de alta calidad y al mejor precio, Oportunidad y Deleite.
Compromiso Social
Somos solidarios con la sociedad en la que vivimos. Apoyamos la democracia, el desarrollo social y la conservación del medio
ambiente. Trabajamos por un país mejor.
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2. NUESTRA GENTE Y DERECHOS HUMANOS
En CELEMA nuestra gente es una ventaja competitiva, nuestra compañía promueve el ambiente apropiado para el
desarrollo integral. Quienes formamos parte de esta empresa debemos contribuir al logro de su Propuesta de Valor, a
través de un comportamiento que refleje consistentemente los principios y valores que compartimos e incorporamos.
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RESPONSABILIDAD DE LA GENTE
Se espera de nosotros que:
Conozcamos la Propuesta de Valor y La Mega de Celema y contribuyamos a su logro mediante la práctica de los valores
compartidos en la empresa, y el cumplimiento de lo establecido en nuestro Código de Ética y Conducta de CELEMA.
Conozcamos, entendamos, cumplamos y aseguremos que se cumplan las políticas y reglamentos internos de CELEMA.
Dediquemos a la empresa nuestro talento y mejor esfuerzo.
Compartamos nuestro conocimiento y experiencia para hbeneficio de CELEMA y sus grupos de interés.
Cumplamos con nuestros compromisos de manera consistente, honesta y responsable.
Respondamos por nuestra formación y desarrollo, y busquemos en todo momento aprovechar las oportunidades de desarrollo que
CELEMA proporciona.
Contribuyamos en el fomento de la colaboración y el Trabajo en equipo.
Cumplamos y aseguremos que se cumplan los estándares de salud y seguridad.
Proyectemos con el buen ejemplo, la imagen de la empresa dentro y fuera de las instalaciones.
Acerquémonos cada vez que tengamos alguna duda o hayamos observado un posible comportamientoinadecuado.
Enfatizar el cumplimiento de los derechos fundamentales y cumplir en todo momento con las prohibiciones legales relativas a
esclavitud y trabajo infantil, así como evitar cualquier tipo de acto de discriminación.
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Tomar decisiones laborales considerando sólo el mérito individual y evitar discriminación debido a cualquier rasgo, factor o
característica individual tal como edad, raza, sexo, etnicidad, religión, capacidad diferente, estado civil u orientación sexual, entre
otros.
Dar prioridad en proveer un ambiente de trabajo seguro, sano, productivo y digno.
Reconocer el derecho a la libertad de asociación.
Mejorar nuestros procesos y procedimientos para minimizar el impacto al medio ambiente y las comunidades en las que
operamos.
Es necesario para alcanzar los objetivos y ejecutar nuestras operaciones que todos los que trabajamos en CELEMA cumplamos con
los principios que fundan los derechos humanos fundamentales. Adicionalmente, es nuestra responsabilidad reportar cualquier
posible violación a estos derechos, lo anterior incluye cualquier acto de represalias que alguien pudiera haber experimentado por
defender sus derechos humanos o el de otros.
No dudes en contactar a tu departamento de Recursos Humanos, para reportar alguna violación.
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3. RELACIÓN CON LOS CLIENTES Y TÉRMINOS DE LAS NEGOCIACIONES SELECCIÓN DE MERCADOS
El propósito de CELEMA es ser la mejor opción para sus clientes. Es por eso que tiene con ellos un trato de profesionalismo
e integridad, al tiempo que les suministra servicios y productos de calidad, oportunamente y en el lugar acordado.
También la empresa y quienes la integramos buscamos actuar en forma innovadora y proactiva, de modo que superemos
las expectativas de nuestros clientes, nos anticipemos a sus necesidades, y con ello aseguremos una relación duradera
de mutuo beneficio.
SELECCIÓN DE MERCADOS
Al escoger a sus clientes y/o mercados, con excepción de restricciones legales, CELEMA no establece diferencias discriminatorias
de ningún tipo, sino que selecciona sus mercados en base a criterios de negocio. La discriminación ilegal es una violación a nuestro
Código y a las leyes de libre competencia, por tal motivo dichos actos no serán tolerados. Si eres testigo o sospechas de cualquier
discriminación ilegal en contra de un cliente o mercado reporta la situación inmediatamente al área de Gestión del Riesgo.
