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Apunte 2
FZA6161
Profesor Luis Flores Rojas
Unidad I
Tema Ciclos de los Presupuestos SEMESTRE II

Ciclo de los Presupuestos

Para implantar un sistema presupuestario, se requiere hacer un análisis previo de las relaciones que existen
entre el presupuesto y el tiempo, es decir, conocer cómo se desarrolla éste a través del tiempo para ser una
efectiva herramienta de administración.

Pretender hacer uso de una herramienta como el presupuesto, significaría tomar decisiones por adelantado,
respecto a las distintas etapas a través de las cuales se formula, ejecuta y controla a través del presupuesto;
así también implicaría la elección de los tiempos más adecuados para dichos fines, es decir, conocer el "Ciclo
Presupuestario".

Se entenderá por Programación Presupuestaría, el estudio por anticipado de la toma de decisiones necesaria
para definir básicamente el Ciclo Presupuestario, en términos de sus etapas y del período de tiempo, a
través del cual se desarrollará. Se establece lo anterior, porque hay un conjunto de otras materias que
deben ser estudiadas con anticipación, en relación al sistema presupuestario, tales como los estudios de los
anteproyectos y proyectos que se proponen para el sistema; definiciones de objetivos y políticas en relación
a dicho sistema, instituciones y organismos que participarán, entre otros.

El Ciclo Presupuestario

El período del ciclo presupuestario, deberá distinguir el estudio y fijación de las siguientes etapas:

1.      Período de Formulación y Aprobación del Presupuesto: Es necesario preocuparse del presupuesto con
bastante anticipación a su fecha de comienzo o de vigencia, a fin de que éste alcance a estar terminado
antes que comience el período financiero para el cual se ha formulado.

Un presupuesto formulado para un período futuro de 1 año, requiere como mínimo que se empiece a
preparar 6 meses con anticipación de dicho período. Ello es así, porque la preparación de un presupuesto,
requiere de estudios detallados de la información histórica, para obtener criterios para previsiones futuras.

Además, los presupuestos antes de ser aprobados, requieren reunir la información diseminada en toda o
parte de la empresa, como también requieren de continuas discusiones y ajustes de información.

2.      Período de Ejecución y Control del Presupuesto: En primer término, se requiere fijar el período de vida
útil del presupuesto, es decir, fijar el período de presentación y vigencia de las cifras elaboradas.

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En términos generales, los presupuestos se formulan para un año, aún cuando no habría obstáculo para
hacerlos por un período mayor o menor. Este período se subdivide en períodos menores, tales como meses,
bimestres, trimestres, semestres, etc. Esto es así, porque un presupuesto no tendría mucha validez si sus
estimaciones se presentarán a una fecha futura, sino por el contrario, se le aprovecha mucho más cuando se
presenta un cuadro, indicando la composición y estructura de esa información en el transcurso del período
considerado. Además, este hecho está determinado por la dinámica presupuestaría misma, ya que es muy
difícil hacer estimaciones para los últimos meses de un año, y relativamente más fácil para los primeros, de
ahí que se estime el primer período con más detalle y el segundo con cifras globales y en espera de la
experiencia del primer período, para desglosar y detallar el otro período siguiente.

Además de los períodos y sub-períodos de presentación de las estimaciones, es necesario elegir sub-
períodos de tiempos destinados a controlar el avance del presupuesto, centrado en su cumplimiento o no.

El o los períodos de control presupuestario, son aquellos períodos en que estando el presupuesto en
vigencia, se entra al estudio de la información histórica para compararla con la estimada para ese mismo
sub-período, con el fin de ajustar las estimaciones futuras.

Todo lo expuesto anteriormente, tiene por objeto advertir acerca de dos hechos fundamentales:

· El presupuesto debe ser programado a través del tiempo, y

· Hay que elegir períodos y sub-períodos de tiempo para los fines de presentación de las cifras estimadas,
para su ejecución y control.

Análisis de las Etapas del Ciclo Presupuestario

La necesidad de programar el Ciclo Presupuestario a través del tiempo, dejó entrever la existencia de ciertas
etapas generales de un procedimiento de administración presupuestaría: las dos etapas principales son la
Formulación y Aprobación, y la Ejecución y Control del Presupuesto. Ahora bien, las etapas propiamente
tales de dicha administración se originarán al hacer un desglose o detalle de las etapas anteriores y ellas
dependerán indudablemente del tipo de presupuesto, del tipo de empresa que lo utilice y de sí existe o no
un proceso de planificación completo en dicha empresa. Las etapas y los sub-períodos de tiempo de la
administración presupuestaria, origina lo que se ha dado en llamar el Ciclo Presupuestario.