COMPROMISOS Y PROMESAS
Uno de los valores dentro de la empresa es brindar un trato a los clientes en el que, por un lado, se distingan la integridad y el
profesionalismo y, por otro, se excluya la arrogancia.
Para crear y mantener esta confianza y credibilidad entre CELEMA y sus clientes, tenemos como principio establecer como
compromiso sólo aquello con lo que podamos cumplir cabalmente. Ahora bien, si por circunstancias imprevistas no resulta posible
concretar el compromiso contraído, es obligación de la persona involucrada informar a su jefe inmediato y al cliente.
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CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA / CELEMA S.A
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Conflictos de interés y oportunidades comerciales
Regalos, atenciones y otras cortesías
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4. RELACIÓN CON LOS PROVEEDORES Y TÉRMINOS DE LAS NEGOCIACIONES
El desarrollo de relaciones de confianza y mutuo beneficio con los proveedores ha contribuido al éxito de CELEMA Por tal
motivo, buscamos que nuestras relaciones con ellos se manejen siempre con transparencia, de modo que les aseguremos
igualdad de oportunidades, respeto e Integridad.
Uno de los principios que nos mueven en CELEMA es el respeto de los acuerdos y compromisos establecidos en nuestros contratos.
Respetamos también los derechos de propiedad intelectual e industrial y por ello el personal no puede establecer relaciones
comerciales con contratistas o proveedores que no demuestren que están debidamente autorizados para el uso o comercialización
de productos y servicios sujetos a pago de regalías o derechos de propiedad intelectual o industrial a terceros, así como la
autenticidad y licitud de los mismos.
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Los criterios de selección de proveedores son precio competitivo, calidad, Experiencia y servicio. Si un empleado de CELEMA duda
sobre el carácter legal de una práctica, o tiene duda ante cualquier ley, regulación o estándar, debe dirigirse al área de Gestión del
Riesgo.
ÉTICA COMERCIAL:
Los Proveedores deben comprometerse a cumplir con las normas más estrictas de conducta ética cuando tratan con trabajadores,
proveedores, autoridades gubernamentales y de reglamentación, y con la Empresa. Las formas de actividad ilícita o inapropiada, que
incluyen, entre otras, corrupción, declaraciones falsas, extorsión, malversación o soborno, están estrictamente prohibidas y pueden
generar la rescisión de los acuerdos celebrados con la Empresa y el inicio de acciones legales.
SUBCONTRATISTAS:
Los Proveedores deben garantizar que los subcontratistas que empleen han implementado prácticas éticas y comerciales similares
a las normas y las prácticas de la Empresa.
AUDITORÍAS E INSPECCIONES:
La verificación del cumplimiento está sujeta a auditorías por parte de la Empresa o de un tercero designado por ella.
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5. RELACIÓN CON LA COMUNIDAD
En CELEMA nos hemos comprometido a promover y contribuir al desarrollo de las comunidades en las que operamos, sin
que ello suponga crear dependencias. Buscamos cuidar el medio ambiente y procuramos el beneficio mutuo, para lo que
mantenemos siempre un canal de comunicación abierto con las comunidades.
Como un vecino más en las comunidades en donde operamos y como parte de nuestra responsabilidad social, en CELEMA participamos
directamente o a través de organizaciones reconocidas en programas y actividades que promueven la integración, el desarrollo y la
mejoría en la calidad de vida de las comunidades.
La participación de CELEMA puede significar presencia, asesoría, gestoría, patrocinios u otra clase de apoyos específicos, con
frecuencia vinculados con nuestros productos, equipos y servicios. Para que nuestra organización participe en proyectos de desarrollo
comunitario, dicha participación debe sujetarse a lo siguiente:
Contemplar programas, acciones o patrocinios avalados o apoyados por las autoridades locales.
No estar prohibida por la ley.
Estar aprobada por la dirección.
No significar asumir las obligaciones y responsabilidades fundamentales de las entidades gubernamentales, de otras
empresas o de la misma comunidad.
No generar o propiciar dependencia hacia el apoyo de CELEMA.
Estar orientada al desarrollo de la comunidad al fomentar la cultura, la salud, la educación, el deporte o el medio ambiente.
Como empleados de CELEMA no debemos comprometer el futuro de la compañía ni la calidad de su relación con las comunidades en
que opera.
Se espera que la conducta del personal de CELEMA en su comunidad refleje los valores mismos que promovemos como empresa.
CELEMA apoya la participación de su gente en aquellas actividades y/o eventos que contribuyen al desarrollo de la comunidad o en
asociaciones que lo promueven, siempre y cuando estas actividades no interfieran con el cumplimiento y/o desempeño de sus
funciones.
Cuando participemos en dichas actividades, ya sea en nuestro tiempo libre o bien, durante horario laboral con consentimiento de la
empresa, no debemos generar falsas expectativas o promesas sobre posibles apoyos o contribuciones que la empresa pueda
proporcionar.
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Nuestra gente y derechos humanos
Relación con los proveedores y términos de las negociaciones.
Responsabilidad ambiental
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6. CUMPLIMIENTO DE LEYES DE LIBRE COMPETENCIA
La libre competencia se ocupa de los intereses de los consumidores y de la libre y leal competencia mediante un entorno
competitivo y la prohibición de conductas que la impiden.
El cumplimiento de las leyes aplicables es parte fundamental de nuestros Valores corporativos. Esto es particularmente
importante en nuestro cumplimiento de la legislación de libre competencia, lo cual representa no solo una buena práctica
de negocios, sino que la falta de cumplimiento de dicha legislación puede dañar severamente a la compañía y a sus
empleados. Los empleados de CELEMA deben asegurar que todas las actividades de la compañía se hacen en
cumplimiento de las leyes y regulaciones locales y de las políticas propias de la compañía.
Los empleados de CELEMA tenemos la responsabilidad de informar a nuestro Departamento de Riesgos sobre cualquier
práctica comercial indebida, sea actual o potencial, de la que tengamos conocimiento, así como consultar en caso de que
tener alguna duda de alguna práctica o actividad específica.
La empresa y sus colaboradores son conscientes de la importancia de una libre y sana competencia en el mercado y de los beneficios
que esta genera para la Empresa, El Consumidor y la Economía Nacional.
La empresa espera y requiere un estricto seguimiento alcumplimiento de las normas de competencia y a los estándares previstos en
este Código de ética y conducta, y se compromete a revisarlo en la medida en que las circunstancias legales o de mercado lo ameriten.
Los colaboradores de la empresa tienen la obligación de respetar la legislación vigente. Son conscientes de que la infracción a las
normas sobre libre competencia, además de ser un comportamiento reprochable, genera sanciones para la empresa y afecta su
reputación.
Todas las actuaciones de la empresa y de sus colaboradores se enmarcan dentro de los principios y lineamientos establecidos en las
normas que promueven y protegen un mercado competitivo, leal y transparente.
Los miembros de la empresa, cuyas actividades pudieran generar riesgo de infracción a las normas de competencia, tienen el
compromiso de leer y cumplir la legislación en materia de competencia así como este código de ética y conducta.
ACTUACIONES PROMOVIDAS
Observa, repasa e interioriza las normas sobre competencia, así como los principios y valores que la inspiran en este
aspecto.
Compite vigorosamente en el mercado respetando en todo momento las normas sobre protección a la libre y leal
competencia.
Difunde las normas sobre competencia de manera permanente entre sus colaboradores.
Maneja la información reservada bajo protocolos de confidencialidad, indicando los usos que se le puede dar y los que
no se le puede dar.
ACTOS PROHIBIDOS
Incumplir las normas sobre publicidad contenidas en el Estatuto de Protección al Consumidor.
Negarse a contratar sin una justificación económica y razonable o como retaliación a la política de precios del otro
competidor y/o distribuidor.
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CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA / CELEMA S.A
Ejercer presión sobre terceros ni motivar para que aumenten los precios de sus productos o para que desista de su
intención de rebajarlos.
Generar diferenciaciones arbitrarias y subjetivas entre sus distribuidores, clientes y/o terceros.
Imponer precios de Reventa. Sin embargo, sugerir precios sí es posible y ésta es una práctica aceptada. Es importante que se
deje clara la libertad de los comercializadores para moverse dentro de los rangos de precios que son competitivos.
Realizar Cualquier Otro Comportamiento que pueda llegar a considerarse como abusivo o que afecte la libre
competencia.
ACUERDOS PROHIBIDOS
Repartir Mercados Con Competidores.
Determinar con competidores estrategias o asuntos relevantes en el desempeño de la actividad, tales como el volumen de
producción de cada uno.