Las etapas sucesivas que se describen a continuación representan el Ciclo Presupuestario Global en una
empresa e institución, es decir, se refiere a la operatividad del Sistema Presupuestario como un todo, ya que
más adelante se analizarán los distintos Presupuestos que componen dicho Sistema, donde cada uno tiene
su propio Ciclo Presupuestario.

Instrucciones para la formulación del Presupuesto.

La Dirección de la empresa e institución o cualquier otro nivel superior, puede en un momento determinado,
y debido a diferentes causas, tales como exigencias estatutarias, necesidad de recursos financieros,
necesidad de programación y presiones externas, emitir las instrucciones tendientes a poner en
funcionamiento el sistema presupuestario para un período financiero futuro. Estas instrucciones redactadas
en circulares u otros medios, se hacen llegar, a través de la oficina de presupuesto, hacia los ejecutivos de
las diferentes unidades administrativas de la empresa o institución. En ella se les informa a cerca de la fecha
de vencimiento de la entrega de información, del procedimiento que deberán seguir, del juego de
formularios a utilizar, de la asesoría de la Oficina de Presupuesto y quién dispondrá y hará llegar los
manuales de presupuesto.

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Estimaciones Preliminares

Los Jefes de las unidades administrativas, a su vez, deberán hacer llegar a sus subordinados las órdenes
emanadas de la autoridad superior. En esta oportunidad se le solicitará a cada unidad administrativa más
pequeña, susceptible de participar directamente en el proceso presupuestario, que proceda a programar o
pensar por anticipado acerca de lo que esa unidad más pequeña o centro de responsabilidad menor, deberá
hacer en el próximo período.

En este sentido, cada centro de responsabilidad deberá formular un programa de acción, el que contendrá
sus objetivos, metas y el conjunto de actividades y tareas a desarrollar en un período próximo. Por ejemplo,
el Centro de Responsabilidad podría ser la Oficina de Selección de Personal de un Departamento de
Relaciones Industriales. Esta oficina deberá abocarse a la programación del próximo período y así deberá
decidir por anticipado, la cantidad de servicio que prestará al resto de la empresa, medido a través del
número de personal seleccionado; además, tendría que decidir acerca de los métodos que emplearía para el
reclutamiento de los posibles candidatos, de las pruebas de selección por las cuales pasarían, etc.

Una vez formulado el programa, deberá hacerse una ESTIMACIÓN CUANTIFICADA EN $ Y/O CANTIDADES
FÍSICAS de los recursos de personal, materiales, de tiempo y otros, que se requerirán para cumplir el
Programa.

Traducir el programa en requerimientos de recursos por un lado, y por otro lado, en resultados concretos
medidos y cuantificados, significa entrar de lleno a la formulación de un presupuesto.

A objeto de poder hacer las estimaciones o previsiones necesarias para el presupuesto, los distintos centros
de responsabilidades, deberán recurrir a la información histórica elaborada a través de la contabilidad,
estadística, etc.; a la experiencia acumulada a través de la vivencia de las situaciones observadas; a las
consultas o entrevistas a personas capaces de proporcionar información válida, etc. Además, en esta etapa,
se deberá hacer uso de herramientas concretas, tales como: estudios de mercado, estudios de correlación y
regresión, índices, tasas de crecimiento, porcentajes, razones o coeficientes, entre otros.

Aprobación de las cifras a nivel de las unidades administrativas o Presupuesto

Departamental preliminar.

Dentro de cada unidad administrativa o departamento, el Jefe o autoridad equivalente, procederá a reunir
las estimaciones de las unidades administrativas menores. Posteriormente, se procederá a hacer un estudio
de ella, a fin de lograr cierta equidad, equilibrio y compatibilización. Después de este ajuste interno, se da
por aprobado el presupuesto a nivel de los distintos departamentos de la empresa e institución.

Reunión y coordinación de los Presupuestos Departamentales a nivel de la Oficina de

Presupuesto.

Los jefes de las diferentes unidades administrativas enviarán a la oficina de presupuestos, los proyectos de
presupuestos departamentales, acompañados de una gran gama de antecedentes tendientes a justificar las
previsiones y cálculos.