Impedir a un competidor tener acceso a materias primas.
Establecer condiciones que limiten el acceso de otros competidores, los distribuidores, clientes o terceros al mercado.
Establecer condiciones que representen un Trato Discriminatorio arbitrario para con otros competidores, distribuidores
clientes o terceros.
Fijar directa o indirectamente los precios de los productos o los procedimientos para fijarlos.
Obligar a que la venta de un producto esté atada a una obligación adicional que no es natural al contrato que se celebra.
Obligar a que la venta de un producto esté atada a la aceptación de otro producto que no desea el comprador.
Abstenerse de producir un bien o reducir sus niveles de producción con el fin de crear un efecto negativo en el mercado.
Acceder a peticiones o presiones indebidas de productores/ distribuidores.
Unirse con quienes compite en una licitación para afectar su resultado.
ACTUACIONES PROHIBIDAS
Vender por debajo de costos con el fin de eliminar a sus competidores o prevenir la entrada o expansión de los
mismos.
Obligar a que la venta de un producto esté atada a una obligación adicional que no es natural al contrato que se celebra.
Obligar a que la venta de un producto esté atada a la aceptación de otro producto que no desea el comprador.
Aplicar condiciones diferentes a operaciones similares creando arbitrariamente condiciones desiguales para
competidores, distribuidores, clientes o terceros similares.
Fijar precios discriminatorios en el territorio colombiano, que no corresponden a la estructura de costos de la
operación, con el propósito o el efecto de disminuir o eliminar la competencia en alguna parte del país.
Divulgar información confidencial sobre el negocio de otro agente del mercado u obtener fraudulentamente información
confidencial.
Crear confusión o inducir al público a error sobre la procedencia de los productos, y/o sobre las características de los
productos o establecimientos de sus competidores.
Desacreditar la actividad, los productos y/o establecimientos de sus competidores, salvo que sea con fundamento en
hechos exactos, verdaderos y pertinentes .
Acordar con competidores negarse a vender a un tercero, salvo que se trate de una cláusula de exclusividad legítima o
fruto de un Joint Venture o estrategia apropiada.
Comparar la actividad, los productos y/o establecimientos de sus competidores con los suyos cuando sus productos y/o
establecimientos no son comparables y/o utilizando indicaciones o afirmaciones incorrectas o falsas.
Celebrar acuerdos de precios o de repartición de mercado con competidores. La mayoría de las veces estos acuerdos
son anticompetitivos y por lo tanto sancionatorios.
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PRECAUCIONES ADICIONALES
Cuando podamos tener “Posición Dominante”Si nuestra compañía tiene o puede llegar a tener el poder de dominar un mercado o
región geográfica, se deberán tener precauciones adicionales para evitar tácticas que pudieran ser interpretadas como intenciones
de excluir o dañar a competidores presentes o potenciales. Las acciones competitivas deberán estar siempre justificadas con
argumentos sólidos de negocio. Es inapropiado el apuntar a una compañía en particular o emprender esfuerzos para eliminar a un
competidor del negocio.
Frecuentemente, las autoridades utilizan documentos de la propia compañía (ejemplo: correos electrónicos, notas o apuntes
escritos) para probar conductas ilegales. Por lo tanto, para prevenir cualquier interpretación incorrecta, se debe evitar el uso de
lenguaje inapropiado o descuidado en los documentos de negocio.
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Todos los miembros de la empresa tienen el deber de reportar acciones que generen o puedan generar riesgos de incumplir las
normas de competencia.
La empresa monitoreará el cumplimiento de las normas y actualizará cuando sea necesario el código de ética y conducta.
Temas Relacionados
Relación con clientes y términos de las negociaciones
Relación con los proveedores y términos de las negociaciones
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7. ANTI-SOBORNO
Rechazamos cualquier tipo de acto de corrupción. Dar o recibir sobornos es ilegal, altamente no ético y puede ocasionar
consecuencias severas para todas las personas involucradas, incluyendo privación de la libertad de las personas y
fuertes multas para la compañía. Estamos comprometidos en conducir nuestras operaciones de manera transparente e
integra, por lo que todas nuestras transacciones deben cumplir con las leyes anti-corrupción, incluyendo los
requerimientos de mantener libros contables y registros completos y precisos.
De acuerdo a las leyes anti-corrupción internacionales, no debemos prometer, ofrecer, comprometer, pagar, prestar, dar o de manera
alguna transferir cosas de valor a un agente o funcionario de gobierno, en aquellos casos en los que la contribución sea ilegal. Esto
incluye desde contribuciones en dinero en efectivo, hasta contribuciones indirectas, como puede ser el caso de autorizar al
funcionario a usar los recursos o instalaciones de la empresa. Contribuciones legales requieren la debida autorización del Gerente
General y deberá ser registrada contablemente.
Todos los regalos, gastos de viaje y entretenimiento deben quedar registrados apegados estrictamente a lo establecido por las
políticas y procedimientos promulgados por CELEMA.
Negociar con funcionarios de gobierno puede ser complejo, existen muchas leyes y procedimientos de los cuales hay que estar
pendientes. Abajo encontrarás una serie de escenarios que presentan situaciones inapropiadas, y que pudieran violar las leyes
anti-corrupción:
Un candidato de un partido político pidiendo a CELEMA una contribución ilegal, ya sea para su campaña, o para apoyar un
programa o causa impulsada por el candidato.
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CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA / CELEMA S.A
Un oficial de gobierno exigiendo un pago en efectivo con el fin de garantizar algún proyecto o contrato o autorizaciones para
llevarlo acabo.
Un agente solicitando reembolso de sus gastos personales en los que incurrió por visitar instalaciones de CELEMA y lo cual no
está pactado previamente.
Una tercera persona actuando en representación de CELEMA ofreciendo un soborno.
Un empleado de CELEMA invitando a comer a un funcionario a un restaurante de lujo, y no registrando dichos gastos en la
contabilidad de la empresa.
En caso de que te enfrentes a situaciones similares a las anteriores, debes buscar asesoría inmediata por medio de tu área de
Gestión del Riesgo antes de continuar.
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8. PREVINIENDO LAVADO DE ACTIVOS
El lavado de activos se entiende como cualquier transacción o serie de transacciones llevadas a cabo para esconder el
origen real de fondos ilícitos o para hacerlos ver como que han sido obtenidos de actividades legítimas. Lo anterior puede
incluir el esconder los orígenes de activos de procedencia.
CELEMA está comprometido a nunca facilitar o apoyar el lavado de activos. Estamos comprometidos a:
Siempre cumplir con las leyes y regulaciones aplicables relativas al lavado de activos;
Minimizar el riesgo de lavado de activos y evitar involucrarnos en arreglos u operaciones que puedan ser o estén relacionados con
activos de origen delictivo; y
Tomar las acciones apropiadas para evaluar nuestras relaciones comerciales para asegurar su integridad.
En caso de que usted tenga alguna preocupación sobre pagos o transacciones que pudieran estar sujetos a las señales de alerta
mencionadas anteriormente, deberá reportar dicha preocupación en Gestión del Riesgo.
Si durante el desarrollo de negocios con alguna contraparte, dicha contraparte se niega a proporcionar información sobre su identidad
o detalles de la transacción, o si usted sospecha alguna participación en actividades de lavado de activos, deberá reportar y enviar
inmediatamente dichas preocupaciones al área de Gestión del Riesgo.
En CELEMA, lo invitamos a no hacer negocios con persona alguna que se sepa que se haya involucrado o que sea sospechosa de
crímenes relacionados con Transacciones comerciales; si un tercero le solicita discutir preocupaciones de lavado de activos, le
solicitamos que lo consulte previamente con el área de Gestión del Riesgo; nunca esconder dinero que tenga o pueda tener origen
delictivo; y nunca formar parte de arreglos que involucren activos de origen delictivo.
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9. CONFLICTO DE INTERES Y OPORTUNIDADES COMERCIALES
Todos los que trabajamos en CELEMA tenemos la obligación de actuar con honestidad y ética, buscando siempre la
protección de los intereses de la compañía. La gente CELEMA debe evitar situaciones que signifiquen o pudieran significar
un conflicto entre intereses personales y los de nuestra compañía.
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CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA / CELEMA S.A
CELEMA busca mantener sus operaciones libre de conflictos provenientes de prácticas desleales de su personal. El personal de
CELEMA debe evitar situaciones que den lugar a conflictos de interés entre intereses personales e intereses de CELEMA. Esas
situaciones deben ser notificadas por medio de Gestión del Riesgo.