El trabajo que se realiza a continuación en la Oficina de Presupuesto es más o menos el siguiente:

1.      Revisar los presupuestos departamentales a fin de que estos cumplan con las especificaciones técnicas
correspondientes, por ejemplo, que las cuentas utilizadas sean las del sistema presupuestario, que las
cuentas estén bien utilizadas, es decir, que registren los datos para los cuales fueron creadas y no otros, que

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se cumplan los "principios presupuestarios", que las metas sean concordantes con las políticas de la
empresa, etc... Finalmente, aprueba o rechaza total o parcialmente en primera instancia, si es que no se
ajustan a lo anterior.

2.      Englobar las estimaciones departamentales y establecer el presupuesto de la empresa. Esta labor
consiste en "crear" las categorías superiores de recursos o productos, a través, de la adición o agregación de
los ítems o cuentas departamentales.

Esta tarea permite conocer los valores globales del presupuesto, en términos de la empresa o institución
como un todo. Por ejemplo, la oficina de presupuesto, estará en condiciones de preparar un “Cuadro
Estimativo” de remuneraciones totales de la empresa para el próximo período, en base de las estimaciones
parciales de las diferentes unidades administrativas.

3.      La oficina de presupuestos estudia, debiera estudiar o debiera hacer estudiar, el efecto de las
estimaciones contenidas en el presupuesto sobre la situación financiera de la empresa para el período
correspondiente. Por ejemplo, dada la nueva programación de las actividades de la empresa, cómo influirán
éstas en la estructura de Activos y Pasivos, en el patrimonio de la empresa o generación de utilidad. Con
este fin se pueden preparar presupuestos especiales de carácter financiero, tales como: Estado de
Resultados Proforma, Estado de Situación o Balance General Proforma, Estado de Flujo de Efectivo
Proforma, etc...

4.      Enviar el Presupuesto y los Estados Anexos y un informe, a la comisión o comité de Presupuestos para
su estudio, aprobación, rechazo o ajuste.

Discusión y Aprobación Preliminar del Presupuesto de la empresa.

Esta discusión y aprobación preliminar del presupuesto se centra básicamente en la cuantía o volúmenes
de recursos y productos finales, o sea, en este nivel se discuten y aprueban cifras, evaluándolas según los
objetivos, políticos o situación de la empresa o institución.

El primer estudio del presupuesto, en el sentido ya señalado, es realizado por una autoridad intermedia
tal como un comité o comisión. Una vez que esta comisión ha agotado los puntos de discusión, podrá
pasar a la autoridad superior.

Ajustes en las Unidades Administrativas.

En cada departamento o unidad se revisan las estimaciones rechazadas y se reemplazan por estimaciones
que tienen la aprobación de las autoridades superiores. Indudablemente, cada unidad podría insistir en las
estimaciones preliminares, pero todo ello redundaría en nuevas discusiones y en un posible rechazo o una
posible aprobación. Lo más probable que ocurra a estas alturas, es que se tomen en cuenta las
observaciones hechas en los niveles superiores.

Presupuesto Definitivo.

Los ajustes hechos en las unidades menores se centralizan en la oficina de presupuestos, pasan al Comité de
Presupuestos y desde ahí conjuntamente con todos los antecedentes necesarios son transmitidos a la
autoridad superior de la empresa o institución. Una vez que el “Documento Presupuestario” ha sido
aprobado, éste pasa a constituir un conglomerado de instrucciones y órdenes para los distintos ejecutivos de
la empresa, y en algunos casos "una ley".

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Ejecución de Acciones Previstas.

Esta etapa se inicia una vez que el presupuesto ha sido aprobado. A partir de ese momento, comienza a
coincidir el período estimado con el presente, a través de un proceso de toma de decisiones, tendientes a
lograr los resultados previstos en el presupuesto. Los resultados históricos o reales que se vayan
obteniendo, deberán irse registrando automáticamente.

Sin embargo, como el presupuesto es una herramienta flexible, durante su vida útil deberá reformularse,
detallarse y afinarse. Esto se logra a través del Control Presupuestario.

Para hacer posible lo anterior, la programación del Sistema Presupuestario ha previsto determinadas fechas
para controlar, por lo tanto, es posible distinguir la ejecución de una primera parte del presupuesto, el
control sobre dicho período y las reformulaciones de los períodos siguientes, y así sucesivamente hasta
comenzar un nuevo Ciclo Presupuestario.

De acuerdo a lo expuesto anteriormente, las etapas de ejecución y control coexisten durante toda la vida útil
del Presupuesto, en un número predeterminado de ellas.