Es obligación de toda persona que trabaja en CELEMA notificar a su jefe inmediato si tiene familiares propietarios de negocios que
sean o pretendan ser proveedores o clientes de nuestra empresa.
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CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA / CELEMA S.A
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Anti-Soborno
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Información confidencial y/o privilegiada
Protección de activos
No está permitido que estructuremos o busquemos estructurar una negociación en base a un regalo, atención y cortesía de parte de un
cliente, proveedor, consultor, proveedor de servicio o cualquier otra tercera persona.
Adicionalmente, no se permite recibir regalos, servicios u otras cortesías de parte de terceros, excepto cuando sean legítimos
materiales promocionales o atenciones en línea con estándares y prácticas aceptables de negocio. En caso de aceptar, dichas cortesías
deberán contar con autorización por escrito del Gerente General y sobre todo, no deben comprometer o dar la apariencia de
comprometer tu integridad u objetividad, o crear una expectativa de obligación para con la tercera persona.
No debemos solicitar, negociar o aceptar descuentos o cortesías de parte de proveedores, consultores o prestadores de servicio para
beneficio propio o de otros a menos que dicha acción sea legal, ética y una práctica de negocio generalmente aceptada entre CELEMA
y la tercera persona.
Tampoco debes solicitar o aceptar donaciones con fines altruísticos de parte de clientes, proveedores, consultores o prestadores de
servicio, a menos que CELEMA, en colaboración con otras compañías, decida apoyar dichas campañas o asociaciones.
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CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA / CELEMA S.A
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11. RESPONSABILIDAD AMBIENTAL
Para Celema es parte de nuestra filosofía y prioridad desarrollar nuestras operaciones en armonía con la naturaleza. Nos
comprometemos con el desarrollo sostenible, realizando esfuerzos para mitigar los impactos ambientales, propios de
nuestra actividad económica.
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Relaciones con la Comunidad
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CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA / CELEMA S.A
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12. SEGURIDAD INDUSTRIAL Y SALUD EN EL TRABAJO
CELEMA da la más alta prioridad a salvaguardar la seguridad y salud de su gente. Estamos comprometidos a realizar
nuestras operaciones de una manera segura y eficiente y a procurar el bienestar de todos aquellos que se encuentren en
nuestras instalaciones y que pudieran ser afectados por nuestras actividades.
Todo el personal, proveedores y contratistas deben reportar o eliminar cualquier actividad que pudiera ser considerada como
riesgosa.
Los Directivos son responsables que se desempeñen las actividades bajo estándares de prevención. Se espera que visiblemente
demuestren comportamientos y compromiso para asegurar que la seguridad y salud en el trabajo sea considerada una prioridad.
Estamos comprometidos en mantener en CELEMA un ambiente de trabajo seguro y que apoye el bienestar de nuestros empleados.
Proveemos a nuestra gente entrenamiento para que puedan identificar riesgos en el ambiente.
CELEMA espera que todo el personal y contratistas, cumplan con todas las leyes y regulaciones de seguridad y salud en el trabajo,
así como las políticas, prácticas, sistemas y procedimientos de CELEMA.
Quien atiende servicios de contratistas o personal externo debe asegurarse que éste se apegue también a las disposiciones que en
materia de seguridad y salud en el trabajo sigue el propio personal de CELEMA.
Las personas que trabajamos en CELEMA participamos proactivamente en el diseño e implementación de las medidas de seguridad
necesarias para la protección de los activos a nuestro cuidado. Así mismo, estamos conscientes de la necesidad de respetar y hacer
respetar las disposiciones de seguridad, así como de reportar cualquier acto que ponga en riesgo a los empleados, los centros de
trabajo o las comunidades en donde operamos.
Temas Relacionados:
Relaciones con la Comunidad
Responsabilidad Ambiental
Protección de activos
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INFORMACIÓN CONFIDENCIAL
Se considera información confidencial, aquella que reciban los funcionarios en desarrollo o con ocasión de su vinculación a la
entidad, tanto de propiedad de la entidad, como información que los funcionarios hayan recibido de terceros, incluyendo, sin
limitación, cualquier información de carácter legal, contable, tributario, técnico, tecnológico, financiero o comercial de la entidad o
de los terceros, de los socios o accionistas, y/o de los clientes de ambos.