La etapa y sub-etapa de ejecución de las acciones previstas en los programas y presupuestos significa tomar
decisiones, que desde un punto de vista físico, implica asignación de recursos de acuerdo al Programa, y
desde un punto de vista financiero, por lo general y como último efecto, provoca un movimiento de dinero
en la empresa. Es importante, que tanto los efectos físicos como financieros, queden registrados en la
contabilidad de la organización.

Los aspectos fundamentales desde el punto de vista de la ejecución presupuestaria son:

·          Cualquier decisión que se tome en la empresa, y que por lo general va a tener un efecto en el
movimiento de dinero, se haga sobre la base del presupuesto aprobado. De esta manera no habrá conflicto
entre los que tomen las decisiones y los que autorizan los egresos o supervisan los ingresos.

·          El otro elemento importante es que todos resultados obtenidos de las decisiones tomadas deberán
quedar anotadas en los registros pertinentes, ya sea contable o de Contabilidad Presupuestaría.

Control Presupuestario.

En esta etapa el presupuesto se transforma en una herramienta de control, ya sea cuenta para ello con
todos los elementos necesarios. Este es un trabajo que ejecuta la oficina de presupuestos.

En esta etapa se procede a comparar la información estimada con la información real, durante un período
corto de tiempo. Ello tiene como propósito calcular las variaciones o desviaciones, encontrar las causas de
ellas y emitir los informes pertinentes.

Los informes finales son enviados al Comité de Presupuesto y a las distintas unidades administrativas de la
empresa o institución para su información y preparación de las estadísticas departamentales.

Reformulación.

El control presupuestario como toda técnica de control nada puede hacer hacia atrás ya que lo hecho no
puede ser modificado. Por lo tanto, la experiencia del período anterior sólo nos permite ajustar, precisar,
refinar y detallar las cifras del presupuesto en aquella parte que queda por "ejecutar", cuidando de que las

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metas globales o metas secundarias se cumplan. La flexibilidad sólo consiste en una modificación de su
estructura o composición.

Todo esto se hace a nivel de las distintas unidades administrativas y da como producto final, el presupuesto
reformulado para el período siguiente.

Informe Final.

Las últimas etapas descritas en esta metodología del procedimiento presupuestario, se repiten dos o tres
veces durante la vida útil del presupuesto y terminan más allá de la fecha de término del período de vigencia
del mismo, pero se sabe, por el principio de continuidad, que el proceso de planificación no termina en el
tiempo, por tanto, la última etapa del control servirá fundamentalmente, como base para la formulación del
presupuesto del período siguiente. Con tal fin, la oficina central de Presupuesto de la institución, deberá
preparar un informe dando a conocer las desviaciones encontradas, sus causas y proponiendo las acciones
correctivas a la autoridad superior.

En resumen, se puede graficar la formulación de un presupuesto a través del siguiente esquema:

1. La dirección de la empresa, envía a la Oficina de Presupuestos una orden de que ya es tiempo de

comenzar a formular el presupuesto para el próximo período, dándole a conocer los objetivos generales que
desea alcanzar la organización para el período en estudio. La Oficina de Presupuestos procede a enviar a los
jefes de cada departamento los formularios junto a las instrucciones recibidas de la alta gerencia, quienes
los remiten a sus unidades ejecutoras.

2. Las unidades ejecutoras de cada departamento elaboran un presupuesto preliminar, el cual es enviado a
sus jefes de departamento.

3. Los jefes de departamento al recibir los presupuestos preliminares de cada unidad ejecutora a su cargo,
proceden a coordinarlos para establecer el presupuesto preliminar departamental, que es enviado a la
Oficina de Presupuestos.

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4. La oficina de presupuestos recibe todos los presupuestos preliminares departamentales, procede a
coordinarlos con el objeto de obtener el presupuesto preliminar de toda la empresa. Este presupuesto
preliminar es sometido a discusión en el Comité de Presupuestos, organismo integrado por los jefes de cada
departamento y un representante de la Oficina de Presupuestos. Su función es mediante la discusión
obtener la aprobación del presupuesto por parte de los jefes de cada departamento, con el propósito de
enviarlo a la gerencia de la empresa para su aprobación o rechazo.

5. La dirección de la empresa acepta o rechaza el presupuesto presentado por el Comité. Si es aceptado,
avisa a la oficina de presupuesto para que comience la ejecución del mismo en la fecha prevista.

Por otro lado, si la dirección rechaza el presupuesto, da el aviso correspondiente a la oficina de presupuesto
para comenzar nuevamente el proceso.