INFORMACIÓN PRIVILEGIADA
Se considera información privilegiada a aquella que está sujeta a reserva, así como la que no ha sido dado a conocer al público.
Tales como:
Información contable y proyecciones financieras, Fusiones, adquisiciones, asociaciones, planes de expansión y planes de negocio.
Políticas y prácticas comerciales y operativas
Controversias judiciales o administrativas
Cambios organizacionales
Investigación y desarrollo de nuevos productos
Información personal de los empleados de CELEMA
Propiedad intelectual e industrial, tal como secretos industriales, marcas registradas, patentes y derechos de autor.
Listados de clientes y proveedores, estructuras y políticas de precios
Entre otras:
Cuando por razón justificada se revele o comunique información confidencial o privilegiada a personal de CELEMA, siempre debe
advertirse sobre la naturaleza de“confidencialidad”. En el caso en que se trate de terceros, debe obtenerse de ellos una Carta
Compromiso de Confidencialidad.
Está prohibido hacer uso de la información confidencial o privilegiada para obtener un beneficio o lucro propio, sea directamente o
a través de otra persona; esto puede ocasionar pérdidas, daños o menoscabo de los intereses de CELEMA.
El mal uso de información confidencial o privilegiada puede tener consecuencias civiles o penales, sin perjuicio de la acción
disciplinaria que para este caso establece la compañía.
Salvaguardar la información de carácter confidencial o privilegiada es obligación y compromiso de accionistas, Junta Directiva,
Directivos, Colaboradores, en general, auditores externos, prestadores de servicios, proveedores y clientes de CELEMA.
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Sujeto a lo previsto por la legislación, los inventos, mejoras, innovaciones y desarrollos generados por quienes laboramos en
CELEMA, en relación directa con nuestro trabajo y responsabilidades, son propiedad de la empresa.
Finalmente, así como tenemos la obligación de proteger la información de las empresas en las que anteriormente hemos laborado,
también tenemos la obligación de proteger la información confidencial o privilegiada de CELEMA después de separarnos de ésta.
Temas Relacionados:
Conflictos de interés y oportunidades comerciales
Controles y registros financieros
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14. CONTROLES Y REGISTROS FINANCIEROS
CELEMA busca mantener y fortalecer la credibilidad y la confianza a través de una comunicación efectiva. Del mismo
modo, la compañía adopta la responsabilidad de comunicar de manera oportuna información fidedigna y, completa en
todos los aspectos, sobre la condición financiera y los resultados de las operaciones de CELEMA. Por consiguiente, los
empleados de CELEMA debemos garantizar, en los ámbitos de nuestra responsabilidad, que los registros financieros
reflejen la realidad, que los controles sean efectivos, que los reportes y documentos sujetos a revisión de las autoridades
gubernamentales y cualquier comunicación sean hechos públicos de manera oportuna e incluyan información real,
precisa y completa.
Los registros financieros incluyen documentos como estados financieros, informes, declaraciones fiscales, soportes y otros similares
que reflejan las operaciones de nuestra compañía. Los controles financieros son los procedimientos relacionados con la salvaguarda
de los activos y la confiabilidad de los registros financieros, incluidos los lineamientos de autorización de transacciones.
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Cualquier preocupación relacionada con asuntos contables, de controles internos y registros financieros o de auditoría, debe ser
reportada directamente al área de Gestión del Riesgo.
Con relación a la actividad de auditoría interna esta adopta criterios de independencia y objetividad de aseguramiento y consulta para
el ejercicio de la misma.
Temas Relacionados:
Información confidencial y privilegiada.
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15. PROTECCION DE ACTIVOS
El buen uso y la salvaguarda de los activos de CELEMA son elementos fundamentales que contribuyen al logro de
nuestra Propuesta de valor. Los activos son todos los bienes tangibles e intangibles propiedad de la organización, tales
como edificios, maquinaria y equipo, inventarios, efectivo, cuentas por cobrar, acciones y valores. Los activos también
incluyen información, inventos, planes de negocio, patentes y marcas, nombres comerciales, identidad e imagen
corporativa, tecnología de información, entre otros.
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USO DE ACTIVOS PARA BENEFICIO PERSONAL Y OTROS FINES DISTINTOS A LOS ESTABLECIDOS EN LAS
POLÍTICAS
Los activos propiedad de CELEMA así como los servicios de que disponemos los que trabajamos en la empresa, son para ser usados
en el desempeño de nuestra función y en beneficio de la empresa misma. De ningún modo pueden ser utilizados con propósitos
diferentes, si no se cuenta con la autorización por escrito del superior inmediato.
En el caso en que estos activos y/o servicios sean utilizados para fines caritativos o de donaciones, es necesario la autorización
correspondiente por escrito del Gerente Financiero y Administrativo o el Gerente General de la Compañía.
Documentos relacionados
Conflicto de intereses y oportunidades comerciales
Seguridad Industrial y Salud en el trabajo
Información confidencial y/o privilegiada
Controles y registros financieros
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16. ADMINISTRACION DEL CODIGO DE ETICA Y CONDUCTA
Con el fin de promover la práctica de los valores en la organización y de estructurar la manera de resolver los dilemas
éticos, se establece en este apartado un mecanismo para la administración del Código de Ética y Conducta CELEMA.
CELEMA invita a todos sus empleados a reportar las sospechas de violación. La compañía investigará a profundidad cualquier reporte
hecho de buena fe. Más aún, CELEMA no tolerará ningún tipo de represalia por denuncias o reportes hechos de buena fe. La
comunicación abierta de situaciones e inquietudes por parte de los empleados sin temor a consecuencias negativas es vital para la
adecuada implementación de nuestro Código.
Todos los que trabajamos en CELEMA debemos cooperar en las investigaciones internas de temas de ética. La información presentada
con relación a los casos reportados recibirá una respuesta expedita, profesional y confidencial.
Nuestro Código de Ética y Conducta CELEMA es aplicable a toda la organización y es nuestra responsabilidad cumplirlo y hacerlo
cumplir.
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CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA / CELEMA S.A
Para este fin, se han establecido diferentes canales de comunicación que el personal de CELEMA puede utilizar para resolver dudas
acerca del Código de Ética y Conducta CELEMA, realizar sugerencias, informar sobre casos de ejemplaridad donde se promuevan los
valores, o bien, evidenciar conductas indebidas dentro de la organización.
No siempre es sencillo definir y juzgar si una situación viola las disposiciones de este Código de Ética y Conducta CELEMA. Se espera
que cualquier duda sobre el carácter legal y/o ético de una situación sea reportada a la instancia correspondiente. Por lo tanto, cuentas
con el área de Gestión del Riesgo.
SISTEMA DE CONSECUENCIAS
Vivir intensamente nuestros Valores nos beneficia en lo personal y a quienes nos rodean; la empresa lo fomenta y reconoce
públicamente los casos ejemplares. Es por ello que cuando una persona incurra en una conducta perjudicial para la organización,
habrá una consecuencia, que puede ir desde una amonestación hasta el despido, sin perjuicio de cualquier acción, obligación o
sanción que resulte de la ley vigente o el Reglamento Interno de Trabajo.
Recuerda que los directivos tienen la responsabilidad de ser ejemplo en la práctica y promoción de Valores; esto implica dar
reconocimiento a su equipo, así como aplicar las sanciones oportunamente en caso de que el personal a su cargo haya incurrido en
una conducta no deseada.
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17. CARTA DE COMPROMISO CODIGO DE ETICA
Hago constar que he leído el Código de Ética y Conducta CELEMA y que comprendo en todos sus términos la Propuesta de Valor, Valores
y Estándares de Conducta que rigen nuestra organización. Entiendo que su cumplimiento es obligatorio para todo el personal de CELEMA
y que al cumplir con el Código de Ética y Conducta CELEMA, todos aportamos a crear un mejor ambiente de trabajo en el cual podemos
crecer como personas y profesionales.
Manifiesto que estoy en cumplimiento con los estándares de conducta ahí establecidos, incluyendo la exención de cualquier conflicto
de intereses, ya sea actual o potencial. Adicionalmente, entiendo que el Código de Ética y Conducta CELEMA se encuentra disponible
en la página web e intranet de CELEMA y lo debo consultar cada que tengo alguna pregunta o preocupación y en caso de cualquier
inquietud o caso conocido que viole este código de ética estoy en la obligación de reportarlo al área de Gestión del Riesgo al correo
establecido como línea de ética, datos@celema.com.co o a la extensión 116 con la Directora de Gestión del Riesgo.
Lugar y fecha:
Firma:
Nombre Completo:
Cargo:
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